E.E.S.V. Securex Corporate
Maatschappelijke zetel: Tervurenlaan 43, 1040 Brussel
Ondernemingsnummer: BTW BE 0877.510.104 - RPR Brussel

Contracten/Clausules

Telewerkers > 1. Structureel telewerk

Wat is structureel telewerk?

Definitie

Telewerk is een vorm van organisatie en/of van uitvoering van het werk waarbij, in het kader van een arbeidsovereenkomst en met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever uitgevoerd zouden kunnen worden, op regelmatige basis en niet incidenteel, buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.  Het structurele telewerk wordt geregeld door cao nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad.

Wanneer het telewerk incidenteel en dus niet op regelmatige basis uitgevoerd wordt, is er sprake van occasioneel telewerk. Dit occasionele telewerk wordt in de fiche Telewerkers - 2. Occasioneel telewerk besproken.

Meer info over de specifieke bepalingen i.v.m. het omwille van de coronacrisis door de overheid aanbevolen of verplicht telewerk vindt u dan weer onder de fiche Telewerkers - 3. Telewerk en coronavirus.

Uitgesloten

De mobiele telewerkers worden niet beoogd door cao nr. 85. Hun mobiliteit maakt immers integraal deel uit van de wijze van uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Het gaat hier bijvoorbeeld om handelsvertegenwoordigers, commercieel afgevaardigden, medisch afgevaardigden, technici die interventies verrichten bij klanten van de werkgever, thuisverplegers.

Structureel telewerk versus huisarbeid

De reglementering betreffende de huisarbeid zag het daglicht in 1996 met als doel een betere juridische bescherming te bieden aan de werknemer die van thuis uit besloot te werken om zo zijn professioneel en privéleven beter op elkaar te kunnen afstemmen. Sindsdien zijn er, naast de gewone bepalingen die gelden voor elke arbeider of bediende, ook specifieke bepalingen op de huisarbeiders van toepassing.  Het contract voor huisarbeid bevat al deze bijzonderheden binnen de limieten van een normale arbeidsovereenkomst.

Door de versnelde technologische ontwikkeling op het vlak van de informatica werd nadien het structurele telewerk ingevoerd, een nieuwe vorm van huisarbeid die meer afgestemd is op intellectuele prestaties en dus eerder in een bediendenovereenkomst kadert. Om deze reden wordt het structurele telewerk enkel vermeld bij de bepalingen inzake huisarbeid om te zeggen dat deze niet van toepassing zijn op de werknemers die onder cao nr.85 vallen. 

Uiteraard kan het bij telewerk ook om huisarbeid gaan, maar de modaliteiten zijn totaal verschillend.  Het contract voor telewerk is voor alles een gewone bediendenovereenkomst waarop de bepalingen van cao nr. 85 van toepassing zijn. Deze cao regelt het statuut van de structurele telewerker voor alles wat niet door de algemene bepalingen van de arbeidsovereenkomstenwet vastgesteld is. Daarnaast kunnen meer voordelige bepalingen op sectoraal of ondernemingsniveau het lijstje aanvullen.

In deze fiche bespreken we dus de bepalingen van die cao nr. 85 en leggen we bepaalde parallellen met het contract voor huisarbeid, dat in een aparte fiche besproken wordt.

 

Waar kan het telewerk plaatsvinden?

Het telewerk kan worden verricht in de woning van de telewerker of op elke andere door hem gekozen plaats.

Het telewerk dat wordt verricht in een satellietkantoor van de werkgever, met andere woorden in een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt, valt echter buiten het toepassingsgebied van deze bepalingen.

Opgelet ! Indien een bureauvergoeding wordt toegekend aan de telewerker, dient rekening gehouden te worden met het feit dat dit forfait enkel door de RSZ en fiscus zal aanvaard worden in geval het telewerk uitgevoerd wordt in de private lokalen van de werknemer.

 

Wie beslist over het telewerk?

Het principe is dat telewerk op vrijwillige basis gebeurt, zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Elk van de partijen moet er dus akkoord mee gaan.

De partijen kunnen zowel vóór het begin van uitvoering van de arbeidsovereenkomst als in de loop van de arbeidsovereenkomst beslissen om telewerk te verrichten. Cao nr. 85 bepaalt dat in deze laatste hypothese, de beslissing om telewerk te verrichten, ongedaan gemaakt kan worden door een individuele en/of een collectieve overeenkomst.

 

Welke overeenkomst moet er opgesteld worden?

Principe

Voor elke telewerker afzonderlijk moet er een schriftelijke arbeidsovereenkomst opgesteld worden uiterlijk op het moment dat hij zijn prestaties aanvat. Indien de arbeidsovereenkomst al loopt, moet er voor het telewerk een schriftelijke bijlage bij de overeenkomst opgemaakt worden.

De schriftelijke overeenkomst of de bijlage bij de arbeidsovereenkomst moet niet in extenso alle arbeidsvoorwaarden en andere informatie vermelden die gelden voor telewerk. Er kan worden verwezen naar de cao nr. 85 of naar een collectieve arbeidsovereenkomst met betrekking tot telewerk, gesloten op het niveau van de sector of de onderneming, of naar een arbeidsreglement wanneer er ter zake al vermeldingen werden opgenomen.

Verplichte vermeldingen

De overeenkomst (meestal een arbeidsovereenkomst als bediende in de zin van de wet van 3 juli 1978) of de bijlage moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:

Daarnaast kan de overeenkomst ook nog de periode vermelden die overeengekomen is als periode waarbinnen telewerk verricht mag worden. 

Deze facultatieve vermelding werd, samen met de laatste verplichte vermelding in cao nr. 85bis opgenomen om de telewerker een betere bescherming tegen arbeidsongevallen te bieden.  Voor meer uitleg hierover verwijzen we naar de vraagIs de telewerker beschermd tegen arbeidsongevallen?

Opmerking: de overeenkomst voor huisarbeid bevat ook specifieke vermeldingen, maar deze verschillen van de vermeldingen die door de cao nr. 85 worden opgelegd voor de overeenkomst inzake telewerk.

Securex heeft een model van overeenkomst uitgewerkt voor structureel telewerk, beschikbaar in onze e-Shop onder het pakket Structureel telewerk. Dit pakket omvat tevens een « policy » inzake structureel telewerk. Wenst u enkel en alleen een model van overeenkomst of bijlage te bestellen, neem dan contact op met uw Legal advisor.

Wat is de sanctie indien er geen schriftelijke overeenkomst bestaat?

Indien er geen schriftelijke overeenkomst is, heeft de telewerker het recht om zijn werk (opnieuw) in de lokalen van de werkgever te verrichten.

Opmerking: indien er geen schriftelijke overeenkomst bestaat of de overeenkomst bevat niet de verplichte vermeldingen, geeft dit de telewerker niet de mogelijkheid om op elk willekeurig ogenblik de overeenkomst te beëindigen, zoals dat wel het geval is voor de huisarbeider.

De afwezigheid van overeenkomst impliceert niet dat er sprake is van huisarbeid

Het Hof van Cassatie oordeelde in een arrest van 5 oktober 2020 dat het ontbreken van een schriftelijke telewerkovereenkomst (of een onvolledige overeenkomst) niet uitsluit dat er sprake is van telewerk.  Hiermee verbreekt het Hof een arrest van het arbeidshof van Antwerpen dat een werkneemster het recht op vergoeding voor huisarbeid had toegekend.

In de zaak die aan het Hof van Cassatie werd voorgelegd eiste een werkneemster een vergoeding van 10% van haar loon voor de kosten die aan huisarbeid zijn verbonden. Omdat er geen telewerkovereenkomst was gesloten tussen de partijen vorderde ze de toepassing van de rechten die gekoppeld zijn aan huisarbeid.

Huisarbeid wordt geregeld door de wet betreffende de arbeidsovereenkomsten. Huisarbeiders zijn ‘werknemers die tegen loon arbeid verrichten onder het gezag van een werkgever, in hun woonplaats of op elke andere door hen gekozen plaats, zonder dat zij onder het toezicht of de rechtstreekse controle van deze werkgever staan’. De wet bepaalt daarnaast dat bij huisarbeid een vergoeding van 10% van het loon ten laste valt van de werkgever.

