Contrats/clauses
Télétravailleurs > 1. Télétravail structurel
Qu'est-ce que le télétravail structurel ?
Définition
Le télétravail est une forme d'organisation et/ou de réalisation du travail,
utilisant les technologies de l'information, dans le cadre d'un contrat de
travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans
les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon
régulière et non occasionnelle. Le télétravail structurel est réglé
par la CCT n° 85 du Conseil National du Travail.
Lorsque le télétravail est occasionnel et n'est donc pas effectué de façon
régulière, il est question de télétravail occasionnel. Celui-ci fait l'objet
d'une fiche Télétravailleurs - 2. Télétravail
occasionnel. Par ailleurs, les dispositions spécifiques
relatives au télétravail recommandé ou imposé par les autorités publiques dans
le cadre de la pandémie sont groupées dans une fiche Télétravailleurs - 3. Télétravail et
coronavirus.
Exclusions
Ne sont pas visés par la CCT n° 85 les télétravailleurs
mobiles, c'est-à-dire ceux dont la mobilité fait partie intégrante des
modalités d'exécution du contrat de travail, comme par exemple les
représentants de commerce, les délégués commerciaux, les délégués médicaux, les
techniciens intervenant auprès de clients de l'employeur, les infirmières à
domicile.
Télétravail structurel versus travail à domicile
La réglementation sur le travail à domicile a vu le jour en 1996 pour
répondre au besoin d'assurer une meilleure protection juridique au travailleur
décidé à travailler chez lui dans le but de mieux concilier vie professionnelle
et vie privée. Depuis lors, des dispositions spécifiques lui sont donc
applicables, en sus des dispositions applicables aux ouvriers ou employés
ordinaires. Le contrat de travail à domicile permet d'intégrer toutes les
spécificités tout en gardant les bannières du contrat de travail ordinaire.
Le développement accéléré des technologies de l'information a mené à la
création du télétravail structurel, une nouvelle forme de travail à domicile
plus adaptée aux prestations intellectuelles s'alignant donc plus sur le
contrat de travail d'employé. Pour cette raison, le télétravail structurel
n'apparaît sous les dispositions spécifiques du contrat d'occupation de
travailleur à domicile que pour préciser que celles-ci ne s'appliquent pas aux
travailleurs qui tombent sous le champ d'application de la CCT n° 85.
Il rentre en effet bien sous l'appellation de travail à domicile mais ses
modalités sont toutes autres. Le contrat d'occupation d'un télétravailleur est
avant tout un contrat ordinaire d'employé, auquel s'appliquent les dispositions
de la CCT n° 85. Celle-ci régit le statut du télétravailleur structurel pour
tout ce qui n'est pas prévu par les dispositions générales de la loi sur les
contrats de travail. Bien entendu, des modalités plus favorables fixées par des
conventions sectorielles et d'entreprise peuvent venir compléter le tableau.
L'objet de la présente fiche est de parcourir les dispositions de la CCT n°
85 et de faire certains parallèles avec le contrat de travail à
domicile, qui fait l'objet d'une fiche
séparée.
A quel endroit le télétravail peut-il être réalisé?
Le télétravail peut être réalisé au domicile du télétravailleur
strong> ou en tout autre lieu choisi par lui.
Toutefois, le télétravail réalisé dans un bureau satellite de l'employeur,
c'est-à-dire un local décentralisé de l'employeur ou mis à la disposition du
travailleur par l'employeur, ne tombe pas dans le champ d'application de ces
dispositions.
Attention ! Si une indemnité de bureau est
octroyée au télétravailleur, il faut tenir compte du fait que ce forfait ne
sera accepté par l’ONSS et par le Fisc qu’en cas de télétravail effectué dans
les locaux privatifs du travailleur.
Qui décide de recourir au télétravail?
Le principe est que le télétravail est volontaire tant pour
le travailleur que pour l'employeur. Chacune des parties doit donc être
d'accord.
Les parties peuvent y recourir avant tout début de prestation ou en cours de
contrat. La CCT n° 85 précise que, dans cette dernière hypothèse, la décision
de passer au télétravail est réversible par accord individuel et/ou
collectif.
Quelle convention faut-il établir?
Principe
Une convention doit être établie par écrit pour chaque télétravailleur
individuellement au plus tard au moment où celui-ci débute ses prestations. Si
le contrat de travail est en cours, le télétravail doit faire l'objet d'un
avenant écrit.
La convention écrite ou l'avenant au contrat de travail ne doit pas rappeler
in extenso toutes les conditions de travail applicables au télétravail et
autres informations. Un renvoi peut y être fait à la CCT n° 85 ou à une
convention collective de travail relative au télétravail conclue au niveau du
secteur ou de l'entreprise ou au règlement de travail si des mentions ont été
introduites à ce sujet.
Mentions obligatoires
Cette convention (le plus souvent un contrat de travail
d'employé au sens de la loi du 3 juillet 1978) ou cet avenant doit
mentionner au minimum :
- la fréquence du télétravail et éventuellement, les jours pendant lesquels
le télétravail est effectué et le cas échéant les jours et/ou heures de
présence dans l'entreprise ;
- les moments ou périodes pendant lesquels le télétravailleur doit être
joignable et suivant quels moyens ;
- les moments auxquels le télétravailleur peut faire appel à un support
technique ;
- les modalités de prise en charge par l'employeur des frais et des coûts ;
li>
- les conditions et modalités du retour au travail dans les locaux de
l'employeur et en cas de retour au travail dans les locaux de l'employeur, le
délai d'avertissement et/ou la durée du télétravail et son mode de
renouvellement ;
- les endroits choisis par le télétravailleur pour effectuer son travail.
La convention peut par ailleurs mentionner la période convenue au cours de
laquelle le télétravail peut être effectué.
Cette mention facultative a été, comme c'est le cas pour la dernière mention
obligatoire imposée par la CCT n° 85, insérée afin d'offrir au télétravailleur
une meilleure protection contre les accidents du travail. Pour plus d'infos à
ce sujet, nous vous renvoyons à la question "Le télétravailleur est-il
protégé contre les accidents du travail?".
Remarque : le contrat de travail à domicile contient aussi
des mentions spécifiques mais elles sont différentes des mentions exigées pour
la convention de télétravail régie par la CCT n° 85.
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structurel. Si vous ne souhaitez recevoir qu’un modèle de convention ou
d’avenant, contactez votre Legal advisor.
Quelle sanction si aucune convention écrite n'est conclue ?
A défaut de convention écrite, le télétravailleur a le droit d'intégrer ou
de réintégrer les locaux de l'employeur.
Remarque : il n'existe pas pour le télétravailleur la
possibilité de mettre fin à tout moment au contrat en cas d'absence d'écrit ou
de mentions obligatoires, comme c'est le cas pour le travailleur à domicile.
L’absence de convention n’implique pas le travail à domicile
Par ailleurs, dans un arrêt du 5 octobre 2020, la Cour de cassation a estimé
que l’absence de convention écrite de télétravail
span> (ou le caractère
incomplet de celle-ci) n’excluait
pas qu’il soit question de télétravail. Ce faisant, elle a cassé un arrêt de la Cour du
travail d’Anvers qui avait accordé à une travailleuse le droit à
l’indemnisation prévue pour le travail à domicile.
Dans l’affaire soumise à
l’appréciation de la Cour de Cassation, une travailleuse avait réclamé une
span>indemnité de 10% de sa rémunération
pour couvrir les frais inhérents au travail à domicile effectué. En effet, étant donné
qu’aucune convention de télétravail n’avait été conclue entre les parties, elle
a sollicité l’application des droits liés au travail à domicile.
Le travail à domicile est
réglé par la loi sur les contrats de travail. Les travailleurs à
domicile sont ceux « qui, sous l'autorité de l'employeur, fournissent un
travail contre rémunération, à leur domicile ou à tout autre endroit
choisi par eux, sans qu'ils soient sous la surveillance ou le contrôle direct
de cet employeur ». La loi prévoit par ailleurs qu’une indemnité de 10
% de la rémunération est à charge de l’employeur en cas de travail à domicile.
Pour la Cour du travail, l’absence de convention de télétravail écrite entraîne
l’application des règles sur le travail à domicile.
La Cour de Cassation n’a pas suivi ce raisonnement. Elle a
précisé que la sanction spécifique prévue par la CCT sur le télétravail en
l’absence de convention écrite de télétravail permettait le retour du
travailleur dans les locaux de l’entreprise. L’absence de convention
écrite de télétravail n’a donc pas pour conséquence que la travailleuse n’est
plus considérée comme étant en télétravail. Et qui dit télétravail,
exclut l’application de la réglementation sur le travail à domicile.
Quels sont les droits du télétravailleur?
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que les travailleurs
comparables occupés dans les locaux de l'employeur en ce qui concerne:
- les conditions de travail;
- la charge de travail et les critères de résultat du télétravailleur;
- la formation et les possibilités de carrière[1];
- les droits collectifs. La CCT mentionne expressément que les
télétravailleurs ont le droit de communiquer avec les représentants des
travailleurs et vice versa[2].
[1] Ils sont
donc soumis aux mêmes politiques d'évaluation que ces autres
travailleurs.
[2] Les
représentants des travailleurs sont informés et consultés sur l'introduction du
télétravail conformément à la convention collective de travail n° 9.
Le télétravailleur est-il protégé contre les accidents du travail?
La question posée
Il est question d'un accident du travail lorsque les faits qui ont produit
la lésion se sont déroulés dans le cours et par le fait de l'exécution du
contrat de travail. Dans le cadre d'un contrat de télétravail dont l'exécution
se déroule par nature le plus souvent au domicile privé du travailleur et donc
en dehors de tout contrôle, trancher cette question n'est pas si simple.
Présomption d'accident du travail
Pour pallier à ce problème, une présomption de l'exécution
d'un contrat de travail, limitée dans le temps et l'espace,
a été insérée pour les télétravailleurs dans la loi sur les accidents
du travail.
Celle-ci suppose que, quand un télétravailleur a un accident sur le lieu et
pendant les heures indiqués dans son contrat de télétravail, cet accident est
présumé être un accident de travail.
