Loon

Van het begrip ‘loon’ zijn de bedragen uitgesloten die een terugbetaling van kosten uitmaken die ten laste zijn van de werkgever. De terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever die door de werknemer worden gemaakt, moet echter voldoen aan bepaalde voorwaarden en overeenstemmen met werkelijk gemaakte kosten.

In de praktijk wordt de toekenning van vergoedingen vaak ingegeven door de wens om de werknemers een extraatje toe te stoppen dat op sociaal en fiscaal vlak voordelig is. Zorg er echter voor dat de RSZ en de fiscus uw terugbetalingen van eigen kosten niet kwalificeren als verdoken loon.

De werkgever moet de bedragen van de vergoedingen die hij aan zijn werknemers toekent immers kunnen verantwoorden als terugbetaling van eigen kosten. Hij kan dit doen aan de hand van bewijsstukken, maar ook door een forfaitaire raming van deze bedragen.

Eén van de talrijke verplichtingen van de werkgever die zijn opgenomen in de Arbeidsovereenkomstenwet is de verplichting de werknemer te doen werken op de wijze, tijd en plaats zoals is overeengekomen, inzonderheid, door de ‘voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen’[1].

Het is uit deze bepaling dat het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’ is afgeleid. Hieruit volgt dat de werkgever verplicht is de kosten te dragen die in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst worden gemaakt.

In de praktijk is gebleken dat deze kosten zeer vaak door de werknemer in plaats van door de werkgever worden gemaakt, zodat deze laatste die bedragen aan de werknemer moet terugbetalen.

Volgens de rechtsleer is deze verplichting echter beperkt[2]. De wet verduidelijkt overigens dat ze enkel ‘behoudens strijdige bepaling’ geldt. Het principe is dus dat de partijen kunnen overeenkomen wie van hen deze kosten zal dragen. Het is daarom belangrijk om de tussen de partijen gesloten arbeidsovereenkomst te raadplegen.

In bepaalde gevallen verplichten specifieke bepalingen (wet, cao, ...) de werkgever om bij te dragen in de kosten. We denken hierbij onder meer aan de verplaatsingskosten tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling[3].

[1] Artikel 20, 1° van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

[2] Compendium droit du travail 2020-2021 van Willy Van Eeckhoutte en Vincent Neuprez.

[3] Zie de rubriek "Terugbetaling van vervoerskosten" van ons dossier "Loon" onder Sociaal/Dossiers. Zie ook onze rubriek Sectoraal voor de bepalingen die specifiek zijn voor uw paritair comité.

De vergoedingen die de werkgever stort als terugbetaling van door de werknemer gedane uitgaven worden noch fiscaal, noch sociaal als bezoldiging bestempeld, voor zover ze kosten eigen aan de werkgever dekken die werkelijk werden gemaakt.

Op fiscaal vlak

Alle beloningen die voor de werknemer de opbrengst zijn van arbeid in dienst van een werkgever worden beschouwd als fiscaal belastbare bezoldigingen. Het gaat onder meer om wedden, lonen, commissies, gratificaties, premies, vergoedingen en alle andere soortgelijke beloningen, met inbegrip van fooien en toelagen die uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid op enige andere wijze worden verkregen dan als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever[1].

Kosten die de werknemer voor rekening van de werkgever maakt, zijn eigen kosten van de werkgever en moeten dus door de werkgever worden terugbetaald. De vergoedingen die als terugbetaling van deze kosten worden toegekend, zijn dus uitgesloten van het loonbegrip, zodat ze niet onderworpen zijn aan RSZ, bedrijfsvoorheffing of belasting. Opgelet! De RSZ en de fiscus aanvaarden niet altijd dezelfde forfaits.

Voorwaarden

Om als kosten eigen aan de werkgever te worden beschouwd, moeten die uitgaven echter aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• Ze moeten kosten eigen aan de werkgever dekken
• Ze moeten daadwerkelijk zijn besteed aan de betaling van dergelijke kosten
• Ze moeten van professionele aard zijn

Een link met de arbeidsovereenkomst?

