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Rémunération

Les frais propres à l’employeur

Lisez d’abord ceci

Sont exclues de la notion de rémunération, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur. Le remboursement des frais propres à l’employeur encourus par le travailleur doit néanmoins répondre à certaines conditions et correspondre à des dépenses qui ont réellement été effectuées.

Dans la pratique, l’octroi d’indemnités est bien souvent motivé par la volonté d’accorder aux travailleurs un petit extra avantageux sur les plans social et fiscal. Attention toutefois à ce que vos remboursements de frais propres ne soient pas requalifiés de rémunération déguisée par l’administration fiscale et l'ONSS.

En effet, l’employeur doit être capable de justifier les montants de l’indemnité qu’il octroie à son travailleur à titre de remboursement de frais propres. Il pourra le faire à l’aide pièces justificatives mais aussi par l’estimation forfaitaire de ces montants.

 

Que sont les frais propres à l’employeur ? Faut-il les rembourser ?

Parmi les nombreuses obligations qui incombent à l’employeur prévues par la loi relative aux contrats de travail, l’on retrouve celle de faire travailler le travailleur dans les conditions, au temps et au lieu convenus, notamment en mettant à sa disposition "l'aide, les instruments et les matières nécessaires à l'accomplissement du travail"[1].

C’est de cette disposition qu’est issue la notion de frais "propres à l’employeur". Il en découle l’obligation pour l’employeur de prendre à sa charge les frais qui seront encourus dans le cadre de l'exécution du contrat de travail.

En pratique, on observe que ces frais sont biens souvent exposés par le travailleur en lieu et place de l’employeur de sorte que ce dernier doit rembourser au travailleur les montants qu’il a supporté.

Selon la doctrine, cette obligation n'a cependant qu'une portée limitée[2]. La loi précise d'ailleurs qu'elle ne vaut "qu'à défaut de stipulation contraire". Le principe est donc que les parties peuvent convenir laquelle d'entre elles supportera ces frais. Il est donc important de consulter le contrat de travail conclu entre les parties.

Dans certains cas, des dispositions spécifiques (loi, CCT, …) obligent l'employeur à contribuer aux frais. Pensons notamment aux frais de déplacement entre le domicile et le lieu du travail[3].

 


[1] Article 20, 1° de la loi relative aux contrats de travail du 3 juillet 1978.

[2] Compendium droit du travail 2020-2021 de Willy Van Eeckhoutte et Vincent Neuprez.

[3] Voyez la rubrique "Remboursement des frais de transport" de notre dossier "Rémunération" sous Social/Dossiers. Voyez aussi notre rubrique Sectoriel pour connaître les dispositions propres à votre commission paritaire.

 

Les frais propres sont-ils exclus de la notion de rémunération ?

Les indemnités versées par l’employeur au titre de remboursement des dépenses exposées par le travailleur ne constituent pas de la rémunération tant en matière fiscale qu’en matière sociale, pour autant toutefois qu’elles couvrent des frais propres à l’employeur qui ont réellement été exposés.

Au niveau fiscal

Sont considérées comme des rémunérations imposables au niveau fiscal, les rétributions qui représentent, pour le travailleur, le produit du travail au service d’un employeur. Il en va notamment des traitements, salaires, commissions, gratifications, primes, indemnités et toutes autres rétributions analogues obtenues en raison ou à l’occasion de l’exercice de l’activité professionnelle à un titre quelconque, sauf en remboursement de dépenses propres à l’employeur[1].

Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de l’employeur constituent des frais propres à ce dernier et doivent par conséquent faire l’objet d’un remboursement de sa part. Les indemnités allouées en remboursement de ces dépenses sont donc exclues de la notion de rémunération. Elles ne sont donc soumises ni au précompte professionnel ni à l’impôt.

Conditions

Pour être considérés comme des frais propres à l’employeur, ces dépenses doivent toutefois répondre à certaines conditions :

Un lien avec le contrat de travail ?

