Loon

Wanneer u uw werknemers ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis een geschenk wenst aan te bieden, kan dit onder bepaalde voorwaarden op een sociaal- en fiscaalvriendelijke manier. Het maakt hierbij niet uit of het om een geschenk in natura, in speciën (premie) of in de vorm van geschenkcheques (betaalbonnen) gaat.

Hoewel de sociale en fiscale voorwaarden anders geformuleerd zijn, zijn ze toch gelijklopend. In de meeste gevallen zijn de voordelen die niet aan de socialezekerheidsbijdragen onderworpen zijn, dus ook vrijgesteld van belastingen.

In deze fiche gaan we dieper in op de voorwaarden die u hiervoor moet naleven.

De geschenken in natura, in speciën of in de vorm van geschenkcheques worden niet als loon beschouwd en zijn dus niet onderworpen aan sociale bijdragen, voor zover ze ter gelegenheid van een specifieke gebeurtenis worden toegekend en ze een bepaald bedrag niet overschrijden.  

Algemene voorwaarden

Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar

De geschenken toegekend naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar zijn vrijgesteld voor zover het totale bedrag niet meer bedraagt dan 40 euro per jaar en per werknemer. Per kind ten laste van de werknemer mag een bijkomend bedrag van maximum 40 euro per jaar toegekend worden[1].

De RSZ verduidelijkt dat het feit of aan deze voorwaarden voldaan is, beoordeeld moet worden op basis van het systeem dat de werkgever voor de toekenning hanteert en niet op basis van het bedrag dat aan iedere werknemer wordt toegekend. Indien een werkgever bijvoorbeeld aan al zijn werknemers een geschenk van 100 euro geeft, zijn al die geschenken loon, ook indien een aantal van de werknemers twee of meer kinderen ten laste hebben.

Eervolle onderscheiding

In geval van de overhandiging van een eervolle onderscheiding mag een geschenk ter waarde van maximum 120 euro (totaal jaarbedrag) overhandigd worden.

Onder eervolle onderscheiding worden enkel de officiële onderscheidingen verstaan, zoals het ereteken van de arbeid. Een eervolle onderscheiding op niveau van de onderneming komt dus niet in aanmerking, dit om misbruiken tegen te gaan.

Pensioen

Naar aanleiding van de pensionering van de werknemer kan een geschenk ter waarde van maximum 40 euro per dienstjaar gegeven worden, met een minimum van 120 euro en een maximum van 1.000 euro[2].

Bijkomende voorwaarden voor de geschenkcheques

De geschenkcheques moeten op hun beurt aan enkele bijkomende voorwaarden voldoen:

• ze mogen enkel ingeruild worden bij ondernemingen die vooraf een akkoord met de uitgever ervan gesloten hebben;
• ze hebben een beperkte geldigheidsduur;
• ze mogen niet in geld terugbetaald worden aan de verkrijger.

Sancties

Indien de hierboven opgesomde voorwaarden niet nageleefd zijn, zal het volledige bedrag van het geschenk onderworpen worden aan sociale bijdragen. 

[1] Het kind is ten laste van de werknemer wanneer hij effectief de volledige of gedeeltelijke last voor dat kind draagt.

[2] Deze maximumgrens geldt enkel voor wat de RSZ betreft. Op fiscaal vlak wordt alleen de minimumgrens van 120 euro gehanteerd.

Principe

De geschenken in natura, in speciën of in de vorm van geschenkcheques worden niet als loon, maar als vrijgestelde sociale voordelen beschouwd, indien het gaat om:

• ofwel collectieve voordelen waarvoor, wegens de wijze van toekenning, niet achterhaald kan worden welk bedrag elke verkrijger effectief ontvangen heeft. Het gaat hier bijvoorbeeld over de deelname van de personeelsleden, hun partner en hun kinderen aan een sinterklaasfeest, de kosteloze terbeschikkingstelling van dranken tijdens de werkuren, …);
• ofwel voordelen die wel per verkrijger uitgesplitst kunnen worden, maar die geen echt loon vormen, omdat ze een ondersteuning in uitzonderlijke omstandigheden vormen, zoals een verzekering gezondheidszorg;
• ofwel geringe voordelen[1] of gelegenheidsgeschenken verkregen uit hoofde of naar aanleiding van gebeurtenissen die niet rechtstreeks in verband staan met de beroepswerkzaamheid. Het gaat hier bijvoorbeeld om sinterklaasgeschenken, kerstcadeaus, een geschenk naar aanleiding van de pensionering,… Opmerking: de bedragen die van toepassing zijn op sociaal vlak - opgenomen onder de vorige vraag - zullen in principe ook van toepassing zijn op fiscaal vlak. We houden u op de hoogte.

Voorwaarden

Om vrijgesteld te zijn van belasting, en dus ook van bedrijfsvoorheffing, moeten de voordelen bovendien aan de volgende voorwaarden voldoen:

• hun waarde moet vrij gering zijn[2];
• ze moeten in specifieke omstandigheden toegekend worden;
• ze moeten uitgedeeld worden met een evident sociaal oogmerk en/of om de banden tussen de personeelsleden te verbeteren en ze sterker aan hun onderneming te binden;
• alle personeelsleden moeten hetzelfde voordeel kunnen genieten. 

Sanctie

Indien deze voorwaarden niet nageleefd zijn, zal het voordeel volledig belast worden als gewoon loon.  In dat geval zal er ook bedrijfsvoorheffing op ingehouden moeten worden.

[1] Een voordeel is van geringe aard indien het niet meer dan 50 euro bedraagt.

