E.E.S.V. Securex Corporate
Maatschappelijke zetel: Tervurenlaan 43, 1040 Brussel
Ondernemingsnummer: BTW BE 0877.510.104 - RPR Brussel

Loon

Terugbetaling van vervoerskosten > 1. Sociale aspecten

Lees eerst dit …

Het traject tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling wordt aanzien als een privéverplaatsing voor de werknemer. Als de werkgever vergoedingen toekent voor die verplaatsingen, worden die vergoedingen dan ook niet beschouwd als kosten die worden veroorzaakt door de uitoefening van de beroepsactiviteit voor rekening van de werkgever of van de rechtspersoon, maar als specifieke vergoedingen.

De woon-werkvergoedingen worden door de werkgever aan zijn personeel toegekend op basis van:

Als er geen sectorale of specifieke bepalingen zijn, zijn het de wet van 27 juli 1962 en de cao nr. 19 octies van 20 februari 2009 die de werkgever verplichten om een tegemoetkoming te betalen in de kostprijs van de verplaatsingen die de werknemer met het openbaar vervoer doet (trein, tram, bus, metro).

In deze fiche nemen we de sociale aspecten van deze vergoedingen onder de loep bij de werknemer, de werkgever en de zelfstandige bedrijfsleider. De fiscale aspecten worden in twee andere fiches belicht:

Wat zijn de verplichtingen van de werkgever op het gebied van vervoerskosten?

Principe

Een werknemer[1] die gebruikmaakt van het openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro) om van zijn woonplaats naar zijn plaats van tewerkstelling te reizen, moet een tegemoetkoming ontvangen ten laste van zijn werkgever. Deze verplichting vloeit voort uit de cao nr. 19 octies die werd gesloten in de Nationale Arbeidsraad (NAR). De cao nr. 19 octies vormt echter enkel een residuaire verplichting voor de werkgever. Een sectorale cao of zelfs een bedrijfs-cao zal altijd voorrang hebben op deze cao nr. 19 octies, indien ze ten minste gelijkwaardige voorwaarden bevat.

De grote meerderheid van de sectoren hebben hun eigen cao over vervoerskosten gesloten, hetzij voor het gebruik van het openbaar vervoer, hetzij voor het gebruik van privévervoermiddelen. Bijgevolg moet altijd nagegaan worden of er een sectorale cao bestaat en wat deze voorschrijft.

Deze informatie kan voor elke sector worden geraadpleegd op Lex4You in de rubriek Sectoraal/Paritaire comités/Vervoerskosten.

Bijzonderheid: grensoverschrijdende woon-werkverplaatsingen

Wanneer de werknemer gebruikmaakt van een of meer openbare vervoermiddelen op het grondgebied van een andere lidstaat is de bijdrage van de werkgever in de prijs van dit vervoermiddel of die vervoermiddelen voor het vervoer van de woonplaats tot de Belgische grens gelijkwaardig aan de bijdrage die zou worden berekend voor eenzelfde afstand binnen de Belgische landsgrenzen.

Behoudens andersluidende sectorale bepalingen is de bijdrage begrensd tot 200 km, rekening houdend met het totale aantal kilometers in België en het buitenland tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.



[1] De cao nr. 19 octies en de sectorale overeenkomsten zijn niet van toepassing op bedrijfsleiders.

Welke bepalingen zijn van toepassing bij gebruik van het openbaar vervoer?

Verplaatsingen uitsluitend met de trein

Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn, regelt de cao nr. 19 octies de tegemoetkoming van de werkgever, die gemiddeld wordt vastgesteld op 75% van de prijs van de treinkaart. Ze wordt berekend op basis van een tabel met forfaitaire bedragen op basis van de afgelegde afstand die wordt uitgedrukt in kilometers. U kunt deze tabel raadplegen door hier te klikken (tabel A).

Deze forfaitaire bedragen zijn van toepassing van 1 februari 2019 tot 31 januari 2020 (aanpassing van de tarieven op 1 februari 2019).

Wat is de derdebetalersregeling?

Principe

De derdebetalersregeling maakt een tegemoetkoming van de Staat in de prijs van de treinkaart mogelijk.

Op basis van een ‘Overeenkomst Derde betaler voor de privésector’ tussen de werkgever en de NMBS verbindt de NMBS zich ertoe om gratis treinbiljetten te verstrekken aan de werknemers van de onderneming. Hiertoe moet de vervoerskost worden verdeeld ten belope van 80% ten laste van de werkgever en van (in principe) 20% ten laste van de Staat.  

Deze maatregel was oorspronkelijk beperkt in de tijd, maar werd voor onbepaalde tijd verlengd.

Door deze maatregel moeten werknemers dus niet langer de volledige prijs voor hun treinkaart betalen en hoeven ze het bedrag niet langer voor te schieten om vervolgens de terugbetaling van de werkgever te vragen. De werkgever ontvangt nog slechts één totaalfactuur binnen de maand die volgt op de validering van de treinkaarten en kan de details van die factuur aan de hand van een persoonlijke toegangscode controleren op de site van de NMBS.

Verschillende sectoren hebben cao’s gesloten die verplichten tot het gebruik van de derdebetalersregeling.

Voorwaarden

De werknemers uit de privésector kunnen van gratis woon-werkverkeer genieten indien de volgende voorwaarden zijn nageleefd:

  • de privéonderneming neemt op 1 januari vrijwillig minstens 80% ten laste van de prijs van een treinkaartje 2de klasse en van het aansluitend vervoer verzorgd door de MIVB;
  • de onderneming sluit ten laatste op 30 oktober een "Overeenkomst Derde Betaler voor de privésector" met de NMBS. Deze overeenkomst wordt in principe voor onbepaalde tijd gesloten.

Opgelet! Als het valideringsbiljet ook aansluitend vervoer bevat dat door TEC of De Lijn wordt georganiseerd, moet de  werknemer 20% van de kostprijs van dat vervoer betalen. Die kostprijs kan zelfs hoger uitvallen als de werkgever beslist om, alleen voor dat vervoer, vast te houden aan zijn wettelijke terugbetalingsverplichting (gemiddeld 75%).

Procedure

Om een gratis treinkaart te verkrijgen, moet de werknemer in een station een attest overhandigen waarop een codenummer is vermeld dat eigen is aan de onderneming die medecontractant is.

De NMBS vordert vervolgens de bedragen terug van de werkgever en van de Staat.

Meer informatie

Als u geïnteresseerd bent in deze maatregel, dan kunt u contact opnemen met de NMBS, telefonisch op het nummer 02 528 25 28, via fax op het nummer 02 528 82 49, via e-mail op het volgend adres: convention-on-line@b-rail.be, of de website raadplegen.

Verplaatsingen met tram, metro, bus

Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn, regelt de cao nr. 19 octies de tegemoetkoming van de werkgever voor verplaatsingen met de tram, metro of bus. Er moet een onderscheid worden gemaakt naargelang de prijs vast is, dus ongeacht de afgelegde afstand (vervoersprijs: 2 euro voor 5, 10 of 16 km), of in verhouding staat tot de afstand  (vervoersprijs: 2 euro voor 5 km, 4 euro voor 10 km, enz.).

