G.E.I.E Securex Corporate
Siège social: avenue de Tervueren 43, 1040 Bruxelles
Numéro d'entreprise: TVA BE 0877.510.104 - RPM Bruxelles

Indépendant dans une société

Obligations

Cotisation annuelle à charge des sociétés

Les sociétés doivent payer une cotisation annuelle destinée à maintenir l'équilibre financier du statut social des travailleurs indépendants. Les Caisses d'assurances sociales sont chargées de percevoir cette cotisation.

Quelles sont les sociétés concernées?

Toutes les sociétés assujetties à l'impôt belge des sociétés ou à l'impôt belge des non-résidents.

Cotisation et délais de paiement

Cotisation

Il existe deux catégories de cotisations: € 347,50 ou € 868.

La cotisation forfaitaire annuelle de base est fixée à € 347,50.

Toutefois, les sociétés dont le total du bilan de l'avant-dernier exercice comptable clôturé dépasse 706.579,60 € sont redevables d'une cotisation annuelle de € 868.

Par total du bilan, on entend la valeur comptable totale des actifs de la société concernée tels qu'ils figurent dans le bilan déposé à la Banque Nationale de Belgique.

Le total de l'actif correspond à la rubrique 20/58 des comptes annuels (page A2 pour schéma abrégé, page C2 pour schéma complet).

Déductibilité fiscale

Etant de même nature que les cotisations dues en matière de législation sociale, cette cotisation est fiscalement déductible.

Délais de paiement

Annuellement

La cotisation doit être payée au plus tard le 30 juin de chaque année.

A l'affiliation

La cotisation doit être payée au plus tard le dernier jour du troisième mois qui suit celui au cours duquel la société a acquis la personnalité juridique ou a été assujettie à l'impôt des non-résidents.

Les nouvelles sociétés ayant acquis la personnalité juridique entre le 1er janvier et le 31 mars peuvent payer la cotisation annuelle jusqu'au 30 juin.

A noter que la cotisation est considérée comme payée le jour où le compte de la Caisse d'assurances sociales a été crédité (sauf versement dans un bureau de poste).

Majorations pour paiement tardif

A défaut de paiement à l'échéance, une majoration de 1% par mois civil de retard est appliquée sur tout ou partie de la cotisation impayée, ceci jusques et y compris le mois au cours duquel le paiement a été effectué ou une procédure judiciaire engagée.

A noter que les majorations sont dues d'office et sans mise en demeure.

Si une exonération de cotisation a été accordée à tort, des majorations sont dues avec effet rétroactif.

Exonération de cotisation

En début d'activité

Certaines sociétés peuvent être exonérées du paiement de la cotisation pendant trois ans à partir de l'année de création de la société (acquisition de la personnalité juridique lors du dépôt de l'acte constitutif au greffe du tribunal de commerce).

Conditions à remplir:

1. la société est une “société de personnes”

2. la société est inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) comme entreprise soumise à inscription (la qualité commerciale ou artisanale n’est plus d’application au 1.11.2018).

3. le ou les gérants ainsi que la majorité des associés actifs (non-gérants) n'ont pas été assujettis au statut social des indépendants pendant plus de trois ans au cours des dix années précédant la création de la société.

Les sociétés qui répondent à toutes les conditions pour bénéficier de cette exonération peuvent en faire la demande à la Caisse d'assurances sociales et devront à cet effet compléter une déclaration sur l'honneur.

La Caisse d'assurances sociales contrôlera chaque année si la société continue à remplir les conditions.

En cas de non-activité (sociétés en veilleuse)

Les sociétés qui prouvent, au moyen d'une attestation délivrée par l'administration des contributions directes, qu'elles n'ont exercé aucune activité commerciale ou civile durant une ou plusieurs années civiles complètes ne sont pas redevables de la cotisation pour les années concernées.

Si la cotisation annuelle a déjà été payée, elle pourra être remboursée.

Autres cas d'exonération

Ne sont pas redevables de la cotisation de l'année, les sociétés se trouvant, en cours d'année, dans l'une des situations suivantes:

- Sociétés déclarées en faillite

- Sociétés faisant l'objet d'un concordat homologué après faillite ou d'un concordat judiciaire homologué

- Sociétés en liquidation

A noter que les cotisations payées avant la survenance d'un de ces événements ne pourront être remboursées.