Mentions dans le contrat de travail
Pour que la présomption soit applicable, le(s) lieu(x)
choisi(s) par le télétravailleur pour effectuer son travail doi(ven)t figurer
obligatoirement dans le contrat de travail (mention obligatoire) et si
possible également la période pendant laquelle le télétravail est
effectué (mention facultative).
Si la période pendant laquelle le télétravail est effectué n'est pas
mentionnée dans le contrat de travail écrit, la présomption sera applicable
pendant les heures de travail que le télétravailleur aurait dû prester s'il
avait été occupé dans les locaux de l'entreprise.
Si le ou les lieux où le télétravail est effectué ne sont pas spécifiés dans
l'accord écrit, la présomption s'appliquera au lieu de résidence ou aux lieux
où le télétravail est habituellement effectué[1].
Preuve de l'accident du travail
Lorsque la présomption n'est pas d'application, par exemple parce que le
travailleur a un accident en dehors de la période mentionnée dans le contrat de
travail ou à un autre endroit, le travailleur devra prouver qu'il s'agit d'un
accident du travail afin de pouvoir bénéficier d'une intervention de
l'assurance accidents du travail. Dans ce cas, il devra donc pouvoir démontrer
que l'accident a eu lieu pendant et en raison de l'exécution du contrat de
travail.
Accident sur le chemin du travail
Certains trajets sont considérés comme faisant partie du chemin du travail
si le télétravail est exécuté au domicile du travailleur. Il s’agit notamment
du chemin du domicile à la crèche ou l’école (et retour), et du chemin du
domicile vers le lieu où le télétravailleur se rend pour manger ou chercher
quelque chose à manger (et retour)[2].
Protection supplémentaire
L'employeur qui veut offrir à ses télétravailleurs une protection complète
contre les accidents du travail peut aussi envisager de conclure une assurance
qui couvre le travailleur 24 heures par jour contre les accidents qui ont lieu
dans le cadre de l'exécution du contrat de télétravail.
[1] Nouvel article 7 de
la loi du 10 avril 1971 sur les accidents de travail.
[2] Nouvel article 8 de
la loi du 10 avril 1971 sur les accidents de travail.
Quelles informations l'employeur doit-il fournir au télétravailleur?
L'employeur doit fournir au télétravailleur des informations concernant les
conditions de travail et notamment:
- la description du travail à réaliser dans le cadre du télétravail;
- le département de l'entreprise auquel il est rattaché;
- l'identification de son supérieur immédiat ou des autres personnes
auxquelles il peut adresser des questions de nature professionnelle ou
personnelle;
- les modalités pour faire rapport.
L'employeur doit également informer le télétravailleur:
- de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au
travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de
visualisation;
- des modalités spécifiques en cas de panne d'un équipement, comme par
exemple des travaux de remplacement ou un retour temporaire dans les locaux de
l'employeur;
- des législations et des règles de l'entreprise applicables pour la
protection des données;
- des restrictions mises à l'usage des équipements ou outils informatiques et
des sanctions en cas de non-respect de celles-ci par le télétravailleur[1].
[1] A cet effet, la convention
collective de travail n° 81 du 26 avril 2002 relative à la protection de la vie
privée des travailleurs à l'égard du contrôle des données de communication
électronique en réseau s'applique mutatis mutandis.
Quelles sont les mesures à prendre par l'employeur?
L'employeur doit :
- fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail
a>, les installer et les entretenir. Si le télétravailleur dispose
d'équipements propres, les frais liés au télétravail relatifs à l'installation
des programmes informatiques, le fonctionnement et la maintenance des
appareils, ainsi que les frais pour l'amortissement de ceux-ci, restent à
charge de l'employeur ;
- fournir un service approprié d'appui technique ;
- prendre les mesures, notamment en matière de logiciels, assurant la
protection des données utilisées et traitées par le
télétravailleur à des fins professionnelles ;
- dispenser une formation appropriée, ciblée sur les
équipements techniques mis à sa disposition et sur les caractéristiques de
cette forme d'organisation du travail. Le supérieur hiérarchique et les
collègues directs du télétravailleur peuvent également bénéficier d'une
formation à cette forme de travail et à sa gestion ;
- s'assurer que des mesures sont prises pour prévenir
l'isolement du télétravailleur par rapport aux autres travailleurs de
l'entreprise, notamment par la possibilité de rencontrer régulièrement ses
collègues et l'accès aux informations de l'entreprise. A cette fin, l'employeur
peut ponctuellement rappeler le télétravailleur au sein de l'entreprise.
Remarque : l'employeur doit par ailleurs respecter ses
obligations comme pour tout travailleur ordinaire (article 20 de la loi du 3
juillet 1978) alors que celles-ci sont plus restrictives en ce qui concerne le
travailleur à domicile.
Quelles sont les obligations du télétravailleur?
Outre les obligations qui lui incombent comme travailleur, le
télétravailleur doit :
- gérer l'organisation de son travail dans le cadre de la durée du travail
applicable dans l'entreprise ;
- prendre dûment soin des équipements qui lui sont confiés. Il ne peut ni
rassembler ni diffuser de matériel étranger à la description du travail via
Internet ;
- informer immédiatement l'employeur en cas de panne d'un équipement utilisé
par le télétravailleur ou en cas de force majeure l'empêchant d'effectuer son
travail. Dans ce cas, l'employeur est tenu de payer la rémunération convenue au
télétravailleur ;
- appliquer les politiques de sécurité ;
- se conformer aux législations et aux règles en matière de protection des
données.
Les services internes de prévention compétents ont accès au lieu du
télétravail afin de vérifier l'application correcte des législations
applicables en matière de santé et de sécurité. Si le télétravail s'effectue
dans un local habité, cet accès est soumis à une notification préalable et à
l'accord du télétravailleur. Le télétravailleur peut demander une visite
d'inspection de ces mêmes services.
Quels sont les coûts pour l'employeur?
Equipements nécessaires
Prise en charge obligatoire par l’employeur
L'employeur est tenu de fournir au télétravailleur les équipements
nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir. Par
ailleurs, l'employeur doit prendre exclusivement en charge les coûts des
connexions et communications liées au télétravail.
L'employeur est tenu de rembourser les coûts liés à la perte ou à
l'endommagement des équipements et des données utilisées par le télétravailleur
dans le cadre du télétravail.
Si le télétravailleur utilise des équipements propres, les
frais liés au télétravail relatifs à l'installation des programmes
informatiques, le fonctionnement et l'entretien de ces équipements, ainsi que
les frais pour l'amortissement de ceux-ci, sont à charge de l'employeur. Ces
frais sont évalués avant le début du télétravail proportionnellement aux
prestations effectuées dans le cadre du télétravail ou selon une clé de
répartition fixée par les parties.
Notion d’équipements nécessaires et conditions de remboursement
Par équipements nécessaires, il faut entendre le matériel de bureau et la
connexion internet nécessaires au télétravailleur. Le ‘matériel de bureau’ comprend :
- Les équipements de travail tels que le PC, l’ordinateur portable et
les périphériques qui peuvent être indemnisés sur une base
forfaitaire (voyez ci-dessous) ou au prix réel.
- Les autres meubles de bureau pour lesquels il n’existe pas
d’indemnité forfaitaire : le Fisc et l’ONSS acceptent que certains meubles
soient remboursés à leur valeur réelle moyennant la présentation de
pièces justificatives (par exemple, une facture) et pour autant qu’ils soient
nécessaires à la bonne exécution du travail (par exemple, vous ne pouvez pas
rembourser un bureau très luxueux à votre travailleur).
Le remboursement n'est accepté que pour le matériel suivant :
- un siège de bureau ;
- une table de bureau ;
- une armoire de bureau ;
- une lampe de bureau fonctionnelle ;
- un deuxième écran d'ordinateur ;
- une imprimante et/ou un scanner ;
- un clavier ;
- une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de
commande (trackball) ;
- un casque téléphonique ;
- un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin
pour pouvoir travailler aisément avec un pc.
Le remboursement d'une chaise de bureau ergonomique, d'une table de bureau,
d'une souris, d'un pavé tactile (trackpad) ou d'une boule de commande
(trackball) n'est possible que si vous mettez également ce matériel à
disposition sur le lieu de travail.
Enfin, le Fisc et l'ONSS
n'acceptent pas que vous remboursiez chaque année une chaise de bureau. Des
périodes d'amortissement indicatives sont mentionnées. Vous les trouvez
ici.
Forfaits mensuels acceptés par le Fisc et l’ONSS pour l’utilisation de
certains équipements propres
Lorsque le travailleur utilise son ordinateur privé ou sa
connexion internet privée, il peut recevoir une indemnité
forfaitaire de la part de l'employeur. Le Fisc a décidé que cette indemnité de
frais était exonérée d'impôt si son montant n'était pas supérieur à 20
euros par mois. Ce forfait peut être appliqué pour l'utilisation d'un
ordinateur privé et pour l'utilisation d'une connexion internet privée. Au
total, l'employeur peut donc octroyer une indemnité exonérée d'impôt de maximum
40 euros par mois.
Par ailleurs, depuis le 1er mars 2021, lorsque le travailleur n’utilise
pas d’ordinateur privé mais un deuxième écran d'ordinateur et/ou une imprimante/un
scanner propres, l’employeur peut accorder un montant forfaitaire supplémentaire de
5 euros
par
mois par
appareil utilisé.
Et ce, avec un maximum de 10 euros par mois, pour une durée
maximale de 3 ans[1].
Exemple :
un
travailleur qui n'utilise pas son propre PC, mais qui utilise son propre
deuxième écran d'ordinateur et ses propres scanner et imprimante, a donc droit
à une indemnité fixe de 10 euros par mois au maximum. Même si le travailleur
utilise les trois appareils lorsqu'il télétravaille.
En revanche, il n’est pas possible de combiner le forfait de 20 euros pour
l’utilisation d’un ordinateur privé avec celui de 5 euros.
L’ONSS accepte que ces montants forfaitaires puissent également être
exonérés de cotisations de sécurité sociale.
