Loon

Dankzij de ecocheques kan de werkgever zijn werknemers de mogelijkheid bieden “groene”  producten of diensten te kopen en tegelijkertijd een sociale en fiscale vrijstelling te genieten op de toegekende cheques. Om van deze vrijstelling te kunnen genieten, moet aan een aantal voorwaarden voldaan zijn. De toepasselijke voorwaarden worden verderop in deze fiche besproken.

De papieren ecocheques zullen binnenkort verdwijnen. Ze zullen nog maar tot 31 december 2021 uitgegeven kunnen worden, waarna ze tot 31 december 2023 kunnen worden gebruikt.[1] .

De keuze voor elektronische of papieren ecocheques moet nog steeds op het niveau van de onderneming gemaakt worden[2]. Die keuze zal vanaf 1 januari 2022 niet meer nodig zijn.

Het bedrag van de elektronische ecocheques moet door de werkgevers op een specifieke rekening op naam van hun werknemers bij een erkende uitgever (= de ecochequerekening) gestort worden. De werknemers ontvangen vervolgens een drager of betaalmiddel om over hun ecocheques te kunnen beschikken. Deze kaart is gratis en kan dezelfde kaart zijn als voor de elektronische maaltijdcheques (indien die reeds worden toegekend in de onderneming).

Evaluatie van het systeem

De sociale partners gaan jaarlijks of de lijst met diensten en producten van ecologische aard moet worden aangevuld. Daarnaast evalueren ze om de twee jaar of die lijst inhoudelijk moet worden bijgewerkt.

 

---

[1] Advies nr. 2.241 van de Nationale Arbeidsraad van 28 september 2021. Er wordt momenteel aan een KB gewerkt.

[2] Eventueel binnen het kader van een sectorale overeenkomst.  In de sector van de uitzendarbeid kan de keuze voor elektronische ecocheques enkel binnen het kader van een sectorale overeenkomst geregeld worden.

 

De binnen de Nationale Arbeidsraad gesloten CAO nr. 98 stelt de exhaustieve lijst van ecologische producten en diensten vast die met ecocheques aangekocht kunnen worden.  De overeenkomst verduidelijkt dat het niet mogelijk is om andere producten of diensten aan te kopen dan deze die uitdrukkelijk zijn vastgesteld.

Deze lijst werd voor het laatst op 1 januari 2022 aangepast.

De gedetailleerde lijst van producten en diensten vindt u in de bijlage bij CAO nr. 98/9 op www.cnt-nar.be.

 

Bij de eerste overhandiging van ecocheques

De werknemers moeten bij de eerste overhandiging van ecocheques ingelicht worden over de inhoud van de lijst met producten en diensten die aangekocht kunnen worden met de ecocheques.

Hoewel er geen informatieverplichting bestaat wanneer deze lijst aangepast zou worden, raden we de werkgever toch aan om dit te doen elke keer de sociale partners de lijst van deze producten aanpassen.

Bij de uitdiensttreding van de werknemer

Daarnaast moet elke werknemer bij het einde van zijn arbeidsovereenkomst geïnformeerd worden over het aantal cheques waar hij recht op heeft en het moment waarop hij deze zal ontvangen. U vindt een modelbrief die u hiervoor kan gebruiken in de rubriek Sociaal/Standaarddocumenten/Formulieren.

Deze verplichting is bedoeld om te vermijden dat de werkgever vergeet om zijn werknemers die uit dienst gaan, de ecocheques te geven waarop ze recht hebben[1].

 

Om niet als loon te worden beschouwd en dus te ontsnappen aan de socialezekerheidsbijdragen moeten de ecocheques gelijktijdig beantwoorden aan alle algemene voorwaarden die we hierna opsommen. Zijn deze voorwaarden niet vervuld, dan zullen de ecocheques als loon beschouwd worden met alle gevolgen van dien.

Niet ter vervanging of omzetting van bezoldiging

Indien de ecocheques worden toegekend ter vervanging of omzetting van loon, premies, voordelen in natura, enig ander voordeel of een aanvulling op de hiervoor genoemde vergoedingen ongeacht of hierop socialezekerheidsbijdragen moeten worden betaald, worden ze steeds als loon beschouwd.

