E.E.S.V. Securex Corporate
Maatschappelijke zetel: Tervurenlaan 43, 1040 Brussel
Ondernemingsnummer: BTW BE 0877.510.104 - RPR Brussel

Loon

Terugbetaling van vervoerskosten > 1. Sociale aspecten

Lees eerst dit …

Het traject tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling wordt aanzien als een privéverplaatsing voor de werknemer. Als de werkgever vergoedingen toekent voor die verplaatsingen, worden die vergoedingen dan ook niet beschouwd als kosten die worden veroorzaakt door de uitoefening van de beroepsactiviteit voor rekening van de werkgever of van de rechtspersoon, maar als specifieke vergoedingen.

De woon-werkvergoedingen worden door de werkgever aan zijn personeel toegekend op basis van:

Als er geen sectorale of specifieke bepalingen zijn, zijn het de wet van 27 juli 1962 en de cao’s nr. 19/9 en 19/10 van 23 april en 28 mei 2019 die de werkgever verplichten om een tegemoetkoming te betalen in de kostprijs van de verplaatsingen die de werknemer met het openbaar vervoer doet (trein, tram, bus, metro). 

In deze fiche nemen we de sociale aspecten van deze vergoedingen onder de loep bij de werknemer, de werkgever en de zelfstandige bedrijfsleider. De fiscale aspecten worden in twee andere fiches belicht:

 

Wat zijn de verplichtingen van de werkgever op het gebied van vervoerskosten?

Principe

Een werknemer[1] die gebruikmaakt van het openbaar vervoer (trein, tram, bus, metro) om van zijn woonplaats naar zijn plaats van tewerkstelling te reizen, moet een tegemoetkoming ontvangen ten laste van zijn werkgever.  Deze verplichting vloeit voort uit de cao’s nr. 19/9 en 19/10 die werd gesloten in de Nationale Arbeidsraad (NAR). De cao’s nr. 19/9 en19/10 vormen echter enkel een residuaire verplichting voor de werkgever. Een sectorale cao of zelfs een bedrijfs-cao zal altijd voorrang hebben op deze cao’s nr. 19/9 en 19/10, indien ze ten minste gelijkwaardige voorwaarden bevat.

De grote meerderheid van de sectoren hebben hun eigen cao over vervoerskosten gesloten, hetzij voor het gebruik van het openbaar vervoer, hetzij voor het gebruik van privévervoermiddelen. Bijgevolg moet  altijd nagegaan worden of er een sectorale cao bestaat en wat deze voorschrijft.

Deze informatie kan voor elke sector worden geraadpleegd op Lex4You in de rubriek Sectoraal/Paritaire comités/Vervoerskosten.

Bijzonderheid: grensoverschrijdende woon-werkverplaatsingen

Wanneer de werknemer gebruikmaakt van een of meer openbare vervoermiddelen op het grondgebied van een andere lidstaat is de bijdrage van de werkgever in de prijs van dit vervoermiddel of die vervoermiddelen voor het vervoer van de woonplaats tot de Belgische grens gelijkwaardig aan de bijdrage die zou worden berekend voor eenzelfde afstand binnen de Belgische landsgrenzen.

Behoudens andersluidende sectorale bepalingen is de bijdrage begrensd tot 200 km, rekening houdend met het totale aantal kilometers in België en het buitenland tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.

 


[1] De cao nr. 19/10 en de sectorale overeenkomsten zijn niet van toepassing op bedrijfsleiders. 

 

Welke bepalingen zijn van toepassing bij gebruik van het openbaar vervoer?

Verplaatsingen uitsluitend met de trein

Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn, regelen de cao’s nr. 19/9 en 19/10 de tegemoetkoming van de werkgever, die gemiddeld wordt vastgesteld op 75% van de prijs van de treinkaart. Ze wordt berekend op basis van een tabel met forfaitaire bedragen op basis van de afgelegde afstand die wordt uitgedrukt in kilometers. U kunt deze tabel raadplegen door hier te klikken (tabel A)

Deze forfaitaire bedragen zijn van toepassing van 1 februari 2021 tot 31 januari 2022 (aanpassing van de tarieven op 1 februari 2021).

Wat is de derdebetalersregeling?

Principe

De derdebetalersregeling maakt een tegemoetkoming van de Staat in de prijs van de treinkaart mogelijk.

Op basis van een ‘Overeenkomst Derde betaler voor de privésector’ tussen de werkgever en de NMBS verbindt de NMBS zich ertoe om gratis treinbiljetten te verstrekken aan de werknemers van de onderneming. Hiertoe moet de vervoerskost worden verdeeld ten belope van 80%  ten laste van de werkgever en van (in principe) 20% ten laste van de Staat.  

Deze maatregel was oorspronkelijk beperkt in de tijd, maar werd voor onbepaalde tijd verlengd.