Volgens het arbeidshof zijn de regels over huisarbeid van toepassing omdat er geen schriftelijke telewerkovereenkomst is. Het Hof van Cassatie volgde deze redenering niet. Het Hof verduidelijkt dat de specifieke sanctie die de cao over telewerk oplegt als er geen schriftelijke telewerkovereenkomst werd gesloten de terugkeer van de werknemer naar de lokalen van de onderneming mogelijk maakt. Het gebrek aan een schriftelijke telewerkovereenkomst heeft dus niet tot gevolg dat de werkneemster niet langer als een telewerkster wordt beschouwd. Wie telewerk zegt, sluit de toepassing van de reglementering over huisarbeid uit.

 

Welke rechten heeft de telewerker?

De telewerker geniet van dezelfde rechten als vergelijkbare werknemers die in de onderneming tewerkgesteld zijn voor wat betreft:

 

[1] Ze zijn dus onderworpen aan hetzelfde evaluatiebeleid als de andere werknemers.

[2] De werknemersafvaardiging wordt geïnformeerd en geconsulteerd over de invoering van telewerk in overeenstemming met de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 9.

 

Is de telewerker beschermd tegen arbeidsongevallen?

Probleemstelling

Er is sprake van een arbeidsongeval als de feiten die aanleiding gaven tot het letsel zich hebben voorgedaan tijdens en wegens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

In geval van een arbeidsovereenkomst voor telewerk die door zijn aard meestal wordt uitgevoerd in de privéwoning van de werknemer en dus buiten elke controle om, is het meestal niet zo eenvoudig om dit te bepalen.

Vermoeden van arbeidsongeval

Om hieraan te verhelpen, werd voor de telewerkers in de arbeidsongevallenwet een vermoeden van uitvoering van arbeidsovereenkomst beperkt in tijd en ruimte ingevoerd.

Dit vermoeden stelt dat wanneer de telewerker een ongeval heeft op de plaats(en) en tijdens de uren vermeld in de telewerkovereenkomst, dit steeds vermoed zal worden een arbeidsongeval te zijn. De verzekeraar mag uiteraard steeds het tegenbewijs leveren.

Vermeldingen in de arbeidsovereenkomst

Om dit vermoeden te kunnen toepassen, moet(en) de plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn arbeid uit te oefenen in de arbeidsovereenkomst worden vermeld (verplichte vermelding) en, indien mogelijk, ook de periode waarbinnen het telewerk wordt verricht (facultatieve vermelding).

Als de periode waarbinnen het telewerk wordt verricht, niet in de schriftelijke overeenkomst opgenomen is, zal het vermoeden van toepassing zijn tijdens de werkuren die de telewerker zou moeten presteren indien hij in de lokalen van de werkgever zou tewerkgesteld zijn.

Als de plaats(en) waar het telewerk uitgevoerd wordt, niet in de schriftelijke overeenkomst word(t)(en) vermeld, zal het vermoeden van toepassing zijn op de woonplaats of de plaats(en) waar het telewerk gewoonlijk wordt uitgevoerd[1].

Bewijs van arbeidsongeval

Als de vermoedens niet spelen, bijvoorbeeld omdat de werknemer een ongeval heeft buiten de periode vermeld in de arbeidsovereenkomst of op een andere plaats, dan zal de werknemer moeten bewijzen dat het om een arbeidsongeval gaat om een tussenkomst van zijn arbeidsongevallenverzekeraar te kunnen krijgen. In dat geval zal hij dus moeten kunnen aantonen dat het ongeval zich voorgedaan heeft tijdens en wegens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Ongeval op de weg naar het werk

Bepaalde trajecten worden erkend als arbeidsweg indien het telewerk in de woonplaats van de werknemer wordt uitgevoerd. Het betreft de weg van de woonplaats naar de crèche of de school (en terug) en de weg van de woonplaats naar de plaats waar de werknemer zijn eetmaal neemt of het zich aanschaft (en terug)[2].

Extra bescherming

De werkgever die zijn telewerkers een volledige bescherming tegen arbeidsongevallen wil bieden, kan ook steeds overwegen om een verzekering af te sluiten die de werknemer 24 uur per dag dekking verleent tegen ongevallen die hem overkomen in het kader van de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst voor telewerk.

 


[1] Nieuw artikel 7 van de arbeidsongevallenwet van 10 april 1971.

[2] Nieuw artikel 8 van de arbeidsongevallenwet van 10 april 1971.

 

Welke informatie moet de werkgever aan de telewerker bezorgen?

De werkgever moet de telewerker informatie bezorgen over de arbeidsvoorwaarden en meer bepaald:

Daarnaast moet de werkgever de telewerker informeren over:

 

[1] Daartoe is de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 2002 met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens mutatis mutandis van toepassing.

 

Welke maatregelen moet de werkgever nemen?

De werkgever moet:

Opmerking: de werkgever moet de werkgeversverplichtingen naleven die voor elke andere gewone werknemer gelden (artikel 20 van de wet van 3 juli 1978), terwijl de werkgeversverplichtingen voor een huisarbeider veel strikter zijn.

 

Wat zijn de verplichtingen van de telewerker?

Naast de verplichtingen die de telewerker heeft als werknemer, moet hij:

De bevoegde interne preventiediensten hebben toegang tot de werkplek van de telewerker om te controleren of de geldende regelingen inzake veiligheid en gezondheid op correcte wijze worden toegepast. Als het telewerk in een bewoond lokaal wordt verricht, moet een dergelijk bezoek van tevoren worden aangekondigd en moet de telewerker daarmee instemmen. De telewerker kan een inspectiebezoek van diezelfde diensten aanvragen.

Wat zijn de kosten voor de werkgever?

Benodigde apparatuur

Verplicht ten laste van de werkgever

De werkgever moet aan de telewerker de voor het telewerk benodigde apparatuur ter beschikking stellen, en deze apparatuur installeren en onderhouden. De werkgever vergoedt echter uitsluitend de kosten voor de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk.

De kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de door de telewerker gebruikte apparatuur en gegevens in het kader van het telewerk, zijn eveneens voor rekening van de werkgever. 

Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten voor installatie van informaticaprogramma’s, werking en onderhoud, alsook de kosten voor afschrijving van de apparatuur, voor rekening van de werkgever. Deze kosten worden berekend vóór de aanvang van het telewerk naar verhouding van de prestaties van telewerk of volgens een door partijen overeengekomen verdeelsleutel.

Notie van benodigde apparatuur en voorwaarden tot terugbetaling

Onder benodigde apparatuur dient het bureaumateriaal en de voor de telewerker nodige internetaansluiting begrepen te worden.  Het ‘bureaumateriaal’ omvat :

De terugbetaling wordt enkel voor het volgende materiaal aanvaard:

De terugbetaling van een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball is enkel mogelijk als u die materialen ook op de werkvloer ter beschikking stelt. 

Bovendien aanvaarden de fiscus en de RSZ niet dat u elk jaar een bureaustoel terugbetaald.

De circulaire bevat een tabel met indicatieve gebruikstermijnen. U vindt deze hier

Maandelijkse forfaitaire bedragen aanvaard door fiscus en RSZ voor het gebruik van bepaald eigen materiaal

In geval de werknemer gebruik maakt van zijn privécomputer en/of privé- internetaansluiting, kan hij hiervoor een forfaitaire vergoeding krijgen van de werkgever. De fiscus heeft beslist dat dergelijke kostenvergoeding vrijgesteld is van belastingen indien de som niet hoger ligt dan 20 euro per maand. Dit forfait mag zowel toegepast worden voor het gebruik van de internetaansluiting als voor het gebruik van de eigen computer. In totaal kan de werkgever dus een belastingvrije onkostenvergoeding toekennen van maximum 40 euro per maand.

Sinds 1 maart 2021 is er nog een bijkomende mogelijkheid. Voor werknemers die geen gebruik maken van de eigen PC, maar wel van een eigen tweede computerscherm en/of van een printer/scanner, kunt u een bijkomend forfait van 5 euro per maand per gebruikt toestel geven. En dat met een maximum van 10 euro per maand, voor een periode van maximaal 3 jaar.[1]

Voorbeeld: een werknemer die geen eigen PC gebruikt, maar wel een eigen tweede computerscherm en de eigen scanner en de eigen printer, heeft dus maximaal recht op 10 euro per maand als forfaitaire vergoeding. Ook al gebruikt de werknemer de drie apparaten bij het telewerken.

Het is daarentegen niet mogelijk om het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen PC te combineren met het bijkomende forfait van 5 euro.

De RSZ aanvaardt dat deze forfaitaire bedragen ook van socialezekerheidsbijdragen vrijgesteld kunnen worden[2].