Uitzondering: omzetting van maaltijdcheques

Er zijn evenwel geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op ecocheques die worden toegekend of verhoogd ter vervanging van maaltijdcheques[1].

Opgelet!  Deze uitzondering geldt enkel voor de omzetting van ecocheques in maaltijdcheques en omgekeerd. Een ecocheque die wordt toegekend ter vervanging van een ander bestaand loonvoordeel zal dus nog steeds aan socialezekerheidsbijdragen onderworpen zijn.

Collectieve arbeidsovereenkomst of individuele overeenkomst

De toekenning van de ecocheques moet geregeld zijn via een collectieve arbeidsovereenkomst gesloten op het niveau van de sector of van de onderneming. Indien deze overeenkomst niet kan worden gesloten bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging of omdat het een personeelscategorie betreft die gewoonlijk niet betrokken wordt bij zo’n overeenkomst, mag de toekenning via een individuele overeenkomst worden geregeld. 

Het is niet verboden om de ecocheques enkel aan bepaalde werknemerscategorieën toe te kennen op voorwaarde dat men de antidiscriminatiewetgeving naleeft.

Verplichte vermeldingen

De (sectorale of ondernemings- of individuele) overeenkomst moet:

• schriftelijk opgesteld zijn;
• de maximale nominale waarde van de ecocheque vermelden met een maximumbedrag van 10 euro per ecocheque;
• de frequentie (maandelijks, driemaandelijks, …) van de toekenning van de ecocheques tijdens een kalenderjaar bepalen. De elektronische ecocheques worden geacht te zijn toegekend op het moment dat de ecochequerekening van de werknemer wordt gecrediteerd[2].

Opmerking: wenst u elektronische ecocheques toe te kennen, dan moet u de keuze voor deze vorm van toekenning verplicht in uw overeenkomst opnemen. Die keuze is zinloos geworden sinds 1 januari 2022. Papieren ecocheques konden immers maar tot 31 december 2021 worden uitgegeven.

Wilt u graag hulp om deze cheques in te voeren? Bezoek onze e-Shop. U vindt er: Een model van individuele overeenkomst voor de toekenning van ecocheques en een bijlage bij het arbeidsreglement met de modaliteiten bij verlies of diefstal van de kaart die als drager voor de ecocheques dient. Een model van bedrijfs-cao Hebt u nog vragen? Contacteer onze Legal Consultants Securex op het adres myHR@securex.be

Maximumbedragen

Het maximumbedrag per ecocheque is 10 euro. Het gaat hier om een louter voordeel van de werkgever. In tegenstelling tot de maaltijdcheques is immers niet voorzien in een tussenkomst van de werknemer.

Indien er in een zelfde onderneming een CAO werd ondertekend voor een deel van het personeel terwijl het ander deel van het personeel gedekt is door een individuele overeenkomst, mag het bedrag van de ecocheque voorzien in de individuele overeenkomst niet hoger zijn dan hetgeen voorzien is in de collectieve overeenkomst.

Het totale bedrag van de ecocheques die de werkgever toekent, mag niet hoger zijn dan 250 euro per werknemer[3].

Moeilijkheden met betrekking tot de naleving van de maximumbedragen

De sociale partners hebben vastgesteld dat er zich problemen kunnen voordoen op het vlak van de naleving van de maximumbedragen een meer bepaald wanneer:

• een onderneming van paritair comité verandert (in dat geval kan immers een andere sector-cao van toepassing zijn met een andere referteperiode);
• de werknemer van werkgever verandert in de loop van het kalenderjaar (in dat geval is het immers mogelijk dat hij ecocheques uitgereikt krijgt op basis van twee verschillende sector-cao’s, met verschillende referteperiodes).

Ze hebben dan ook aan de RSZ gevraagd om voor de ecocheques het algemene principe toe te passen dat stelt dat de voordelen gekoppeld moeten worden aan de periode waarop ze betrekking hebben en niet aan het moment van betaling ervan. Het Beheerscomité van de RSZ heeft dit aanvaard in een beslissing van 20 mei 2011.

