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Social

Enregistrement des présences > Dans le secteur de la viande

Lisez d'abord ceci…

En cas d'exécution de certaines activités dans le secteur de la viande à la demande d'un donneur d'ordre, les parties doivent tenir compte de trois obligations importantes :

Ces trois obligations sont liées entre elles. La déclaration de contrat permet à l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS) de savoir qui collabore avec qui et de déclencher le mécanisme de la responsabilité solidaire pour les dettes sociales si aucune retenue n'est effectuée sur les factures. Cette déclaration lui permet aussi de savoir si un enregistrement des présences doit avoir lieu et qui est responsable de cet enregistrement. A l'inverse, l'enregistrement des présences permet de vérifier si une déclaration de contrat a été faite. Il permet aussi d'identifier les travailleurs sur un lieu de travail. Ces diverses obligations ont été mises en place afin de lutter contre la concurrence déloyale au sein du secteur.

C'est le volet "enregistrement des présences" que nous détaillons dans cette fiche.

Il est important de retenir que celui qui effectue la déclaration de contrat est responsable de l'organisation de l'enregistrement des présences pour la chaîne de sous-traitance qui le concerne. Les modalités de l'enregistrement doivent être fixées contractuellement.

Qu'est-ce que l'enregistrement des présences et à quoi sert-il ?

Principe

Le principe de l'enregistrement des présences est, comme son nom l'indique, d'enregistrer la présence de toutes les personnes physiques présentes sur un lieu de travail auprès de l'ONSS, et ce indépendamment de leur statut (employeur, travailleur salarié ou indépendant) ou du lieu dont elles proviennent (Belgique ou étranger).

Les données doivent être enregistrées dans la base de données de l'ONSS (checkin@work). L'enregistrement doit avoir lieu avant le début de l'exécution des prestations de la personne concernée.

Pour savoir comment l'enregistrement doit être effectué, consultez la question "Comment les présences sont-elles enregistrées ?".

Objectif

L'objectif de cette mesure est de permettre un meilleur contrôle par les services d'inspection et de lutter ainsi contre la fraude sociale, source de concurrence déloyale. L'enregistrement des présences permet en effet de donner une image claire de qui travaille sur un lieu de travail, en quelle qualité et pour qui. Ainsi, un travailleur n'ayant pas fait l'objet de déclaration Dimona ou Limosa ne pourra pas être enregistré.

Les services d'inspection peuvent consulter, après autorisation préalable, les données enregistrées, les échanger entre eux et les utiliser dans le cadre de l'exercice de leurs missions. Un échange de données est prévu avec les services d'inspection étrangers.

Quels sont les activités/lieux de travail visés par la loi ?

Pour qu'il y ait une obligation d'enregistrement des présences, deux conditions doivent être réunies :

Les activités

Il s'agit des activités de travail de la viande pour lesquelles il existe une obligation de déclaration de contrat à l'ONSS (article 30ter[1]).

S'il s'agit d'activités pour lesquelles une obligation de contrat est requise - cette obligation n'est pas neuve, il y a donc aussi une obligation d'enregistrer les présences. Ces deux obligations sont en effet liées : la déclaration de contrat permet à l'ONSS d'identifier les différents intervenants (employeurs) sur un lieu de travail, l'enregistrement des présences permet d'identifier les travailleurs.

Pour un aperçu détaillé de ces activités, cliquez ici (voyez les annexes).

Le lieu de travail

Le lieu de travail est défini comme le ou les endroits (atelier de découpe, entreprise de préparation de viande et/ou de produits à base de viande et qui doivent obtenir une reconnaissance de l'AFSCA[2] à cette fin) où sont réalisées les activités dont il est question ci-dessous, à l'exclusion des établissements qui doivent obtenir un agrément 1.1.13 (abattages dans l'exploitation agricole)[3].

Concrètement, il s'agit du site mentionné lors de la déclaration de travaux. L'employeur peut donc utiliser le n° octroyé à cette occasion, qui est donc déjà connu. Une déclaration doit en principe être faite par lieu d'activité.

 


[1] Il s'agit de l'article 30ter, §7 de la loi du 27 juin 1969. Vous trouvez de plus amples renseignements sur cette obligation dans notre fiche "Déclaration de travaux".

[2] Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire. Les lieux de travail qui n'ont pas obtenu cette reconnaissance mais doivent l'obtenir sont donc aussi visés.

[3] La très grande majorité de ces exploitations sont en effet des petites entreprises familiales. Le risque de fraude y est limité et il serait disproportionné d'imposer à ces entreprises les efforts en matière d'enregistrement des présences. Une évaluation est prévue dans un an.

Qui doit enregistrer sa présence ?

L'obligation d'enregistrement des présences s'applique à toutes les personnes physiques présentes sur le lieu de travail pour y effectuer les activités mentionnées à la question précédente [1]. Sont donc concernés :

Toutes ces personnes sont tenues d'enregistrer immédiatement et quotidiennement leur présence sur le lieu de travail, et ce avant de débuter leur travail.

