Loon
Terugbetaling van vervoerskosten > 1. Sociale aspecten
Lees eerst dit …
Het traject tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling wordt
aanzien als een privéverplaatsing voor de werknemer. Als de werkgever
vergoedingen toekent voor die verplaatsingen, worden die vergoedingen dan ook
niet beschouwd als kosten die worden veroorzaakt door de uitoefening van de
beroepsactiviteit voor rekening van de werkgever of van de rechtspersoon, maar
als specifieke vergoedingen.
De woon-werkvergoedingen worden door de werkgever aan zijn personeel
toegekend op basis van:
- een wettelijke verplichting;
- een collectieve arbeidsovereenkomst;
- een bedrijfsovereenkomst;
Als er geen sectorale of specifieke bepalingen zijn, zijn het de wet van 27
juli 1962 en de cao’s nr. 19/9 en 19/10 van 23 april en 28 mei 2019 die de
werkgever verplichten om een tegemoetkoming te betalen in de kostprijs van de
verplaatsingen die de werknemer met het openbaar vervoer doet (trein, tram,
bus, metro).
In deze fiche nemen we de sociale aspecten van deze vergoedingen onder de
loep bij de werknemer, de werkgever en de zelfstandige bedrijfsleider. De
fiscale aspecten worden in twee andere fiches belicht:
Wat zijn de verplichtingen van de werkgever op het gebied van vervoerskosten?
Principe
Een werknemer[1] die gebruikmaakt van
het openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro) om van zijn
woonplaats naar zijn plaats van tewerkstelling te reizen, moet een
tegemoetkoming ontvangen ten laste van zijn werkgever. Deze verplichting
vloeit voort uit de cao’s nr. 19/9 en 19/10 die werd gesloten in de Nationale
Arbeidsraad (NAR). De cao’s nr. 19/9 en19/10 vormen echter enkel een
residuaire verplichting voor de werkgever. Een sectorale cao
of zelfs een bedrijfs-cao zal altijd voorrang hebben op deze cao’s nr. 19/9 en
19/10, indien ze ten minste gelijkwaardige voorwaarden bevat.
De grote meerderheid van de sectoren hebben hun eigen cao over
vervoerskosten gesloten, hetzij voor het gebruik van het openbaar vervoer,
hetzij voor het gebruik van privévervoermiddelen. Bijgevolg moet
altijd nagegaan worden of er een sectorale cao
bestaat en wat deze voorschrijft.
Deze informatie kan voor elke sector worden geraadpleegd op Lex4You in de
rubriek Sectoraal/Paritaire comités/Vervoerskosten.
Bijzonderheid: grensoverschrijdende woon-werkverplaatsingen
Wanneer de werknemer gebruikmaakt van een of meer openbare vervoermiddelen
op het grondgebied van een andere lidstaat is de bijdrage van de werkgever in
de prijs van dit vervoermiddel of die vervoermiddelen voor het vervoer van de
woonplaats tot de Belgische grens gelijkwaardig aan de bijdrage die zou worden
berekend voor eenzelfde afstand binnen de Belgische landsgrenzen.
Behoudens andersluidende sectorale bepalingen is de bijdrage
begrensd tot 200 km, rekening houdend met het
totale aantal kilometers in België en het buitenland tussen de woonplaats en de
plaats van tewerkstelling.
[1] De cao nr. 19/10
en de sectorale overeenkomsten zijn niet van toepassing op bedrijfsleiders.
Welke bepalingen zijn van toepassing bij gebruik van het openbaar vervoer?
Verplaatsingen
uitsluitend met de trein
Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn,
regelen de cao’s nr. 19/9 en 19/10 de tegemoetkoming van de werkgever, die
gemiddeld wordt vastgesteld op 75% van de prijs van de treinkaart. Ze wordt
berekend op basis van een tabel met forfaitaire bedragen op basis van de
afgelegde afstand die wordt uitgedrukt in kilometers. U kunt deze tabel
raadplegen door hier te klikken
(tabel A).
Deze
forfaitaire bedragen zijn van toepassing van 1 februari 2021
tot 31 januari 2022 (aanpassing van de tarieven op 1
februari 2021).
Wat is de derdebetalersregeling?
Principe
De derdebetalersregeling maakt een tegemoetkoming van de Staat in de prijs
van de treinkaart mogelijk.
Op basis van een ‘Overeenkomst Derde betaler voor de privésector’ tussen de werkgever en de NMBS verbindt de NMBS zich ertoe om gratis
treinbiljetten te verstrekken aan de werknemers van de onderneming. Hiertoe
moet de vervoerskost worden verdeeld ten belope van 80% ten laste van de
werkgever en van (in principe) 20% ten laste van de Staat.
Deze maatregel was oorspronkelijk beperkt in de tijd, maar werd voor
onbepaalde tijd verlengd.
Door deze maatregel moeten werknemers dus niet langer de
volledige prijs voor hun treinkaart betalen en hoeven ze het bedrag niet langer
voor te schieten om vervolgens de terugbetaling van de werkgever te vragen. De
werkgever ontvangt nog slechts één totaalfactuur binnen de
maand die volgt op de validering van de treinkaarten en kan de details van die
factuur aan de hand van een persoonlijke toegangscode controleren op de site
van de NMBS.