Hierdoor wordt, om te bepalen of het maximumbedrag overschreden wordt, niet enkel gekeken naar het moment waarop de ecocheques uitbetaald worden, maar ook naar de periode waarop deze ecocheques betrekking hebben (het referentiejaarprincipe).

Uitgereikt op naam van de werknemer

De ecocheque wordt uitgereikt op naam van de werknemer. Deze voorwaarde wordt geacht vervuld te zijn indien de toekenning en de daarop betrekking hebbende gegevens (aantal ecocheques, bedrag van de ecocheque) vermeld zijn op de individuele rekening van de werknemer.

Bijzondere vermeldingen op de ecocheque

De papieren ecocheque (die tot 31 december 2021 kon worden uitgereikt) moet de volgende vermeldingen bevatten:

• dat de geldigheidsduur beperkt is tot 24 maanden vanaf de datum waarop hij ter beschikking wordt gesteld van de werknemer en;
• dat hij enkel mag worden gebruikt voor de aankoop van producten en diensten met een ecologisch karakter die zijn opgenomen in de lijst die bij de Collectieve Arbeidsovereenkomst nr. 98 gesloten in de Nationale Arbeidsraad werd gevoegd.

Deze voorwaarden gelden uiteraard ook voor de elektronische ecocheques, maar gezien de elektronische vorm van de cheque is een uitdrukkelijke vermelding van deze voorwaarden op de cheque onmogelijk.

Geen omruiling mogelijk

Ecocheques mogen niet gedeeltelijk of volledig in geld worden omgeruild. De handelaar mag dus ook geen geld teruggeven op een papieren ecocheque. Koopt de werknemer een ecologisch product van 8 euro met een ecocheque van 10 euro, dan zal hij dus 2 euro teveel betalen. Bij een elektronische ecocheque stelt dit probleem zich niet, omdat bij betaling het exacte bedrag van de ecochequerekening wordt gehaald.

• De bijkomende voorwaarden voorzien bij de invoering van de elektronische ecocheques:
• Het aantal ecocheques en het brutobedrag ervan worden op de loonafrekening vermeld
• Voordat de werknemer de ecocheques gebruikt, moet hij het saldo en de geldigheidsduur van de ecocheques die hem werden bezorgd en die nog niet werden gebruikt, op een eenvoudige manier kunnen controleren
• De keuze voor elektronische ecocheques moet worden geregeld door een collectieve arbeidsovereenkomst die op het niveau van de onderneming werd gesloten, eventueel in het kader van een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst. Als geen dergelijke overeenkomst kan worden gesloten omdat er geen vakbondsafvaardiging is of als het om een personeelscategorie gaat die gewoonlijk niet in een dergelijke overeenkomst wordt bedoeld, wordt de keuze voor de elektronische ecocheques geregeld door een individueel schriftelijk akkoord[4].

Die keuze is sinds 1 januari 2022 niet meer nodig. Papieren ecocheques konden immers maar tot 31 december 2021 uitgereikt worden. De regelgeving moet nog in die zin worden aangepast.

• De ecocheques mogen alleen ter beschikking worden gesteld door een erkende uitgever[5]
• Het gebruik van de ecocheques mag geen kosten meebrengen voor de werknemer, behalve bij diefstal of verlies onder voorwaarden die moeten worden vastgesteld door een CAO op het niveau van de sector of van de onderneming, of door het arbeidsreglement wanneer de keuze voor de elektronische ecocheques door een individueel schriftelijk akkoord wordt geregeld

In elk geval mag de kost van de vervangende drager bij verlies of diefstal niet hoger zijn dan de nominale waarde van een maaltijdcheque als in de onderneming zowel elektronische maaltijdcheques als elektronische ecocheques worden toegekend. Wanneer echter alleen ecocheques worden toegekend in de onderneming, mag de kost van de vervangende drager niet hoger zijn dan 5 euro.

 

---

[1] Koninklijk besluit van 20 januari 2012, Belgisch Staatsblad van 10 februari 2012.

[2] De ecochequerekening is een databank waarin de elektronische ecocheques voor een werknemer worden opgeslagen en beheerd door een erkende uitgever.

[3] Dit bedrag van 250 euro kan door een koninklijk besluit worden aangepast na een unaniem advies van de Nationale Arbeidsraad.