Attention, le travailleur doit effectuer les activités visées sur le lieu de travail. Ne seront donc pas visés les travailleurs administratifs ou ceux qui s'occupent exclusivement de la vente.

Vous trouvez plus d'informations à ce sujet sur le site-portail de la sécurité sociale.

La loi détermine par ailleurs qui doit mettre un appareil d'enregistrement à disposition et veiller à ce que l'enregistrement soit effectué.



[1] N'est donc pas concerné le livreur de pizzas qui se rend sur le lieu de travail pour effectuer sa livraison. Cette personne n'est en effet pas présente sur le lieu de travail dans le cadre de l'exécution d'activités dans le secteur de la viande.

Comment les présences sont-elles enregistrées ?

Les présences sont enregistrées :

Comment l'enregistrement est-il concrètement effectué ?

L'enregistrement électronique doit être réalisé sur le lieu du travail (application mobile, gateway ou webservice), ou à distance (application desktop, webservice).

Les données doivent être enregistrées dans la base de données de l'ONSS (checkin@work).

- Si vous optez pour :

- Vous avez besoin de :

- Intéressant à savoir :

Application desktop

PC avec connexion internent

Accès aux services sécurisés du site-portail de la sécurité sociale (e-ID, token)

Possible à distance, plusieurs jours peuvent être communiqués à l'avance pour plusieurs travailleurs (maximum 31 jours)

Application mobile

Smartphone (iOS, Android, Windows) avec connexion internet (wifi, 3G)

Nom d’utilisateur et mot de passe à demander préalablement par identification avec e-ID (nécessite ordinateur desktop et lecteur de carte e-ID)

Enregistrement à l'aide du Code QR

Il faut veiller à ce que tous les travailleurs s'enregistrent.

Gateway (passerelle)

PC sur le lieu de travail

Connexion internet

Lecteur eID

Prévoir PC sur le lieu de travail sur lequel tout le monde peut s’enregistrer par eID et n° Limosa

Seul l’entrepreneur déclarant ou un de ses employés peut initialiser le lieu de travail. Il faut veiller à ce que tous les travailleurs s'enregistrent.

Webservice

Développements propres pour intégration du webservice dans vos systèmes !

Certificat de sécurité

1. Demande accès sécurisé au Portail ONSS

2. Demande certificat Global Sign

(Par https://www.globalsign.eu/personalsign/personalsign3-pro/)

3. Création d’un utilisateur technique:

A distance : communication avec outil de planning externe

Sur place : travailleurs badgent sur place (ex. track and trace, badge…)

Pas de charge de travail supplémentaire, car permet le transfert des données d'un outil propre.

L'appareil communique exclusivement via un canal d'accès sécurisé par les procédures d'identification et d'authentification de l'ONSS. Il doit garantir la non-falsification des données et la sécurité des informations collectées.

Après l'enregistrement, l'ONSS communique un accusé de réception vers l'appareil d'enregistrement, si celui-ci le permet.

Des questions ?

Si vous avez des questions concernant les différentes techniques d'enregistrement, vous pouvez contacter le Centre de contact Eranova de l'ONSS au n° de téléphone : 02 511 51 51 ou par mail à l'adresse : centredecontact@eranova.be.



[1] Bien que la base de données soit gérée par l'ONSS, le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale est le responsable du traitement de ces données à caractère personnel au regard de la réglementation sur le respect de la vie privée.

Quelles sont les données enregistrées et à qui sont-elles envoyées ?

Le système d'enregistrement reprend les données suivantes :

Les données sont transmises à l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS).

Qui est responsable de l'enregistrement des présences ? Faut-il informer son cocontractant ?

La personne ayant effectuée la déclaration de contrat est responsable de l'organisation de l'enregistrement des présences pour la chaîne de sous-traitance qui la concerne.

Les modalités de l'enregistrement et les informations utiles à celui-ci doivent être fixées contractuellement

L'enregistrement des présences ne peut en effet avoir lieu que si un appareil d'enregistrement est disponible et si les différentes personnes présentes sur le chantier qui doivent s'enregistrer disposent d'un moyen d'enregistrement (leur permettant de prouver leur identité lors de l'enregistrement). Par ailleurs, le responsable de l'enregistrement doit veiller à ce que l'enregistrement ait lieu effectivement et correctement.

Qui doit mettre un appareil d'enregistrement à disposition ?

L'entrepreneur doit mettre un appareil d'enregistrement à la disposition du sous-traitant auquel il fait appel[1], qui lui-même doit le mettre à disposition des sous-traitants auxquels il fait appel[2]. Toute la chaîne de sous-traitance est donc concernée.

Concrètement, si l'enregistrement se fait par un appareil d'enregistrement sur le lieu de travail, ces personnes sont responsables de la livraison, de l'installation et du bon fonctionnement de l'appareil d'enregistrement sur le lieu de travail. Si l'enregistrement se fait à distance, ces personnes prennent les mesures nécessaires pour que l'enregistrement présente les mêmes garanties que l'enregistrement fait sur le lieu de travail.