En effet, plus le lien entre ces frais et l’exécution du contrat de travail sera important au plus il sera aisé de prouver qu’il en va de frais propres à l’employeur.

Ces frais peuvent toutefois incomber à l’employeur alors même qu’ils ne sont pas inhérents au contrat de travail. Il ressort en effet de la jurisprudence que ces frais ne doivent pas nécessairement avoir été exposés en vertu du contrat de travail pour être exclus de la notion de rémunération et être exonérés fiscalement.

A partir du moment où une source juridique (une loi, une convention collective de travail etc.) oblige l’employeur à supporter ces frais et que ceux-ci ont réellement été encourus par le travailleur dans le cadre de son travail, ils ne seront pas considérés comme de la rémunération.

Au niveau social

Est considéré comme une rémunération servant de base au calcul des cotisations de sécurité sociale, tout avantage en espèces ou évaluable en argent:

Les Instructions administratives de l'ONSS précisent que sont exclues de la notion de rémunération, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur.

Conditions

Un remboursement de frais n'est exonéré de cotisations de sécurité sociale que si les trois conditions suivantes sont simultanément remplies:

L'ONSS précise qu'en cas de contestation, il incombe à l'employeur de prouver la réalité des frais exposés et l'exactitude des dépenses. Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Nous abordons la question du remboursement des frais propres ci-après.

 


[1] Article 31 du CIR 1992.

 

Quelles sont les modalités de remboursement ?

Une fois que l’on a déterminé qu’il s’agit de frais propres à l’employeur, la seconde étape consiste à établir le mode de remboursement que va utiliser l’employeur. Vient alors la question du "comment" : sur quelle base va-t-il pouvoir rembourser au travailleur les frais exposés par ce dernier ?

Tant au niveau fiscal qu'au niveau social, le remboursement de ces dépenses peut prendre deux formes :

 

Qu’est-ce que le remboursement de frais réels ?

Une première méthode acceptée par l'administration fiscal et par l'ONSS est celle du remboursement des frais réels. Elle consiste, pour l’employeur, à rembourser les frais sur la base de pièces justificatives que lui présente le travailleur. Ces pièces peuvent prendre la forme de factures, de tickets de caisse, de notes TVA etc.

L’indemnité payée ne sera pas imposable dans le chef du travailleur ni assujettie aux cotisations de sécurité sociale à condition bien entendu que les pièces justificatives soient dûment conservées et qu’elles correspondent à la réalité.

Cette solution présente peu de difficultés liées à l’administration de la preuve en ce qu’elle laisse peu de place à la discussion en cas de contrôle fiscal ou social. Elle engendre par contre une charge administrative relativement conséquente.

Afin de pallier à cette administration lourde, une seconde méthode a vu le jour, qui permet de ne pas devoir justifier chaque paiement : le remboursement forfaitaire des frais. Vous trouvez les explications utiles à ce sujet - tant au niveau fiscal que social - dans les questions suivantes.

 

Qu’est-ce que le remboursement forfaitaire de frais au niveau fiscal ?

Principes

Une seconde solution consiste à rembourser les frais exposés par le travailleur sur une base forfaitaire[1]. Dans ce cas, une estimation forfaitaire de ces dépenses est faite au préalable afin d’obtenir un montant mensuel, fixe et en principe invariable. Le paiement de cette indemnité forfaitaire, censée couvrir tous les frais encourus, est convenu par l’employeur et le travailleur.

L’avantage d’une telle méthode est bien entendu que le remboursement forfaitaire aura lieu sans que le collaborateur ne doive apporter la preuve de ses dépenses[2].

L’employeur devra quant à lui pouvoir justifier le choix d’un remboursement forfaitaire au détriment des frais réels.

Afin de pouvoir déterminer si l’indemnité forfaitaire estimée se rapproche sensiblement du montant des frais réels, celle-ci va devoir être calculée sur la base de critères sérieux et concordants. Le montant des forfaits doit en effet respecter certaines conditions :

  • Il doit être proportionnel aux frais réels ;
  • Il ne peut pas en être supérieur ou inférieur de manière significative.

