E.E.S.V. Securex Corporate
Maatschappelijke zetel: Tervurenlaan 43, 1040 Brussel
Ondernemingsnummer: BTW BE 0877.510.104 - RPR Brussel

Sociaal

Arbeidsreglement

Wie moet een arbeidsreglement opstellen?

Principe

Elke werkgever, ongeacht zijn activiteit (industrie, handel, landbouw, non-profit, …) of zijn juridische vorm (natuurlijke persoon, VZW, NV, …) moet een arbeidsreglement opstellen zodra hij een werknemer in dienst neemt. Deze verplichting geldt ongeacht of de werknemer door een arbeidsovereenkomst, een leerovereenkomst of een stageovereenkomst gebonden is, ongeacht of hij voltijds dan wel deeltijds tewerkgesteld is en ongeacht of hij al dan niet aan de sociale zekerheid voor loontrekkenden onderworpen is[1].

Ook de ondernemingen naar buitenlands recht moeten voor hun personeel dat in België tewerkgesteld is een arbeidsreglement opstellen, zelfs indien ze in België geen enkel filiaal bezitten.

Uitzonderingen

Vallen niet onder het toepassingsgebied van de wet[2]:

Enkele opmerkingen vooraf

Mogelijkheid om verschillende reglementen op te stellen

Indien er binnen de onderneming meerdere categorieën van werknemers of meerdere afdelingen zijn, kan de werkgever vrij een gemeenschappelijk arbeidsreglement voor die verschillende categorieën of afdelingen dan wel afzonderlijke arbeidsreglementen opstellen. In dat laatste geval moet de werkgever er wel voor waken geen verschil in behandeling tussen zijn werknemers in te voeren dat niet op objectieve gronden berust. Bovendien is het af te raden om een verschil in behandeling louter te laten steunen op het statuut van arbeider of bediende.

Taalgebruik

Het arbeidsreglement moet in ieder geval overeenkomstig de wetgeving op het taalgebruik opgesteld worden. Zie voor de toepassing van deze reglementering onze fiche “Taalgebruik in de onderneming”.



[1] Deze verplichting geldt ook voor de openbare diensten. Wij zullen in deze informatiefiche echter niet ingaan op de specifieke bepalingen voor de openbare diensten.

[2] In deze gevallen moet er dus geen arbeidsreglement opgemaakt worden.

Waarom moet men een arbeidsreglement opstellen?

De wet van 8 april 1965 legt aan elke werkgever die personeel tewerkstelt de verplichting op een arbeidsreglement op te stellen. Dit document bevat een hele hoop informatie over de arbeidsvoorwaarden en over het functioneren van de onderneming (arbeidsduur, jaarlijkse vakantie,…). Het gaat dus om een nuttig werkmiddel voor de werkgever.

De bepalingen van dit reglement, waarvan sommige door de wet opgelegd en de andere facultatief zijn, zijn bindend voor zowel de werkgever als de werknemer. Eens opgemaakt in overeenstemming met de bepalingen van de hiërarchisch hogere rechtsbronnen moeten zij door iedereen gerespecteerd worden. Enkel schriftelijke individuele overeenkomstenkunnen hierop eenuitzondering maken, voor zover deze natuurlijk de wettelijke bepalingen naleven.

Welke bepalingen moet de werkgever verplicht in het arbeidsreglement vermelden?

Naast de identiteitsgegevens van de onderneming[1], moeten de volgende bepalingen verplicht in het arbeidsreglement opgenomen worden:

  1. de aanvang en het einde van de gewone arbeidsdag, het tijdstip en de duur van de rusttijden, de dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid. Voor de deeltijds tewerkgestelde werknemers worden die vermeldingen afzonderlijk voor iedere deeltijdse arbeidsregeling opgenomen.
     
    Wanneer in opeenvolgende ploegen wordt gewerkt, worden die vermeldingen voor elke ploeg afzonderlijk opgenomen. Het ogenblik en de wijze waarop de ploegen elkaar afwisselen, worden ook aangegeven.
     