Is de prijs vast, dan stemt de tegemoetkoming van de werkgever overeen met 71,8% van de werkelijk betaalde prijs, beperkt tot de tegemoetkoming van de werkgever in de prijs van de treinkaart voor een afstand van 7 km (d.i. : 8,90 euro/week of 30 euro/maand of 83 euro/kwartaal of 297 euro/jaar). Zie tabel 1.

Staat de prijs in verhouding tot de afgelegde afstand, dan wordt de tegemoetkoming van de werkgever begrensd tot 75% van de prijs van de treinkaart voor een gelijkaardig traject.

Opgelet! Op het niveau van de sector kunnen specifieke regels vastgelegd zijn. Deze regels moeten bij voorrang gevolgd worden.

Verplaatsing met gecombineerd openbaar vervoer

Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn, regelt de cao nr. 19 octies de tegemoetkoming van de werkgever voor verplaatsingen met gecombineerd openbaar vervoer (bijvoorbeeld trein en bus). De berekening is verschillend naargelang één of meer vervoersbewijzen werden afgeleverd.   

Als slechts één vervoerbewijs wordt afgeleverd voor de volledige afstand, zonder dat in dit vervoerbewijs een onderverdeling wordt gemaakt per openbaar vervoermiddel,  is de bijdrage van de werkgever gelijk aan  gemiddeld 75% van de prijs van een treinkaart.  

In alle andere gevallen wordt de bijdrage van de werkgever voor de volledige afstand berekend door de afzonderlijk genomen bijdragen (berekening op basis van gemiddeld 75% van de prijs van de treinkaart) op te tellen.

Procedure

Om een tegemoetkoming van de werkgever in zijn woon-werkverplaatsingen te ontvangen, moet de werknemer:

  • aan zijn werkgever een ondertekende verklaring voorleggen waarin verzekerd wordt dat hij geregeld over een afstand gelijk aan of hoger dan 5 km een gemeenschappelijk openbaar vervoermiddel gebruikt om zich van zijn woonplaats naar zijn plaats van tewerkstelling te begeven. De werkgever kan te allen tijden controleren of die verklaring met de werkelijkheid strookt;
  • indien mogelijk, het aantal werkelijk afgelegde kilometers preciseren;
  • iedere wijziging van deze toestand zo snel mogelijk meedelen;
  • de vervoerbewijzen die werden uitgereikt door de NMBS en/of de andere openbaarvervoermaatschappijen voorleggen.

Opgelet! Op het niveau van de sector kunnen specifieke regels zijn vastgelegd. Deze regels moeten bij voorrang worden gevolgd.

Betaling van de tegemoetkoming

De tegemoetkoming van de werkgever in de vervoerskosten van de werknemers wordt betaald:

  • per maand, per kwartaal of per jaar naargelang de werknemers een maand-, kwartaal- of jaarabonnement hebben;
  • ter gelegenheid van de betaalperiode die in de onderneming gebruikelijk is voor de vervoerbewijzen die geldig zijn voor een week.

Welke bepalingen zijn van toepassing bij gebruik van privévervoermiddelen?

Principe

De cao nr. 19 octies voorziet niet in een verplichte tegemoetkoming van de werkgever in de kosten van privévervoer (auto, motor, carpooling, enz..). Hier moeten dus de overeenkomsten die in dat verband op het niveau van de sector werden gesloten of de bepalingen die op bedrijfsniveau werden genomen, worden toegepast, zowel wat de tegemoetkoming als de procedure betreft.

Bijzondere gevallen

Collectief vervoer

Er zijn echter bepaalde specifieke bepalingen van toepassing wanneer de sector en/of de werkgever beslissen om een bijdrage te betalen in de verplaatsingskosten met door de werkgever georganiseerd collectief vervoer. Wanneer de werkgever het vervoer organiseert met een financiële bijdrage van de werknemers of wanneer de werkgever een deel van het traject uitsluitend op zijn kosten organiseert, moet voor de bijdrage van de werkgever in de vervoerskosten van de werknemers gezocht worden naar een oplossing die geïnspireerd is op de bepalingen van de collectieve arbeidsovereenkomst betreffende de vervoerskosten.

Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen collectief vervoer dat de werkgever organiseert en carpooling, wat ook collectief vervoer is, maar dat door een groep van werknemers wordt georganiseerd. Dit wordt gelijkgesteld met louter privévervoer.

Fiets

De tegemoetkoming van de werkgever in de trajecten die de werknemer met de fiets aflegt om zich naar zijn werkplek te begeven, wordt geregeld op het niveau van de sector of van de onderneming.

Zijn er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op de verplaatsingskosten voor woon-werkverkeer?

Principe

In principe zijn geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op de vergoedingen die de werkgever aan zijn werknemer stort als terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten voor zijn woon-werkverplaatsingen die hij met het openbaar vervoer of met privévervoermiddelen aflegt.

Als de werkgever echter forfaitair bijdraagt in deze kosten, is de RSZ van mening dat er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn ten belope van het positief verschil tussen de forfaitaire bedragen en de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten waarvan de bedragen bewezen kunnen worden.

Bijzondere gevallen

Woon-werkverplaatsingen met door de werkgever georganiseerd collectief vervoer

De vergoedingen die worden betaald in het kader van de wetgeving betreffende het collectief vervoer dat door de werkgever wordt georganiseerd, zouden onderworpen kunnen zijn aan sociale inhoudingen voor zover de werknemer niet bijdraagt in deze kosten.

Woon-werkverplaatsingen met de fiets

De tegemoetkoming van de werkgever in verplaatsingen die de werknemer met een fiets (eigen fiets of bedrijfsfiets) aflegt tussen zijn woonplaats en zijn werkplaats (fietsvergoeding), is vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen ten belope van een bepaald bedrag per kilometer. Voor die vrijstelling geldt geen maximumbedrag of maximaal aantal kilometers.

De terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets (inclusief toebehoren, onderhouds- en stallingskosten) aan een werknemer die hij gebruikt voor zijn woon-werkverplaatsingen is fiscaal én sociaal gezien een vrijgesteld voordeel. Ook het voordeel dat voortvloeit uit het zuiver privégebruik van deze fiets is niet onderworpen aan belastingen of sociale bijdragen, op voorwaarde dat de fiets ook effectief voor de woon-werkverplaatsingen gebruikt wordt.

Hiermee volgt de RSZ (retro- actief sinds 1 januari 2017) de regels die voorheen al op fiscaal vlak golden. Voordien was het louter privégebruik van de fiets wel onderworpen aan sociale bijdragen.

Zie in dat verband de overzichtstabel voor de verplaatsingen met de fiets in de fiche 'Terugbetaling van de vervoerskosten 2b. Fiscale aspecten - Bijzondere gevallen' onder bijzonder geval nr. 4.