Hoe groter de link tussen deze uitgaven en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, hoe gemakkelijker het zal zijn om aan te tonen dat het om uitgaven eigen aan de werkgever gaat.

Deze kosten kunnen echter voor rekening van de werkgever vallen terwijl ze niet inherent zijn aan de arbeidsovereenkomst. Uit de rechtspraak blijkt immers dat deze kosten niet noodzakelijkerwijs op grond van de arbeidsovereenkomst moeten zijn gemaakt om van het loonbegrip te worden uitgesloten en van belasting te worden vrijgesteld.

Zodra een rechtsbron (een wet, een collectieve arbeidsovereenkomst, enz.) de werkgever verplicht deze kosten te dragen en ze werkelijk door de werknemer in het kader van zijn werk zijn gemaakt, worden ze niet als loon beschouwd.

Op sociaal vlak

Loon dat als grondslag dient voor de berekening van socialezekerheidsbijdragen  is elk voordeel in geld of in geld waardeerbaar:

• Dat de werkgever aan de werknemer toekent als tegenprestatie van arbeid in het kader van de arbeidsovereenkomst of,
• Waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van zijn werkgever, hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks (bijvoorbeeld fooi of bedieningsgeld, bedrag betaald door een Fonds voor bestaanszekerheid).

De Administratieve instructies van de RSZ verduidelijken dat van het loonbegrip zijn uitgesloten: de bedragen die een terugbetaling van kosten uitmaken die ten laste zijn van de werkgever.

Voorwaarden

Een terugbetaling van kosten is alleen vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen als tegelijk aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:

• De kosten zijn gemaakt in het kader van de arbeidsverhouding
• Het zijn werkelijke kosten
• De werkgever kan de juistheid van de uitgaven aantonen aan de hand van bewijsstukken

De RSZ verduidelijkt dat de werkgever in geval van betwisting moet bewijzen dat de gemaakte kosten reëel zijn en dat de uitgaven juist zijn. Kleine kosten die moeilijk aan de hand van bewijsstukken kunnen worden bewezen kunnen echter forfaitair worden geraamd. Hierna gaan we in op de terugbetaling van eigen kosten. 

[1] Art 31 van het WIB 1992.

Nadat is vastgesteld dat het om kosten eigen aan de werkgever gaat, moet in een tweede fase worden bepaald welke terugbetalingsmethode de werkgever zal gebruiken. Dan komt de vraag "hoe": op welke basis kan de werkgever de door de werknemer gemaakte kosten terugbetalen?

Zowel uit fiscaal als uit sociaal oogpunt kan de terugbetaling van deze uitgaven twee vormen aannemen:

• de terugbetaling van werkelijke kosten;
• de forfaitaire terugbetaling van kosten op fiscaal en sociaal vlak. 

Een eerste methode die door de belastingadministratie en de RSZ wordt aanvaard, is de terugbetaling van werkelijke kosten. Dit houdt in dat de werkgever de kosten terugbetaalt op basis van door de werknemer bezorgde bewijsstukken. Deze documenten kunnen de vorm aannemen van facturen, kastickets, btw-nota's, enz.

De betaalde vergoeding is niet belastbaar voor de werknemer en is niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen, uiteraard op voorwaarde dat de bewijsstukken naar behoren worden bewaard en overeenstemmen met de werkelijkheid.

Deze oplossing levert weinig problemen op in verband met de bewijsvoering, omdat ze weinig ruimte laat voor discussie in geval van een fiscale of sociale controle. Wel brengt ze een relatief zware administratieve last met zich mee.

Om deze logge administratie te ondervangen, is een tweede methode ontwikkeld, waarbij niet elke betaling moet worden verantwoord: de forfaitaire terugbetaling van kosten. In de volgende vragen vindt u uitleg hierover - zowel op fiscaal als op sociaal vlak.

Principes

Een tweede oplossing bestaat erin de door de werknemer gemaakte kosten op forfaitaire basis terug te betalen. In dit geval wordt vooraf een forfaitaire raming van deze uitgaven gemaakt, zodat een vast maandelijks bedrag wordt verkregen dat in principe onveranderlijk is. De betaling van deze forfaitaire vergoeding, die geacht wordt alle gemaakte kosten te dekken, wordt overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer.