Attention ! Si l’indemnité octroyée est supérieure, l’employeur devra
apporter la preuve que l'indemnité a été effectivement consacrée à ces frais
propres à l'employeur. S’il échoue, la partie de l’indemnité qui dépasse ces
forfaits mensuels sera soumise au précompte professionnel et aux cotisations de
sécurité sociale et devra être mentionnée sur les fiches fiscales.
Frais annexes
Prise en charge facultative par l’employeur
Les frais dits ‘annexes’ (chauffage, électricité, …) ne doivent pas
obligatoirement être pris en charge par l’employeur. S’il les prend en charge,
il a le choix entre :
- Une indemnité qui s’élève à 10% de la rémunération. Comme vous le lirez
ci-dessous, cette indemnité n’est cependant pas prévu au niveau fiscal.
- Une indemnité de bureau ou de télétravail
Le cumul entre ces deux indemnités est interdit.
Après avoir détaillé la notion de ‘frais annexes’, nous vous donnons un
aperçu des règles sociales et fiscales applicables à ces remboursements.
Notion de frais annexes
Les frais de bureau ‘annexes’ sont les dépenses qu'un employeur doit
également engager au bureau pour la bonne exécution du travail.
Ces coûts comprennent les éléments suivants :
- l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la
location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
- les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un
tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
- les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
- les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
li>
- les frais d’entretien ;
- les frais d’assurance ;
- le café, l’eau, les rafraîchissements ;
- le précompte immobilier.
Indemnité de 10 % de la rémunération
Les frais annexes du télétravailleur (chauffage, électricité, etc...) ne
sont pas couverts par l'employeur, contrairement à ceux du travailleur à
domicile pour lequel la loi prévoit expressément un remboursement des frais
exposés à concurrence de 10 % de la rémunération à défaut d'autres mentions
précisées dans le contrat ou au-delà de 10 % sur la base de pièces
justificatives.
Acceptée par l’ONSS à certaines conditions
Dans ses Instructions administratives, l'ONSS fait référence au fait que,
pour les remboursements de frais annexes, les travailleurs à domicile et les
télétravailleurs ne sont pas égaux sur le plan légal[2]. Il accepte cependant de considérer que pour le
télétravailleur également un remboursement de frais à
concurrence de 10 % de la rémunération proméritée pour les prestations
en tant que télétravailleur soit considéré comme un remboursement de frais
réellement engagés. Si le remboursement excède 10 % de la rémunération,
l'employeur doit être en mesure d'apporter la preuve que ce remboursement ne
dépasse pas le remboursement de frais dont la charge incombe à l'employeur.
Attention, employeur et travailleur doivent s'être mis d'accord
clairement au sujet de la rémunération relative aux prestations de
travail effectuées dans le cadre du télétravail. Si l'employeur et le
travailleur se sont mis d'accord, l'ONSS acceptera une indemnité forfaitaire de
10 % de la rémunération pour les frais exposés par le télétravailleur pour le
compte de l'employeur, pour autant que ces 10 % soient calculés
uniquement sur la partie de la rémunération relative au télétravail et
qui a été expressément convenue entre les parties.
Lorsque le travailleur bénéficie d'une rémunération globale
et que les parties ne se sont pas mis d'accord en ce qui concerne la
rémunération afférente aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail,
l'ONSS n'acceptera pas l'indemnisation forfaitaire de 10 %.
Dans ce cas, l'employeur peut néanmoins verser une indemnité forfaitaire de
bureau.
Le Fisc n’accepte pas automatiquement l’indemnité de 10%
Le Fisc n’a pas établi de règles ‘standard’ relatives à l’octroi de
l’indemnité forfaitaire de 10% de la rémunération. L’employeur qui souhaite
s’assurer que cette indemnité sera exonérée d’impôt pourra demander un
ruling au préalable.
Le Fisc a en revanche prévu des règles précises pour ce qui concerne
l’exonération fiscale de l’indemnité forfaitaire de télétravail/de bureau. Vous
les trouvez ci-dessous.
Indemnité de bureau (ou de télétravail)
L'employeur peut aussi opter pour le versement d'une indemnité de bureau
dont le montant exonéré d’ONSS s’élève actuellement à 134,71
euros par mois (pour les adaptations ultérieures, voyez nos
Montants clés/Remboursement de frais ONSS). Ce montant est censé couvrir les
frais de chauffage, d'électricité, de téléphone et les petits frais de bureau,
... que nous avons détaillés ci-dessus. Ce montant forfaitaire ne
doit pas être proratisé (il peut l’être
cependant).
Depuis le 1er mars 2021, une circulaire fiscale a clarifié les
règles applicables à l’octroi d’une indemnité de bureau. La bonne nouvelle est
que l’ONSS a décidé de suivre les nouvelles règles fiscales.
Attention, un certain nombre de conditions doivent être respectées
pour que l’indemnité de bureau soit exonérée sur les plans fiscal et social
:
- Le télétravail doit être effectué dans les locaux privatifs du
travailleur. Si un travailleur travaille dans un bureau satellite de
l'employeur, ce n'est pas considéré comme du télétravail. De même, les services
rendus dans les locaux des clients de l'employeur ne sont pas du télétravail.
Par ailleurs, le télétravail n'existe que si le travailleur travaille à
domicile aux moments stipulés dans le contrat. Un travailleur
qui effectue des prestations de travail à son domicile le soir, par exemple,
alors qu’il ne s’agit pas d’un moment auquel il doit normalement
(télé)travailler, n’entre pas en considération pour une indemnité de bureau. Le
Fisc et l’ONSS considèrent qu’il n’y a pas de télétravail dans ce cas.
- Le télétravail doit être structurel et régulier. Le Fisc
et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si,
sur une base mensuelle, le travailleur preste
l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine depuis leur
domicile. Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de
plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est
également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, le travailleur
n'a pas droit à une indemnité de bureau exonérée de cotisations d’ONSS et de
précompte professionnel pour ce mois[3].
Exemples :
- Un travailleur à temps plein travaille à domicile chaque semaine du lundi
au vendredi de 8h à 10h. Il évite ainsi les embouteillages. Étant donné que
l’équivalent d'une journée ouvrable complète par semaine est prestée à
domicile, le travailleur a droit à une indemnité qui est exonérée de précompte
professionnel et de cotisations ONSS.
- Un employeur a mis en place un système de rotation selon lequel un groupe
différent de travailleurs travaille à domicile chaque semaine. Étant donné que
chaque travailleur à temps plein travaille une semaine complète par mois depuis
son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier.
Les travailleurs concernés ont donc droit à une indemnité qui est exonérée de
précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.
Soyez prudent avec ce dernier exemple, car le Fisc donne également l'exemple
d'un travailleur à temps partiel pour la même situation :
- Un employeur a mis au point un système de rotation dans lequel chaque
semaine un groupe différent de travailleurs travaille à domicile. Dans ce
système de rotation, un travailleur preste à temps partiel. Il a un contrat
pour travailler 50% du temps. Pendant la semaine où le groupe auquel il
appartient travaille à domicile, il ne doit travailler que le mardi et le
jeudi. Étant donné que le travailleur ne preste que deux jours à domicile au
cours de ce mois, il ne s'agit pas de télétravail structurel
et régulier. Le travailleur en question n'a donc pas droit à une indemnité
exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
Incapacité de travail et vacances
L’employeur doit également être prudent si le travailleur est malade pendant
presque tout le mois. Il est possible que le Fisc et l'ONSS n'acceptent pas
qu’une indemnité fixe de télétravail soit payée pour ce mois-là. La circulaire
fiscale donne deux exemples :
- Un travailleur à temps plein est malade pendant 3 semaines au cours d'un
mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille tous les jours depuis
chez lui. Etant donné que ce travailleur preste une semaine entière par mois à
partir de son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et
régulier. Le travailleur concerné a donc droit à une indemnité qui est exonérée
de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
- Un travailleur à temps partiel est malade pendant 3 semaines au cours d'un
mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille 5 demi-journées à
domicile. Etant donné que le travailleur ne preste pas de journée complète de
chez lui en moyenne par semaine, il ne s'agit pas de
télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné n'a donc pas droit
à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS. En
revanche, l’employeur peut continuer à octroyer l'indemnité
forfaitaire de bureau pendant les vacances annuelles du
travailleur ou tout autre jour « de congé » organisé à son initiative[4], ainsi que pendant les jours de repos
compensatoire (jours RTT).
Montant différent pour différentes catégories de travailleurs
?
Prévoir un montant différent pour différentes catégories de travailleurs est
désormais accepté tant par le Fisc que l'ONSS. Les
éventuelles distinctions doivent cependant se faire sur la base de
critères objectifs. A défaut, l’indemnité octroyée est
considérée comme de la rémunération pure et simple.
Montant mensuel supérieur
Si un montant mensuel supérieur au montant forfaitaire prévu est
payé, l’employeur doit être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais
réels.
A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire de 134,71 euros est
considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les
cotisations d’ONSS doivent alors être payés sur cette partie.
Enfin, l’indemnité forfaitaire de bureau ne peut bien entendu pas
être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau
que le travailleur reçoit déjà.
Cumul avec les forfaits applicables lorsque le télétravailleur utilise des
équipements propres
Ce qu’en pense l’ONSS
L’ONSS accepte que les indemnités forfaitaires de bureau et de 10 % puissent
être cumulées avec les forfaits précités de 20 et de 5 euros moyennant le
respect d'un certain nombre de conditions.
L’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10 % de la rémunération brute
peuvent l'une et l'autre être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour
l’utilisation de l’ordinateur personnel ou celui de 5 euros
pour l’utilisation d’un deuxième écran, d’une imprimante ou d’un
scanner personnels, à condition que l’employeur ne rembourse pas ces
frais d’une autre manière (par exemple, en indemnisant le travailleur pour
l’achat de son ordinateur, …).
Elles peuvent être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour
l’utilisation de la connexion internet personnelle si
l’employeur prouve que les frais d’internet :
- sont à sa charge ;
- sont réellement exposés ;
- et ne sont pas déjà compris dans l’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10
%.