Opgelet, in geval een hogere vergoeding wordt toegekend, dan zal de werkgever moeten bewijzen dat de vergoeding effectief aan kosten eigen aan de werkgever werd besteed. Slaagt hij hier niet in, dan zal het deel van de vergoeding dat deze maandelijkse forfaitaire bedragen overschrijdt, onderworpen zijn aan bedrijfsvoorheffing en aan socialezekerheidsbijdragen en op de fiscale fiches vermeld moeten worden.

Aanverwante kosten

Mogelijkheid, geen verplichting

De zogenaamde “aanverwante” kosten (verwarming, elektriciteit, …) dienen niet verplicht ten laste genomen te worden door de werkgever. Indien hiertoe toch wordt beslist, kan de keuze gemaakt worden tussen :

Het cumuleren van deze beide vergoedingen is verboden.

Onder de toelichting van het begrip “aanverwante kosten”, vindt u een overzicht van de sociale en fiscale regels die van toepassing zijn op deze terugbetalingen.

Begrip « aanverwante kosten »

De aanverwante kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken om de arbeid te kunnen laten uitvoeren.

Het gaat onder andere om de volgende kosten:

Vergoeding van 10% van het loon

De aanverwante kosten van de telewerker (verwarming, elektriciteit, enz.) moeten niet gedekt worden door de werkgever, terwijl in het geval van huisarbeid wel duidelijk in de wet een vergoeding van kosten is voorzien à rato van 10% van het loon indien geen andere duidelijke vermeldingen zijn opgenomen in de overeenkomst of van meer dan 10% indien hiervoor bewijsstukken voorgelegd worden.

Onder bepaalde voorwaarden aanvaard door de RSZ

In zijn Administratieve Instructies maakt de RSZ melding van het feit dat de thuisarbeider en de telewerker op wettelijk vlak niet gelijk behandeld worden wanneer het over de terugbetaling van de aanverwante kosten gaat[3]. De Rijksdienst aanvaardt echter dat ook voor de telewerker een vergoeding van ten hoogste 10% van het loon beschouwd wordt als een vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten. Indien de terugbetaling van kosten 10% overschrijdt, dient de werkgever aan te tonen dat het werkelijk gaat om een terugbetaling van kosten die ten laste van de werkgever vallen.

Opgelet, de werkgever en de werknemer moeten duidelijke afspraken hebben gemaakt in verband met het loon dat op de prestaties geleverd in het kader van het telewerk betrekking heeft. Wanneer de werkgever en de werknemer dergelijke afspraken hebben gemaakt, zal de RSZ een forfaitaire vergoeding van 10% van het brutoloon aanvaarden voor de kosten die de telewerker maakt voor rekening van zijn werkgever, voor zover die 10 % uitsluitend wordt berekend op het deel van het loon dat op het telewerk betrekking heeft én dat uitdrukkelijk werd overeengekomen tussen de partijen.  

Wanneer de werknemer een globaal loon geniet en de partijen dus geen afspraken hebben gemaakt over het loon m.b.t. tot de prestaties geleverd in het kader van het telewerk, zal de RSZ de 10%-regeling niet aanvaarden. In dat geval kan de werkgever eventueel wel een forfaitaire bureauvergoeding betalen.

Fiscus aanvaardt de vergoeding van 10% niet automatisch

De fiscus heeft geen standaardregels opgesteld over de toekenning van de forfaitaire vergoeding van 10% van het loon. Als de werkgever er zeker van wil zijn dat deze vergoeding van belasting wordt vrijgesteld, kan hij vooraf een ruling aanvragen.

De fiscus heeft wel nauwkeurige regels vastgesteld voor de belastingvrijstelling van de forfaitaire telewerkvergoeding/bureauvergoeding. U vindt ze hieronder.

Bureauvergoeding (of thuiswerkvergoeding)

De werkgever kan er ook voor opteren aan zijn werknemer die aan thuiswerk doet een bureauvergoeding toe te kennen, waarvan het RSZ-vrije bedrag momenteel 129,48 euro per maand bedraagt (voor latere aanpassingen, zie onze Sleutelbedragen/terugbetaling van kosten RSZ). Opgelet, tijdens het 2de en het 3de kwartaal van 2021 (periode van april tot en met september), wordt een bedrag van 144,31 euro aanvaard. 

Zoals hierboven toegelicht, wordt dit bedrag geacht verwarmingskosten, elektriciteit, telefoon, klein bureaugereedschap… te dekken. Dit forfaitair bedrag hoeft niet te worden geproratiseerd (dit blijft evenwel een mogelijkheid).

Sinds 1 maart 2021 verduidelijkt een fiscale circulaire de toepasselijke regels op vlak van de toekenning van een bureauvergoeding. Het goede nieuws is dat de RSZ beslist heeft de nieuwe fiscale regels te volgen.  

Opgelet, bepaalde specifieke voorwaarden dienen te worden gerespecteerd vooraleer een bureauvergoeding vrijgesteld is op fiscaal en sociaal vlak :

Voorbeelden:

  1. Een voltijdse werknemer werkt elke week van maandag tot vrijdag thuis van 8 uur ’s ochtends tot 10 uur ’s ochtends. Zo vermijdt hij de filedrukte. Aangezien er op weekbasis één volledige werkdag van thuis gewerkt wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
  1. Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Aangezien elke voltijdse werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemers hebben dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

Bij dit laatste voorbeeld moet u wel opletten, want de fiscus geeft voor dezelfde situatie ook een voorbeeld van een deeltijdse werknemer:

  1. Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Een werknemer in dat rotatiesysteem werkt deeltijds. Hij heeft een overeenkomst voor een tewerkstelling van 50%. In de week waarin de groep waartoe hij behoort, thuiswerkt, moet hij enkel op dinsdag en donderdag werken. Aangezien de werknemer in die maand maar twee dagen van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

Arbeidsongeschiktheid en vakantie

U moet ook opletten indien uw werknemer in een bepaalde maand bijna de hele maand ziek is. Het is mogelijk dat de fiscus en de RSZ niet aanvaarden dat u die maand een forfaitaire telewerkvergoeding betaalt. Ook daar geeft de circulaire twee voorbeelden:

  1. Een voltijdse werknemer is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij alle dagen van thuis. Aangezien deze werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ.
  2. Een deeltijdse werknemers is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij 5 halve dagen van thuis. Aangezien de werknemer gemiddeld geen volledige dag per week van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

De werkgever mag de forfaitaire vergoeding evenwel blijven doorbetalen tijdens de jaarlijkse vakantie van de werknemer, of tijdens iedere andere “verlofdag” die op zijn initiatief wordt genomen[5]. Dit geldt ook voor de compenserende rustdagen (ADV-dagen).

Mag u een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën?

Een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën wordt voortaan aanvaard, zowel door de fiscus als de RSZ. Een onderscheid tussen bepaalde situaties of bepaalde personeelscategorieën, dient wel te gebeuren op basis van objectieve criteria.  Is dat niet het geval, dan zal de vergoeding van de betrokken werknemers als loon beschouwd worden.

Een hoger maandbedrag toekennen?

Een werkgever die de werknemers elke maand een bedrag betaalt dat hoger ligt dan het forfait, moet kunnen aantonen dat het om werkelijk gemaakte kosten gaat.

Gebeurt dat niet, dan wordt het gedeelte boven het forfait van 129,48 euro (of 144,31 euro) als loon beschouwd. Op dat gedeelte moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden.  

Ten slotte mag de forfaitaire bureauvergoeding uiteraard niet worden gecombineerd met andere eventuele bureaukostenvergoedingen die de werknemer al ontving.

Cumul met de forfaits die van toepassing zijn wanneer de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt

Het standpunt van de RSZ

De RSZ aanvaardt wel dat de bureauvergoeding en de vergoeding van 10% gecumuleerd kunnen worden met de bovenvermelde forfaits van 20 euro en 5 euro, voor zover aan een aantal voorwaarden is voldaan.

De bureauvergoeding of de vergoeding van 10% van het brutoloon kunnen gecumuleerd worden met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen computer, of met het forfait van 5 euro voor het gebruik van een eigen tweede scherm en/of printer/scanner, op voorwaarde dat de werkgever deze kost niet op een andere manier terugbetaalt (bijvoorbeeld door de werknemer te vergoeden voor de aankoop van zijn computer,…).

