Praktische tips voor het garanderen van een hoge respons

  1. Creëer een breed draagvlak: zorg voor een grote betrokkenheid van alle partijen (directie, lijnmanagement, medewerkers, vakbonden, enz).
  2. Stel een projectgroep op die nauw betrokken wordt bij de aanpak van de bevraging.
  3. Communiceer op tijd en in voldoende mate, zowel tijdens de voorbereidende fase (i.e., aankondiging van het project), de fase van de presentatie van de resultaten, als bij het natraject (i.c., acties en resultaten).
  4. Maak het doel van het project duidelijk. Onderscheid bovendien het herkenbaar belang voor de respondent en zijn interesse in het onderwerp. 
  5. Zorg voor een aantrekkelijke uitnodiging die de interesse wekt.
  6. Geef het project een naam en gebruik bij elke communicatie een herkenbare afzender.
  7. Hanteer een strikte projectaanpak en timing.
  8. Gebruik de gepaste methode van dataverzameling.
  9. Gebruik bij een papieren dataverzameling ingesloten retourenveloppen (met port betaald door bestemmeling).
  10. Vermijd moeilijke, complexe en/of sociaal gevoelige vragen.
  11. Kies voor korte vragenlijsten.
  12. Garandeer vertrouwelijkheid en anonimiteit.
  13. Zorg dat er geen fouten in de namen en adressen van de medewerkers sluipen.
  14. Laat geen metingen uitvoeren tijdens vakantieperiodes, noch tijdens piekperiodes met een zeer hoge werkdruk. 
  15. Laat uw werknemers de vragenlijst indien mogelijk tijdens de werkuren invullen.
  16. Stuur een remindermail, maar overdrijf hier niet mee/stuur er niet te veel.
  17. Zorg dat respondenten bij problemen en/of vragen terecht kunnen bij iemand uit de projectgroep of bij een helpdesk. ZebraZone beschikt over een professionele Helpdesk, waar respondenten steeds terecht kunnen.
  18. Doe iets met de resultaten, onderneem acties: dit verhoogt de respons bij een hermeting.
  19. Doe de hermeting per individu (respondent) niet te snel (ZebraZone stelt een periode van 18 à  24 maanden voor). Overbevraging heeft een negatief effect op de responsgraad. Bovendien kan het een tijdje duren vooraleer verbeteracties zijn doorgedrongen in de perceptie van de medewerkers. Indien u toch frequenter wil hermeten, kan gesegmenteerd bevragen een oplossing bieden (bijvoorbeeld een halfjaarlijkse meting of een meting per kwartaal maar bij een ander segment van de organisatie).
  20. Organiseer workshops om de betrokkenheid bij actieplannen te verhogen.