Loon
Geschenken en geschenkcheques
Lees eerst even dit…
Wanneer u uw werknemers ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis een
geschenk wenst aan te bieden, kan dit onder bepaalde voorwaarden op een
sociaal- en fiscaalvriendelijke manier. Het maakt hierbij niet uit of het om
een geschenk in natura, in speciën (premie) of in de vorm van geschenkcheques
(betaalbonnen) gaat.
Hoewel de sociale en fiscale voorwaarden anders geformuleerd zijn, zijn ze
toch gelijklopend. In de meeste gevallen zijn de voordelen die niet aan de
socialezekerheidsbijdragen onderworpen zijn, dus ook vrijgesteld van
belastingen.
In deze fiche gaan we dieper in op de voorwaarden die u hiervoor moet
naleven.
Welke voorwaarden moet u naleven om geen bijdragen te moeten betalen?
De geschenken in natura, in speciën of in de vorm van geschenkcheques worden
niet als loon beschouwd en zijn dus niet onderworpen aan sociale bijdragen,
voor zover ze ter gelegenheid van een specifieke gebeurtenis
worden toegekend en ze een bepaald bedrag niet overschrijden.
Algemene voorwaarden
Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar
De geschenken toegekend naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of
Nieuwjaar zijn vrijgesteld voor zover het totale bedrag niet meer bedraagt dan
40 euro per jaar en per werknemer. Per kind
ten laste van de werknemer mag een bijkomend bedrag van maximum 40 euro per
jaar toegekend worden[1].
De RSZ verduidelijkt dat het feit of aan deze voorwaarden voldaan is,
beoordeeld moet worden op basis van het systeem dat de werkgever voor de
toekenning hanteert en niet op basis van het bedrag dat aan iedere werknemer
wordt toegekend. Indien een werkgever bijvoorbeeld aan al zijn werknemers een
geschenk van 100 euro geeft, zijn al die geschenken loon, ook indien een aantal
van de werknemers meer dan twee kinderen ten laste hebben.
Eervolle onderscheiding
In geval van de overhandiging van een eervolle onderscheiding mag een
geschenk ter waarde van maximum 120 euro (totaal jaarbedrag)
overhandigd worden.
Onder eervolle onderscheiding worden enkel de officiële onderscheidingen
verstaan, zoals het ereteken van de arbeid. Een eervolle onderscheiding op
niveau van de onderneming komt dus niet in aanmerking, dit om misbruiken tegen
te gaan.
Pensioen
Naar aanleiding van de pensionering van de werknemer kan een geschenk ter
waarde van maximum 40 euro per dienstjaar gegeven worden, met
een minimum van 120 euro en een maximum van 1.000
euro[2].
Bijkomende voorwaarden voor de geschenkcheques
De geschenkcheques moeten op hun beurt aan enkele bijkomende voorwaarden
voldoen:
- ze mogen enkel ingeruild worden bij ondernemingen
die vooraf een akkoord met de uitgever ervan gesloten hebben;
- ze hebben een beperkte geldigheidsduur;
- ze mogen niet in geld terugbetaald worden aan de
verkrijger.
Sancties
Indien de hierboven opgesomde voorwaarden niet nageleefd zijn, zal het
volledige bedrag van het geschenk onderworpen worden aan
sociale bijdragen.
[1] Het kind is ten
laste van de werknemer wanneer hij effectief de volledige of gedeeltelijke last
voor dat kind draagt.
[2] Deze maximumgrens
geldt enkel voor wat de RSZ betreft. Op fiscaal vlak wordt alleen de
minimumgrens van 120 euro gehanteerd.
Onder welke voorwaarden zijn deze geschenken vrij van belasting voor de werknemer?