Woon-werkverplaatsingen met een bedrijfswagen

Ter herinnering: De werkgever is voor elke wagen die hij ter beschikking stelt van een werknemer een solidariteitsbijdrage verschuldigd: de CO2-taks. Raadpleeg voor meer informatie hierover de fiche "Bedrijfswagen - 2. De solidariteitsbijdrage of CO2-taks".

Terugbetaling van vervoerskosten > 2. Fiscale aspecten > a. Algemene principes

Lees eerst even dit…

Het traject tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling wordt beschouwd als een privéverplaatsing in hoofde van de werknemer. De kosten voor het woon-werkverkeer zijn in principe dan ook ten zijne laste.

Diverse wettelijke en sectorale bepalingen verplichten de werkgever echter om tussen te komen in deze kosten. Voor meer informatie hieromtrent, verwijzen we u naar onze fiche met betrekking tot de sociale aspecten.

Deze eventuele tussenkomst van de werkgever in de kosten voor het woon- werkverkeer vormt in principe een belastbaar voordeel van alle aard. Onder bepaalde voorwaarden voorziet de wet echter in een fiscale vrijstelling van deze tegemoetkoming van de werkgever.

In de diverse titels van deze fiche zullen we dieper ingaan op het bedrag van deze vrijstelling, de toepasselijke regels inzake bedrijfsvoorheffing in dit verband en de plaats op de fiscale fiche.

In onze tweede fiche worden een aantal bijzondere gevallen besproken.

 

Hoe wordt de tegemoetkoming van de werkgever in de vervoerskosten fiscaal gekwalificeerd?

Principe

De tegemoetkoming van de werkgever in de kosten die verband houden met het woon-werkverkeer, vormen een belastbare bezoldiging. Dit zowel in hoofde van de werknemer, als in hoofde van de bedrijfsleider.

Uitzondering

De wet voorziet echter in een fiscale vrijstelling van belasting en van bedrijfsvoorheffing:

  1. voor de bezoldigde werknemers die in hun belastingaangifte opteren voor de forfaitaire aftrek van de beroepskosten en die gelijk welk ander vervoermiddel dan de fiets gebruiken[1] (zie titel: De fiscale vrijstelling (in geval van keuze voor forfaitaire aftrek beroepskosten). De werknemers die hun werkelijke kosten aangeven in hun belastingsaangifte en de zelfstandige bedrijfsleiders zullen dus belast worden op deze inkomsten.
  2. voor de vergoedingen die als terugbetaling van de woon-werkverplaatsingen met de fiets dienen en dit ten belope van een bepaald bedrag[2] (deze materie wordt afzonderlijk besproken onder de titel ‘bijzondere gevallen: 4. Fiets). Zowel de werknemers als de zelfstandige bedrijfsleiders hebben recht op deze vrijstelling, of ze nu opteren voor de aftrek van de forfaitaire kosten of voor hun werkelijke kosten.
 

[1] Art. 38, § 1, 1e lid,9° WIB 92.

[2] Art. 38, § 1, 1e lid, 14°, WIB 92.

 

Hoeveel bedraagt deze fiscale vrijstelling (in geval van keuze voor forfaitaire aftrek beroepskosten)?

Principe

De wetgever verleent de werknemers die in hun belastingaangifte voor de toepassing van de forfaitaire aftrek van hun beroepskosten opteren, een gedeeltelijke of volledige vrijstelling van belasting volgens het type van vervoermiddel dat zij gebruiken om te gaan werken. 

Die vrijstelling geldt enkel voor de werknemers en dus niet voor (zelfstandige) bedrijfsleiders[1].

Het speelt geen rol of de werkgever die kosten rechtstreeks ten laste neemt of ze aan de werknemers terugbetaalt.

Het terugbetaalde traject is niet noodzakelijk het kortste traject tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.  Er wordt ook rekening gehouden met elementen zoals de afstand, de verkeersdrukte, de toestand van de wegen en de duur van de verplaatsingen.

Fiscale vrijstelling in functie van gebruikt vervoermiddel

Type van gebruikt vervoermiddel

Bedrag van de belastingvrijstelling indien de werknemer opteert voor de toepassing van de forfaitaire beroepskosten

Gemeenschappelijk openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro)

Totaal bedrag van de vergoeding[2]

Andere vervoermiddelen (moto, eigen wagen of bedrijfswagen, niet georganiseerde carpooling, enz.), met uitzondering van de fiets

420 euro [3]

Gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever of door een groep van werkgevers

Bedrag van de vergoeding toegekend door de werkgever, maar beperkt tot de prijs van een treinabonnement in 1e klasse voor dezelfde afstand. Om deze tabel te raadplegen, klik hier

Combinatie van vervoerswijzen vervoer[4]

Opeenvolgend gebruik van verschillende vervoermiddelen voor het woon- werktraject

Voorbeeld: een werknemer gebruikt zijn eigen wagen of een bedrijfswagen om van thuis naar het station te gaan; daarna neemt hij het gemeenschappelijk openbaar vervoer (bv. trein) om zijn traject tot aan het werk te vervolledigen.

Bij een opeenvolgend gebruik van verschillende vervoermiddelen om het woon- werktraject op dezelfde dag af te leggen, mogen de verschillende fiscale vrijstellingen worden samengevoegd.

In dit geval zal dus zowel toepassing kunnen gemaakt worden van de fiscale vrijstelling voor “andere vervoermiddelen” voor het stuk woon- werkverkeer met de wagen (van thuis tot aan het station), als van de fiscale vrijstelling voor “gemeenschappelijk openbaar vervoer” voor het stuk woon- werkverkeer met de trein (van het station tot aan het werk)[5].

 

Cumul verschillende vervoerswijzen op verschillende dagen voor hetzelfde traject

Voorbeeld: het traject woon- werkverkeer wordt meestal met de trein afgelegd. Op bepaalde dagen wordt echter afgewisseld met de fiets (bij mooi weer bijvoorbeeld).

In principe mogen alle fiscale vrijstellingen (per gebruikt vervoermiddel) in dit geval onderling gecumuleerd worden[6].

Let op! De fietsvergoeding (meer hierover leest u in de titel ‘bijzondere gevallen: 4. Fiets) kan in principe voor dezelfde verplaatsing of voor een deel hiervan niet worden gecumuleerd met de andere fiscale vrijstellingen voor vervoer[7].

 

Toekenning van een globale vergoeding

Voorbeeld: een werknemer combineert de trein met één of meer andere openbare vervoermiddelen.  Er wordt slechts één vervoerbewijs uitgereikt dat de volledige afstand dekt (zonder dat er in dat vervoerbewijs een opsplitsing per gemeenschappelijk openbaar vervoermiddel wordt gemaakt).

De globale reisvergoeding wordt dan als volgt vrijgesteld van belasting:

  • Vrijstelling voor het gedeelte “andere vervoermiddelen”
  • Vrijstelling voor het gebruik van een gemeenschappelijk openbaar vervoermiddel

Het niet vrijgestelde saldo wordt geacht betrekking te hebben op het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever.  Dat is vrijgesteld van belasting ten belope van de prijs van het treinabonnement in 1e klasse voor diezelfde afstand.