Ze kunnen met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen internetaansluiting gecumuleerd worden indien de werkgever aantoont dat de internetkost:

Het standpunt van de fiscus

De nieuwe fiscale circulaire (2021/C/20) bevestigt expliciet dat de forfaitaire bureauvergoeding cumuleerbaar is met voormelde forfaits van 20 euro en 5 euro.

 


[1] Er is geen maximum aantal jaren bepaald voor wat betreft de forfaits m.b.t. het gebruik van een eigen computer/internetaansluiting

[3] De artikelen 119.3 tot en met 119.12 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten zijn immers enkel van toepassing op huisarbeiders.

[4] Wilt u in dat geval toch een vergoeding toekennen? Dan is die vergoeding enkel vrij van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen als tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden is voldaan: er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor kosten eigen aan de werkgever en de vergoeding wordt ook effectief aan die kosten besteed.

[5] Ouderschapsverlof en dagen klein verlet, bijvoorbeeld, worden dus niet beoogd. Deze dagen worden immers op initiatief van de werknemer genomen. Het betreft hier een interpretatie van de circulaire die door de fiscus werd gegeven.

 

Enkele verschilpunten met het contract voor huisarbeid

In de voorgaande vragen werd punt voor punt ingegaan op de bijzondere bepalingen van cao nr. 85 inzake het telewerk. We moeten evenwel steeds voor ogen houden dat de overeenkomst inzake telewerk een gewone arbeidsovereenkomst is (meestal een contract voor bedienden). We moeten dan ook steeds teruggrijpen naar de bepalingen voor de gewone arbeidsovereenkomsten indien andere specifiekere bepalingen (cao nr. 85, sectorale of ondernemingsakkoorden of individuele akkoorden) er niet op van toepassing zijn.

Wij geven enkele voorbeelden om dit te illustreren en herinneren aan het verschil tussen een thuisarbeider en een telewerker:

In het geval van arbeidsongeschiktheid is voor de huisarbeider uitdrukkelijk voorzien dat hij binnen de twee dagen een medisch attest aan zijn werkgever moet bezorgen, daar waar er voor de telewerker niets bepaald is. Voor deze laatste zijn de algemene bepalingen van de wet van 3 juli 1978 van toepassing, namelijk dat de werknemer niet verplicht is om aan de werkgever een medisch attest te bezorgen, tenzij deze verplichting wordt bepaald in het arbeidsreglement of in de collectieve arbeidsovereenkomst of indien de werkgever dit uitdrukkelijk vraagt.

Een ander voorbeeld: de bepalingen met betrekking tot de huisarbeider voorzien expliciet dat de bepalingen inzake tijdelijke werkloosheid wegens een technische stoornis of slechte weersomstandigheden niet op hem van toepassing zijn. Voor de telewerker is iets dergelijks niet voorzien. De algemene bepalingen van de wet van 3 juli 1978 zijn dus van toepassing net als voor een gewone werknemer, met inbegrip de bepalingen met betrekking tot de tijdelijke werkloosheid.

Natuurlijk zijn ook alle algemene bepalingen met betrekking tot de verbreking van de arbeidsovereenkomst van toepassing op de telewerker.

 

Wat is structureel telewerk?

Om u te helpen hebben we verschillende pakketten samengesteld met alle nodige documenten om telewerk in te voeren. Bestel uw pakket in onze e-Shop onder het trefwoord Telewerk en ga onmiddellijk aan de slag!

U vindt informatie over:

Voor gepersonaliseerd advies, kunt u terecht bij uw Legal Advisor.

 

Wat zijn de belangrijkste wettelijke referenties?

 

Telewerkers > 2. Occasioneel telewerk

Wat is occasioneel telewerk?

Definitie

De wet definieert het occasioneel telewerk als een vorm van organisatie en/of van uitvoering van het werk waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever uitgevoerd zouden kunnen worden, incidenteel en niet op regelmatige basis, buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd

Wanneer het telewerk op regelmatige basis en dus niet incidenteel uitgevoerd wordt, is er sprake van structureel telewerk. Dit structurele telewerk, dat niet door de wet, maar door de cao nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad geregeld wordt, wordt in een aparte fiche besproken.

Doel van de wetgeving

Zoals gezegd, legt cao nr. 85 de spelregels vast waarbinnen werkgever en werknemer telewerk kunnen overeenkomen[1]. De cao beperkt het telewerk echter tot werknemers die op structurele basis, bijvoorbeeld een dag per week of elke dag een paar uur, van thuis uit (of op elke andere door de werknemer gekozen locatie[2]) werken. 

Een werkgever die zijn werknemers ook sporadisch eens laat thuiswerken, bijvoorbeeld omdat de loodgieter die dag zal langskomen, deed dit tot voor kort dus buiten enig wettelijk kader, zodat het noch voor de werkgever, noch voor de werknemer duidelijk was welke regels hierbij nageleefd moeten worden. De wet werkbaar en wendbaar werk heeft hier nu een mouw aangepast door ook voor deze gevallen een kader te scheppen.

Tenslotte is het telewerk georganiseerd in het kader van de coronacrisis in principe een vorm van occasioneel telewerk. U vindt echter specifieke informatie over het telewerk dat door de overheid aanbevolen of verplicht wordt ten gevolge van de pandemie in de fiche Telewerkers - 3. Telewerk en coronavirus. Dit telewerk wordt geregeld door de cao nr. 149 van de NAR[3].

 


[1] Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 gesloten in de Nationale Arbeidsraad op 9 november 2005, en later gewijzigd door cao nr.85bis van 27 februari 2008.

[2] Satellietkantoren van de werkgever vallen hier evenwel niet onder.

[3] Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 149 gesloten in de Nationale Arbeidsraad op 26 januari 2021.

 

Voor welke werknemers?

Het occasioneel telewerk wordt ingevoerd voor werknemers uit de privésector[1].

Het occasioneel telewerk is bedoeld voor werknemers die omwille van overmacht of om persoonlijke redenen hun werkzaamheden niet op kantoor kunnen uitvoeren.  De memorie van toelichting geeft als voorbeelden van overmacht autopech of een treinstaking aan en als voorbeelden van persoonlijke redenen een tandartsbezoek, het vervullen van administratieve formaliteiten, het bezoek van een technicus,…  Deze lijst is niet exhaustief, dus werkgever en werknemer kunnen ook andere redenen voldoende achten om telewerk mogelijk te maken.

Uiteraard is ook occasioneel telewerk enkel mogelijk voor zover de werknemer een functie en/of een activiteit uitvoert die hiermee verenigbaar is.  Zo zal een bewakingsagent of een receptioniste onmogelijk van thuis uit kunnen werken, aangezien hun aanwezigheid op de bedrijfslocatie onontbeerlijk is voor de uitoefening van hun functie.

 


[1] De wet beperkt het toepassingsgebied immers tot de werknemers en de werkgevers die onderworpen zijn aan de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités.

 

Is het telewerk een recht?

De werknemer moet het telewerk bij zijn werkgever aanvragen[1].  Er bestaat dus geen absoluut recht, aangezien de werkgever steeds het recht heeft om de aanvraag te weigeren. De werkgever moet zijn weigering wel motiveren

De memorie van toelichting bij de wet geeft aan dat de werkgever kan weigeren om redenen die bijvoorbeeld verband houden met de noodwendigheden inzake de werking van de dienst of de onderneming (bijvoorbeeld indien de werknemer op de gevraagde dag absoluut aanwezig moet zijn op een vergadering) of met het oneigenlijk gebruik van het occasioneel telewerk (bijvoorbeeld indien de werknemer buitensporig gebruik maakt van het occasioneel telewerk).

 


[1] Meer uitleg over de procedure vindt u onder de vraag “Hoe moet de werknemer het telewerk aanvragen?”

 

Hoe moet de werknemer het telewerk aanvragen?

Initiatief van de werknemer

De werknemer die van het occasioneel telewerk gebruik wil maken, moet dit voorafgaandelijk en binnen een redelijke termijn, bij de werkgever aanvragen, met opgave van de redenen

De wet voorziet geen formaliteiten voor deze aanvraag, maar zegt wel dat de procedure om het occasioneel telewerk aan te vragen en toe te staan of te weigeren, vastgesteld kan worden in een collectieve arbeidsovereenkomst of in (een bijlage bij) het arbeidsreglement.   Deze cao of bijlage moet dan ook nog een aantal andere elementen bevatten. Voor meer informatie hierover verwijzen we u naar de vraag Wat neemt u op in het arbeidsreglement?

