Contrats/clauses

Le principe est que le télétravail est volontaire tant pour le travailleur que pour l'employeur. Chacune des parties doit donc être d'accord.

Les parties peuvent y recourir avant tout début de prestation ou en cours de contrat. La CCT n° 85 précise que, dans cette dernière hypothèse, la décision de passer au télétravail est réversible par accord individuel et/ou collectif.

Principe

Une convention doit être établie par écrit pour chaque télétravailleur individuellement au plus tard au moment où celui-ci débute ses prestations. Si le contrat de travail est en cours, le télétravail doit faire l'objet d'un avenant écrit.

La convention écrite ou l'avenant au contrat de travail ne doit pas rappeler in extenso toutes les conditions de travail applicables au télétravail et autres informations. Un renvoi peut y être fait à la CCT n° 85 ou à une convention collective de travail relative au télétravail conclue au niveau du secteur ou de l'entreprise ou au règlement de travail si des mentions ont été introduites à ce sujet.

Mentions obligatoires

Cette convention (le plus souvent un contrat de travail d'employé au sens de la loi du 3 juillet 1978) ou cet avenant doit mentionner au minimum :

• la fréquence du télétravail et éventuellement, les jours pendant lesquels le télétravail est effectué et le cas échéant les jours et/ou heures de présence dans l'entreprise ;
• les moments ou périodes pendant lesquels le télétravailleur doit être joignable et suivant quels moyens ;
• les moments auxquels le télétravailleur peut faire appel à un support technique ;
• les modalités de prise en charge par l'employeur des frais et des coûts ;
• les conditions et modalités du retour au travail dans les locaux de l'employeur et en cas de retour au travail dans les locaux de l'employeur, le délai d'avertissement et/ou la durée du télétravail et son mode de renouvellement ;
• les endroits choisis par le télétravailleur pour effectuer son travail.

La convention peut par ailleurs mentionner la période convenue au cours de laquelle le télétravail peut être effectué.

Cette mention facultative a été, comme c'est le cas pour la dernière mention obligatoire imposée par la CCT n° 85, insérée afin d'offrir au télétravailleur une meilleure protection contre les accidents du travail. Pour plus d'infos à ce sujet, nous vous renvoyons à la question "Le télétravailleur est-il protégé contre les accidents du travail?".

Remarque : le contrat de travail à domicile contient aussi des mentions spécifiques mais elles sont différentes des mentions exigées pour la convention de télétravail régie par la CCT n° 85.

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Quelle sanction si aucune convention écrite n'est conclue ?

A défaut de convention écrite, le télétravailleur a le droit d'intégrer ou de réintégrer les locaux de l'employeur.

Remarque : il n'existe pas pour le télétravailleur la possibilité de mettre fin à tout moment au contrat en cas d'absence d'écrit ou de mentions obligatoires, comme c'est le cas pour le travailleur à domicile.

L’absence de convention n’implique pas le travail à domicile

Par ailleurs, dans un arrêt du 5 octobre 2020, la Cour de cassation a estimé que l’absence de convention écrite de télétravail (ou le caractère incomplet de celle-ci) n’excluait pas qu’il soit question de télétravail.  Ce faisant, elle a cassé un arrêt de la Cour du travail d’Anvers qui avait accordé à une travailleuse le droit à l’indemnisation prévue pour le travail à domicile.

Dans l’affaire soumise à l’appréciation de la Cour de Cassation, une travailleuse avait réclamé une indemnité de 10% de sa rémunération pour couvrir les frais inhérents au travail à domicile effectué. En effet, étant donné qu’aucune convention de télétravail n’avait été conclue entre les parties, elle a sollicité l’application des droits liés au travail à domicile.

Le travail à domicile est réglé par la loi sur les contrats de travail. Les travailleurs à domicile sont ceux « qui, sous l'autorité de l'employeur, fournissent un travail contre rémunération, à leur domicile ou à tout autre endroit choisi par eux, sans qu'ils soient sous la surveillance ou le contrôle direct de cet employeur ». La loi prévoit par ailleurs qu’une indemnité de 10 % de la rémunération est à charge de l’employeur en cas de travail à domicile.  Pour la Cour du travail, l’absence de convention de télétravail écrite entraîne l’application des règles sur le travail à domicile. 

La Cour de Cassation n’a pas suivi ce raisonnement.  Elle a précisé que la sanction spécifique prévue par la CCT sur le télétravail en l’absence de convention écrite de télétravail permettait le retour du travailleur dans les locaux de l’entreprise.  L’absence de convention écrite de télétravail n’a donc pas pour conséquence que la travailleuse n’est plus considérée comme étant en télétravail. Et qui dit télétravail, exclut l’application de la réglementation sur le travail à domicile.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que les travailleurs comparables occupés dans les locaux de l'employeur en ce qui concerne:

• les conditions de travail;
• la charge de travail et les critères de résultat du télétravailleur;
• la formation et les possibilités de carrière[1];
• les droits collectifs. La CCT mentionne expressément que les télétravailleurs ont le droit de communiquer avec les représentants des travailleurs et vice versa[2].

La question posée

Il est question d'un accident du travail lorsque les faits qui ont produit la lésion se sont déroulés dans le cours et par le fait de l'exécution du contrat de travail. Dans le cadre d'un contrat de télétravail dont l'exécution se déroule par nature le plus souvent au domicile privé du travailleur et donc en dehors de tout contrôle, trancher cette question n'est pas si simple.

Présomption d'accident du travail

Pour pallier à ce problème, une présomption de l'exécution d'un contrat de travail, limitée dans le temps et l'espace, a été insérée pour les télétravailleurs dans la loi sur les accidents du travail.

Celle-ci suppose que, quand un télétravailleur a un accident sur le lieu et pendant les heures indiqués dans son contrat de télétravail, cet accident est présumé être un accident de travail.

