E.E.S.V. Securex Corporate
Maatschappelijke zetel: Tervurenlaan 43, 1040 Brussel
Ondernemingsnummer: BTW BE 0877.510.104 - RPR Brussel

Beëindiging van de arbeidsovereenkomst

Opzegtermijn > 2. Formaliteiten

Lees eerst even dit…

Bij het beëindigen van een overeenkomst moet een onderscheid gemaakt worden tussen het “ontslag” en de “opzeg”:

Tot 1 januari 2014 konden enkel de arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd beëindigd worden met een opzegtermijn. Sindsdien kunnen ook de overeenkomsten voor bepaalde tijd of voor een duidelijk omschreven werk onder bepaalde voorwaarden opgezegd worden. Voor meer informatie over de voorwaarden waaronder deze overeenkomsten opgezegd kunnen worden, verwijzen we u naar de desbetreffende fiches.

In deze fiche wordt enkel ingegaan op de formaliteiten die u dient na te leven bij het geven van een opzegtermijn. Indien u wenst te weten hoe lang de opzegtermijn is en wanneer hij kan aanvangen, dan kan u de fiche “Opzegtermijn - 1. Duur en aanvang van de opzegtermijn” raadplegen. Wenst u meer te weten over de praktische gevolgen van het feit dat de werknemer zich in de opzegtermijn bevindt, dan kan u de fiche “Opzegtermijn - 3. Praktische vragen” consulteren.

Welke essentiële voorwaarden moeten nageleefd worden?

De opzeg ter kennis brengen met een geschrift

De kennisgeving van het ontslag met opzeg moet op straffe van nietigheid schriftelijk gebeuren. Een mondelinge opzeg is nietig.

Daarom is het verschil tussen het ontslag en zijn uitvoeringsmodaliteit, de opzeg zo belangrijk. Wanneer een opzeg nietig is omdat ze niet schriftelijk gegeven werd, werd de wil om te beëindigen (het ontslag) meestal wel duidelijk uitgedrukt. De overeenkomst is dus wel degelijk beëindigd en die beëindiging heeft onmiddellijk uitwerking. De ontslaggevende partij is er in dat geval toe gehouden een compenserende verbrekingsvergoeding te betalen.

Dit geschrift dateren en ondertekenen

Bovendien moet dit geschrift door de ontslaggevende partij (ofwel de werknemer, ofwel de werkgever of diens lasthebber) gedateerd en ondertekend zijn.

Wanneer de werknemer de geldigheid van het ontslag dat door een lasthebber gegeven werd, betwist omdat deze laatste gehandeld zou hebben buiten het mandaat dat hij van de werkgever gekregen had, kan de werkgever het mandaat alsnog bekrachtigen. In dat geval heeft de uitdrukkelijke of stilzwijgende bekrachtiging een terugwerkende kracht en maakt zij dus het ontslag geldig.

De aanvang en de duur van de opzegtermijn vermelden

Op straffe van nietigheid moet de ontslagbrief de aanvang en de duur van de opzegtermijn vermelden.

We raden aan de einddatum van de opzegtermijn niet te vermelden, omdat deze nooit zeker is. De uitvoering van de overeenkomst kan immers nog geschorst worden door één van de wettelijke schorsingsoorzaken van de arbeidsovereenkomst, zoals de arbeidsongeschiktheid of de jaarlijkse vakantie. In dat geval wordt de opzegtermijn automatisch met het aantal dagen schorsing verlengd. Als de einddatum in het geschrift aangeduid werd, moet voor deze dagen van verlenging verplicht een verbrekingsvergoeding betaald worden.

Moet men de beëindiging uitdrukkelijk motiveren?

De CAO nr.109[1] voorziet in een procedure waarbij de werknemer de werkgever kan vragen om hem de redenen voor zijn ontslag mee te delen en legt sancties op aan de werkgever die dat niet doet.

De werkgever is dus niet verplicht om uit eigen beweging elk ontslag te motiveren. Hij moet dit alleen doen indien hij hierom verzocht wordt door de werknemer volgens de in de CAO beschreven procedure. Voor meer informatie over deze ontslagmotivering verwijzen we naar de fiche “Motivering van het ontslag - 1. De eigenlijke ontslagmotivering”.

