Contrats/clauses
Etudiants > 1. Le contrat d'occupation d'étudiant
Lisez d'abord ceci…
L'occupation d'un travailleur étudiant doit être examinée sous plusieurs
angles, parmi lesquels :
La présente fiche apporte une réponse aux questions liées à l'occupation
d'un travailleur sous contrat d'occupation d'étudiant.
Quand faut-il conclure un contrat d’occupation d’étudiant ?
Pour être engagé sous contrat d'occupation d'étudiant, le travailleur doit
:
- être considéré comme étudiant ;
- remplir les conditions relatives à l'obligation
scolaire.
L’étudiant
La loi ne donne aucune définition de l’étudiant. Cette
notion peut cependant s’interpréter de manière large : elle
vise aussi bien celui qui poursuit des études supérieures ou universitaires que
celui qui suit l’enseignement secondaire de type moyen ou supérieur, technique
ou artistique[1]. Elle englobe également celui qui prépare des
examens au jury central.
Aucune condition d'âge maximum n'est fixée par la loi.
Il faut toutefois tenir compte du fait que l'étudiant ne peut avoir
d'autre statut que celui d'étudiant. En cas de cumul du statut
étudiant avec un autre statut, c'est l'autre statut qui prime. Ainsi, le
pensionné qui suit une formation universitaire ne pourra pas être considéré
comme un étudiant. Il en va de même pour le jeune qui s'inscrit comme demandeur
d'emploi (et ce, même pendant les mois d'été [2]).
Pour ce qui concerne la condition d'âge minimum, nous vous
renvoyons à nos explications ci-dessous relatives à l'obligation scolaire.
Exclusions
Sont par contre exclus de cette notion :
- l’étudiant qui travaille depuis au moins 12
mois ininterrompus[3] chez le même employeur et qui est devenu de ce
fait un travailleur ordinaire ;
- l’étudiant qui suit des cours du soir ou un
enseignement à horaire réduit
- sauf s'il suit uniquement
un enseignement ou une formation à temps partiel (dans ce cas, un contrat
d'occupation d'étudiant peut être conclu mais uniquement pendant les
vacances scolaires) ;
- sauf s'il suit une
formation en alternance qui consiste, d'une part, en une
formation théorique soit dans un établissement d'enseignement soit dans un
organisme de formation créé, subventionné ou agréé par les autorités
compétentes et, d'autre part, en une formation pratique en milieu
professionnel, et ce à certaines conditions :
- le jeune doit être occupé comme étudiant chez un
autre employeur, pour éviter les risques de confusion avec son
apprentissage en milieu professionnel. Cette condition ne vaut pas pour
les mois d'été (juillet et août), de sorte que le jeune peut également
effectuer un job de vacances chez son maître de stage[4].
- le jeune peut être occupé comme étudiant
uniquement les jours au cours desquels il ne doit
pas suivre un enseignement ou une formation théorique ou être
présent en milieu professionnel[5] ;
- le travail étudiant ne doit être possible
que si la personne ne bénéficie ni d’une allocation de chômage, ni
d’une allocation d’insertion[6].
- l’étudiant accomplissant un stage non
rémunéré qui fait partie de son programme d’étude.
Avec ce type d’étudiant, il y aura lieu de conclure un contrat de travail
ordinaire ou un contrat de stage et non un contrat d’occupation d'étudiant.
Remarques :
- L'employeur qui souhaite engager un étudiant
pendant plus de 12 mois doit obligatoirement conclure un
contrat d'occupation d'étudiant pour la durée totale de l’occupation. Et ce,
même si l’étudiant ne peut travailler que maximum 12 mois successifs chez le
même employeur. Au terme de ces 12 mois, l'employeur ne doit pas conclure un
contrat de travail ordinaire. Les conditions de travail des travailleurs
ordinaires deviennent en effet automatiquement applicables au contrat conclu
entre l’employeur et l’étudiant. En d'autres mots, ce n'est qu'à l'issue des 12
premiers mois que l'étudiant devient un travailleur régulier et que les
dispositions propres aux étudiants ne lui sont plus applicables.
- En ce qui concerne les étudiants qui accomplissent,
à titre de stage non rémunéré, des travaux faisant partie de
leur programme d'études, ceux-ci peuvent conclure, chez le même employeur ou
non, un contrat d'occupation d'étudiant à condition que les travaux inhérents à
ce contrat ne rentrent pas dans ceux prévus par leur programme d'études.
- Le jeune qui a précédemment été occupé sous
convention d'immersion professionnelle auprès de l'employeur peut être engagé
par ce même employeur en tant qu'étudiant, s'il répond aux conditions pour être
considéré comme étudiant, et pour autant que les finalités des deux conventions
soient respectées (d'une part, la formation, de l'autre, l'occupation en tant
qu'étudiant).
L’obligation scolaire
Outre la condition d’être étudiant, le jeune doit encore remplir une
condition relative à l’obligation scolaire.
Par obligation scolaire, on entend une période de 12 ans qui prend cours
l’année scolaire où le jeune atteint l’âge de 6 ans et qui prend fin l’année
scolaire où il atteint l’âge de 18 ans. Dans ce cadre, on peut distinguer :
- l’obligation scolaire à temps
plein jusqu’à l’âge de 16 ans ou 15 ans, si dans ce dernier cas,
il a suivi (et non nécessairement réussi) les 2 premières années d’étude de
l’enseignement secondaire ;
- l’obligation scolaire à temps
partiel à partir de 16 ans ou à partir de 15 ans si le jeune a
suivi les 2 premières années de l’enseignement secondaire et ce, jusqu’au 30
juin de l’année civile où il atteint l’âge de 18 ans. Dans ce cadre, le jeune
peut ainsi choisir de suivre un enseignement à horaire réduit ou une formation
répondant aux exigences de l’obligation scolaire.
Ainsi, peuvent seuls conclure un contrat d’occupation d’étudiant :
em>
- les jeunes de 15 ans et plus qui suivent un
enseignement de plein exercice et ont satisfait à l’obligation scolaire à temps
plein ;
- les étudiants qui ne sont plus soumis à
l’obligation scolaire ;
- pendant les vacances scolaires uniquement, les
jeunes de 15 ans et plus qui suivent un enseignement à temps
partiel.
Un tel contrat ne peut donc être conclu avec :
- les jeunes qui n’ont pas satisfait à l’obligation
scolaire à temps plein ;
- les jeunes qui, après avoir satisfait à
l’obligation scolaire à temps plein, suivent une formation en
alternance :
- s'il s'agit d'une occupation chez le même
employeur que celui auprès duquel ils suivent leur formation pratique
en milieu professionnel, sauf pendant les mois d'été ;
- s'il s'agit d'une occupation pendant les
heures de présence obligatoire aux cours ou en milieu professionnel
;
- ou s'ils sont bénéficiaires d’allocations
de chômage ou d'insertion.
Conclusion
Lorsque l’étudiant satisfait à toutes les conditions, l’employeur
est tenu de conclure un contrat d’occupation d’étudiant (et ce
même si l'occupation de l'étudiant excède le nombre maximal d’heures de travail
par an autorisé pour bénéficier de l'assujettissement partiel à la sécurité
sociale[7]).
[1] L’ONSS admet de
considérer encore comme étudiant celui qui s’engage par contrat au cours des
vacances scolaires qui suivent directement la fin de ses études car il est
toujours susceptible de reprendre des études à la rentrée scolaire.
[2] L’ONSS et l’ONEM acceptent qu’à
certaines conditions, un jeune diplômé puisse encore travailler comme étudiant
jusqu’en septembre de l’année au cours de laquelle il a obtenu son diplôme.
Ce n’est en revanche pas le cas du Contrôle des lois sociales.
Le CLS considère que celui/celle qui est inscrit(e) comme demandeur(se)
d’emploi n’est pas un/une étudiant(e).
[3] A défaut de
précision dans le texte de loi, la période de 12 mois ininterrompus ne doit
pas, selon le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, s'apprécier dans une
limite de temps comme par exemple une année civile ou scolaire.
[4] Ceci a été précisé
par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.
[5] Selon le SPF Emploi
et Travail, le texte légal prévoit uniquement que l'étudiant qui suit
une formation en alternance ne peut pas travailler dans le cadre d'un contrat
d'occupation d'étudiant "au même moment" que celui au cours duquel il suit une
formation théorique ou pratique. Il est donc possible, par exemple, qu'un jeune
soit occupé dans le cadre d'un travail d'étudiant le soir suivant une journée
au cours de laquelle il a eu cours.
[6] Une fois la personne
disponible pour le marché du travail, le travail étudiant n'est en effet plus
possible .Le revenu d’intégration n'est pas mentionné car, dans le
pratique, il arrive que les CPAS demandent aux jeunes qui perçoivent ce revenu
de travailler en tant qu’étudiants jobistes.
[7] La conclusion d'un
contrat de travail étudiant fait en effet partie des conditions à remplir pour
bénéficier de cet assujettissement avantageux. Pour plus d'infos, consultez la
fiche "Etudiants - 2. Aspects de sécurité sociale".
Quelles formalités l’employeur doit-il respecter ?
Le contrat de travail
Selon la nature du travail à exécuter, le contrat d’étudiant est un contrat
d’employé, d’ouvrier, de représentant de commerce ou de domestique.