Mentions dans le contrat de travail

Pour que la présomption soit applicable, le(s) lieu(x) choisi(s) par le télétravailleur pour effectuer son travail doi(ven)t figurer obligatoirement dans le contrat de travail (mention obligatoire) et si possible également la période pendant laquelle le télétravail est effectué (mention facultative).

Si la période pendant laquelle le télétravail est effectué n'est pas mentionnée dans le contrat de travail écrit, la présomption sera applicable pendant les heures de travail que le télétravailleur aurait dû prester s'il avait été occupé dans les locaux de l'entreprise.

Si le ou les lieux où le télétravail est effectué ne sont pas spécifiés dans l'accord écrit, la présomption s'appliquera au lieu de résidence ou aux lieux où le télétravail est habituellement effectué[1].

Preuve de l'accident du travail

Lorsque la présomption n'est pas d'application, par exemple parce que le travailleur a un accident en dehors de la période mentionnée dans le contrat de travail ou à un autre endroit, le travailleur devra prouver qu'il s'agit d'un accident du travail afin de pouvoir bénéficier d'une intervention de l'assurance accidents du travail. Dans ce cas, il devra donc pouvoir démontrer que l'accident a eu lieu pendant et en raison de l'exécution du contrat de travail.

Accident sur le chemin du travail

Certains trajets sont considérés comme faisant partie du chemin du travail si le télétravail est exécuté au domicile du travailleur. Il s’agit notamment du chemin du domicile à la crèche ou l’école (et retour), et du chemin du domicile vers le lieu où le télétravailleur se rend pour manger ou chercher quelque chose à manger (et retour)[2].

Protection supplémentaire

L'employeur qui veut offrir à ses télétravailleurs une protection complète contre les accidents du travail peut aussi envisager de conclure une assurance qui couvre le travailleur 24 heures par jour contre les accidents qui ont lieu dans le cadre de l'exécution du contrat de télétravail.

[1] Nouvel article 7 de la loi du 10 avril 1971 sur les accidents de travail.

[2] Nouvel article 8 de la loi du 10 avril 1971 sur les accidents de travail.

L'employeur doit fournir au télétravailleur des informations concernant les conditions de travail et notamment:

• la description du travail à réaliser dans le cadre du télétravail;
• le département de l'entreprise auquel il est rattaché;
• l'identification de son supérieur immédiat ou des autres personnes auxquelles il peut adresser des questions de nature professionnelle ou personnelle;
• les modalités pour faire rapport.

L'employeur doit également informer le télétravailleur:

• de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de visualisation;
• des modalités spécifiques en cas de panne d'un équipement, comme par exemple des travaux de remplacement ou un retour temporaire dans les locaux de l'employeur;
• des législations et des règles de l'entreprise applicables pour la protection des données;
• des restrictions mises à l'usage des équipements ou outils informatiques et des sanctions en cas de non-respect de celles-ci par le télétravailleur[1].

L'employeur doit :

• fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, les installer et les entretenir. Si le télétravailleur dispose d'équipements propres, les frais liés au télétravail relatifs à l'installation des programmes informatiques, le fonctionnement et la maintenance des appareils, ainsi que les frais pour l'amortissement de ceux-ci, restent à charge de l'employeur ;
• fournir un service approprié d'appui technique ;
• prendre les mesures, notamment en matière de logiciels, assurant la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles ;
• dispenser une formation appropriée, ciblée sur les équipements techniques mis à sa disposition et sur les caractéristiques de cette forme d'organisation du travail. Le supérieur hiérarchique et les collègues directs du télétravailleur peuvent également bénéficier d'une formation à cette forme de travail et à sa gestion ;
• s'assurer que des mesures sont prises pour prévenir l'isolement du télétravailleur par rapport aux autres travailleurs de l'entreprise, notamment par la possibilité de rencontrer régulièrement ses collègues et l'accès aux informations de l'entreprise. A cette fin, l'employeur peut ponctuellement rappeler le télétravailleur au sein de l'entreprise.

Enfin, le Fisc et l'ONSS n'acceptent pas que vous remboursiez chaque année une chaise de bureau. Des périodes d'amortissement indicatives sont mentionnées. Vous les trouvez ici. 

Forfaits mensuels acceptés par le Fisc et l’ONSS pour l’utilisation de certains équipements propres

Lorsque le travailleur utilise son ordinateur privé ou sa connexion internet privée, il peut recevoir une indemnité forfaitaire de la part de l'employeur. Le Fisc a décidé que cette indemnité de frais était exonérée d'impôt si son montant n'était pas supérieur à 20 euros par mois. Ce forfait peut être appliqué pour l'utilisation d'un ordinateur privé et pour l'utilisation d'une connexion internet privée. Au total, l'employeur peut donc octroyer une indemnité exonérée d'impôt de maximum 40 euros par mois.

Par ailleurs, depuis le 1er mars 2021, lorsque le travailleur n’utilise pas d’ordinateur privé mais un deuxième écran d'ordinateur et/ou une imprimante/un scanner propres, l’employeur peut accorder un montant forfaitaire supplémentaire de 5 euros par mois par appareil utilisé. Et ce, avec un maximum de 10 euros par mois, pour une durée maximale de 3 ans[1].

Exemple : un travailleur qui n'utilise pas son propre PC, mais qui utilise son propre deuxième écran d'ordinateur et ses propres scanner et imprimante, a donc droit à une indemnité fixe de 10 euros par mois au maximum. Même si le travailleur utilise les trois appareils lorsqu'il télétravaille.

En revanche, il n’est pas possible de combiner le forfait de 20 euros pour l’utilisation d’un ordinateur privé avec celui de 5 euros.

L’ONSS accepte que ces montants forfaitaires puissent également être exonérés de cotisations de sécurité sociale.