    In geval van toepassing van de bij artikel 20bis van de arbeidswet van 16 maart 1971 bedoelde afwijking (organisatie van de kleine flexibiliteit), moet het daarenboven melding maken van:

    a) de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur en het aantal arbeidsuren dat over een referteperiode moet worden gepresteerd;
     
    b) het begin en het einde van de periode waarbinnen de wekelijkse arbeidstijd gemiddeld moet worden nageleefd;
     
    c) de aanvang en het einde van de arbeidsdag, het tijdstip en de duur van de rusttijden van de uurregelingen die als alternatief gelden voor die bepaald in het eerste lid. Met betrekking tot de werknemers die in de lokalen van de onderneming slechts aanwezig zijn om er grondstoffen en alle andere voorwerpen of documenten betreffende hun arbeid te nemen of om er de opbrengst van hun arbeid of enig ander document dienaangaande te brengen wordt de vermelding van de aanvang en van het einde van de gewone arbeidsdag vervangen door de vermelding van dag en uur waarop de lokalen toegankelijk zijn;

    In geval van toepassing van een glijdend uurrooster overeenkomstig artikel 20ter van de arbeidswet van 16 maart 1971, moet het arbeidsreglement daarenboven het volgende vermelden:

    a) het begin en het einde van de stamtijd en de glijtijd en de duur van de rustpauzes;

    b) de maximale dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur;

    c) de gemiddelde dagelijkse arbeidsduur;

    d) het begin en het einde van de periode waarbinnen de wekelijkse arbeidsduur gemiddeld moet worden nageleefd;

    e) de nadere regels en voorwaarden van recuperatie tijdens de referteperiode van de uren die meer of minder werden gepresteerd dan de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur;

    f) de specifieke sancties in geval van niet-naleving door de werknemer van de regels die van toepassing zijn op het glijdend uurrooster.

    Deze vermeldingen in het arbeidsreglement moeten worden aangevuld door een bijlage bij het arbeidsreglement die het geheel van regels herneemt die van toepassing zijn op het glijdend uurrooster. Deze bijlage maakt integraal deel uit van het arbeidsreglement.

  2. de wijzen van meting van en controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon;
  3. de wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon;
  4. in verband met verbreking,

    a) de duur van de opzegtermijnen of de nadere regelen voor het bepalen van de opzegtermijnen of de verwijzing naar de wettelijke en reglementaire bepalingen terzake;
    b) de dringende redenen die de verbreking van de overeenkomst door de ene of de andere partij zonder opzeg rechtvaardigen, onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de rechtbanken;
  5. de rechten en plichten van het toezichthoudend personeel;
  6. de straffen, het bedrag en de bestemming van de geldboeten en de tekortkomingen die zij bestraffen;
  7. het beroep dat openstaat voor de werknemers die een klacht in te dienen of een opmerking te maken hebben in verband met de hun betekende straffen of die deze laatste betwisten;
  8. de plaats waar de persoon te bereiken is, die overeenkomstig de Codex over het welzijn op het werk is aangewezen om de eerste hulp te verlenen;
  9. de plaats waar de door dezelfde Codex vereiste verbandkist zich bevindt;
  10. in verband met jaarlijkse vakantie,

    a) de duur van de jaarlijkse vakantie evenals de nadere regelen voor toekenning van deze vakantie of de verwijzing naar de wettelijke bepalingen terzake;
    b) de data van de jaarlijkse collectieve vakantie;
  11. de bepalingen inzake de preventie van psychosociale risico's op het werk
  12. indien er een rooklokaal voorzien is in de onderneming, de modaliteiten betreffende de toegang tot deze rookruimte;
  13. de namen van de leden van de ondernemingsraad;
  14. de namen van de leden van het comité voor preventie en bescherming op het werk;
  15. de naam (namen) van de preventieadviseur en de naam van de preventieadviseur psychosociale aspecten;
  16. de namen van de leden van de syndicale afvaardiging;
  17. de namen van de geneesheren, aangewezen buiten degenen die behoren tot een medische, farmaceutische of verplegingsdienst, tot wie de door een arbeidsongeval getroffene zich kan wenden, wanneer deze zijn verblijfplaats heeft buiten de streek waar de medische, farmaceutische en verplegingsdienst of de als vast erkende dokter gevestigd is;
  18. het adres van de inspectiediensten waar de ambtenaren en beambten, belast met het toezicht op de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen in verband met de bescherming van de werknemers kunnen worden bereikt;
  19. de vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden gesloten in de onderneming en die van toepassing zijn op de werkomstandigheden.
  20. de identiteit van de verlener van een elektronische archiveringsdienst verantwoordelijk, bij toepassing van Titel III van de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen, voor de opslag van door middel van een elektronische handtekening aangegane arbeidsovereenkomsten en de elektronisch verstuurde en opgeslagen documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer evenals de wijze waarop de toegang van de werknemer tot deze elektronisch bij de dienstverlener opgeslagen documenten wordt gewaarborgd, ook na de beëindiging van de arbeidsrelatie[2].