Cependant, quel que soit le statut de l’étudiant, le contrat d’occupation
d’étudiant doit satisfaire aux exigences suivantes :
- être constaté par écrit,
individuellement pour chaque étudiant, au plus tard au moment de l’entrée en
service ;
- contenir les mentions obligatoires
prévues par la loi ;
- être conclu pour une durée déterminée ne
pouvant en aucun cas excéder 12 mois[1] ;
- en tant que document social, être
tenu au lieu d’occupation de l’étudiant et conservé à l’adresse à laquelle
l’employeur est inscrit à l’ONSS ou à son domicile ou siège social, pendant une
période de 5 ans prenant cours à partir du jour qui suit celui de la fin de
l’exécution du contrat.
- La déclaration Dimona et le règlement de travail
Dès l’entrée en service de l’étudiant, l’employeur a l’obligation d’établir
une déclaration Dimona [2].
Il est également tenu de lui communiquer un exemplaire du règlement de travail en vigueur au sein de
l’entreprise et de lui faire signer un accusé de réception de ce règlement de
travail.
Sanction
Le non-respect de ces différentes formalités est sanctionné.
Pour un aperçu des sanctions pénales ou
administratives applicables, nous vous renvoyons aux mots-clé "Dimona"
et "Travail des étudiants" de la fiche "Code pénal social - 4. Les infractions"
de notre dossier relatif au droit pénal social, sous l'onglet fédéral. Vous
trouvez ce dossier dans la rubrique Social/Dossiers.
[2] Les
quelques employeurs qui ne tombent pas dans le champ d'application de la
déclaration Dimona et qui engagent un étudiant doivent toujours effectuer une
Dimona.
[3] La
déclaration Dimona dispense l'employeur de l'envoi d'une copie du contrat
d'occupation d'étudiant au SPF Emploi, Travail et Concertation sociale dans les
7 jours de l'entrée en service de l'étudiant. Le fait de ne pas effectuer cette
déclaration entraîne donc aussi l'application de la sanction qui résulte du
défaut d'envoi, au SPF, d'une copie du contrat (en d'autres mots, l’employeur
est tenu de respecter les règles relatives à la rupture du contrat de travail à
durée indéterminée, sauf à prouver que ce défaut n'occasionne aucun dommage à
l'étudiant).
Peut-on prévoir une clause d’essai dans un contrat d'occupation d'étudiant ?
Les 3 premiers jours de travail du contrat d'occupation
d'étudiant sont automatiquement considérés comme période
d'essai. Il n'est donc pas nécessaire de mentionner cette période d'essai de 3
jours par écrit au contrat de travail. Elle est en effet prévue par la loi.
Ce sont les 3 premiers jours de travail effectifs qui
doivent être considérés comme période d’essai. Donc si un étudiant travaille
seulement le samedi, ce sont les 3 premiers samedis qui sont pris en
considération pour déterminer la période d’essai.
Le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale nous a confirmé que cette
période d'essai n'est pas suspendue par les causes de
suspension du contrat de travail (maladie, par exemple)[1].
[1] En effet, les règles
concernant la suspension de la période d’essai ont été supprimées par la loi
sur le statut unique en même temps que la période d’essai.
Quelles sont les conditions de travail à respecter ?
Durée du temps de travail
Les dispositions relatives à la durée de travail sont intégralement
d'application. Pour les jeunes travailleurs, c'est-à-dire les
jeunes de 15 ans et plus qui ne sont plus soumis à l'obligation scolaire à
temps plein, la durée de travail est définie comme le temps pendant lequel ils
sont à la disposition d'un ou de plusieurs employeurs.
Dispositions pour les travailleurs à temps partiel
En ce qui concerne le travail à temps partiel, le contrat de travail ne
peut, sauf dispositions sectorielles contraires, fixer une durée de travail
hebdomadaire inférieure à un tiers de la durée de travail d'un travailleur à
temps plein occupé dans le même secteur.
De plus, et avec la même réserve, la durée de chaque période de travail ne
peut en aucun cas être inférieure à 3 heures par jour.
Le principe des prestations hebdomadaires minimales du
tiers-temps n'est toutefois pas applicable :
- aux étudiants dont les prestations sont seulement assujetties à la cotisation spéciale de solidarité
;
- aux étudiants dont les prestations sont assujetties à l'ONSS lorsqu'ils
sont engagés dans le cadre d'un horaire fixe prévoyant des
prestations journalières d'au moins 4 heures et que :
- le contrat de travail stipule que les prestations complémentaires sont
exclues sauf si elles précèdent ou suivent directement les prestations prévues
dans le contrat de travail ;
- le contrat de travail prévoit le paiement d'un sursalaire pour les
prestations qui dépassent les limites prévues dans le contrat ;
- une copie du contrat de travail est envoyée au Contrôle des lois
sociales.
Intervalles de repos
Les jeunes travailleurs de moins de 18 ans ne peuvent travailler sans
interruption pendant plus de quatre heures et demi. Au-delà de cette limite,
ils ont droit à un repos d'une demi-heure. Au-delà de six heures, le repos sera
d'une heure, une période de repos d'une demi-heure devant être prise en une
fois. Par ailleurs, ces jeunes travailleurs doivent bénéficier d'un intervalle
de repos entre deux prestations d'une durée minimum de 12 heures consécutives.
p>
Travail de nuit, travail du dimanche et des jours fériés
Les dispositions relatives au travail de nuit, au travail du dimanche et aux
jours fériés sont également d'application aux étudiants. En ce qui concerne les
jeunes de moins de 18 ans, le travail de nuit, du dimanche, du jour de repos
supplémentaire et des jours fériés n'est pas autorisé. Ceci
constitue un principe de base. Des dérogations sont toutefois prévues par la
loi.
Pour les jeunes travailleurs, le législateur a introduit un
jour de repos supplémentaire. Outre le repos dominical
obligatoire, ces jeunes ont droit à un jour de repos complémentaire par
semaine, qui suit ou précède immédiatement le dimanche. Autrement dit, ils ont
droit au repos le samedi et le dimanche ou le dimanche et le lundi.
Ici aussi, des dérogations éventuelles sont prévues dans des cas
exceptionnels. En cas de prestations par les jeunes travailleurs le dimanche ou
le jour de repos supplémentaire, le repos compensatoire doit comporter au moins
36 heures consécutives.
Sanctions
Pour un aperçu des sanctions applicables en cas de non-respect de ces
dispositions, nous vous renvoyons au mot-clé "Durée du travail" de la fiche
"Code pénal social - 4. Les infractions" de notre dossier relatif au droit
pénal social, sous l'onglet fédéral. Ce dossier se trouve dans la rubrique
Social/Dossiers.
Comment l'employeur doit-il assurer la sécurité des étudiants ?
Surveillance de la santé
Surveillance de la santé générale
Les étudiants doivent être soumis à la surveillance de la santé générale
applicable aux autres travailleurs. Cela concerne donc les étudiants :
- occupés à une fonction de sécurité ;
- occupés à une fonction de vigilance ;
- qui exercent une activité à risque défini.
Surveillance de la santé spécifique
A côté de cette surveillance générale, il existe une surveillance de santé
spécifique qui a été introduite pour tenir compte d'un certain nombre de
caractéristiques propres aux jeunes. Pour ces raisons, certains jeunes doivent
toujours être soumis à l'évaluation de santé préalable.
Cela concerne :
- les jeunes qui, au moment où débute leur occupation, n'ont pas
encore atteint l'âge de 18 ans ;
- les jeunes qui effectuent un travail de nuit ;
- les jeunes qui, en application des dispositions relatives aux dérogations
sur l'interdiction d'occupation, sont exposés à certains
risques[1].
Cette surveillance de santé spécifique s'explique par le fait que les jeunes
ne sont pas encore arrivés à maturité, certaines activités pouvant par
conséquent avoir une influence sur leur développement physique ou psychique et
par le fait que les jeunes sont insuffisamment expérimentés et courent donc un
plus grand risque.
Analyse des risques
Lorsqu'un employeur occupe un étudiant, il doit effectuer une analyse des
risques spécifique pour vérifier s'il y a des activités avec un risque plus
élevé pour les jeunes que pour les autres travailleurs. Ce faisant, il faut
tenir compte des éléments qui peuvent rendre le travail plus dangereux pour les
jeunes : leur manque d'expérience, le fait qu'ils ne sont pas toujours
conscients des risques et que leur développement physique et psychique n'est
pas encore achevé.
Cette analyse des risques doit être effectuée avant la mise au travail de
l'étudiant et doit être renouvelée au moins une fois par an ainsi que lors de
toute modification importante du poste de travail auquel l'étudiant est
affecté. Lorsqu'un risque est constaté, l'employeur doit prendre des mesures de
prévention.
Activités interdites
Il est interdit pour l'employeur de faire exécuter aux étudiants certaines
tâches.
Expositions interdites
Les jeunes ne peuvent pas être exposés, entre autres, aux substances
nocives, toxiques, mutagènes, tératogènes ou cancérigènes, aux rayons
ionisants, températures extrêmes, bruit et vibrations.