Fusion ou absorption de sociétés

En cas de fusion de deux ou plusieurs sociétés, la nouvelle société née de la fusion est redevable de la cotisation annuelle, même si les sociétés fusionnées s’en sont déjà respectivement acquittées.

En cas d’absorption, la société absorbante n’est tenue de payer la cotisation qu’une seule fois.

A noter que les modifications de la forme juridique ou des statuts ne sont pas considérées comme la constitution d’une nouvelle société.

Prescription

L’action en paiement de la cotisation se prescrit par cinq ans à compter du 1er janvier qui suit l’année pour laquelle elle est due.

La prescription est interrompue notamment par lettre recommandée ou par citation à comparaître devant le tribunal de travail.

 

Début et fin du mandat

Début

Remarque : la législation sur les sociétés commerciales impose la publication aux annexes du Moniteur belge des décisions en matière de nomination et de démission des mandataires.

Nomination

Le mandataire est assujetti au statut social dès le premier jour du trimestre de sa nomination.

Sociétés nouvellement créées

Les sociétés commerciales acquièrent la personnalité juridique à partir du dépôt au greffe du Tribunal de commerce d'un extrait de l'acte constitutif de la société.

L'assujettissement d'un mandataire débute donc au plus tôt le premier jour du trimestre civil au cours duquel a lieu le dépôt de l'acte constitutif au greffe.

Fin

La cessation de fait ne suffit pas. L'intéressé doit faire parvenir à la Caisse d'assurances sociales une copie de la publication de la démission.

Les administrateurs honoraires ne sont plus assujettis au statut social pour autant que leur mandat ait réellement pris fin. Ils ne peuvent plus faire partie du conseil d'administration ni être rémunérés par la société.

Responsabilité solidaire

Les sociétés sont légalement responsables du paiement des cotisations sociales de leurs administrateurs et des associés actifs défaillants. Inversement aussi, les mandataires et les associés sont solidairement responsables du paiement de la cotisation annuelle à charge de leur société.

Etendue de la dette?

La solidarité vaut pour les cotisations, mais également pour les majorations et les frais relatifs aux lettres de rappel que la Caisse d'assurances sociales fait parvenir à l'affilié.

Unité de la dette

Tous les débiteurs solidaires sont tenus à l'intégralité de la dette.

Celle-ci est en effet indivisible. La Caisse d'assurances sociales peut donc s'adresser à n'importe quel responsable solidaire qui devra alors payer la totalité de la dette.

En principe, celui qui a payé la dette de l'affilié défaillant peut exercer un recours contre ce dernier.

Prescription

La loi prévoit que les poursuites faites contre l'un des responsables solidaires par la Caisse d'assurances sociales interrompent la prescription à l'égard de tous.

Etendue de la responsabilité solidaire

S'il existe plusieurs responsables solidaires (gérants, administrateurs et/ou associés actifs) pour la même société, ils sont chacun tenus à l'intégralité de la dette. De même, lorsque le mandataire de la société est également mandataire au sein d'autres sociétés, il ne peut pas demander ventilation de sa dette: il sera également tenu à l'intégralité de la dette.

La société n'est solidairement responsable que pour les cotisations sociales dues par ses mandataires pour la période au cours de laquelle ces derniers ont effectivement conservé leur mandat dans la société.

Conséquences

• En cas de faillite de la personne morale: si la société est déclarée en faillite, le montant des cotisations dues par les mandataires et associés actifs sera inscrit au passif de la société. Si c'est la société qui n'est pas en ordre de cotisations sociales, la Caisse d'assurances sociales réclamera aux administrateurs d'acquitter les cotisations de cette société faillie en puisant dans leurs fonds propres.

• En cas de dispense: les cotisations doivent être réclamées à la société, même si le mandataire de la société a obtenu une dispense par décision de la Commission des dispenses de cotisations.

Conclusion

Il est donc primordial que chacun paie ses cotisations à temps. Le défaut de paiement des cotisations de l'indépendant ou de la société peut engendrer des conséquences financières très dommageables dans le chef de la personne solidairement responsable.

