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Remboursement des frais professionnels : l’ONSS a publié ses instructions pour le 1er trimestre 2019

03/21/2019

Dans ses instructions du 1er trimestre 2019, l’ONSS a publié le tableau des montants forfaitaires admis comme frais propres à l’employeur. Les montants des frais de bureau, de vêtements et de déplacement domicile-travail à vélo ont été adaptés et sont d'application à partir du 1er janvier 2019.

Rappel des règles

Les sommes qui constituent un remboursement des frais propres à l’employeur[i][1] sont exclues de la notion de rémunération.

Pour que ces frais propres à l’employeur soient exonérés de cotisations de sécurité sociale, les conditions suivantes doivent être rencontrées :

  • Les frais ont été exposés dans le cadre de l’exécution du contrat de travail (par exemple frais de téléphone, frais de déplacement) ;
  • Les frais ont été réellement exposés ;
  • L’employeur est en mesure de démontrer, à l’aide de pièces justificatives, la réalité de ces frais.

En cas de contestation, la charge de la preuve repose sur l’employeur qui devra prouver la réalité des frais exposés et l’exactitude des dépenses.

Cependant, les frais peu élevés qu’il est difficile de prouver peuvent être évalués forfaitairement. Dans ce cas, l’employeur doit tout de même être en mesure de justifier le montant du forfait pris en compte.

Tableau des montants forfaitaires acceptés comme frais propres à l’employeur

Le tableau des frais que vous trouverez dans les Instructions de l’ONSS reprend une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués.

Important :

  • A la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits[2] ;
  • En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées[3].

Comme nous vous l’annoncions, les montants des frais de bureau, de vêtements et de déplacement domicile lieu-travail à vélo ont été adaptés et sont d'application à partir du 1er janvier 2019 :

  • Frais de bureau[4] : 126 ,94 EUR/mois ;
  • Frais de vêtements (achats et entretien): 1,74 EUR/jour ;
  • Frais de déplacement domicile lieu de travail et professionnels à vélo : 0,24 EUR/km.

Vous trouvez également ces montants dans nos Montants clés sous « Remboursement de frais ».

 


[1] Frais qui sont occasionnés par l’exécution du contrat de travail,

[2] Règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail. L’employeur doit également pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.

[3] L’acceptation par l’ONSS du remboursement forfaitaire des frais ci-dessous implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.

[4] Travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile. Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail.

Secrétariat Social Securex - Legal 03/21/2019