Principe
De geschenken in natura, in speciën of in de vorm van geschenkcheques worden
niet als loon, maar als vrijgestelde sociale voordelen
beschouwd, indien het gaat om:
- ofwel collectieve voordelen waarvoor, wegens de
wijze van toekenning, niet achterhaald kan worden welk bedrag elke verkrijger
effectief ontvangen heeft. Het gaat hier bijvoorbeeld over de deelname van de
personeelsleden, hun partner en hun kinderen aan een sinterklaasfeest, de
kosteloze terbeschikkingstelling van dranken tijdens de werkuren, …);
- ofwel voordelen die wel per verkrijger uitgesplitst
kunnen worden, maar die geen echt loon vormen, omdat ze een ondersteuning in
uitzonderlijke omstandigheden vormen, zoals een verzekering
gezondheidszorg;
- ofwel geringe voordelen[1] of gelegenheidsgeschenken verkregen uit hoofde
of naar aanleiding van gebeurtenissen die niet rechtstreeks in verband staan
met de beroepswerkzaamheid. Het gaat hier bijvoorbeeld om
sinterklaasgeschenken, kerstcadeaus, een geschenk naar aanleiding van de
pensionering,… Opmerking: de bedragen die van toepassing zijn op sociaal vlak -
opgenomen onder de vorige vraag - zullen in principe ook
van toepassing zijn op fiscaal vlak. We houden u op de hoogte van eventuele
wijzigingen op dat vlak.
Voorwaarden
Om vrijgesteld te zijn van belasting, en dus ook van bedrijfsvoorheffing,
moeten de voordelen bovendien aan de volgende voorwaarden voldoen:
- hun waarde moet vrij gering zijn[2];
- ze moeten in specifieke omstandigheden toegekend
worden;
- ze moeten uitgedeeld worden met een evident sociaal
oogmerk en/of om de banden tussen de personeelsleden te verbeteren en ze
sterker aan hun onderneming te binden;
- alle personeelsleden moeten hetzelfde voordeel
kunnen genieten.
Sanctie
Indien deze voorwaarden niet nageleefd zijn, zal het voordeel
volledig belast worden als gewoon loon. In dat geval zal er ook
bedrijfsvoorheffing op ingehouden moeten worden.
[1] Een voordeel is van
geringe aard indien het niet meer dan 50 euro bedraagt.
[2] Om de waarde van een
geschenk te bepalen, moet men uitgaan van de werkelijke waarde die het voor de
verkrijger heeft. Met andere woorden, men moet uitgaan van het bedrag dat de
verkrijger zou moeten betalen om hetzelfde voordeel in normale omstandigheden
te verkrijgen.
Zijn de geschenken fiscaal aftrekbaar voor de werkgever?
In principe mag de werkgever de vrijgestelde geschenken niet aftrekken als
beroepskosten.
Bij wijze van uitzondering oordeelt de belastingadministratie dat sommige
limitatief opgesomde voordelen als aftrekbare beroepskosten aangemerkt worden
als een aantal voorwaarden nageleefd zijn. Dit is het geval als de geschenken
of geschenkcheques uitgereikt worden:
- ter gelegenheid van één of meer jaarlijkse feesten of gebeurtenissen, zoals
Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar of op een ander feest dat
hetzelfde sociale karakter heeft (bijvoorbeeld feest van de patroonheilige van
het beroep) en hun totale jaarbedrag niet meer dan 40 euro per
werknemer bedraagt, verhoogd met maximum 40 euro per kind dat ten
laste is van de werknemer;
- bij de overhandiging van een eervolle onderscheiding en
hun totale jaarbedrag niet meer dan 120 euro per werknemer
bedraagt;
- bij de pensionering[1] en hun maximumbedrag 40 euro per dienstjaar
bereikt met een minimum van 120 euro.
Indien het om geschenkcheques gaat, moeten de volgende extra voorwaarden
nageleefd worden:
- ze mogen enkel ingeruild worden bij ondernemingen die vooraf een akkoord
met de uitgever ervan gesloten hebben;
- ze moeten een beperkte geldigheidsduur hebben (maximum 1 jaar);
- ze mogen niet in geld terugbetaald worden aan de verkrijger.
Indien niet alle opgesomde voorwaarden vervuld zijn, zal
het voordeel volledig als een niet aftrekbare
uitgave beschouwd worden.