Qui doit mettre un moyen d'enregistrement, compatible avec l'appareil d'enregistrement, à disposition ?

L'entrepreneur est responsable de l'organisation d'un enregistrement effectif et correct des présences pour la chaîne de sous-traitance qui le concerne. En haut de cette chaîne se trouve, nous l'avons mentionné, celui qui a effectué la déclaration de contrat.

Plus précisément, les acteurs suivants doivent mettre à disposition les moyens d'enregistrement nécessaires à l'enregistrement :

Obligation de l'employeur vis-à-vis de ses travailleurs

L'employeur veille à ce que ses travailleurs aient accès au système d'enregistrement. Concrètement, il est donc responsable de la remise du moyen d'enregistrement à ses travailleurs, qui doit être compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail.

La responsabilité de l'enregistrement des présences peut en effet incomber au travailleur[3]. Ceci n'est cependant pas toujours le cas (notamment, en cas d'enregistrement à distance ou lorsque le travailleur a fait l'objet d'une déclaration Limosa).

Obligation de l'utilisateur vis-à-vis des travailleurs intérimaires

C'est l'utilisateur et non l'agence intérimaire qui emploie les travailleurs intérimaires qui est responsable de l'enregistrement de ces travailleurs intérimaires présents sur le lieu de travail. Il doit donc leur remettre le moyen d'enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail.

Obligation de celui qui fait appel à un indépendant

L'entrepreneur ou le sous-traitant qui fait appel à un indépendant est responsable de la remise à l'indépendant du moyen d'enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail.

Obligation vis-à-vis des personnes "externes"

L'entrepreneur veille à ce que ces personnes (coordinateur de sécurité, …) puissent également s'enregistrer sur le chantier.

Qui doit veiller à ce que l'enregistrement ait lieu effectivement et correctement ?

Tout entrepreneur et tout sous-traitant veille à ce que les données à enregistrer qui se rapportent à son entreprise soient effectivement et correctement enregistrées et transmises vers la base de données avant le début des prestations sur le lieu de travail.

Tout entrepreneur qui fait appel à un sous-traitant prend des mesures afin que son cocontractant enregistre toutes les données effectivement et correctement et les transmette vers la base de données.

Tous veillent à ce que chaque personne soit enregistrée avant de pénétrer, pour son compte, sur le lieu de travail.

Attention, dans le secteur de la viande, l'abattoir, l'atelier de découpe ou l'entreprise de préparation de viande et/ou de produits à base de viandes agissent à la fois comme donneur d'ordre et entrepreneur.

Obligation d'information à l'égard du/des sous-traitant(s)

Les différents entrepreneurs ou sous-traitants qui font appel à un sous-traitant concerné par l'enregistrement des présences sur le lieu de travail doivent rappeler contractuellement (dans le cadre du contrat de sous-traitance, par exemple) à leurs sous-traitants leur obligation d'enregistrement des présences. Il doivent aussi s'engager eux-mêmes à effectuer effectivement et correctement leur obligation d'enregistrement.

Enfin, ils doivent informer contractuellement leurs cocontractants des types de moyens d'enregistrement qui peuvent être utilisés sur le lieu de travail.

Si vous souhaitez de l'aide pour l'élaboration de votre convention de sous-traitance, consultez votre legal advisor. La convention de sous-traitance doit en effet prévoir les modalités d'organisation de l'enregistrement des présences et déterminer qui doit faire quoi.



[1] Sauf s'il est convenu de commun accord qu'une autre méthode d'enregistrement est appliquée.

[2] Ou applique une autre méthode d'enregistrement.

[3] Dans ce cas, nous conseillons de le préciser dans une clause au contrat de travail.

Qui peut consulter les données enregistrées ?

Les données sont transmises à l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS). Certaines personnes sont par ailleurs autorisées à les consulter à tout moment, dans le respect des principes qui régissent la protection de la vie privée et moyennant les garanties de sécurité nécessaires.

Il s'agit des personnes qui doivent s'enregistrer, et ce pour leurs propres prestations, c'est-à-dire :

Une application électronique sécurisée est mise à disposition sur le site-portail de la sécurité sociale (checkin@work).



[1] Même si elle n'est pas elle-même responsable de l'enregistrement de ses travailleurs (cette responsabilité incombe en effet à l'utilisateur), l'entreprise intérimaire peut consulter les données relatives à ses travailleurs.

Quelles sont les sanctions applicables ?

Pour un aperçu des sanctions applicables, consultez notre dossier relatif au Droit pénal social (sous la rubrique Social/Dossiers), plus précisément la fiche relative aux infractions (mot-clé "Enregistrement des présences sur les lieux de travail").

Attention, si les modalités d'organisation de l'enregistrement des présences le prévoient, les travailleurs eux-mêmes peuvent être responsables de leur enregistrement. S'ils font défaut, ils pourront également être sanctionnés.

Quelles sont les principales références légales ?