 


[1] De vrijstelling is echter wel van toepassing voor bedrijfsleiders, tewerkgesteld in dienstverband

[2] De fiscus eist niet langer dat het openbaar vervoer regelmatig gebruikt wordt noch dat jaarlijks een attest uitgereikt wordt door de transporteurs, tenzij de fiche 281 slecht ingevuld is of de belastingplichtige voor de aftrek van zijn werkelijke beroepskosten opteert.

[3] Bedrag inkomstenjaar 2021, aanslagjaar 2022.

[4] Zie Circulaire n° Ci.RH.241/550.265 van 18/07/2002 Punt 10.

[5] P.V., Kamer, Gew. zitt. 2008-2009, vraag nr. 214 van 19 januari 2009, QRVA 52/53 p. 116 (Terwingen); P.V., Kamer, Gew. zitt. 2008-2009, Vraag nr. 583 van 27 juli 2009, QRVA 52/72, p. 83 (Bogaert).

[6]Vroeger bestond onduidelijkheid omtrent het feit of de belastingvrijstelling voor de terbeschikkingstelling van een bedrijfsvoertuig gecombineerd kon worden met de belastingvrijstelling voor de terugbetaling van een abonnement voor het openbaar gemeenschappelijk vervoer dat gebruikt wordt voor het woon-werkverkeer. De Federale Overheidsdienst Financiën is van oordeel dat de werknemr die gebruik maakt van beide vervoerbewijzen, de twee belastingvrijstellingen mag vragen (V.A., Kamer Volksverteg., gew. Zitt. 2008-2009, legislatuur 52, bulletin nr. 0053, vr. nr. 214 van 19 januari 2009, p. 116 (R. Terwingen).

[7] De FOD Financiën staat echter in zeer specifieke omstandigheden de cumul van de fietsvergoeding met de andere fiscale vrijstellingen voor vervoer toe. Zie bijvoorbeeld antwoord FOD Financiën (Ci.RH.241/700.433 dd. 9 maart 2015. Hier kwam de werknemer steeds met de wagen naar het werk; uitzonderlijk (in het bijzonder bij zeer mooi weer) nam de werknemer echter de fiets voor zijn traject van thuis naar het werk. In dergelijke uitzonderlijke omstandigheden kan de fiscus de cumul tussen beide vrijstellingen (fietsvergoeding en fiscale vrijstelling voor “ander vervoer” toestaan. Hetzelfde geldt voor iemand die steeds met de trein naar het werk gaat, maar in zeer uitzonderlijke gevallen de fiets neemt.

 

Hoe wordt de bedrijfsvoorheffing op de vergoedingen voor het woon-werkverkeer berekend?

Principe

Aangezien de tussenkomst van de werkgever of van de onderneming in de vervoerskosten, behoudens uitzonderingen, een belastbaar voordeel van alle aard vormt, is hier in beginsel bedrijfsvoorheffing op verschuldigd. Een voordeel van alle aard wordt immers als loon beschouwd.

Berekening van de bedrijfsvoorheffing

De bedrijfsvoorheffing wordt berekend op het loon van de begunstigde (werknemer of bedrijfsleider) verhoogd met het niet-vrijgestelde gedeelte van de door de werkgever betaalde vergoeding. De tussenkomst in de vervoerskosten moet met andere woorden bij het belastbaar inkomen gevoegd worden alvorens over te gaan tot de berekening van de bedrijfsvoorheffing.

Indien de vergoeding voor de verplaatsing met een ander vervoermiddel dan de fiets vrijgesteld is (zie titel: De fiscale vrijstelling (in geval van keuze voor forfaitaire aftrek beroepskosten), dan mag de vrijstelling van de belastbare grondslag enkel toegekend worden op basis van een verklaring op eer van de werknemer waarin hij zich ertoe verbindt om in zijn belastingaangifte voor de toepassing van de forfaitaire beroepskosten te opteren. Bij gebrek van deze verklaring kan geen vrijstelling van de belastbare grondslag onderworpen aan de voorheffing verleend worden.

Hoe moeten de fiscale fiches 281.10 en 281.20 ingevuld worden?

Ter info

De fiscale fiches 281.10 en 281.20 kunnen respectievelijk hier en hier geraadpleegd worden.

Verplaatsingsvergoedingen betaald door de werkgever

Het totale bedrag van de vergoedingen voor de woon-werkverplaatsingen die door de werkgever betaald worden, moet vermeld worden op de fiscale fiches. Dat betekent dat de begunstigde (werknemer of bedrijfsleider) de vrijstellingen waarop hij recht heeft, zelf in zijn belastingaangifte moet vermelden.

Hieronder vindt u informatie over de aangifte van die vergoedingen op de fiscale fiches:

Gebruikt vervoermiddel

Fiche 281.10
(werknemers)

Fiche 281.20
(bedrijfsleiders)

Fiets

26a (vrijgesteld bedrag)
9a (niet-vrijgesteld bedrag)

20 (vrijgesteld bedrag)
9a (niet-vrijgesteld bedrag)

Gemeenschappelijk openbaar vervoer

17a

9a

Gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever beperkt tot de prijs van een treinabonnement in 1e klasse

17b en vak JA aanvinken

9a

Deel van de vergoeding voor het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever dat de prijs van het treinabonnement 1e klasse overschrijdt

9b "voordeel van alle aard"

Gemeenschappelijk vervoer niet georganiseerd door de werkgever*

17b en niets aanvinken

9a

Carpooling

Zie ‘bijzonder geval 3'

Zie ‘bijzonder geval 3'

Andere vervoermiddelen

17c

9a

Totaal (18a + 18b + 18c)

17e code 254

9A code 400

 

Welke regels gelden er voor de aftrekbaarheid van de woon-werkverplaatsing in hoofde van de werkgever?

De kosten voor de woon- werkverplaatsing vormen een terugbetalingen van lasten die uitsluitend door de begunstigde gedragen moeten worden. Het zijn dus uitgaven die voor 100% aftrekbaar zijn als loon[1].

De werkgever of de rechtspersoon die deze vergoedingen of voordeel van alle aard toekent, zal ze op de juiste fiscale fiches moeten vermelden[2].

 



[1] Art. 52, 3°, WIB 92.

[2] Art. 57, WIB 92.

Terugbetaling van vervoerskosten > 2. Fiscale aspecten > b. Bijzondere gevallen

Lees eerst even dit…

In de fiche ‘Terugbetaling vervoerskosten - 2a. Fiscale aspecten - Algemene principes'’, bestudeerden we de algemene fiscale aspecten met betrekking tot de terugbetaling van vervoerskosten door de werkgever.