[4] Voor de werknemers die ressorteren onder het paritair comité voor de uitzendarbeid kan de keuze voor elektronische ecocheques alleen worden geregeld in kader van een voorafgaande sectorale collectieve arbeidsovereenkomst.

[5] De voorwaarden, de erkenningsprocedure en de intrekkingsregels zijn dezelfde als voor elektronische maaltijdcheques. Ecocheques in elektronische vorm die werden uitgegeven door een uitgever van wie de erkenning werd ingetrokken of ongeldig werd verklaard, blijven geldig tot de uiterste geldigheidsdatum ervan.

 

Voor de fiscale behandeling van de ecocheques verwijzen we u naar onze fiche “Ecocheques - 2. Fiscale behandeling”.

 

Noch CAO nr. 98 noch het koninklijk besluit vermelden specifieke regels voor deeltijdse werknemers. Het is dus de sector of de onderneming die kan voorzien dat de ecocheques pro rata temporis van de arbeidsprestaties worden toegekend of op identieke wijze als voor de voltijdse werknemers.

Bij indiensttreding of vertrek tijdens het kalenderjaar

In dat geval gebeurt de berekening van het aantal toe te kennen ecocheques ten minste pro rata temporis van de periodes gedurende welke de werknemer met een arbeidsovereenkomst bij die werkgever was tewerkgesteld tijdens het betreffende kalenderjaar[1].

Uit deze bepaling vloeit voort dat de sector- of ondernemingscao op basis waarvan de ecocheques worden toegekend niet mag bepalen dat er enkel ecocheques worden toegekend aan werknemers die op een bepaalde datum in dienst zijn. Er moet dus steeds gewerkt worden met een referteperiode en deze dient in principe overeen te komen met het kalenderjaar[2].

In geval van wijziging van personeelscategorie tijdens het kalenderjaar

De pro rata temporis regel geldt ook in geval van wijziging van personeelscategorie[3].

In geval van schorsing van het arbeidscontract gedurende het kalenderjaar.

In tegenstelling tot wat voorzien is voor de maaltijdcheques, moet het aantal ecocheques niet overeenkomen met het aantal effectief gewerkte dagen. De periodes van schorsing van de arbeidsovereenkomst kunnen meegeteld worden voor de berekening van het aantal ecocheques.

Opmerking: de rekenregels die hieronder opgenomen zijn, laten toe om het aantal ecocheques te bepalen dat uw werknemers minimaal moet ontvangen. Verlies echter niet uit het oog dat in de sector of in de onderneming bijkomende gelijkstellingen voorzien kunnen zijn.

In geval van schorsing gebeurt de berekening ten minste rekening houdend met het aantal dagen waarvoor de betrokken werknemers loon ontvangen hebben en de dagen waarop de overeenkomst krachtens artikel 28, 1° van de wet van 3 juli 1978 geschorst is[4].

Dagen waarvoor de werknemer loon ontvangen heeft

De overeenkomst bepaalt dat met zulke dagen worden gelijkgesteld:

• de dagen moederschapsverlof als bedoeld in artikel 39 van de arbeidswet van 16 maart 1971;
• de dagen arbeidsongeschiktheid gedekt door een vergoeding die wordt toegekend overeenkomstig de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 12 bis van 26 februari 1979 tot aanpassing van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 12 van 28 juni 1973 betreffende het toekennen van een gewaarborgd maandloon aan de werklieden in geval van arbeidsongeschiktheid ingevolge ziekte, ongeval van gemeen recht, arbeidsongeval of beroepsziekte aan de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;
• de dagen arbeidsongeschiktheid gedekt door een vergoeding die wordt toegekend overeenkomstig de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 13 bis van 26 februari 1979 tot aanpassing van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 13 van 28 juni 1973 betreffende het toekennen van een gewaarborgd maandloon aan sommige bedienden in geval van arbeidsongeschiktheid ingevolge ziekte, ongeval van gemeen recht, arbeidsongeval of beroepsziekte aan de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

Dagen waarop de overeenkomst krachtens artikel 28, 1° van de wet van 3 juli 1978 geschorst is

De CAO bepaalt dat men moet uitgaan van de dagen waarop de overeenkomst krachtens 28, 1° van de wet van 3 juli 1978 geschorst is[5].

