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Contrats/clauses

Télétravailleurs > 1. Télétravail structurel

Qu'est-ce que le télétravail structurel ?

Définition

Le télétravail est une forme d'organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l'information, dans le cadre d'un contrat de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière et non occasionnelle. Le télétravail structurel est réglé par la CCT n° 85 du Conseil National du Travail.

Lorsque le télétravail est occasionnel et n'est donc pas effectué de façon régulière, il est question de télétravail occasionnel. Celui-ci fait l'objet d'une fiche Télétravailleurs - 2. Télétravail occasionnel. Par ailleurs, les dispositions spécifiques relatives au télétravail recommandé ou imposé par les autorités publiques dans le cadre de la pandémie sont groupées dans une fiche Télétravailleurs - 3. Télétravail et coronavirus.

Exclusions

Ne sont pas visés par la CCT n° 85 les télétravailleurs mobiles, c'est-à-dire ceux dont la mobilité fait partie intégrante des modalités d'exécution du contrat de travail, comme par exemple les représentants de commerce, les délégués commerciaux, les délégués médicaux, les techniciens intervenant auprès de clients de l'employeur, les infirmières à domicile.

Télétravail structurel versus travail à domicile

La réglementation sur le travail à domicile a vu le jour en 1996 pour répondre au besoin d'assurer une meilleure protection juridique au travailleur décidé à travailler chez lui dans le but de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Depuis lors, des dispositions spécifiques lui sont donc applicables, en sus des dispositions applicables aux ouvriers ou employés ordinaires. Le contrat de travail à domicile permet d'intégrer toutes les spécificités tout en gardant les bannières du contrat de travail ordinaire.

Le développement accéléré des technologies de l'information a mené à la création du télétravail structurel, une nouvelle forme de travail à domicile plus adaptée aux prestations intellectuelles s'alignant donc plus sur le contrat de travail d'employé. Pour cette raison, le télétravail structurel n'apparaît sous les dispositions spécifiques du contrat d'occupation de travailleur à domicile que pour préciser que celles-ci ne s'appliquent pas aux travailleurs qui tombent sous le champ d'application de la CCT n° 85.

Il rentre en effet bien sous l'appellation de travail à domicile mais ses modalités sont toutes autres. Le contrat d'occupation d'un télétravailleur est avant tout un contrat ordinaire d'employé, auquel s'appliquent les dispositions de la CCT n° 85. Celle-ci régit le statut du télétravailleur structurel pour tout ce qui n'est pas prévu par les dispositions générales de la loi sur les contrats de travail. Bien entendu, des modalités plus favorables fixées par des conventions sectorielles et d'entreprise peuvent venir compléter le tableau.

L'objet de la présente fiche est de parcourir les dispositions de la CCT n° 85 et de faire certains parallèles avec le contrat de travail à domicile, qui fait l'objet d'une fiche séparée

 

A quel endroit le télétravail peut-il être réalisé?

Le télétravail peut être réalisé au domicile du télétravailleur ou en tout autre lieu choisi par lui.

Toutefois, le télétravail réalisé dans un bureau satellite de l'employeur, c'est-à-dire un local décentralisé de l'employeur ou mis à la disposition du travailleur par l'employeur, ne tombe pas dans le champ d'application de ces dispositions.

Attention ! Si une indemnité de bureau est octroyée au télétravailleur, il faut tenir compte du fait que ce forfait ne sera accepté par l’ONSS et par le Fisc qu’en cas de télétravail effectué dans les locaux privatifs du travailleur.

 

Qui décide de recourir au télétravail?

Le principe est que le télétravail est volontaire tant pour le travailleur que pour l'employeur. Chacune des parties doit donc être d'accord.

Les parties peuvent y recourir avant tout début de prestation ou en cours de contrat. La CCT n° 85 précise que, dans cette dernière hypothèse, la décision de passer au télétravail est réversible par accord individuel et/ou collectif.

 

Quelle convention faut-il établir?

