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Contrats/clauses

Etudiants > 2. Aspects de sécurité sociale

Lisez d'abord ceci…

L'occupation d'un travailleur étudiant doit être examinée sous plusieurs angles, parmi lesquels :

La présente fiche apporte une réponse aux questions de sécurité sociale liées à l'occupation d'un travailleur étudiant. Nous y examinons notamment à quelles conditions l'employeur peut bénéficier de cotisations sociales réduites lorsqu'il occupe un travailleur étudiant.

A quelles conditions l’étudiant peut-il être occupé moyennant le paiement de cotisations réduites ?

Principe

Les prestations effectuées comme étudiant sont en principe soumises aux cotisations de sécurité sociale ordinaires comme pour tout autre travailleur.

Exception

Pour autant que les conditions requises soient remplies, une période totale de maximum 475 heures de travail sur l'année civile[1] (année calendrier) peut donner lieu à des cotisations réduites.

Le pourcentage de ces cotisations réduites est de 8,13 %, dont 5,42 %[2] sont à charge de l'employeur et 2,71 % à charge de l'étudiant.

Première condition : une déclaration Dimona effectuée à temps

Le bénéfice des cotisations réduites est prévu uniquement si l'employeur a effectué, pour l'étudiant, une déclaration Dimona à temps. Si ce n'est pas le cas, toutes les heures prestées par l'étudiant seront assujetties normalement à la sécurité sociale.

Attention ! Pour être valable, la Dimona pour les étudiants doit respecter un certain nombre de conditions. Vous trouvez les renseignements nécessaires au sujet de cette Dimona pour les étudiants sous la question : "Quelles sont les particularités de la déclaration Dimona pour les étudiants ?".

Deuxième condition: contingent de 475 heures

Le droit aux cotisations réduites n'est ouvert que pendant maximum 475 heures de travail par an[3]. Ces 475 heures peuvent être prestées chez un ou plusieurs employeurs.

Pour être sûr de pouvoir encore occuper l'étudiant moyennant le paiement de cotisations réduites, il existe diverses manières de vérifier le nombre de jours que l'étudiant a déjà presté.

Attention ! En raison de la crise du coronavirus, un règlement spécial a été introduit. Celui-ci permet de ne pas tenir compte de certaines heures prestées dans le quota des 475 heures.

En ce qui concerne l'année civile 2022, les prestations des étudiants dans les secteurs des soins et de l’enseignement ne sont pas prises en compte dans le contingent de 475 heures pendant les mois de janvier, février et mars 2022.

Concrètement, cela signifie que les étudiants peuvent travailler plus de 475 avec des cotisations sociales réduites en 2022.

Exemple : un étudiant travaille comme étudiant dans les soins en février 2022. Il preste pendant 80 heures avec des cotisations de solidarité. Normalement, cet étudiant aurait encore droit à 395 heures avec des cotisations de solidarité (475-80). Néanmoins, en raison de la neutralisation, l’étudiant peut encore travailler comme étudiant pendant 475 heures avec des cotisations de solidarité.

Dans les autres secteurs, il n'est pas tenu compte d’un maximum de 45 heures des prestations des étudiants pour ce contingent pendant les trois premiers mois de 2022.

Cela signifie qu’un maximum de 45 heures des prestations des étudiants dans ces secteurs durant cette période ne seront pas déduites du contingent de 475 heures. En 2022, les étudiants dans les autres secteurs peuvent donc travailler jusqu’à 520 heures avec des cotisations sociales réduites.

Exemple : un étudiant travaille comme étudiant dans l’Horeca en février 2022. Il preste pendant 80 heures avec des cotisations de solidarité. Normalement, l’étudiant aurait encore droit à 395 heures avec des cotisations de solidarité (475-80). Néanmoins, en raison de la neutralisation partielle, l’étudiant peut encore travailler comme étudiant pendant 440 heures avec des cotisations de solidarité après les prestations de février.

Troisième et quatrième conditions

Aux deux conditions décrites ci-dessus, viennent s'ajouter deux autres conditions pour bénéficier de l'assujettissement réduit :

  • les prestations de travail doivent avoir lieu en dehors des heures de présence obligatoire au sein de l’établissement d’enseignement. L'ONSS entend par "périodes de présence obligatoire dans les établissements d'enseignement", les périodes pendant lesquelles l'étudiant est censé suivre les cours ou les activités dans l'établissement d'enseignement auquel il est lié. Pour les étudiants du secondaire, dans la mesure où tous les cours sont obligatoires, les périodes non obligatoires sont donc les mercredis après-midi, les samedis, les dimanches et les congés de Toussaint, Noël, Carnaval et Pâques. Pour les étudiants inscrits à l'université, ceux-ci ne pourront bénéficier du régime des cotisations réduites que s’ils ne travaillent pas pendant les heures de cours auxquelles ils sont censés assister.
  • les prestations de travail doivent avoir lieu dans le cadre d'un contrat écrit d'occupation d'étudiant. Un contrat d'étudiant ne peut dépasser 12 mois ininterrompus. Au-delà de cette limite, la prolongation chez le même employeur fait toujours l'objet d'un contrat ordinaire, pour l'année civile en cours mais aussi pour les années ultérieures. Dans cette mesure, le bénéfice des cotisations réduites devient impossible pour toute occupation ultérieure chez cet employeur. 

 


[1] Indépendamment du fait que le contrat d'étudiant dépasse l'année civile.

[2] Il faut compter également 0,01 % de cotisation patronale pour le Fonds amiante. Toutefois, cette cotisation n’est due que pour le premier et le deuxième trimestre de chaque année.

[3] Peu importe que les jours pendant lesquels ces heures sont prestées tombent pendant ou en dehors des vacances scolaires.

 

Quelles sont les particularités de la déclaration Dimona pour les étudiants ?