Het voordeel van een dergelijke methode is uiteraard dat de forfaitaire terugbetaling plaatsvindt zonder dat de werknemer zijn uitgaven hoeft te bewijzen[1].

De werkgever moet de keuze voor een forfaitaire terugbetaling in plaats van werkelijke kosten kunnen verantwoorden.

Om te kunnen bepalen of de geraamde forfaitaire vergoeding het bedrag van de werkelijke kosten nauw benadert, moet die vergoeding worden berekend op basis van ernstige en onderling overeenstemmende criteria. Het bedrag van de forfaits moet aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• Het moet in verhouding staan tot de werkelijke kosten
• Het mag niet aanzienlijk hoger of lager zijn

Er wordt ook aanbevolen dat de werkgever de redelijkheid van de door hem vastgestelde forfaitaire bedragen kan rechtvaardigen.

In dit verband vormen de voor de overheidsdiensten gepubliceerde forfaitaire bedragen een goed referentiepunt, omdat ze in principe door de fiscus worden aanvaard. Het kan daarom nuttig zijn ernaar te verwijzen wanneer de betaling van een forfaitaire vergoeding wordt afgesproken.

De door de werknemer gemaakte kosten kunnen niet tweemaal worden terugbetaald (op basis van het forfaitaire bedrag en van een bewijsstuk)!

Twee soorten forfaitaire terugbetalingen

Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen twee soorten forfaitaire terugbetalingen: terugbetalingen die volgens "ernstige normen" worden bepaald en terugbetalingen die op basis van "andere criteria" worden bepaald.

Terugbetalingen die volgens ernstige normen worden bepaald

De fiscus aanvaardt forfaitaire terugbetaling op basis van ernstige en onderling overeenstemmende criteria. De wetgever heeft echter niet omschreven wat onder “ernstige en onderling overeenstemmende criteria” moet worden verstaan.

Forfaitaire vergoedingen die uitdrukkelijk worden aanvaard door de fiscus

Voor een aantal onkosten voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming. Het betreft forfaits die oorspronkelijk enkel door de overheid werden toegekend aan de ambtenaren en die nadien werden uitgebreid naar de relatie werknemer- werkgever zodat ze eveneens in die context (privésector) worden toegepast.  

Het gaat onder meer om terugbetalingen van verblijfskosten voor dienstreizen in België of in het buitenland, de kilometervergoeding die kan worden toegekend aan werknemers of bedrijfsleiders die hun privéwagen gebruiken voor dienstverplaatsingen of om de forfaitaire kantoorvergoeding voor structureel en regelmatig telewerk.

De vergoedingen die aan de werknemers worden toegekend als terugbetaling van deze kosten vormen geen belastbare bezoldiging, op voorwaarde dat de bovengrenzen van deze forfaitaire bedragen worden nageleefd.

Forfaitaire vergoedingen die door sectorale collectieve arbeidsovereenkomsten worden toegekend

In bepaalde gevallen is het niet de fiscus maar de sector die in een forfaitaire vergoeding voorziet. Dat is bijvoorbeeld zo voor bepaalde kleding-, gereedschap- of verblijfsvergoedingen die door een collectieve arbeidsovereenkomst worden toegekend.

De fiscus beschouwt deze forfaitaire vergoedingen ook als ernstige nomen. Ze kunnen dus in categorie 1 van de fiscale fiche ‘forfait ernstige normen’ worden vermeld.

Door de werkgever vastgestelde forfaitaire vergoedingen

Bij gebrek aan een door de fiscus vastgesteld forfait kan de werkgever altijd zijn eigen forfait bepalen. In dit geval moet de werkgever het ernstige karakter van de forfaitaire vergoeding kunnen rechtvaardigen om de bedragen van zijn eigen belastbare inkomsten te kunnen aftrekken. Bij controle moet de werkgever kunnen bewijzen dat het forfait op een ernstige studie is gebaseerd.

Met andere woorden, om onder de categorie ‘ernstige norm’ te vallen, moet het bedrag van de toegekende vergoeding het resultaat zijn van waarnemingen en steekproeven.