Antwoord van de werkgever

Instemming met het telewerk

Indien de werkgever instemt, zijn er geen formaliteiten voorzien.  Een mondelinge toezegging volstaat dus. 

Opgelet! Het akkoord van de werkgever wordt in principe niet vermoed.  Bij gebrek aan reactie van de werkgever is er dan ook geen instemming voor het telewerk en gelden de regels die van toepassing zijn in geval van weigering van het telewerk (zie hieronder). 

De onderneming kan evenwel in een telewerkbeleid voorzien (zie de vraag “Wat neemt u op in het arbeidsreglement?”) en in dat kader bepalen dat het akkoord van de werkgever wel wordt vermoed (bijvoorbeeld indien de werkgever niet binnen een bepaalde termijn reageert).

Weigering van het telewerk

Gaat de werkgever niet akkoord, dan moet hij de redenen hiervoor zo snel mogelijk schriftelijk (op papier of elektronisch) ter kennis van de werknemer brengen.  Een simpele weigering zonder motivering is dus niet toegelaten!

 

Waar kan het telewerk plaatsvinden?

Het telewerk kan worden verricht in de woning van de telewerker of op elke andere door hem gekozen plaats.

 

Wat zijn de na te leven modaliteiten?

Gelijke behandeling

Het telewerk brengt geen wijzigingen aan de rechten en verplichtingen van de occasionele telewerker aan. Het gaat immers slechts om een modaliteit van de arbeidsorganisatie.

Dit houdt onder meer dat hij dezelfde rechten moet genieten als de werknemers die wel op kantoor werken.  Daarnaast moeten ook  de werkbelasting en de te halen prestatienormen gelijkwaardig zijn aan die van de kantoorcollega’s met een vergelijkbare functie.

Het occasionele telewerk mag dus geen negatieve invloed hebben op het statuut van de werknemer.

Werkorganisatie

De telewerker organiseert zelf zijn werk, maar wel binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Dit houdt in dat de werknemer het aantal uren voorzien in zijn uurrooster zal moeten presteren, maar zonder dat hij dit uurrooster strikt moet naleven.

Zo kan hij op de dag van het telewerk zijn werk bijvoorbeeld gedurende een uur onderbreken omdat hij naar de dokter moet en dit uur later op de dag inhalen buiten zijn normale werkrooster, zonder dat dit als een overuur beschouwd zal worden.

Praktische afspraken

De werkgever en de werknemer moeten in onderling akkoord afspraken maken over het occasioneel telewerk en minstens over de volgende zaken:

Deze praktische afspraken kunnen ook opgenomen worden in een collectieve arbeidsovereenkomst of in (een bijlage bij) het arbeidsreglement, zodat ze voor alle werknemers van de onderneming gelden en er hier niet telkens per werknemer een afspraak over gemaakt moet worden.   Deze cao of bijlage moet dan ook nog een aantal andere elementen bevatten. Voor meer informatie hierover verwijzen we u naar de vraagWat neemt u op in het arbeidsreglement?

 

Wat neemt u op in het arbeidsreglement?

Opmerking vooraf:  het is niet verplicht om het occasioneel telewerk in het arbeidsreglement op te nemen.  Het kan echter wel handig zijn om de modaliteiten die gelden in geval van occasioneel telewerk collectief te bepalen, zodat de werknemers weten waar ze aan toe zijn als ze occasioneel telewerk aanvragen.  In dat geval moet het door de onderneming uitgewerkte beleid voor occasioneel telewerk wel in het arbeidsreglement (of in een collectieve arbeidsovereenkomst) opgenomen worden.

Geen verbod

De wet laat niet toe dat de onderneming afbreuk doet aan het recht van de werknemer op occasioneel telewerk omwille van overmacht of persoonlijke redenen.  In het arbeidsreglement opnemen dat occasioneel telewerk niet toegelaten is of dat het enkel kan omwille van professionele redenen (bijvoorbeeld om in alle rust een opleiding te kunnen voorbereiden), is dus verboden.

Verplicht op te nemen vermeldingen

Wil de onderneming in een cao of in het arbeidsreglement een kader bepalen waarbinnen occasioneel telewerk kan worden aangevraagd, dan moet dit kader minstens de volgende elementen bevatten:

Opgelet!  Ook de sectoren hebben de mogelijkheid om een dergelijke cao te sluiten.  Als dit het geval is, moet de onderneming uiteraard het sectoraal kader respecteren.

 

Moet de werkgever de benodigde apparatuur leveren en de kosten die verband houden met telewerk ten laste nemen?

Benodigde apparatuur

In tegenstelling tot wat bij structureel telewerk geldt, is de werkgever bij occasioneel telewerk niet verplicht om aan de telewerker de voor telewerk benodigde apparatuur te leveren, die te installeren en te onderhouden. 

Hij moet dus evenmin:

De werkgever kan er echter voor kiezen om die apparatuur te leveren en deze kosten ten laste te nemen.

Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten voor installatie van informaticaprogramma’s, werking en onderhoud, alsook de kosten voor afschrijving van de apparatuur niet verplicht ten laste van de werkgever.

Als de werkgever wil bijdragen in deze kosten moeten ze vóór de aanvang van het telewerk worden geraamd in verhouding tot de in het kader van het telewerk verrichte prestaties of volgens een door de partijen vastgestelde verdeelsleutel.

Als de werknemer gebruik maakt van zijn privécomputer of privé- internetaansluiting kan de werkgever die kosten terugbetalen maar hij moet dat doen op basis van de werkelijk gemaakte kosten. De forfaits van:

die bij structureel telewerk gelden, zijn hier niet van toepassing[1].

Aanverwante kosten

Net zoals voor de levering van eigen apparatuur is de werkgever niet verplicht om de aanverwante kosten in het kader van occasioneel telewerk terug te betalen. Hij kan er echter voor kiezen om dat wel te doen.

Vergoeding van 10% van het loon

Raadpleeg voor meer informatie over deze vergoeding onze fiche over structureel telewerk. Deze werkwijze is echter niet de meest geschikte voor occasioneel telewerk, dat per definitie niet regelmatig is.

Bureauvergoeding

De RSZ en de fiscus aanvaarden de bureauvergoeding van 129,48 euro (144,31 euro in april, mei en juni 2021) niet bij occasioneel telewerk. Ze wordt enkel vrijgesteld bij structureel en regelmatig telewerk. Er geldt echter een uitzondering voor telewerk dat wordt toegepast ten gevolge van het coronavirus

Meer informatie over de terugbetaling van kosten vindt u in ons overzicht.

 


[1] Er geldt echter een uitzondering voor telewerk dat wordt ingevoerd ten gevolge van het coronavirus

 

Is de occasionele telewerker beschermd tegen arbeidsongevallen?

Er is sprake van een arbeidsongeval als de feiten die aanleiding gaven tot het letsel zich hebben voorgedaan tijdens en wegens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Aangezien het occasioneel telewerk meestal uitgevoerd wordt in de privéwoning van de werknemer en dus buiten elke controle om, is het meestal niet zo eenvoudig om dit te bepalen.

Vermoeden van arbeidsongeval

Om hieraan te verhelpen, werd voor de telewerkers in de arbeidsongevallenwet een vermoeden van uitvoering van arbeidsovereenkomst beperkt in tijd en ruimte ingevoerd. Dit vermoeden stelt dat wanneer de telewerker een ongeval heeft op de plaats(en) en tijdens de uren vermeld in de telewerkovereenkomst, dit steeds vermoed zal worden een arbeidsongeval te zijn.  De verzekeraar mag uiteraard steeds het tegenbewijs leveren. 

Ook in geval van occasioneel telewerk

Voorheen was dit vermoeden enkel van toepassing op de structurele telewerker, want een schriftelijke overeenkomst voor telewerk was vereist.

De wet heeft het vermoeden ook toepasbaar op de occasionele telewerker gemaakt. Elk “ander document dat het telewerk generiek of punctueel, collectief of individueel, toelaat” volstaat nu immers.

Dit document moet de plaats of de plaatsen waar het telewerk verricht wordt en de periode van de dag waarin arbeid kan verricht worden vermelden.

Bij gebrek aan deze vermelding zal het vermoeden van toepassing zijn op de woonplaats of de plaats(en) waar het telewerk gewoonlijk wordt uitgevoerd en/of tijdens de werkuren die de telewerker zou moeten presteren indien hij in de lokalen van de werkgever zou zijn tewerkgesteld.