Travaux et procédés interdits
Les jeunes ne peuvent pas manipuler des machines ni effectuer des activités
dangereuses telles que la conduite d'engins de terrassement, l'utilisation de
pistolets à scellement, les travaux de découpe et de soudure, le chargement et
déchargement de bateaux,…
Lieux de travail interdits
Les jeunes ne peuvent pas se trouver dans des endroits où l'on effectue des
activités pouvant engendrer des incendies ou explosions graves, dans des salles
d'autopsie et des clos d'équarrissage,…
Les étudiants peuvent néanmoins effectuer certaines activités interdites
moyennant le respect cumulatif des conditions suivantes :
- l'étudiant a plus de 18 ans ;
- l’étudiant n’est pas occupé à la conduite de chariots de manutention
automoteurs ;
- l'étudiant suit une formation conforme aux activités concernées ;
- le comité pour la prévention et la protection au travail ainsi que les
conseillers en prévention (internes et externes) doivent donner leur avis à ce
propos.
Sanctions
Pour un aperçu des sanctions applicables, nous vous renvoyons aux mots-clés
"Travail des enfants et des jeunes" et "Santé et sécurité au travail" de la
fiche "Code pénal social - 4. Les infractions" de notre dossier relatif au
droit pénal social, sous l'onglet fédéral. Ce dossier se trouve dans la
rubrique Social/Dossiers.
[1] Il
s'agit des risques visés par l'arrêté royal du 3 mai 1999.
L’étudiant bénéficie-t-il du salaire garanti en cas d’incapacité de travail ?
Les dispositions ordinaires en matière de salaire garanti pour les ouvriers
et les employés sont applicables. Pour plus d'informations au sujet de ces
principes, consultez notre fiche "Incapacité de travail – 2. Salaire
garanti".
Précisons que l'employeur qui s'est engagé à loger l'étudiant doit assurer à
l'étudiant victime d'une incapacité de travail un logement convenable et des
soins appropriés, aussi longtemps que cela s'avère nécessaire.
Quel salaire faut-il payer aux étudiants ?
Le salaire minimum à payer à un étudiant dépend de la commission paritaire
(CP) à laquelle appartient l'entreprise qui l'occupe.
Lié au secteur
Le plus souvent, c'est le secteur qui détermine le salaire minimum. A ce
niveau, des règles distinctes sont alors souvent prévues pour les jeunes.
Beaucoup de secteurs prévoient même des salaires spécifiques
strong> pour les étudiants[1]. Comme notamment les commissions paritaires n°
118.03, 124, 149.010, 200, 207, 220, 226, 302, 307 et 310.
Vous voulez savoir s'il existe un salaire spécifique pour les étudiants dans
votre secteur, ou vous souhaitez en connaître les modalités d'application ?
Consultez notre rubrique Sectoriel/Barèmes/Etudiants.
Interprofessionnel
À défaut de dispositions sectorielles, le salaire
applicable est le revenu minimum mensuel moyen garanti
interprofessionnel, pour autant
que l’étudiant soit engagé pour une durée d’un mois au
minimum.
Tableau récapitulatif
[1] Cette liste est
susceptible d'adaptations sur la base des négociations dans les différents
secteurs d'activité.
Comment mettre fin au contrat ?
La rupture du contrat pendant la période d'essai
Pendant la période d'essai, le contrat peut être rompu par chacune des
parties sans délai de préavis ni indemnité de rupture.
La rupture du contrat en dehors de la période d'essai
A la date d'échéance normale du contrat
Etant donné que le contrat d'étudiant est toujours un contrat à durée
déterminée (durée maximum de 12 mois), le contrat s'éteint automatiquement à
l'échéance fixée[1].
Moyennant préavis
Chacune des parties peut cependant, avant l'échéance, mettre fin au
contrat moyennant un préavis donné à l'autre partie. Dans cette hypothèse, il y
aura lieu de respecter toutes les règles de forme de la
notification d'un préavis. Ce préavis prend cours le lundi qui
suit la semaine où il a été notifié.
Tableau récapitulatif
|
Durée du contrat |
Délais (jours calendrier) à respecter
par |
Prise de cours |
l'employeur |
l'étudiant |
Rupture avant le terme fixé dans le contrat
(art. 130 - loi du 3 juillet 1978) |
Jusqu'à un mois
Plus d'un mois |
3 jours
7 jours |
1 jour
3 jours |
Le lundi qui suit
Le lundi qui suit |
En cas d'incapacité de travail
En cas d'incapacité de travail de plus de 7 jours résultant d'une maladie ou
d'un accident, l'employeur peut mettre fin au contrat moyennant le paiement
d'une indemnité de rupture correspondant au délai de préavis ou à la partie de
ce délai restant à courir.
En cas de contrat non valable ou lorsqu'aucune Dimona n'a été
effectuée
A défaut de contrat écrit insérant les mentions obligatoires ou à défaut de
déclaration d'occupation immédiate et valable, l'étudiant pourra mettre fin à
l'occupation sans préavis ni indemnité. De plus, à défaut d'écrit ou, lorsqu'il
y a un écrit, à défaut de certaines mentions obligatoires (les dates du début
et de la fin de l'exécution du contrat, l'horaire de travail ou la référence à
l'horaire applicable figurant dans le règlement de travail), le contrat pourra
être considéré comme un contrat à durée indéterminée et entraîner pour
l'employeur l'obligation de notifier les délais de préavis ordinaires.
L'employeur échappera toutefois à cette requalification du contrat et aux
sanctions y afférentes s'il peut prouver que le défaut des mentions concernant
l'horaire de travail ou de référence à l'horaire applicable dans le règlement
de travail n'occasionne aucun dommage à l'étudiant.
Documents à remettre et paiements à effectuer après la cessation du
contrat
A la fin du contrat, l'employeur doit remettre les documents suivants à
l'étudiant : un compte individuel, une fiche de paie et une fiche fiscale. Si
l'étudiant "employé" a été assujetti aux cotisations ordinaires de sécurité
sociale, il faut également lui remettre une attestation de vacances et lui
payer un pécule de vacances de départ.
Par ailleurs, il n'est pas inutile de rappeler que l'occupation d'étudiant
ne fait pas exception à la règle selon laquelle l'employeur reste redevable de
la rémunération des jours fériés survenant :
- dans les 14 jours civils qui suivent l'expiration du contrat de travail,
lorsque la durée d'occupation du travailleur est de 15 jours à 1 mois, sans
interruption attribuable au travailleur ;
- dans les 30 jours civils qui suivent la fin du contrat lorsque la durée
d'occupation du travailleur est de plus d'un mois, sans interruption
attribuable à ce dernier.
[1] Si l'étudiant
continue à prester au-delà de cette échéance, il est lié par un contrat à durée
indéterminée 'ordinaire'.
Quelles sont les principales références légales ?
- Loi du 3 juillet 1978, articles 120 à 130 ter
- Arrêté royal du 19 juin 1985
- Arrêté royal du 27 avril 1990
- Arrêté ministériel du 24 juin 1991
- Loi du 21 mars 1995
- Arrêté royal du 14 juillet 1995 (tel que modifié par la loi du 28 juillet
2011)
- Arrêté royal du 3 mai 1999
Etudiants > 3. Aspects fiscaux
Lisez d'abord ceci…
L'occupation d'un travailleur étudiant doit être examinée sous plusieurs
angles, parmi lesquels :
La présente fiche apporte une réponse aux questions fiscales liées à
l'occupation d'un travailleur étudiant.
L’étudiant reste-t-il fiscalement à charge de ses parents ?
Principe
Pour rester fiscalement à charge de ses parents, l’étudiant ne peut pas
dépasser un certain montant de ressources nettes. Le plafond
varie en fonction de la situation familiale de l'étudiant, et varie par
ailleurs selon qu'il est occupé sous contrat d'occupation d'étudiant ou sous
contrat de travail ordinaire.
La première tranche de 1.500 euros (non indexés)[1] de la rémunération de l'étudiant
occupé sous contrat d'occupation d'étudiant[2] n'est en effet pas prise en compte dans le
plafond. En d'autres termes, un montant de 1.500 euros peut être déduit du
total des ressources nettes de cet étudiant afin de déterminer s'il atteint ou
non le plafond. L'étudiant sous contrat d'occupation ordinaire ne pourra pas
bénéficier de cette déduction.
Montant maximum des ressources nettes
*Attention les montants repris ci-dessus doivent être examiné et appliqué au
cas par cas.
Exemple
Un étudiant dont les parents sont mariés a gagné 6.000 euros grâce à son
occupation (après déduction des cotisations de sécurité sociale). Il n'a pas
d'autres revenus.
Etant donné que le plafond s'élève à 3.410,00 euros lorsque les parents sont
mariés, l'étudiant ne restera fiscalement à charge de ses parents que si
l'occupation a lieu sous contrat d'occupation d'étudiant. Si tel n'est pas le
cas il dépasse en effet le montant maximum de ressources nettes.
Attention, il s'agit bien d'une exonération des ressources
nettes. Celle-ci ne vaut donc que pour déterminer si l'étudiant reste à charge
de ses parents et pas pour déterminer s'il est redevable d'un impôt. Pour ce
dernier point, consultez la question : "L'étudiant jobiste est-il
redevable de l'impôt ?".