Hoewel voor deze forfaitaire bedragen geen bewijsstukken vereist zijn (zoals voor de werkelijke kosten), wordt de werkgever niettemin sterk aangeraden een gemotiveerd dossier op te stellen waarin de door de vergoeding gedekte kosten worden gerechtvaardigd, om te voorkomen dat de vergoeding door de fiscus als bezoldiging wordt geherkwalificeerd.

Bij twijfel heeft de werkgever altijd de mogelijkheid om een rulingaanvraag in te dienen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB).

Terugbetalingen die volgens andere criteria worden bepaald

Naast de terugbetaling op basis van ernstige normen is het ook mogelijk om de door de werknemer gemaakte kosten forfaitair terug te betalen op basis van andere criteria. Forfaits die door de werkgever worden vastgesteld maar die niet steunen op ernstige en onderling overeenstemmende criteria moeten in de fiscale fiche worden vermeld in de derde categorie ‘forfaitaire terugbetalingen op basis van andere criteria’.

Bijzonder aan deze uitgaven is dat noch het bedrag noch de aard ervan moet worden verantwoord op basis van bewijsstukken of van een ernstige studie. Dit is bijvoorbeeld het geval voor parkeerkosten, relatiegeschenken, .....

Deze terugbetalingsmethode ontslaat de werkgever echter niet van de verplichting om bij een fiscale of sociale controle aan te tonen dat de vergoeding voldoet aan de drie basisvoorwaarden om te worden beschouwd als een vergoeding van eigen kosten die is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en RSZ.

De werkgever moet de realistische aard van de forfaitaire vergoeding kunnen aantonen om de bedragen van zijn eigen belastbare inkomsten te kunnen aftrekken. Het bedrag van de toegekende terugbetaling zal afhangen van criteria zoals de functie en de taken die de werknemer binnen de onderneming vervult.

Het is belangrijk dat de werkgever uiterst waakzaam is bij de forfaitaire terugbetaling van kosten want de inspectie ziet er strikt op toe. De geringste onregelmatigheid kan leiden tot zware sancties voor de werkgever, waarbij de door hem toegekende terugbetalingen als verkapte bezoldiging kunnen worden geherkwalificeerd.

De financiële gevolgen hiervan zijn aanzienlijk, aangezien er op deze geherkwalificeerde vergoedingen dan:

• Bedrijfsvoorheffing wordt ingehouden met toepassing van nalatigheidsinteresten
• Werkgevers- en persoonlijke bijdragen voor de sociale zekerheid worden ingehouden[2] - en interesten en een boetes worden geheven

Een oplossing kan zijn om de terugbetaling van kosten in een policy van de onderneming te vermelden. In die policy worden de categorieën van werknemers vastgesteld aan wie een forfaitaire vergoeding voor bepaalde kosten kan worden toegekend.

De werkgever kan dit ook schriftelijk en gedetailleerd vastleggen in een addendum bij de arbeidsovereenkomst waarin bijvoorbeeld wordt bepaald wat er gebeurt in geval van vakantie, ziekte, tijdskrediet, enz. Het is echter niet voldoende dit op de loonfiche te vermelden.

Deze methode houdt meer risico’s in dan de eerste twee methodes (terugbetaling op basis van werkelijke kosten en op basis van ernstige criteria). Bij twijfel kan de werkgever altijd een rulingaanvraag indienen bij de Dienst voorafgaande beslissingen (DVB).

[1] Zoals we hieronder uitleggen, moet de werkgever het vastgestelde forfait echter kunnen staven met een aantal bewijsstukken.

[2] De werkgever zou dan ook de kosten van de persoonlijke bijdragen moeten dragen, aangezien deze door de schuld van de werkgever niet tijdig aan de RSZ waren betaald.

Principes

Ook op sociaal vlak bestaat een tweede oplossing erin de door de werknemer gemaakte kosten op forfaitaire basis terug te betalen. In dit geval wordt vooraf een forfaitaire raming van deze uitgaven gemaakt, zodat een vast maandelijks bedrag wordt verkregen dat in principe onveranderlijk is. De betaling van deze forfaitaire vergoeding, die geacht wordt alle gemaakte kosten te dekken, wordt overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer.