Bovendien moet ook de tekst van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 25 gesloten in de Nationale Arbeidsraad betreffende de gelijke beloning voor mannelijke en vrouwelijke werknemers als bijlage bij het arbeidsreglement gevoegd worden.

Soms moeten bepaalde vermeldingen verplicht in het arbeidsreglement opgenomen worden zonder dat deze verplichting in de wet betreffende de arbeidsreglementen staat. Ze is het gevolg van wat er in andere rechtsbronnen staat:

Opmerking: bepaalde paritaire comités (bijvoorbeeld PC nr. 322) hebben een verplicht model van arbeidsreglement opgemaakt dat eigen is aan de sector.  Die modellen bevatten uiteraard ook steeds de hierboven vermelde verplichte bepalingen.


[1] Worden in het arbeidsreglement opgenomen: de naam en het adres van de onderneming, haar activiteit, het bevoegde paritair comité, de sociale instellingen waarbij ze is aangesloten,…

[2] Deze verplichting geldt alleen in geval de werkgever gebruik maakt van de mogelijkheid om documenten elektronisch bij te houden (en, desgevallend, door te sturen) in het kader van de arbeidsrelatie.

[3] Deze verplichting vloeit voort uit artikel 13 van de wet van 4 januari 1974 op de feestdagen.

[4] Deze verplichting vloeit voort uit de wet betreffende de Kruispuntbank.

[5] Deze verplichting vloeit voort uit de CAO nr.100 gesloten in de NAR. 

Kan de werkgever andere bepalingen opnemen?

Naast deze verplichte vermeldingen staat het de werkgever vrij om, binnen de grenzen van de wettelijke reglementeringen, nog andere regels die hij in zijn onderneming wenst nageleefd te zien, in het arbeidsreglement op te nemen.

Zo kan het arbeidsreglement voorzien in de verplichtingen van de werknemer in geval van arbeidsongeschiktheid (de verplichting om binnen de 48 uur een medisch attest voor te leggen, ...), in geval van te laat komen, inzake veiligheid en hygiëne (verbod om in bepaalde lokalen te eten, …) enz.

Welke procedure moet men volgen bij de opstelling van het arbeidsreglement wanneer er geen ondernemingsraad is?

Bij het opstellen van een arbeidsreglement moet een bepaalde procedure gevolgd worden. Deze procedure verschilt naargelang er een ondernemingsraad is of niet. Als er geen ondernemingsraad is, moet men de volgende stappen in de procedure naleven:

Indien hij erin slaagt, zal het arbeidsreglement de achtste dag volgend op de verzoening in werking treden.

Indien hij daar niet in slaagt, informeert de ambtenaar hiervan ambtshalve het paritair comité door een kopie van het proces-verbaal van niet-verzoening over te maken. Na een laatste verzoeningspoging wordt het geschil door het paritair comité beslecht.

Welke procedure moet men volgen bij de opstelling van het arbeidsreglement wanneer wel er een ondernemingsraad is?

Bij het opstellen van een arbeidsreglement moet een bepaalde procedure gevolgd worden. Deze procedure verschilt naargelang er een ondernemingsraad is of niet. Indien er een ondernemingsraad is, dient u de volgende stappen te volgen:

Welke procedure moet men volgen bij een wijziging van het arbeidsreglement?