Notion de ressources
Pour rappel, le terme ressources recouvre toutes les rentrées régulières ou
occasionnelles de revenus quelconques, imposables ou non, y compris les
arriérés, le pécule de vacances ordinaire et le pécule de vacances anticipé, le
minimum vital ou le minimum d'existence, la rémunération d’un contrat
d’apprentissage, d’un contrat d’étudiant, les loyers perçus…
Le calcul des ressources nettes
Des ressources brutes obtenues par l’enfant, il faut déduire notamment :
- les allocations familiales, de naissance et les primes d'adoption
légales ;
- les bourses d'études et primes à l'épargne prénuptiale ;
- les allocations à charge du Trésor octroyées aux handicapés ;
- les rémunérations obtenues par des handicapés en raison de leur emploi dans
un atelier protégé reconnu ;
- les rentes alimentaires ou rentes alimentaires complémentaires payées au
contribuable après la période imposable à laquelle elles se rapportent en
exécution d'une décision judiciaire qui en a fixée ou augmenté le montant avec
effet rétroactif ;
- les rentes alimentaires attribuées aux enfants à concurrence de 3.410,00
euros par an ;
- les rémunérations obtenues par des étudiants en vertu d'un contrat de
travail d'étudiant à concurrence de 840,00 euros par an.
De cette différence vous devrez encore déduire les frais réels ou
forfaitaires admis par type de ressources. Les ressources nettes de l’étudiant
sont le résultat de ce dernier calcul.
Plus d'info ?
Vous trouvez toutes les informations au sujet des conditions pour être
considéré comme une personne à charge en général et au sujet des ressources en
particulier dans notre fiche "Personnes à charge".
[1] Article 143, 7° du
CIR 92. Le montant applicable pour l'année de revenus 2021, exercice
imposition 2022 s'élève à 2.840 euros.
[2] Tel que visé dans
les articles 120 à 130ter de la loi du 3 juillet 1978. Un contrat d'occupation
d'étudiant est toujours un contrat écrit d'une durée déterminée de maximum 12
mois.
Le précompte professionnel doit-il être retenu ?
En principe, toute rémunération payée ou attribuée fait obligatoirement
l'objet d'une retenue de précompte professionnel.
Par dérogation à cette règle[1],
aucun précompte professionnel n'est dû sur les rémunérations
payées ou attribuées aux étudiants engagés dans le cadre d'un contrat
d'occupation d'étudiant écrit, pour une durée qui n'excède pas 475 heures d’occupation d’étudiants
strong> au cours de l'année calendrier.
Cette dérogation est applicable à la condition qu'aucune
cotisation, à l'exception de la cotisation de solidarité, ne soit due sur ces
rémunérations en exécution de la législation concernant la sécurité sociale.
Concrètement, il n'y aura aucun précompte professionnel dû
lorsqu'aucune cotisation de sécurité sociale ordinaire ne doit être versée.
Attention ! Dans le cadre des mesures Covid, les heures
effectuées par des étudiants entre le 1er janvier et le 31 mars 2022
dans les secteurs des soins et de l'enseignement n’interviennent pas pour calculer la limite
des 475 heures. Pour ce qui concerne les étudiants occupés dans les
autres secteurs, il n'est pas tenu compte d’un maximum de 45
heures des prestations pour ce contingent pendant les trois premiers
mois de 2022.
[1] Pt 2.22 de
l’Annexe III.
L'étudiant jobiste est-il redevable de l'impôt ?
Comme toute personne assujettie à l'impôt des personnes physiques,
l'étudiant bénéficie également d'une quotité exemptée d'impôt, ce qui signifie
qu'une partie des revenus n'est pas soumise à l'impôt.
Le montant de base de la quotité exemptée d'impôt s'élève à 9.050 euros[1].
Si les revenus imposables n'excèdent pas le montant de la quotité exemptée
d'impôt, aucun impôt ne sera dû. Un étudiant qui a un revenu imposable
de maximum 9.050 euros ne devra donc pas payer d'impôts.
Si ce montant est dépassé, l'impôt sera calculé selon un taux progressif
allant de 25 à 50 %.
Le revenu annuel net imposable est égal au revenu annuel brut imposable
diminué des frais professionnels forfaitaires ou des frais professionnels
justifiés par le contribuable. Ces frais professionnels forfaitaires se
calculent selon une grille spécifique et sont limités à 4.920 euros[2] par an. Ainsi, le taux de frais admis
pour le personnel salarié varie entre 3 % et 25 % selon l’importance de ses
revenus.
[1] Art 131 du CIR
1992. Montant valable au 1er janvier 2021.
[2] Art 51 du CIR
1992. Montant valable au 1er janvier 2021.
L'étudiant jobiste doit-il rentrer une déclaration d'impôt ?
Tout étudiant jobiste est obligé de faire une déclaration d'impôt quelle que
soit la hauteur de ses revenus et indépendamment du fait que des cotisations de
sécurité sociale et un précompte professionnel soient dus Si un formulaire ne
lui est pas envoyé d'office au moment de la période prévue pour la déclaration
d'impôt, il est tenu de le réclamer.
De cette manière, il pourra récupérer l'impôt indûment versé si un précompte
professionnel a été prélevé alors que les revenus étaient inférieurs au montant
imposable.
Etudiants > 2. Aspects de sécurité sociale
Lisez d'abord ceci…
L'occupation d'un travailleur étudiant doit être examinée sous plusieurs
angles, parmi lesquels :
La présente fiche apporte une réponse aux questions de sécurité sociale
liées à l'occupation d'un travailleur étudiant. Nous y examinons notamment à
quelles conditions l'employeur peut bénéficier de cotisations sociales réduites
lorsqu'il occupe un travailleur étudiant.
A quelles conditions l’étudiant peut-il être occupé moyennant le paiement de cotisations réduites ?
Principe
Les prestations effectuées comme étudiant sont en principe soumises aux
cotisations de sécurité sociale ordinaires comme pour tout
autre travailleur.
Exception
Pour autant que les conditions requises soient remplies, une période totale
de maximum 475 heures de travail sur l'année
civile[1] (année calendrier) peut donner
lieu à des cotisations réduites.
Le pourcentage de ces cotisations réduites est de 8,13 %, dont 5,42
%[2] sont à charge de l'employeur
et 2,71 % à charge de l'étudiant.
Première condition : une déclaration Dimona effectuée à temps
Le bénéfice des cotisations réduites est prévu uniquement si l'employeur a
effectué, pour l'étudiant, une déclaration Dimona à temps. Si ce n'est pas le
cas, toutes les heures prestées par l'étudiant seront assujetties normalement à
la sécurité sociale.
Attention ! Pour être valable, la Dimona pour les étudiants doit respecter
un certain nombre de conditions. Vous trouvez les renseignements nécessaires au
sujet de cette Dimona pour les étudiants sous la question : "Quelles sont les particularités de la
déclaration Dimona pour les étudiants ?".
Deuxième condition: contingent de 475 heures
Le droit aux cotisations réduites n'est ouvert que pendant maximum
475 heures de travail par an[3].
Ces 475 heures peuvent être prestées chez un ou plusieurs employeurs.
Pour être sûr de pouvoir encore occuper l'étudiant moyennant le paiement de
cotisations réduites, il existe diverses manières de vérifier le nombre de jours
que l'étudiant a déjà presté.
Attention ! En raison de la crise du coronavirus, un
règlement spécial a été introduit. Celui-ci permet de ne pas tenir
compte de certaines heures prestées dans le quota des 475 heures.
En ce qui concerne l'année civile 2022, les prestations des
étudiants dans les secteurs des soins et de l’enseignement ne
sont pas prises en compte dans le contingent de 475 heures
pendant les mois de janvier, février et mars 2022.
Concrètement, cela signifie que les étudiants peuvent travailler plus de 475
avec des cotisations sociales réduites en 2022.
Exemple : un étudiant travaille comme étudiant dans les
soins en février 2022. Il preste pendant 80 heures avec des cotisations de
solidarité. Normalement, cet étudiant aurait encore droit à 395 heures avec des
cotisations de solidarité (475-80). Néanmoins, en raison de la neutralisation,
l’étudiant peut encore travailler comme étudiant pendant 475 heures avec des
cotisations de solidarité.
Dans les autres secteurs, il n'est pas tenu compte d’un
maximum de 45 heures des prestations des étudiants pour ce
contingent pendant les trois premiers mois de 2022.
Cela signifie qu’un maximum de 45 heures des prestations des étudiants dans
ces secteurs durant cette période ne seront pas déduites du contingent de 475
heures. En 2022, les étudiants dans les autres secteurs peuvent donc travailler
jusqu’à 520 heures avec des cotisations sociales réduites.
Exemple : un étudiant travaille comme étudiant dans
l’Horeca en février 2022. Il preste pendant 80 heures avec des cotisations de
solidarité. Normalement, l’étudiant aurait encore droit à 395 heures avec des
cotisations de solidarité (475-80). Néanmoins, en raison de la neutralisation
partielle, l’étudiant peut encore travailler comme étudiant pendant 440 heures
avec des cotisations de solidarité après les prestations de février.
Troisième et quatrième conditions
Aux deux conditions décrites ci-dessus, viennent s'ajouter deux autres
conditions pour bénéficier de l'assujettissement réduit :
- les prestations de travail doivent avoir lieu en dehors des heures
de présence obligatoire au sein de l’établissement d’enseignement.
L'ONSS entend par "périodes de présence obligatoire dans les établissements
d'enseignement", les périodes pendant lesquelles l'étudiant est censé
suivre les cours ou les activités dans l'établissement d'enseignement
auquel il est lié. Pour les étudiants du secondaire, dans la mesure où tous les
cours sont obligatoires, les périodes non obligatoires sont donc les mercredis
après-midi, les samedis, les dimanches et les congés de Toussaint, Noël,
Carnaval et Pâques. Pour les étudiants inscrits à
l'université, ceux-ci ne pourront bénéficier du régime des cotisations réduites
que s’ils ne travaillent pas pendant les heures de cours auxquelles ils sont
censés assister.
