Fiches fiscales 281 et relevés récapitulatifs 325: Obligations fiscales des débiteurs du précompte professionnel

En matière d’imposition directe (impôt sur les revenus), le SPF Finances publie annuellement dans le courant du mois de mars, un avis informant les personnes intéressées que les instructions mises à jour concernant le traitement des fiches fiscales et des relevés récapitulatifs sont consultables sur le site web des Finances (www.fiscus.fgov.be) [1].

Ceci nous donne l’occasion de rappeler, en quelques paragraphes, les raisons d’être de cette importante obligation fiscale ainsi que ses conséquences pratiques.

Raison d’être de cette obligation

L'obligation d'établir des fiches individuelles et des relevés récapitulatifs est essentielle pour les employeurs et les débiteurs de certains revenus. Le Code des impôts sur les revenus dispose en effet que seront considérés comme des frais professionnels (et donc déductibles dans le chef de l’employeur ou du débiteur de précompte professionnel) les dépenses qui auront fait l’objet de l’établissement d’une fiche individuelle et d’un relevé récapitulatif dont le modèle est établi par le Roi[2].

Concrètement, il s’agit des trois catégories de frais professionnels suivants:

Qui doit remplir ces fiches et relevés?

Le Code des impôts sur les revenus parle des "employeurs et autres débiteurs de revenus". Il s’agit des personnes redevables du précompte professionnel[3], c’est-à- dire:

    1. les personnes, soumises à l’impôt des personnes physiques[4], qui, à titre de débiteur, dépositaire, mandataire ou intermédiaire, paient ou attribuent[5] en Belgique ou à l’étranger des rémunérations, pensions, rentes et allocations, de même que les non-résidents pour lesquels les rémunérations, pensions, rentes et allocations qu’ils paient ou attribuent en Belgique ou à l’étranger constituent des frais professionnels grevant des revenus professionnels imposables en Belgique;
    2. ceux qui emploient des personnes dont la rémunération est totalement ou principalement constituée par des pourboires ou pourcentages de service payés par la clientèle;
    3. les personnes qui, à quel que titre que ce soit, ou à défaut l’organisateur des représentations ou des épreuves, paient ou attribuent des revenus à un artiste ou un sportif non-résident à la suite de représentation ou d’ épreuves organisées en Belgique;
    4. les mandataires d’une société civile ou une association sans personnalité juridique (partnerships) pour assurer leur représentation fiscale;
    5. les curateurs de faillite, les liquidateurs de sociétés ou de concordats judiciaires et toutes les personnes qui exercent des fonctions analogues qui sont tenus d’honorer des créances ayant le caractère de rémunération.

A chaque type de revenu, sa fiche individuelle et son relevé récapitulatif

La fiche individuelle (281), destinée principalement au travailleur, mentionne l'ensemble des rémunérations qui lui ont été versées pour l'année civile écoulée (c.-à-d. l'année 2007). Par rémunération, il faut entendre tout ce qui est dû en vertu de l'exécution du contrat. Sont également visés les frais consentis par le travailleur mais dont la charge incombe à l'employeur.

Quant au relevé récapitulatif (325) destiné à l'administration fiscale, celui-ci est un résumé des fiches individuelles de l'ensemble des travailleurs de l'entreprise. En effet, ce document mentionne toutes les rubriques de la fiche individuelle mais les globalise au niveau de l'entreprise.

Le tableau ci-après, mentionne par type de revenus, les fiches fiscales et relevés récapitulatifs associés.

Fiches et relevés récapitulatifs

Revenus

Fiches 281.10 et relevés 325.10

Rémunérations (notamment, les salaires)

Fiches 281.11 et relevés 325.11

Pensions

Fiches 281.13 et relevés 325.13

Allocations de chômage

Fiches 281.14 et relevés 325.14

Revenus de remplacement

Fiches 281.15 et relevés 325.15

Revenus d'épargne-pension

Fiches 281.17 et relevés 325.17

Prépensions

Fiches 283.18 et relevés 328.18

Revenus de remplacement

Fiches 281.20 et relevés 325.20

Rémunérations des dirigeants d'entreprise

Fiches 281.30 et relevés 325.30

Jetons de présence, prix, subsides, rentes alimentaires,...