Obligations > Qui doit s'affilier à une Caisse d'assurances sociales?

Les mandataires de société

L'appellation générale “mandataire de société” regroupe les appellations particulières suivantes : administrateur ou administrateur - délégué de Sa, gérant de Sprl, gérant de société en nom collectif (Snc), de société coopérative (Sc), etc. les gérants et les administrateurs sont des personnes chargées de la gestion des sociétés.

Présomption d'assujettissement

L'exercice d'un mandat dans une société se livrant à une exploitation ou à des opérations à caractère lucratif est présumé constituer l'exercice d'une activité entraînant l'assujettissement au statut social des travailleurs indépendants. Cet assujettissement ne signifie pas pour autant qu'il y ait dans tous les cas obligation de payer des cotisations.

Mandat à titre gratuit

La présomption d'assujettissement peut être renversée pour autant que le mandataire démontre la gratuité du mandat. La gratuité du mandat doit apparaître clairement dans les statuts de la société.

Si les statuts ne comportent pas de disposition à ce sujet, il faut s'appuyer sur une délibération de l'organe compétent. Lorsque la gratuité découle d'une décision de l'organe compétent, elle ne produit ses effets qu'à partir du trimestre civil qui suit celui au cours duquel la décision est intervenue. La gratuité du mandat doit aussi correspondre aux faits : il ne peut y avoir attribution de revenus professionnels de travailleur indépendant, et ce, pour toute la durée du mandat. Les avantages en nature, tantièmes, jetons de présence,… sont également considérés comme des revenus professionnels.

Si le mandataire n'exerce aucune autre activité, il sera considéré comme indépendant à titre principal et redevable de la cotisation minimale dans cette catégorie d'assujettissement.

Si, outre son mandat, l'intéressé exerce habituellement et en ordre principal une activité professionnelle salariée ou assimilée, il pourra être considéré, sous certaines conditions, comme indépendant à titre complémentaire et ne sera pas redevable de cotisations sociales.

Les personnes mariées à qui le conjoint garantit des droits à des prestations au moins équivalentes à celles du statut social (pension, assurance soins de santé, allocations familiales) peuvent invoquer l'article 37 de l'A.R. du 19.12.1967 (voir ci-dessus). L'exercice de leur mandat à titre gratuit pourra ainsi être assimilé à une activité complémentaire, sans obligation de cotiser. Enfin, le mandataire ayant atteint l'âge normal de la retraite ou bénéficiant d'une pension de retraite anticipée du régime indépendant ou salarié et qui exerce uniquement un mandat à titre gratuit, est réputé avoir cessé toute activité professionnelle et n'est pas assujetti au statut social. dans ce cas, la gratuité en fait suffit.

J'exerce un mandat en Belgique et une activité à l'étranger

Si le mandataire est salarié dans un autre Etat membre de l'union européenne (UE), le nouveau règlement européen 883/2004 prévoit que cette personne sera soumise au régime de sécurité sociale pour indépendants de l'Etat membre qui est compétent pour ses activités en tant que travailleur salarié.

Si le mandataire est également indépendant dans un autre pays de l'UE, il sera assujetti à la législation sociale du pays de résidence, pour autant qu'il exerce une partie substantielle de ses activités dans son état de résidence. Par substantielle, il y a lieu d'entendre un minimum de 25 % du temps de travail, de la rémunération ou du chiffre d'affaires. S'il n'est pas satisfait à cette condition,- l'indépendant relève de la sécurité sociale de l'état membre dans lequel se situe le « centre d'intérêt de ses activités ». le règlement européen 883/2004 est entré en vigueur le 1er mai 2010.

Si l'intéressé exerce simultanément une activité salariée ou indépendante dans un pays n'appartenant pas à l'UE, il sera soumis à la législation de chaque Etat. Il sera considéré en Belgique comme indépendant à titre principal (sauf conventions internationales particulières, par exemple avec le Canada, les États-Unis, la Turquie, le Chili, les Philippines, le Japon, l'Australie, la Macédoine, l'Uruguay, le Québec, la Corée du sud et la Croatie).

