To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

De elektronische (gekwalificeerde) aangetekende zending in uw communicatie met de werknemer

02/22/2018

Sinds september 2016 was het al wettelijk mogelijk om een elektronische aangetekende zending te versturen met dezelfde juridische waarde als een papieren aangetekende zending[1].

Pas onlangs werd echter een bedrijf door de regering erkend als gekwalificeerde vertrouwensdienst die een elektronische aangetekende zending aanbiedt, het Limburgse IT bedrijf Connect Solutions.  Hierdoor is het nu ook in de praktijk mogelijk om digitaal een aangetekende zending te versturen met dezelfde juridische waarde als de klassieke zending. Dit kan via aangetekende.email

Belang van een verzending via een gekwalificeerde dienstverlener!

Onweerlegbaar vermoeden van integriteit en conformiteit

Werken met een gekwalificeerde dienstverlener biedt het voordeel dat de verzender van de aangetekende zending nooit moet bewijzen dat het om een origineel document gaat of dat het document door de geïdentificeerde afzender[2] verstuurd werd naar de correcte bestemmeling.

Bovendien geldt het onweerlegbaar vermoeden van de juistheid van de datum en het tijdstip van verzending en van ontvangst.  Het heeft dus dezelfde juridische waarde als een handtekening op papier.  Een niet-gekwalificeerde dienstverlener daarentegen geniet niet van dit vermoeden van integriteit en conformiteit.

Gekwalificeerde versus niet-gekwalificeerde dienstverlener

Sinds 2017 konden er reeds al elektronische aangetekende zendingen verstuurd worden via het bedrijf Ipex, maar dit bedrijf is geen gekwalificeerde dienst in de zin van de wet. Aangezien de ontvanger de zending kan weigeren, zijn de juridische gevolgen hiervan onzeker.

Via “aangetekende.email” kunnen zowel particulieren als bedrijven nu een online aangetekende zending versturen via een gekwalificeerde dienstverlener.  De ontvanger heeft hierdoor de zekerheid over de identiteit van de verzender en de authenticiteit van het ontvangen bericht. De verzender van zijn kant heeft de zekerheid dat het bericht veilig aangekomen is op een welbepaald gekend ogenblik.

Ons advies: opletten bij ontslag!

Aangezien de verzending via aangetekende brief een op nietigheid voorgeschreven vormvereiste is bij een ontslag met opzegtermijn of een ontslag om dringende reden, moet u hiervoor zeker gebruik maken van een gekwalificeerde dienstverlener.

Een brief tot onmiddellijke verbreking van de arbeidsovereenkomst of een ingebrekestelling daarentegen zou u zowel via een gekwalificeerde als een niet gekwalificeerde dienst elektronisch kunnen versturen.

Nut voor de werkgever

Nu er een gekwalificeerde dienstverlener is en er dus zekerheid is dat de elektronische aangetekende zending dezelfde juridische waarde heeft als de klassieke zending, staat er u juridisch niets nog in de weg om voor de elektronische aangetekende zending te opteren. 

Dit bespaart u niet alleen de trip naar het postkantoor, maar is ook een pak goedkoper. De prijs voor “aangetekende.email” bedraagt immers slechts 0,80 euro, tegenover 5,29 euro voor de klassieke aangetekende zending via de post.

Opgelet echter! Om het systeem op “aangetekende.email” te kunnen gebruiken, moeten zowel de verzender als de ontvanger geregistreerde gebruikers zijn op het platform. Registratie gebeurt via de e-id, zodat de rechtsgeldigheid behouden blijft. Na registratie heeft men toegang tot een online adresboek waarin gecontroleerd kan worden of de ontvanger ook geregistreerd is. Indien dit nog niet het geval is, kan de persoon uitgenodigd worden om zich te laten registreren.

Voor particulieren is registratie gratis, indien ze enkel willen ontvangen en niets verzenden.

Ken het emailadres van uw werknemers!

Opdat u een elektronisch aangetekende zending zou kunnen versturen, moet u zeker zijn dat uw werknemer geregistreerd is. Voor de zekerheid kan u het emailadres van uw werknemer opvragen om een extra identificatiemiddel te hebben.

U kan dit opvangen door een clausule in de arbeidsovereenkomst op te nemen die stelt dat een werknemer zich bij indiensttreding dient te registreren bij “aangetekende.email” en dat de communicatie vanaf dan via het platform verloopt voor aangetekende zendingen, documenten die digitaal ondertekend moeten worden, ….

 


[1] Wet van 21 juli 2016 en koninklijk besluit van 14 september 2016, Belgisch Staatsblad van 28 september 2016.

[2] De in België gevestigde vertrouwensdienstverleners die gekwalificeerde diensten willen aanbieden, zijn wettelijk verplicht om hun activiteiten bij de FOD Economie aan te melden. Indien deze vertrouwensdiensten de gekwalificeerde status toegekend krijgen, dan worden ze in een officiële lijst (Trusted List) opgenomen, die om de vier maanden wordt gepubliceerd.

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 02/22/2018