Verschillende sectoren hebben cao’s gesloten die
verplichten tot het gebruik van de derdebetalersregeling.
Voorwaarden
De werknemers uit de privésector kunnen van
gratis woon-werkverkeer genieten indien de volgende voorwaarden zijn
nageleefd:
- de privéonderneming neemt op 1 januari vrijwillig
minstens 80% ten laste van de prijs van een treinkaartje 2de klasse en
van het aansluitend vervoer verzorgd door de MIVB;
- de onderneming sluit ten laatste op 30 oktober een
"Overeenkomst Derde Betaler voor de privésector" met de NMBS.
Deze overeenkomst wordt in principe voor onbepaalde tijd gesloten.
Opgelet! Als het valideringsbiljet ook aansluitend vervoer
bevat dat door TEC of De Lijn wordt georganiseerd, moet de
werknemer 20% van de kostprijs van dat vervoer betalen. Die kostprijs kan
zelfs hoger uitvallen als de werkgever beslist om, alleen voor dat vervoer,
vast te houden aan zijn wettelijke terugbetalingsverplichting (gemiddeld
75%).
Procedure
Om een gratis treinkaart te verkrijgen, moet de werknemer in een station een
attest overhandigen waarop een codenummer is vermeld dat
eigen is aan de onderneming die medecontractant is.
De NMBS vordert vervolgens de bedragen terug van de werkgever en van de
Staat.
Meer informatie
Als u geïnteresseerd bent in deze maatregel, dan kunt u contact opnemen met
de NMBS, telefonisch op het nummer 02 528 25 28, via fax op het nummer 02 528
82 49, via e-mail op het volgend adres: convention-on-line@b-rail.be, of de website raadplegen.
Verplaatsingen
met tram, metro, bus
Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn,
regelen de cao’s nr. 19/9 en 19/10 de tegemoetkoming van de werkgever voor
verplaatsingen met de tram, metro of bus. Er moet een
onderscheid worden gemaakt naargelang de prijs vast is, dus ongeacht de
afgelegde afstand (vervoersprijs: 2 euro voor 5, 10 of 16 km), of in verhouding
staat tot de afstand (vervoersprijs: 2 euro voor 5 km, 4 euro voor 10 km,
enz.).
Is de prijs vast, dan stemt de tegemoetkoming van de
werkgever overeen met 71,8% van de werkelijk betaalde prijs,
beperkt tot de tegemoetkoming van de werkgever in de prijs van de treinkaart
voor een afstand van 7 km (d.i.: 34 euro/maand of 94 euro/kwartaal of 336
euro/jaar). Zie tabel 1.
Staat de prijs in verhouding tot de afgelegde afstand, dan
wordt de tegemoetkoming van de werkgever begrensd tot 75% van
de prijs van de treinkaart voor een gelijkaardig traject.
Opgelet! Op het niveau van de sector kunnen specifieke
regels vastgelegd zijn. Deze regels moeten bij voorrang gevolgd worden.
Verplaatsing
met gecombineerd openbaar vervoer
Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn,
regelen de cao’s nr. 19/9 en 19/10 de tegemoetkoming van de werkgever voor
verplaatsingen met gecombineerd openbaar vervoer (bijvoorbeeld trein en bus).
De berekening is verschillend naargelang één of meer vervoersbewijzen werden
afgeleverd.
Als slechts één vervoerbewijs wordt afgeleverd voor de
volledige afstand, zonder dat in dit vervoerbewijs een onderverdeling wordt
gemaakt per openbaar vervoermiddel, is de bijdrage van de werkgever gelijk aan
gemiddeld 75% van de prijs van een treinkaart.
In alle andere gevallen wordt de bijdrage van de werkgever
voor de volledige afstand berekend door de afzonderlijk genomen bijdragen
(berekening op basis van gemiddeld 75% van de prijs van de
treinkaart) op te tellen.
Procedure
Om een tegemoetkoming van de werkgever in zijn woon-werkverplaatsingen te
ontvangen, moet de werknemer:
- aan zijn werkgever een ondertekende verklaring voorleggen waarin verzekerd
wordt dat hij geregeld over een afstand gelijk aan of hoger dan 5 km een
gemeenschappelijk openbaar vervoermiddel gebruikt om zich van zijn woonplaats
naar zijn plaats van tewerkstelling te begeven. De werkgever kan te allen
tijden controleren of die verklaring met de werkelijkheid strookt;
- indien mogelijk, het aantal werkelijk afgelegde kilometers preciseren;
- iedere wijziging van deze toestand zo snel mogelijk meedelen;
- de vervoerbewijzen die werden uitgereikt door de NMBS en/of de andere
openbaarvervoermaatschappijen voorleggen.
Opgelet! Op het niveau van de sector kunnen specifieke
regels zijn vastgelegd. Deze regels moeten bij voorrang worden gevolgd.
