Contrats/clauses
Télétravailleurs > 1. Télétravail structurel
Qu'est-ce que le télétravail structurel ?
Définition
Le télétravail est une forme d'organisation et/ou de réalisation du travail,
utilisant les technologies de l'information, dans le cadre d'un contrat de
travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans
les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon
régulière et non occasionnelle. Le télétravail structurel est réglé
par la CCT n° 85 du Conseil National du Travail.
Lorsque le télétravail est occasionnel et n'est donc pas effectué de façon
régulière, il est question de télétravail occasionnel. Celui-ci fait l'objet
d'une fiche Télétravailleurs - 2. Télétravail
occasionnel. Par ailleurs, les dispositions spécifiques
relatives au télétravail recommandé ou imposé par les autorités publiques dans
le cadre de la pandémie sont groupées dans une fiche Télétravailleurs - 3. Télétravail et
coronavirus.
Exclusions
Ne sont pas visés par la CCT n° 85 les télétravailleurs
mobiles, c'est-à-dire ceux dont la mobilité fait partie intégrante des
modalités d'exécution du contrat de travail, comme par exemple les
représentants de commerce, les délégués commerciaux, les délégués médicaux, les
techniciens intervenant auprès de clients de l'employeur, les infirmières à
domicile.
Télétravail structurel versus travail à domicile
La réglementation sur le travail à domicile a vu le jour en 1996 pour
répondre au besoin d'assurer une meilleure protection juridique au travailleur
décidé à travailler chez lui dans le but de mieux concilier vie professionnelle
et vie privée. Depuis lors, des dispositions spécifiques lui sont donc
applicables, en sus des dispositions applicables aux ouvriers ou employés
ordinaires. Le contrat de travail à domicile permet d'intégrer toutes les
spécificités tout en gardant les bannières du contrat de travail ordinaire.
Le développement accéléré des technologies de l'information a mené à la
création du télétravail structurel, une nouvelle forme de travail à domicile
plus adaptée aux prestations intellectuelles s'alignant donc plus sur le
contrat de travail d'employé. Pour cette raison, le télétravail structurel
n'apparaît sous les dispositions spécifiques du contrat d'occupation de
travailleur à domicile que pour préciser que celles-ci ne s'appliquent pas aux
travailleurs qui tombent sous le champ d'application de la CCT n° 85.
Il rentre en effet bien sous l'appellation de travail à domicile mais ses
modalités sont toutes autres. Le contrat d'occupation d'un télétravailleur est
avant tout un contrat ordinaire d'employé, auquel s'appliquent les dispositions
de la CCT n° 85. Celle-ci régit le statut du télétravailleur structurel pour
tout ce qui n'est pas prévu par les dispositions générales de la loi sur les
contrats de travail. Bien entendu, des modalités plus favorables fixées par des
conventions sectorielles et d'entreprise peuvent venir compléter le tableau.
L'objet de la présente fiche est de parcourir les dispositions de la CCT n°
85 et de faire certains parallèles avec le contrat de travail à
domicile, qui fait l'objet d'une fiche
séparée.
A quel endroit le télétravail peut-il être réalisé?
Le télétravail peut être réalisé au domicile du télétravailleur
strong> ou en tout autre lieu choisi par lui.
Toutefois, le télétravail réalisé dans un bureau satellite de l'employeur,
c'est-à-dire un local décentralisé de l'employeur ou mis à la disposition du
travailleur par l'employeur, ne tombe pas dans le champ d'application de ces
dispositions.
Attention ! Si une indemnité de bureau est
octroyée au télétravailleur, il faut tenir compte du fait que ce forfait ne
sera accepté par l’ONSS et par le Fisc qu’en cas de télétravail effectué dans
les locaux privatifs du travailleur.
Qui décide de recourir au télétravail?
Le principe est que le télétravail est volontaire tant pour
le travailleur que pour l'employeur. Chacune des parties doit donc être
d'accord.
Les parties peuvent y recourir avant tout début de prestation ou en cours de
contrat. La CCT n° 85 précise que, dans cette dernière hypothèse, la décision
de passer au télétravail est réversible par accord individuel et/ou
collectif.
Quelle convention faut-il établir?
Principe
Une convention doit être établie par écrit pour chaque télétravailleur
individuellement au plus tard au moment où celui-ci débute ses prestations. Si
le contrat de travail est en cours, le télétravail doit faire l'objet d'un
avenant écrit.
La convention écrite ou l'avenant au contrat de travail ne doit pas rappeler
in extenso toutes les conditions de travail applicables au télétravail et
autres informations. Un renvoi peut y être fait à la CCT n° 85 ou à une
convention collective de travail relative au télétravail conclue au niveau du
secteur ou de l'entreprise ou au règlement de travail si des mentions ont été
introduites à ce sujet.
Mentions obligatoires
Cette convention (le plus souvent un contrat de travail
d'employé au sens de la loi du 3 juillet 1978) ou cet avenant doit
mentionner au minimum :
- la fréquence du télétravail et éventuellement, les jours pendant lesquels
le télétravail est effectué et le cas échéant les jours et/ou heures de
présence dans l'entreprise ;
- les moments ou périodes pendant lesquels le télétravailleur doit être
joignable et suivant quels moyens ;
- les moments auxquels le télétravailleur peut faire appel à un support
technique ;
- les modalités de prise en charge par l'employeur des frais et des coûts ;
li>
- les conditions et modalités du retour au travail dans les locaux de
l'employeur et en cas de retour au travail dans les locaux de l'employeur, le
délai d'avertissement et/ou la durée du télétravail et son mode de
renouvellement ;
- les endroits choisis par le télétravailleur pour effectuer son travail.