- les prestations de travail doivent avoir lieu dans le cadre d'un contrat écrit d'occupation d'étudiant. Un contrat
d'étudiant ne peut dépasser 12 mois ininterrompus. Au-delà de
cette limite, la prolongation chez le même employeur fait toujours l'objet d'un
contrat ordinaire, pour l'année civile en cours mais aussi pour les années
ultérieures. Dans cette mesure, le bénéfice des cotisations réduites devient
impossible pour toute occupation ultérieure chez cet employeur.
[1] Indépendamment du
fait que le contrat d'étudiant dépasse l'année civile.
[2] Il faut compter
également 0,01 %
de cotisation patronale pour le Fonds amiante. Toutefois, cette cotisation
n’est due que pour le premier et le deuxième trimestre de chaque année.
[3] Peu importe que
les jours pendant lesquels ces heures sont prestées tombent pendant ou en
dehors des vacances scolaires.
Quelles sont les particularités de la déclaration Dimona pour les étudiants ?
La Dimona pour les étudiants permet de déclarer, pour un seul travailleur en
une seule déclaration, une période entière ou d’effectuer une
ou plusieurs déclarations journalières.
Lorsque l’occupation s’étale sur plusieurs trimestres, une déclaration
Dimona doit être faite par trimestre.
Quelles mentions ?
Outre les mentions habituelles (données relatives à
l’employeur et au travailleur), les employeurs qui emploient des étudiants
doivent toujours mentionner dans leur déclaration Dimona les dates de
début et de fin de l’occupation, ainsi que le nombre d’heures
planifiées par trimestre[1]. Les étudiants doivent être déclarés sous le
type de travailleur "STU".
Mention du nombre d’heures
La Dimona particulière pour les étudiants permet de déterminer si le
contingent d’heures (475 heures par an) dont l’étudiant
dispose est déjà dépassé ou non.
Si le nombre d’heures que l’employeur déclare dans la Dimona est encore
disponible, il recevra un message du type OK.
Les heures planifiées sont alors réservées pour cet employeur
et celui-ci peut être sûr de pouvoir faire prester ces heures à l’étudiant à un
taux de cotisations réduit.
Si le nombre d’heures planifiées est toutefois supérieur au nombre d’heures
restant encore dans le contingent de l’étudiant, l’employeur recevra également
un message lorsqu’il fera sa déclaration Dimona. Ce message indiquera le nombre
d’heures planifiées en dehors du contingent (dépassement de xx
heures). Seules les heures restantes seront alors réservées.
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L’employeur a dans ce cas 3 possibilités :
- Il peut choisir de rectifier immédiatement la déclaration
initiale en entrant moins d’heures planifiées.
- Ou bien il maintient la déclaration initiale, mais
il tient compte du message en ne faisant prester à l’étudiant, dans la
pratique, que le nombre d’heures restant encore dans son contingent. Dans ce
cas, le message n’aura pas d’autres suites.
- Ou bien il fait quand même prester à l’étudiant le
nombre d’heures planifiées, malgré le dépassement du contingent. Dans ce cas,
des cotisations ordinaires
seront dues pour les heures de dépassement.
Directives de l’ONSS
Nous rappelons brièvement que les Instructions administratives de l’ONSS
stipulent que la Dimona IN :
- doit être établie sur la base d’un contrat
d’occupation d’étudiant signé. La Dimona ne peut donc pas être
effectuée si aucun contrat n’a été conclu ;
- doit mentionner, pour chaque trimestre
d’occupation, le nombre "d’heures planifiées" (= le nombre
d’heures durant lesquelles un étudiant travaillera chez un employeur, comme le
prévoit le contrat d’occupation d'étudiant) ;
- doit couvrir toute la période du contrat. Cela
signifie qu’il y aura autant de Dimona que de trimestres d’occupation
couverts par un contrat, à l’exception des trimestres durant lesquels
aucune heure ne sera prestée. Il n’est donc pas possible de déclarer une
occupation avec 0 heures ;
- Pour les étudiants qui travaillent dans le secteur
de la construction, la déclaration trimestrielle implique la communication des
numéros de carte C3.2 tous les trimestres.
[1] Article 7, 4° de
l’arrêté royal du 5 novembre 2002.
La déclaration Dimona peut-être être modifiée ?
Avant la DmfA
Tant que la déclaration DmfA n’a pas été effectuée, la
déclaration Dimona peut être modifiée (Dimona UPDATE) pour autant que la
déclaration initiale ait été faite à temps. Une déclaration tardive ne peut en
effet jamais être rectifiée (voyez question suivante).
Lorsque le nombre d’heures fait l’objet d’une
rectification (vers le haut ou vers le bas), le
contingent sera automatiquement adapté en
fonction des modifications apportées. Une adaptation vers le haut ne sera bien
sûr possible que s’il reste des heures libres dans le contingent.
Exemple
Un étudiant a encore 70 heures dans son contingent. L’employeur conclut avec
lui un contrat d’occupation d’étudiant pour 30 heures au mois de juillet. Il
fait une Dimona IN le 1er juillet pour 30 heures et reçoit comme message un OK.
Les heures planifiées sont donc réservées, et l’étudiant peut les prester à un
taux de cotisations réduit.
Admettons que, dans la pratique, l’étudiant ne preste finalement que 26
heures. L’employeur peut dans ce cas faire une DIMONA UPDATE qui libérera 4
heures dans le contingent. L’étudiant pourra alors immédiatement réutiliser ces
heures (chez le même ou un autre employeur). Si l’employeur n’effectue pas de
rectification, ces heures ne seront libérées qu’au moment de la déclaration
DmfA (en octobre).
Supposons maintenant que, dans la pratique, l’étudiant preste par contre 4
heures de plus que les heures planifiées (soit 34 heures). Dans ce cas,
l’employeur a tout intérêt à faire le plus rapidement possible une Dimona
UPDATE pour réserver les 4 heures supplémentaires. S’il rectifie la Dimona (et
que les 40 heures restantes du contingent n’ont pas encore été réservées par un
autre employeur), il sera en effet sûr de pouvoir faire prester ces heures à un
taux de cotisations réduit. Si, en revanche, il n’effectue pas de
rectification, mais communique simplement les heures supplémentaires par le
biais de la DmfA (en octobre), le risque que les heures restantes du contingent
soient déjà réservées à ce moment-là par un autre employeur et que ces heures
supplémentaires soient soumises à des cotisations ordinaires est plus grand.
Conclusion
Comme il résulte de l’exemple donné plus haut, il est fortement recommandé,
malgré la possibilité d’une modification, d’indiquer le plus exactement
possible le nombre d’heures planifiées dans la Dimona IN et de ne modifier le
nombre d’heures qu’à la suite de circonstances imprévues, pour les raisons
suivantes :
- Lorsqu’un employeur A planifie un nombre
d’heures insuffisant, il n’est pas exclu qu’un autre
employeur B déclare le même étudiant dans une Dimona et épuise ainsi les heures
restantes du contingent de l’étudiant avant que l’employeur A ait transmis sa
modification. Le cas échéant, l’employeur A ne pourra plus appliquer la
cotisation de solidarité aux heures qu’il aura indiquées dans la
modification.
- Lorsqu’un employeur A planifie un nombre
d’heures trop élevé, l’étudiant et l’employeur B sont lésés puisqu’ils
ne pourront plus bénéficier de la cotisation de solidarité pour les heures que
l’employeur A aura déclarées en trop.
Après la DmfA
Si le nombre d’heures déclaré dans la Dimona est encore modifié après la
réception des données trimestrielles (DmfA) du même trimestre de déclaration,
cette modification n’aura plus aucun impact sur le
contingent de l’étudiant.
Le contingent de l’étudiant sera néanmoins
adapté sur la base des données DmfA. Mais cela ne se fera que dès que les
données trimestrielles correspondant au dernier trimestre calendrier pour
lequel l’employeur a déclaré des heures dans la Dimona seront disponibles. Pour
une explication détaillée et des exemples, nous vous renvoyons à la question
"Que se passe-t-il si les 475 heures sont dépassées ?"
a>.
Que se passe-t-il si la déclaration Dimona est effectuée trop tard ?
Une déclaration Dimona doit être introduite au plus tard le jour du
commencement des prestations. Dans le cas d’une Dimona pour étudiants, cette
règle est très importante ! Si la déclaration est introduite trop tard,
toutes les heures planifiées seront en effet réputées prestées en
dehors du contingent, de sorte que les cotisations normales seront
dues.
Exemple
Un employeur conclut un contrat d’occupation d’étudiant du 1er janvier 2022
au 31 mars 2022. La déclaration Dimona devra être introduite au plus tard le
1er janvier.
Si l’employeur fait, au 1er janvier, une déclaration pour 200 heures durant
le 1er trimestre 2022, toutes ces heures seront réservées et pourront être
prestées à un taux de cotisations réduit (le contingent comprend encore 275
heures).
Si l’employeur introduit toutefois la déclaration le 2 janvier, il s’agira
d’une déclaration tardive. Dans ce cas, les heures ne seront pas réservées,
elles seront donc toutes considérées comme prestées en dehors du contingent et
seront soumises à des cotisations ordinaires (le contingent comprend toujours
475 heures).