Het voordeel van een dergelijke methode is uiteraard dat de forfaitaire terugbetaling plaatsvindt zonder dat de werknemer zijn uitgaven hoeft te bewijzen[1].

De werkgever moet de keuze voor een forfaitaire terugbetaling in plaats van werkelijke kosten kunnen verantwoorden. De RSZ verduidelijkt in zijn Administratieve instructies dat de werkgever in geval van betwisting moet bewijzen dat de gemaakte kosten reëel zijn en dat de uitgaven juist zijn. 

De door de werknemer gemaakte kosten kunnen niet tweemaal worden terugbetaald (op basis van het forfaitaire bedrag en op basis van een bewijsstuk)!

Kleine kosten die moeilijk te bewijzen zijn

De RSZ verduidelijkt dat kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn aan de hand van bewijsstukken forfaitair mogen worden geraamd. In dat geval moet de werkgever uiteraard het bedrag van het forfait dat hij in aanmerking neemt kunnen rechtvaardigen.

De instructies verduidelijken dat sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, loon uitmaken waarop socialezekerheidsbijdragen worden berekend.

De RSZ stelt de werkgevers een tabel met een forfaitaire raming van bepaalde kleine kosten ter beschikking. U vindt die tabel ook bij onze Sleutelbedragen. 

Die tabel bevat een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt en de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend maar moeten overeenstemmen met werkelijk gemaakte kosten.

Op vraag van de RSZ moet de werkgever dus ‘zijn systeem van kostenvergoeding kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de forfaits uit de tabel toekent, het om een werknemer gaat voor wie de kost die wordt beoogd door dat forfait plausibel is in het kader van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden’.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van mening is dat de kosten die de werknemers maken hoger zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag de werkgever de beide systemen, reële kosten en forfait, niet samen gebruiken.

[1] Zoals we hieronder uitleggen, moet de werkgever het vastgestelde forfait echter kunnen staven met een steekproef van bewijsstukken.

Een dossier samenstellen

Om te vermijden dat de fiscus en/of de RSZ de vergoedingen wegens hun onredelijke of onverantwoorde aard herkwalificeren als verkapte bezoldigingen, raden we de werkgever sterk aan een goed onderbouwd dossier samen te stellen.

Daartoe moeten bepaalde stappen worden gevolgd:

• Ten eerste moet de werkgever de werknemerscategorieën vaststellen die aanspraak kunnen maken op de terugbetaling van kosten. Hij moet een indeling maken van de werknemerscategorieën en hun functies binnen de onderneming (b.v. uitvoerend personeel, lager kader, middenkader, hoger kader, directie) om vast te stellen welke werknemersgroepen in aanmerking komen
• Vervolgens moet hij voor elke categorie een lijst opstellen van de terugbetaalbare kosten. Hij moet vastleggen voor welke gemaakte kosten een forfaitaire terugbetaling zal worden toegekend. Uiteraard kunnen alleen beroepsuitgaven worden terugbetaald
• Hij moet voor elke kostenpost het bedrag van de vergoeding ramen. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de werknemers er door deze terugbetalingen rijker op worden. Het bedrag moet overeenstemmen met de werkelijk gemaakte kosten. De werkgever moet dit bedrag kunnen verantwoorden. Het mag niet om een percentage van het loon of van de omzet gaan. Hij moet zich baseren op een steekproef van bewijsstukken van bepaalde werknemers. Door hun tickets en facturen een bepaalde periode bij te houden, kan hij een zo goed mogelijke raming maken en per categorie een realistisch bedrag toekennen
• Tot slot wordt de werkgever aangeraden om regelmatig steekproeven te doen om na te gaan of het op deze manier vastgesteld forfait nog steeds met de werkelijkheid overeenstemt.

Ter herinnering: op sociaal vlak heeft de RSZ een overzichtstabel van moeilijk bewijsbare kleine kosten opgesteld. De werkgever kan zich op deze bedragen baseren om zijn forfait vast te stellen. We stippen nogmaals aan dat deze kosten niet automatisch worden aanvaard door de fiscus.