Enregistrement des présences > Sur les chantiers

Lisez d'abord ceci…

En cas d'exécution de certains travaux par un entrepreneur à la demande d'un commettant, les parties doivent tenir compte de trois obligations importantes :

  • La déclaration de travaux. Cette déclaration doit être effectuée sur le site-portail de la sécurité sociale par l'entrepreneur (dénommé "entrepreneur déclarant") en cas de travaux immobiliers ou de travaux qui doivent faire l'objet d'une déclaration préalable en vue de protéger la sécurité et la santé des travailleurs. Pour plus d'infos, consultez notre fiche "Déclaration de travaux".
  • La retenue sur les factures en cas de dettes sociales ou fiscales. Cette obligation fait l'objet de nos fiches "Responsabilité solidaire pour les dettes sociales" et "Responsabilité solidaire pour les dettes fiscales". Tous les secteurs ne sont cependant pas concernés par ce mécanisme de responsabilité.
  • L'enregistrement des présences sur les chantiers temporaires ou mobiles. Cette obligation n'est applicable qu'aux chantiers dont le montant total hors TVA est égal ou supérieur à 500.000 euros. Toutes les personnes présentes sur ces chantiers qui effectuent des travaux immobiliers doivent être enregistrées.Ces trois obligations sont liées entre elles. La déclaration de travaux permet à l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS) de déclencher le mécanisme de la responsabilité solidaire pour les dettes sociales si aucune retenue n'est effectuée sur les factures, et lui permet de savoir si un enregistrement des présences doit avoir lieu et qui est responsable de cet enregistrement. A l'inverse, l'enregistrement des présences permet de vérifier si une déclaration de travaux a été faite. Il permet aussi d'identifier les travailleurs sur un lieu de travail.C'est le volet "enregistrement des présences" que nous détaillons dans cette fiche[1]. Il est important de retenir que chaque "entrepreneur déclarant" est responsable de l'organisation de l'enregistrement des présences pour la chaîne de sous-traitance qui le concerne. Les modalités de l'enregistrement doivent être fixées contractuellement.

 


[1] Nous n'abordons pas, ici, les obligations des différents acteurs présents sur un chantier temporaire ou mobile en matière de sécurité au travail. Pour de plus amples informations à ce sujet, consultez votre conseiller en prévention ou votre service externe pour la prévention et la protection au travail.

 

 

Qu'est-ce que l'enregistrement des présences sur le lieu de travail et à quoi sert-il ?

Principe

Le principe de l'enregistrement des présences est, comme son nom l'indique, d'enregistrer la présence de toutes les personnes physiques présentes sur un lieu de travail auprès de l'ONSS, et ce indépendamment de leur statut (employeur, travailleur salarié ou indépendant) ou du lieu dont elles proviennent (Belgique ou étranger).

Les données doivent être enregistrées dans la base de données de l'ONSS (checkin@twork). L'enregistrement doit avoir lieu avant le début de l'exécution des prestations de la personne concernée.

Pour savoir comment l'enregistrement doit être effectué, consultez la question "Comment les présences sont-elles enregistrées ?".

Objectif

L'objectif de cette mesure est de mieux contrôler les risques liés aux travaux et à l'organisation du travail sur les gros chantiers immobiliers, et ce pour assurer une meilleure protection de la santé et de la sécurité des travailleurs. L'enregistrement des présences permet en effet de donner une image claire de qui travaille sur un chantier, en quelle qualité et pour qui.

L'enregistrement permet aussi un meilleur dépistage des cas de fraude sociale. Ainsi, un travailleur n'ayant pas fait l'objet de déclaration Dimona ou Limosa ne pourra pas être enregistré.

Les services d'inspection peuvent consulter, après autorisation préalable, les données enregistrées, les échanger entre eux et les utiliser dans le cadre de l'exercice de leurs missions.

Quels sont les lieux de travail visés par la loi ?

Principe

Sont visés les lieux de travail (plus large qu'un chantier) où sont effectués des travaux dont le montant total hors TVA est égal ou supérieur à 500.000 euros[1] [2]. Un dépassement de ce montant peut avoir lieu en cours de travaux.

Les travaux en question sont les travaux immobiliers[3]. Plus précisément, il s'agit des activités visées à l'article 20, § 2, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, énumérées ici (voyez les annexes).

Depuis le 1er avril 2019, le champ d'application de l'article 30bis a été élargi à la livraison du béton prêt à l'emploi. Certaines activités ont par ailleurs été exclues du champ d'application de l'article 30bis dans les secteurs 'verts' : les activités horticoles spécifiques (récolte de salades, cueillette de pommes, transport d’engrais,…) sont désormais exclues.

Le champ d'application de cette mesure ne se limite donc pas au seul secteur de la construction. En revanche, les activités comportant des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs pour lesquelles une déclaration de travaux doit être effectuée ne sont pas visées ici.

 


[1] Pour déterminer ce montant, il faut faire la somme de tous les contrats avec un commettant pour des travaux de même nature.