Door deze maatregel moeten werknemers dus niet langer de volledige prijs voor hun treinkaart betalen en hoeven ze het bedrag niet langer voor te schieten om vervolgens de terugbetaling van de werkgever te vragen. De werkgever ontvangt nog slechts één totaalfactuur binnen de maand die volgt op de validering van de treinkaarten en kan de details van die factuur aan de hand van een persoonlijke toegangscode controleren op de site van de NMBS.

Verschillende sectoren hebben cao’s gesloten die verplichten tot het gebruik van de derdebetalersregeling.

Voorwaarden

De werknemers uit de privésector kunnen van gratis woon-werkverkeer genieten indien de volgende voorwaarden zijn nageleefd:

  • de privéonderneming neemt op 1 januari vrijwillig minstens 80% ten laste van de prijs van een treinkaartje 2de klasse en van het aansluitend vervoer verzorgd door de MIVB;
  • de onderneming sluit ten laatste op 30 oktober een "Overeenkomst Derde Betaler voor de privésector" met de NMBS. Deze overeenkomst wordt in principe voor onbepaalde tijd gesloten.

Opgelet! Als het valideringsbiljet ook aansluitend vervoer bevat dat door TEC of De Lijn wordt georganiseerd, moet de  werknemer 20% van de kostprijs van dat vervoer betalen. Die kostprijs kan zelfs hoger uitvallen als de werkgever beslist om, alleen voor dat vervoer, vast te houden aan zijn wettelijke terugbetalingsverplichting (gemiddeld 75%).

Procedure

Om een gratis treinkaart te verkrijgen, moet de werknemer in een station een attest overhandigen waarop een codenummer is vermeld dat eigen is aan de onderneming die medecontractant is.

De NMBS vordert vervolgens de bedragen terug van de werkgever en van de Staat.

Meer informatie

Als u geïnteresseerd bent in deze maatregel, dan kunt u contact opnemen met de NMBS, telefonisch op het nummer 02 528 25 28, via fax op het nummer 02 528 82 49, via e-mail op het volgend adres: convention-on-line@b-rail.be, of de website raadplegen.

Verplaatsingen met tram, metro, bus

Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn, regelen de cao’s nr. 19/9 en 19/10 de tegemoetkoming van de werkgever voor verplaatsingen met de tram, metro of bus. Er moet een onderscheid worden gemaakt naargelang de prijs vast is, dus ongeacht de afgelegde afstand (vervoersprijs: 2 euro voor 5, 10 of 16 km), of in verhouding staat tot de afstand  (vervoersprijs: 2 euro voor 5 km, 4 euro voor 10 km, enz.).

Is de prijs vast, dan stemt de tegemoetkoming van de werkgever overeen met 71,8% van de werkelijk betaalde prijs, beperkt tot de tegemoetkoming van de werkgever in de prijs van de treinkaart voor een afstand van 7 km (d.i.: 34 euro/maand of 94 euro/kwartaal of 336 euro/jaar). Zie tabel 1.

Staat de prijs in verhouding tot de afgelegde afstand, dan wordt de tegemoetkoming van de werkgever begrensd tot 75% van de prijs van de treinkaart voor een gelijkaardig traject.

Opgelet! Op het niveau van de sector kunnen specifieke regels vastgelegd zijn. Deze regels moeten bij voorrang gevolgd worden.

Verplaatsing met gecombineerd openbaar vervoer

Indien er geen sectorale of bedrijfsbepalingen zijn, regelen de cao’s nr. 19/9 en 19/10 de tegemoetkoming van de werkgever voor verplaatsingen met gecombineerd openbaar vervoer (bijvoorbeeld trein en bus). De berekening is verschillend naargelang één of meer vervoersbewijzen werden afgeleverd.   

Als slechts één vervoerbewijs wordt afgeleverd voor de volledige afstand, zonder dat in dit vervoerbewijs een onderverdeling wordt gemaakt per openbaar vervoermiddel,  is de bijdrage van de werkgever gelijk aan gemiddeld 75% van de prijs van een treinkaart.  

In alle andere gevallen wordt de bijdrage van de werkgever voor de volledige afstand berekend door de afzonderlijk genomen bijdragen (berekening op basis van gemiddeld 75% van de prijs van de treinkaart) op te tellen.

Procedure

Om een tegemoetkoming van de werkgever in zijn woon-werkverplaatsingen te ontvangen, moet de werknemer:

  • aan zijn werkgever een ondertekende verklaring voorleggen waarin verzekerd wordt dat hij geregeld over een afstand gelijk aan of hoger dan 5 km een gemeenschappelijk openbaar vervoermiddel gebruikt om zich van zijn woonplaats naar zijn plaats van tewerkstelling te begeven. De werkgever kan te allen tijden controleren of die verklaring met de werkelijkheid strookt;
  • indien mogelijk, het aantal werkelijk afgelegde kilometers preciseren;
  • iedere wijziging van deze toestand zo snel mogelijk meedelen;
  • de vervoerbewijzen die werden uitgereikt door de NMBS en/of de andere openbaarvervoermaatschappijen voorleggen.