Specifieke vermelding van deze kosten

Het verdient de voorkeur om de forfaitaire terugbetalingen los te koppelen van de kostennota’s die werkelijke uitgaven verantwoorden en van het bedrag van het loon.

De terugbetaling van kosten maakt immers geen deel uit van het loon en er worden dus geen socialezekerheidsbijdragen of belastingen op geheven. Sommige ondernemingen maken misbruik van dit systeem door een loonsverhoging te vermommen als een terugbetaling van kosten om socialezekerheidsbijdragen en belastingen te ontwijken.

De werkgever heeft er dus belang bij om een solide dossier op te bouwen of, beter nog, een voorafgaand akkoord (ruling) te sluiten met de fiscus. 

Meer informatie over wat moet worden vermeld op de aan de werknemer uitgereikte sociale documenten vindt u onder de vraag "Moet het bedrag van de vergoeding voor de terugbetaling van kosten op de sociale documenten worden vermeld?".

Belastingplichtigen hebben sinds 2002 de mogelijkheid om aan de fiscus een voorafgaande beslissing te vragen over de toepassing van de belastingwetten. De regeling van de voorafgaande beslissingen, ook "ruling” genoemd heeft niet alleen gezorgd voor meer rechtszekerheid in complexe situaties, maar ook voor minder toekomstige geschillen met de belastingadministratie.

Een ruling is dus een preventieve oplossing waarbij de belastingplichtige aan de fiscus een voorafgaand akkoord vraagt over de forfaitair geraamde kosten. Zo wordt vermeden dat de bedragen van de vergoeding als belastbare bezoldiging worden geherkwalificeerd. Het voordeel van een dergelijke beslissing is dat de terugbetaling van de kosten juridisch niet meer kan worden aangevochten. De fiscus beschouwt een vergoeding die op basis van een rulingbeslissing wordt toegekend immers als een forfaitaire terugbetaling op basis van ernstige normen.

Een voorafgaand akkoord wordt gesloten met de Dienst voorafgaande beslissingen van de FOD Financiën. Om geldig te zijn, moet het akkoord van de fiscus zijn gevraagd voordat de verrichting werd uitgevoerd. Er hoeft echter niet verplicht een rulingaanvraag te worden ingediend om de terugbetaling van kosten mogelijk te maken. Het is enkel een extra veiligheid.

Beperkte draagwijdte van de ruling

Op te merken valt dat de beslissing van de fiscus slechts een fiscale en individuele reikwijdte heeft. Met andere woorden, de RSZ is niet gebonden door de beslissing van de fiscus. Bovendien bindt dit akkoord de fiscus alleen m.b.t. de betrokken werkgever. Het gaat over de toepassing van de belastingwetgeving op een specifieke wijze in een specifieke situatie. Daarom zijn alleen de aanvrager en de plaatselijke administratie van de FOD Financiën door deze overeenkomst gebonden.

Rulingaanvraag in de praktijk

Concreet dient de belastingplichtige zijn aanvraag in bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen van de FOD Financiën, die sinds 1 mei 2016 als enige bevoegd is voor forfaitaire terugbetalingen van kosten. Hij kan dit doen per gewone post, per aangetekende brief of per e-mail. Dan volgen een onderhandelingsfase en een definitieve aanvraag.

De aanvraag moet duidelijk en nauwkeurig zijn. In de aanvraag moeten expliciet worden vermeld:

• Dat een voorafgaande beslissing wordt aangevraagd
• De identiteit van de betrokken partijen en een beschrijving van hun activiteiten
• De geraamde bedragen van de vergoeding
• En de geplande verrichting

De aanvraag moet worden gemotiveerd en beargumenteerd volgens de belastingwetgeving.

De fiscus heeft 3 maanden de tijd om een beslissing te nemen. Hij kan deze termijn echter in onderling overleg met de belastingplichtige aanpassen. De beslissing is maximaal 5 jaar geldig.

Op de belastingfiche

Hoewel de kosten eigen aan de werkgever fiscaal niet als bezoldiging worden beschouwd, is de werkgever verplicht ze te vermelden op fiche 280.10[1] (281.10 voor bedrijfsleider) in het vak ‘Diverse inlichtingen’. De ficheverplichting is onlangs uitgebreid. Vanaf het inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) moet voor elk type terugbetaling het concrete bedrag op de fiscale fiche worden vermeld.