Attention ! Si l’indemnité octroyée est supérieure, l’employeur devra apporter la preuve que l'indemnité a été effectivement consacrée à ces frais propres à l'employeur. S’il échoue, la partie de l’indemnité qui dépasse ces forfaits mensuels sera soumise au précompte professionnel et aux cotisations de sécurité sociale et devra être mentionnée sur les fiches fiscales.

Frais annexes

Prise en charge facultative par l’employeur

Les frais dits ‘annexes’ (chauffage, électricité, …) ne doivent pas obligatoirement être pris en charge par l’employeur.  S’il les prend en charge, il a le choix entre :

• Une indemnité qui s’élève à 10% de la rémunération. Comme vous le lirez ci-dessous, cette indemnité n’est cependant pas prévu au niveau fiscal.
• Une indemnité de bureau ou de télétravail

Le cumul entre ces deux indemnités est interdit.

Après avoir détaillé la notion de ‘frais annexes’, nous vous donnons un aperçu des règles sociales et fiscales applicables à ces remboursements.

Notion de frais annexes

Les frais de bureau ‘annexes’ sont les dépenses  qu'un employeur doit également engager au bureau pour la bonne exécution du travail.

Ces coûts comprennent les éléments suivants :

• l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
• les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
• les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
• les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
• les frais d’entretien ;
• les frais d’assurance ;
• le café, l’eau, les rafraîchissements ;
• le précompte immobilier.

Indemnité de 10 % de la rémunération

Les frais annexes du télétravailleur (chauffage, électricité, etc...) ne sont pas couverts par l'employeur, contrairement à ceux du travailleur à domicile pour lequel la loi prévoit expressément un remboursement des frais exposés à concurrence de 10 % de la rémunération à défaut d'autres mentions précisées dans le contrat ou au-delà de 10 % sur la base de pièces justificatives.

Acceptée par l’ONSS à certaines conditions

Dans ses Instructions administratives, l'ONSS fait référence au fait que, pour les remboursements de frais annexes, les travailleurs à domicile et les télétravailleurs ne sont pas égaux sur le plan légal[2]. Il accepte cependant de considérer que pour le télétravailleur également un remboursement de frais à concurrence de 10 % de la rémunération proméritée pour les prestations en tant que télétravailleur soit considéré comme un remboursement de frais réellement engagés. Si le remboursement excède 10 % de la rémunération, l'employeur doit être en mesure d'apporter la preuve que ce remboursement ne dépasse pas le remboursement de frais dont la charge incombe à l'employeur.

Attention, employeur et travailleur doivent s'être mis d'accord clairement au sujet de la rémunération relative aux prestations de travail effectuées dans le cadre du télétravail. Si l'employeur et le travailleur se sont mis d'accord, l'ONSS acceptera une indemnité forfaitaire de 10 % de la rémunération pour les frais exposés par le télétravailleur pour le compte de l'employeur, pour autant que ces 10 % soient calculés uniquement sur la partie de la rémunération relative au télétravail et qui a été expressément convenue entre les parties.

Lorsque le travailleur bénéficie d'une rémunération globale et que les parties ne se sont pas mis d'accord en ce qui concerne la rémunération afférente aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail, l'ONSS n'acceptera pas l'indemnisation forfaitaire de 10 %.  Dans ce cas, l'employeur peut néanmoins verser une indemnité forfaitaire de bureau.

Le Fisc n’accepte pas automatiquement l’indemnité de 10%

Le Fisc n’a pas établi de règles ‘standard’ relatives à l’octroi de l’indemnité forfaitaire de 10% de la rémunération. L’employeur qui souhaite s’assurer que cette indemnité sera exonérée d’impôt pourra demander un ruling au préalable.

Le Fisc a en revanche prévu des règles précises pour ce qui concerne l’exonération fiscale de l’indemnité forfaitaire de télétravail/de bureau. Vous les trouvez ci-dessous.

Indemnité de bureau (ou de télétravail)

L'employeur peut aussi opter pour le versement d'une indemnité de bureau dont le montant exonéré d’ONSS s’élève actuellement à 129,48 euros par mois (pour les adaptations ultérieures, voyez nos Montants clés/Remboursement de frais ONSS). Attention, pour les 2e et 3e trimestres de 2021 (période d’avril à septembre), un montant de 144,31 euros est accepté.  Ce montant est censé couvrir les frais de chauffage, d'électricité, de téléphone et les petits frais de bureau, ... que nous avons détaillés ci-dessus. Ce montant forfaitaire ne doit pas être proratisé (il peut l’être cependant).

Depuis le 1er mars 2021, une circulaire fiscale a clarifié les règles applicables à l’octroi d’une indemnité de bureau.  La bonne nouvelle est que l’ONSS a décidé de suivre les nouvelles règles fiscales. 

Attention, un certain nombre de conditions doivent être respectées pour que l’indemnité de bureau soit exonérée sur les plans fiscal et social :

• Le télétravail doit être effectué dans les locaux privatifs du travailleur. Si un travailleur travaille dans un bureau satellite de l'employeur, ce n'est pas considéré comme du télétravail. De même, les services rendus dans les locaux des clients de l'employeur ne sont pas du télétravail.  Par ailleurs, le télétravail n'existe que si le travailleur travaille à domicile aux moments stipulés dans le contrat.  Un travailleur qui effectue des prestations de travail à son domicile le soir, par exemple, alors qu’il ne s’agit pas d’un moment auquel il doit normalement (télé)travailler, n’entre pas en considération pour une indemnité de bureau. Le Fisc et l’ONSS considèrent qu’il n’y a pas de télétravail dans ce cas.
• Le télétravail doit être structurel et régulier. Le Fisc et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si, sur une base mensuelle, le travailleur preste l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine depuis leur domicile.  Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, le travailleur n'a pas droit à une indemnité de bureau exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnel pour ce mois[3].

