Vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland - Nieuwe bedragen vanaf 1 maart 2007

Om van een verblijfsvergoeding te kunnen genieten, moet de werknemer een opdracht van korte duur (maximum 30 dagen) in het buitenland uitvoeren in dienst van de werkgever. Voor reizen in het buitenland van lange duur dient de werkgever het bewijs te leveren dat de forfaitaire dagvergoeding effectief de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever dekt.

Bedrag

Een circulaire van 11 juli 2006 bevestigt dat de forfaitaire vergoedingen die een werkgever toekent om de kosten die zijn werknemers of bedrijfsleiders maken, mogen worden beschouwd als eigen kosten van de werkgever indien het toegekende bedrag niet hoger is dan de vergoeding die de Federale Overheidsdienst voor Buitenlandse Zaken uitbetaalt aan haar ambtenaren die een korte missie in het buitenland uitvoeren[1].

Deze vergoedingen zijn per land vastgelegd en staan vermeld in een lijst die door het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt bekendgemaakt (zie verder). Voor sommige landen moet er een onderscheid worden gemaakt tussen de hoofdstad, andere belangrijke steden en de rest van het land.

De opgelopen kosten die voor deze terugbetaling in aanmerking komen, zijn de maaltijdkosten en de kleine uitgaven (lokaal vervoer, fooien, plaatselijke telefoongesprekken) die tijdens dienstreizen van korte duur (tot 30 dagen) worden gedragen[2]. Deze vergoedingen dekken niet de overnachtingskosten en de reiskosten.

Indien de werkgever een hogere vergoeding wenst toe te kennen, dan moet hij een dubbel bewijs leveren, namelijk:

OPGELET: Indien u als werkgever opteert om een forfaitaire dagvergoeding te betalen om de kosten van de maaltijden en van de andere kleine uitgaven te vergoeden, mag u zulke kosten daarnaast natuurlijk niet terugbetalen via een onkostennota.

Preciseringen

De forfaitaire vergoeding mag enkel per volledige dag afwezigheid worden uitbetaald (dag tussen twee nachten op dienstreis). De dagen van vertrek en terugkeer geven, voor een reis van meerdere dagen, recht op een gehalveerde vergoeding.

Indien het vertrek en de terugkeer binnen hetzelfde etmaal plaatsvinden, moet er een onderscheid worden gemaakt naargelang de afwezigheid van de werknemer of de bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling minder of meer dan 10 uur bedraagt. Indien de afwezigheid geen 10 uur bereikt, is enkel de terugbetaling op basis van de werkelijke kosten toegestaan of, bij gebreke daarvan, het bedrag van de dagvergoeding toegekend aan de personeelsleden van de federale overheidsdiensten voor de dienstreizen in België.

De verschillende uitgaven die door de forfaitaire dagvergoeding gedekt zijn, bedragen proportioneel:

Als de werknemer dus slechts een deel van deze kosten tijdens zijn missie opsoupeert, bijvoorbeeld omdat de overnachtingskosten rechtstreeks worden gedragen door de werkgever en reeds de kosten voor het ontbijt omvatten, moet de forfaitaire dagvergoeding voorzien voor het land of de stad waarvan sprake worden verminderd in functie van de hiervoor vermelde percentages om een dubbele terugbetaling van de eigen kosten van de werkgever te vermijden.

De circulaire voegt er ook nog aan toe dat wanneer men een dienstreis in verschillende landen of verschillende steden van een land onderneemt waarvoor de lijst een onderscheid maakt, de plaats waar de laatste nacht werd doorgebracht de dagvergoeding voor de komende 24 uur zal bepalen.

Tabel van toepassing vanaf 1 maart 2007

De forfaitaire vergoedingen zijn onlangs aangepast. U kan de bedragen[3] die gelden vanaf 1 maart 2007 raadplegen door hier te klikken. De lijst maakt een onderscheid tussen het prijsniveau in de hoofdstad, in de andere belangrijke steden en in de rest van elk land. Als de werknemer in meerdere steden verblijft, bepaalt de stad van overnachting het tarief voor de volgende dag.

De tarieven zijn in principe uitgedrukt in de lokale munt (of dollar) en zijn dus de officiële bedragen die de administratie aanvaard. In onze tabel geven wij zowel de bedragen in de lokale munt als in euro weer[4].

Loonbrief - Fiscale fiches

Bovenvermelde tussenkomst in de kosten dient als volgt opgenomen te worden in het vak eigen kosten van de werkgever van de fiscale fiche 281.10 of in het vak eigen kosten van de vennootschap van de fiscale fiche 281.20: “JA – ernstige normen”. Er dient geen bedrag vermeld te worden gezien het hier een forfaitaire dagvergoeding betreft.

De betaling van de vergoeding dient te gebeuren via de loonbrief. Indien u deze bedragen, als klant van het sociaal secretariaat, aan uw klantenbeheerder bezorgt, zorgt deze voor een juiste rapportering van de vergoeding, waardoor u een correcte fiscale fiche ontvangt.

Sociale benadering

Hoewel de RSZ geen gelijkaardige lijst van forfaitaire bedragen hanteert, blijkt zij zich in de praktijk niet tegen de bedragen van de fiscus te verzetten.

Wenst u het juiste bedrag te kennen dat u mag toekennen aan uw werknemer of wenst u verdere informatie inzake deze vergoeding, dan kunt u steeds de internationale cel van de juridische dienst contacteren via het volgende e-mailadres: legal.solutions@securex.be.



[1] Circulaire nr. Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) dd.11.05.2006.

[2] Daarboven kan enkel de terugbetaling van kosten die aan de hand van bewijsstukken worden bewezen, als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden beschouwd.

[3] Ministerieel besluit van 16 maart 2007, Belgisch Staatsblad van 2 april 2007.

[4] De omzetting in euro is louter indicatief! Ze gebeurt aan de gemiddelde koers van de maand die het vertrek voorafgaat.

Securex Sociaal Secretariaat - Legal - 16/04/2007