Il est par ailleurs recommandé à l’employeur de pouvoir justifier du caractère raisonnable des montants forfaitaires qu’il détermine.

À cet égard, les forfaits publiés pour la fonction publique sont un bon point de repère en ce qu’il sont en principe admis par le Fisc. Il peut donc être intéressant de s’y référer au moment de convenir du payement d’une indemnité forfaitaire.

En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées (sur la base du forfait et d'une pièce justificative) !

Deux types de remboursements forfaitaires

Il convient de faire une distinction entre deux types de remboursements forfaitaires : ceux qui sont déterminés suivant des "normes strictes" et ceux qui sont fixés sur la base d’"autres critères".

Remboursements déterminés suivant des normes strictes

Pour certaines dépenses, le Fisc prévoit lui-même une estimation forfaitaire.  Ceci concerne les frais forfaitaires qui à l’origine étaient accordés par l’Etat à ses fonctionnaires et qui fut étendu aux relations entre l’employeur et son personnel de sorte qu’elle s’applique aussi dans ce contexte (secteur privé).   Sont notamment concernés, les remboursements des frais de séjour pour les voyages de service effectués en Belgique ou à l’étranger, de l’indemnité kilométrique pouvant être accordée au travailleur salarié ou au dirigeant d’entreprise qui utilise son véhicule particulier pour effectuer des déplacements de service[3] ou encore de l’indemnité forfaitaire de bureau prévue pour le télétravail structurel et régulier.

Les indemnités octroyées aux travailleurs en remboursement de ces frais ne constitueront pas de la rémunération imposable pour autant que les plafonds de ces forfaits soient respectés.

Remboursements déterminés suivant d’autres critères

A côté du remboursement sur base de normes sérieuses, il est également possible de rembourser les frais exposés par le travailleur sur une base forfaitaire en suivant d’autres critères.

La particularité de ces frais est qu’il ne faut en justifier ni le montant ni la nature sur la base de pièces justificatives. C’est le cas, par exemple des frais de stationnement, des cadeaux de relation, ….Si cette solution permet de se soustraire à la charge administrative qu’implique le remboursement des frais réels, elle interroge quant à la manière dont ces frais vont être estimés forfaitairement. La détermination du forfait est essentiellement une question de fait.

Pour ce qui concerne ces frais, l’employeur doit pouvoir justifier du caractère réaliste de l’indemnité forfaitaire afin de pouvoir déduire les montants couverts de ses propres revenus imposables. Le montant du remboursement octroyé dépendra de critères tels que la fonction et les tâches que le travailleur occupe au sein de l’entreprise. Tel est le cas, par exemple, de l’indemnisation allouée à un représentant de commerce pour ses frais de séjour de déplacement et de repas, la nature de sa fonction impliquant de nombreux déplacements.

Par ailleurs, l’administration fiscale requiert de l’employeur que celui-ci établisse une double preuve :

  • D’une part, l’indemnité forfaitaire allouée doit couvrir des dépenses qui lui incombent ;
  • D’autre part, cette indemnité doit avoir été effectivement consacrée à de tels frais.

Il est dès lors vivement conseillé à l’employeur de garder une trace écrite du justificatifs des frais couverts par l’indemnité et ce, afin d’éviter que celle-ci ne puisse être requalifiée de rémunération par l’administration fiscale.

Une solution serait d’indiquer le remboursement de frais dans la politique de l’entreprise. Celle-ci établit les catégorie de travailleurs susceptibles de se voir octroyer un remboursement forfaitaire de frais déterminés.

L’employeur peut également le mettre par écrit et en détail dans un avenant au contrat de travail en prévoyant, par exemple, ce qu’il adviendrait en cas de vacances, de maladie, de crédit-temps etc. Il ne peut par contre pas se contenter de le mentionner dans la fiche salariale.