Ce qu’en pense le Fisc
La nouvelle circulaire fiscale (2021/C/20) confirme explicitement que
l’indemnité forfaitaire de bureau est cumulable avec les forfaits précités de
20 et de 5 euros.
[1] Il n’y a pas de
nombre d’années maximum pour ce qui concerne les forfaits pour l’utilisation
d’un ordinateur/d’une connexion internet privés.
[2] En effet,
l'article 119.3 à 119.12 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de
travail ne s'applique qu'aux travailleurs à domicile.
[3] L’employeur qui
souhaite néanmoins accorder une indemnité dans ce cas devra respecter les
conditions suivantes afin qu’elle soit exemple de précompte professionnel et de
cotisations sociales : l’indemnité devra être destinée à couvrir des frais qui
sont propres à l’employeur et elle devra effectivement être consacrée à de tels
frais.
[4] Le congé parental
et les jours de petit chômage, par exemple, ne sont donc pas visés. Ces jours
sont en effet pris à l’initiative du travailleur. Il s’agit ici d’une
interprétation de la circulaire donnée par le Fisc.
Quelques différences avec le contrat de travail à domicile
Les questions précédentes mentionnent point par point les dispositions
particulières prévues par la CCT n° 85 concernant le télétravail. Chacun
gardera cependant à l'esprit que le contrat de télétravail est un contrat de
travail ordinaire (le plus souvent d'employé). Il y aura donc lieu de revenir
encore et toujours aux dispositions qui gouvernent celui-ci si d'autres
dispositions plus spécifiques (CCT n° 85, CCT sectorielles ou d'entreprise ou
accords individuels) ne lui sont pas applicables.
Quelques exemples illustreront ce propos et rappelleront la différence entre
un travailleur à domicile et un télétravailleur :
En cas d'incapacité de travail, le travailleur à domicile
doit explicitement remettre à son employeur un certificat médical dans les deux
jours alors qu'il n'est rien prévu pour le télétravailleur. Pour ce dernier,
les dispositions générales de la loi du 3 juillet 1978 s'appliquent, à savoir
que rien n’oblige en principe le travailleur à remettre un certificat médical à
l’employeur. Il n'est tenu de le faire que si cette obligation figure dans le
règlement de travail ou dans une convention collective de travail ou encore si
l’employeur le demande expressément.
Un autre exemple : les dispositions relatives au travailleur à domicile
prévoient explicitement que les dispositions en matière de chômage
temporaire pour accident technique ou intempéries ne lui sont pas
applicables. Pour le télétravailleur, rien de tel n'est prévu. Les dispositions
générales de la loi du 3 juillet 1978 sont donc applicables comme pour tout
travailleur ordinaire, y compris celles du chômage temporaire.
Bien entendu, toutes les dispositions générales en matière de
rupture du contrat de travail sont également applicables au
télétravailleur.
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Quelles sont les principales références légales?
- Accord-cadre européen du 16 juillet 2002 sur le télétravail
- Convention collective du travail n° 85 du 9 novembre 2005, modifiée par la
Convention collective de travail n° 85bis du 27 février 2008
- Loi du 10 avril 1971 sur les accidents du travail (articles 7 et 8)
- Loi du 3 juillet 1978 (dispositions générales + article 119.1 à 119.3)
- Circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021
Télétravailleurs > 2. Télétravail occasionnel
Qu’entend-on par télétravail occasionnel ?
Définition
La loi définit le télétravail occasionnel comme une forme d’organisation
et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information,
dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux
de l’employeur, est effectué en dehors de ces locaux, de façon
occasionnelle et irrégulière.
Lorsque le télétravail est réalisé de manière régulière et donc non
occasionnelle, on parle de télétravail structurel. Ce télétravail structurel,
qui n’est pas régi par la loi, mais par la CCT n° 85 du Conseil National du
Travail, est analysé dans une f
iche distincte.
Objectif de la législation
Comme nous venons de le dire, la CCT n° 85 fixe le cadre à l’intérieur
duquel l’employeur et le travailleur peuvent convenir d’une possibilité de
télétravail[1]. Cette CCT limite toutefois
le télétravail aux travailleurs qui travaillent depuis leur domicile (ou depuis
tout autre lieu choisi par le travailleur)[2] sur une base structurelle (par
exemple, un jour par semaine ou quelques heures par jour).
Un employeur qui autorise également ses travailleurs à travailler
sporadiquement depuis leur domicile, parce que le plombier
doit passer ce jour-là, par exemple, le faisait donc jusqu’il y a peu en dehors
de tout cadre légal, de sorte que les règles à respecter en la matière
n’étaient claires ni pour l’employeur, ni pour le travailleur. La loi
concernant le travail faisable et manière a remédié à cette lacune, en créant
également un cadre pour ces cas de figure.
Enfin, le télétravail organisé dans le cadre de la crise
Covid est en principe une forme de télétravail occasionnel. Vous
trouvez cependant les informations spécifiques au sujet du télétravail imposé
ou recommandé par les autorités publiques en raison de la pandémie dans la
fiche Télétravailleurs - 3. Télétravail et coronavirus.
Ce télétravail est réglé par la CCT n° 149 du CNT[3].
[1] Convention
collective de travail n° 85, conclue au sein du Conseil national du travail le
9 novembre 2005, et modifiée ultérieurement par la CCT n° 85bis du 27 février
2008.
[2] Les bureaux
satellites de l’employeur en sont toutefois exclus.
[3] Convention
collective de travai n° 149, conclue au sein du Conseil national du travail le
26 janvier 2021.
Pour quels travailleurs ?
Le télétravail occasionnel est mis en place pour les travailleurs du secteur
privé[1].
Le télétravail occasionnel s’adresse aux travailleurs qui sont dans
l’incapacité d’exécuter leurs activités au bureau pour cause de force
majeure ou pour des raisons personnelles. L’exposé des motifs cite
comme exemples de force majeure la panne de voiture ou une grève des trains,
et, comme exemples de raisons personnelles, une visite chez le dentiste,
l’accomplissement de formalités administratives, la visite d’un technicien…
Cette liste n’est pas exhaustive, l’employeur et le travailleur peuvent donc
également juger d’autres raisons suffisantes pour autoriser le télétravail.
Il est évident que le télétravail occasionnel n’est lui aussi possible que
si le travailleur exerce une fonction et/ou une activité compatible
avec le télétravail. Il est, par exemple, impossible pour un agent de
gardiennage ou un(e) réceptionniste de pouvoir travailler depuis son domicile,
étant donné que sa présence sur le site de l’entreprise est indispensable à
l’exercice de sa fonction.
[1] La loi limite
toutefois le champ d’application aux travailleurs et aux employeurs soumis à la
loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les
commissions paritaires.
Le télétravail est-il un droit ?
Le travailleur doit adresser une demande de télétravail à son employeur[1]. Il n’existe donc pas de
droit absolu, vu que l’employeur a toujours le droit de refuser la
demande. L’employeur doit toutefois motiver son refus.
L’exposé des motifs de la loi précise que l’employeur peut refuser pour des
raisons liées, notamment, aux nécessités du fonctionnement du service ou de
l’entreprise (par exemple, si le travailleur doit absolument assister à une
réunion le jour demandé) ou à l’usage inapproprié du télétravail occasionnel
(par exemple, si le travailleur recourt exagérément au télétravail
occasionnel).
[1] Vous trouvez de plus
amples explications concernant la procédure sous la question "Comment le
travailleur doit-il adresser sa demande de télétravail ?".
Comment le travailleur doit-il adresser sa demande de télétravail ?
Initiative du travailleur
Le travailleur qui veut recourir au télétravail occasionnel doit en faire la
demande à l’employeur, au préalable et dans un délai
raisonnable, en précisant les motifs.
La loi ne prévoit aucune formalité pour cette demande, mais stipule
toutefois que la procédure de demande, d’acceptation ou de
refus du télétravail peut être définie dans une convention collective de
travail ou dans le règlement du travail (en annexe). Cette CCT ou annexe doit
donc également comporter un certain nombre d’autres éléments. Pour plus
d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons à la question "Que mentionner dans le règlement du travail ?".
Réponse de l’employeur
Acceptation du télétravail
Si l’employeur accepte, aucune formalité n’est prévue. Un
engagement verbal est donc suffisant.
Attention ! L'accord de l'employeur n'est en principe pas
présumé. A défaut de réaction de l'employeur, il n'y a donc pas d'approbation
pour le télétravail. Les règles d'application en cas de refus du télétravail
(voyez ci-dessous) sont alors applicables.
L'entreprise peut cependant mettre en place une politique en matière de
télétravail (voyez la question "Que mentionner dans le règlement de travail
?"), et prévoir dans ce cadre que l'accord de l'employeur est
présdumé (par exemple, s'il ne réagit pas endéans un certain délai).
Refus du télétravail
Si l’employeur refuse, il doit en communiquer les raisons par écrit
(sur papier ou par voie électronique) au travailleur dans les plus
brefs délais. Un simple refus non motivé n’est donc pas autorisé !
Où le télétravail doit-il avoir lieu ?
Le télétravail peut être exécuté au domicile du télétravailleur ou
dans tout autre lieu qu’il a choisi.
Quelles sont les modalités à respecter ?
Egalité de traitement
Le télétravail n’apporte aucune modification aux droits et obligations du
télétravailleur occasionnel. Il ne s’agit en effet que d’une modalité
d’organisation du travail.
Par conséquent, il doit entre autres bénéficier des mêmes droits que les
travailleurs qui travaillent au bureau. En outre, la charge du travail et les
normes de performance doivent être équivalentes à celles des collègues de
bureau occupant une fonction comparable.
Le télétravail occasionnel ne peut donc avoir aucune influence négative sur
le statut du travailleur.
Organisation du travail
Le télétravailleur organise lui-même son travail, mais il
le fait dans les limites de la durée du travail en vigueur
dans l’entreprise. Il s’ensuit que le travailleur devra prester le nombre
d’heures prévues dans son horaire, mais sans devoir respecter rigoureusement
cet horaire.