Bewijs van arbeidsongeval

Als het vermoeden niet speelt, dan zal de werknemer moeten bewijzen dat het om een arbeidsongeval gaat om een tussenkomst van zijn arbeidsongevallenverzekeraar te kunnen krijgen. In dat geval zal hij dus moeten kunnen aantonen dat het ongeval zich voorgedaan heeft tijdens en wegens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

 

Wat doet Securex voor u?

Om u te helpen hebben we verschillende pakketten samengesteld met alle nodige documenten om telewerk in te voeren. Bestel uw pakket in onze e-Shop onder het trefwoord Telewerk en ga onmiddellijk aan de slag!

 

U vindt informatie over:

 

Voor gepersonaliseerd advies, kunt u terecht bij uw Legal Advisor.

 

Wat zijn de belangrijkste wettelijke referenties?

Telewerkers > 3. Telewerk en coronavirus

Coronavirus en telewerk: moet u de kosten van uw werknemers terugbetalen?

Het antwoord is verschillend naargelang het om structureel of occasioneel telewerk gaat.

Structureel telewerk

Als u al een kader heb opgezet voor structureel telewerk, dan moet u nagaan wat erin werd vastgelegd. Meer informatie vindt u hier

Occasioneel telewerk in het kader van het coronavirus

Als u wegens het coronavirus voor het eerst occasioneel telewerk invoert, bent u niet verplicht om een bijdrage te betalen in de kosten van uw werknemers. U mag het echter wel doen.

De RSZ en de FOD Financiën hebben specifieke regels vastgesteld voor werkgevers die hun werknemers willen vergoeden.

Ons overzicht biedt verheldering:

 

Soort uitgave

RSZ

Bedrijfsvoorheffing

De vergoeding voor IT-apparatuur als de werknemer zijn privécomputer of -internetaansluiting gebruikt:

-      Privécomputer: max. 20 euro per maand

-      Privé-internetaansluiting: max. 20 euro per maand

-      Max. 40 euro voor beide

 

Op de vergoeding is geen RSZ verschuldigd voor zover de bedragen niet worden overschreden.

Op de vergoeding is geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd voor zover de bedragen niet worden overschreden.

Bureauvergoeding: dekt de kosten van verwarming, elektriciteit en kleine kantoorkosten. Het bedrag is momenteel gelijk aan 129,48 euro/maand.

De vergoeding wordt in principe enkel vrijgesteld bij structureel telewerk. Uitzonderlijk geldt de vrijstelling ook bij occasioneel telewerk in het kader van Covid-19[1].

 

De bureauvergoeding wordt fiscaal onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld (zie hieronder).

De overige uitgaven: gebruik van eigen telefoon, aankoop van een scherm of scanner, ...

De werkgever kan ze ook vergoeden. Hiervoor bestaat geen forfait, de terugbetaling gebeurt op basis van de werkelijke kosten.

Voorwaarden van belastingvrijstelling van de bureauvergoeding

De voorwaarden voor de belastingvrijstelling van de telewerkvergoeding zijn[2]:

Deze forfaitaire vergoeding mag uiteraard niet worden gecombineerd met andere eventuele bureaukostenvergoedingen die de werknemer al ontving.

 


[1] Werkgevers die vóór de Covid-19-maatregelen al de kosten van hun telewerkers vergoedden op basis van de 10% van het brutoloon met betrekking tot het thuiswerk die in de telewerkovereenkomst wordt vastgelegd (zie de administratieve instructies) kunnen deze vergoeding volgens dezelfde principes verder betalen.

[2] Circulaire 2020/C/100 van 14 juli 2020.

 

Het telewerk wordt niet meer aanbevolen, behalve in Brussel

Het telewerk wordt niet meer aanbevolen, behalve in Brussel

Sinds 2 november 2020 was thuiswerk verplicht voor de functies waarvoor dat mogelijk is. Die verplichting bestaat niet meer sinds 27 juni 2021.

Nadien is telewerk tot 31 augustus 2021 evenwel sterk aanbevolen gebleven voor alle personeelsleden wiens functie telewerk toelaat in alle ondernemingen, verenigingen en diensten. En dat onafhankelijk van de grootte van de onderneming, vereniging of dienst.

Dit is nu niet meer het geval[1], behalve in het Brussels Gewest waar het telewerk aanbevolen blijft. De verduidelijkingen die u in de vragen hierna kan lezen zijn dus nog steeds nuttig voor Brussel.

Passende preventiemaatregelen

De werkgever moet tijdig de passende preventiemaatregelen nemen. Die maatregelen moeten ervoor zorgen dat de social distancing wordt gerespecteerd en dat de werknemers maximaal beschermd worden.

Die veiligheidsmaatregelen zijn veiligheids- en gezondheidsvoorschriften van materiële, technische en/of organisatorische aard zoals bepaald in de "Generieke gids om de verspreiding van COVID-19 op het werk tegen te gaan", die ter beschikking wordt gesteld op de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. De voorschriften worden aangevuld met richtlijnen op sectoraal en/of ondernemingsniveau, en/of andere passende maatregelen die minstens een gelijkwaardig niveau van bescherming bieden.

Collectieve maatregelen hebben steeds voorrang op individuele maatregelen.

De maatregelen worden uitgewerkt en genomen met inachtneming van de geldende regels van het sociaal overleg, en in overleg met de diensten voor preventie en bescherming op het werk.

Deze maatregelen blijven dus nog steeds van toepassing, zelfs in Vlaanderen en in Wallonië waar het telewerk niet meer wordt aanbevolen.

Informatieverplichting

De werkgever informeert tijdig de personen die bij hem werken over de toepasselijke preventiemaatregelen en geeft hen een passende opleiding. Hij informeert hierover ook derden.

 


[1] Ministerieel besluit van 25 augustus 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.

 

Is telewerk in het kader van het coronavirus occasioneel of structureel telewerk?

In België bestaan twee vormen van telewerk naast elkaar: structureel telewerk en occasioneel telewerk. Voor deze twee soorten telewerk gelden verschillende rechtsregels.

Omdat de regering telewerk verplicht of aanbevolen heeft om de pandemie te bestrijden, gaat het om occasioneel telewerk. Structureel telewerk kan alleen op vrijwillige basis worden georganiseerd. De sociale partners hebben een juridisch kader uitgewerkt voor het door de overheid verplicht of aanbevolen telewerk. Het betreft de CAO nr. 149 die afgesloten werd binnen de Nationale Arbeidsraad op 26 januari 2021. Link volgende vraag

Als u al een kader hebt opgezet voor structureel telewerk mag u het telewerk toch in dat kader organiseren. U bent in dat geval niet gebonden door de bepalingen van voormelde CAO nr. 149.

U vindt uitvoerige informatie over occasioneel en structureel telewerk in onze fiches Telewerkers - 1. Structureel telewerk en 2. Occasioneel telewerk. Raadpleeg deze fiches voor alle aspecten die in deze fiche niet worden behandeld. Link naar de eerste vragen van deze fiches

U vindt meer informatie over uw verplichtingen i.v.m. telewerk tijdens de corona-pandemie onder de volgende vraag. Klik ten slotte door op de vraag « Welke stappen dient u te ondernemen ?  » om meer te weten te komen over wat u concreet dient te ondernemen.

 

Coronavirus en telewerk: wat zijn uw verplichtingen?

De sociale partners hebben op 26 januari 2021 een nieuwe cao over het telewerk afgesloten. Die cao is van toepassing op het telewerk dat de overheid verplicht heeft opgelegd of heeft aanbevolen in de strijd tegen het coronavirus.

De cao creëert een juridisch kader voor deze nieuwe vorm van telewerk. Hij voert ook specifieke regels in over het welzijn op het werk bij dat telewerk.

Let op, als er in uw onderneming al akkoorden bestaan over het telewerk, is deze cao niet van toepassing. De cao wil enkel regels vastleggen voor ondernemingen waar er nog geen zijn.

Bovendien verandert de cao niets aan de regels over het “gewone” structurele of occasionele telewerk. De cao trad in werking op 26 januari 2021 en werd afgesloten voor een bepaalde duur: zij is van toepassing tot 31 december 2021 (tenzij zij, uiteraard, ondertussen zonder voorwerp zou geworden zijn).