Aucune rectification possible !
Il est important de savoir qu’aucune rectification (update)
n’est possible pour une déclaration Dimona tardive, parce
qu’on ne peut pas faire de Dimona pour des prestations passées. Dans l’exemple
susmentionné, toutes les heures déclarées dans la Dimona sont donc hors
contingent, même si la déclaration n’a été faite qu’avec un jour de retard et
qu’elle concerne une longue période.
Quelles sont les heures qui sont prises en considération pour calculer le contingent maximal de 475 heures ?
Prestations effectives
Pour le contingent de 475 heures, on tient uniquement compte des
heures réellement prestées par l’étudiant.
Les heures durant lesquelles l’étudiant ne fournit pas de prestations, mais
pour lesquelles l’employeur paie un salaire soumis à des cotisations de
sécurité sociale (jours fériés ou jours de remplacement, petit chômage, repos
compensatoire, jours de maladie pour lesquels un salaire garanti est dû...) ne
sont donc pas comptées dans le contingent[1].
Exemple : un employeur et un étudiant concluent un contrat
d’occupation d’étudiant pour la période du 8 au 12 novembre. Le 11 novembre est
un jour férié. Seules 31 heures, et non 38, seront déduites du contingent de
l’étudiant pour cette semaine-là. Les heures du jour férié ne seront pas prises
en considération, vu que l’étudiant ne fournira pas de prestations effectives
ce jour-là.
Heures entières
Le contingent de l’étudiant fonctionne uniquement avec des heures entières.
Toute heure commencée compte donc pour 1 heure. Un jour
ouvrable de 7 heures et 36 minutes comptera donc pour 8 heures dans le
contingent.
Remarque : dans la pratique, l’application de cette règle
conduira toutefois rarement à la perte, pour l’étudiant, de plusieurs minutes
par jour. En effet, si l’étudiant travaille toute une semaine pour l’employeur
en question, 38 heures pourront être déclarées et aucune minute ne sera perdue.
Vous trouvez plus haut dans cette fiche plus d’explications sur la déclaration
des heures.
[1] Par contre, le
salaire pour ces heures doit bien entendu être mentionné dans la DmfA.
Qu'en est-il du jeune qui termine ses études ou reprend des études ?
Jeune qui termine ses études
Lorsque l’étudiant a terminé son cycle d’études en juin, qu’il est diplômé,
il peut encore travailler sur base d'un contrat d’occupation d’étudiant, sous
cotisation de solidarité, jusqu’au 30 septembre de l’année au
cours de laquelle il a obtenu son diplôme.
L'ONSS part donc du principe que le jeune peut encore décider de continuer
ses études au cours de l'année académique suivante.
Si le jeune est engagé définitivement chez un employeur sous contrat de
travail ou sous contrat d'apprentissage, ces heures de travail ne seront
pas comptabilisées pour le calcul des 475 heures de l’année
civile en cours.
Attention !
Cette position suppose toutefois qu’il s’agisse de deux engagements
clairement distincts (donc pour des fonctions distinctes) et que
l’engagement en qualité d’étudiant ne soit, par conséquent, pas un tremplin ni
une clause d’essai déguisée pour le contrat à durée indéterminée ou le contrat
d'apprentissage.
Jeune qui reprend ses études
Le jeune qui, après avoir été lié par un contrat d'apprentissage ou un
contrat ordinaire, reprend des études au cours de la même année civile, pourra
bénéficier du régime des cotisations réduites. Les heures de travail sous
contrat d'apprentissage ou contrat ordinaire ne seront en effet pas
comptabilisées pour le calcul des 475 heures de l'année civile en
cours. A cette fin, le jeune doit répondre à la notion d'étudiant et être
engagé sous contrat d'occupation d'étudiant.
Que se passe-t-il si les 475 heures sont dépassées ?
Principe
Lorsque le contingent de 475 heures est dépassé, seules les heures
prestées en dehors du contingent seront soumises aux
cotisations ordinaires. Peu importe que le dépassement ait lieu chez
le même employeur ou des employeurs différents.
Lorsque l’employeur mentionne le nombre d’heures d’occupation de l’étudiant
dans la déclaration Dimona, il recevra un message si cette déclaration conduit
à un dépassement du contingent de 475 heures. L’ONSS procédera à la
régularisation des cotisations réduites si l’employeur n’a ensuite pas tenu
compte de cette notification dans sa DmfA.
Exemple : un employeur fait une déclaration Dimona
concernant l’occupation d’un étudiant pour 200 heures. Il reçoit une
notification indiquant qu’il dépasse le contingent maximal autorisé de 30
heures. Si l’employeur n’en tient pas compte et mentionne dans sa DmfA une
occupation de 200 heures dans le cadre des cotisations réduites pour les
étudiants, l’ONSS procédera à la régularisation des 30 heures qui ont été
prestées en dehors du contingent. Des cotisations ordinaires seront donc dues
sur ces 30 heures. Les 170 autres heures resteront soumises à des cotisations
réduites.
Remarque importante : une occupation de plus de 475 heures
est donc autorisée, mais elle se déroulera selon les règles normales
d’assujettissement pour la période dépassant le contingent.
Si vous voulez éviter à tout prix que l’occupation de l’étudiant ne soit
soumise à des cotisations ordinaires, demandez à l’étudiant de vous fournir une
attestation
indiquant le nombre d’heures disponibles dans son contingent. Vérifiez ce
nombre d’heures avant de signer un contrat avec l’étudiant.
L’importance du contrôle croisé entre Dimona et DmfA
Pour savoir quelles heures sont considérées comme prestées "en dehors du
contingent", on tient compte des heures qui ont été réservées par le
biais de la déclaration Dimona. Les heures pour lesquelles vous avez
reçu une réponse OK à votre Dimona ne pourront en effet jamais être
régularisées, même si l’étudiant preste encore entre-temps des heures
supplémentaires chez un autre employeur.
Les heures qui n’ont pas été réservées dans la déclaration Dimona ou pour
lesquelles l’employeur a reçu un avis de dépassement seront régularisées s’il
n’y a plus d’heures disponibles dans le contingent au moment de la déclaration
DmfA. S’il reste des heures disponibles, le contingent sera adapté sur la base
de la DmfA.
Exemples d’adaptation du contingent sur la base de la DmfA
Exemple 1 : un employeur réserve 150 heures de travail
étudiant au 4e trimestre de 2021. En raison d’un pic dans les commandes,
l’étudiant preste en réalité 200 heures pour l’employeur. Au moment où
l’employeur déclarera les heures prestées dans la DmfA, il y aura 2
possibilités :
- 50 heures sont encore disponibles dans le contingent. Dans ce cas,
l’employeur pourra bénéficier pour toutes les heures prestées des cotisations
réduites, et la déclaration DmfA conduira à une diminution du contingent de
l’étudiant de 50 heures.
- Il n’y a plus d’heures disponibles dans le contingent. Dans ce cas, les 50
heures supplémentaires seront régularisées et seront soumises à des cotisations
ordinaires. La déclaration DmfA ne conduira donc pas, dans ce cas-ci, à une
modification du contingent.
Exemple 2 : un employeur réserve 150 heures de travail
étudiant au 1er trimestre de 2021. En raison de circonstances imprévues,
l’étudiant n’en preste finalement que 130. Au moment où l’employeur déclarera
ces heures prestées dans la DmfA, 20 heures seront à nouveau disponibles dans
le contingent. L’étudiant pourra donc encore prester ces heures plus tard dans
l’année (chez le même ou un autre employeur).
Exemple de dépassement en cas d’occupation chez différents employeurs
Un employeur X réserve 250 heures de travail étudiant au 1er trimestre de
2021. Le solde encore disponible est donc de 225 heures.
Un employeur Y réserve ces 225 heures de travail étudiant au début de
l’année pour le 4e trimestre de 2021. Le solde disponible est donc égal à 0.
L’employeur X réserve encore 50 heures (après la réservation de l’employeur
Y) pour le 2e trimestre de 2021. Il recevra un avis (dépassement de 50 heures)
au moment où il fera la déclaration Dimona. Il n’en tient toutefois pas compte
et déclare le travailleur comme étudiant dans la DmfA.
Qui sera sanctionné ? Ce sera l’employeur X, parce que les 50 heures qui
dépassent le contingent n’ont pas été réservées dans la Dimona vu que le
contingent était déjà épuisé au moment de la déclaration Dimona. Le fait que
l’occupation chez l’employeur Y n’a lieu que plus tard dans l’année (et que 225
heures du contingent n’ont pas encore été prestées) n’a aucune importance.
Pour les 50 heures qui dépassent le contingent, l’employeur X sera donc
redevable de cotisations ordinaires.
Attention ! L’employeur Y ne peut pas simplement réserver
des heures sans conclure de contrat d’occupation d’étudiant.
Exemple de l’utilité d’une Dimona UPDATE
Un étudiant a encore 70 heures dans son contingent fin juin. L’employeur
réserve 30 heures pour le mois de juillet par le biais de la déclaration
Dimona. Dans la pratique, l’étudiant preste toutefois 4 heures de plus que les
heures planifiées (soit 34 heures).