Exemples :

1. Un travailleur à temps plein travaille à domicile chaque semaine du lundi au vendredi de 8h à 10h. Il évite ainsi les embouteillages. Étant donné que l’équivalent d'une journée ouvrable complète par semaine est prestée à domicile, le travailleur a droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
2. Un employeur a mis en place un système de rotation selon lequel un groupe différent de travailleurs travaille à domicile chaque semaine. Étant donné que chaque travailleur à temps plein travaille une semaine complète par mois depuis son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Les travailleurs concernés ont donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.

Soyez prudent avec ce dernier exemple, car le Fisc donne également l'exemple d'un travailleur à temps partiel pour la même situation :

3. Un employeur a mis au point un système de rotation dans lequel chaque semaine un groupe différent de travailleurs travaille à domicile. Dans ce système de rotation, un travailleur preste à temps partiel. Il a un contrat pour travailler 50% du temps. Pendant la semaine où le groupe auquel il appartient travaille à domicile, il ne doit travailler que le mardi et le jeudi.  Étant donné que le travailleur ne preste que deux jours à domicile au cours de ce mois, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur en question n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.

Incapacité de travail et vacances

L’employeur doit également être prudent si le travailleur est malade pendant presque tout le mois. Il est possible que le Fisc et l'ONSS n'acceptent pas qu’une indemnité fixe de télétravail soit payée pour ce mois-là.  La circulaire fiscale donne deux exemples :

1. Un travailleur à temps plein est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille tous les jours depuis chez lui. Etant donné que ce travailleur preste une semaine entière par mois à partir de son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné a donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
2. Un travailleur à temps partiel est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille 5 demi-journées à domicile. Etant donné que le travailleur ne preste pas de journée complète de chez lui en moyenne par semaine, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.

 En revanche,  l’employeur peut continuer à octroyer l'indemnité forfaitaire de bureau pendant les vacances annuelles du travailleur ou tout autre jour « de congé » organisé à son initiative[4], ainsi que pendant les jours de repos compensatoire (jours RTT).

Montant différent pour différentes catégories de travailleurs ?

Prévoir un montant différent pour différentes catégories de travailleurs est désormais accepté tant par le Fisc que l'ONSS.  Les éventuelles distinctions doivent cependant se faire sur la base de critères objectifs.  A défaut, l’indemnité octroyée est considérée comme de la rémunération pure et simple.

Montant mensuel supérieur

Si un montant mensuel supérieur au montant forfaitaire prévu est payé, l’employeur doit être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels.

A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire de 129, 48 (ou 144, 31) euros est considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les cotisations d’ONSS doivent alors être payés sur cette partie.

Enfin, l’indemnité forfaitaire de bureau ne peut bien entendu pas être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur reçoit déjà.

Cumul avec les forfaits applicables lorsque le télétravailleur utilise des équipements propres

Ce qu’en pense l’ONSS

L’ONSS accepte que les indemnités forfaitaires de bureau et de 10 % puissent être cumulées avec les forfaits précités de 20  et de 5 euros moyennant le respect d'un certain nombre de conditions.

L’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10 % de la rémunération brute peuvent l'une et l'autre être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour l’utilisation de l’ordinateur personnel ou celui de 5 euros pour l’utilisation d’un deuxième écran, d’une imprimante ou d’un scanner personnels, à condition que l’employeur ne rembourse pas ces frais d’une autre manière (par exemple, en indemnisant le travailleur pour l’achat de son ordinateur, …).

Elles peuvent être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour l’utilisation de la connexion internet personnelle si l’employeur prouve que les frais d’internet :

• sont à sa charge ;
• sont réellement exposés ;
• et ne sont pas déjà compris dans l’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10 %.

Ce qu’en pense le Fisc

La nouvelle circulaire fiscale (2021/C/20) confirme explicitement que l’indemnité forfaitaire de bureau est cumulable avec les forfaits précités de 20 et de 5 euros.

[1] Il n’y a pas de nombre d’années maximum pour ce qui concerne les forfaits pour l’utilisation d’un ordinateur/d’une connexion internet privés.

[2] En effet, l'article 119.3 à 119.12 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail ne s'applique qu'aux travailleurs à domicile.

[3] L’employeur qui souhaite néanmoins accorder une indemnité dans ce cas devra respecter les conditions suivantes afin qu’elle soit exemple de précompte professionnel et de cotisations sociales : l’indemnité devra être destinée à couvrir des frais qui sont propres à l’employeur et elle devra effectivement être consacrée à de tels frais.

[4] Le congé parental et les jours de petit chômage, par exemple, ne sont donc pas visés. Ces jours sont en effet pris à l’initiative du travailleur. Il s’agit ici d’une interprétation de la circulaire donnée par le Fisc.

Les questions précédentes mentionnent point par point les dispositions particulières prévues par la CCT n° 85 concernant le télétravail. Chacun gardera cependant à l'esprit que le contrat de télétravail est un contrat de travail ordinaire (le plus souvent d'employé). Il y aura donc lieu de revenir encore et toujours aux dispositions qui gouvernent celui-ci si d'autres dispositions plus spécifiques (CCT n° 85, CCT sectorielles ou d'entreprise ou accords individuels) ne lui sont pas applicables.

Quelques exemples illustreront ce propos et rappelleront la différence entre un travailleur à domicile et un télétravailleur :

En cas d'incapacité de travail, le travailleur à domicile doit explicitement remettre à son employeur un certificat médical dans les deux jours alors qu'il n'est rien prévu pour le télétravailleur. Pour ce dernier, les dispositions générales de la loi du 3 juillet 1978 s'appliquent, à savoir que rien n’oblige en principe le travailleur à remettre un certificat médical à l’employeur. Il n'est tenu de le faire que si cette obligation figure dans le règlement de travail ou dans une convention collective de travail ou encore si l’employeur le demande expressément.