In deze fiche gaan we dieper in op een aantal ‘bijzondere gevallen’. Volgende punten komen daarbij aan bod:

  1. Derdebetalersregeling;
  2. Gemeenschappelijk georganiseerd vervoer;
  3. Carpooling;
  4. Fiets

1. Derdebetalersregeling

Principe

Bij een derdebetalersregeling sluit de werkgever een derdebetalersovereenkomst met de NMBS waardoor hij de tussenkomst in het woon-werkverkeer dat hij aan zijn werknemers moet betalen, rechtstreeks aan de NMBS betaalt.

Door deze regeling moeten de werknemers voor hun treinabonnementen niet meer de volledige prijs aan de NMBS betalen, maar enkel dit gedeelte dat door henzelf ten laste genomen moet worden (prijs abonnement - tussenkomst werkgever).

Door het sluiten van een derdebetalerovereenkomst kan de werkgever bovendien genieten van een staatstussenkomst verbonden aan het gratis woon-werkverkeer.

Gratis woon- werkverkeer

De werknemers van de privésector kunnen van gratis woon-werkverkeer genieten indien de volgende voorwaarden zijn nageleefd:

    • de werkgever neemt vrijwillig minstens 80% ten laste van de prijs van een treinkaartje 2de klasse (en van het aansluitend vervoer verzorgd door de MIVB);
    • de werkgever sluit ten laatste op 30 oktober van het lopende jaar een "Overeenkomst Derde Betaler voor de privésector" met de NMBS.

Op basis van deze derdebetalersovereenkomst verbindt de NMBS zich ertoe om aan de werknemers van de overeenkomstsluitende onderneming gratis valideringsbiljetten te verstrekken. De kosten hiervan worden door de NMBS ten belope van 80% bij de werkgevers gerecupereerd en voor de overige 20% bij de overheid.

De werknemers hoeven dus zelf niets meer te betalen, en de werkgever hoeft het resterende deel ook niet zelf bij de overheid terug te vorderen. Dit wordt door de overheid immers rechtstreeks aan de NMBS overgemaakt.

Fiscale fiches

Die vergoedingen die de werkgever rechtstreeks doorstort aan de openbare vervoermaatschappij moeten door de werkgever vermeld worden op de fiche 281.10 (vak 18 a) van de werknemers. Ze zijn vrijgesteld van belastingen voor zover de verkrijger zijn werkelijke kosten niet bewijst.

2. Gemeenschappelijk georganiseerd vervoer

Definitie van het gemeenschappelijk vervoer

Gemeenschappelijk georganiseerd vervoer is het collectief vervoer van werknemers met elk voertuig dat geschikt is voor het vervoer van minimum twee personen (bv. wagen, bedrijfswagen, moto, vrachtwagen, bestelwagen,… enz.). De werknemers die gebruik maken van dit gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, genieten – onder bepaalde voorwaarden – van een fiscale gunstmaatregel.

In het specifieke geval dat een werknemer met zijn eigen wagen of een bedrijfswagen collega’s oppikt op weg naar hun werkplaats, dan wordt dit gemeenschappelijk georganiseerd vervoer bestempeld als “carpooling” (zie ‘bijzonder geval’ nummer 3).

Voorwaarden gemeenschappelijk georganiseerd vervoer

Om de gunstige fiscale behandeling te kunnen genieten, moet het vervoer door de werkgever georganiseerd zijn.

De organisatie van dat vervoer veronderstelt dat de werkgever of de groep van werkgevers:

  • de gebruiksregels, modaliteiten en voorwaarden van de vergoeding als bijdrage in de kosten van het woon-werkverkeer vastlegt;
  • via een collectieve of individuele schriftelijke overeenkomst
  • en het gebruik ervan controleert.

Opdat men van georganiseerd gemeenschappelijk vervoer zou kunnen spreken, moet de onderneming een collectief vervoerreglement (of carpoolingreglement) ingevoerd hebben dat minstens de deelnemingsvoorwaarden, de controleregels en de toe- of uittredingsregels bevat.

Bovenstaande voorwaarden gelden niet alleen voor de werknemers die opteren voor de forfaitaire aftrek van hun beroepskosten, maar ook voor de werknemers die beslissen om hun werkelijke kosten te bewijzen.

Fiscaal gunstregeling - Een belastingvrij sociaal voordeel of een vrijgestelde vergoeding

De werkgever die een gemeenschappelijk vervoer van zijn personeelsleden organiseert, mag hun dit voordeel gratis of aan verlaagde prijs aanbieden. In dat geval zal de werknemer een belastingvrij sociaal voordeel genieten[1].

Hij mag ook een belastingvrije vergoeding toekennen die beperkt is tot de prijs van het treinabonnement in 1e klasse voor diezelfde afstand.  Om die vergoeding van belasting te kunnen vrijstellen, mag de begunstigde zijn werkelijke kosten niet aangeven.  Hij zal ook aan zijn werkgever moeten bevestigen dat hij zijn werkelijke kosten niet zal vermelden in zijn belastingaangifte.

Opgelet! Deze fiscale gunstbehandeling is echter enkel van toepassing indien het gemeenschappelijk vervoer door de onderneming georganiseerd wordt.  Anders zijn de algemene regels van toepassing.

Hoe wordt de door de werkgever toegekende vergoeding berekend?

Het bedrag van de vergoeding wordt berekend op basis van de prijs van een treinabonnement in 1e klasse voor de normale afstand over de weg tussen de plaats van vertrek en de bestemming

Nieuwe evaluatie sinds inkomstenjaar 2016

De prijs die weerhouden wordt, mag de prijs zijn die het voordeligst is voor de werknemer. Vroeger stemde deze doorgaans overeen met de prijs van de weektreinkaart. Door de afschaffing van de weektreinkaarten eerste klasse sinds 1 september 2015, heeft de FOD Financiën beslist om voortaan het tarief dat op 1 februari geldt voor een maandabonnement in eerste klasse als referentiewaarde te nemen[2]. Dat tarief levert immers momenteel de hoogste vrijstelling voor de belastingplichtige op.

Voor het beoogde jaar zal men het aantal maandabonnementen berekenen door het aantal dagen waarop men het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever gebruikt door 20 te delen ongeacht de arbeidsregeling en het aantal werkdagen in de maand.

Voorbeeld: de afstand die voor een enkele reis met het gemeenschappelijk vervoer afgelegd wordt tussen de opstap- en de werkplaats  bedraagt 26 km. Het maandtarief voor een enkele reis van 26 km bedraagt 148 euro. De werknemer heeft gedurende 90 dagen gebruik gemaakt van het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever. Hij zal recht hebben op een vrijgestelde  jaarvergoeding van 148 x 90/20, hetzij 666 euro.

Hoe wordt de vergoeding op de fiscale fiche vermeld?

Het totale jaarbedrag van de vergoedingen die de werkgever toekent aan de werknemer die het georganiseerd gemeenschappelijk vervoer gebruikt, dient vermeld te worden in vak 18b van fiscale fiche 281.10 (vak 9a in geval van een fiscale fiche 281.20: gewone bezoldiging[3]).