Le jour du télétravail, il pourra, par exemple, interrompre son travail
pendant une heure pour se rendre chez le médecin, mais il devra la récupérer
plus tard dans la journée, en dehors de son horaire de travail normal, sans que
cette heure soit considérée comme une heure supplémentaire.
Accords pratiques
L’employeur et le travailleur doivent passer des accords
concernant le télétravail occasionnel, à tout le moins en ce qui
concerne les aspects suivants :
Ces accords pratiques peuvent également figurer dans une convention
collective de travail ou dans le règlement du travail (en annexe), afin qu’ils
s’appliquent à l’ensemble des travailleurs de l’entreprise et ne nécessitent
pas une convention individuelle pour chaque travailleur. Cette CCT ou annexe
doit dès lors aussi comporter un nombre d’autres éléments. Pour plus
d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons à la question "Que mentionner dans le règlement du travail ?".
Que mentionner dans le règlement du travail ?
Remarque préalable : il n’est pas obligatoire de mentionner
le télétravail occasionnel dans le règlement du travail. Il peut cependant être
utile de définir collectivement les modalités applicables au télétravail
occasionnel, afin que les travailleurs sachent à quoi s’en tenir lorsqu’ils
introduisent une demande. Dans ce cas, la politique développée par l’entreprise
en matière de télétravail occasionnel doit figurer dans le règlement du travail
(ou dans une convention collective de travail).
Aucune interdiction
La loi interdit à l’entreprise de porter atteinte au droit du travailleur au
télétravail occasionnel pour cause de force majeure ou de raisons personnelles.
Il est donc interdit de mentionner dans le règlement du travail que le
télétravail occasionnel n’est pas autorisé ou qu’il n’est autorisé que pour des
raisons professionnelles (par exemple, pour préparer une formation en toute
quiétude).
Mentions obligatoires
Si l’entreprise veut définir dans une CCT ou le règlement du travail le
cadre à l’intérieur duquel le télétravail occasionnel peut être demandé,
celui-ci doit comporter au minimum les éléments suivants :
- les fonctions et/ou activités pour
lesquelles le télétravail est possible ;
- la procédure de demande de travail occasionnel et la
procédure d’acceptation/de refus. À cet égard, il convient de tenir compte du
fait que le délai de demande en cas de force majeure sera logiquement très
court, étant donné que le travailleur ne peut prévoir la situation de force
majeure à l’avance. Un coup de fil ou l’envoi d’un e-mail devrait en
l’occurrence pouvoir suffire. Étant entendu évidemment que, même dans ce cas,
l’employeur a toujours la possibilité de refuser ;
- la mise à disposition éventuelle du matériel (ordinateur
portable, téléphone...) et du support technique nécessaires par l’employeur ;
li>
- la joignabilité éventuelle du travailleur pendant le
télétravail ;
- le remboursement éventuel par l’employeur des frais
afférents au télétravail occasionnel.
Attention ! Les secteurs ont également la possibilité de
conclure une telle CCT. Si tel est le cas, l’entreprise doit évidemment
respecter le cadre sectoriel.
L’employeur doit-il fournir les équipements nécessaires et prendre en charge les frais liés au télétravail ?
Equipements nécessaires
Contrairement à ce qui est prévu dans le cadre du
télétravail structurel, l'employeur n’est pas obligé
strong> de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au
télétravail, de les installer et de les entretenir en cas de
télétravail occasionnel.
Il ne doit donc pas non plus :
- prendre exclusivement en charge les coûts des connexions et communications
liées au télétravail ;
- rembourser les coûts liés à la perte ou à l'endommagement des équipements
et des données utilisées par le télétravailleur dans le cadre du télétravail.
li>
L’employeur peut toutefois choisir de fournir ces équipements et de
prendre en charge ces frais.
Si le télétravailleur utilise des équipements propres, les
frais liés au télétravail relatifs à l'installation des programmes
informatiques, le fonctionnement et l'entretien de ces équipements, ainsi que
les frais pour l'amortissement de ceux-ci, ne sont pas obligatoirement à charge
de l'employeur.
Si l’employeur souhaite intervenir dans ces frais, ils
devront être évalués avant le début du télétravail proportionnellement aux
prestations effectuées dans le cadre du télétravail ou selon un clé de
répartition fixée par les parties.
Lorsque le travailleur utilise son ordinateur privé ou sa
connexion internet privée, l’employeur peut rembourser ces
frais, mais il devra le faire sur la base du coût réel
encouru. Les forfaits de :
- 20 euros par mois appliqué pour l'utilisation d'un ordinateur privé et pour
l'utilisation d'une connexion internet privée
- et de 5 euros par mois appliqué pour l’utilisation d’un deuxième écran
privé et d’une imprimante/d’un scanner privés
en cas de télétravail structurel ne sont en effet
pas applicables ici[1].
Frais annexes
Comme c’est le cas en ce qui concerne la fourniture d’équipements propres,
l’employeur n’est pas obligé de rembourser les frais annexes
liés au télétravail occasionnel. Il peut cependant choisir de le faire.
Indemnité de 10 % de la rémunération
Pour plus de renseignements au sujet de cette indemnité, nous vous invitons
à consulter notre fiche sur le télétravail structurel.
Cette piste n’est cependant pas la plus adaptée pour ce qui concerne le
télétravail occasionnel, qui, par définition, n’est pas régulier.
Indemnité de bureau
L’indemnité de bureau de 134,71 euros n’est pas acceptée par l’ONSS
et le Fisc en cas de télétravail occasionnel. Elle est uniquement
exonérée en cas de télétravail structurel et régulier. Une exception est
toutefois prévue pour le télétravail mis
en place suite au coronavirus.
Pour un aperçu des remboursements de frais acceptés, nous vous invitons à
consulter notre tableau récapitulatif.
[1] Une exception est
toutefois prévue pour le télétravail mis en place suite au
coronavirus.
Le télétravailleur occasionnel est-il protégé contre les accidents du travail ?
Un accident du travail est considéré comme tel si les faits qui ont
occasionné la lésion se sont produits au cours et par le fait de l’exécution du
contrat du travail. Vu que le télétravail occasionnel est généralement exécuté
au domicile du travailleur et donc en dehors de tout contrôle, il n’est
généralement pas si simple de le définir.
Présomption d’accident du travail
Pour y remédier, une présomption d’exécution du contrat de travail limitée
dans le temps et dans l’espace a été introduite dans la loi sur les accidents
de travail pour les télétravailleurs. Cette présomption suppose qu’un accident
survenu au télétravailleur sur le(s) lieu(x) et durant les heures mentionnées
dans le contrat de télétravail sera toujours présumé être un accident du
travail. L’assureur peut évidemment toujours apporter la preuve contraire.
Aussi en cas de télétravail occasionnel
Par le passé, cette présomption ne s’appliquait
qu’au télétravailleur structurel, car une convention de télétravail écrite
était obligatoire.
La loi a désormais rendu la présomption
applicable également au télétravailleur occasionnel. Tout autre écrit,
autorisant « de manière générique ou ponctuelle, collective ou individuelle »,
le télétravail est en effet à présent autorisé.
Celui-ci doit mentionner le ou les lieux
d'exécution du travail et la période de la journée pendant laquelle le travail
peut être effectué.
A défaut d'une telle mention, la présomption s'appliquera à la résidence ou
sur le ou les lieux dans lesquels le télétravailleur effectue habituellement
son télétravail et/ou pendant les heures de travail que le télétravailleur
devrait prester s'il était occupé dans les locaux de l'employeur.
Preuve de l’accident du travail
Si la présomption ne s’applique pas, le travailleur devra démontrer qu’il
s’agit d’un accident du travail pour pouvoir obtenir l’intervention de son
assureur-loi. En l’occurrence, il devra donc pouvoir démontrer que l’accident
s’est produit au cours et par le fait de l’exécution du contrat de travail.
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Quelles sont les principales références légales ?
- Loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable
- Articles 5, 7 et 8 de la loi du 10 avril 1971 sur les accidents du
travail
Télétravailleurs > 3. Télétravail et coronavirus
Coronavirus et télétravail : devez-vous rembourser les frais de vos travailleurs ?
La réponse diffère selon qu’il s’agit de télétravail structurel ou
occasionnel.
Télétravail structurel
Si vous avez déjà introduit un cadre pour le télétravail structurel, vous
devez voir ce qui est prévu à cet effet. Vous trouvez de plus amples
informations ici.
Télétravail occasionnel lié au coronavirus
Si, en raison du coronavirus, vous mettez en place pour la première fois du
télétravail occasionnel, vous n'êtes pas obligé d’intervenir dans les frais de
votre travailleurs. Vous pouvez cependant le faire.
L’ONSS
span> et le SPF Finances ont prévu des règles spécifiques pour les
employeurs qui souhaitent indemniser leurs travailleurs.
Notre aperçu vous aidera à y voir plus clair :
Conditions de l’exonération fiscale de l’indemnité de bureau
Les conditions de l’indemnité fiscale de télétravail sont les
suivantes[2] :
- Le télétravail régulier et structurel doit être réellement
effectué par les travailleurs au moins 5 jours par mois.
- Cette indemnité de remboursements de frais propres à l’employeur,
considérée comme accordée selon des normes sérieuses, doit
être mentionnée chaque année sur la fiche 281.10 au cadre
26 « renseignements divers » avec la mention « OUI-normes
sérieuses ».
- Une liste nominative des travailleurs bénéficiaires de
l’indemnité de télétravail doit être tenue en permanence à disposition et ce
par exercice d’imposition.
- Les travailleurs doivent lorsqu’ils revendiquent dans leur déclaration
d’impôt la déduction de leurs frais réels justifiés en déduire cette
indemnité forfaitaire pour autant où ces indemnités se rapportent à
ces frais réels.
- L’employeur qui octroie cette allocation forfaitaire de télétravail ne peut
plus prendre en charge les frais réels faisant l’objet de pièces
justificatives.
Cette indemnité forfaitaire ne peut bien entendu pas être
combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que
le travailleur recevait déjà.