Un autre exemple : les dispositions relatives au travailleur à domicile prévoient explicitement que les dispositions en matière de chômage temporaire pour accident technique ou intempéries ne lui sont pas applicables. Pour le télétravailleur, rien de tel n'est prévu. Les dispositions générales de la loi du 3 juillet 1978 sont donc applicables comme pour tout travailleur ordinaire, y compris celles du chômage temporaire.

Bien entendu, toutes les dispositions générales en matière de rupture du contrat de travail sont également applicables au télétravailleur.

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• Package Télétravail structurel et occasionnel (all- in)
• Package Télétravail structurel
• Package Télétravail occasionnel
• Policy Télétravail Covid-19

Pour rappel, vous trouvez des renseignements :

• sur le télétravail occasionnel dans notre fiche Télétravailleurs - 2. Télétravail occasionnel.
• sur le télétravail Covid-19 dans notre fiche Télétravailleurs - 3. Télétravail et coronavirus.

Si vous souhaitez des conseils personnalisés, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor.

• Accord-cadre européen du 16 juillet 2002 sur le télétravail
• Convention collective du travail n° 85 du 9 novembre 2005, modifiée par la Convention collective de travail n° 85bis du 27 février 2008
• Loi du 10 avril 1971 sur les accidents du travail (articles 7 et 8)
• Loi du 3 juillet 1978 (dispositions générales + article 119.1 à 119.3)
• Circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021

Définition

La loi définit le télétravail occasionnel comme une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué en dehors de ces locaux, de façon occasionnelle et irrégulière.

Lorsque le télétravail est réalisé de manière régulière et donc non occasionnelle, on parle de télétravail structurel. Ce télétravail structurel, qui n’est pas régi par la loi, mais par la CCT n° 85 du Conseil National du Travail, est analysé dans une f iche distincte. 

Objectif de la législation

Comme nous venons de le dire, la CCT n° 85 fixe le cadre à l’intérieur duquel l’employeur et le travailleur peuvent convenir d’une possibilité de télétravail[1]. Cette CCT limite toutefois le télétravail aux travailleurs qui travaillent depuis leur domicile (ou depuis tout autre lieu choisi par le travailleur)[2] sur une base structurelle (par exemple, un jour par semaine ou quelques heures par jour).

Un employeur qui autorise également ses travailleurs à travailler sporadiquement depuis leur domicile, parce que le plombier doit passer ce jour-là, par exemple, le faisait donc jusqu’il y a peu en dehors de tout cadre légal, de sorte que les règles à respecter en la matière n’étaient claires ni pour l’employeur, ni pour le travailleur. La loi concernant le travail faisable et manière a remédié à cette lacune, en créant également un cadre pour ces cas de figure.

Enfin, le télétravail organisé dans le cadre de la crise Covid est en principe une forme de télétravail occasionnel. Vous trouvez cependant les informations spécifiques au sujet du télétravail imposé ou recommandé par les autorités publiques en raison de la pandémie dans la fiche Télétravailleurs - 3. Télétravail et coronavirus. Ce télétravail est réglé par la CCT n° 149 du CNT[3].

[1] Convention collective de travail n° 85, conclue au sein du Conseil national du travail le 9 novembre 2005, et modifiée ultérieurement par la CCT n° 85bis du 27 février 2008.

[2] Les bureaux satellites de l’employeur en sont toutefois exclus.

[3] Convention collective de travai n° 149, conclue au sein du Conseil national du travail le 26 janvier 2021.

Le télétravail occasionnel est mis en place pour les travailleurs du secteur privé[1].

Le télétravail occasionnel s’adresse aux travailleurs qui sont dans l’incapacité d’exécuter leurs activités au bureau pour cause de force majeure ou pour des raisons personnelles. L’exposé des motifs cite comme exemples de force majeure la panne de voiture ou une grève des trains, et, comme exemples de raisons personnelles, une visite chez le dentiste, l’accomplissement de formalités administratives, la visite d’un technicien… Cette liste n’est pas exhaustive, l’employeur et le travailleur peuvent donc également juger d’autres raisons suffisantes pour autoriser le télétravail.

Il est évident que le télétravail occasionnel n’est lui aussi possible que si le travailleur exerce une fonction et/ou une activité compatible avec le télétravail. Il est, par exemple, impossible pour un agent de gardiennage ou un(e) réceptionniste de pouvoir travailler depuis son domicile, étant donné que sa présence sur le site de l’entreprise est indispensable à l’exercice de sa fonction.

[1] La loi limite toutefois le champ d’application aux travailleurs et aux employeurs soumis à la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires. 

Le travailleur doit adresser une demande de télétravail à son employeur[1]. Il n’existe donc pas de droit absolu, vu que l’employeur a toujours le droit de refuser la demande. L’employeur doit toutefois motiver son refus.

L’exposé des motifs de la loi précise que l’employeur peut refuser pour des raisons liées, notamment, aux nécessités du fonctionnement du service ou de l’entreprise (par exemple, si le travailleur doit absolument assister à une réunion le jour demandé) ou à l’usage inapproprié du télétravail occasionnel (par exemple, si le travailleur recourt exagérément au télétravail occasionnel).

[1] Vous trouvez de plus amples explications concernant la procédure sous la question "Comment le travailleur doit-il adresser sa demande de télétravail ?".

Initiative du travailleur

Le travailleur qui veut recourir au télétravail occasionnel doit en faire la demande à l’employeur, au préalable et dans un délai raisonnable, en précisant les motifs.

La loi ne prévoit aucune formalité pour cette demande, mais stipule toutefois que la procédure de demande, d’acceptation ou de refus du télétravail peut être définie dans une convention collective de travail ou dans le règlement du travail (en annexe). Cette CCT ou annexe doit donc également comporter un certain nombre d’autres éléments. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons à la question "Que mentionner dans le règlement du travail ?".