Dit neemt uiteraard niet weg dat de werkgever ervoor mag kiezen om spontaan de redenen die aan de grondslag van het ontslag liggen aan de werknemer mee te delen.

Bovendien zal het feit dat de werknemer niet om een ontslagmotivering verzoekt, geen afbreuk doen aan de verplichting van de werkgever om de ontslagreden op het C4-formulier te vermelden.



[1] Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 109 betreffende de ontslagmotivering, gesloten in de Nationale Arbeidsraad op 12 februari 2014. Deze CAO is van toepassing op alle ontslagen betekend vanaf 1 april 2014.

 

Welke sancties worden er toegepast indien de essentiële voorwaarden niet vervuld zijn?

De opzegbrief vermeldt noch de aanvang, noch de duur van de opzegtermijn

De opzegbrief die noch de aanvang noch de duur van de opzegtermijn vermeldt, is nietig. Deze nietigheid van de opzeg doet evenwel niets af aan het ontslag zelf dat geldig blijft. De overeenkomst moet dus wel degelijk als beëindigd beschouwd worden.

Indien de werknemer te maken krijgt met een ongeldige opzegbrief kan hij twee dingen doen:

Sommige rechters oordelen echter dat de opzeg geldig betekend wordt wanneer de opzegbrief de begin- en einddatum van de opzegtermijn of de duur en de einddatum van de opzegtermijn vermeldt, omdat de partijen het ontbrekend element eruit kunnen afleiden.

De opzegbrief vermeldt een te korte opzegtermijn

Wanneer de opzegbrief een te korte opzegtermijn bevat, moet de partij die de overeenkomst beëindigd heeft aan de andere een compenserende verbrekingsvergoeding betalen die overeenstemt met het verschil tussen de duur van de opzegtermijn die betekend werd en die welke het had moeten zijn.



[1] Dit is mogelijk vermits het hier om een relatieve nietigheid gaat.

 

Welke vormvoorwaarden moeten nageleefd worden?

De regels betreffende het taalgebruik naleven

Naargelang van de plaats waar de exploitatiezetel gevestigd is, moet de opzegbrief op straffe van nietigheid de taalwetgeving respecteren en dus opgesteld zijn in het Nederlands, in het Frans of in het Duits.

Exploitatiezetel

Taal van de opzeg

Vlaams Gewest (Nederlandstalige regio)

Nederlands

Franstalige regio (Waals Gewest min Duitstalige regio)

Frans

Duitstalige regio

Duits

Brussels Hoofdstedelijk Gewest (19 gemeenten)

Nederlands voor het Nederlandstalig personeel en Frans voor het Franstalig personeel

Faciliteitengemeenten in het Vlaams Gewest

Nederlands

Faciliteitengemeenten in het Waals Gewest

Frans

De regels inzake de kennisgeving naleven

Principe

De regels voor de kennisgeving verschillen naargelang de beëindiging uitgaat van de werknemer (ontslagneming) dan wel van de werkgever (ontslag).

Betekening door afgifte van een geschrift van hand tot hand

De opzeg van hand tot hand die de werknemer aan zijn werkgever betekent en die door deze laatste in ontvangst genomen wordt, kan de dag daarop aanvangen. In de praktijk zal de opzegtermijn steeds de eerstvolgende maandag aanvangen omwille van de regels voor de aanvang van de opzegtermijn.

Kennisgeving bij deurwaardersexploot

Het deurwaardersexploot wordt geacht onmiddellijk ontvangen te zijn en de opzeg kan de dag daarop aanvangen. In de praktijk zal de opzegtermijn steeds de eerstvolgende maandag aanvangen omwille van de regels voor de aanvang van de opzegtermijn.

Kennisgeving bij aangetekende brief

De aangetekende brief wordt pas de derde werkdag na de datum van zijn verzending geacht te zijn ontvangen. De kennisgeving vindt dus officieel pas plaats op die 3de werkdag.  Het moment dat de brief effectief ontvangen wordt, is niet relevant.

