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Extension des indemnités forfaitaires de séjour pour les voyages de service à l'étranger

15/11/2013

Les employeurs peuvent rembourser forfaitairement à leurs travailleurs certains frais exposés dans le cadre de leurs voyages de service à l'étranger. La circulaire du 10 octobre 2013 étend le champ d'application de cette réglementation aux voyages de service à l'étranger de plus de 30 jours civils consécutifs.

La réglementation forfaitaire en quelques mots

Les travailleurs et les dirigeants d'entreprise qui partent en mission de service à l'étranger pour le compte de leur employeur ou société sont souvent confrontés à des frais accessoires liés à ces missions. En principe, ces frais sont à charge de l'employeur.

Dans le cadre des missions à l'étranger, les employeurs peuvent octroyer à ces travailleurs des indemnités de séjour forfaitaires. Moyennant respect de certaines conditions, ces indemnités sont considérées comme des dépenses propres à l'employeur non imposables dans le chef du travailleur et intégralement déductibles dans le chef de l'employeur.

Jusqu'à présent, ce système de remboursement forfaitaire des frais n'était applicable qu'aux voyages de service à l'étranger de courte durée, à savoir de maximum 30 jours civils.

Extension aux voyages de service de plus de 30 jours civils

Le fisc accepte désormais également l'application de ces indemnités forfaitaires de séjour en cas de voyages de service de plus de 30 jours civils consécutifs[1]. À cette fin, les conditions suivantes doivent être remplies :

    • le montant maximum des indemnités forfaitaires de séjour est égal à 37,18 euros par jour ou à l'indemnité journalière forfaitaire de séjour déterminée par pays[2] ;
    • l'attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limitéà 24 mois maximum ;
    • l'attribution ou le paiement est interrompu en cas d'établissement définitif à l'étranger du travailleur ou du dirigeant d'entreprise.

Modalités d'octroi ?

Le montant total de l'indemnité forfaitaire journalière susmentionnée ne peut être octroyé que par jour entier d'absence, à savoir une journée entre deux nuits en mission à l'étranger. L'indemnité journalière afférente aux jours de départ et de retour n'est prise en considération qu'à concurrence de la moitié.

Ces montants forfaitaires sont présumés couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses. Ils ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l'étranger et retour.

Une mission à l'étranger concernant différents pays ?

Dans ce cas, l'indemnité forfaitaire journalière de séjour du lieu de la dernière nuitée détermine celle de la journée suivante.

L'employeur prend également en charge les frais de logement, y compris les repas ?

Dans ce cas, les indemnités journalières forfaitaires doivent être diminuées des pourcentages suivants :

    • 15 % de l'indemnité forfaitaire journalière de séjour pour le petit déjeuner ;
    • 35 % de l'indemnité forfaitaire journalière de séjour pour le repas de midi ;
    • 45 % de l'indemnité forfaitaire journalière de séjour pour le repas du soir ;
    • 15 % de l'indemnité forfaitaire journalière de séjour pour les menues dépenses.
Exemple

Marc travaille comme manager dans une société pharmaceutique qui souhaite se positionner sur de nouveaux marchés en Europe du Sud. Dans ce contexte, il est envoyé en Espagne et au Portugal.

Il part d'Anvers (lieu d'occupation fixe) pour se rendre en Espagne et séjourne à Madrid du 1er au 21 mai 2013. Le repas de midi est compris dans les frais de logement pris en charge par l'employeur. Le 21 mai 2013, il poursuit son voyage pour se rendre au Portugal, où il séjourne à Lisbonne du 21 mai au 7 juin 2013 (le repas de midi n'est pas compris dans les frais de logement).

Le 8 juin, il est de retour en Belgique.

L'indemnité totale non imposable octroyée au travailleur est égale à 1.577 euros, à savoir :

    • jour du départ: 1er mai 2013 52 euros x 1/2 = 26 euros
    • du 2 au 21 mai 2013 20 jours x 33,8 euros[3] = 676 euros
    • du 22 mai au 7 juin 2013 17 jours x 50 euros = 850 euros
    • jour d'arrivée : 8 juin 2013 50 euros x 1/2 = 25 euros

Dispositions cumulatives

Le fisc confirme une nouvelle fois que l'octroi d'indemnités forfaitaires n'est pas cumulable avec le remboursement de frais de repas et d'autres menues dépenses sur la base de pièces justificatives.

Si des chèques-repas sont octroyés pour indemniser les frais de repas exposés pendant un séjour à l'étranger, l'intervention de l'employeur dans le montant des chèques-repas doit être déduite du montant de l'indemnité forfaitaire de séjour.



[1] Circulaire n° Ci.RH.241/609.972 du 10 octobre 2013.

[2] Il s'agit de l'indemnité journalière forfaitaire de séjour octroyée par le SPF Affaires étrangères à ses fonctionnaires "en poste". Vous trouverez cette liste dans l'arrêté ministériel du 16 avril 2013, Moniteur belge du 6 mai 2013.

[3] Le montant de 33,8 euros est le montant complet de 52 euros sur une base journalière, diminué de 35 % ou 18,2 euros, puisque le repas de midi est présumé compris dans le montant de 52 euros.

Secrétariat Social Securex - Legal 15-11-2013