Dit maakt het mogelijk:

• Voor de werkgever om de beroepskosten, bezoldigingen, andere voordelen en kostenvergoedingen die hij betaalt of terugbetaalt als beroepskosten af te trekken
• Voor de werknemer om zijn belastingaangifte in te dienen of de vooraf ingevulde vakjes op deze belastingaangifte te controleren
• Voor de belastingadministratie om na te gaan of deze bedragen wel degelijk terugbetalingen zijn voor daadwerkelijk gemaakte eigen kosten van de werkgever. De werkgever moet indien nodig het bewijs kunnen leveren dat het niet om belastbare bezoldigingen gaat
• Het niet vermelden van forfaitaire terugbetalingen op de belastingfiche leidt tot de niet-aftrekbaarheid van de uitgaven (verworpen uitgaven). Deze sanctie is niet van toepassing bij niet-vermelding van terugbetalingen op basis van bewijsstukken. In dat geval kan echter een administratieve boete worden opgelegd

Op de loonafrekening en de individuele rekening

Loonafrekening

Alle werkgevers moeten hun werknemers bij elke definitieve betaling van het loon een afrekening bezorgen. Zo kennen die werknemers de details van het uitbetaalde loon en de berekeningsmodaliteiten ervan.

Op de loonfiche moeten de bedragen vrijgesteld van inhoudingen voor de sociale zekerheid en de bedragen vrijgesteld van belastingen[2] worden vermeld. Bijgevolg moeten de kosten eigen aan de werkgever worden vermeld.

Individuele rekening

De individuele rekening geeft elke werknemer een overzicht van zijn arbeidsprestaties en het bijbehorende loon over een heel jaar.

De regelgeving[3] bepaalt dat de individuele rekening betreffende de sommen betaald of verschuldigd aan de werknemer per uitbetalingsperiode de reden en het bedrag vermeldt van elke betaling die de werkgever aan de werknemer heeft gedaan, hetzij ingevolge zijn dienstbetrekking (bijvoorbeeld de vergoeding voor vervoerskosten), hetzij buiten elke wettelijke of contractuele verplichting om (bijvoorbeeld gratificaties). Kosten eigen aan de werkgever zijn dergelijke bedragen en moeten dus worden vermeld.

Een aantal gegevens hoeft niet in de individuele rekening te worden vermeld als ze worden vermeld in andere documenten die op dezelfde plaats als de individuele rekening worden bewaard. Het gaat bijvoorbeeld om vermeldingen over de per betaalperiode betaalde bedragen, als die bedragen al op de loonfiche voorkomen.

[1] Fiche 281.10 (vak 26b) voor werknemers en fiche 281.20 (vak 20) voor bedrijfsleiders.

[2] Koninklijk besluit van 27 september 1966 tot vaststelling, wat de particuliere sector betreft, van de gegevens die de afrekening moet bevatten welke bij elke definitieve betaling van het loon aan de werknemer overhandigd wordt.

[3] Artikel 16 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten.

Dubbel bewijs

Sinds 1 januari 2010 moet de werkgever in geval van betwisting het bewijs leveren van de beroepsmatige aard van de kosten die door deze maandelijkse forfaitaire vergoedingen worden gedekt en van de echtheid van deze kosten als hij de betaling van socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing op deze bedragen wil vermijden[1].

Dit sluit een forfaitaire raming van de beroepsmatige uitgaven van de werknemer niet uit. Raadpleeg voor meer informatie hierover de vragen over de forfaitaire terugbetaling van kosten.

Wettelijk vermoeden van niet-belastbaarheid

Het Hof van Cassatie heeft zich in 1986 uitgesproken over de bewijslast op het gebied van kosten eigen aan de werkgever[2]. Het Hof besliste dat de belastingadministratie het bewijs moest leveren dat de bedragen die de werkgever toekent als terugbetaling van voor zijn rekening gemaakte kosten in werkelijkheid verkapte bezoldigingen waren.