Opgelet! Alleen de vergoeding die betrekking heeft op de verplaatsingen die de werknemer werkelijk met een georganiseerd gemeenschappelijk vervoer heeft afgelegd, mag hier vermeld worden. Zij is bovendien beperkt tot de prijs van een treinabonnement in 1ste klasse.

Wat indien een hogere vergoeding wordt toegekend?

Het eventuele bedrag van de vergoeding voor georganiseerd vervoer (anders dan met een ter beschikking gesteld voertuig) dat hoger is dan de prijs van een treinabonnement 1ste klasse, moet vermeld worden onder vak 9c (voordelen van alle aard) op fiscale fiche 281.10[4].

Schematisch

Gebruikt vervoermiddel

Fiche 281.10 (werknemers)

Fiche 281.20 (bedrijfsleiders)

Gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever beperkt tot de prijs van een treinabonnement in 1e klasse*

18b en vak JA aanvinken

9a

Deel van de vergoeding voor het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever dat de prijs van het treinabonnement 1e klasse overschrijdt*

9c "voordeel van alle aard"

 

Aftrekbaarheid door de werkgever

Sinds 1 januari 2020 zijn de kosten voor de organisatie van het gemeenschappelijk vervoer niet meer voor 120%, maar nog slechts voor 100% aftrekbaar.5

 


[1] Circulaire n° Ci.RH 241/569.802 van 23 08.2005 en advies aan de werkgevers en andere schuldenaars van bedrijfsvoorheffing.

[2] Circulaire AGFisc N) 1/2016 (n) Ci.703.111) dd 15.01 .2016.

[3] Wat bedrijfsleiders betreft (fiscale fiche 281.20) gelden deze principes niet. De vergoeding die hen zou worden toegekend in het kader van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, wordt volledig als bezoldiging beschouwd.

[4] Wat bedrijfsleiders betreft (fiscale fiche 281.20) gelden deze principes niet. De vergoeding die hen zou worden toegekend in het kader van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, wordt volledig als bezoldiging beschouwd.

[5] Wet van 25 december 2017 tot hervorming van de vennootschapsbelasting, BS, 29 december 2017.

3. Carpooling

Carpooling is een specifieke vorm van gemeenschappelijk vervoer, waarbij een werknemer met zijn eigen wagen of met een bedrijfswagen collega’s oppikt op weg naar hun werkplaats.

De circulaire van 25 februari 2013 (Ci.RH. 241/620.842) onderscheidt 2 soorten van carpooling:

  • het algemene stelsel (gebruik van eigen wagen met vergoeding woon-werkverkeer, betaald door de werkgever);
  • het bijzondere stelsel (gebruik van een bedrijfswagen zonder vergoeding woon-werkverkeer betaald door de werkgever).

2 soorten carpooling

Het algemene stelsel - Carpooling met gebruik van een eigen wagen

In deze hypothese betaalt de werkgever een vergoeding voor woon-werkverkeer.

De fiscale behandeling van deze vergoeding verschilt al naar gelang ze wordt uitbetaald aan de chauffeur of aan de passagier en al naar gelang er sprake is van ‘georganiseerd gemeenschappelijk vervoer’ of niet[1]

Voor de voorwaarden van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, verwijzen we naar ‘bijzonder geval 2’ van deze fiche.

 

Georganiseerd door de werkgever

Niet georganiseerd door de werkgever

(toepassing algemene regels)

Chauffeur

FORFAIT

- Vrijstelling van de door de werkgever betaalde vergoeding voor een bedrag dat maximaal gelijk is aan de prijs van een treinabonnement eerste klasse.

- Wat met een omweg?

*omweg = dienstverplaatsing   en geen woon-werkverkeer

*vergoeding werkgever voor omweg = in principe niet-belastbare terugbetaling  kosten eigen aan werkgever

BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN

- Forfait van 0,15/afgelegde km

- Wel beroepskosten mogelijk voor eventuele omweg.

FORFAIT

Vrijstelling van de door de werkgever betaalde vergoeding voor een bedrag ten belope van maximum
€ 410
(inkomsten 2020; AJ 2021).

 

 

 

 

 

BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN

- Forfait van 0,15/afgelegde km

- Geen beroepskosten mogelijk voor eventuele omweg.

Passagier

FORFAIT

- Vrijstelling van de door de werkgever betaalde vergoeding voor een bedrag dat maximaal gelijk is aan de prijs van een treinabonnement eerste klasse.

BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN

- Forfait van 0,15/afgelegde km (zonder dat de afstand tussen woonplaats en plaats van tewerkstelling groter is dan 100 kilometer)

OF

- werkelijke bijdrage in de carpooling ten belope van 75%.

FORFAIT

- Vrijstelling van de door de werkgever betaalde vergoeding voor een bedrag ten belope van maximum € 410 (inkomsten 2020; AJ 2021).

BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN

- Forfait van 0,15/afgelegde km (zonder dat de afstand tussen woonplaats en plaats van tewerkstelling groter is dan 100 kilometer)

OF

- werkelijke bijdrage in de carpooling ten belope van 75%.

 

Het bijzondere stelsel - Carpooling met gebruik van een bedrijfswagen

In deze hypothese betaalt de werkgever geen vergoeding voor woon-werkverkeer.

De fiscale behandeling van het voordeel dat ontstaat door carpooling met een bedrijfswagen verschilt eveneens voor de chauffeur als voor de passagier en al naar gelang er sprake is van ‘georganiseerd gemeenschappelijk vervoer’ of niet[2]

Voor de voorwaarden van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, verwijzen we naar ‘bijzonder geval 2’ van deze fiche.

Opgelet! Naast deze voorwaarden gelden in het kader van carpooling met een bedrijfswagen, nog 2 bijkomende voorwaarden ten aanzien van de chauffeur[3], opdat er sprake kan zijn van georganiseerd gemeenschappelijk vervoer:

  • Het aandeel carpooling in het totale trajectwoonplaats – vaste plaats van tewerkstelling moet essentieel zijn. Dit betekent dat het aandeel carpooling voor de werknemer-chauffeur minstens 80% moet bedragen in het normale traject woonplaats – vaste plaats van tewerkstelling;
  • Het betreffende voertuig mag niet verder voor eigenlijke privéverplaatsingen gebruikt worden.  

 

Georganiseerd door de werkgever

Niet georganiseerd door de werkgever

(toepassing algemene regels)

Chauffeur

FORFAIT

- Ter beschikking gestelde firmawagen= Vrijgesteld sociaal voordeel

BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN

- Forfait van 0,15/afgelegde km zonder dat de afstand tussen woonplaats en plaats van tewerkstelling groter is dan 100 kilometer)

FORFAIT

- Ter beschikking gestelde firmawagen = belastbaar voordeel van alle aard

met desgevallend vrijstelling van max. 410 euro (inkomsten 2020; AJ 2021) die kan toegepast worden op het voordeel van alle aard (indien privé of gemengd gebruik).

BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN

- Forfait van 0,15/afgelegde km

 

Passagier

FORFAIT

- Het voordeel dat voor de passagier voortvloeit uit het gebruik van het georganiseerd vervoer voor de woon-werkverplaatsingen= Vrijgesteld sociaal voordeel

 

 

 

 

BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN

- Forfait van 0,15/afgelegde km (zonder dat de afstand tussen woonplaats en plaats van tewerkstelling groter is dan 100 kilometer)

OF

- werkelijke bijdrage in de carpooling ten belope van 75%.

FORFAIT

- Het voordeel dat voor de werknemer- passagier voortvloeit uit het carpoolen met een werknemer- chauffeur die over een bedrijfswagen beschikt, valt buiten het toepassingsgebied van de inkomstenbelastingen. Het geeft bijgevolg geen aanleiding tot een belastbaar feit.

BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN

- Forfait van 0,15/afgelegde km (zonder dat de afstand tussen woonplaats en plaats van tewerkstelling groter is dan 100 kilometer)

OF

- werkelijke bijdrage in de carpooling ten belope van 75%.

 

Hoe wordt de vergoeding voor carpooling op de fiscale fiches vermeld?

Type carpooling

Fiche 281.10 (werknemers)

Fiche 281.20 (bedrijfsleiders)

Georganiseerde carpooling met eigen wagen

18b en vak JA aanvinken

9a

Georganiseerde carpooling met bedrijfswagen

18b en vak JA aanvinken

9c

Niet- georganiseerde carpooling met eigen wagen

18b en niets aanvinken

9a

Niet-georganiseerde carpooling met bedrijfswagen

18c

9c

 


[1] De fiscale gunstbehandeling is enkel van toepassing indien het gemeenschappelijk vervoer door de onderneming georganiseerd wordt.  Anders zijn de normale regels van toepassing.

[2] De fiscale gunstbehandeling is enkel van toepassing indien het gemeenschappelijk vervoer door de onderneming georganiseerd wordt.  Anders zijn de normale regels van toepassing.

[3] Deze bijkomende voorwaarden gelden niet ten aanzien van de passagier.

4. Fiets

Het gebruik van de (elektrische) fiets voor het woon-werkverkeer is populairder dan ooit. Dat is niet moeilijk: we willen met zijn allen steeds dichter bij huis werken, we zijn de ellenlange files meer dan beu en het gebruik van de (elektrische) fiets voor het woon-werkverkeer wordt ook nog eens (para-) fiscaal aangemoedigd via de vrijgestelde fietsvergoeding enerzijds en de vrijstelling van het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets anderzijds.

De wet van 22 oktober 2017 houdende diverse fiscale bepalingen I heeft bovenvermeld fiscaal gunstregime bovendien verder uitgebreid (naar onder andere de “speed pedelecs”) als onderdeel van een globaler intermodaal beleid om het hoofd de bieden aan het fileprobleem, alsook aan de milieu- uitdagingen. Deze uitbreiding is van toepassing vanaf inkomstenjaar 2017, aanslagjaar 2018.

Een koninklijk besluit heeft de sociale reglementering afgestemd op de fiscale. Redenen genoeg dus om onze geliefde viervoeter aan de kant te laten en te kiezen voor de fiets.

Wat dient verstaan te worden onder “fiets”?

Voor de toepassing van het sociaal en fiscaal gunstregime dat onderstaand wordt toegelicht, wordt onder de term “fiets” verstaan[1]:

  • een rijwiel;
  • een elektrisch aangedreven gemotoriseerd rijwiel
  • een elektrisch aangedreven “speed pedelec” zoals gedefinieerd in het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer  
  • Deze rijwielen, elektrisch aangedreven gemotoriseerde rijwielen of speed pedelecs kunnen al dan niet uitgerust zijn met een garageknop (walk Assist, Park Assist, vertrekhulp, parkeerhulp, etc…) waardoor ze beperkt autonoom kunnen bewegen om bijvoorbeeld gemakkelijker een helling te kunnen opwandelen met de fiets aan de hand. 
Wat is een rijwiel?

Het rijwiel is elk voertuig met 2 of meer wielen dat via pedalen of handgrepen met spierkracht wordt aangedreven of uitgerust is met een elektrische hulpmotor tot 250 W die geen ondersteuning meer biedt vanaf 25km/h, of eerder, indien de bestuurder ophoudt met trappen ;

Vallen onder bovenstaande definitie: (al dan niet elektrisch aangedreven) klassieke fietsen, hybride fietsen[2], koersfietsen, mountainbikes, city bikes, bakfietsen, aangepaste fietsen voor mindervaliden en plooibare fietsen.

Zijn daarentegen uitgesloten: Hoverboards, rolschaatsen, skateboards, monowheels en segways. Het gaat hier immers om gemotoriseerde of niet gemotoriseerde voortbewegingstoestellen.

Hoe moeten we een elektrisch aangedreven gemotoriseerd rijwiel interpreteren?

Dit is elk twee-, drie- of vierwielig voertuig met pedalen, uitgerust met een elektrische hulpaandrijving met als hoofddoel trapondersteuning waarvan de aandrijfkracht wordt onderbroken bij een voertuigsnelheid van maximum 25 km per uur, met uitsluiting van de hierboven vermelde rijwielen.

Het nominaal continu maximumvermogen van de elektrische motor bedraagt ten hoogste 1 kW.

En wat met een elektrisch aangedreven speed pedelec?

Onder een speed pedelec wordt elk tweewielig voertuig met pedalen verstaan, met uitsluiting van de gemotoriseerde rijwielen, met een elektrische hulpaandrijving met als hoofddoel trapondersteuning waarvan de aandrijfkracht wordt onderbroken bij een voertuigsnelheid van maximum 45 km per uur.

De elektrische motor heeft een nominaal continu maximumvermogen van ten hoogste 4 kW.

Een sociaal en fiscaal gunstig regime voor de fiets

Het gebruik van de fietsen voor het woon-werkverkeer die aan de eerder vermelde voorwaarden voldoen, wordt aangemoedigd via de toekenning van een fietsvergoeding en via een vrijstelling van het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets door de werkgever anderzijds.

De fietsvergoeding fiscaal en sociaal vrijgesteld

De kilometervergoeding die toegekend wordt voor de met de fiets gedane verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling is vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen voor een bedrag van 0,24 euro per km[3]. Dat kilometerforfait wordt enkel toegekend voor de verplaatsingen die effectief met de fiets verricht worden.

Het heeft geen belang dat de begunstigde een werknemer in loondienst dan wel een bedrijfsleider is of in zijn belastingaangifte voor de aftrek van zijn werkelijke of forfaitaire kosten opteert.

Voor een zelfde verplaatsing of een deel daarvan kan men niet het kilometerforfait voor de fiets (aftrek van de werkelijke kosten) en de vrijgestelde werkgeverstussenkomst in de woon-werkverplaatsingen voor hetzelfde aantal kilometers verkrijgen (410 euro)[4]. Niets belet echter dat de twee tussenkomsten elkaar aanvullen wanneer de woon-werkafstand deels per fiets en deels met een ander vervoermiddel, zoals een openbaar vervoermiddel bijvoorbeeld, afgelegd wordt.