[1] Hetzelfde
geldt in geval van volledig SWT (circulaire van 15 december 2003
Ci.RH.242/558.244)
Moeten de geschenken op de fiscale fiches vermeld worden?
De belastingvrije geschenken moeten niet worden
vermeld op de fiscale fiches 281 van de begunstigden aangezien het
hier om sociale voordelen gaat.
Wanneer ze daarentegen niet voldoen aan de
vrijstellingsvoorwaarden, moeten zij wel worden vermeld op de fiscale
fiche, ofwel als loon ofwel als uitkeringen toegekend op het einde van de
overeenkomst[1].
[1] Conform artikel 57,
2° van het WIB92 dat verwijst naar artikel 31 van dat wetboek.
Een bijzonder geval: de huwelijkspremie
Algemeen
Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden dat de werkgever ter gelegenheid van
het huwelijk of de verklaring van wettelijke
samenwoning van de werknemer een geschenk (in natura, in speciën of in
de vorm van geschenkcheques) mag toekennen dat vrijgesteld is van
socialezekerheidsbijdragen en belastingen, voor zover de waarde ervan
maximum 245 euro bedraagt.
Opgelet, indien de werkgever kiest om geschenkcheques te geven, moeten,
naast het maximumbedrag, ook de volgende voorwaarden nageleefd worden:
- ze mogen enkel ingeruild worden bij ondernemingen
die vooraf een akkoord met de uitgever ervan gesloten hebben;
- ze moeten een beperkte geldigheidsduur hebben
(maximum 1 jaar);
- ze mogen niet in geld terugbetaald worden aan de
verkrijger.
Sanctie
In tegenstelling tot bij de andere in deze fiche besproken geschenken, geldt
hier de regel dat in geval van overschrijding van het
toegestane bedrag, enkel het gedeelte dat dit bedrag te boven gaat,
onderworpen wordt aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.
Opgelet, indien de andere voorwaarden niet nageleefd zijn, zal wel het
volledige bedrag onderworpen zijn.
Bedrijfsvoorheffing
Op de huwelijkspremies moet in principe geen
bedrijfsvoorheffing ingehouden worden.
Indien echter niet alle voorwaarden voor de belastingvrijstelling vervuld
zijn, worden deze premies als loon beschouwd en moet er wel bedrijfsvoorheffing
ingehouden worden volgens de toepasbare tarieven voor de exceptionele
vergoedingen. Indien echter enkel het maximumbedrag overschreden wordt en de
andere voorwaarden zijn wel vervuld, dan wordt enkel het gedeelte dat het
maximumbedrag overschrijdt als loon beschouwd en aan bedrijfsvoorheffing
onderworpen.
Fiscale fiches
De belastingvrije premies moeten niet worden
vermeld op de fiscale fiches 281 van de begunstigden aangezien het
hier om sociale voordelen gaat.
Wanneer ze daarentegen niet voldoen aan de
vrijstellingsvoorwaarden, moeten zij wel als loon vermeld worden op de
fiscale fiche. Wanneer de premie het maximumbedrag overschrijdt, moet enkel
het gedeelte dat dit bedrag overschrijdt op de fiscale fiches vermeld
worden.
Aftrekbaarheid
Bij wijze van uitzondering aanvaardt de fiscus dat de huwelijkspremie als
aftrekbare beroepskost aangemerkt wordt.
Een bijzonder geval: de anciënniteitspremie
Voor alle informatie over de anciënniteitspremie verwijzen we u naar de
fiche die speciaal aan dit onderwerp gewijd is.
Wat zijn de belangrijkste wettelijke referenties?
- Artikel 19, § 2, 14° van het koninklijk besluit van 28 november 1969
(gewijzigd door het koninklijk besluit van 3 juli 2018)
- Artikel 38, §1, 11° WIB 92
- Artikel 57, 2° WIB 92
- Com.IB 92 (nr. 38/25) en Circulaire nr. Ci.RH.242/554.090 van 16 december
2002