La Dimona pour les étudiants permet de déclarer, pour un seul travailleur en une seule déclaration, une période entière ou d’effectuer une ou plusieurs déclarations journalières.

Lorsque l’occupation s’étale sur plusieurs trimestres, une déclaration Dimona doit être faite par trimestre.

Quelles mentions ?

Outre les mentions habituelles (données relatives à l’employeur et au travailleur), les employeurs qui emploient des étudiants doivent toujours mentionner dans leur déclaration Dimona les dates de début et de fin de l’occupation, ainsi que le nombre d’heures planifiées par trimestre[1]. Les étudiants doivent être déclarés sous le type de travailleur "STU".

Mention du nombre d’heures

La Dimona particulière pour les étudiants permet de déterminer si le contingent d’heures (475 heures par an) dont l’étudiant dispose est déjà dépassé ou non.

Si le nombre d’heures que l’employeur déclare dans la Dimona est encore disponible, il recevra un message du type OK. Les heures planifiées sont alors réservées pour cet employeur et celui-ci peut être sûr de pouvoir faire prester ces heures à l’étudiant à un taux de cotisations réduit.

Si le nombre d’heures planifiées est toutefois supérieur au nombre d’heures restant encore dans le contingent de l’étudiant, l’employeur recevra également un message lorsqu’il fera sa déclaration Dimona. Ce message indiquera le nombre d’heures planifiées en dehors du contingent (dépassement de xx heures). Seules les heures restantes seront alors réservées.

L’employeur a dans ce cas 3 possibilités :

  • Il peut choisir de rectifier immédiatement la déclaration initiale en entrant moins d’heures planifiées.
  • Ou bien il maintient la déclaration initiale, mais il tient compte du message en ne faisant prester à l’étudiant, dans la pratique, que le nombre d’heures restant encore dans son contingent. Dans ce cas, le message n’aura pas d’autres suites.
  • Ou bien il fait quand même prester à l’étudiant le nombre d’heures planifiées, malgré le dépassement du contingent. Dans ce cas, des cotisations ordinaires seront dues pour les heures de dépassement.

Directives de l’ONSS

Nous rappelons brièvement que les Instructions administratives de l’ONSS stipulent que la Dimona IN :

  • doit être établie sur la base d’un contrat d’occupation d’étudiant signé. La Dimona ne peut donc pas être effectuée si aucun contrat n’a été conclu ;
  • doit mentionner, pour chaque trimestre d’occupation, le nombre "d’heures planifiées" (= le nombre d’heures durant lesquelles un étudiant travaillera chez un employeur, comme le prévoit le contrat d’occupation d'étudiant) ;
  • doit couvrir toute la période du contrat. Cela signifie qu’il y aura autant de Dimona que de trimestres d’occupation couverts par un contrat, à l’exception des trimestres durant lesquels aucune heure ne sera prestée. Il n’est donc pas possible de déclarer une occupation avec 0 heures ;
  • Pour les étudiants qui travaillent dans le secteur de la construction, la déclaration trimestrielle implique la communication des numéros de carte C3.2 tous les trimestres.

 


[1] Article 7, 4° de l’arrêté royal du 5 novembre 2002.

La déclaration Dimona peut-être être modifiée ?

Avant la DmfA

Tant que la déclaration DmfA n’a pas été effectuée, la déclaration Dimona peut être modifiée (Dimona UPDATE) pour autant que la déclaration initiale ait été faite à temps. Une déclaration tardive ne peut en effet jamais être rectifiée (voyez question suivante).

Lorsque le nombre d’heures fait l’objet d’une rectification (vers le haut ou vers le bas), le contingent sera automatiquement adapté en fonction des modifications apportées. Une adaptation vers le haut ne sera bien sûr possible que s’il reste des heures libres dans le contingent.

Exemple

Un étudiant a encore 70 heures dans son contingent. L’employeur conclut avec lui un contrat d’occupation d’étudiant pour 30 heures au mois de juillet. Il fait une Dimona IN le 1er juillet pour 30 heures et reçoit comme message un OK. Les heures planifiées sont donc réservées, et l’étudiant peut les prester à un taux de cotisations réduit.

Admettons que, dans la pratique, l’étudiant ne preste finalement que 26 heures. L’employeur peut dans ce cas faire une DIMONA UPDATE qui libérera 4 heures dans le contingent. L’étudiant pourra alors immédiatement réutiliser ces heures (chez le même ou un autre employeur). Si l’employeur n’effectue pas de rectification, ces heures ne seront libérées qu’au moment de la déclaration DmfA (en octobre).

Supposons maintenant que, dans la pratique, l’étudiant preste par contre 4 heures de plus que les heures planifiées (soit 34 heures). Dans ce cas, l’employeur a tout intérêt à faire le plus rapidement possible une Dimona UPDATE pour réserver les 4 heures supplémentaires. S’il rectifie la Dimona (et que les 40 heures restantes du contingent n’ont pas encore été réservées par un autre employeur), il sera en effet sûr de pouvoir faire prester ces heures à un taux de cotisations réduit. Si, en revanche, il n’effectue pas de rectification, mais communique simplement les heures supplémentaires par le biais de la DmfA (en octobre), le risque que les heures restantes du contingent soient déjà réservées à ce moment-là par un autre employeur et que ces heures supplémentaires soient soumises à des cotisations ordinaires est plus grand.