Principe

Une convention doit être établie par écrit pour chaque télétravailleur individuellement au plus tard au moment où celui-ci débute ses prestations. Si le contrat de travail est en cours, le télétravail doit faire l'objet d'un avenant écrit.

La convention écrite ou l'avenant au contrat de travail ne doit pas rappeler in extenso toutes les conditions de travail applicables au télétravail et autres informations. Un renvoi peut y être fait à la CCT n° 85 ou à une convention collective de travail relative au télétravail conclue au niveau du secteur ou de l'entreprise ou au règlement de travail si des mentions ont été introduites à ce sujet.

Mentions obligatoires

Cette convention (le plus souvent un contrat de travail d'employé au sens de la loi du 3 juillet 1978) ou cet avenant doit mentionner au minimum :

  • la fréquence du télétravail et éventuellement, les jours pendant lesquels le télétravail est effectué et le cas échéant les jours et/ou heures de présence dans l'entreprise ;
  • les moments ou périodes pendant lesquels le télétravailleur doit être joignable et suivant quels moyens ;
  • les moments auxquels le télétravailleur peut faire appel à un support technique ;
  • les modalités de prise en charge par l'employeur des frais et des coûts ;
  • les conditions et modalités du retour au travail dans les locaux de l'employeur et en cas de retour au travail dans les locaux de l'employeur, le délai d'avertissement et/ou la durée du télétravail et son mode de renouvellement ;
  • les endroits choisis par le télétravailleur pour effectuer son travail.

La convention peut par ailleurs mentionner la période convenue au cours de laquelle le télétravail peut être effectué.

Cette mention facultative a été, comme c'est le cas pour la dernière mention obligatoire imposée par la CCT n° 85, insérée afin d'offrir au télétravailleur une meilleure protection contre les accidents du travail. Pour plus d'infos à ce sujet, nous vous renvoyons à la question "Le télétravailleur est-il protégé contre les accidents du travail?".

Remarque : le contrat de travail à domicile contient aussi des mentions spécifiques mais elles sont différentes des mentions exigées pour la convention de télétravail régie par la CCT n° 85.

Securex propose un modèle de convention de télétravail structurel dans son package « Télétravail structurel » en vente sur l’e-Shop.  Ce package vous fournit également une ‘policy’ en matière de télétravail structurel.  Si vous ne souhaitez recevoir qu’un modèle de convention ou d’avenant, contactez votre Legal advisor.

Quelle sanction si aucune convention écrite n'est conclue ?

A défaut de convention écrite, le télétravailleur a le droit d'intégrer ou de réintégrer les locaux de l'employeur.

Remarque : il n'existe pas pour le télétravailleur la possibilité de mettre fin à tout moment au contrat en cas d'absence d'écrit ou de mentions obligatoires, comme c'est le cas pour le travailleur à domicile.

L’absence de convention n’implique pas le travail à domicile

Par ailleurs, dans un arrêt du 5 octobre 2020, la Cour de cassation a estimé que l’absence de convention écrite de télétravail (ou le caractère incomplet de celle-ci) n’excluait pas qu’il soit question de télétravail.  Ce faisant, elle a cassé un arrêt de la Cour du travail d’Anvers qui avait accordé à une travailleuse le droit à l’indemnisation prévue pour le travail à domicile.

Dans l’affaire soumise à l’appréciation de la Cour de Cassation, une travailleuse avait réclamé une indemnité de 10% de sa rémunération pour couvrir les frais inhérents au travail à domicile effectué. En effet, étant donné qu’aucune convention de télétravail n’avait été conclue entre les parties, elle a sollicité l’application des droits liés au travail à domicile.

Le travail à domicile est réglé par la loi sur les contrats de travail. Les travailleurs à domicile sont ceux « qui, sous l'autorité de l'employeur, fournissent un travail contre rémunération, à leur domicile ou à tout autre endroit choisi par eux, sans qu'ils soient sous la surveillance ou le contrôle direct de cet employeur ». La loi prévoit par ailleurs qu’une indemnité de 10 % de la rémunération est à charge de l’employeur en cas de travail à domicile.  Pour la Cour du travail, l’absence de convention de télétravail écrite entraîne l’application des règles sur le travail à domicile. 