[1] Les employeurs qui, avant les
mesures du Covid-19, remboursaient déjà les frais de leurs télétravailleurs sur
base des 10 % de la rémunération brute relative aux prestations à
domicile prévues dans la convention de télétravail (voyez les Instructions
administratives), peuvent continuer à payer cette indemnité suivant les mêmes
principes.
[2] Circulaire
2020/C/100 du 14 juillet 2020.
Le télétravail est à nouveau obligatoire
Télétravail obligatoire et moment de retour
Une nouvelle période de télétravail obligatoire a pris cours ce 20 novembre
2021, pour les fonctions dont la nature permet le télétravail.
Des exceptions sont tolérées lorsque des motifs liés à la continuité de la gestion de l'entreprise, de ses activités ou de ses
services le justifient.
Néanmoins, les travailleurs peuvent retourner sur le lieu de travail
un jour par semaine.
En tant qu’employeur, vous devez vérifier si ce retour peut s’organiser
correctement. Et vous pourriez éventuellement prévoir une attestation pour ce
moment de retour.
Vous pouvez télécharger une attestation pour le moment du
retour ici. Vous pouvez également prévoir un autre
document pour régler le moment de retour (p. ex., un mail).
Si la fonction de votre travailleur ne permet pas de faire du télétravail,
vous pouvez télécharger ce
document.
Quelles conditions s’appliquent au moment de retour ?
Vos travailleurs qui peuvent faire du télétravail, ont la possibilité de
retourner sur le lieu de travail un jour par semaine. Pour ce faire, les
conditions suivantes doivent être remplies :
- Il faut un commun accord entre votre entreprise et les
personnes occupées auprès de celle-ci (par mail, par exemple), ce qui implique
que ces personnes ne peuvent pas être obligées de participer au moment de
retour.
- Le but doit être de promouvoir le bien-être psychosocial et
l'esprit d'équipe de ces personnes.
- Ces personnes doivent recevoir des instructions préalables sur
toutes les mesures à prendre pour assurer que le retour se déroule en
toute sécurité.
- Ces personnes doivent être informées qu'elles ne peuvent en aucun
cas revenir sur le lieu de travail si elles se sentent malades, présentent des
symptômes de maladie ou se trouvent en situation de quarantaine.
- En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas y lier la moindre
conséquence pour vos travailleurs.
- Les déplacements en transports publics aux heures de pointe
strong>et le covoiturage vers et depuis le lieu de travail
doivent être autant que possible évités.
La décision d'organiser un moment de retour doit être prise dans le
respect de la concertation sociale dans votre entreprise, avec
vérification de toutes les conditions.
Ce moment de retour peuvent s'élever à maximum un jour ouvrable par semaine
par personne.
Pour les PME occupant moins de dix personnes,
un maximum de cinq personnes qui peuvent
télétravailler, peuvent être présentes simultanément dans
l'unité d'établissement.
Mesures de prevention appropriées
L’employeur doit adopter en temps utile des mesures de prévention
appropriées pour les travailleurs présents sur le lieu de travail, et
ce en vue de garantir le respect des règles de distanciation sociale et afin
d'offrir un niveau de protection maximal.
Il s’agit des prescriptions de sécurité et de santé de
nature matérielle, technique et/ou organisationnelle telles que définies dans
le « Guide générique en vue de lutter contre la propagation du COVID-19 au
travail », complété par des directives au niveau sectoriel et/ou de
l'entreprise, et/ou d'autres mesures appropriées qui offrent un niveau de
protection au moins équivalent.
Les mesures collectives ont toujours la priorité sur les mesures
individuelles.
Ces mesures de prévention appropriées sont élaborées dans le respect
des règles de concertation sociale en vigueur, et en concertation avec
les services de prévention et de protection au travail.
Obligation d’information
L’employeur informe en temps utile les personnes qu'il
occupe chez lui des mesures de prévention en vigueur et leur dispense une
formation appropriée. Il informe également les tiers.
Le télétravail lié au coronavirus, est-ce du télétravail occasionnel ou structurel ?
En Belgique, deux formes de télétravail coexistent : le télétravail
structurel et le télétravail occasionnel. Ces deux types de télétravail sont
régis par des règles juridiques différentes.
Parce que le gouvernement a rendu le télétravail obligatoire ou recommandé
celui-ci pour lutter contre la pandémie, il s’agit de télétravail occasionnel. Le télétravail
structurel ne peut en effet s’organiser que sur une base volontaire. Les
partenaires sociaux ont prévu un cadre juridique pour le télétravail
imposé ou recommandé par les autorités publiques. Il s’agit de la CCT n° 149
conclue au sein du Conseil National du Travail ce 26 janvier 2021.
Si vous avez déjà élaboré un cadre pour le télétravail structurel, vous
pouvez néanmoins organiser le télétravail dans ce cadre. Vous n’êtes alors pas
lié par les dispositions de la CCT n°149 précitée.
Vous trouvez des informations détaillées au sujet du télétravail occasionnel
et structurel dans nos fiches Télétravailleurs - 1. Télétravail structurel et 2. Télétravail occasionnel. Nous vous
invitons à les consulter pour tous les aspects qui ne sont pas traités dans
cette fiche-ci. Lien vers premières questions de ces fiches
Vous trouvez des informations sur vos obligations en matière de télétravail
pendant la pandémie sous la question suivante. Enfin, cliquez sur
la question « Quelles démarches devez-vous entreprendre ? » pour en savoir plus sur ce que
vous devez faire concrètement.
Coronavirus et télétravail : quelles sont vos obligations ?
Une nouvelle CCT en matière de télétravail a été conclue par les partenaires
sociaux ce 26 janvier 2021. Elle s’applique au télétravail rendu
obligatoire ou recommandé par les autorités publiques dans le cadre
des mesures prises pour lutter contre la propagation du coronavirus.
Elle vise à mettre en place un cadre juridique de référence
pour cette nouvelle forme de télétravail, et à préciser les règles spécifiques
applicables en matière de bien-être au travail.
Attention ! Si des accords existent déjà dans votre
entreprise au sujet du télétravail, cette CCT ne s’applique pas. Elle
vise en effet à préciser les règles là où il n’y en a pas encore.
La CCT ne modifie par ailleurs en rien les règles en matière de télétravail
structurel et occasionnel ‘ordinaires’. Elle est entrée en vigueur le 26
janvier 2021 et a été conclue pour une durée déterminée. Cette CCT était au
départ applicable jusqu’au 31 décembre 2021, mais sa durée de validité a été
prolongée jusqu’au 31 mars 2022 par la CCT n° 149/2.
Equipements, assistance et frais de connexion
Des règles précises doivent être mises en place concernant :
- la mise à disposition par l’employeur des
équipements et de l’assistance technique
nécessaires au télétravail, par exemple la mise à disposition d’un ordinateur
portable ;
- en cas d’utilisation des propres équipements du télétravailleur
strong>, la prise en charge par l’employeur des frais d’installation des
programmes informatiques pertinents, des frais d’utilisation, de fonctionnement
et d’entretien et d’amortissement ;
- les frais de connexion supplémentaires.
Ces accords doivent prendre en compte le cadre plus global de l’ensemble des
coûts et frais ou compensations que vous versez au télétravailleur en cette
période de crise sanitaire. Nous apprenons, à cet égard, que des coûts non
liés au télétravail peuvent être pris en compte, par exemple, un remboursement
de frais général.
Concrètement, vous pouvez décider de ne pas prendre en charge ces frais,
mais vous devez prévoir des règles claires en la matière.
Vous trouvez de plus amples renseignements au sujet du traitement social et
fiscal des remboursements de frais ici.
Organisation du travail
Durée du travail et horaires
Le télétravailleur gère l'organisation de son travail dans le cadre
de la durée du travail applicable dans l'entreprise. Les
modalités des horaires de travail sont spécifiées, si
nécessaire. A défaut d’accords contraires spécifiques, le
télétravailleur suit en principe les horaires qu’il aurait dû respecter dans
l’entreprise elle-même.
Charge du travail
La charge de travail et les critères de résultat du télétravailleur sont
équivalents à ceux appliqués lorsqu’il est occupé dans les locaux de
l’employeur.
Contrôle par l’employeur ?
Vous avez la possibilité d’exercer,
de manière adéquate et proportionnée, un contrôle sur les
résultats et/ou l’exécution du travail. Votre télétravailleur doit être informé de la façon dont le
contrôle est exercé.
Attention ! Les partenaires sociaux ont
précisé qu’il ne s’agit pas, pour vous, d’effectuer un
contrôle continu mais de la possibilité de pouvoir vérifier
strong>, de manière appropriée et proportionnelle, si le travail à
réaliser dans le cadre du télétravail a effectivement et
correctement été accompli.
Le contrôle doit s’effectuer dans le
respect de la vie privée du télétravailleur et de la législation applicable en
la matière (notamment, le RGPD et la CCT n°81).
Protection des données de l’entreprise
La protection des données de l’entreprise
utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles doit
être assurée. Vous devez informer votre télétravailleur des
règles de l’entreprise qui concernent la protection des données, et en
particulier des restrictions et sanctions quant à l’usage des équipements et
outils informatiques.
Accords individuels
Pour chaque télétravailleur, les éléments suivants sont discutés et des
accords interviennent à leur sujet dans la mesure du possible:
- si nécessaire, les modalités des horaires de
travail. A défaut d’accords contraires spécifiques, le
télétravailleur suit en principe les horaires qu’il aurait dû respecter dans
l’entreprise elle-même ;
- les modalités du contrôle quant aux résultats à atteindre et/ou aux
critères d’évaluation;
- l'accessibilité et la non-accessibilité du télétravailleur
qui consistent en des moments ou périodes pendant lesquels le
télétravailleur doit être joignable ou au cours desquels il n’est pas
joignable, pendant la durée du travail applicable. Ceci doit permettre de tenir
compte de la conciliation télétravail et vie
privée. Les moyens pour joindre le télétravailleur peuvent être précisés.