Il importe à l’employeur d’être extrêmement vigilent lors du remboursement forfaitaire des frais car l’inspection y est particulièrement regardante. La moindre irrégularité pourrait en effet entrainer de lourdes sanctions pour l’employeur, qui pourrait voir les remboursements qu’il a octroyés être requalifiés de rémunération déguisée.

Les conséquences financières qui en découleraient seraient considérables car ces indemnités ainsi requalifiées seraient alors :

  • soumises au précompte professionnel avec application d’intérêts de retard
  • et soumises aux cotisation sociales - patronales et personnelles[4] - mais également à des intérêts et amende.

Enfin, pour pouvoir être considérés comme des frais propres à l’employeur, ces remboursements doivent être justifiés par l’établissement de fiches individuelles[5] et d’un relevé récapitulatif. A défaut, l’administration fiscale pourra les sanctionner par la taxation spéciale au titre de commission secrètes[6].

 

 


[1] Ceci concerne les frais forfaitaires qui à l’origine étaient accordés par l’Etat à ses fonctionnaires. Ce type de remboursement fut étendu aux relations entre l’employeur et son personnel de sorte qu’elle s’applique aussi dans ce contexte (secteur privé). 

[2] Comme nous l'expliquons ci-après, l'employeur devra toutefois pouvoir étayer le forfait fixé par un échantillon de pièces justificatives.

[3] Ces indemnités sont qualifiées de remboursements de frais déterminés forfaitairement et d’après des normes concordantes. Voyez nos "Montants clés".

[4] L'employeur devrait alors supporter le coût des cotisations personnelles également, celles-ci n'ayant pas été versées à l'ONSS en temps voulu par la faute de l'employeur.

[5] Article 57 du CIR 1992.

[6] La cotisation spéciale sur commissions secrètes est une sanction que le Fisc peut infliger lorsqu'une société déduit certains coûts, mais "oublie" de les déclarer sur une fiche fiscale. 

 

Qu’est-ce que le remboursement forfaitaire de frais au niveau social ?

Principes

Sur le plan social également, une seconde solution consiste à rembourser les frais exposés par le travailleur sur une base forfaitaire. Dans ce cas, une estimation forfaitaire de ces dépenses est faite au préalable afin d’obtenir un montant mensuel, fixe et en principe invariable. Le paiement de cette indemnité forfaitaire, censée couvrir tous les frais encourus, est convenu par l’employeur et le travailleur.

L’avantage d’une telle méthode est bien entendu que le remboursement forfaitaire aura lieu sans que le collaborateur ne doive apporter la preuve de ses dépenses[1].

L’employeur devra quant à lui pouvoir justifier le choix d’un remboursement forfaitaire au détriment des frais réels. En effet, l'ONSS précise dans ses Instructions administratives qu'en cas de contestation, il incombe à l'employeur de prouver la réalité des frais exposés et l'exactitude des dépenses.

En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées (sur la base du forfait et d'une pièce justificative) !

Frais peu élevés difficiles à prouver

L'ONSS précise que les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs peuvent être évalués de manière forfaitaire.  Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte.

Les Instructions précisent que les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.

L'ONSS met à la disposition des employeurs un tableau avec une évaluation forfaitaire de certains frais peu élevés. Vous trouvez également ce tableau sous nos Montants clés

Ce tableau mentionne, d'une part, une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire et, d'autre part, les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés.

A la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir "motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail".

Les montants mentionnés dans le tableau sont des montants maximums. Si l’employeur estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.

 


[1] Comme nous l'expliquons ci-après, l'employeur devra toutefois pouvoir étayer le forfait fixé par un échantillon de pièces justificatives.

 

Comment établir un remboursement forfaitaire en toute sécurité ?

Constitution d'un dossier

Afin d’éviter que le Fisc et/ou l'ONSS ne requalifie(nt) les indemnités de rémunération déguisée en raison de leur caractère déraisonnable ou non-justifié, il est vivement recommandé à l’employeur de constituer un dossier bien étayé.