Opgelet! Op het niveau van de sector kunnen specifieke regels zijn vastgelegd. Deze regels moeten bij voorrang worden gevolgd.

Betaling van de tegemoetkoming

De tegemoetkoming van de werkgever in de vervoerskosten van de werknemers wordt betaald:

  • per maand, per kwartaal of per jaar naargelang de werknemers een maand-, kwartaal- of jaarabonnement hebben;
  • ter gelegenheid van de betaalperiode die in de onderneming gebruikelijk is voor de vervoerbewijzen die geldig zijn voor een week.

 

Welke bepalingen zijn van toepassing bij gebruik van privévervoermiddelen?

Principe

De cao’s nr. 19/9 en 19/10 voorzien niet in een verplichte tegemoetkoming van de werkgever in de kosten van privévervoer (auto, motor, carpooling, enz.). Hier moeten dus de overeenkomsten die in dat verband op het niveau van de sector werden gesloten of de bepalingen die op bedrijfsniveau werden genomen, worden toegepast, zowel wat de tegemoetkoming als de procedure betreft.

Bijzondere gevallen

Collectief vervoer

Er zijn echter bepaalde specifieke bepalingen van toepassing wanneer de sector en/of de werkgever beslissen om een bijdrage te betalen in de verplaatsingskosten met door de werkgever georganiseerd collectief vervoer. Wanneer de werkgever het vervoer organiseert met een financiële bijdrage van de werknemers of wanneer de werkgever een deel van het traject uitsluitend op zijn kosten organiseert, moet voor de bijdrage van de werkgever in de vervoerskosten van de werknemers gezocht worden naar een oplossing die geïnspireerd is op de bepalingen van de collectieve arbeidsovereenkomst betreffende de vervoerskosten.

Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen collectief vervoer dat de werkgever organiseert en  carpooling, wat ook collectief vervoer is, maar dat door een groep van werknemers wordt georganiseerd. Dit wordt gelijkgesteld met louter privévervoer.

Fiets

De tegemoetkoming van de werkgever in de trajecten die de werknemer met de fiets aflegt om zich naar zijn werkplek te begeven, wordt geregeld op het niveau van de sector of van de onderneming. 

 

Zijn er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op de verplaatsingskosten voor woon-werkverkeer?

Principe

In principe zijn geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op de vergoedingen die de werkgever aan zijn werknemer stort als terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten voor zijn woon-werkverplaatsingen die hij met het openbaar vervoer of met privévervoermiddelen aflegt.

Als de werkgever echter forfaitair bijdraagt in deze kosten, is de RSZ van mening dat er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn ten belope van het positief verschil tussen de forfaitaire bedragen en de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten waarvan de bedragen bewezen kunnen worden.

Bijzondere gevallen

Woon-werkverplaatsingen met door de werkgever georganiseerd collectief vervoer

De vergoedingen die worden betaald in het kader van de wetgeving betreffende het collectief vervoer dat door de werkgever wordt georganiseerd, zouden onderworpen kunnen zijn aan sociale inhoudingen voor zover de werknemer niet bijdraagt in deze kosten.

Woon-werkverplaatsingen met de fiets

De tegemoetkoming van de werkgever in verplaatsingen die de werknemer met een fiets (eigen fiets of bedrijfsfiets) aflegt tussen zijn woonplaats en zijn werkplaats (fietsvergoeding), is vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen ten belope van een bepaald bedrag per kilometer. Voor die vrijstelling geldt geen maximumbedrag of maximaal aantal kilometers.

De terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets (inclusief toebehoren, onderhouds- en stallingskosten) aan een werknemer die hij gebruikt voor zijn woon-werkverplaatsingen is fiscaal én sociaal gezien een vrijgesteld voordeel. Ook het voordeel dat voortvloeit uit het zuiver privégebruik van deze fiets is niet onderworpen aan belastingen of sociale bijdragen, op voorwaarde dat de fiets ook effectief voor de woon-werkverplaatsingen gebruikt wordt.

Hiermee volgt de RSZ (sinds 1 januari 2017) de regels die voorheen al op fiscaal vlak golden. Voordien was het louter privégebruik van de fiets wel onderworpen aan sociale bijdragen.

Zie in dat verband de overzichtstabel voor de verplaatsingen met de fiets in de fiche 'Terugbetaling van de vervoerskosten 2b. Fiscale aspecten - Bijzondere gevallen' onder bijzonder geval nr. 4. 

Woon-werkverplaatsingen met een bedrijfswagen

De terugbetaling van de verplaatsingskosten tussen de woon- en de werkplaats met een bedrijfswagen is onderworpen aan sociale bijdragen, voor zover de werknemer geen werkelijke kosten maakt.

Ter herinnering:  de werkgever is voor elke wagen die hij ter beschikking stelt van een werknemer een solidariteitsbijdrage verschuldigd: de CO2-taks. Raadpleeg voor meer informatie hierover de fiche Fiscaal > Loon > Bedrijfswagen> 2. De solidariteitsbijdrage of CO2-taks.