Ces accords peuvent tenir compte de la particularité de l’exécution du
travail dans un environnement privé. Des contacts à des moments déterminés
peuvent, par exemple, être prévus.
Mêmes droits que le travailleur occupé dans vos locaux
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et obligations en
matière de conditions de travail que ceux appliqués lorsqu’il est
occupé dans vos locaux. Si des conditions de travail spécifiques,
complémentaires ou dérogatoires s’appliquent au télétravail, il doit en
être informé.
Le télétravailleur a par ailleurs les
mêmes droits collectifs que lorsqu’il est occupé dans vos
locaux. En
particulier, le télétravailleur a le droit de communiquer avec les
représentants des travailleurs et vice versa.
Les représentants
des travailleurs doivent bénéficier des facilités nécessaires pour une
communication effective avec les télétravailleurs, et notamment des
équipements et des outils numériques leur permettant de remplir leurs
obligations.
Bien-être et télétravail
La CCT n° 149 traite aussi du bien-être des télétravailleurs. Nous abordons
cet aspect ici.
Déclaration mensuelle de télétravail à l’ONSS
Depuis le 20 novembre 2021, tout travailleur qui peut télétravailler doit le faire au
minimum quatre jours par semaine. Afin de rendre possible le
contrôle de cette obligation, vous devrez informer l’ONSS tous les mois. Vous
trouvez de plus amples explications sous la question suivante.
Coronavirus et télétravail : déclaration mensuelle à l’ONSS
Afin de rendre possible le contrôle de l’obligation de télétravail, vous
devrez informer l’ONSS tous les mois au sujet :
- Du nombre de personnes régulièrement présentes dans l’entreprise
strong>et
- Du nombre de personnes qui occupent une fonction qui ne se prête
pas au télétravail
via l’outil que
l’ONSS met à disposition à cette fin.
Cette décision fait suite au Comité de concertation du 17 novembre 2021.
Qui est concerné ?
Tous les employeurs des secteurs privé et public sont
concernées. La mesure s’applique donc également aux employeurs dont les
travailleurs ne télétravaillent pas.
Il existe néanmoins une exception pour les employeurs
suivants, qui ne doivent donc pas introduire de déclaration :
Qui est employeur dans le secteurs des soins de santé?
Les employeurs dans le secteur des soins de santé, tels que définis à l'article 40 de la loi du 20 décembre 2020,
ne doivent pas introduire de déclaration. Il s’agit des employeurs suivants :
p>
- Les employeurs des services de soins, d'accueil et d'assistance aux
personnes, aux personnes âgées, aux mineurs, aux personnes moins
valides et aux personnes vulnérables, dont les victimes de violences
intra-familiales, publics ou privés.
- Pour le secteur privé, ces services ou organisations appartiennent aux
commissions paritaires suivantes:
- 318 Commission paritaire pour les services des
aides familiales et des aides seniors
- 319 Commission paritaire des établissements et
services d'éducation et d'hébergement
- 330 Commission paritaire des établissements et
des services de santé
- 331 Commission paritaire pour le secteur
flamand de l'aide sociale et des soins de santé
- 332 Commission paritaire pour le secteur
francophone et germanophone de l'aide sociale et des soins de santé
- 322 Commission paritaire pour le travail
intérimaire et les entreprises agréées fournissant des travaux ou services de
proximité, pour autant que le travailleur intérimaire soit occupé chez un
utilisateur ressortissant à une des commissions paritaires susmentionnées
span>
- Les établissements ou services publics
dont le code NACE est 86101, 86102, 86103, 86104,
86109, 86210, 86901, 86903, 86904, 86905, 86906, 86909, 87101, 87109, 87201,
87202, 87203, 87204, 87205, 87209, 87301, 87302, 87303, 87304, 87309, 87901,
87902, 87909, 88101, 88102, 88103, 88104, 88109, 88911, 88912, 88919, 88991,
88992, 88993, 88994, 88996 et 88999.
- Les établissements ou les services privés et
publics qui sont chargés de l'exploitation des centres de vaccination
dans le cadre de la lutte contre le coronavirus COVID-19, et ce pour
toutes les activités qui sont liées à l'exploitation d'un centre de
vaccination.
Quelles données doivent être communiquées ?
Vous devez envoyer les infos suivantes à l’ONSS :
- Le nombre de personnes régulièrement présentes dans l’entreprise
strong>(chiffre) au cours du mois que vous enregistrez. Les
travailleurs intérimaires et les travailleurs de sous-traitants habituellement
présents dans l’établissement sont donc aussi concernés. Vous devez également
tenir compte des travailleurs en crédit-temps et
des travailleurs en maladie de longue durée.
- S’il ne s’agit pas de travailleurs, l’ONSS clarifie dans ses FAQ que les
personnes doivent être présentes de manière structurelle. Cela
signifie que ces personnes doivent effectivement prester un mois dans votre
entreprise. Si les personnes prestent à différents endroits pendant ce mois,
c’est leur employeur qui doit les reprendre dans sa déclaration.
- Par conséquent, le personnel
des tiers qui n’est présent que de manière ponctuelle chez vous, comme le
personnel de nettoyage ou d’entretien, ne doit pas être mentionné dans votre
déclaration.
- Le nombre de personnes (chiffre) qui occupent
une fonction qui ne se prête pas au télétravail. Ici
vous trouverez un modèle
d’attestation si la fonction de ces personnes ne permet pas
le télétravail.
- Vous ne devez pas tenir compte des personnes qui ne
télétravaillent qu’en partie. Elles sont considérées comme des
personnes dont la fonction est compatible avec le télétravail ;
- Vous devez aussi tenir compte des personnes avec lesquelles vous
n’êtes pas lié par un contrat de travail, mais auxquelles vous avez
régulièrement recours (intérimaires, …) et dont la fonction ne se prête pas au
télétravail.
Aucun nom n’est à renseigner, seul un chiffre est à donner. Vous ne devrez
donc qu’indiquer des nombres.
Exemple : vous occupez 10 ouvriers et 10 employés, et seuls
les employés peuvent télétravailler. Par ailleurs, deux personnes externes qui
ne peuvent pas faire du télétravail, sont quotidiennement présentes dans votre
établissement. Vous devez communiquer :
- Le nombre de personnes habituellement présentes au sein de votre
entreprise : 22
- Le nombre de travailleurs dont la fonction ne permet pas le télétravail :
12
Que faire s’il y a plusieurs unités d’établissement ?
Il faut remplir un formulaire par unité d’établissement. Plusieurs personnes
peuvent avoir accès à l’outil et y compléter les données pour l’unité
d’établissement dont elles sont responsables.
Cette tâche peut aussi être dévolue à une seule personne. Vous trouverez le
numéro de l’unité d’établissement à introduire sur la page « Public Search » de la Banque-Carrefour des
Entreprises.
Votre entreprise a-t-elle plus de 20 unités d’établissement
strong> ? Alors, vous pouvez introduire les données demandées relatives à
toutes les unités d'établissement via l'application au moyen d'un fichier Excel structuré
span>.
Où trouver le formulaire de l’ONSS?
Le formulaire disponible sur le site de l’ONSS.
Un mandataire de l’entreprise doit se connecter avec l’e-ID ou Itsme pour
enregistrer les données de votre entreprise. Pour ce faire, votre entreprise
doit être connue dans CSAM. Votre entreprise n'est pas encore connue dans CSAM
ou une personne sans droits d'accès fera la déclaration? Il est alors possible
de se connecter comme citoyen et d’indiquer que l'on intervient en tant que
représentant de l'entreprise. L'entreprise recevra toujours une confirmation de
la déclaration.
L’ONSS a mis des FAQ sur
son site pour vous aider.
Quand faut-il procéder à l’enregistrement ?
Les données demandées doivent être complétées au maximum une fois
par mois.
Une déclaration pour les mois de novembre et décembre 2021
Pour la première déclaration, vous devez informer l’ONSS de la situation
dans votre entreprise au 24 novembre 2021. Vous
devez introduire les données dans l’outil de l’ONSS entre le 24
novembre et le 30 novembre 2021. Cette déclaration couvrira
la période jusqu’au 31 décembre 2021.
Que faire à partir de janvier 2022 ?
A partir du mois de janvier 2022, vous devrez vérifier tous les mois l’état
des lieux dans votre entreprise au premier jour ouvrable du mois.
L’enregistrement mensuel doit être effectué au plus tard le sixième
jour civil du mois :
- Vous devez enregistrer les données pour le mois de janvier 2022 au plus
tard le jeudi 6 janvier 2022;
- Vous devez enregistrer les données pour le mois de février 2022 au plus
tard le dimanche 6 février2022 ;
- Vous devez enregistrer les données pour le mois de mars 2022 au plus tard
le dimanche 6 mars 2022.
Attention ! Les adaptations en cours de mois ne sont pas
requises. Par ailleurs, si la situation au premier jour du mois reste inchangée
par rapport à votre dernière déclaration, vous ne devrez pas effectuer
une nouvelle pour le mois en question.
Quel est le but de l’outil ?
Cet outil est destiné à faciliter les contrôles relatifs au respect du
télétravail. Si les services d’inspection constatent que la situation sur le
lieu de travail ne correspond pas aux données communiquées à l’ONSS, vous ne
serez pas sanctionné pour ce simple fait.
L’inspection portera donc sur le respect, par votre entreprise, du
télétravail obligatoire. Si vous ne le respectez pas, vous risquez une sanction de niveau 2. Cette sanction peut également s'appliquer si vous
ne faites pas la déclaration à temps.
Exemple : vous avez communiqué :
- Le nombre de personnes de votre entreprise : 20 (10 employés et 10
ouvriers)
- Le nombre de personnes dont la fonction ne permet pas le télétravail : 10
(ouvriers)
Or, le jour de l’inspection, 2 employés sont dans vos locaux. Vous devrez
pouvoir expliquer les motifs de leur présence, et ces motifs
devront être légitimes (par exemple, l’accueil d’un nouveau
travailleur, le remplacement d’un ordinateur portable défectueux, …).
S’il s’agit de travailleurs qui sont présents dans le cadre de leur «moment de retour », vous devez leur fournir une
attestation.