Fiches 281.40 et relevés 325.40

Rentes viagères et temporaires

Fiches 281.50 et relevés 325.50

Commissions, courtages, ristournes, vacations, honoraires, gratifications, rétributions ou avantages de toute nature

Délai d’envoi au Fisc

L’employeur ou le débiteur du précompte doit rentrer les doubles des fiches individuelles ainsi que les relevés récapitulatifs à l'administration fiscale au plus tard le lundi 31 mars 2008[6].

Quel que soit le format – papier, magnétique ou encore informatisé (application Belcotax on Web), la date de rentrée des fiches et relevés est identique.

Nous rappelons que pour les débiteurs qui sont redevables du précompte professionnel, afférent à des revenus de l’année précédente, d’un montant annuel supérieur à € 100.000, la déclaration électronique est obligatoire dès l’exercice 2008, revenus 2007[7].

Sanctions en cas de non respect de l’obligation fiscale

Une sanction est prévue lorsque l'employeur[8] a attribué des rémunérations à ses travailleurs mais n'a pas établi de fiches individuelles et de relevés récapitulatifs et qu’il ne peut prouver que le bénéficiaire des revenus a déclaré ceux-ci dans sa propre déclaration fiscale[9].

Pour les sociétés constituées en personne morale, celles-ci verront les rémunérations non-déclarées taxées au taux des commissions secrètes (300 %) et seront également redevables de la cotisation complémentaire de crise de 3 %. Ces rémunérations non déclarées seront toutefois déductibles pour l'année de paiement.

Quant aux personnes physiques, la déductibilité de leurs bénéfices ou profits de ces rémunérations, au titre de frais professionnels, sera refusée.

Attention! L'administration peut également se servir des données figurant sur les fiches individuelles, relevés récapitulatifs et déclarations 274 afin d'effectuer certains contrôles. Il doit donc exister une concordance parfaite:

Que fait Securex pour vous?

Si vous êtes affilié au Secrétariat Social Securex, celui-ci effectue entièrement les démarches vis-à-vis de l'administration fiscale sur la base des informations communiquées par vos soins. Vous recevrez également en temps voulu les fiches individuelles destinées à vos travailleurs.

Nous vous demandons toutefois de bien vouloir vérifier les montants figurant sur ces documents par rapport aux montants que vous avez réellement octroyés au cours de l’année 2007. Si des discordances existent, nous vous prions de nous communiquer:

    1. les rémunérations réellement payées
    2. les frais propres à l’employeur remboursés sur la base de pièces justificatives
    3. le montant des frais propres remboursés sur une base forfaitaire
    4. les avantages de toute nature octroyés en 2007. Une attention toute particulière doit être accordée aux versements par la société des cotisations sociales dues par le dirigeant d’entreprise.
Les avantages sociaux ne doivent pas être mentionnés sur ces documents.


[1] Avis aux employeurs, revenus 2007, exercice d’imposition 2008, Moniteur belge du 11 mars 2008, 2ème édition.

[2] Art. 57 CIR 92 qui renvoie aux art. 30 et s. AR ex. CIR 92.

[3] Il s’agit des personnes visées à l’article 270,1° à 4° et 6° CIR 92.

[4] Ou encore soumis à l’impôt des sociétés ou des personnes morales.

[5] Comme mode libératoire d’une obligation, l’attribution se distingue du paiement en ce sens qu’elle nécessite une action volontaire supplémentaire du bénéficiaire pour obtenir paiement (ex. le chèque remis de main à main).

[6] A l'exception des fiches individuelles 281.50 et relevé récapitulatif 325.50 (qui doivent parvenir au plus tard le 30 juin 2008).

[7] Pour les autres débiteurs, l’obligation est postposée à l’exercice d’imposition 2009 (revenus 2008), voir notre article Lex4You du 22 août 2007.

[8] Ou tout autre redevable de précompte professionnel.

[9] La même sanction est d’application pour les rentrées tardives.

Secrétariat Social Securex - Legal Department - 27/03/2008