La Cour de Cassation n’a pas suivi ce raisonnement.  Elle a précisé que la sanction spécifique prévue par la CCT sur le télétravail en l’absence de convention écrite de télétravail permettait le retour du travailleur dans les locaux de l’entreprise.  L’absence de convention écrite de télétravail n’a donc pas pour conséquence que la travailleuse n’est plus considérée comme étant en télétravail. Et qui dit télétravail, exclut l’application de la réglementation sur le travail à domicile.

 

Quels sont les droits du télétravailleur?

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que les travailleurs comparables occupés dans les locaux de l'employeur en ce qui concerne:

    • les conditions de travail;
    • la charge de travail et les critères de résultat du télétravailleur;
    • la formation et les possibilités de carrière[1];
    • les droits collectifs. La CCT mentionne expressément que les télétravailleurs ont le droit de communiquer avec les représentants des travailleurs et vice versa[2].
 

[1] Ils sont donc soumis aux mêmes politiques d'évaluation que ces autres travailleurs.

[2] Les représentants des travailleurs sont informés et consultés sur l'introduction du télétravail conformément à la convention collective de travail n° 9.

 

Le télétravailleur est-il protégé contre les accidents du travail?

La question posée

Il est question d'un accident du travail lorsque les faits qui ont produit la lésion se sont déroulés dans le cours et par le fait de l'exécution du contrat de travail. Dans le cadre d'un contrat de télétravail dont l'exécution se déroule par nature le plus souvent au domicile privé du travailleur et donc en dehors de tout contrôle, trancher cette question n'est pas si simple.

Présomption d'accident du travail

Pour pallier à ce problème, une présomption de l'exécution d'un contrat de travail, limitée dans le temps et l'espace, a été insérée pour les télétravailleurs dans la loi sur les accidents du travail.

Celle-ci suppose que, quand un télétravailleur a un accident sur le lieu et pendant les heures indiqués dans son contrat de télétravail, cet accident est présumé être un accident de travail.

Mentions dans le contrat de travail

Pour que la présomption soit applicable, le(s) lieu(x) choisi(s) par le télétravailleur pour effectuer son travail doi(ven)t figurer obligatoirement dans le contrat de travail (mention obligatoire) et si possible également la période pendant laquelle le télétravail est effectué (mention facultative).

Si la période pendant laquelle le télétravail est effectué n'est pas mentionnée dans le contrat de travail écrit, la présomption sera applicable pendant les heures de travail que le télétravailleur aurait dû prester s'il avait été occupé dans les locaux de l'entreprise.

Si le ou les lieux où le télétravail est effectué ne sont pas spécifiés dans l'accord écrit, la présomption s'appliquera au lieu de résidence ou aux lieux où le télétravail est habituellement effectué[1].

Preuve de l'accident du travail

Lorsque la présomption n'est pas d'application, par exemple parce que le travailleur a un accident en dehors de la période mentionnée dans le contrat de travail ou à un autre endroit, le travailleur devra prouver qu'il s'agit d'un accident du travail afin de pouvoir bénéficier d'une intervention de l'assurance accidents du travail. Dans ce cas, il devra donc pouvoir démontrer que l'accident a eu lieu pendant et en raison de l'exécution du contrat de travail.

Accident sur le chemin du travail

Certains trajets sont considérés comme faisant partie du chemin du travail si le télétravail est exécuté au domicile du travailleur. Il s’agit notamment du chemin du domicile à la crèche ou l’école (et retour), et du chemin du domicile vers le lieu où le télétravailleur se rend pour manger ou chercher quelque chose à manger (et retour)[2].