[2] Par le passé, le seuil s'élevait à 800.000 euros. Le nouveau seuil de 500.000 euros s'applique aux travaux qui ont pris cours à partir du 1er mars 2016.

[3] Cette notion est plus large que celle de "chantiers temporaires et mobiles".

Qui doit enregistrer sa présence ?

L'obligation d'enregistrement des présences s'applique à toutes les personnes physiques présentes sur le lieu de travail pour y effectuer des travaux immobiliers[1]. Sont donc concernés :

Toutes ces personnes sont tenues d'enregistrer immédiatement et quotidiennement leur présence sur le chantier, et ce avant de débuter leur travail. Les personnes qui doivent être présentes sur le chantier pour l'exécution de certaines missions spécifiques (coordinateur de sécurité, …) doivent également s'enregistrer. Vous trouvez plus d'informations à ce sujet sur le site-portail de la sécurité sociale en consultant les questions fréquemment posées (question : qui doit s'enregistrer ?).

La loi détermine par ailleurs qui doit mettre un appareil d'enregistrement à disposition et veiller à ce que l'enregistrement soit effectué.



[1] N'est donc pas concerné le livreur de pizzas qui se rend sur le lieu de travail pour effectuer sa livraison. Cette personne n'est en effet pas présente sur le chantier dans le cadre de l'exécution de travaux immobiliers.

Comment les présences sont-elles enregistrées ?

Les présences sont enregistrées :

  • par le biais d'un système électronique d'enregistrement de présence (dénommé "système d'enregistrement"). Celui-ci comprend :
    • une base de données (gérée par l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS)[1], qui rassemble les données en vue de leur exploitation et de leur contrôle). Cette base de données, dénommée checkin@work, permet un enregistrement instantané ou anticipatif. Les données sont conservées pendant 7 ans ;
    • un appareil d'enregistrement (étant l'appareil dans lequel les données peuvent être enregistrées et qui permet d'envoyer ces données à la base de données) ;
    • un moyen d'enregistrement (étant le moyen que chaque personne physique doit utiliser pour prouver son identité lors de l'enregistrement).
  • ou par l'utilisation ou la mise à disposition de leurs sous-traitants d'une autre méthode d'enregistrement automatique, pour autant que cet appareil permette un enregistrement distant et préalable et offre des garanties équivalentes à celles du système d'enregistrement. L'enregistrement doit bien entendu comprendre les mêmes données que celles qui sont enregistrées par le système d'enregistrement (voyez la question suivante) et la provenance de ces données doit pouvoir être retracée. Par ailleurs, la preuve doit être fournie que les personnes qui se présentent sur le chantier sont effectivement enregistrées.

Comment l'enregistrement est-il concrètement effectué ?

Appareil d'enregistrement

L'appareil d'enregistrement permet d'envoyer "on line" les données par voie électronique. Concrètement, l'enregistrement peut être effectué de 4 manières :

  • Via un desktop sur le site-portail de la sécurité sociale (checkin@work). Il s'agit alors d'un enregistrement à distance. Il est possible d'effectuer l'enregistrement pour plusieurs jours (maximum 35 jours à l'avance) et pour plusieurs travailleurs (dans ce cas, étant donné que l'enregistrement se fait à distance, ce ne sont en principe pas les travailleurs eux-mêmes qui s'en chargent). L'entrepreneur/employeur doit avoir un PC et une connexion internet et avoir accès aux services sécurisés de la sécurité sociale (comme c'est le cas pour la DmfA, la Dimona, …).
  • Via la téléphonie mobile (smartphone). Il s'agit d'un enregistrement sur le lieu de travail et pour le jour-même. L'enregistrement est effectué soit par le travailleur lui-même (à l'exclusion des travailleurs Limosa qui n'ont pas d'e-ID), soit par l'employeur par l'intermédiaire du chef d'équipe, par exemple. Il va de soi qu'il faut être en possession d'un smartphone avec connexion internet pour pouvoir effectuer l'enregistrement selon cette méthode. Il faut aussi un nom d'utilisateur et un mot de passe pouvant être demandés à l'avance avec l'e-ID.
    Lorsque l'appareil relève des techniques de la téléphonie mobile, l'appareil et le moyen d'enregistrement (voyez nos explications ci-dessous) ne peuvent faire qu'un.
  • Via gateway. Il s'agit d'un enregistrement sur le lieu de travail. Un guichet doit alors être mis en place à l'entrée du lieu de travail et l'entrepreneur responsable de l'enregistrement doit initialiser l'application avant le début des prestations et veiller à ce que toutes les personnes concernées s'enregistrent. L'initialisation du système peut être effectuée par un travailleur, si cela a été prévu comme tel. L'enregistrement ne pourra s'effectuer que si un PC avec connexion internet et lecteur de carte e-ID (à défaut, le n° Limosa doit être fourni) sont disponibles sur le lieu de travail.
  • Via webservice, étant la communication entre deux applications. Cette méthode peut être utilisée à distance ou sur le lieu de travail. Elle permet le transfert des données d'un système propre (outil de planification, track and trace, badge, …), et évite donc une charge de travail supplémentaire. L'enregistrement ne pourra s'effectuer de la sorte que lorsque l'entrepreneur/employeur dispose des moyens informatiques pour intégrer son système propre dans le webservice. Un certificat de sécurisation est par ailleurs requis.