L’employeur fait en juillet une Dimona UPDATE et réserve de cette façon les
4 heures supplémentaires. Il ne reçoit aucun avis de dépassement et est donc
sûr de pouvoir déclarer les 34 heures à un taux de cotisations réduit au moment
de la déclaration DmfA.
Si, par contre, l’employeur ne fait pas d’UPDATE et déclare les 34 heures
comme travail d’étudiant dans la DmfA en octobre, 2 scénarios sont possibles
:
- Le reste du contingent n’a pas encore été réservé par un autre employeur :
les 34 heures peuvent être déclarées à un taux de cotisations réduit, et la
DmfA conduit à une adaptation du contingent (il reste encore 36 heures).
- Les 40 heures restantes du contingent ont entretemps été réservées par un
autre employeur dans une Dimona (peu importe qu’elles aient déjà été utilisées
ou non) : les 4 heures supplémentaires seront régularisées et soumises à des
cotisations ordinaires.
L'employeur paie la note en cas de régularisation
Le principe de base est qu’il appartient à l’employeur de retenir en temps
voulu les cotisations de sécurité sociale sur le salaire brut de l’étudiant. Si
l’employeur retient des cotisations réduites au lieu des cotisations
ordinaires, et qu’une régularisation est ensuite opérée, l’employeur devra
verser à l’ONSS les arriérés de cotisations (tant les cotisations personnelles
à la charge de l’étudiant que les cotisations patronales). L’ONSS ne peut en
aucun cas réclamer les cotisations personnelles à l’étudiant.
Comment connaître le nombre d'heure(s) que l'étudiant a déjà presté ?
L'employeur peut consulter le solde d'heures de l'étudiant sur un
compteur géré par l'ONSS. L'ONSS veille à une mise à jour
quasi instantanée du compteur[1].
Concrètement :
- lorsque vous effectuez une Dimona pour l'étudiant,
vous êtes automatiquement informé lorsque le contingent de 475 heures est
dépassé[2] [3] ;
- l'étudiant peut également consulter son solde
d'heures[4]. Pour éviter que le
contrat de travail ne soit déjà conclu au moment où vous constatez le
dépassement du contingent, vous pourrez demander à votre étudiant de vous
fournir une attestation mentionnant le solde de son contingent, voire son code
d'accès, s'il marque son accord. Ce code a une durée de validité limitée.
L'étudiant peut également consulter son contingent en téléchargeant
gratuitement l'application student@work.
Remarque : le solde d'heures restant n'est pas communiqué à
l'employeur lorsqu'il n'y a pas de dépassement du contingent. Par ailleurs, il
n'y a pas de notification de la part de l'ONSS lorsqu'une partie du contingent
est à nouveau libérée par la suite.
[1] Via une
rectification spontanée du contingent par l'employeur lui-même
(Dimona UPDATE), ou à la demande de l'étudiant en cas de modification dans les
prestations prévues au départ, ou via une rectification par
l'ONSS si le nombre de jours renseignés dans la DmfA ne correspond pas
au nombre de jours dans la déclaration Dimona initiale. Dans ce dernier cas,
un certain délai peut s'écouler avant la mise à jour du compteur.
[2] Vous pourrez toujours
effectuer la déclaration, car, rappelons-le, l'occupation de plus de 475 heures
n'est pas, en soi, interdite. Le droit aux cotisations sociales réduites ne
sera cependant plus ouvert. Si vous ne souhaitez pas payer de cotisation
ordinaires, vous devrez annuler votre déclaration.
[3] La notification
mentionnera même le nombre d'heures de dépassement si la déclaration a lieu via
un canal sécurisé.
[4] Via l'outil
student@work50days. Pour les démarches à effectuer par
l'étudiant étranger, consultez la question suivante.
Comment doit procéder l'étudiant étranger qui n'a pas de numéro de registre national ?
L'étudiant étranger souhaitant travailler en Belgique doit posséder
un numéro de registre national (NISS – numéro bis). S'il n'en a pas,
il doit en demander un auprès de la commune où il réside en Belgique ou celle
de son employeur.
Quand l'étudiant a son numéro de registre, il doit contacter
Fedict (numéro gratuit : 0800/16.587 ou
servicedesk@fedict.belgium.be) qui, sur la base de son numéro, pourra lui
fournir des accès Token leur permettant d'accéder au site student@work.
Etudiants et unité d'établissement
Le numéro d'établissement de
l'entreprise prend toute son importance dans le contexte de la régionalisation
(allocations familiales, certaines réductions groupe-cible). Ce numéro permet
en effet de relier le travailleur à une région.
La DmfA doit mentionner le numéro
d'établissement des étudiants.
Que se passe-t-il en cas de cumul avec du travail occasionnel ?
Cumul avec le travail occasionnel dans les secteurs de
l'horticulture et de l'agriculture
L’employeur et le travailleur ont le choix entre
l'application du travail occasionnel ou le travail étudiant.
Choix entre le travail occasionnel et étudiant, mais pas de cumul
possible pour une même période
Les heures pour lesquelles une cotisation de solidarité est due n'ont aucune
influence sur le contingent du travail occasionnel. Les avantages liés aux deux
statuts ne peuvent toutefois être cumulés sur une même période.
Occupation en tant qu'étudiant
Pour les 475 heures prestées et déclarées en tant qu'étudiant (que ce soit
ou non dans le secteur de l'horticulture/agriculture), la cotisation de
solidarité doit être calculée sur la rémunération réelle et
non sur les montants journaliers forfaitaires.
Pour ces 475 heures, le type de travailleur 'STU' devra être renseigné en
Dimona.
Occupation en tant que travailleur occasionnel
L'occupation comme travailleur occasionnel comporte maximum durant 65 jours
(éventuellement majoré de 35 jours dans le secteur du chicon ou du champignon),
et ce sous le régime des cotisations ordinaires calculées sur les
forfaits journaliers fixés dans les secteurs de l'horticulture ou de
l'agriculture.
Pour ces jours, le type de travailleur 'EXT' devra être renseigné en
Dimona.
Cumul avec le travail occasionnel dans le secteur
Horeca
L’employeur et le travailleur ont le choix entre
l'application du travail occasionnel ou le travail étudiant.
Choix entre le travail occasionnel et étudiant, mais pas de cumul
possible pour une même période
Les heures pour lesquelles une cotisation de solidarité est due n'ont aucune
influence sur le contingent du travail occasionnel. Les avantages liés aux deux
statuts ne peuvent toutefois être cumulés sur une même période.
Occupation en tant qu'étudiant
Pour les 475 heures prestées et déclarées en tant qu'étudiant durant l'année
- dans l'Horeca ou un autre secteur - la cotisation de solidarité est calculée
sur le salaire réel ou sur les forfaits pour les travailleurs payés au
pourboire (uniquement les ouvriers), et non sur les forfaits Horeca
occasionnel.
Pour ces 475 heures, le type de travailleur 'STU' devra être renseigné en
Dimona.
Occupation en tant que travailleur occasionnel
L'étudiant peut travailler comme travailleur occasionnel dans le secteur
Horeca pour maximum 50 jours avec les cotisations ordinaires calculées
sur un forfait horaire ou journalier réduit.
Pour ces jours, le type de travailleur 'EXT' devra être renseigné en
Dimona.
Exemple chiffré
L'exemple chiffré ci-dessous démontre qu'une occupation comme étudiant est
plus avantageuse qu'une occupation comme travailleur occasionnel.
Contrat de travail
Etant donné que le choix qui est effectué a un impact tant pour l'étudiant
que pour l'employeur, l'ONSS recommande de discuter de ce choix à
l'avance et de le consigner dans le contrat d'occupation d'étudiant.
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Attention ! Même en cas d'occupation 'ordinaire' sans
application du tarif réduit, l'étudiant doit être engagé sous contrat
d'occupation d'étudiant. Pour plus d'infos à ce sujet, consultez notre fiche
"Etudiants - 1. Le contrat d'occupation d'étudiant".
Que se passe-t-il en cas de cumul avec une occupation dans le secteur socio-culturel ou lors de manifestations sportives ?
Lorsqu'il s'agit de deux occupations clairement distinctes, l'occupation de
maximum 475 heures comme étudiant peut être cumulée avec une occupation de
maximum 25 jours dans le secteur socio-culturel ou lors de manifestations
sportives. Les jours d'occupation dans le secteur socio-culturel ou lors de
manifestations sportives ne sont pas déduits du contingent étudiant.
Afin de veiller à ce que les prestations dans le secteur socio-culturel ou
lors de manifestations sportives ne soient pas déduites du contingent étudiant,
il convient de les déclarer dans la Dimona sous le type travailleur 'A17'.
Relations de travail qui échappent habituellement à l’assujettissement à la sécurité sociale
Rappelons qu’en dehors de l’hypothèse du contrat d’occupation d’étudiant, il
est possible également d’engager un étudiant dans le cadre de relations de
travail qui échappent habituellement à l’assujettissement à la sécurité
sociale. Il s’agit des travaux suivants :
- travail occasionnel de nature intellectuelle pour
les besoins du ménage de l’employeur ou de sa famille (maximum 8 heures par
semaine) ;
- certaines activités dans le secteur
socioculturel ;
- travail
saisonnier ;
- contrats de stage non rémunérés prévu par un
programme d’études.
De quelles prestations sociales l'étudiant bénéficie-t-il ?
Accident du travail
L’employeur qui occupe un étudiant est tenu de l’assurer contre les
accidents du travail, comme tout autre travailleur.