Betaling van de tegemoetkoming
De tegemoetkoming van de werkgever in de vervoerskosten van de werknemers
wordt betaald:
- per maand, per kwartaal of per jaar naargelang de werknemers een maand-,
kwartaal- of jaarabonnement hebben;
- ter gelegenheid van de betaalperiode die in de onderneming gebruikelijk is
voor de vervoerbewijzen die geldig zijn voor een week.
Welke bepalingen zijn van toepassing bij gebruik van privévervoermiddelen?
Principe
De cao’s nr. 19/9 en 19/10 voorzien niet in een verplichte tegemoetkoming
van de werkgever in de kosten van privévervoer (auto, motor, carpooling, enz.).
Hier moeten dus de overeenkomsten die in dat verband op het niveau van de
sector werden gesloten of de bepalingen die op
bedrijfsniveau werden genomen, worden toegepast, zowel wat de
tegemoetkoming als de procedure betreft.
Bijzondere gevallen
Collectief vervoer
Er zijn echter bepaalde specifieke bepalingen van toepassing wanneer de
sector en/of de werkgever beslissen om een bijdrage te betalen in de
verplaatsingskosten met door de werkgever georganiseerd collectief
vervoer. Wanneer de werkgever het vervoer organiseert met een
financiële bijdrage van de werknemers of wanneer de werkgever een deel van het
traject uitsluitend op zijn kosten organiseert, moet voor de bijdrage van de
werkgever in de vervoerskosten van de werknemers gezocht worden naar een
oplossing die geïnspireerd is op de bepalingen van de collectieve
arbeidsovereenkomst betreffende de vervoerskosten.
Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen collectief vervoer dat de
werkgever organiseert en carpooling, wat ook collectief
vervoer is, maar dat door een groep van werknemers wordt
georganiseerd. Dit wordt gelijkgesteld met louter privévervoer.
Fiets
De tegemoetkoming van de werkgever in de trajecten die de werknemer met de
fiets aflegt om zich naar zijn werkplek te begeven, wordt
geregeld op het niveau van de sector of van de onderneming.
Zijn er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op de verplaatsingskosten voor woon-werkverkeer?
Principe
In principe zijn geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op de
vergoedingen die de werkgever aan zijn werknemer stort als terugbetaling van
werkelijk gemaakte kosten voor zijn woon-werkverplaatsingen
die hij met het openbaar vervoer of met privévervoermiddelen
aflegt.
Als de werkgever echter forfaitair bijdraagt in deze
kosten, is de RSZ van mening dat er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd
zijn ten belope van het positief verschil tussen de
forfaitaire bedragen en de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten
waarvan de bedragen bewezen kunnen worden.
Bijzondere gevallen
Woon-werkverplaatsingen met door de werkgever georganiseerd collectief
vervoer
De vergoedingen die worden betaald in het kader van de wetgeving betreffende
het collectief vervoer dat door de werkgever wordt georganiseerd, zouden
onderworpen kunnen zijn aan sociale inhoudingen voor zover de werknemer niet
bijdraagt in deze kosten.
Woon-werkverplaatsingen met de fiets
De tegemoetkoming van de werkgever in verplaatsingen die de werknemer met
een fiets (eigen fiets of bedrijfsfiets) aflegt tussen zijn
woonplaats en zijn werkplaats (fietsvergoeding), is vrijgesteld van
socialezekerheidsbijdragen ten belope van een bepaald bedrag per kilometer.
Voor die vrijstelling geldt geen maximumbedrag of maximaal aantal
kilometers.
De terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets (inclusief
toebehoren, onderhouds- en stallingskosten) aan een werknemer die hij
gebruikt voor zijn woon-werkverplaatsingen is fiscaal én sociaal gezien
een vrijgesteld voordeel. Ook het voordeel dat voortvloeit uit het
zuiver privégebruik van deze fiets is niet onderworpen aan
belastingen of sociale bijdragen, op voorwaarde dat de fiets ook
effectief voor de woon-werkverplaatsingen gebruikt wordt.
Hiermee volgt de RSZ (sinds 1 januari 2017) de regels die voorheen al op
fiscaal vlak golden. Voordien was het louter privégebruik van de fiets wel
onderworpen aan sociale bijdragen.
Zie in dat verband de overzichtstabel voor de verplaatsingen met de fiets in
de fiche 'Terugbetaling van de
vervoerskosten 2b. Fiscale aspecten - Bijzondere gevallen' onder bijzonder
geval nr. 4.
Woon-werkverplaatsingen met een bedrijfswagen
De terugbetaling van de verplaatsingskosten tussen de woon-
en de werkplaats met een bedrijfswagen is onderworpen aan sociale bijdragen,
voor zover de werknemer geen werkelijke kosten maakt.
Ter herinnering: de werkgever is voor elke wagen die hij
ter beschikking stelt van een werknemer een solidariteitsbijdrage verschuldigd:
de CO2-taks. Raadpleeg voor meer informatie hierover de fiche Fiscaal > Loon > Bedrijfswagen> 2. De
solidariteitsbijdrage of CO2-taks.