Principe

Bij wijziging van het arbeidsreglement moet in principe dezelfde procedure als bij de opstelling ervan gevolgd worden.  We verwijzen u dus naar de hierboven beschreven etappes die u moet volgen indien er wel of niet een ondernemingsraad is.

Uitzonderingen

Deze procedure moet uitzonderlijk niet gevolgd worden:

  1. wanneer het gaat om een tijdelijke wijziging van de bepalingen betreffende de aanvang en het einde van de gewone arbeidsdag of betreffende de rusttijden[1].

    De werkgever die gebruik maakt van de bedoelde afwijking, moet ten minste vierentwintig uur vooraf via een in de lokalen van de onderneming aangeplakt bericht de betrokken werknemers in kennis stellen van de wijziging. Het bericht wordt gedagtekend en ondertekend en vermeldt de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

  2. In geval van wijziging[2] in de bepalingen van het arbeidsreglement betreffende:

a) de organisatie van de geneeskundige, farmaceutische en verplegingsdienst waar het slachtoffer van een arbeidsongeval zich moet laten verzorgen;

b) de naam en het adres van de kas voor gezinsbijslag waarbij de werkgever is aangesloten;

c) de naam en het adres van de vakantiekas waarbij de werkgever is aangesloten;

d) de naam en het adres van de verzekeringsmaatschappij of van de gemeenschappelijke kas waarbij de werkgever is aangesloten voor de schadeloosstelling van arbeidsongevallen;

e) het adres van de inspectiediensten waar de ambtenaren en beambten, belast met het toezicht op de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen in verband met de bescherming van de werknemers bereikt kunnen worden;

f) de naam van de preventieadviseur;

g) de namen van de leden van het comité voor preventie en bescherming op het werk;

h) de namen van de leden van de ondernemingsraad;

i) de namen van de leden van de syndicale afvaardiging;

j) de naam van de geneesheer (geneesheren), belast met de geneeskundige, farmaceutische en verplegingsdienst, waar het slachtoffer van een arbeidsongeval zich moet laten verzorgen;

k) de naam en het adres van de met de farmaceutische dienst belaste apothekers en van het ziekenhuis of van de kliniek waar het slachtoffer van een arbeidsongeval zich zal moeten laten verzorgen wanneer zijn toestand het vereist;

l) de plaats waar de persoon te bereiken is, die overeenkomstig het Algemeen Reglement voor de arbeidsbescherming is aangewezen om de eerste hulp te verlenen;

m) de plaats waar de volgens hetzelfde reglement vereiste verbandkist zich bevindt;

n) de organisatie van de bij datzelfde reglement voorgeschreven medische diensten en vaccinaties;

o) de dagen ter vervanging van de feestdagen;

p) de duur van de jaarlijkse vakantie alsook de nadere regelen voor toekenning van deze vakantie of de verwijzing naar de wettelijke bepalingen terzake en de data van de jaarlijkse collectieve vakantie.

q) de duur van de opzegtermijnen of de nadere regelen voor het bepalen van de opzegtermijnen of de verwijzing naar de wettelijke en reglementaire bepalingen terzake;

r) de vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden gesloten in de onderneming en die van toepassing zijn op de werkomstandigheden;

s) de maatregelen getroffen om de werknemers te beschermen tegen de psychosociale risico’s op het werk in de zin van Hoofdstuk Vbis van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk;

t) de informatie betreffende de uitgangscontroles en de aanwijzing van de bewakingsonderneming belast met de controle;

u) de identiteit van de verlener van een elektronische archiveringsdienst verantwoordelijk, bij toepassing van Titel III van de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen, voor de opslag van door middel van een elektronische handtekening aangegane arbeidsovereenkomsten en de elektronisch verstuurde en opgeslagen documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer evenals de wijze waarop de toegang van de werknemer tot deze elektronisch bij de dienstverlener opgeslagen documenten wordt gewaarborgd, ook na de beëindiging van de arbeidsrelatie;

v) de door de werkgever, in het kader van de collectieve arbeidsovereenkomst gesloten in de Nationale Arbeidsraad betreffende het voeren van een preventief alcohol- en drugbeleid in de onderneming[3], vastgestelde uitgangspunten en doelstellingen van het alcohol- en drugbeleid in de onderneming en de beleids- of intentieverklaring voor het beleid.