Protection supplémentaire

L'employeur qui veut offrir à ses télétravailleurs une protection complète contre les accidents du travail peut aussi envisager de conclure une assurance qui couvre le travailleur 24 heures par jour contre les accidents qui ont lieu dans le cadre de l'exécution du contrat de télétravail.

 


[1] Nouvel article 7 de la loi du 10 avril 1971 sur les accidents de travail.

[2] Nouvel article 8 de la loi du 10 avril 1971 sur les accidents de travail.

 

Quelles informations l'employeur doit-il fournir au télétravailleur?

L'employeur doit fournir au télétravailleur des informations concernant les conditions de travail et notamment:

    • la description du travail à réaliser dans le cadre du télétravail;
    • le département de l'entreprise auquel il est rattaché;
    • l'identification de son supérieur immédiat ou des autres personnes auxquelles il peut adresser des questions de nature professionnelle ou personnelle;
    • les modalités pour faire rapport.

L'employeur doit également informer le télétravailleur:

    • de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de visualisation;
    • des modalités spécifiques en cas de panne d'un équipement, comme par exemple des travaux de remplacement ou un retour temporaire dans les locaux de l'employeur;
    • des législations et des règles de l'entreprise applicables pour la protection des données;
    • des restrictions mises à l'usage des équipements ou outils informatiques et des sanctions en cas de non-respect de celles-ci par le télétravailleur[1].
 

[1] A cet effet, la convention collective de travail n° 81 du 26 avril 2002 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l'égard du contrôle des données de communication électronique en réseau s'applique mutatis mutandis.

 

Quelles sont les mesures à prendre par l'employeur?

L'employeur doit :

Remarque : l'employeur doit par ailleurs respecter ses obligations comme pour tout travailleur ordinaire (article 20 de la loi du 3 juillet 1978) alors que celles-ci sont plus restrictives en ce qui concerne le travailleur à domicile.

 

Quelles sont les obligations du télétravailleur?

Outre les obligations qui lui incombent comme travailleur, le télétravailleur doit :

    • gérer l'organisation de son travail dans le cadre de la durée du travail applicable dans l'entreprise ;
    • prendre dûment soin des équipements qui lui sont confiés. Il ne peut ni rassembler ni diffuser de matériel étranger à la description du travail via Internet ;
    • informer immédiatement l'employeur en cas de panne d'un équipement utilisé par le télétravailleur ou en cas de force majeure l'empêchant d'effectuer son travail. Dans ce cas, l'employeur est tenu de payer la rémunération convenue au télétravailleur ;
    • appliquer les politiques de sécurité ;
    • se conformer aux législations et aux règles en matière de protection des données.

Les services internes de prévention compétents ont accès au lieu du télétravail afin de vérifier l'application correcte des législations applicables en matière de santé et de sécurité. Si le télétravail s'effectue dans un local habité, cet accès est soumis à une notification préalable et à l'accord du télétravailleur. Le télétravailleur peut demander une visite d'inspection de ces mêmes services.

 

Quels sont les coûts pour l'employeur?

Equipements nécessaires

Prise en charge obligatoire par l’employeur

L'employeur est tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir. Par ailleurs, l'employeur doit prendre exclusivement en charge les coûts des connexions et communications liées au télétravail.

L'employeur est tenu de rembourser les coûts liés à la perte ou à l'endommagement des équipements et des données utilisées par le télétravailleur dans le cadre du télétravail.

Si le télétravailleur utilise des équipements propres, les frais liés au télétravail relatifs à l'installation des programmes informatiques, le fonctionnement et l'entretien de ces équipements, ainsi que les frais pour l'amortissement de ceux-ci, sont à charge de l'employeur. Ces frais sont évalués avant le début du télétravail proportionnellement aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail ou selon une clé de répartition fixée par les parties.