Vacances annuelles
Seuls les étudiants assujettis au régime complet de la sécurité sociale
peuvent bénéficier d’un pécule de vacances.
Si l’étudiant a été engagé comme ouvrier, il recevra l’année suivante un
chèque d’une caisse de vacances annuelles.
Si l’étudiant a été occupé comme employé, il recevra un pécule de vacances
de départ à charge de son employeur.
Assurance maladie-invalidité
La couverture assurance maladie-invalidité est assurée à
l’étudiant qui continue de bénéficier des allocations familiales.
L’étudiant reste couvert par l'assurance de la personne dont il est à
charge.
Allocations familiales
Le droit aux allocations familiales fait l'objet d'une question spécifique
que vous trouverez en cliquant ici.
Assurance chômage
Suivant la réglementation du chômage, le stage d’insertion professionnelle[1] est prolongé du nombre de jours
pendant lequel l’étudiant a été occupé dans les liens d’un contrat d’étudiant
du 1er juillet au 30 septembre pour lequel aucune retenue de sécurité sociale
n’a été effectuée.
[1] Anciennement dénommé
stage d'attente.
Qu'en est-il du droit aux allocations familiales ?
Depuis le 1er janvier 2019, la compétence relative aux allocations
familiales est régionalisée. Le droit aux allocations familiales (ou
"Groeipakket" en Flandre) varie désormais d'une région à l'autre.
Ci-dessous, les conditions pour combiner les allocations familiales et le
travail des étudiants sont examinées région par région.
Attention ! En raison de la pandémie, il n'y a pas de
limite pour les heures prestées aux cours de certains trimestres.
Consultez la réglementation régionale applicable pour de plus amples
informations.
Région flamande
Droit inconditionnel
En Région flamande, l’étudiant a un droit inconditionnel au "groeipakket"
jusqu’au mois au cours duquel il atteint l’âge de 18 ans inclus. Jusqu'à cette
date, l'occupation n'a donc aucune conséquence sur le droit aux allocations
familiales, quel que soit le type de contrat (ordinaire ou pour étudiants)
conclu et le nombre d'heures travaillées.
Droit conditionnel ensuite
Les principes suivants s'appliquent après cette
période et pendant les années d'étude. En Flandre, les règles de
contingent étudiant sont importantes :
- Si l'étudiant travaille avec des contrats étudiants
dans le cadre du contingent étudiant (c'est-à-dire dans le
cadre de cotisations de solidarité de sécurité sociale et d'un maximum de 475
heures par an), le "groeipakket" sera conservé.
- Si un étudiant travaille avec un contrat ordinaire
ou un contrat étudiant auquel les cotisations de solidarité ne s'appliquent
pas, il pourra travailler au maximum 80 heures par
mois. Si l’étudiant travaille plus de 80 heures sur le mois, le droit
au "groeipakket" pour ce mois est perdu.
- Mesure transitoire pour 2019: un
étudiant qui termine ses études en 2019 peut travailler au maximum 240 heures
au cours du 3e trimestre ; s'il dépasse cette limite il perd le droit au
"groeipakket".
Vue d’ensemble
Région wallonne francophone
Droit inconditionnel
En Région wallonne francophone, un étudiant a un droit inconditionnel aux
allocations familiales jusqu'au 31 août de l'année au cours de laquelle il
atteint l'âge de 18 ans. Jusqu'à cette date, l'occupation n'a donc aucune
conséquence sur le droit aux allocations familiales, quel que soit le type de
contrat (ordinaire ou pour étudiants) conclu et le nombre d'heures
travaillées.
Ce droit inconditionnel est étendu à 21 ans pour les jeunes qui atteignent
l'âge de 18 ans en 2019 (et les années suivantes). Jusqu'à cette date,
l'occupation n'a donc aucune conséquence sur le droit aux allocations
familiales dans la mesure où l'étudiant est employé sous contrat étudiant et
quel que soit le nombre d'heures travaillées. Cette prolongation ne s'applique
pas si le plus jeune reçoit des allocations de chômage ou travaille plus de 240
heures par trimestre, à l'exception des contrats étudiants.
Droit conditionnel ensuite
Les principes suivants s'appliquent après cette période et pendant les
années d'étude :
- En Région wallonne francophone, il faut travailler
par trimestre de l'année civile. Les vacances
de Pâques et de Noël sont intégrées dans le trimestre correspondant (et ne sont
donc pas assimilées aux grandes vacances) ;
- En Région wallonne francophone, le nombre d'heures
pour maintenir le droit aux allocations familiales est fixé à 240
heures pour les premier, deuxième et quatrième trimestres. Si la
limite de 240 heures est dépassée, l'étudiant perd ses allocations familiales
pendant tout le trimestre (3 mois) ;
- En Région wallonne francophone, il n'y a
pas de limite horaire pour les grandes vacances (troisième
trimestre) tant que le jeune reprend ses cours après les
vacances. Attention, dès le début des cours (même s’il ne s’agit que d’une
heure de cours du soir à compter du 1er septembre), les vacances scolaires (et
le régime d’allocations familiales qui s'y applique) se terminent
automatiquement. À partir de ce moment, le régime d’allocations familiales pour
le quatrième trimestre est d'application, donc avec la limite d'heures limitée.
Un contrat de formation en alternance met également fin aux "grandes vacances"
le 31 août. À partir du 1er septembre, il faudra également tenir compte du
plafond salarial de 551,89 euros bruts par mois pour évaluer le droit aux
allocations familiales
Vue d’ensemble
(*) Pour les prestations effectuées au cours des grandes vacances (
juillet, août et septembre) de la dernière année d'étude
strong>, la limite de 240 heures est également applicable. Il y a lieu de tenir
compte également de la limite de
revenus imposée dès que l'étudiant s'est inscrit comme demandeur
d'emploi.
Région de Bruxelles-Capitale
Droit inconditionnel
En Région bruxelloise, les étudiants ont un
droit inconditionnel aux allocations familiales jusqu'au 31 août de l'année où
ils atteignent l'âge de 18 ans. Jusqu'à cette date, l'occupation n'a donc
aucune conséquence sur le droit aux allocations familiales, quel que soit le
type de contrat (ordinaire ou pour étudiants) conclu et le nombre d'heures
travaillées.
Droit conditionnel ensuite
Les principes suivants s'appliquent après cette
période et pendant les années d'étude:
- En Région bruxelloise, il faut travailler
par trimestre de l’année civile. Les vacances de Pâques et de
Noël sont intégrées dans le trimestre correspondant (et ne sont donc pas
assimilées aux grandes vacances);
- En Région bruxelloise, le nombre d'heures pour
maintenir le droit aux allocations familiales est fixé à 240 heures
pour les premier, deuxième et quatrième trimestres. Si la limite de
240 heures est dépassée, l'étudiant perd ses allocations familiales pendant
tout le trimestre (3 mois);
- En Région bruxelloise, il n'y a pas de
limite horaire pour les grandes vacances (troisième trimestre)
tant que le jeune reprend ses cours après les vacances.
Attention, dès le début des cours (même s’il ne s’agit que d’une heure de cours
du soir à compter du 1er septembre), les vacances scolaires (et le régime
d’allocations familiales qui les accompagne) se terminent automatiquement. À
partir de ce moment, le régime d’allocations familiales s'applique pour le
quatrième trimestre, donc avec la limite d'heures limitée. Un contrat de
formation en alternance met également fin aux "grandes vacances" le 31 août. À
partir du 1er septembre, il faudra également tenir compte du plafond salarial
pour évaluer le droit aux allocations familiales[1].
Vue d’ensemble
(*) Pour les prestations effectuées au cours des grandes vacances (
juillet, août et septembre) de la dernière année d'étude
strong>, la limite de 240 heures est également applicable. Il y a lieu de tenir
compte également de la limite de revenus imposée dès que
l'étudiant s'est inscrit comme demandeur d'emploi.
[1] Arrêté royal du 1
septembre 2011.
Communauté Germanophone
Droit inconditionnel
En Communauté germanophone, les étudiants ont un droit inconditionnel aux
allocations familiales jusqu'à leur 18e anniversaire.
Les étudiants handicapés ont un droit inconditionnel
jusqu'à leur 21e anniversaire.
Jusqu'à cette date, l'occupation n'a donc aucune conséquence sur le droit
aux allocations familiales, quel que soit le type de contrat (ordinaire ou pour
étudiants) conclu et le nombre d'heures travaillées.
Droit conditionnel ensuite
Les principes suivants s'appliquent après cette période et pendant les
années d'étude :
- En Communauté germanophone, les étudiants ont
toujours droit aux allocations familiales pour la durée de leurs études, à
condition qu'ils soient occupés sous contrat d'occupation
étudiant (avec ou sans cotisations de solidarité).
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- Toutefois, si les étudiants sont occupés en vertu
d'un contrat non étudiant, ils perdent le droit aux allocations familiales
s'ils sont occupés en tant que travailleur (sans contrat étudiant) ou en tant
que travailleur indépendant pendant au moins 24 jours par trimestre.
Quelles sont les principales références légales ?
- Arrêté royal du 28 novembre 1969, article 17bis
- Loi du 3 juillet 1978, articles 120 à 130 ter
- Arrêté royal du 23 décembre 1996
- Arrêté royal du 5 novembre 2002, articles 7, 4°, 9bis, alinéa 2 et 9ter,
alinéa 3