Pour ce faire, il doit respecter certaines étapes :

  • Tout d’abord, il doit pouvoir identifier les catégories de travailleurs qui pourront prétendre au remboursement de frais. Il va devoir établir une classification des catégories de travailleur et de leur fonctions au sein de l’entreprise (p. ex. personnel exécutif, cadres inférieurs, cadres moyens, cadres supérieurs, direction) afin de pouvoir déterminer les groupes de travailleurs à prendre en compte.
  • Il devra ensuite, pour chaque catégorie, lister les frais qui pourront faire l’objet d’un remboursement. Il devra en effet établir les dépenses engagées pour lesquels un remboursement forfaitaire sera accordé. Il va de soi que seules les dépenses professionnelles pourront faire l’objet d’un remboursement.
  • Enfin, pour chaque poste de frais, il devra évaluer le montant de l’indemnité. L’objectif n’est bien entendu pas que les employés s’enrichissent suite à ces remboursements. Ce montant doit correspondre aux frais réels qu’ils ont exposés. L’employeur devra pouvoir justifier ce montant. Il n’est pas question ici de calculer un pourcentage du salaire ou du chiffre d’affaire. Il devra se baser sur un échantillon de pièces justificatives de certains travailleurs. En conservant les tickets et factures conservés par ceux-ci pendant une période déterminée, il pourra estimer au mieux et attribuer un montant réaliste par catégorie.

Pour rappel, sur le plan social, l'ONSS a établi un tableau récapitulatif des frais peu élevés difficiles à prouver. L'employeur pourra se baser sur ces montants pour établir son forfait.

Mention spécifique de ces frais

Il est préférable de dissocier les remboursements forfaitaires des notes de frais justifiant des frais réels, et aussi du montant de la rémunération.

Le remboursement des frais ne fait en effet pas partie de la rémunération et n'est par conséquent ni soumis aux cotisations sociales, ni à l’impôt. Il n’est pas rare de voir certaines entreprises abuser de ce système en déguisant une augmentation de salaire en remboursement de frais afin d’éluder les cotisations sociales et impôts.

L’employeur a donc tout intérêt à monter un dossier solide ou, mieux encore, à conclure un accord préalable (ruling) avec le Fisc. 

Vous trouvez de plus amples explications sur ce qui doit être mentionné sur les documents sociaux délivrés au travailleur sous la question "Faut-il inscrire le montant de l’indemnité de remboursement de frais sur les documents sociaux ?".

 

Pourquoi demander un ruling fiscal ?

Depuis 2002, le contribuable a la possibilité de demander au Fisc une décision anticipée sur l’application des lois fiscales. Le système des décisions anticipées, appelées aussi "ruling", a non seulement permis d’améliorer la sécurité juridique dans des situations complexes mais également de limiter les litiges futures avec l’administration fiscale.

Le ruling apparaît dès lors comme une solution de prévention qui permet au contribuable de solliciter du Fisc un accord préalable sur les frais évalués forfaitairement. Il évite ainsi que les montants de l’indemnité ne soient requalifiés de rémunération imposable. L’avantage d’une telle décision est en effet qu’elle rend le remboursement de frais inattaquable juridiquement. L’accord préalable se conclut avec le Service des décisions anticipées du SPF Finances. Afin d’être valable, l’accord du Fisc doit avoir été demandé avant que l’opération concernée n’ait été réalisée. Ceci étant, la demande de ruling ne doit pas être obligatoirement introduite afin que le remboursement des frais ne puisse s’opérer. Il en va uniquement d’une sécurité supplémentaire.

Portée limitée du ruling

Notons toutefois que la décision du fisc n’a qu’une portée fiscale et individuelle. Autrement dit, l’ONSS n’est nullement tenu par la décision du Fisc. Par ailleurs, cet accord ne lie le Fisc qu’avec l’employeur concerné. Il porte sur l’application de la législation fiscale d’une manière précise dans une situation bien déterminée. Dès lors, seuls le demandeur et l’administration locale du SPF Finances sont liés par cet accord.