Notion d’équipements nécessaires et conditions de remboursement

Par équipements nécessaires, il faut entendre le matériel de bureau et la connexion internet nécessaires au télétravailleur.  Le ‘matériel de bureau’ comprend :

  • Les équipements de travail tels que le PC, l’ordinateur portable et les périphériques qui peuvent être indemnisés sur une base forfaitaire (voyez ci-dessous) ou au prix réel.
  • Les autres meubles de bureau pour lesquels il n’existe pas d’indemnité forfaitaire : le Fisc et l’ONSS acceptent que certains meubles soient remboursés à leur valeur réelle moyennant la présentation de pièces justificatives (par exemple, une facture) et pour autant qu’ils soient nécessaires à la bonne exécution du travail (par exemple, vous ne pouvez pas rembourser un bureau très luxueux à votre travailleur).

Le remboursement n'est accepté que pour le matériel suivant :

  • un siège de bureau ;
  • une table de bureau ;
  • une armoire de bureau ;
  • une lampe de bureau fonctionnelle ;
  • un deuxième écran d'ordinateur ;
  • une imprimante et/ou un scanner ;
  • un clavier ;
  • une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball) ;
  • un casque téléphonique ;
  • un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc.

Le remboursement d'une chaise de bureau ergonomique, d'une table de bureau, d'une souris, d'un pavé tactile (trackpad) ou d'une boule de commande (trackball) n'est possible que si vous mettez également ce matériel à disposition sur le lieu de travail. 

Enfin, le Fisc et l'ONSS n'acceptent pas que vous remboursiez chaque année une chaise de bureau. Des périodes d'amortissement indicatives sont mentionnées. Vous les trouvez ici

Forfaits mensuels acceptés par le Fisc et l’ONSS pour l’utilisation de certains équipements propres

Lorsque le travailleur utilise son ordinateur privé ou sa connexion internet privée, il peut recevoir une indemnité forfaitaire de la part de l'employeur. Le Fisc a décidé que cette indemnité de frais était exonérée d'impôt si son montant n'était pas supérieur à 20 euros par mois. Ce forfait peut être appliqué pour l'utilisation d'un ordinateur privé et pour l'utilisation d'une connexion internet privée. Au total, l'employeur peut donc octroyer une indemnité exonérée d'impôt de maximum 40 euros par mois.

Par ailleurs, depuis le 1er mars 2021, lorsque le travailleur n’utilise pas d’ordinateur privé mais un deuxième écran d'ordinateur et/ou une imprimante/un scanner propres, l’employeur peut accorder un montant forfaitaire supplémentaire de 5 euros par mois par appareil utilisé. Et ce, avec un maximum de 10 euros par mois, pour une durée maximale de 3 ans[1].

Exemple : un travailleur qui n'utilise pas son propre PC, mais qui utilise son propre deuxième écran d'ordinateur et ses propres scanner et imprimante, a donc droit à une indemnité fixe de 10 euros par mois au maximum. Même si le travailleur utilise les trois appareils lorsqu'il télétravaille.

En revanche, il n’est pas possible de combiner le forfait de 20 euros pour l’utilisation d’un ordinateur privé avec celui de 5 euros.

L’ONSS accepte que ces montants forfaitaires puissent également être exonérés de cotisations de sécurité sociale.

Attention ! Si l’indemnité octroyée est supérieure, l’employeur devra apporter la preuve que l'indemnité a été effectivement consacrée à ces frais propres à l'employeur. S’il échoue, la partie de l’indemnité qui dépasse ces forfaits mensuels sera soumise au précompte professionnel et aux cotisations de sécurité sociale et devra être mentionnée sur les fiches fiscales.

Frais annexes

Prise en charge facultative par l’employeur

Les frais dits ‘annexes’ (chauffage, électricité, …) ne doivent pas obligatoirement être pris en charge par l’employeur.  S’il les prend en charge, il a le choix entre :

  • Une indemnité qui s’élève à 10% de la rémunération. Comme vous le lirez ci-dessous, cette indemnité n’est cependant pas prévu au niveau fiscal.
  • Une indemnité de bureau ou de télétravail

Le cumul entre ces deux indemnités est interdit.