Conclusion

Comme il résulte de l’exemple donné plus haut, il est fortement recommandé, malgré la possibilité d’une modification, d’indiquer le plus exactement possible le nombre d’heures planifiées dans la Dimona IN et de ne modifier le nombre d’heures qu’à la suite de circonstances imprévues, pour les raisons suivantes :

  • Lorsqu’un employeur A planifie un nombre d’heures insuffisant, il n’est pas exclu qu’un autre employeur B déclare le même étudiant dans une Dimona et épuise ainsi les heures restantes du contingent de l’étudiant avant que l’employeur A ait transmis sa modification. Le cas échéant, l’employeur A ne pourra plus appliquer la cotisation de solidarité aux heures qu’il aura indiquées dans la modification.
  • Lorsqu’un employeur A planifie un nombre d’heures trop élevé, l’étudiant et l’employeur B sont lésés puisqu’ils ne pourront plus bénéficier de la cotisation de solidarité pour les heures que l’employeur A aura déclarées en trop.

Après la DmfA

Si le nombre d’heures déclaré dans la Dimona est encore modifié après la réception des données trimestrielles (DmfA) du même trimestre de déclaration, cette modification n’aura plus aucun impact sur le contingent de l’étudiant.

Le contingent de l’étudiant sera néanmoins adapté sur la base des données DmfA. Mais cela ne se fera que dès que les données trimestrielles correspondant au dernier trimestre calendrier pour lequel l’employeur a déclaré des heures dans la Dimona seront disponibles. Pour une explication détaillée et des exemples, nous vous renvoyons à la question "Que se passe-t-il si les 475 heures sont dépassées ?".

Que se passe-t-il si la déclaration Dimona est effectuée trop tard ?

Une déclaration Dimona doit être introduite au plus tard le jour du commencement des prestations. Dans le cas d’une Dimona pour étudiants, cette règle est très importante ! Si la déclaration est introduite trop tard, toutes les heures planifiées seront en effet réputées prestées en dehors du contingent, de sorte que les cotisations normales seront dues.

Exemple

Un employeur conclut un contrat d’occupation d’étudiant du 1er janvier 2022 au 31 mars 2022. La déclaration Dimona devra être introduite au plus tard le 1er janvier.

Si l’employeur fait, au 1er janvier, une déclaration pour 200 heures durant le 1er trimestre 2022, toutes ces heures seront réservées et pourront être prestées à un taux de cotisations réduit (le contingent comprend encore 275 heures).

Si l’employeur introduit toutefois la déclaration le 2 janvier, il s’agira d’une déclaration tardive. Dans ce cas, les heures ne seront pas réservées, elles seront donc toutes considérées comme prestées en dehors du contingent et seront soumises à des cotisations ordinaires (le contingent comprend toujours 475 heures).

Aucune rectification possible !

Il est important de savoir qu’aucune rectification (update) n’est possible pour une déclaration Dimona tardive, parce qu’on ne peut pas faire de Dimona pour des prestations passées. Dans l’exemple susmentionné, toutes les heures déclarées dans la Dimona sont donc hors contingent, même si la déclaration n’a été faite qu’avec un jour de retard et qu’elle concerne une longue période.

 

Quelles sont les heures qui sont prises en considération pour calculer le contingent maximal de 475 heures ?

Prestations effectives

Pour le contingent de 475 heures, on tient uniquement compte des heures réellement prestées par l’étudiant.

Les heures durant lesquelles l’étudiant ne fournit pas de prestations, mais pour lesquelles l’employeur paie un salaire soumis à des cotisations de sécurité sociale (jours fériés ou jours de remplacement, petit chômage, repos compensatoire, jours de maladie pour lesquels un salaire garanti est dû...) ne sont donc pas comptées dans le contingent[1].

Exemple : un employeur et un étudiant concluent un contrat d’occupation d’étudiant pour la période du 8 au 12 novembre. Le 11 novembre est un jour férié. Seules 31 heures, et non 38, seront déduites du contingent de l’étudiant pour cette semaine-là. Les heures du jour férié ne seront pas prises en considération, vu que l’étudiant ne fournira pas de prestations effectives ce jour-là.

Heures entières

Le contingent de l’étudiant fonctionne uniquement avec des heures entières. Toute heure commencée compte donc pour 1 heure. Un jour ouvrable de 7 heures et 36 minutes comptera donc pour 8 heures dans le contingent.

Remarque : dans la pratique, l’application de cette règle conduira toutefois rarement à la perte, pour l’étudiant, de plusieurs minutes par jour. En effet, si l’étudiant travaille toute une semaine pour l’employeur en question, 38 heures pourront être déclarées et aucune minute ne sera perdue. Vous trouvez plus haut dans cette fiche plus d’explications sur la déclaration des heures.

 


[1] Par contre, le salaire pour ces heures doit bien entendu être mentionné dans la DmfA.

Qu'en est-il du jeune qui termine ses études ou reprend des études ?

Jeune qui termine ses études

Lorsque l’étudiant a terminé son cycle d’études en juin, qu’il est diplômé, il peut encore travailler sur base d'un contrat d’occupation d’étudiant, sous cotisation de solidarité, jusqu’au 30 septembre de l’année au cours de laquelle il a obtenu son diplôme.

L'ONSS part donc du principe que le jeune peut encore décider de continuer ses études au cours de l'année académique suivante.

Si le jeune est engagé définitivement chez un employeur sous contrat de travail ou sous contrat d'apprentissage, ces heures de travail ne seront pas comptabilisées pour le calcul des 475 heures de l’année civile en cours.

Attention !

Cette position suppose toutefois qu’il s’agisse de deux engagements clairement distincts (donc pour des fonctions distinctes) et que l’engagement en qualité d’étudiant ne soit, par conséquent, pas un tremplin ni une clause d’essai déguisée pour le contrat à durée indéterminée ou le contrat d'apprentissage.

Jeune qui reprend ses études

Le jeune qui, après avoir été lié par un contrat d'apprentissage ou un contrat ordinaire, reprend des études au cours de la même année civile, pourra bénéficier du régime des cotisations réduites. Les heures de travail sous contrat d'apprentissage ou contrat ordinaire ne seront en effet pas comptabilisées pour le calcul des 475 heures de l'année civile en cours. A cette fin, le jeune doit répondre à la notion d'étudiant et être engagé sous contrat d'occupation d'étudiant.