Réponse de l’employeur

Acceptation du télétravail

Si l’employeur accepte, aucune formalité n’est prévue. Un engagement verbal est donc suffisant.

Attention ! L'accord de l'employeur n'est en principe pas présumé. A défaut de réaction de l'employeur, il n'y a donc pas d'approbation pour le télétravail. Les règles d'application en cas de refus du télétravail (voyez ci-dessous) sont alors applicables.

L'entreprise peut cependant mettre en place une politique en matière de télétravail (voyez la question "Que mentionner dans le règlement de travail ?"), et prévoir dans ce cadre que l'accord de l'employeur est présdumé (par exemple, s'il ne réagit pas endéans un certain délai).

Refus du télétravail

Si l’employeur refuse, il doit en communiquer les raisons par écrit (sur papier ou par voie électronique) au travailleur dans les plus brefs délais. Un simple refus non motivé n’est donc pas autorisé !

Le télétravail peut être exécuté au domicile du télétravailleur ou dans tout autre lieu qu’il a choisi.

Egalité de traitement

Le télétravail n’apporte aucune modification aux droits et obligations du télétravailleur occasionnel. Il ne s’agit en effet que d’une modalité d’organisation du travail.

Par conséquent, il doit entre autres bénéficier des mêmes droits que les travailleurs qui travaillent au bureau. En outre, la charge du travail et les normes de performance doivent être équivalentes à celles des collègues de bureau occupant une fonction comparable.

Le télétravail occasionnel ne peut donc avoir aucune influence négative sur le statut du travailleur.

Organisation du travail

Le télétravailleur organise lui-même son travail, mais il le fait dans les limites de la durée du travail en vigueur dans l’entreprise. Il s’ensuit que le travailleur devra prester le nombre d’heures prévues dans son horaire, mais sans devoir respecter rigoureusement cet horaire.

Le jour du télétravail, il pourra, par exemple, interrompre son travail pendant une heure pour se rendre chez le médecin, mais il devra la récupérer plus tard dans la journée, en dehors de son horaire de travail normal, sans que cette heure soit considérée comme une heure supplémentaire.

Accords pratiques

L’employeur et le travailleur doivent passer des accords concernant le télétravail occasionnel, à tout le moins en ce qui concerne les aspects suivants :

• la mise à disposition éventuelle du matériel (ordinateur portable, téléphone...) et du support technique nécessaires par l’employeur ; 
• la joignabilité éventuelle du travailleur pendant le télétravail ;
• le remboursement éventuel des frais afférents au télétravail occasionnel par l’employeur. 

Ces accords pratiques peuvent également figurer dans une convention collective de travail ou dans le règlement du travail (en annexe), afin qu’ils s’appliquent à l’ensemble des travailleurs de l’entreprise et ne nécessitent pas une convention individuelle pour chaque travailleur. Cette CCT ou annexe doit dès lors aussi comporter un nombre d’autres éléments. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons à la question "Que mentionner dans le règlement du travail ?".

Remarque préalable : il n’est pas obligatoire de mentionner le télétravail occasionnel dans le règlement du travail. Il peut cependant être utile de définir collectivement les modalités applicables au télétravail occasionnel, afin que les travailleurs sachent à quoi s’en tenir lorsqu’ils introduisent une demande. Dans ce cas, la politique développée par l’entreprise en matière de télétravail occasionnel doit figurer dans le règlement du travail (ou dans une convention collective de travail).

Aucune interdiction

La loi interdit à l’entreprise de porter atteinte au droit du travailleur au télétravail occasionnel pour cause de force majeure ou de raisons personnelles. Il est donc interdit de mentionner dans le règlement du travail que le télétravail occasionnel n’est pas autorisé ou qu’il n’est autorisé que pour des raisons professionnelles (par exemple, pour préparer une formation en toute quiétude).

Mentions obligatoires

Si l’entreprise veut définir dans une CCT ou le règlement du travail le cadre à l’intérieur duquel le télétravail occasionnel peut être demandé, celui-ci doit comporter au minimum les éléments suivants :

• les fonctions et/ou activités pour lesquelles le télétravail est possible ;
• la procédure de demande de travail occasionnel et la procédure d’acceptation/de refus. À cet égard, il convient de tenir compte du fait que le délai de demande en cas de force majeure sera logiquement très court, étant donné que le travailleur ne peut prévoir la situation de force majeure à l’avance. Un coup de fil ou l’envoi d’un e-mail devrait en l’occurrence pouvoir suffire. Étant entendu évidemment que, même dans ce cas, l’employeur a toujours la possibilité de refuser ;
• la mise à disposition éventuelle du matériel (ordinateur portable, téléphone...) et du support technique nécessaires par l’employeur ;
• la joignabilité éventuelle du travailleur pendant le télétravail ;
• le remboursement éventuel par l’employeur des frais afférents au télétravail occasionnel.

Attention ! Les secteurs ont également la possibilité de conclure une telle CCT. Si tel est le cas, l’entreprise doit évidemment respecter le cadre sectoriel.

Equipements nécessaires

Contrairement à ce qui est prévu dans le cadre du télétravail structurel, l'employeur n’est pas obligé de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir en cas de télétravail occasionnel. 

Il ne doit donc pas non plus :

• prendre exclusivement en charge les coûts des connexions et communications liées au télétravail ;
• rembourser les coûts liés à la perte ou à l'endommagement des équipements et des données utilisées par le télétravailleur dans le cadre du télétravail.

L’employeur peut toutefois choisir de fournir ces équipements et de prendre en charge ces frais.

Si le télétravailleur utilise des équipements propres, les frais liés au télétravail relatifs à l'installation des programmes informatiques, le fonctionnement et l'entretien de ces équipements, ainsi que les frais pour l'amortissement de ceux-ci, ne sont pas obligatoirement à charge de l'employeur.