[2] Om de waarde van een geschenk te bepalen, moet men uitgaan van de werkelijke waarde die het voor de verkrijger heeft. Met andere woorden, men moet uitgaan van het bedrag dat de verkrijger zou moeten betalen om hetzelfde voordeel in normale omstandigheden te verkrijgen.

In principe mag de werkgever de vrijgestelde geschenken niet aftrekken als beroepskosten.

Bij wijze van uitzondering oordeelt de belastingadministratie dat sommige limitatief opgesomde voordelen als aftrekbare beroepskosten aangemerkt worden als een aantal voorwaarden nageleefd zijn.  Dit is het geval als de geschenken of geschenkcheques uitgereikt worden:

• ter gelegenheid van één of meer jaarlijkse feesten of gebeurtenissen, zoals Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar of op een ander feest dat hetzelfde sociale karakter heeft (bijvoorbeeld feest van de patroonheilige van het beroep) en hun totale jaarbedrag niet meer dan 40 euro per werknemer bedraagt, verhoogd met maximum 40 euro per kind dat ten laste is van de werknemer;
• bij de overhandiging van een eervolle onderscheiding en hun totale jaarbedrag niet meer dan 120 euro per werknemer bedraagt;
• bij de pensionering[1] en hun maximumbedrag 40 euro per dienstjaar bereikt met een minimum van 120 euro.

Indien het om geschenkcheques gaat, moeten de volgende extra voorwaarden nageleefd worden:

• ze mogen enkel ingeruild worden bij ondernemingen die vooraf een akkoord met de uitgever ervan gesloten hebben;
• ze moeten een beperkte geldigheidsduur hebben (maximum 1 jaar);
• ze mogen niet in geld terugbetaald worden aan de verkrijger.

Indien niet alle opgesomde voorwaarden vervuld zijn, zal het voordeel volledig als een niet aftrekbare uitgave beschouwd worden.

[1] Hetzelfde geldt in geval van volledig SWT (circulaire van 15 december 2003 Ci.RH.242/558.244)

De belastingvrije geschenken moeten niet worden vermeld op de fiscale fiches 281 van de begunstigden aangezien het hier om sociale voordelen gaat.

Wanneer ze daarentegen niet voldoen aan de vrijstellingsvoorwaarden, moeten zij wel worden vermeld op de fiscale fiche, ofwel als loon ofwel als uitkeringen toegekend op het einde van de overeenkomst[1]. 

[1] Conform artikel 57, 2° van het WIB92 dat verwijst naar artikel 31 van dat wetboek.

Algemeen

Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden dat de werkgever ter gelegenheid van het huwelijk of de verklaring van wettelijke samenwoning van de werknemer een geschenk (in natura, in speciën of in de vorm van geschenkcheques) mag toekennen dat vrijgesteld is van socialezekerheidsbijdragen en belastingen, voor zover de waarde ervan maximum 245 euro bedraagt.

Opgelet, indien de werkgever kiest om geschenkcheques te geven, moeten, naast het maximumbedrag, ook de volgende voorwaarden nageleefd worden:

• ze mogen enkel ingeruild worden bij ondernemingen die vooraf een akkoord met de uitgever ervan gesloten hebben;
• ze moeten een beperkte geldigheidsduur hebben (maximum 1 jaar);
• ze mogen niet in geld terugbetaald worden aan de verkrijger.

Sanctie

In tegenstelling tot bij de andere in deze fiche besproken geschenken, geldt hier de regel dat in geval van overschrijding van het toegestane bedrag, enkel het gedeelte dat dit bedrag te boven gaat, onderworpen wordt aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

Opgelet, indien de andere voorwaarden niet nageleefd zijn, zal wel het volledige bedrag onderworpen zijn.

Bedrijfsvoorheffing

Op de huwelijkspremies moet in principe geen bedrijfsvoorheffing ingehouden worden.

Indien echter niet alle voorwaarden voor de belastingvrijstelling vervuld zijn, worden deze premies als loon beschouwd en moet er wel bedrijfsvoorheffing ingehouden worden volgens de toepasbare tarieven voor de exceptionele vergoedingen. Indien echter enkel het maximumbedrag overschreden wordt en de andere voorwaarden zijn wel vervuld, dan wordt enkel het gedeelte dat het maximumbedrag overschrijdt als loon beschouwd en aan bedrijfsvoorheffing onderworpen.

Fiscale fiches

De belastingvrije premies moeten niet worden vermeld op de fiscale fiches 281 van de begunstigden aangezien het hier om sociale voordelen gaat.

Wanneer ze daarentegen niet voldoen aan de vrijstellingsvoorwaarden, moeten zij wel als loon vermeld worden op de fiscale fiche.  Wanneer de premie het maximumbedrag overschrijdt, moet enkel het gedeelte dat dit bedrag overschrijdt op de fiscale fiches vermeld worden.

Aftrekbaarheid

Bij wijze van uitzondering aanvaardt de fiscus dat de huwelijkspremie als aftrekbare beroepskost aangemerkt wordt.

Voor alle informatie over de anciënniteitspremie verwijzen we u naar de fiche die speciaal aan dit onderwerp gewijd is.

• Artikel 19, § 2, 14° van het koninklijk besluit van 28 november 1969 (gewijzigd door het koninklijk besluit van 3 juli 2018)
• Artikel 38, §1, 11° WIB 92
• Artikel 57, 2° WIB 92
• Com.IB 92 (nr. 38/25) en Circulaire nr. Ci.RH.242/554.090 van 16 december 2002