Que se passe-t-il si les 475 heures sont dépassées ?

Principe

Lorsque le contingent de 475 heures est dépassé, seules les heures prestées en dehors du contingent seront soumises aux cotisations ordinaires. Peu importe que le dépassement ait lieu chez le même employeur ou des employeurs différents.

Lorsque l’employeur mentionne le nombre d’heures d’occupation de l’étudiant dans la déclaration Dimona, il recevra un message si cette déclaration conduit à un dépassement du contingent de 475 heures. L’ONSS procédera à la régularisation des cotisations réduites si l’employeur n’a ensuite pas tenu compte de cette notification dans sa DmfA.

Exemple : un employeur fait une déclaration Dimona concernant l’occupation d’un étudiant pour 200 heures. Il reçoit une notification indiquant qu’il dépasse le contingent maximal autorisé de 30 heures. Si l’employeur n’en tient pas compte et mentionne dans sa DmfA une occupation de 200 heures dans le cadre des cotisations réduites pour les étudiants, l’ONSS procédera à la régularisation des 30 heures qui ont été prestées en dehors du contingent. Des cotisations ordinaires seront donc dues sur ces 30 heures. Les 170 autres heures resteront soumises à des cotisations réduites.

Remarque importante : une occupation de plus de 475 heures est donc autorisée, mais elle se déroulera selon les règles normales d’assujettissement pour la période dépassant le contingent.

Si vous voulez éviter à tout prix que l’occupation de l’étudiant ne soit soumise à des cotisations ordinaires, demandez à l’étudiant de vous fournir une attestation indiquant le nombre d’heures disponibles dans son contingent. Vérifiez ce nombre d’heures avant de signer un contrat avec l’étudiant.

L’importance du contrôle croisé entre Dimona et DmfA

Pour savoir quelles heures sont considérées comme prestées "en dehors du contingent", on tient compte des heures qui ont été réservées par le biais de la déclaration Dimona. Les heures pour lesquelles vous avez reçu une réponse OK à votre Dimona ne pourront en effet jamais être régularisées, même si l’étudiant preste encore entre-temps des heures supplémentaires chez un autre employeur.

Les heures qui n’ont pas été réservées dans la déclaration Dimona ou pour lesquelles l’employeur a reçu un avis de dépassement seront régularisées s’il n’y a plus d’heures disponibles dans le contingent au moment de la déclaration DmfA. S’il reste des heures disponibles, le contingent sera adapté sur la base de la DmfA.

Exemples d’adaptation du contingent sur la base de la DmfA

Exemple 1 : un employeur réserve 150 heures de travail étudiant au 4e trimestre de 2021. En raison d’un pic dans les commandes, l’étudiant preste en réalité 200 heures pour l’employeur. Au moment où l’employeur déclarera les heures prestées dans la DmfA, il y aura 2 possibilités :

  • 50 heures sont encore disponibles dans le contingent. Dans ce cas, l’employeur pourra bénéficier pour toutes les heures prestées des cotisations réduites, et la déclaration DmfA conduira à une diminution du contingent de l’étudiant de 50 heures.
  • Il n’y a plus d’heures disponibles dans le contingent. Dans ce cas, les 50 heures supplémentaires seront régularisées et seront soumises à des cotisations ordinaires. La déclaration DmfA ne conduira donc pas, dans ce cas-ci, à une modification du contingent.

Exemple 2 : un employeur réserve 150 heures de travail étudiant au 1er trimestre de 2021. En raison de circonstances imprévues, l’étudiant n’en preste finalement que 130. Au moment où l’employeur déclarera ces heures prestées dans la DmfA, 20 heures seront à nouveau disponibles dans le contingent. L’étudiant pourra donc encore prester ces heures plus tard dans l’année (chez le même ou un autre employeur).

Exemple de dépassement en cas d’occupation chez différents employeurs

Un employeur X réserve 250 heures de travail étudiant au 1er trimestre de 2021. Le solde encore disponible est donc de 225 heures.

Un employeur Y réserve ces 225 heures de travail étudiant au début de l’année pour le 4e trimestre de 2021. Le solde disponible est donc égal à 0.

L’employeur X réserve encore 50 heures (après la réservation de l’employeur Y) pour le 2e trimestre de 2021. Il recevra un avis (dépassement de 50 heures) au moment où il fera la déclaration Dimona. Il n’en tient toutefois pas compte et déclare le travailleur comme étudiant dans la DmfA.

Qui sera sanctionné ? Ce sera l’employeur X, parce que les 50 heures qui dépassent le contingent n’ont pas été réservées dans la Dimona vu que le contingent était déjà épuisé au moment de la déclaration Dimona. Le fait que l’occupation chez l’employeur Y n’a lieu que plus tard dans l’année (et que 225 heures du contingent n’ont pas encore été prestées) n’a aucune importance.

Pour les 50 heures qui dépassent le contingent, l’employeur X sera donc redevable de cotisations ordinaires.

Attention ! L’employeur Y ne peut pas simplement réserver des heures sans conclure de contrat d’occupation d’étudiant.

Exemple de l’utilité d’une Dimona UPDATE

Un étudiant a encore 70 heures dans son contingent fin juin. L’employeur réserve 30 heures pour le mois de juillet par le biais de la déclaration Dimona. Dans la pratique, l’étudiant preste toutefois 4 heures de plus que les heures planifiées (soit 34 heures).

L’employeur fait en juillet une Dimona UPDATE et réserve de cette façon les 4 heures supplémentaires. Il ne reçoit aucun avis de dépassement et est donc sûr de pouvoir déclarer les 34 heures à un taux de cotisations réduit au moment de la déclaration DmfA.