Si l’employeur souhaite intervenir dans ces frais, ils devront être évalués avant le début du télétravail proportionnellement aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail ou selon un clé de répartition fixée par les parties.

Lorsque le travailleur utilise son ordinateur privé ou sa connexion internet privée, l’employeur peut rembourser ces frais, mais il devra le faire sur la base du coût réel encouru. Les forfaits de :

• 20 euros par mois appliqué pour l'utilisation d'un ordinateur privé et pour l'utilisation d'une connexion internet privée
• et de 5 euros par mois appliqué pour l’utilisation d’un deuxième écran privé et d’une imprimante/d’un scanner privés

en cas de télétravail structurel ne sont en effet pas applicables ici[1].

Frais annexes

Comme c’est le cas en ce qui concerne la fourniture d’équipements propres, l’employeur n’est pas obligé de rembourser les frais annexes liés au télétravail occasionnel. Il peut cependant choisir de le faire.

Indemnité de 10 % de la rémunération

Pour plus de renseignements au sujet de cette indemnité, nous vous invitons à consulter notre fiche sur le télétravail structurel. Cette piste n’est cependant pas la plus adaptée pour ce qui concerne le télétravail occasionnel, qui, par définition, n’est pas régulier. 

Indemnité de bureau

L’indemnité de bureau de 129,48 euros (144,31 euros en avril, mai et juin 2021) n’est pas acceptée par l’ONSS et le Fisc en cas de télétravail occasionnel. Elle est uniquement exonérée en cas de télétravail structurel et régulier.  Une exception est toutefois prévue pour le télétravail mis en place suite au coronavirus. 

Pour un aperçu des remboursements de frais acceptés, nous vous invitons à consulter notre tableau récapitulatif. 

[1] Une exception est toutefois prévue pour le télétravail mis en place suite au coronavirus. 

Un accident du travail est considéré comme tel si les faits qui ont occasionné la lésion se sont produits au cours et par le fait de l’exécution du contrat du travail. Vu que le télétravail occasionnel est généralement exécuté au domicile du travailleur et donc en dehors de tout contrôle, il n’est généralement pas si simple de le définir.

Présomption d’accident du travail

Pour y remédier, une présomption d’exécution du contrat de travail limitée dans le temps et dans l’espace a été introduite dans la loi sur les accidents de travail pour les télétravailleurs. Cette présomption suppose qu’un accident survenu au télétravailleur sur le(s) lieu(x) et durant les heures mentionnées dans le contrat de télétravail sera toujours présumé être un accident du travail. L’assureur peut évidemment toujours apporter la preuve contraire.

Aussi en cas de télétravail occasionnel

Par le passé, cette présomption ne s’appliquait qu’au télétravailleur structurel, car une convention de télétravail écrite était obligatoire.

La loi a désormais rendu la présomption applicable également au télétravailleur occasionnel. Tout autre écrit, autorisant « de manière générique ou ponctuelle, collective ou individuelle », le télétravail est en effet à présent autorisé.

Celui-ci doit mentionner le ou les lieux d'exécution du travail et la période de la journée pendant laquelle le travail peut être effectué.

 A défaut d'une telle mention, la présomption s'appliquera à la résidence ou sur le ou les lieux dans lesquels le télétravailleur effectue habituellement son télétravail et/ou pendant les heures de travail que le télétravailleur devrait prester s'il était occupé dans les locaux de l'employeur.

Preuve de l’accident du travail

Si la présomption ne s’applique pas, le travailleur devra démontrer qu’il s’agit d’un accident du travail pour pouvoir obtenir l’intervention de son assureur-loi. En l’occurrence, il devra donc pouvoir démontrer que l’accident s’est produit au cours et par le fait de l’exécution du contrat de travail.

Pour vous aider, nous avons prévu différents packages contenant tous les documents nécessaires pour instaurer le télétravail. Commandez votre package sur notre e-Shop sous le mot-clé Télétravail et mettez-vous au travail sans tarder  :

• Package Télétravail structurel et occasionnel (all-in)
• Package Télétravail structurel
• Package Télétravail occasionnel
• Policy Télétravail Covid-19

Pour rappel, vous trouvez des renseignements :

• sur le télétravail structurel dans notre fiche Télétravailleurs - 1. Télétravail structurel. 
• sur le télétravail Covid-19 dans notre fiche Télétravailleurs - 3. Télétravail et coronavirus.

Si vous souhaitez des conseils personnalisés, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor.

• Loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable
• Articles 5, 7 et 8 de la loi du 10 avril 1971 sur les accidents du travail

La réponse diffère selon qu’il s’agit de télétravail structurel ou occasionnel.

Télétravail structurel

Si vous avez déjà introduit un cadre pour le télétravail structurel, vous devez voir ce qui est prévu à cet effet. Vous trouvez de plus amples informations ici.

Télétravail occasionnel lié au coronavirus

Si, en raison du coronavirus, vous mettez en place pour la première fois du télétravail occasionnel, vous n'êtes pas obligé d’intervenir dans les frais de votre travailleurs. Vous pouvez cependant le faire.

L’ONSS et le SPF Finances ont prévu des règles spécifiques pour les employeurs qui souhaitent indemniser leurs travailleurs.

Notre aperçu vous aidera à y voir plus clair :

Conditions de l’exonération fiscale de l’indemnité de bureau

Les conditions de l’indemnité fiscale de télétravail sont les suivantes[2] :

• Le télétravail régulier et structurel doit être réellement effectué par les travailleurs au moins 5 jours par mois.
• Cette indemnité de remboursements de frais propres à l’employeur, considérée comme accordée selon des normes sérieuses, doit être mentionnée chaque année sur la fiche 281.10 au cadre 26 « renseignements divers » avec la mention « OUI-normes sérieuses ».
• Une liste nominative des travailleurs bénéficiaires de l’indemnité de télétravail doit être tenue en permanence à disposition et ce par exercice d’imposition.
• Les travailleurs doivent lorsqu’ils revendiquent dans leur déclaration d’impôt la déduction de leurs frais réels justifiés en déduire cette indemnité forfaitaire pour autant où ces indemnités se rapportent à ces frais réels.
• L’employeur qui octroie cette allocation forfaitaire de télétravail ne peut plus prendre en charge les frais réels faisant l’objet de pièces justificatives.