La demande de ruling en pratique

Concrètement, le contribuable introduit sa demande auprès du service des décisions anticipées du SPF Finances, seul compétent en matière de remboursements forfaitaires de frais depuis le 1er mai 2016. Il peut le faire par courrier ordinaire, par envoi recommandé ou encore par email. S’en suivent une phase de négociation et une demande définitive.

La demande doit être claire et précise. Elle doit mentionner explicitement :

  • la délivrance d’une décision anticipée,
  • l’identité des parties concernées ainsi qu’un descriptif de leurs activités,
  • les montants d’indemnité estimés
  • et l’opération envisagée.

Enfin, elle doit être motivée et argumentée aux yeux de la législation fiscale.

Le Fisc a 3 mois pour remettre sa décision. Il peut toutefois revoir ce délai d’un commun accord avec le contribuable. Enfin, la décision a une durée de validité maximale de 5 ans.

 

Faut-il inscrire le montant de l’indemnité de remboursement de frais sur les documents sociaux ?

Sur la fiche fiscale

Bien que les frais propres à l’employeur ne soient pas considérés au niveau fiscal comme de la rémunération, l’employeur a l’obligation de les mentionner sur la fiche 280.10[1], dans la case "dépenses propres à l’employeur". Ceci permet à l’administration fiscale de contrôler que ces montant viennent bien en remboursement de frais réellement exposés propres à l’employeur. Dès lors, l’employeur devra, au besoin, pouvoir apporter la preuve qu’il ne s’agit pas de rémunérations imposables.

En cas de non-respect de ces formalités, l’employeur pourrait se voir refuser certaines indemnités par l’administration fiscale et risquerait ainsi un problème de déductibilité. Il s’exposerait également à la cotisation sur commissions secrètes, amendes et/ou, aux retenues de précompte professionnel sur le montant alloué au titre de rémunération avec application d’intérêts de retard.

Sur le décompte de paie et le compte individuel

Décompte de paie

Tous les employeurs doivent remettre à leurs travailleurs un décompte lors de chaque règlement définitif de salaire. Ceci leur permet de connaître le détail de la rémunération qui leur est payée ainsi que les modalités de son calcul.

La fiche de paie doit mentionner les sommes non soumises à la sécurité sociale et les sommes non imposables[2].  Par conséquent, il convient de mentionner les frais propres à l’employeur.

Compte individuel

Le compte individuel permet à chaque travailleur occupé de disposer d'un récapitulatif de ses prestations et des rémunérations y afférentes, et ce pour une année entière.

La réglementation[3] prévoit que le compte individuel énonce, par période de paie, en matière de sommes payées ou dues au travailleur, les motifs et montants de tout autre paiement fait par l'employeur au travailleur soit en raison de son engagement (par exemple, l'indemnité de frais de transport), soit en dehors de toute obligation légale ou contractuelle (par exemple, les gratifications).  Les frais propres à l’employeur font partie de ces sommes et doivent dès lors être mentionnés.

Précisons qu’une série de mentions ne doivent pas être mentionnées dans le compte individuel si elles sont mentionnées dans d'autres documents à conserver au même endroit que le compte individuel.  Il s'agit, par exemple, des mentions relatives aux sommes payées par période de paie, si ces sommes apparaissent déjà sur la fiche de paie.

 


[1] Fiche 281.10 (cadre 26b) pour les travailleurs salariés et fiche 281.20 (cadre 20) s’il s’agit de dirigeants d’entreprise.

[2] Arrêté royal du 27 septembre 1966 déterminant pour le secteur privé, les renseignements que doit contenir le décompte remis au travailleur lors de chaque règlement définitif de la rémunération.

[3] Article 16 de l’arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux.

 

A qui incombe la charge de la preuve ?

Double preuve

Depuis le 1er janvier 2010, il appartient à l’employeur, en cas de contestation, de démontrer, d’une part, le caractère professionnel des frais couverts par ces remboursements mensuels forfaitaires et, d’autre part, la réalité de ces derniers s’il veut échapper au paiement de cotisations de sécurité sociale et à la retenue du précompte professionnel sur ces sommes[1].