Si, par contre, l’employeur ne fait pas d’UPDATE et déclare les 34 heures comme travail d’étudiant dans la DmfA en octobre, 2 scénarios sont possibles :

  • Le reste du contingent n’a pas encore été réservé par un autre employeur : les 34 heures peuvent être déclarées à un taux de cotisations réduit, et la DmfA conduit à une adaptation du contingent (il reste encore 36 heures).
  • Les 40 heures restantes du contingent ont entretemps été réservées par un autre employeur dans une Dimona (peu importe qu’elles aient déjà été utilisées ou non) : les 4 heures supplémentaires seront régularisées et soumises à des cotisations ordinaires.
L'employeur paie la note en cas de régularisation

Le principe de base est qu’il appartient à l’employeur de retenir en temps voulu les cotisations de sécurité sociale sur le salaire brut de l’étudiant. Si l’employeur retient des cotisations réduites au lieu des cotisations ordinaires, et qu’une régularisation est ensuite opérée, l’employeur devra verser à l’ONSS les arriérés de cotisations (tant les cotisations personnelles à la charge de l’étudiant que les cotisations patronales). L’ONSS ne peut en aucun cas réclamer les cotisations personnelles à l’étudiant.

 

Comment connaître le nombre d'heure(s) que l'étudiant a déjà presté ?

L'employeur peut consulter le solde d'heures de l'étudiant sur un compteur géré par l'ONSS. L'ONSS veille à une mise à jour quasi instantanée du compteur[1].

Concrètement :

  • lorsque vous effectuez une Dimona pour l'étudiant, vous êtes automatiquement informé lorsque le contingent de 475 heures est dépassé[2] [3] ;
  • l'étudiant peut également consulter son solde d'heures[4]. Pour éviter que le contrat de travail ne soit déjà conclu au moment où vous constatez le dépassement du contingent, vous pourrez demander à votre étudiant de vous fournir une attestation mentionnant le solde de son contingent, voire son code d'accès, s'il marque son accord. Ce code a une durée de validité limitée. L'étudiant peut également consulter son contingent en téléchargeant gratuitement l'application student@work.

Remarque : le solde d'heures restant n'est pas communiqué à l'employeur lorsqu'il n'y a pas de dépassement du contingent. Par ailleurs, il n'y a pas de notification de la part de l'ONSS lorsqu'une partie du contingent est à nouveau libérée par la suite.

 


[1] Via une rectification spontanée du contingent par l'employeur lui-même (Dimona UPDATE), ou à la demande de l'étudiant en cas de modification dans les prestations prévues au départ, ou via une rectification par l'ONSS si le nombre de jours renseignés dans la DmfA ne correspond pas au nombre de jours dans la déclaration Dimona initiale.  Dans ce dernier cas, un certain délai peut s'écouler avant la mise à jour du compteur. 

[2] Vous pourrez toujours effectuer la déclaration, car, rappelons-le, l'occupation de plus de 475 heures n'est pas, en soi, interdite.  Le droit aux cotisations sociales réduites ne sera cependant plus ouvert.  Si vous ne souhaitez pas payer de cotisation ordinaires, vous devrez annuler votre déclaration.

[3] La notification mentionnera même le nombre d'heures de dépassement si la déclaration a lieu via un canal sécurisé.

[4] Via l'outil student@work50days.  Pour les démarches à effectuer par l'étudiant étranger, consultez la question suivante.

Comment doit procéder l'étudiant étranger qui n'a pas de numéro de registre national ?

L'étudiant étranger souhaitant travailler en Belgique doit posséder un numéro de registre national (NISS – numéro bis). S'il n'en a pas, il doit en demander un auprès de la commune où il réside en Belgique ou celle de son employeur.

Quand l'étudiant a son numéro de registre, il doit contacter Fedict (numéro gratuit : 0800/16.587 ou servicedesk@fedict.belgium.be) qui, sur la base de son numéro, pourra lui fournir des accès Token leur permettant d'accéder au site student@work.

Etudiants et unité d'établissement

Le numéro d'établissement de l'entreprise prend toute son importance dans le contexte de la régionalisation (allocations familiales, certaines réductions groupe-cible). Ce numéro permet en effet de relier le travailleur à une région.

La DmfA doit mentionner le numéro d'établissement des étudiants.

Que se passe-t-il en cas de cumul avec du travail occasionnel ?

Cumul avec le travail occasionnel dans les secteurs de l'horticulture et de l'agriculture

L’employeur et le travailleur ont le choix entre l'application du travail occasionnel ou le travail étudiant.

Choix entre le travail occasionnel et étudiant, mais pas de cumul possible pour une même période

Les heures pour lesquelles une cotisation de solidarité est due n'ont aucune influence sur le contingent du travail occasionnel. Les avantages liés aux deux statuts ne peuvent toutefois être cumulés sur une même période. 

Occupation en tant qu'étudiant

Pour les 475 heures prestées et déclarées en tant qu'étudiant (que ce soit ou non dans le secteur de l'horticulture/agriculture), la cotisation de solidarité doit être calculée sur la rémunération réelle et non sur les montants journaliers forfaitaires.

Pour ces 475 heures, le type de travailleur 'STU' devra être renseigné en Dimona.

Occupation en tant que travailleur occasionnel

L'occupation comme travailleur occasionnel comporte maximum durant 65 jours (éventuellement majoré de 35 jours dans le secteur du chicon ou du champignon), et ce sous le régime des cotisations ordinaires calculées sur les forfaits journaliers fixés dans les secteurs de l'horticulture ou de l'agriculture.

Pour ces jours, le type de travailleur 'EXT' devra être renseigné en Dimona.

Cumul avec le travail occasionnel dans le secteur Horeca

L’employeur et le travailleur ont le choix entre l'application du travail occasionnel ou le travail étudiant.  