Vous avez tout intérêt, cependant, à ce que la situation sur le lieu de
travail corresponde le plus possible à ce que vous avez communiqué à l’ONSS.
Que fait Securex pour vous?
C’est à vous qu’incombe la tâche de vous enregistrer. Nos Legal Advisors
Securex sont cependant à votre disposition pour répondre aux questions que vous
auriez encore, et pour vous conseiller en matière de télétravail obligatoire.
Vous pouvez les contacter via myHR@securex.be.
Coronavirus et télétravail : devez-vous rembourser les frais de vos travailleurs ?
La réponse diffère selon qu’il s’agit de télétravail structurel ou
occasionnel.
Télétravail structurel
Si vous avez déjà introduit un cadre pour le télétravail structurel, vous
devez voir ce qui est prévu à cet effet. Vous trouvez de plus amples
informations ici.
Télétravail occasionnel lié au coronavirus
Si, en raison du coronavirus, vous mettez en place pour la première fois du
télétravail occasionnel, vous n'êtes pas obligé d’intervenir dans les frais de
votre travailleurs. Vous pouvez cependant le faire. Depuis l’entrée en vigueur
de la CCT n°149, vous devez en tout cas prévoir des règles claires en la matière.
Depuis le 1er mars 2021, l’ONSS et le SPF Finances ont accordé leurs violons et
prévu des règles spécifiques pour les employeurs qui souhaitent indemniser
leurs télétravailleurs. Vous trouvez un tableau récapitulatif
dans notre fiche Télétravailleurs – 4. Tableau général relatif au remboursement des
frais – Aspects sociaux et fiscaux.
Coronavirus, télétravail et bien-être au travail
La CCT n° 149 conclue au Conseil National du travail a précisé les règles
spécifiques qui sont applicables en matière de bien-être au travail en cas de
télétravail rendu obligatoire ou recommandé par les autorités publiques.
Information
Les télétravailleurs doivent être informés quant aux politiques de
l’entreprise en matière de bien-être au travail liées spécifiquement au
télétravail, élaborées dans le respect de la concertation sociale au
sein du CPPT de l’entreprise, pour les compétences légales qui sont les
siennes, ou à défaut de CPPT, avec la délégation syndicale, et
à défaut de CPPT et de délégation syndicale, avec les
travailleurs.
Ils doivent plus particulièrement recevoir de votre part des
informations et des instructions sur les mesures de prévention, en
particulier sur :
- la mise en place du poste de travail ;
- sur la bonne utilisation des écrans de visualisation ;
- et sur le support disponible au niveau technique et informatique.
Analyse des risques
Ces informations, instructions et mesures de prévention sont basées
sur une analyse des risques multidisciplinaire.
L’analyse des risques tient également compte de la dimension
psychosociale et des aspects relatifs à la santé qui sont
propres au télétravail, y compris la possibilité d’une intervention
psychosociale informelle ou formelle et la possibilité d’une consultation
spontanée du conseiller en prévention-médecin du travail.
Personnes de contact
Les télétravailleurs doivent être informés des noms et des
coordonnées des personnes suivantes, ainsi que du soutien qu’elles
offrent :
- le supérieur hiérarchique direct ;
- les conseillers en prévention compétents pour la sécurité au travail, la
médecine du travail et les aspects psychosociaux du service interne ou externe
de prévention ;
- ainsi que, le cas échéant, la ou les personne(s) de confiance.
Les télétravailleurs peuvent contacter ces personnes par le biais des
moyens appropriés. Il s’agit, par exemple, de l’envoi de
photos ou des vidéo-conférences. Compte tenu du contexte sanitaire, les visites
d’inspection des services de prévention ne sont en effet pas appropriées.
Adaptations du poste de travail en cas de nécessité
Lorsque cela s’avère nécessaire, des adaptations du poste de travail peuvent
être proposées conformément à la procédure prévue dans le Code du bien-être au
travail.
Maintien des liens
Vous devez prendre les mesures appropriées pour maintenir les liens
des télétravailleurs avec les collègues et avec l’entreprise et pour
prévenir l’isolement. Dans ce cadre, il accorde une attention
particulière aux télétravailleurs vulnérables. L’employeur peut, entre autres,
planifier des moments de retour bien organisés et limités,
dans le respect des règles sanitaires.
Les partenaires sociaux entendent par télétravailleurs vulnérables
strong>, les télétravailleurs qui, par exemple en raison de leur situation
personnelle, familiale et/ou de logement, sont confrontés à des pressions
supplémentaires lors du télétravail.
Formation si nécessaire
La ligne hiérarchique et les télétravailleurs reçoivent une
information et si nécessaire, une formation adéquate, portant sur les
modalités et les spécificités du télétravail.
Quelles démarches devez-vous entreprendre ? Que propose Securex ?
Votre entreprise est-elle concernée par la CCT n° 149 qui vous impose certaines
obligations, et que faut-il faire concrètement ?
Comment s’y prendre ? Et que fait Securex pour vous ?
Tout ceci devra bien entendu se faire dans le respect de la
concertation sociale (à défaut d’organes de concertation, les
travailleurs devront être impliqués).
Une CCT d’entreprise, une modification du règlement de travail, des accords
individuels ou une politique de télétravail pourront être prévus.
Ces textes devront pouvoir être élaborés de manière flexible et être
communiqués explicitement, par exemple par le biais de
l’intranet, par courriel ou au moyen d’une réunion numérique.
Coup de pouce financier en Flandre
La Flandre a décidé de donner une aide aux entreprises qui souhaitent
mettre en place le télétravail via l’octroi de « werkbaarheidscheques ». Vous
trouvez de plus amples renseignements ici (document disponible en néerlandais uniquement).
Quelles sont les principales références légales ?
- Arrêté royal du 28 octobre 2021 portant les mesures de police
administrative nécessaires en vue de prévenir ou de limiter les conséquences
pour la santé publique de la situation d'urgence épidémique déclarée concernant
la pandémie de coronavirus COVID-19
- CCT n°149 et n° 149/2 conclues au sein du Conseil National du Travail le 26
janvier 2021 et le 7 décembre 2021
Télétravailleurs > 4. Tableau général relatif au remboursement des frais - Aspects sociaux et fiscaux
Différents types de frais
Suzanne est employée et travaille le plus possible à domicile depuis le
début de la crise du coronavirus. Elle a reçu un ordinateur portable,
un smartphone et une souris ergonomique de son employeur.
Elle utilise à présent son abonnement internet privé en
partie pour son travail et, les jours où il fait froid, le chauffage
strong> fonctionne toute la journée.
L’employeur de Suzanne souhaite intervenir dans ces frais supplémentaires,
en plus de l’ordinateur portable et de la souris qu’il avait déjà mis à sa
disposition. Mais quel traitement fiscal et social est donc
réservé à cette intervention ? L’aperçu ci-dessous vous aide rapidement à y
voir plus clair.
Nous établissons la distinction entre les frais de télétravail suivants :
p>
- Matériel de bureau et internet
- Autres frais, tels que l’électricité et le chauffage
Pour de plus amples informations, nous vous invitons à consulter nos autres
fiches « Télétravailleurs » :
- Télétravail
structurel
- Télétravail
occasionnel
- Télétravail et
coronavirus
span>
Matériel de bureau et internet
Abordons d’abord les frais de
matériel de bureau et de connexion internet.
Notion de matériel de bureau
Par ‘matériel de bureau’ on
entend :
- Les équipements de travail
tels que le PC, l’ordinateur portable et les périphériques qui
peuvent être indemnisés sur une base forfaitaire ou au prix réel.
- Les autres meubles
de bureau pour lesquels il n’existe pas d’indemnité forfaitaire : le
Fisc et l’ONSS acceptent que certains ‘meubles’, tels qu’une chaise bureau ou
une lampe de bureau, par exemple, soient remboursés à leur valeur réelle
moyennant la présentation de pièces justificatives et pour autant qu’ils soient
nécessaires à la bonne exécution du travail.
Prise en charge obligatoire par l'employeur ?
En cas de télétravail
structurel, vous êtes obligé de prévoir une intervention pour les
couvrir. Pour le télétravail occasionnel et le télétravail
Covid-19, vous pouvez prévoir une intervention, mais ce n’est pas
obligatoire.
Dans tous les cas, vous devez
cependant préciser si un remboursement est prévu et selon quelles modalités il
aura lieu. Pour de plus amples informations, nous vous invitions à consulter
les autres fiches « Télétravailleurs ».
Quels traitements social et fiscal sont prévus ?
Remarque préalable
: la condition de
télétravail régulier et structurel ne s’applique pas aux indemnités
forfaitaires mentionnées dans le tableau ci-dessous. Seule la condition de
télétravail régulier
span> est applicable dans ce
cas. Le télétravail occasionnel ne pourra toutefois pas être considéré comme du
télétravail régulier.
Autres frais tels que l’électricité et le chauffage
Notion d’ “autres frais de bureau”
Les tableaux ci-dessous
concernent les autres frais de télétravail appelés « frais de bureaux »
qui regroupent les dépenses qu’un employeur devrait également engager au bureau
pour la bonne exécution du travail. Ils comprennent les éléments suivants :
- l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la
location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
- les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un
tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
- les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
- les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
li>
- les frais d’entretien ;
- les frais d’assurance ;
- le café, l’eau, les rafraîchissements ;
- le précompte immobilier.
Prise en charge obligatoire par l’employeur ?
Vous pouvez prévoir une
indemnité pour couvrir les autres frais de bureaux, mais ce n’est pas
obligatoire. Si vous prévoyez une indemnité, vous trouvez ci-dessous
les différentes options possibles.
Quel traitement social est prévu pour la prise en charge de ces frais ?
h2>
Quel traitement fiscal est prévu pour la prise en charge de ces frais ?
h2>
Que fait Securex pour vous ?
Pour vous aider, nous avons prévu différents packages contenant tous les
documents nécessaires pour instaurer le télétravail. Commandez votre package
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Si vous souhaitez des conseils personnalisés, n’hésitez pas à contacter
votre Legal Advisor.