Het Hof was verder van mening dat er een wettelijk vermoeden van "niet-belastbaarheid" bestond met betrekking tot de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Op grond daarvan vormden de vergoedingen die werden betaald als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever geen belastbare bezoldiging voor de werknemer zodat hij deze niet bij de fiscus hoefde te verantwoorden. De bewijslast berustte dus niet bij de werknemer.

Dit vermoeden is echter weerlegbaar en kan dus door de fiscus worden ontkracht indien die met alle middelen in rechte en in feite kan aantonen dat de terugbetaalde bedragen een verkapte bezoldiging vormen. Om dit bewijs te leveren kan de administratie zich baseren op feitelijke elementen, zoals het vermoeden en de feitelijke omstandigheden.

Uit de rechtspraak volgt echter dat, hoewel de werkgever er alle belang bij heeft om de terugbetaling van eigen kosten te kunnen verantwoorden, het feit dat noch de werkgever noch de werknemer kunnen bewijzen dat het niet om een verkapte bezoldiging gaat, niet volstaat om het vermoeden van niet-belastbaarheid te weerleggen en als dusdanig geen bewijs vormt voor de belastingadministratie.

Diezelfde redenering is ook van toepassing ten opzichte van de RSZ.

[1] Programmawet van 23 december 2009.

[2] Cass. 30 oktober 1986, pas, I, 1987, p. 269.

Het sociaal aspect versus het fiscaal aspect

Er zijn nog steeds verschillen tussen de fiscale en de sociale wetgeving. Dit probleem is nadelig voor de rechtszekerheid. Een forfait dat door de fiscus wordt aanvaard, zal immers niet altijd door de RSZ worden aanvaard, en vice versa.

De RSZ stelt in zijn administratieve instructies bijvoorbeeld een tabel over de terugbetaling van kosten ter beschikking met een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de dienst een forfaitaire raming aanvaardt, samen met de bedragen en toepassingsvoorwaarden. De fiscus is niet gebonden door deze forfaits[1] en kan dus een ander standpunt innemen.

Dit belet niet dat verschillende inspanningen worden gedaan om de forfaitaire bedragen van de fiscus en de RSZ te harmoniseren. In dit verband stellen we vast dat de FOD Financiën steeds vaker verwijst naar de (maximum-)forfaits die door de RSZ worden aanvaard. Deze zijn over het algemeen lager dan de forfaits die tot nu toe door de FOD Financiën worden aanvaard[2].

Onder de volgende vraag vindt u een vergelijkende tabel van de sociale en fiscale behandeling van bepaalde uitgaven. 

Terugbetaling van eigen kosten versus vrijgestelde bedragen

Tot slot vestigen wij uw aandacht op het feit dat de terugbetaling van eigen kosten niet mag worden verward met bepaalde bedragen die op sociaal en fiscaal vlak van het loonbegrip zijn uitgesloten.

Deze bedragen resulteren immers niet uit een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever maar zijn in principe loon. Volgens een specifieke regelgeving zijn er geen socialezekerheidsbijdragen of belastingen op verschuldigd als aan een aantal voorwaarden is voldaan.

Voorbeelden hiervan zijn maaltijdcheques, ecocheques, de innovatiepremie, ... Meer informatie over deze voordelen vindt u in ons dossier Loon.

[1] Aangezien de fiscus deze forfaitaire bedragen niet automatisch aanvaardt, moeten ze op de belastingfiche worden vermeld onder ‘forfaits andere criteria’, tenzij ze het voorwerp hebben uitgemaakt van een ruling of de werkgever ze kan rechtvaardigen op basis van ernstige criteria.

[2] Opgelet: er kunnen hogere kosten eigen aan de werkgever worden toegepast voor zover de werkgever het bedrag ervan verantwoordt.

Hierna volgt een niet-limitatieve vergelijkende tabel van de sociale en fiscale behandeling van bepaalde uitgaven:

[1] Bedrag van toepassing vanaf 1 april 2022

[2] Bedrag van toepassing vanaf 1 april 2022

[3] Bedrag van toepassing vanaf 1 april 2022

[4] Bedrag van toepassing vanaf 1 februari 2022.