Choix entre le travail occasionnel et étudiant, mais pas de cumul possible pour une même période

Les heures pour lesquelles une cotisation de solidarité est due n'ont aucune influence sur le contingent du travail occasionnel. Les avantages liés aux deux statuts ne peuvent toutefois être cumulés sur une même période. 

Occupation en tant qu'étudiant

Pour les 475 heures prestées et déclarées en tant qu'étudiant durant l'année - dans l'Horeca ou un autre secteur - la cotisation de solidarité est calculée sur le salaire réel ou sur les forfaits pour les travailleurs payés au pourboire (uniquement les ouvriers), et non sur les forfaits Horeca occasionnel.

Pour ces 475 heures, le type de travailleur 'STU' devra être renseigné en Dimona.

Occupation en tant que travailleur occasionnel

L'étudiant peut travailler comme travailleur occasionnel dans le secteur Horeca pour maximum 50 jours avec les cotisations ordinaires calculées sur un forfait horaire ou journalier réduit.

Pour ces jours, le type de travailleur 'EXT' devra être renseigné en Dimona.

Exemple chiffré

L'exemple chiffré ci-dessous démontre qu'une occupation comme étudiant est plus avantageuse qu'une occupation comme travailleur occasionnel.

 

Etudiant

Extra

Coût total pour l'employeur

11,9105

14,2975

Cotisations patronales

0,6134 (cotisation de solidarité de 5,43 %)

3,0004 (+/- 39,17 % sur le forfait de  7,66 €/u)

Salaire horaire de base cat. 1 ou 2 (ouvrier)

11,2971

11,2971

Cotisations personnelles

0,3062 (cotisation de solidarité de 2,71 %)

1,0012 (13,07 sur le forfait de 7,66 €/u)

Brut imposable

10,9909

10,2959

Précompte professionnel

0

3,4296 (tarif de 33,31 %)

Net

10,9909

6,8663

Contrat de travail

Etant donné que le choix qui est effectué a un impact tant pour l'étudiant que pour l'employeur, l'ONSS recommande de discuter de ce choix à l'avance et de le consigner dans le contrat d'occupation d'étudiant

Attention ! Même en cas d'occupation 'ordinaire' sans application du tarif réduit, l'étudiant doit être engagé sous contrat d'occupation d'étudiant. Pour plus d'infos à ce sujet, consultez notre fiche "Etudiants - 1. Le contrat d'occupation d'étudiant".

Que se passe-t-il en cas de cumul avec une occupation dans le secteur socio-culturel ou lors de manifestations sportives ?

Lorsqu'il s'agit de deux occupations clairement distinctes, l'occupation de maximum 475 heures comme étudiant peut être cumulée avec une occupation de maximum 25 jours dans le secteur socio-culturel ou lors de manifestations sportives. Les jours d'occupation dans le secteur socio-culturel ou lors de manifestations sportives ne sont pas déduits du contingent étudiant.

Afin de veiller à ce que les prestations dans le secteur socio-culturel ou lors de manifestations sportives ne soient pas déduites du contingent étudiant, il convient de les déclarer dans la Dimona sous le type travailleur 'A17'.

Relations de travail qui échappent habituellement à l’assujettissement à la sécurité sociale

Rappelons qu’en dehors de l’hypothèse du contrat d’occupation d’étudiant, il est possible également d’engager un étudiant dans le cadre de relations de travail qui échappent habituellement à l’assujettissement à la sécurité sociale. Il s’agit des travaux suivants :

  • travail occasionnel de nature intellectuelle pour les besoins du ménage de l’employeur ou de sa famille (maximum 8 heures par semaine) ;
  • certaines activités dans le secteur socioculturel ;
  • travail saisonnier ;
  • contrats de stage non rémunérés prévu par un programme d’études.

De quelles prestations sociales l'étudiant bénéficie-t-il ?

Accident du travail

L’employeur qui occupe un étudiant est tenu de l’assurer contre les accidents du travail, comme tout autre travailleur.

Vacances annuelles

Seuls les étudiants assujettis au régime complet de la sécurité sociale peuvent bénéficier d’un pécule de vacances.

Si l’étudiant a été engagé comme ouvrier, il recevra l’année suivante un chèque d’une caisse de vacances annuelles.

Si l’étudiant a été occupé comme employé, il recevra un pécule de vacances de départ à charge de son employeur.

Assurance maladie-invalidité

La couverture assurance maladie-invalidité est assurée à l’étudiant qui continue de bénéficier des allocations familiales.

L’étudiant reste couvert par l'assurance de la personne dont il est à charge.

Allocations familiales

Le droit aux allocations familiales fait l'objet d'une question spécifique que vous trouverez en cliquant ici.

Assurance chômage

Suivant la réglementation du chômage, le stage d’insertion professionnelle[1] est prolongé du nombre de jours pendant lequel l’étudiant a été occupé dans les liens d’un contrat d’étudiant du 1er juillet au 30 septembre pour lequel aucune retenue de sécurité sociale n’a été effectuée.

 


[1] Anciennement dénommé stage d'attente.

Qu'en est-il du droit aux allocations familiales ?

Depuis le 1er janvier 2019, la compétence relative aux allocations familiales est régionalisée. Le droit aux allocations familiales (ou "Groeipakket" en Flandre) varie désormais d'une région à l'autre.

Ci-dessous, les conditions pour combiner les allocations familiales et le travail des étudiants sont examinées région par région.

Attention ! En raison de la pandémie, il n'y a pas de limite pour les heures prestées aux cours de certains trimestres. Consultez la réglementation régionale applicable pour de plus amples informations.