Uitrusting, ondersteuning en verbindingskosten

U moet in uw onderneming duidelijke regels invoeren over:

Die akkoorden moeten rekening houden met het geheel van de kosten of vergoedingen die u tijdens deze crisis al betaalt. U kan eveneens rekening houden met vergoedingen die u betaalt en die niet onmiddellijk aan het telewerk gelinkt zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als u al een algemene kostenvergoeding heeft ingevoerd in uw onderneming.

Concreet betekent dit dat u kan beslissen om die kosten niet voor uw rekening te nemen, maar u moet daar wel duidelijke regels over voorzien.

U vindt hier meer info over de sociale en fiscale behandeling van de terugbetaling van kosten.

Organisatie van het werk

Arbeidsduur en uurroosters

De telewerker regelt zelf zijn werk binnen het kader van de arbeidsduur in de onderneming. Indien het nodig is, kunnen er specifieke regels over het uurrooster worden ingevoerd. Als daar geen specifieke akkoorden worden over afgesloten, dan volgt de telewerker in principe het uurrooster dat hij zou moeten respecteren als hij op de bedrijfslocatie zelf werkt.

Werklast

De werklast en de normen voor de prestaties van de telewerker zijn dezelfde als diegene die van toepassing zijn als hij op de bedrijfslocatie aan de slag is.

Controle door de werkgever?

U heeft als werkgever de mogelijkheid om, gepast en proportioneel, de resultaten en/of de uitvoering van het werk van de telewerker te controleren. U moet de telewerker informeren over de manier waarop u die controle uitvoert.

Let op, in de cao verduidelijken de sociale partners dat u geen constante controle op de werknemers mag uitvoeren. U heeft de mogelijkheid om, gepast en proportioneel, na te gaan of het overeengekomen werk tijdens het telewerk correct werd uitgevoerd.

Bij de controle moet u dan ook rekening houden met de privacy van de telewerkers en de regelgeving hierover (onder andere de GDPR en cao nr. 81).

Bescherming van bedrijfsgegevens

De bedrijfsgegevens die de telewerker gebruikt tijdens zijn werk moeten ook beschermd worden. U moet de telewerkers informeren over de bedrijfsregels die betrekking hebben op de bescherming van die gegevens. U moet hen in het bijzonder informeren over de beperkingen en sancties bij het gebruik van IT-apparatuur en tools. 

Individuele akkoorden

Voor elke telewerker moeten de volgende elementen besproken worden. Bovendien moet er over die elementen, in de mate van het mogelijke, akkoorden gesloten worden:

Zelfde rechten als de werknemers die in de bedrijfslokalen werken

Op het vlak van de arbeidsomstandigheden heeft de telewerker dezelfde rechten en plichten als diegene die van toepassing zijn als hij in de bedrijfslokalen werkt. Als er specifieke, aanvullende of afwijkende regels van toepassing zijn op het telewerk, moet u uw werknemer daarover inlichten

De telewerker heeft bovendien dezelfde collectieve rechten als wanneer hij in uw bedrijfslokalen wordt tewerkgesteld. Zo heeft de telewerker het recht om met de werknemersvertegenwoordigers te communiceren. Net zoals die vertegenwoordigers met de telewerkers moeten kunnen communiceren.

De werknemersvertegenwoordigers moeten daarvoor gebruik kunnen maken van de nodige faciliteiten om effectief met de telewerkers te kunnen communiceren. Zij moeten kunnen beschikken over de nodige IT-tools en uitrusting om aan hun verplichtingen te voldoen. 

Welzijn en telewerk

De cao n° 149 handelt ook over het welzijn van de telewerkers. Dit aspect komt hier aan bod. 

Online telewerkregister

De maandelijkse telewerkaangifte die in maanden april, mei en juni 2021 door bepaalde werkgevers moest worden ingevuld, moet vanaf juli 2021 niet meer worden ingevuld.

 

Coronavirus en telewerk: moet u de kosten van uw werknemers terugbetalen?

Het antwoord is verschillend naargelang het om structureel of occasioneel telewerk gaat.

Structureel telewerk

Als u al een kader heb opgezet voor structureel telewerk, dan moet u nagaan wat erin werd vastgelegd. Meer informatie vindt u hier

Occasioneel telewerk in het kader van het coronavirus

Als u wegens het coronavirus voor het eerst occasioneel telewerk invoert, bent u niet verplicht om een bijdrage te betalen in de kosten van uw werknemers. U mag het echter wel doen. Sinds de inwerkingtreding van cao nr. 149, dient u in elk geval te voorzien in duidelijke regels op dat vlak

Sinds 1 maart 2021 hebben de RSZ en de FOD Financiën specifieke regels vastgesteld voor werkgevers die hun telewerkers willen vergoeden. Ze hebben ook hun regels op elkaar afgestemd. U vindt een overzicht in onze fiche Telewerkers – 4. Algemeen overzicht van de terugbetaling van de kosten – Sociale en fiscale aspecten.

 

Coronavirus, telewerk en welzijn op het werk

De cao nr. 149 afgesloten binnen de Nationale Arbeidsraad heeft specifieke regels bepaald op het vlak van welzijn op het werk die van toepassing zijn in geval van door de overheid verplicht of aanbevolen telewerk.

Informatie

De telewerkers moeten worden geïnformeerd over het beleid van de onderneming inzake welzijn op het werk dat specifiek verband houdt met telewerk, en dat is uitgewerkt met inachtneming van het sociaal overleg binnen het CPBW van de onderneming voor de wettelijke bevoegdheden die het toekomt, of bij ontstentenis van een CPBW, met de vakbondsafvaardiging, of bij ontstentenis van een CPBW en vakbondsafvaardiging, met de werknemers.  

Ze moeten van u meer bepaald informatie en richtlijnen krijgen over de preventiemaatregelen, in het bijzonder over: 

Risicoanalyse

De informatie, richtlijnen en preventiemaatregelen zijn gebaseerd op een multidisciplinaire risicoanalyse

De risicoanalyse houdt ook rekening met de psychosociale dimensie en met de gezondheidsaspecten eigen aan telewerk, inclusief de mogelijkheid van een informele of formele psychosociale interventie en de mogelijkheid tot spontane raadpleging van de preventieadviseur-arbeidsarts.

Contactpersonen

De telewerkers worden geïnformeerd over de namen en contactgegevens van de volgende personen, en van de ondersteuning die ze bieden:  

De telewerkers kunnen die personen op de gepaste manieren contacteren. Dat is bijvoorbeeld via het versturen van foto’s of videoconferenties. Wegens de gezondheidssituatie zijn inspectiebezoeken van de preventiediensten immers niet gepast. 

Indien nodig aanpassingen aan de arbeidspost

Waar nodig kunnen aanpassingen aan de arbeidspost voorgesteld worden conform de procedure in de Codex over het welzijn op het werk. 

Verbondenheid behouden

U moet passende maatregelen nemen om de verbondenheid van de telewerkers met de collega’s en met de onderneming te behouden en isolatie te voorkomen. Daarbij  moet u bijzondere aandacht besteden aan kwetsbare telewerkers. De werkgever kan onder andere goed georganiseerde en beperkte terugkeermomenten inplannen, waarbij de gezondheidsregels worden nageleefd. 

De sociale partners bedoelen met kwetsbare telewerkers de telewerkers die bijvoorbeeld door hun persoonlijke situatie, gezins- en/of huisvestingssituatie tijdens het telewerk met bijkomende spanningen te maken hebben. 

Opleiding indien nodig

De hiërarchische lijn en de telewerkers krijgen informatie en, indien nodig, een gepaste opleiding over de modaliteiten en specifieke kenmerken van telewerk. 

 

Welke stappen dient u te ondernemen? En welk advies geeft Securex u?

Is uw onderneming gebonden door cao nr.149 die u verschillende verplichtingen oplegt, en wat dient u concreet te ondernemen ? 

Deze nieuwigheden zijn op u van toepassing als…

Deze nieuwigheden zijn niet op u van toepassing als…

u op 01/01/2021 nog geen regels over structureel en/of occasioneel telewerk had opgesteld

u vóór 01/01/2021 al een akkoord had gesloten over telewerk. Dat wil zeggen dat u al  

  • Een cao, individueel akkoord en/of policy had afgesloten die rekening hielden met de regels van het sociaal overleg

Als deze nieuwigheden op u van toepassing zijn, dan moet u:

Als deze nieuwigheden niet op u van toepassing zijn, dan moet u in principe niets doen, maar u kan beslissen om de bestaande akkoorden in uw onderneming aan te passen.