Remarque pour les employeurs des secteurs de la construction et du métal : tous les ouvriers du secteur de la construction et de celui des constructions métalliques doivent porter respectivement un Construbadge ou un Metalbadge. Bien que ces badges visent, en premier lieu, une identification visuelle sur le chantier, ils peuvent également être utilisés pour l'enregistrement des présences. L'utilisation de ces badges peut en effet être intégrée dans les systèmes électroniques que les entreprises peuvent utiliser pour l'enregistrement des présences[2].

L'appareil communique exclusivement via un canal d'accès sécurisé par les procédures d'identification et d'authentification de l'ONSS. Il doit garantir la non-falsification des données et la sécurité des informations collectées.

Après l'enregistrement, l'ONSS communique un accusé de réception vers l'appareil d'enregistrement, si celui-ci le permet.

Quel que soit le canal d'enregistrement utilisé, des contrôles uniformes seront effectués et toutes les données seront centralisées dans une même banque de données checkin@work.

Le moyen d'enregistrement

Le moyen d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail permet l'identification de son titulaire. Il peut également permettre l'identification du lieu de travail. Il facilite en effet la récupération de tout ou partie des données à enregistrer. Il doit offrir une protection suffisante contre la falsification.

Il s'agit :

  • de la carte d'identité électronique délivrée par les autorités belges ;
  • de la carte de séjour électronique délivrée par les autorités belges ;
  • d'un autre moyen d'identification accepté par l'ONSS pour permettre l'enregistrement des présences (par exemple, le smartphone) ;
  • d'un accusé de réception Limosa 1[3]. Attention, dans ce cas, le travailleur n'est pas en mesure de s'enregistrer lui-même. L'enregistrement devra donc être effectué par l'employeur.

Procédure d'urgence

Une procédure d'urgence est par ailleurs en cours d'élaboration auprès de l'ONSS pour les cas imprévisibles (remplacement de dernière minute, cas d'urgence, …). Plus d'informations suivront dans ses prochaines "Instructions à l'attention des employeurs".

Des questions ?

Si vous avez des questions concernant les différentes techniques d'enregistrement, vous pouvez contacter le Centre de contact Eranova de l'ONSS au n° de téléphone : 02 511 51 51 ou par mail à l'adresse : centredecontact@eranova.be.

Des FAQ sont par ailleurs disponibles sur le site-portail de la sécurité sociale (Travailler avec des contractants).

 


[1] Bien que la base de données soit gérée par l'ONSS, le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale est le responsable du traitement de ces données à caractère personnel au regard de la réglementation sur le respect de la vie privée.

[2] L'employeur devra s'assurer que le fournisseur de son dispositif d'enregistrement soit accrédité auprès de l'ONSS. Il devra également veiller à ce que ce fournisseur ait conclu un accord avec le Fonds de sécurité d'existence concerné concernant l'utilisation du badge (notamment par rapport au respect de la vie privée).

[3] La déclaration Limosa à l'ONSS est en principe obligatoire pour tout travailleur normalement occupé à l’étranger ou qui y a été engagé mais qui est temporairement ou partiellement amené à travailler en Belgique. Pour plus d'infos, consultez notre fiche "Limosa".

Quelles sont les données enregistrées et à qui sont-elles envoyées ?

Le système d'enregistrement reprend les données suivantes :

    • les données d'identification de la personne physique (numéro de registre national, numéro de la carte de séjour, numéro de l'accusé de réception Limosa 1) ;
    • selon le cas, l'adresse ou la description géographique de l'emplacement du chantier temporaire ou mobile. Dans ce cadre, le numéro d'identification de la déclaration de travaux doit être communiqué. 
    • la qualité avec laquelle une personne physique effectue des prestations sur le chantier temporaire ou mobile (travailleur salarié, indépendant, employeur, représentant du maître d'ouvrage, maître d'œuvre, coordinateur-projet/réalisation) ;
    • les données d'identification de l'employeur, lorsque la personne physique est un travailleur (numéro d'entreprise) ;
    • quand la personne physique est un indépendant, les données d'identification de la personne physique ou morale sur commande de laquelle un travail est exécuté (numéro d'entreprise de l'indépendant ou de l'entreprise qu'il aide, numéro de registre national de la personne physique pour laquelle il travaille) ;
    • le moment de l'enregistrement. Ce moment correspond à l'horodatage effectué par l'ONSS lors de l'enregistrement.

Les données sont transmises à l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS).

Qui est responsable de l'enregistrement des présences ? Faut-il informer son cocontractant ?

L'entrepreneur ayant effectué la déclaration de travaux est responsable de l'organisation de l'enregistrement des présences pour la chaîne de sous-traitance qui le concerne.