 

Région flamande

Droit inconditionnel

En Région flamande, l’étudiant a un droit inconditionnel au "groeipakket" jusqu’au mois au cours duquel il atteint l’âge de 18 ans inclus. Jusqu'à cette date, l'occupation n'a donc aucune conséquence sur le droit aux allocations familiales, quel que soit le type de contrat (ordinaire ou pour étudiants) conclu et le nombre d'heures travaillées.  

Droit conditionnel ensuite

Les principes suivants s'appliquent après cette période et pendant les années d'étude. En Flandre, les règles de contingent étudiant sont importantes :

  • Si l'étudiant travaille avec des contrats étudiants dans le cadre du contingent étudiant (c'est-à-dire dans le cadre de cotisations de solidarité de sécurité sociale et d'un maximum de 475 heures par an), le "groeipakket" sera conservé.
  • Si un étudiant travaille avec un contrat ordinaire ou un contrat étudiant auquel les cotisations de solidarité ne s'appliquent pas, il pourra travailler au maximum 80 heures par mois. Si l’étudiant travaille plus de 80 heures sur le mois, le droit au "groeipakket" pour ce mois est perdu.
  • Mesure transitoire pour 2019: un étudiant qui termine ses études en 2019 peut travailler au maximum 240 heures au cours du 3e trimestre ; s'il dépasse cette limite il perd le droit au "groeipakket".

Vue d’ensemble 

 

Periode

Type de contrat

Limite d’heures

Jusqu’à et y compris le mois où l’étudiant a atteint l’âge de 18 ans

1ier, 2e, 3e ou 4e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

Pas de limite

En cours d'études et entre les années académiques ou les années scolaires à la condition d'un droit effectif en juin

1ier trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

Maximum 475 heures si employé dans le cadre du contingent d'étudiant

/

Maximum 80 heures par mois si pas employé dans le cadre du contingent étudiant

2e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

Maximum 475 heures si employé dans le cadre du contingent d'étudiant

/

Maximum 80 heures par mois si pas employé dans le cadre du contingent étudiant

3e trimestre

 

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

Maximum 475 heures si employé dans le cadre du contingent d'étudiant

/

Maximum 80 heures par mois si pas employé dans le cadre du contingent étudiant

/

Maximum 240 heures pour les étudiants qui terminent leurs études en juin 2019

4e trimestre

 

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

Maximum 475 heures si employé dans le cadre du contingent d'étudiant

/

Maximum 80 heures par mois si pas employé dans le cadre du contingent étudiant

A la fin des études

 

Juillet, août, septembre

 

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

Maximum 475 heures si employé dans le cadre du contingent d'étudiant

/

Maximum 80 heures par mois si pas employé dans le cadre du contingent étudiant

 

 

Région wallonne francophone

Droit inconditionnel

En Région wallonne francophone, un étudiant a un droit inconditionnel aux allocations familiales jusqu'au 31 août de l'année au cours de laquelle il atteint l'âge de 18 ans. Jusqu'à cette date, l'occupation n'a donc aucune conséquence sur le droit aux allocations familiales, quel que soit le type de contrat (ordinaire ou pour étudiants) conclu et le nombre d'heures travaillées.

Ce droit inconditionnel est étendu à 21 ans pour les jeunes qui atteignent l'âge de 18 ans en 2019 (et les années suivantes). Jusqu'à cette date, l'occupation n'a donc aucune conséquence sur le droit aux allocations familiales dans la mesure où l'étudiant est employé sous contrat étudiant et quel que soit le nombre d'heures travaillées. Cette prolongation ne s'applique pas si le plus jeune reçoit des allocations de chômage ou travaille plus de 240 heures par trimestre, à l'exception des contrats étudiants.

Droit conditionnel ensuite

Les principes suivants s'appliquent après cette période et pendant les années d'étude :

  • En Région wallonne francophone, il faut travailler par trimestre de l'année civile. Les vacances de Pâques et de Noël sont intégrées dans le trimestre correspondant (et ne sont donc pas assimilées aux grandes vacances) ;
  • En Région wallonne francophone, le nombre d'heures pour maintenir le droit aux allocations familiales est fixé à 240 heures pour les premier, deuxième et quatrième trimestres. Si la limite de 240 heures est dépassée, l'étudiant perd ses allocations familiales pendant tout le trimestre (3 mois) ;
  • En Région wallonne francophone, il n'y a pas de limite horaire pour les grandes vacances (troisième trimestre) tant que le jeune reprend ses cours après les vacances. Attention, dès le début des cours (même s’il ne s’agit que d’une heure de cours du soir à compter du 1er septembre), les vacances scolaires (et le régime d’allocations familiales qui s'y applique) se terminent automatiquement. À partir de ce moment, le régime d’allocations familiales pour le quatrième trimestre est d'application, donc avec la limite d'heures limitée. Un contrat de formation en alternance met également fin aux "grandes vacances" le 31 août. À partir du 1er septembre, il faudra également tenir compte du plafond salarial de 551,89 euros bruts par mois pour évaluer le droit aux allocations familiales

Vue d’ensemble

Jusqu'au 31 août de l'année où l'étudiant a 18 ans (si 18 ans en 2018 ou plus tôt) / jusqu'au mois où il a 21 ans (si 18 ans en 2019 ou plus tard)

1ier, 2e, 3e ou 4e trimestre (jusqu'au 31 août si 18 ans en 2018 ou plus tôt)

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

Inexistant

(pas de limite)

/

240 heures par trimestre si plus de 18 ans et employé avec un contrat ordinaire

En cours d'études et entre les années académiques ou les années scolaires à la condition d'un droit effectif en juin

1ier trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

240 heures par trimestre

(tous les contrats)

2e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

240 heures par trimestre

(tous les contrats)

3e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

Pas de limite

4e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

240 heures par trimestre

(tous les contrats)

A la fin des études

Juillet, août, septembre (*)

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

240 heures par trimestre

(tous les contrats)

(*) Pour les prestations effectuées au cours des grandes vacances ( juillet, août et septembre) de la dernière année d'étude, la limite de 240 heures est également applicable. Il y a lieu de tenir compte également de la limite de revenus imposée dès que l'étudiant s'est inscrit comme demandeur d'emploi.