Hoe zit het met de bedrijfsvoorheffing en de RSZ?

Er moet geen bedrijfsvoorheffing, noch RSZ ingehouden worden indien de kilometervergoeding het vrijgestelde bedrag niet overschrijdt. Het overschrijdend saldo moet wel gecumuleerd worden met het maandloon om de inhouding van bedrijfsvoorheffing en RSZ te berekenen.

Vermelding op de fiscale fiches?

Het totaal aantal per fiets afgelegde kilometers en het totale bedrag van de vergoeding moeten in vak 27a van fiche 281.10 (werknemers in loondienst) of in vak 21 van fiche 281.20 (bedrijfsleider) vermeld worden.

Het niet vrijgestelde deel van die vergoeding, daarentegen, moet in vak 9a van fiches 281.10 en 281.20 ingevuld worden.

Toekenning van een bedrijfsfiets - voordeel fiscaal en sociaal vrijgesteld onder voorwaarden

De terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets (inclusief toebehoren, onderhouds- en stallingskosten) aan een werknemer die hem gebruikt voor zijn woon-werkverplaatsingen is een sociaal voordeel dat uitdrukkelijk is vrijgesteld van belasting door de wet[5]. Het privégebruik van deze fiets brengt zelfs geen belastbaar voordeel van alle aard teweeg, op voorwaarde dat hij ook daadwerkelijk in het kader van de woon-werkverplaatsingen gebruikt wordt.

De RSZ volgt de zienswijze van de fiscus en stelt eveneens dat er geen RSZ-bijdragen van toepassing zijn op het woon-werkverkeer en de strikte privéverplaatsingen met een door de werkgever ter beschikking gestelde fiets, op voorwaarde dat deze ook effectief gebruikt wort voor de woon- werkverplaatsingen (retro- activiteit tot en met 1 januari 2017) [6]. Voordien was het louter privégebruik van de fiets wel onderworpen aan sociale bijdragen.

Geen bedrijfsvoorheffing in te houden, geen sociale bijdragen te betalen

Op de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets die ook gebruikt wordt voor het woon-werkverkeer zijn geen bedrijfsvoorheffing en geen sociale bijdragen verschuldigd (dus ook niet op het deel privégebruik). Het betreft immers een vrijgesteld voordeel.

Van zodra de bedrijfsfiets louter voor privéverplaatsingen wordt toegekend (en er dus geen woon-werkverplaatsingen mee worden verricht), dan is de toekenning van de bedrijfsfiets een voordeel van alle aard waarop bedrijfsvoorheffing dient te worden ingehouden en sociale bijdragen dienen te worden betaald.

Ook geen vermelding op fiscale fiche

In tegenstelling tot de fietsvergoeding, dient de terbeschikkingstelling van een fiets door de werkgever aan zijn werknemer niet op een fiscale fiche te worden vermeld, op voorwaarde dat er woon-werkverplaatsingen mee worden verricht.

Het voordeel dat voortvloeit uit de ter beschikking stelling van de bedrijfsfiets voor louter privéverplaatsingen zal echter wel op de fiscale fiche dienen te worden aangegeven als een voordeel van alle aard.

Cumul met de fietsvergoeding mogelijk

Dit voordeel mag gecumuleerd worden met de vrijgestelde vergoeding van 0,24 euro per kilometer. Noch de vrijstelling van het voordeel voortvloeiend uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, noch de vrijstelling van de vergoeding van 0,24 euro mogen echter gecumuleerd worden met de vrijstelling van 410 euro voor de overige vervoermiddelen wanneer het om dezelfde verplaatsing gaat.

Aftrekbaarheid in hoofde van de werkgever

De tussenkomst van de werkgever in de verplaatsingen die de werknemer met de fiets aflegt (fietsvergoeding) is voor 100% aftrekbaar als beroepskost in hoofde van de werkgever.

De specifieke kosten om het gebruik van de fiets door het personeel aan te moedigen voor hun woon- werkverkeer zijn nog tot 31 december 2019 voor 120% aftrekbaar[7]. Vanaf 1 januari 2020 zal hier ook de 100% aftrekbaarheid van toepassing zijn.

Het gaat om de kosten gedragen om:

 

  • een onroerend goed te verwerven, te bouwen of te verbouwen dat bestemd is voor het stallen van fietsen tijdens de werkuren van de personeelsleden of voor het ter beschikking stellen van die personeelsleden van een kleedruimte of sanitair, al dan niet met douches;
  • fietsen en hun toebehoren te verwerven, te onderhouden en te herstellen die ter beschikking gesteld worden van de personeelsleden.

Samenvattende tabel voor de verplaatsingen met de fiets

 

Sociaal

Fiscaal

Fietsvergoeding voor het woon-werktraject

  • Vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen
  • Ten belope van maximaal € 0,24/km [8] indien de verplaatsing effectief per fiets afgelegd wordt
  • Onbeperkt qua totaal bedrag of aantal km
  • Vrijgesteld van belasting in hoofde van de werknemer
  • Ten belope van maximaal € 0,24/km[9] indien de verplaatsing effectief per fiets afgelegd wordt
  • Onbeperkt qua totaal bedrag of aantal km
  • Voor forfaitaire of werkelijke kosten
  • 100% aftrekbaar voor de werkgever

Toekenning van een bedrijfsfiets

  • Vrijgesteld sociaal voordeel voor de werknemer[10]
  • Voor de woon-werktrajecten alsook de privétrajecten (op voorwaarde dat de fiets in dit laatste geval ook voor de woon-werkverplaatsingen gebruikt wordt).
  • Belastingvrij sociaal voordeel voor de werknemer[11]
  • Voor de woon-werktrajecten alsook de privétrajecten (op voorwaarde dat de fiets in dit laatste geval ook voor de woon-werkverplaatsingen gebruikt wordt).
  • 100% aftrekbaar voor de werkgever[12]

 

 


[1] Wet van 22 oktober 2017 houdende diverse fiscale bepalingen I, alsook de voorbereidende werken bij deze wetgeving.

[2] Dit is een tussenvorm tussen een stadsfiets en een mountainbike.

[3] Art. 38, § 1,1e lid, 14°, a WIB 92. Geïndexeerd bedrag voor het inkomstenjaar 2020.

[4] Art. 38, § 1, 9° van WIB 92.

[5] Art. 38, §1, 1ste lid, 14°, b, WIB 92.

[6] Koninklijk besluit van 7 februari 2018, Belgisch Staatsblad van 27 februari 2018.

[7] Art 64 ter, 1e lid, 3°, WIB 92.

[8] Bedrag van toepassing op aanslagjaar 2021, inkomsten 2020.

[9] Bedrag van toepassing op aanslagjaar 2021, inkomsten 2020.

[10] Koninklijk besluit van 7 februari 2018.

[11] Art. 38, §1, 1e lid, 14° b, WIB 92.

[12] Art. 64 ter, 1e lid, 3°, WIB 92.