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N’oubliez pas l’enregistrement des présences pour vos travailleurs flexi-job !

02/09/2018

L’utilisation d’un système d’enregistrement des présences fait partie des conditions à respecter afin qu’un travail puisse être qualifié de flexi-job. Cette condition s’applique dans tous les secteurs qui peuvent recourir aux flexi-jobs, et pas uniquement dans l’horeca.

Il existe apparemment une certaine confusion à ce sujet, car les entreprises de l’horeca, contrairement à celles des autres secteurs, peuvent utiliser une caisse enregistreuse pour enregistrer les présences. Cela ne veut toutefois pas dire que les employeurs du commerce de détail, qui peuvent eux-aussi avoir recours aux flexi-jobs depuis le 1er janvier 2018, sont dispensés de cette condition. Au contraire ! Ils devront bel et bien procéder à cet enregistrement des présences, mais d’une autre manière.

Pour rappel

Depuis le 1er janvier 2018, le régime des flexi-jobs a été étendu au commerce de détail. Depuis, les commissions paritaires 118.03, 119, 201, 202, 202.01, 302, 311, 312 et 314 peuvent, elles aussi, utiliser le système des flexi-jobs.

Remarque : depuis cette même date, les pensionnés peuvent eux aussi exercer un flexi-job.

Un enregistrement obligatoire des présences

L’utilisation d’un système d’enregistrement des présences fait partie des conditions à respecter afin qu’un travail puisse être qualifié de flexi-job. Autrement dit, l’employeur qui fait appel à des travailleurs flexi-job doit utiliser un système qui enregistre et consigne, pour chaque travailleur flexi-job, l’heure exacte du début et de la fin de la prestation de travail.

Comment se fait cet enregistrement des présences ?

En principe, il y a trois manières de procéder à l’enregistrement obligatoire des présences :

  • soit à l’aide de la caisse enregistreuse (SCE). Ce n’est évidemment possible que s’il existe une caisse blanche ; ce système sera donc utilisé principalement dans l’horeca ;
  • soit à l’aide d’un système interne d’enregistrement du temps de travail, pour autant qu’y soient mentionnées l’heure du début et l’heure de la fin de la prestation et qu’il soit possible de prouver que ces données ne peuvent être manipulées ;
  • soit à l’aide du système alternatif d’enregistrement des présences sur le site de l’ONSS. Dans ce cas-ci, nous constatons toutefois que le site de l’ONSS n’est pas encore entièrement à jour, car il mentionne actuellement uniquement l’"horeca", alors que le secteur du commerce de détail peut lui aussi se servir de ce système alternatif.

Remarque : lorsque l’employeur établit un contrat oral et doit donc effectuer une déclaration Dimona journalière, en mentionnant l’heure du début et l’heure de la fin de la prestation, cette mesure vaut comme enregistrement des prestations et il n’y a pas lieu de procéder à un enregistrement séparé.

Quelle est la sanction en cas de non-enregistrement ?

Si un travailleur flexi-job est surpris sur son lieu de travail alors que l’heure du début et l’heure de la fin de sa prestation de travail n’ont pas été enregistrées, le législateur présume qu’il a fourni des prestations de travail à temps plein pendant tout le trimestre. Mais le contraire peut évidemment être prouvé.

Le non-enregistrement ou l’enregistrement tardif de la présence de votre travailleur flexi-job peut donc vous coûter cher. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter votre client advisor ou votre legal advisor pour obtenir des renseignements complémentaires.

Secrétariat Social Securex - Legal 02/09/2018