 

Région de Bruxelles-Capitale

Droit inconditionnel

En Région bruxelloise, les étudiants ont un droit inconditionnel aux allocations familiales jusqu'au 31 août de l'année où ils atteignent l'âge de 18 ans. Jusqu'à cette date, l'occupation n'a donc aucune conséquence sur le droit aux allocations familiales, quel que soit le type de contrat (ordinaire ou pour étudiants) conclu et le nombre d'heures travaillées.

Droit conditionnel ensuite 

Les principes suivants s'appliquent après cette période et pendant les années d'étude:

  • En Région bruxelloise, il faut travailler par trimestre de l’année civile. Les vacances de Pâques et de Noël sont intégrées dans le trimestre correspondant (et ne sont donc pas assimilées aux grandes vacances);
  • En Région bruxelloise, le nombre d'heures pour maintenir le droit aux allocations familiales est fixé à 240 heures pour les premier, deuxième et quatrième trimestres. Si la limite de 240 heures est dépassée, l'étudiant perd ses allocations familiales pendant tout le trimestre (3 mois);
  • En Région bruxelloise, il n'y a pas de limite horaire pour les grandes vacances (troisième trimestre) tant que le jeune reprend ses cours après les vacances. Attention, dès le début des cours (même s’il ne s’agit que d’une heure de cours du soir à compter du 1er septembre), les vacances scolaires (et le régime d’allocations familiales qui les accompagne) se terminent automatiquement. À partir de ce moment, le régime d’allocations familiales s'applique pour le quatrième trimestre, donc avec la limite d'heures limitée. Un contrat de formation en alternance met également fin aux "grandes vacances" le 31 août. À partir du 1er septembre, il faudra également tenir compte du plafond salarial pour évaluer le droit aux allocations familiales[1].

Vue d’ensemble

Jusqu'au 31 août de l'année des 18 ans de l'étudiant

1ier, 2e et 3e trimestres (jusqu’au 31 août)

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

Pas de limite

En cours d'études et entre les années académiques ou les années scolaires à la condition d'un droit effectif en juin

1ier trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

240 heures par trimestre

(tous les contrats)

2e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

240 heures par trimestre

(tous les contrats)

3e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

Pas de limite

4e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

240 heures par trimestre

(tous les contrats)

A la fin des études

Juillet, août, septembre (*)

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

 

240 heures par trimestre

(tous les contrats)

(*) Pour les prestations effectuées au cours des grandes vacances ( juillet, août et septembre) de la dernière année d'étude, la limite de 240 heures est également applicable. Il y a lieu de tenir compte également de la limite de revenus imposée dès que l'étudiant s'est inscrit comme demandeur d'emploi.

 


[1] Arrêté royal du 1 septembre 2011.

 

Communauté Germanophone

Droit inconditionnel

En Communauté germanophone, les étudiants ont un droit inconditionnel aux allocations familiales jusqu'à leur 18e anniversaire. Les étudiants handicapés ont un droit inconditionnel jusqu'à leur 21e anniversaire.

Jusqu'à cette date, l'occupation n'a donc aucune conséquence sur le droit aux allocations familiales, quel que soit le type de contrat (ordinaire ou pour étudiants) conclu et le nombre d'heures travaillées.

Droit conditionnel ensuite

Les principes suivants s'appliquent après cette période et pendant les années d'étude : 

  • En Communauté germanophone, les étudiants ont toujours droit aux allocations familiales pour la durée de leurs études, à condition qu'ils soient occupés sous contrat d'occupation étudiant (avec ou sans cotisations de solidarité).
  • Toutefois, si les étudiants sont occupés en vertu d'un contrat non étudiant, ils perdent le droit aux allocations familiales s'ils sont occupés en tant que travailleur (sans contrat étudiant) ou en tant que travailleur indépendant pendant au moins 24 jours par trimestre.

Jusqu'au 18ème anniversaire / jusqu'au 21ème anniversaire si restriction

1ier, 2e, 3e ou 4e trimestre

Contrat de travail étudiant ou contrat de travail ordinaire

Pas de limite

En cours d'études et entre les années académiques ou les années scolaires à la condition d'un droit effectif en juin

1er trimestre

Contrat de travail étudiant (avec ou sans cotisations de solidarité)

/

Contrat de travail ordinaire

Pas de limite

/

Maximum 23 jours par trimestre

 

2e trimestre

Contrat de travail étudiant (avec ou sans cotisations de solidarité)

/

Contrat de travail ordinaire

Pas de limite

/

Maximum 23 jours par trimestre

 

3e trimestre

Contrat de travail étudiant (avec ou sans cotisations de solidarité)

/

Contrat de travail ordinaire

Pas de limite

/

Maximum 23 jours par trimestre

 

4e trimestre

Contrat de travail étudiant (avec ou sans cotisations de solidarité)

/

Contrat de travail ordinaire

Pas de limite

/

Maximum 23 jours par trimestre

A la fin des études

Juillet, août, septembre

Contrat de travail étudiant (avec ou sans cotisations de solidarité)

/

Contrat de travail

Pas de limite

/

Maximum 23 jours par trimestre

 

 

Quelles sont les principales références légales ?

  • Arrêté royal du 28 novembre 1969, article 17bis
  • Loi du 3 juillet 1978, articles 120 à 130 ter
  • Arrêté royal du 23 décembre 1996
  • Arrêté royal du 5 novembre 2002, articles 7, 4°, 9bis, alinéa 2 et 9ter, alinéa 3