Het gaat hier niet enkel om de wettelijke vakantiedagen, maar ook om de dagen waarvoor een "jeugdvakantie-uitkering" of een "seniorvakantie-uitkering" verkregen wordt en de aanvullende (Europese) vakantiedagen[6].

In geval van opeenvolgende tewerkstellingen

De CAO bepaalt dat gewone inactiviteitsdagen tussen twee tewerkstellingsperiodes in acht genomen moeten worden om de totale tewerkstellingsperiode te bepalen en het aantal toe te kennen cheques te berekenen.

Hiermee willen de sociale partners vermijden dat de uitzendkrachten en de werknemers met opeenvolgende overeenkomsten voor bepaalde tijd benadeeld zouden worden.

De verhoudingsgewijze berekening van het aantal ecocheques heeft tot gevolg dat bij korte tewerkstellingsperiodes de waarde van de toe te kennen ecocheques vrij laag is.

Daarom heeft de NAR de werkgever 2 alternatieven geboden wanneer het totale bedrag dat hij aan de werknemer moet uitkeren lager is dan 10 euro:

• ofwel dit bedrag daadwerkelijk in de vorm van een ecocheque toekennen;
• ofwel geen ecocheques uitreiken, maar het verschuldigde bedrag "bruteren" door het met 50% te verhogen en bij het brutoloon te voegen waarop hij dan de sociale en fiscale inhoudingen verricht.

Op de loonfiche

Naast de gebruikelijke vermeldingen moeten op de loonbrief onder meer de bedragen staan die van inhoudingen voor de sociale zekerheid zijn vrijgesteld[1].  Aangezien de ecocheques voordelen zijn die, onder bepaalde voorwaarden, vrijgesteld kunnen zijn van bijdragen, moeten ze hier worden vermeld.

Bovendien bepaalt het koninklijk besluit uitdrukkelijk dat voor elektronische ecocheques, om vrijgesteld te zijn van socialezekerheidsbijdragen, het aantal ecocheques en het brutobedrag ervan op de loonafrekening vermeld moeten worden.

Voor de papieren ecocheques volstaat het dat enkel het uiteindelijk aan de werknemer toegekende totaalbedrag op de loonafrekening vermeld staat. Het is niet wettelijk verplicht om het aantal ecocheques en de nominale waarde van elke toegekende ecocheque mee op de loonbrief te zetten. Wij merken nogmaals op dat papieren ecocheques maar tot 31 december 2021 kunnen worden uitgereikt.

Op de individuele rekening

Het koninklijk besluit betreffende het bijhouden van sociale documenten[2] bepaalt dat op de individuele rekening onder meer het bedrag moet staan van elke betaling die de werkgever aan de werknemer heeft gedaan ingevolge zijn dienstbetrekking. Overeenkomstig dit koninklijk besluit moet enkel het uiteindelijk aan de werknemer toegekende totaalbedrag vermeld worden.

Om vrijgesteld te zijn van de socialezekerheidsbijdragen, moet de ecocheque echter afgeleverd worden op naam van de werknemer.  Het koninklijk besluit betreffende de ecocheques heeft hierover bepaald dat deze voorwaarde geacht wordt vervuld te zijn als de toekenning ervan en de daarop betrekking hebbende gegevens (totaal toegekend bedrag, aantal ecocheques, nominale waarde  van elke ecocheque) voorkomen op de individuele rekening van de werknemer. Deze voorwaarde geldt zowel voor de papieren als voor de elektronische ecocheques.

 

---

[1] Koninklijk besluit van 27 september 1966 tot vaststelling, wat de particuliere sector betreft, van de gegevens die de afrekening moet bevatten welke bij elke definitieve betaling van het loon aan de werknemer overhandigd wordt.

[2] Koninklijk besluit van 8 augustus 1980.

 

• CAO nr. 98 van 20 februari 2009 gesloten door de Nationale Arbeidsraad, zoals laatst gewijzigd door CAO nr. 98/8 van 13 juli 2021
• Artikel 19quater van het koninklijk besluit van 28 november 1969.
• Artikel 38,25° en 38/1 van CIR 92