Après avoir détaillé la notion de ‘frais annexes’, nous vous donnons un aperçu des règles sociales et fiscales applicables à ces remboursements.

Notion de frais annexes

Les frais de bureau ‘annexes’ sont les dépenses  qu'un employeur doit également engager au bureau pour la bonne exécution du travail.

Ces coûts comprennent les éléments suivants :

  • l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
  • les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
  • les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
  • les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
  • les frais d’entretien ;
  • les frais d’assurance ;
  • le café, l’eau, les rafraîchissements ;
  • le précompte immobilier.

Indemnité de 10 % de la rémunération

Les frais annexes du télétravailleur (chauffage, électricité, etc...) ne sont pas couverts par l'employeur, contrairement à ceux du travailleur à domicile pour lequel la loi prévoit expressément un remboursement des frais exposés à concurrence de 10 % de la rémunération à défaut d'autres mentions précisées dans le contrat ou au-delà de 10 % sur la base de pièces justificatives.

Acceptée par l’ONSS à certaines conditions

Dans ses Instructions administratives, l'ONSS fait référence au fait que, pour les remboursements de frais annexes, les travailleurs à domicile et les télétravailleurs ne sont pas égaux sur le plan légal[2]. Il accepte cependant de considérer que pour le télétravailleur également un remboursement de frais à concurrence de 10 % de la rémunération proméritée pour les prestations en tant que télétravailleur soit considéré comme un remboursement de frais réellement engagés. Si le remboursement excède 10 % de la rémunération, l'employeur doit être en mesure d'apporter la preuve que ce remboursement ne dépasse pas le remboursement de frais dont la charge incombe à l'employeur.

Attention, employeur et travailleur doivent s'être mis d'accord clairement au sujet de la rémunération relative aux prestations de travail effectuées dans le cadre du télétravail. Si l'employeur et le travailleur se sont mis d'accord, l'ONSS acceptera une indemnité forfaitaire de 10 % de la rémunération pour les frais exposés par le télétravailleur pour le compte de l'employeur, pour autant que ces 10 % soient calculés uniquement sur la partie de la rémunération relative au télétravail et qui a été expressément convenue entre les parties.

Lorsque le travailleur bénéficie d'une rémunération globale et que les parties ne se sont pas mis d'accord en ce qui concerne la rémunération afférente aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail, l'ONSS n'acceptera pas l'indemnisation forfaitaire de 10 %.  Dans ce cas, l'employeur peut néanmoins verser une indemnité forfaitaire de bureau.

Le Fisc n’accepte pas automatiquement l’indemnité de 10%

Le Fisc n’a pas établi de règles ‘standard’ relatives à l’octroi de l’indemnité forfaitaire de 10% de la rémunération. L’employeur qui souhaite s’assurer que cette indemnité sera exonérée d’impôt pourra demander un ruling au préalable.

Le Fisc a en revanche prévu des règles précises pour ce qui concerne l’exonération fiscale de l’indemnité forfaitaire de télétravail/de bureau. Vous les trouvez ci-dessous.

Indemnité de bureau (ou de télétravail)

L'employeur peut aussi opter pour le versement d'une indemnité de bureau dont le montant exonéré d’ONSS s’élève actuellement à 132,07 euros par mois (pour les adaptations ultérieures, voyez nos Montants clés/Remboursement de frais ONSS). Ce montant est censé couvrir les frais de chauffage, d'électricité, de téléphone et les petits frais de bureau, ... que nous avons détaillés ci-dessus. Ce montant forfaitaire ne doit pas être proratisé (il peut l’être cependant).

Depuis le 1er mars 2021, une circulaire fiscale a clarifié les règles applicables à l’octroi d’une indemnité de bureau.  La bonne nouvelle est que l’ONSS a décidé de suivre les nouvelles règles fiscales. 