Naleving van de regels voor de bekendmaking van het reglement

In deze gevallen zal de werkgever er echter voor zorgen dat hij de regels voor de bekendmaking van het arbeidsreglement eerbiedigt.

 


[1] Deze tijdelijke wijziging is enkel mogelijk wanneer ze het gevolg is van een afwijking op de door de wetgeving betreffende de arbeidsduur vastgelegde algemene arbeidsregeling.

[2] Opgelet, bij de eerste invoering van deze bepalingen in het arbeidsreglement moet deze procedure wel worden gevolgd!

[3] Het gaat om de CAO nr. 100.

Aan wie moet u het arbeidsreglement meedelen?

Het arbeidsreglement is aan verschillende publiciteitsregels onderworpen.

Mededeling aan de werknemers

Het correct opgestelde en in werking getreden arbeidsreglement heeft slechts bindende kracht ten aanzien van elke werknemer indien de werkgever de 3 volgende formaliteiten naleeft:

Een kopie bijhouden op de plaats van tewerkstelling

De werkgever moet op elke plaats waar hij personeel tewerkstelt, een kopie van het arbeidsreglement bijhouden.

In het geval van een vaste plaats van tewerkstelling levert dit geen probleem op. De kopie moet bewaard worden op die plaats van tewerkstelling. 

Wanneer de werknemers daarentegen op verschillende arbeidsplaatsen worden tewerkgesteld (bv. werven in de bouw- en elektriciteitssector), laat de wet ruimte voor een brede interpretatie door de inspectiediensten. Hetzelfde geldt wanneer deze werknemers geregeld of zelfs constant op de baan zijn (bijvoorbeeld taxi- of vrachtwagenchauffeurs).

Neem het voorbeeld van iemand die deeltijds pizza's bezorgt met de bromfiets. De leveringen gebeuren in een straal van 3 km rond de plaats waar de pizza's worden bereid.  In dit geval zegt de wet niets over het criterium dat moet worden gehanteerd om de plaats van tewerkstelling te bepalen. Daarom delen wij de mening van de FOD Werkgelegenheid, die stelt dat moet worden bepaald hoe sterk de band van de werknemer met de bedrijfszetel is.

Voor de pizzabezorger is die band vrijwel permanent, omdat hij geregeld de lokalen van de onderneming betreedt en de leveringen binnen een zeer kleine straal gebeuren (ook al lijkt de afstand geen relevant criterium te zijn). De bromfiets is in de eerste plaats een werkmiddel. De kopie mag dus op de bedrijfszetel worden bewaard.

Een chauffeur die stookolie levert, is bijna permanent op de baan. Hier is de band veel beperkter en zou de kopie in de cabine van de vrachtauto moeten worden bewaard. Die is immers veeleer als een plaats van tewerkstelling te beschouwen dan als een werkmiddel.

Een bericht aanplakken

Daarnaast moet de werkgever op een zichtbare en toegankelijke plaats een bericht aanplakken met opgave van de plaats waar het arbeidsreglement geraadpleegd kan worden.  Elke werknemer moet immers op elk ogenblik en zonder tussenpersoon op een gemakkelijk toegankelijke plaats inzage van het definitieve reglement en van de wijzigingen eraan kunnen nemen.

Aan elke werknemer een kopie bezorgen

Tenslotte moet de werkgever aan elke werknemer een kopie van het arbeidsreglement en van elke aan dit reglement aangebrachte wijziging overmaken.  Gebeurt dit niet, dan is de werknemer niet gebonden door de bepalingen van het arbeidsreglement, ook al ligt er een kopie van het betreffende reglement ter beschikking op de arbeidsplaats!  Gezien het grote belang van deze formaliteit en om elk bewijsprobleem achteraf te vermijden, wordt aan de werkgever sterk aanbevolen de werknemer een ontvangstbewijs van het arbeidsreglement en van zijn wijzigingen te laten ondertekenen.