Ceci n’exclut pas une estimation forfaitaire des dépenses professionnelles du travailleur.  Pour de plus amples renseignements à ce sujet, nous vous invitons à consulter les questions relatives au remboursement forfaitaire des frais.

Présomption légale de non-imposabilité

En 1986, la Cour de Cassation s’est prononcée sur la charge de la preuve en matière de frais propres à l’employeur[2]. Elle at ainsi décidé qu’il revenait à l’administration fiscale d’apporter la preuve que les montants octroyés par l’employeur en remboursement des dépenses exposées pour son compte étaient en réalité des rémunérations déguisées.

La Cour considérait par ailleurs qu’il existait une présomption légale de "non-imposabilité" en ce qui concerne le remboursement des frais propres à l’employeur en vertu de laquelle les indemnités versées en remboursement de dépenses réelles propres à l’employeur ne constituaient pas de la rémunération imposable pour le travailleur, de sorte qu’il n’avait pas à justifier celles-ci auprès du Fisc. La charge de la preuve ne pesait dès lors pas sur le travailleur.

Cette présomption est toutefois réfragable et peut donc être renversée par le Fisc s’il parvient à prouver, par tout moyen de droit et de fait, que les montants remboursés constituent de la rémunération déguisée. L’administration peut en effet s’appuyer sur des éléments de fait, tels que la présomption et les circonstances de fait, pour apporter cette preuve.

Il ressort néanmoins de la jurisprudence que bien que l’employeur ait tout intérêt à pouvoir justifier les remboursement de frais propres, le fait que ni l’employeur ni le travailleur ne soient en mesure de prouver qu’il ne s’agit pas de rémunération déguisée ne suffit pas à renverser la présomption de non-imposabilité et ne constitue pas une preuve en soi pour l’administration fiscale.

Ce même raisonnement s’applique aussi vis-à-vis de l’ONSS.

 


[1] Loi-programme du 23 décembre 2009.

[2] Cass. 30 octobre 1986, pas, I, 1987, p. 269.

 

Quelques points d'attention

L'aspect social versus l'aspect fiscal

Des différences demeurent entre la législation fiscale et la législation sociale. Ce problème vient nuire à la sécurité juridique. En effet, un forfait qui est accepté par le Fisc ne le sera pas toujours par l’ONSS, et inversement.

Dans ses Instructions administratives, l'ONSS met par exemple à disposition un tableau de remboursement de frais avec une description des différents postes pour lesquels il accepte une évaluation forfaitaire, ainsi que les montants et conditions requises pour leur application.  Le Fisc n'est pas lié par ces forfaits et peut donc avoir un autre point de vue.

Ceci n’empêche pas que divers efforts sont fournis afin d’harmoniser les forfaits fiscaux et de l’ONSS. A cet égard, l’on constate que le SPF Finances fait de plus en plus référence aux forfaits (maximum) acceptés par l’ONSS. Ceux-ci sont généralement plus bas que les forfaits acceptés, jusqu’à présent, par le SPF Finances[1].

Vous trouvez sous la question suivante un tableau comparatif des traitements social et fiscal de certaines dépenses. 

Le remboursement des frais propres versus les sommes exonérées

Enfin, nous attirons votre attention sur le fait que le remboursement des frais propres ne doit pas être confondu avec certaines sommes exclues de la notion de rémunération aux niveaux social et fiscal.

En effet, ces sommes ne résultent pas d'un remboursement de frais propres à l'employeur, mais constituent en principe de la rémunération. En vertu d'une réglementation spécifique, aucune cotisation de sécurité sociale et aucun impôt ne sont dus si un certain nombre de conditions sont réunies.

Citons, à titre d'exemple, les titres-repas, les éco-chèques, la prime d'innovation, … Vous trouverez de plus amples renseignements au sujet de ces avantages dans notre dossier Rémunération.