Les modalités de l'enregistrement et les informations utiles à celui-ci doivent être fixées contractuellement

L'enregistrement des présences ne peut en effet avoir lieu que si un appareil d'enregistrement est disponible et si les différentes personnes présentes sur le chantier qui doivent s'enregistrer disposent d'un moyen d'enregistrement (leur permettant de prouver leur identité lors de l'enregistrement). Par ailleurs, le responsable de l'enregistrement doit veiller à ce que l'enregistrement ait lieu effectivement et correctement.

Qui doit mettre un appareil d'enregistrement à disposition ?

L'entrepreneur doit mettre un appareil d'enregistrement à la disposition de l'entrepreneur auquel il fait appel[1], qui lui-même doit le mettre à disposition des sous-traitants auxquels il fait appel[2]. Toute la chaîne de sous-traitance est donc concernée.

Concrètement, si l'enregistrement se fait par un appareil d'enregistrement sur le chantier, ces personnes sont responsables de la livraison, de l'installation et du bon fonctionnement de l'appareil d'enregistrement sur le chantier. Si l'enregistrement se fait à distance, ces personnes prennent les mesures nécessaires pour que l'enregistrement présente les mêmes garanties que l'enregistrement fait sur le chantier.

Qui doit mettre un moyen d'enregistrement, compatible avec l'appareil d'enregistrement, à disposition ?

L'entrepreneur est responsable de l'organisation d'un enregistrement effectif et correct des présences pour la chaîne de sous-traitance qui le concerne. En haut de cette chaîne se trouve, nous l'avons mentionné, l'entrepreneur "déclarant", c'est-à-dire celui qui a effectué la déclaration de travaux.

Plus précisément, les acteurs suivants doivent mettre à disposition les moyens d'enregistrement nécessaires à l'enregistrement :

Obligation de l'employeur vis-à-vis de ses travailleurs

L'employeur veille à ce que ses travailleurs aient accès au système d'enregistrement. Concrètement, il est donc responsable de la remise du moyen d'enregistrement à ses travailleurs, qui doit être compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le chantier.

La responsabilité de l'enregistrement des présences peut en effet incomber au travailleur[3]. Ceci n'est cependant pas toujours le cas (notamment, en cas d'enregistrement à distance ou lorsque le travailleur a fait l'objet d'une déclaration Limosa).

Obligation de l'utilisateur vis-à-vis des travailleurs intérimaires

C'est l'utilisateur et non l'agence intérimaire qui emploie les travailleurs intérimaires qui est responsable de l'enregistrement de ces travailleurs intérimaires présents sur le chantier. Il doit donc leur remettre le moyen d'enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le chantier.

Obligation de celui qui fait appel à un indépendant

L'entrepreneur ou le sous-traitant qui fait appel à un indépendant est responsable de la remise à l'indépendant du moyen d'enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le chantier.

Obligation de l'entrepreneur vis-à-vis des personnes "externes"

L'entrepreneur veille à ce que ces personnes (coordinateur de sécurité, …) puissent également s'enregistrer sur le chantier.

Qui doit veiller à ce que l'enregistrement ait lieu effectivement et correctement ?

Tout entrepreneur et tout sous-traitant veille à ce que les données à enregistrer qui se rapportent à son entreprise soient effectivement et correctement enregistrées et transmises vers la base de données avant le début des prestations sur le lieu de travail.

Tout entrepreneur qui fait appel à un sous-traitant prend des mesures afin que son cocontractant enregistre toutes les données effectivement et correctement et les transmette vers la base de données.

Tout entrepreneur et tout sous-traitant veille à ce que chaque personne soit enregistrée avant de pénétrer, pour son compte, sur le chantier.

Si la méthode d'enregistrement le permet, un accusé de réception est envoyé par l'ONSS.

Obligation d'information à l'égard du/des sous-traitant(s)

Les différents entrepreneurs ou sous-traitants qui font appel à un sous-traitant concerné par l'enregistrement des présences sur le chantier doivent rappeler contractuellement (dans le cadre du contrat de sous-traitance, par exemple) à leurs sous-traitants leur obligation d'enregistrement des présences. Il doivent aussi s'engager eux-mêmes à effectuer effectivement et correctement leur obligation d'enregistrement.

Enfin, ils doivent informer contractuellement leurs cocontractants des types de moyens d'enregistrement qui peuvent être utilisés sur le lieu de travail.

Si vous souhaitez de l'aide pour l'élaboration de votre convention de sous-traitance, consultez votre legal advisor. La convention de sous-traitance doit en effet prévoir les modalités d'organisation de l'enregistrement des présences et déterminer qui doit faire quoi.



[1] Sauf s'il est convenu de commun accord que l'entrepreneur applique une autre méthode d'enregistrement.

[2] Ou applique une autre méthode d'enregistrement.

[3] Dans ce cas, nous conseillons de le préciser dans une clause au contrat de travail.

Qui peut consulter les données enregistrées ?