Werkdagen zijn steeds alle dagen van de week met uitzondering van zon- en feestdagen, ongeacht het concrete arbeidsrooster en -regime van de werknemer.  

De opzeg kan dus pas ten vroegste de dag na deze derde werkdag aanvangen. In de praktijk zal de opzegtermijn steeds de eerstvolgende maandag aanvangen omwille van de regels voor de aanvang van de opzegtermijn.

Zo wordt een opzeg die bijvoorbeeld op een vrijdag betekend wordt met een aangetekende brief geacht te zijn ontvangen op dinsdag en de opzeg kan dan ten vroegste aanvangen op de maandag nadien. 

Wanneer de aangetekende brief naar een verkeerd adres verstuurd werd, moet de opzeg opnieuw op het juiste adres betekend worden. Indien de werknemer zijn werkgever niet op de hoogte gebracht heeft van zijn adresverandering, niettegenstaande het arbeidsreglement hem daartoe verplicht, blijft de opzeg die op het oude adres betekend werd, geldig en heeft ze uitwerking op de voorziene datum.

Het feit dat de aangetekende brief geweigerd wordt of niet op de post afgehaald wordt, heeft geen enkele weerslag op de geldigheid en de inwerkingtreding van de opzeg.

 

Welke sancties worden toegepast indien deze vormvoorwaarden niet nageleefd zijn?

De reglementering betreffende het taalgebruik werd niet nageleefd

In Vlaanderen of Wallonië

Wanneer de werkgever de regionale bepalingen inzake het taalgebruik in het Vlaams of Waals Gewest niet nageleefd heeft, is de opzegbrief nietig. Deze nietigheid is absoluut: de inbreuk kan niet door de werknemer geaccepteerd worden, ze kan door elke belanghebbende (RVA, RJV bijvoorbeeld) opgeworpen worden en moet ambtshalve door de rechter vastgesteld worden. 

De nietigheid van de opzeg doet evenwel niets af aan de geldigheid van het ontslag. Vermits de opzeg nietig is, maar het ontslag geldig blijft, wordt de arbeidsovereenkomst onmiddellijk beëindigd. De ontslaggevende partij zal een verbrekingsvergoeding verschuldigd zijn.

Opmerking: De rechtspraak oordeelt dat wanneer een werkgever een ontslagbrief opmaakt in de foute taal, deze brief zowel qua vorm als naar inhoud nietig is. De werknemer die een opzegvergoeding wenst te eisen, zal aan de hand van andere zaken moeten kunnen aantonen dat de werkgever de wil had om te verbreken. Hij kan zich immers niet op de nietige brief zelf beroepen, omdat die geacht wordt nooit bestaan te hebben.

In Brussel, de faciliteitengemeenten of de Duitstalige regio

Betreft het daarentegen een niet-naleving van de algemene reglementering van toepassing in Brussel, in de faciliteitengemeenten of in de Duitstalige regio, dan hebben we te maken met een relatieve nietigheid: de ontslagbrief kan dan door een eensluidend document met terugwerkende kracht vervangen worden.

We merken op dat de werknemer niet door deze bepalingen inzake taalgebruik gebonden is.

De regels inzake de schriftelijke kennisgeving werden niet nageleefd

Wanneer de voorwaarden voor de kennisgeving niet nageleefd werden, is er sprake van absolute nietigheid van de opzeg. De inbreuk kan niet door de tegenpartij gedekt worden, kan door elke belanghebbende (RVA, RJV bijvoorbeeld) opgeworpen worden en wordt door de rechter ambtshalve vastgesteld. De nietigheid van de opzeg doet evenwel niets af aan de geldigheid van het ontslag. Vermits de opzeg nietig is, maar het ontslag geldig blijft, wordt de arbeidsovereenkomst onmiddellijk beëindigd. De ontslaggevende partij zal een verbrekingsvergoeding verschuldigd zijn.

De werknemer heeft dan 3 mogelijkheden:

 

Waar vindt u een model van een ontslagbrief?

U vindt alle ontslagbrieven terug op Lex4you, in onze rubriek Sociaal/Standaarddocumenten/Modelbrieven.

Wat is de wettelijke referentie?