Attention, un certain nombre de conditions doivent être respectées pour que l’indemnité de bureau soit exonérée sur les plans fiscal et social :

  • Le télétravail doit être effectué dans les locaux privatifs du travailleur. Si un travailleur travaille dans un bureau satellite de l'employeur, ce n'est pas considéré comme du télétravail. De même, les services rendus dans les locaux des clients de l'employeur ne sont pas du télétravail.  Par ailleurs, le télétravail n'existe que si le travailleur travaille à domicile aux moments stipulés dans le contrat.  Un travailleur qui effectue des prestations de travail à son domicile le soir, par exemple, alors qu’il ne s’agit pas d’un moment auquel il doit normalement (télé)travailler, n’entre pas en considération pour une indemnité de bureau. Le Fisc et l’ONSS considèrent qu’il n’y a pas de télétravail dans ce cas.
  • Le télétravail doit être structurel et régulier. Le Fisc et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si, sur une base mensuelle, le travailleur preste l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine depuis leur domicile.  Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, le travailleur n'a pas droit à une indemnité de bureau exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnel pour ce mois[3].

Exemples :

  1. Un travailleur à temps plein travaille à domicile chaque semaine du lundi au vendredi de 8h à 10h. Il évite ainsi les embouteillages. Étant donné que l’équivalent d'une journée ouvrable complète par semaine est prestée à domicile, le travailleur a droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
  2. Un employeur a mis en place un système de rotation selon lequel un groupe différent de travailleurs travaille à domicile chaque semaine. Étant donné que chaque travailleur à temps plein travaille une semaine complète par mois depuis son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Les travailleurs concernés ont donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.

Soyez prudent avec ce dernier exemple, car le Fisc donne également l'exemple d'un travailleur à temps partiel pour la même situation :

  1. Un employeur a mis au point un système de rotation dans lequel chaque semaine un groupe différent de travailleurs travaille à domicile. Dans ce système de rotation, un travailleur preste à temps partiel. Il a un contrat pour travailler 50% du temps. Pendant la semaine où le groupe auquel il appartient travaille à domicile, il ne doit travailler que le mardi et le jeudi.  Étant donné que le travailleur ne preste que deux jours à domicile au cours de ce mois, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur en question n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.

Incapacité de travail et vacances

L’employeur doit également être prudent si le travailleur est malade pendant presque tout le mois. Il est possible que le Fisc et l'ONSS n'acceptent pas qu’une indemnité fixe de télétravail soit payée pour ce mois-là.  La circulaire fiscale donne deux exemples :

  1. Un travailleur à temps plein est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille tous les jours depuis chez lui. Etant donné que ce travailleur preste une semaine entière par mois à partir de son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné a donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
  2. Un travailleur à temps partiel est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille 5 demi-journées à domicile. Etant donné que le travailleur ne preste pas de journée complète de chez lui en moyenne par semaine, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS. En revanche,  l’employeur peut continuer à octroyer l'indemnité forfaitaire de bureau pendant les vacances annuelles du travailleur ou tout autre jour « de congé » organisé à son initiative[4], ainsi que pendant les jours de repos compensatoire (jours RTT).

Montant différent pour différentes catégories de travailleurs ?

Prévoir un montant différent pour différentes catégories de travailleurs est désormais accepté tant par le Fisc que l'ONSS.  Les éventuelles distinctions doivent cependant se faire sur la base de critères objectifs.  A défaut, l’indemnité octroyée est considérée comme de la rémunération pure et simple.

Montant mensuel supérieur

Si un montant mensuel supérieur au montant forfaitaire prévu est payé, l’employeur doit être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels.

A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire de 132,07 euros est considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les cotisations d’ONSS doivent alors être payés sur cette partie.

Enfin, l’indemnité forfaitaire de bureau ne peut bien entendu pas être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur reçoit déjà.

Cumul avec les forfaits applicables lorsque le télétravailleur utilise des équipements propres

Ce qu’en pense l’ONSS

L’ONSS accepte que les indemnités forfaitaires de bureau et de 10 % puissent être cumulées avec les forfaits précités de 20 et de 5 euros moyennant le respect d'un certain nombre de conditions.

