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> Documents sociaux

Envoi et archivage électroniques

Une série de documents sociaux ou à caractère social peuvent être envoyés et archivés sous format électronique[1].

Types de documents

Les documents suivants peuvent être envoyés par voie électronique :

  • le compte individuel ;
  • l’état des prestations du travailleur ;
  • la fiche de paie ;
  • le document de détachement qui doit être remis au travailleur s’il travaille à l’étranger pendant un mois au moins (ce document mentionne notamment la durée de l’occupation à l’étranger et la monnaie dans laquelle la rémunération est payée) ;
  • les documents qui doivent être remis au travailleur à la fin de la relation de travail, comme l’attestation d’emploi et l’attestation de vacances.

Caractère volontaire

Le principe de l’envoi électronique des documents et la question de savoir quels sont les documents concernés doivent être fixés d’un commun accord entre l’employeur et le travailleur. Cet accord peut également être conclu par voie électronique.

L’accord vaut au moins pour l’année civile en cours. Il peut ensuite être résilié unilatéralement, tant par l’employeur que par le travailleur. Cette résiliation doit mentionner de manière claire et précise qu’un ou plusieurs documents devront à nouveau être envoyés en version papier. Cette résiliation prend cours au premier jour du deuxième mois qui suit celui de la résiliation.

Attention ! Puisque le compte individuel porte sur l’année civile complète, la résiliation doit avoir lieu au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de novembre. Le compte individuel est alors à nouveau délivré sur papier à partir du mois de janvier de l'année suivante et ce, au moins pour une année civile complète.

Archivage

Les documents sociaux qui sont envoyés et archivés par voie électronique doivent également être envoyés à un service d’archivage électronique. Cet archivage doit être gratuit pour le travailleur et celui-ci doit pouvoir y avoir accès à tout moment.

Le prestataire d’un service d’archivage électronique délivre un accusé de réception mentionnant les données suivantes :

  • l’identité du travailleur ;
  • la nature du document envoyé ;
  • la date de réception du document.

Le prestataire d’un service d’archivage électronique doit conserver les documents sociaux jusqu’à l’expiration d’un délai de 5 ans à compter de la fin du contrat de travail. Trois mois avant l'expiration de ce délai, le prestataire de service d'archivage électronique doit demander par envoi recommandé au travailleur quel est le sort à réserver à l'exemplaire archivé. A la demande du travailleur, le prestataire de service d'archivage électronique doit transmettre ce document à l'ASBL SIGeDIS.

Modification du règlement de travail

Le règlement de travail de l’entreprise doit mentionner l’identité du prestataire du service d’archivage électronique, ainsi que la manière dont le travailleur peut accéder aux documents qui le concernent et qui sont archivés chez ce prestataire.

L’insertion de ces mentions dans le règlement de travail (première insertion) requiert le suivi de la procédure de modification du règlement de travail. Si toutefois ces mentions sont uniquement modifiées, cette procédure ne doit plus être suivie. Dans ce cas, le travailleur doit recevoir une copie du nouveau règlement de travail, de façon à disposer de l’information.

Que fait Securex ?

Securex offre à ses clients-employeurs la possibilité d’envoyer les fiches de paie aux travailleurs par voie électronique. Vous pouvez ainsi réduire vos tracas administratifs, et gagner du temps et de l'argent !

Doccle

Securex collabore avec Doccle à cette fin. Il s'agit d'une plateforme pour l'envoi électronique, en toute sécurité, des fiches de paie. Ce service est gratuit.

Si vous souhaitez offrir à vos travailleurs la possibilité de recevoir leurs fiches de paie via cet outil pratique et écologique, vous pouvez contacter votre client advisor. Il vous fournira l’information nécessaire afin de vous permettre de lancer Doccle dans votre entreprise.

Par ailleurs, si vous proposez l'envoi électronique des fiches de paie, n'oubliez pas de commander notre annexe spécifique au règlement de travail auprès de votre legal advisor ou téléchargez cette annexe sur Lex4You (Social/documents-types/Formulaires/Doccle).

Pour de plus amples informations, rendez-vous sur le site de Doccle.

 


[1] Loi du 3 juin 2007 portant des dispositions diverses du travail.

Secrétariat Social Securex - Legal 08/01/2019