Les associés

La qualité d'associé qui résulte d'un apport fait à la société n'entraîne pas, à elle seule, l'assujettissement au statut social des travailleurs indépendants.

Les associés non actifs et actionnaires

Ils se bornent à recueillir les fruits d'un capital investi dans la société sans se livrer à une activité au sein de cette dernière.

Ils ne sont pas assujettis au statut social des indépendants.

Un associé non actif peut être salarié dans la société : il n'est alors pas assujetti comme indépendant (attention : s'il est associé majoritaire, il n'y a pas de lien de subordination, et pas de contrat delouage de travail possible).

Les associés actifs

Indépendamment de leur apport en capital à la société, ils exercent au sein de celle-ci une activité personnelle, effective et régulière, en l'absence de tout lien de subordination.

L'associé actif est assujetti au statut social des indépendants.

La gestion journalière des SA et des SPRL

Le gérant d'une SPRL

Les gérants de SPRL sont des travailleurs indépendants.

L'administrateur et l'administrateur-délégué d'une SA

En principe, les administrateurs et l'administrateur-délégué d'une SA sont assujettis comme indépendants.

Il n'est toutefois pas interdit que la gestion journalière d'une SA soit confiée à un administrateur ou à une personne non-membre du conseil d'administration qui accomplira sa mission dans les liens d'un contrat de travail, sous l'autorité d'un organe de la société ou d'un autre administrateur.

Le représentant permanent

Toute société qui possède un mandat d'administrateur dans une autre société a l'obligation de désigner un représentant permanent.

Ce dernier est une personne physique qui exécute le mandat en lieu et place de la société-administrateur.

Vu l'étendue de ses compétences, le représentant permanent est considéré comme mandataire et est assujetti au statut social des indépendants.

Rien ne s'oppose à ce que le représentant permanent exerce une autre fonction au sein de la société-administrateur en qualité de salarié.

Les membres du comité de direction d’une SA

Le conseil d'administration d'une SA a la faculté, et non l'obligation, de déléguer au comité de direction des compétences en matière d'administration et/ou de représentation de la société.

De ce fait, tous les membres du comité de direction doivent être considérés comme des mandataires de la société, et sont, à ce titre, assujettis au statut social des indépendants.

Ceci ne les empêche pas, bien entendu, d'exercer une autre fonction de salarié dans cette même société.

Les personnes chargées du contrôle et de la liquidation des sociétés

Contrôle de la société

Les commissaires, commissaires-réviseurs, réviseurs d'entreprise chargés du contrôle de la société doivent effectuer leur mission en toute indépendance.

Ils sont, à ce titre, assujettis au statut social des indépendants.

Liquidation de la société

La dissolution d'une société commerciale entraîne sa liquidation.

Le ou les liquidateurs représentent la société durant cette période et sont, à ce titre, assujettis au statut social des indépendants. Ils restent assujettis jusqu'à la décision de l'assemblée générale actant la fin de leur mission.

Les sociétés assujetties à l’impôt belge des sociétés ou à l’impôt belge des non-résidents

Les sociétés doivent s'affilier à une Caisse d'assurances sociales dans les trois mois de leur création.

Ce délai débute à la date à laquelle la société acquiert la personnalité juridique, c'est-à-dire lors du dépôt de l'acte constitutif au greffe du tribunal de commerce.

Elles souscrivent à cet effet une déclaration d'affiliation.

Cette affiliation est ensuite communiquée à l'INASTI en vue de son enregistrement et de sa validation.

A défaut d'affiliation dans le délai précité, la société est mise en demeure par l'INASTI. Elle dispose alors de 30 jours pour s'affilier à la Caisse de son choix.

A défaut, elle est affiliée d'office à la Caisse Auxiliaire.

Changement de Caisse d'assurances sociales

Toute société doit rester affiliée 3 ans au moins à la même Caisse. Passé ce délai, et pour autant qu'elle soit en ordre de cotisations et de majorations éventuelles, elle pourra s'affilier à une autre Caisse.

Toute demande de transfert doit être introduite avant le 30 juin auprès de la nouvelle Caisse, la mutation prenant cours le 1er janvier de l'année suivante.