Opmerking: het is aangewezen de werknemer een papieren versie van het arbeidsreglement of de latere wijzigingen eraan te bezorgen, zelfs indien het reglement eveneens op elektronische wijze toegankelijk is.  De FOD meent immers dat een elektronische versie niet voldoende garantie biedt, daar deze door de werknemer gewijzigd zou kunnen worden en dus eventueel niet meer met het origineel zou overeenstemmen.

Mededeling aan het Toezicht op de sociale wetten

Binnen acht dagen na de inwerkingtreding van het reglement en van de wijzigingen eraan, moet de werkgever een kopie ervan aan de sociaal inspecteur – directiehoofd van de regionale directie van het Toezicht op de sociale wetten van het ambtsgebied waarin de maatschappelijke zetel (indien de werkgever een rechtspersoon is) of de vestiging (indien de werkgever een natuurlijke persoon is) gelegen is overmaken.

Deze regionale directie zal bevestigen dat zij de doorgestuurde documenten heeft ontvangen en zal desgevallend het arbeidsreglement registreren en er een volgnummer aan geven.

Belangrijke opmerking voor de ondernemingen met meerdere exploitatiezetels

Om de sociaal inspecteurs die bevoegd zijn voor een exploitatiezetel gelegen buiten het ambtsgebied van de regionale directie waarin de maatschappelijke zetel of de vestiging gelegen is te informeren, raadt het Toezicht op de sociale wetten aan om ook een kopie van de definitieve versie van het arbeidsreglement (de versie die verstuurd werd naar de voor de maatschappelijke zetel of vestiging bevoegde regionale directie en die door deze directie geregistreerd werd) te sturen naar de voor de betrokken exploitatiezetel bevoegde regionale directie.

Overhandiging van een kopie aan de voorzitter van het paritair comité

Binnen dezelfde termijn maakt de werkgever een kopie van het arbeidsreglement en van de wijzigingen eraan over aan de voorzitter van het paritair comité waaronder hij ressorteert wanneer de onderneming gewoonlijk ten minste 50 werknemers tewerkstelt, geen vakbondsafvaardiging heeft en een beroep doet op de flexibele arbeidsduur en de referteperiode voor de arbeidsduur op een jaar brengt.

Wat zijn de sancties indien u de verplichtingen niet naleeft?

Vroeger stelde de werkgever die geen of een onvolledig arbeids­reglement opstelde, die de procedure tot opstelling en wijziging van het arbeidsreglement niet respecteerde of die de regels van de bekendmaking niet naleefde, zich bloot aan administratieve en strafrech­telijke sancties.

Sinds de inwerkingtreding van het nieuw Sociaal Strafwetboek zijn de gevolgen van het niet naleven van de reglementering over het arbeidsreglement in belangrijke mate gewijzigd:

Voor een overzicht van de toepasselijke sancties verwijzen we u naar het trefwoord “Arbeidsreglement” in de fiche “Sociaal Strafwetboek – 4. De inbreuken” in ons dossier over het Sociaal Strafrecht.  U vindt dit dossier terug in de rubriek Sociaal/Dossiers. 

Bescherming tegen ontslag

De werknemer die in het register opmerkingen formuleert over de invoering van de kleine flexibiliteit en het op een jaar brengen van de referteperiode voor de arbeidsduur in de KMO's, geniet een tijdelijke ontslagbescherming.

De periode van bescherming duurt 6 maanden en gaat in vanaf het ogenblik waarop de opmerkingen op papier gezet worden.

In geval van onregelmatige verbreking is de werkgever een forfaitaire vergoeding gelijk aan 6 maand loon verschuldigd.

Waar kan u een correct arbeidsreglement vinden?

Onze juristen hebben een arbeidsreglement opgesteld dat aan alle wettelijke eisen voldoet om uw belangen volledig te behartigen. Zij kunnen u bij het vervolledigen van dit document bijstaan of uw huidig arbeidsreglement controleren. Indien u meer informatie wenst, kan u steeds uw client advisor contacteren.

Wat zijn de belangrijkste wettelijke referenties?