L’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10 % de la rémunération brute peuvent l'une et l'autre être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour l’utilisation de l’ordinateur personnel ou celui de 5 euros pour l’utilisation d’un deuxième écran, d’une imprimante ou d’un scanner personnels, à condition que l’employeur ne rembourse pas ces frais d’une autre manière (par exemple, en indemnisant le travailleur pour l’achat de son ordinateur, …).

Elles peuvent être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour l’utilisation de la connexion internet personnelle si l’employeur prouve que les frais d’internet :

  • sont à sa charge ;
  • sont réellement exposés ;
  • et ne sont pas déjà compris dans l’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10 %.

Ce qu’en pense le Fisc

La nouvelle circulaire fiscale (2021/C/20) confirme explicitement que l’indemnité forfaitaire de bureau est cumulable avec les forfaits précités de 20 et de 5 euros.

 

 


[1] Il n’y a pas de nombre d’années maximum pour ce qui concerne les forfaits pour l’utilisation d’un ordinateur/d’une connexion internet privés.

[2] En effet, l'article 119.3 à 119.12 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail ne s'applique qu'aux travailleurs à domicile.

[3] L’employeur qui souhaite néanmoins accorder une indemnité dans ce cas devra respecter les conditions suivantes afin qu’elle soit exemple de précompte professionnel et de cotisations sociales : l’indemnité devra être destinée à couvrir des frais qui sont propres à l’employeur et elle devra effectivement être consacrée à de tels frais.

[4] Le congé parental et les jours de petit chômage, par exemple, ne sont donc pas visés. Ces jours sont en effet pris à l’initiative du travailleur. Il s’agit ici d’une interprétation de la circulaire donnée par le Fisc.

 

Quelques différences avec le contrat de travail à domicile

Les questions précédentes mentionnent point par point les dispositions particulières prévues par la CCT n° 85 concernant le télétravail. Chacun gardera cependant à l'esprit que le contrat de télétravail est un contrat de travail ordinaire (le plus souvent d'employé). Il y aura donc lieu de revenir encore et toujours aux dispositions qui gouvernent celui-ci si d'autres dispositions plus spécifiques (CCT n° 85, CCT sectorielles ou d'entreprise ou accords individuels) ne lui sont pas applicables.

Quelques exemples illustreront ce propos et rappelleront la différence entre un travailleur à domicile et un télétravailleur :

En cas d'incapacité de travail, le travailleur à domicile doit explicitement remettre à son employeur un certificat médical dans les deux jours alors qu'il n'est rien prévu pour le télétravailleur. Pour ce dernier, les dispositions générales de la loi du 3 juillet 1978 s'appliquent, à savoir que rien n’oblige en principe le travailleur à remettre un certificat médical à l’employeur. Il n'est tenu de le faire que si cette obligation figure dans le règlement de travail ou dans une convention collective de travail ou encore si l’employeur le demande expressément.

Un autre exemple : les dispositions relatives au travailleur à domicile prévoient explicitement que les dispositions en matière de chômage temporaire pour accident technique ou intempéries ne lui sont pas applicables. Pour le télétravailleur, rien de tel n'est prévu. Les dispositions générales de la loi du 3 juillet 1978 sont donc applicables comme pour tout travailleur ordinaire, y compris celles du chômage temporaire.

Bien entendu, toutes les dispositions générales en matière de rupture du contrat de travail sont également applicables au télétravailleur.

 

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Pour rappel, vous trouvez des renseignements :

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Quelles sont les principales références légales?

  • Accord-cadre européen du 16 juillet 2002 sur le télétravail
  • Convention collective du travail n° 85 du 9 novembre 2005, modifiée par la Convention collective de travail n° 85bis du 27 février 2008
  • Loi du 10 avril 1971 sur les accidents du travail (articles 7 et 8)
  • Loi du 3 juillet 1978 (dispositions générales + article 119.1 à 119.3)
  • Circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021