 


[1] Attention : des frais propres à l’employeur plus élevés peuvent s’appliquer pour autant que l’employeur en justifie le montant.

 

Tableau comparatif traitements social et fiscal

Voici un tableau comparatif non-exhaustif du traitement en droit social et fiscal de certaines dépenses:

Type de dépense

Fiscal

Social

Frais de représentation (petits cadeaux, participation à des événements professionnels, …)

Toujours sur la base de situations concrètes (ruling fiscal)

En fonction de la “catégorie” du travailleur

Les Instructions administratives de l’ONSS ne prévoient pas de forfait pour ces frais.

L’ONSS n’est pas lié par le ruling fiscal.  Ce ruling pourra cependant être un élément important dans l’appréciation du dossier par l’ONSS.

Il convient donc d’être très prudent si un forfait est utilisé : différencier selon la “catégorie” du travailleur, mettre les principes du remboursement par écrit dans une policy, conserver les justificatifs pendant une certaine période.

Déplacement domicile-lieu de travail et déplacements professionnels en voiture

0,3542 €/km

Pas applicable aux déplacements domicile-lieu de travail, mais possibilité d’exonération à concurrence de 420 €/an (montant 2021)

0,3542 €/km

  • le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui.
  • les forfaits sont "tout-compris": entretien, assurances, carburant, ...

Déplacement domicile-lieu de travail et déplacements professionnels à vélo

0,24 €/km

0,24 €/km

  • pour les déplacements professionnels, l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette ou le speed pedelec appartient au travailleur

Frais de route et frais pour commodités pour travailleurs itinérants – absence de commodités

17,41 €/jour (avec un maximum mensuel de 278,56 €) pour déplacements de service en Belgique (normes strictes)

ou

Rulings fiscaux

10 €/jour

  • itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n'a pas accès aux commodités sanitaires et autres facilités telles que lavabos, réfectoires, toilettes qui sont présentes dans l'entreprise, dans l'une de ses succursales ou sur certains chantiers.

Frais de route et frais pour commodités pour travailleurs itinérants – repas

17,41 € (avec un maximum mensuel de 278,56 €) pour déplacements de service en Belgique (normes strictes)

ou

Rulings fiscaux

7 €/jour

  • itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures).
  • le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur.

Frais de séjour en Belgique

17,41 € (avec un maximum mensuel de 278,56 €) pour déplacements de service en Belgique (normes strictes)

Supplément pour nuit 130,57 €/nuit

 

35 €/nuit

  • si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné.
  • comprend repas du soir, logement et petit déjeuner.

Déplacement de service à l’étranger

37,18 €/jour

ou

indemnité forfaitaire fixée par pays 

Catégorie 1

Catégorie 2

Condition: le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt belge et doit, comme dit auparavant, correspondre à une réalité de coûts.

Lorsque l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi desdites indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit:

  • 15 % pour le petit-déjeuner
  • 35 % pour le repas de midi
  • 45 % pour le repas du soir
  • 5 % pour les menues dépenses

Frais de bureau (travailleurs à domicile ou télétravailleurs, sauf si une indemnité de bureau est d’application)

Pas de possibilité d’octroyer 10 % de la rémunération prévue

Rulings fiscaux

  • 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile
  • 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail.

Frais de bureau (indemnité de bureau)

129,48 €/mois (144,31 €/mois en avril, mai et juin 2021)

Pour le matériel de bureau et la connexion internet, cliquez ici

129,48 €/mois (144,31 €/mois en avril, mai et juin 2021)

Pour le matériel de bureau et la connexion internet, cliquez ici.

Frais de voiture

  • Garage
  • Carwash
  • Parking

Rulings fiscaux

Le Service des Décisions Anticipées suit souvent les montants de l’ONSS

Garage : 50 €/mois

  • si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.
  • si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. Il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage.

Carwash : 15 €/mois

  • si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.
  • si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable.

Parking : 15 €/mois

  • si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.
  • quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.