Les données sont transmises à l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS). Certaines personnes sont par ailleurs autorisées à les consulter à tout moment, dans le respect des principes qui régissent la protection de la vie privée et moyennant les garanties de sécurité nécessaires.

Il s'agit des personnes qui doivent s'enregistrer, et ce pour leurs propres prestations, c'est-à-dire :

    • l'employeur, pour ce qui concerne les prestations de ses travailleurs[1] ;
    • le travailleur, pour ce qui concerne ses propres prestations ;
    • l'entrepreneur, pour son chantier ;
    • l'administration publique, dans le cadre d'un marché public ;
    • le maître d'oeuvre chargé de l'exécution ou du contrôle de l'exécution (architecte ou bureau d'étude), pour l'exercice de ses missions relatives au chantier ;
    • le coordinateur en matière de sécurité et de santé, pendant la réalisation de l'ouvrage, pour l'exercice de ses missions relatives au chantier.

Une application électronique sécurisée est mise à disposition sur le site-portail de la sécurité sociale (checkin@work).



[1] Même si elle n'est pas elle-même responsable de l'enregistrement de ses travailleurs (cette responsabilité incombe en effet à l'utilisateur), l'entreprise intérimaire peut consulter les données relatives à ses travailleurs.

Quelles sont les sanctions applicables ?

Pour un aperçu des sanctions applicables, consultez notre dossier relatif au Droit pénal social (sous la rubrique Social/Dossiers/Fédéral), plus précisément la fiche relative aux infractions (mot-clé "Enregistrement des présences sur le lieu de travail").

Attention, si les modalités d'organisation de l'enregistrement des présences le prévoient, les travailleurs eux-mêmes peuvent être responsables de leur enregistrement. S'ils font défaut, ils pourront également être sanctionnés.

Remarque : Le rapport au Roi accompagnant l'un des arrêtés d'exécution de la loi précise que l'enregistrement des présences sur les chantiers n'a pas pour objectif de permettre des contrôles en matière de chômage temporaire, de salaire garanti, … En revanche, ayant un lien avec la déclaration de travaux, l'enregistrement permet de mettre à jour le fait que certaines entreprises n'ont pas fait cette déclaration. Par ailleurs, d'autres manquements peuvent être mis à jour (absence de Dimona ou de Limosa, occupation de travailleurs illégaux, …).

Quels sont les avantages fiscaux liés à l'enregistrement des présences sur les chantiers ?

Les employeurs et travailleurs qui appliquent effectivement un enregistrement des présences bénéficient d'un avantage fiscal sous la forme du relèvement de la limite d'heures supplémentaires, qui passe de 130 à 180 heures.

Le travailleur et l'employeur bénéficient donc en principe tous les deux d'un régime fiscal préférentiel sur 180 heures supplémentaires par an et par travailleur. Concrètement, certains employeurs bénéficient d'une dispense de versement du précompte professionnel sur la rémunération attribuée à certains travailleurs qui prestent des heures supplémentaires. Quant aux travailleurs, ils bénéficient d'une réduction de précompte professionnel en raison de la prestation d'heures supplémentaires.

Vous trouvez toutes les informations utiles sur ce régime fiscal préférentiel pour prestation d'heures supplémentaires dans notre rubrique "Fiscal/Info+/Dispense de versement du précompte professionnel/Heures supplémentaires".

Attention : aussi longtemps que les travaux immobiliers ne dépassent pas les 500.000 euros HTVA, la limite majorée de 180 heures supplémentaires ne s'applique pas. Si, à un moment donné, ce montant est dépassé, la limite majorée s'applique à partir de ce moment-là à l'égard de tous les employeurs et travailleurs de la chaîne d'entrepreneurs et sous-traitants qui, depuis le début, participent au projet.

Quelles sont les principales références légales ?

Loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail (Chapitre V, section 4 relative à l'enregistrement des présences, introduite par la loi du 8 décembre 2013).

Loi du 27 décembre 2012 établissant l'enregistrement électronique des présences sur les chantiers temporaires et mobiles (dont la loi du 8 décembre 2013 a retiré les dispositions relatives au système d'enregistrement et les a réintroduit moyennant quelques adaptations). Cette loi modifie l'article 131 du Code pénal social et y introduit un nouvel article 131/1.

Arrêté royal du 14 février 2014 portant exécution des articles 31ter et 31quater de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs et modifiant l'arrêté royal du 28 août 2002 désignant les fonctionnaires chargés de surveiller le respect de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs et de ses arrêtés d'exécution.

Arrêté royal du 14 février 2014 portant exécution des articles 31ter, §1er, alinéa 2 et §3, alinéa 1er, 31 quinquies, alinéa 4, 31 sexies, §2, alinéas 3 et 4 et 31 septies, aliéna 3 de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs et de l'article 13 de la loi du 27 décembre 2012 établissant l'enregistrement électronique des présences sur les chantiers temporaires et mobiles.

Arrêté royal du 15 février 2016 en exécution de l'article 31bis, § 2, de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail, en ce qui concerne la modification du seuil pour l'enregistrement des présences.