Cette indemnité forfaitaire ne peut bien entendu pas être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur recevait déjà.

[1] Les employeurs qui, avant les mesures du Covid-19, remboursaient déjà les frais de leurs télétravailleurs sur base des 10 % de la rémunération brute relative aux prestations à domicile prévues dans la convention de télétravail (voyez les Instructions administratives), peuvent continuer à payer cette indemnité suivant les mêmes principes.

[2] Circulaire 2020/C/100 du 14 juillet 2020.

Le télétravail n’est plus recommandé, sauf à Bruxelles

La période de télétravail obligatoire pour les fonctions qui le permettaient et qui avait commencé le 2 novembre 2020 a pris fin ce 27 juin 2021.

Ensuite, le télétravail est resté hautement recommandé jusqu’au 31 août 2021 dans tous les entreprises, associations et services, quelle que soit leur taille, pour tous les membres du personnel dont la fonction s'y prêtait.

Actuellement, ce n’est plus le cas[1], sauf en Région bruxelloise où le télétravail reste recommandé. Les précisions que vous pouvez lire dans les questions suivantes sont donc encore d’utilité à Bruxelles.

Mesures de prevention appropriées

L’employeur doit adopter en temps utile des mesures de prévention appropriées, en vue de garantir le respect des règles de distanciation sociale et afin d'offrir un niveau de protection maximal.

Il s’agit des prescriptions de sécurité et de santé de nature matérielle, technique et/ou organisationnelle telles que définies dans le « Guide générique en vue de lutter contre la propagation du COVID-19 au travail », complété par des directives au niveau sectoriel et/ou de l'entreprise, et/ou d'autres mesures appropriées qui offrent un niveau de protection au moins équivalent.

Les mesures collectives ont toujours la priorité sur les mesures individuelles.

Ces mesures de prévention appropriées sont élaborées dans le respect des règles de concertation sociale en vigueur, et en concertation avec les services de prévention et de protection au travail.

Ces mesures sont donc encore d’application, même en Wallonie et en Flandre où le télétravail n’est plus recommandé.

Obligation d’information

L’employeur informe en temps utile les personnes qu'il occupe chez lui des mesures de prévention en vigueur et leur dispense une formation appropriée. Il informe également les tiers.

[1] Arrêté ministériel du 25 août 2021 modifiant l'arrêté ministériel du 28 octobre 2020 portant des mesures d'urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19.

En Belgique, deux formes de télétravail coexistent : le télétravail structurel et le télétravail occasionnel. Ces deux types de télétravail sont régis par des règles juridiques différentes.

Parce que le gouvernement a rendu le télétravail obligatoire ou recommandé celui-ci pour lutter contre la pandémie, il s’agit de télétravail occasionnel. Le télétravail structurel ne peut en effet s’organiser que sur une base volontaire. Les partenaires sociaux ont prévu un cadre juridique pour le télétravail imposé ou recommandé par les autorités publiques. Il s’agit de la CCT n° 149 conclue au sein du Conseil National du Travail ce 26 janvier 2021. 

Si vous avez déjà élaboré un cadre pour le télétravail structurel, vous pouvez néanmoins organiser le télétravail dans ce cadre. Vous n’êtes alors pas lié par les dispositions de la CCT n°149 précitée.

Vous trouvez des informations détaillées au sujet du télétravail occasionnel et structurel dans nos fiches Télétravailleurs - 1. Télétravail structurel et 2. Télétravail occasionnel. Nous vous invitons à les consulter pour tous les aspects qui ne sont pas traités dans cette fiche-ci. Lien vers premières questions de ces fiches

Vous trouvez des informations sur vos obligations en matière de télétravail pendant la pandémie sous la question suivante. Enfin, cliquez sur la question « Quelles démarches devez-vous entreprendre ? » pour en savoir plus sur ce que vous devez faire concrètement.

Une nouvelle CCT en matière de télétravail a été conclue par les partenaires sociaux ce 26 janvier 2021.  Elle s’applique au télétravail rendu obligatoire ou recommandé par les autorités publiques dans le cadre des mesures prises pour lutter contre la propagation du coronavirus.

Elle vise à mettre en place un cadre juridique de référence pour cette nouvelle forme de télétravail, et à préciser les règles spécifiques applicables en matière de bien-être au travail.

Attention ! Si des accords existent déjà dans votre entreprise au sujet du télétravail, cette CCT ne s’applique pas. Elle vise en effet à préciser les règles là où il n’y en a pas encore. 

La CCT ne modifie par ailleurs en rien les règles en matière de télétravail structurel et occasionnel ‘ordinaires’. Elle est entrée en vigueur ce 26 janvier 2021, et a été conclue pour une durée déterminée.  Elle est applicable jusqu’au 31 décembre 2021 (à moins, bien sûr, qu’elle ne soit devenue sans objet d’ici là).

Equipements, assistance et frais de connexion

Des règles précises doivent être mises en place concernant :

• la mise à disposition par l’employeur des équipements et de l’assistance technique nécessaires au télétravail, par exemple la mise à disposition d’un ordinateur portable ;
• en cas d’utilisation des propres équipements du télétravailleur, la prise en charge par l’employeur des frais d’installation des programmes informatiques pertinents, des frais d’utilisation, de fonctionnement et d’entretien et d’amortissement ;
• les frais de connexion supplémentaires.