1.  Ofwel rekening houden met de tekst van de nieuwe cao en de hierboven vermelde regels invoeren in uw onderneming.

 

Dit eerste punt is verplicht.

2.  Ofwel vult u die regels aan met specifieke regels voor uw onderneming.

 

Dit tweede punt is facultatief.

3.  U kan ook beslissen om een akkoord van onbepaalde duur te sluiten om het telewerk te regelen (bijvoorbeeld om structureel telewerk in te voeren). Als u die regels invoert tijdens de geldigheidsduur van de cao over het Covid telewerk, moet u ook de regels van die cao toepassen.

 

Dit derde punt is facultatief.

 

Hoe begint u eraan? En wat doet Securex voor u?

Om deze cao in te voeren, moet u natuurlijk rekening houden met de regels van het sociaal overleg (indien er geen overlegorganen zijn, moet u uw werknemers zelf betrekken in het overleg).

U kan dan een bedrijfs-cao, een individueel akkoord of een telewerkpolicy invoeren of het arbeidsreglement wijzigen.

Deze akkoorden of wijzigingen moeten niet alleen opgesteld, maar ook duidelijk gecommuniceerd worden aan de werknemers. Dat kan u bijvoorbeeld doen via het intranet, een mail of een online meeting.

Securex kan u ook begeleiden bij het opstellen van een beleid. Een model is beschikbaar op onze e-Shop.

Ook ons “consulting” team kan u met raad en daad bijstaan om de beste oplossing voor uw bedrijf te vinden. U kan hen contacteren via consultinglegal@securex.be.

In Vlaanderen kan u eveneens gebruik maken van werkbaarheidscheques. Ook daarvoor kan u terecht bij het “consulting” team. 

 

Financieel duwtje in de rug in Vlaanderen

Vlaanderen heeft beslist om de ondernemingen die telewerk willen invoeren een duwtje in de rug te geven via de toekenning van « werkbaarheidscheques ». U vindt hier meer informatie over deze cheques.

 

Telewerkers > 4. Algemeen overzicht van de terugbetaling van de kosten - Sociale en fiscale aspecten

Verschillende kosten

Suzanne is bediende en werkt sinds het begin van de coronacrisis zoveel mogelijk van thuis uit. Ze kreeg een laptop, smartphone en ergonomische muis van haar werkgever.

Ze gebruikt haar privé-internetabonnement nu ook voor een stuk voor haar werk, en op koude werkdagen staat de verwarming de hele dag op.

Suzanne’s werkgever wil graag tussenkomen in die extra kosten, bovenop de laptop en de muis die ze al ter beschikking kreeg. Maar hoe wordt dit fiscaal en sociaal behandeld? Het overzicht hierna helpt u snel op weg.

We maken het onderscheid tussen volgende telewerkkosten:

Raadpleeg onze andere fiches “Telewerkers” voor meer informatie:

  1. Structureel telewerk
  2. Occasioneel telewerk
  3. Telewerk en coronavirus

 

Kantoormateriaal en internet

Vooreerst zijn er de kosten voor kantoormateriaal en internetverbinding.

Begrip kantoormateriaal

Onder ‘kantoormateriaal’ verstaan we:

Verplichte vergoeding door de werkgever?

Bij structureel telewerk bent u verplicht om daarvoor een tussenkomst te voorzien. Bij occasioneel telewerk en Covid-19-telewerk kunt u tussenkomen, maar dit is niet verplicht.

U moet in elk geval verduidelijken of en volgens welke modaliteiten een terugbetaling is gepland. Raadpleeg voor meer informatie de andere fiches over ‘Telewerkers’.

Wat is de fiscale en sociale behandeling?

 

Regelmatig STRUCTUREEL TELEWERK EN COVID-TELEWERK-19 in de privéruimten van de werknemer tijdens de werkuren

GEWOON OCCASIONEEL TELEWERK

Optie 1 

De werknemer gebruikt eigen privémateriaal en eigen internetverbinding

De terugbetaling is binnen de volgende grenzen vrijgesteld van sociale bijdragen en van belastingen: 

  • Privécomputer: max. € 20/maand vrijgesteld
  • Privé-internetabonnement
    max. € 20/maand vrijgesteld
  • Ander privémateriaal (scherm, scanner, …): max. € 5/maand per toestel vrijgesteld met een maximum van € 10 (maar gebruik van pc of laptop van de werkgever)

Opgelet: de vergoeding van € 20 voor de privé-pc mag niet worden gecumuleerd met het forfait van € 5!

OF terugbetaling van de werkelijke kosten vrijgesteld door de Fiscus en de RSZ als bewijsstukken worden voorgelegd

Alle privémateriaal, zonder onderscheid: de gewone regels over de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn hier van toepassing : terugbetaling op basis van de werkelijke kosten is vrijgesteld van RSZ en belasting als bewijsstukken worden voorgelegd.

Optie 2 

De werkgever stelt het materiaal ter beschikking

Het gebruik van het materiaal van de werkgever door de werkneer is vrijgesteld door de RSZ en de Fiscus.

 

Andere kosten zoals energie en verwarming

Begrip ‘andere kantoorkosten’

Onderstaande tabellen betreffen overige telewerkkosten, ‘kantoorkosten’ genoemd. Die groeperen uitgaven die een werkgever op kantoor eveneens moet doen voor de goede uitvoering van het werk. Ze omvatten de volgende elementen:

Verplichte vergoeding door de werkgever?

U kunt een vergoeding voorzien voor de overige kantoorkosten, maar dit is niet verplicht. Als u een vergoeding voorziet, vindt u hieronder de mogelijke opties.

Wat is de sociale behandeling voor de vergoeding van deze kosten?

 

STRUCTUREEL TELEWERK

OCCASIONEEL TELEWERK

I.h.k.v. COVID-19

Algemeen

Optie 1

Vergoeding = 10% van het telewerkloon

Vergoeding is vrijgesteld van RSZ, mits deze max. 10% bedraagt van het brutoloon voor telewerk.

Enkel de werkgevers die vóór de Covid-19-maatregelen de kosten van hun telewerkers reeds vergoedden op basis van 10% van het brutoloon voor telewerk, mogen vergoeding volgens dezelfde principes blijven betalen.

 

Vergoeding is vrijgesteld van RSZ, mits deze max. 10% bedraagt van het brutoloon voor telewerk.

Optie 2

Bureauvergoeding

Maximaal € 129,48/maand* (€ 144,31/maand van april tot en met september 2021) vrijgesteld van RSZ onder bepaalde voorwaarden, die identiek zijn aan de fiscale voorwaarden

*Als u een hoger bedrag toekent, moet u kunnen bewijzen dat het om werkelijke kosten gaat. Zo niet, wordt het deel dat het forfaitair bedrag te boven gaat, als loon beschouwd.

Bureauvergoeding niet mogelijk (m.a.w. geen RSZ-vrijstelling)

Optie 3

Geen vergoeding

Geen vergoeding, dus RSZ-behandeling n.v.t.

 

Wat is de fiscale behandeling voor de vergoeding van deze kosten?

Optie 1

Vergoeding = 10% van het telewerkloon

Deze optie bestaat niet op fiscaal vlak. Enkel optie 2 is mogelijk. Indien men de voorwaarden voor de bureauvergoeding niet vervult (optie 2), dient een ruling aangevraagd te worden.

 

Optie 2

Bureauvergoeding

Maximaal € 129,48/maand (€ 144,31/maand van april tot en met september 2021) is vrij van bedrijfsvoorheffing en belasting, onder de volgende voorwaarden:

  • Regelmatig en structureel telewerk dat overeenstemt met minstens 1 dag per week (criterium wordt op maandbasis beoordeeld)
  • De andere voorwaarden hier vermeld (zie het fiscale luik onder Bureauvergoeding

*Als u een hoger bedrag toekent, moet u kunnen bewijzen dat het om werkelijke kosten gaat. Zo niet, wordt het deel dat het forfaitair bedrag te boven gaat, als loon beschouwd.

 

Optie 3

Geen vergoeding

Geen vergoeding, dus fiscale behandeling n.v.t.

 

Wat doet Securex voor u?

Om u te helpen hebben we verschillende pakketten samengesteld met alle nodige documenten om telewerk in te voeren. Bestel uw pakket in onze e-Shop en ga onmiddellijk aan de slag!

Voor gepersonaliseerd advies, kunt u terecht bij uw Legal Advisor.