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Social

Documents sociaux et fiscaux - Délais de conservation

Quel est le délai de conservation des documents sociaux et fiscaux ?

La plupart des documents sociaux et fiscaux doivent être conservés pendant un certain délai légal. Vous trouvez une vue d'ensemble de leur durée de conservation et du moment auquel celle-ci prend cours, dans le tableau récapitulatif ci-dessous:

DOCUMENTS

DELAI DE CONSERVATION

DATE DE DEBUT DE CONSERVATION

Documents sociaux

Règlement de travail

Obligation de conservation tant qu’il y a des travailleurs en service

 

Registre général du personnel[1]

5 ans

A partir de la date d’inscription de la dernière mention obligatoire (c.-à-d. date de sortie du dernier travailleur inscrit)

Registre spécial du personnel simplifié

Registre de mesure du temps de travail[2]

5 ans

Après la fin du mois qui suit le trimestre durant lequel l'inscription a été effectuée

Compte individuel et les annexes éventuelles (fiches individuelles d’identification, copies des feuilles de paie,...)

5 ans

A partir du jour de la clôture annuelle du compte

Fiche d'information relative au bonus salarial

5 ans

 

Documents fiscaux

Fiche fiscale

7 ans

A partir du 1er janvier de l’année qui suit la période imposable

Contrats

Contrat d’occupation d’étudiant

5 ans

A partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat

Contrat de travail à domicile

5 ans

A partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat

Convention d'immersion professionnelle

5 ans

A partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat

Autres contrats de travail

Pas d’obligation de conservation

Conservation souhaitée pendant un an après la cessation du contrat

 

Documents relatifs à une occupation à temps partiel

Avis portant communication des horaires variables[3]

1 an

A partir du jour où l’horaire prévu par l’avis cesse d’être en vigueur

Document de contrôle des dérogations à l’horaire normal du travailleur à temps partiel[4]

5 ans

A partir de la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel la dernière inscription a été faite

Documents ONSS

DMFA

5 ans

 

Avis DIMONA de l’ONSS

6 mois

A partir de la réception de l’avis Dimona (contenant le code DIE et les données enregistrées)

Documents Aides à l'emploi

5 ans

 

Documents relatifs au régime de chômage avec complément d'entreprise (RCC - ancienne prépension)

Déclaration des retenues dues sur RCC

3 ans

A partir de l’envoi du relevé à l’ONP

Déclaration de cotisations à charge de l’employeur

(+ toutes les pièces pouvant justifier les données y figurant)

Document relatif au chômage pour raisons économiques et pour cause d’intempéries

Livre de validation[5]

5 ans

A partir du 1er jour du mois qui suit celui au cours duquel la dernière mention a été consignée

Document en matière d’accident du travail ou sur le chemin du travail

Fiche d’accident

10 ans au moins

 

 

 


[1] Ce registre est obligatoire uniquement pour les travailleurs qui ne doivent pas faire l'objet d'une déclaration Dimona.  L'ancien registre du personnel papier doit quant à lui encore être conservé 5 ans à partir de l'inscription de la dernière mention obligatoire.

[2] Ce registre doit être tenu uniquement pour les extras dans le secteur HORECA (CP n° 302) si l'employeur opte pour la Dimona forfaitaire (ou light).

[3] Cette communication pourra avoir lieu de manière électronique à partir du 1er octobre 2017.

[4] Ce registre pourra être remplacé par un système d’enregistrement du temps à partir du 1er octobre 2017. En l’occurrence, ce système devra permettre d’établir clairement qui a travaillé à quel moment et pendant combien de temps. Le début et la fin des prestations devront être enregistrés pour chaque jour. Les pauses devront elles aussi être consignées par ce système.

[5] Ce livret peut aussi être tenu électroniquement. Pour plus d'infos, rendez-vous sur le site-portail de la sécurité sociale.