La convention peut par ailleurs mentionner la période convenue au cours de
laquelle le télétravail peut être effectué.
Cette mention facultative a été, comme c'est le cas pour la dernière mention
obligatoire imposée par la CCT n° 85, insérée afin d'offrir au télétravailleur
une meilleure protection contre les accidents du travail. Pour plus d'infos à
ce sujet, nous vous renvoyons à la question "Le télétravailleur est-il
protégé contre les accidents du travail?".
Remarque : le contrat de travail à domicile contient aussi
des mentions spécifiques mais elles sont différentes des mentions exigées pour
la convention de télétravail régie par la CCT n° 85.
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structurel. Si vous ne souhaitez recevoir qu’un modèle de convention ou
d’avenant, contactez votre Legal advisor.
Quelle sanction si aucune convention écrite n'est conclue ?
A défaut de convention écrite, le télétravailleur a le droit d'intégrer ou
de réintégrer les locaux de l'employeur.
Remarque : il n'existe pas pour le télétravailleur la
possibilité de mettre fin à tout moment au contrat en cas d'absence d'écrit ou
de mentions obligatoires, comme c'est le cas pour le travailleur à domicile.
L’absence de convention n’implique pas le travail à domicile
Par ailleurs, dans un arrêt du 5 octobre 2020, la Cour de cassation a estimé
que l’absence de convention écrite de télétravail
span> (ou le caractère
incomplet de celle-ci) n’excluait
pas qu’il soit question de télétravail. Ce faisant, elle a cassé un arrêt de la Cour du
travail d’Anvers qui avait accordé à une travailleuse le droit à
l’indemnisation prévue pour le travail à domicile.
Dans l’affaire soumise à
l’appréciation de la Cour de Cassation, une travailleuse avait réclamé une
span>indemnité de 10% de sa rémunération
pour couvrir les frais inhérents au travail à domicile effectué. En effet, étant donné
qu’aucune convention de télétravail n’avait été conclue entre les parties, elle
a sollicité l’application des droits liés au travail à domicile.
Le travail à domicile est
réglé par la loi sur les contrats de travail. Les travailleurs à
domicile sont ceux « qui, sous l'autorité de l'employeur, fournissent un
travail contre rémunération, à leur domicile ou à tout autre endroit
choisi par eux, sans qu'ils soient sous la surveillance ou le contrôle direct
de cet employeur ». La loi prévoit par ailleurs qu’une indemnité de 10
% de la rémunération est à charge de l’employeur en cas de travail à domicile.
Pour la Cour du travail, l’absence de convention de télétravail écrite entraîne
l’application des règles sur le travail à domicile.
La Cour de Cassation n’a pas suivi ce raisonnement. Elle a
précisé que la sanction spécifique prévue par la CCT sur le télétravail en
l’absence de convention écrite de télétravail permettait le retour du
travailleur dans les locaux de l’entreprise. L’absence de convention
écrite de télétravail n’a donc pas pour conséquence que la travailleuse n’est
plus considérée comme étant en télétravail. Et qui dit télétravail,
exclut l’application de la réglementation sur le travail à domicile.
Quels sont les droits du télétravailleur?
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que les travailleurs
comparables occupés dans les locaux de l'employeur en ce qui concerne:
- les conditions de travail;
- la charge de travail et les critères de résultat du télétravailleur;
- la formation et les possibilités de carrière[1];
- les droits collectifs. La CCT mentionne expressément que les
télétravailleurs ont le droit de communiquer avec les représentants des
travailleurs et vice versa[2].
[1] Ils sont
donc soumis aux mêmes politiques d'évaluation que ces autres
travailleurs.
[2] Les
représentants des travailleurs sont informés et consultés sur l'introduction du
télétravail conformément à la convention collective de travail n° 9.
Le télétravailleur est-il protégé contre les accidents du travail?
La question posée
Il est question d'un accident du travail lorsque les faits qui ont produit
la lésion se sont déroulés dans le cours et par le fait de l'exécution du
contrat de travail. Dans le cadre d'un contrat de télétravail dont l'exécution
se déroule par nature le plus souvent au domicile privé du travailleur et donc
en dehors de tout contrôle, trancher cette question n'est pas si simple.
Présomption d'accident du travail
Pour pallier à ce problème, une présomption de l'exécution
d'un contrat de travail, limitée dans le temps et l'espace,
a été insérée pour les télétravailleurs dans la loi sur les accidents
du travail.
Celle-ci suppose que, quand un télétravailleur a un accident sur le lieu et
pendant les heures indiqués dans son contrat de télétravail, cet accident est
présumé être un accident de travail.
Mentions dans le contrat de travail
Pour que la présomption soit applicable, le(s) lieu(x)
choisi(s) par le télétravailleur pour effectuer son travail doi(ven)t figurer
obligatoirement dans le contrat de travail (mention obligatoire) et si
possible également la période pendant laquelle le télétravail est
effectué (mention facultative).
Si la période pendant laquelle le télétravail est effectué n'est pas
mentionnée dans le contrat de travail écrit, la présomption sera applicable
pendant les heures de travail que le télétravailleur aurait dû prester s'il
avait été occupé dans les locaux de l'entreprise.
Si le ou les lieux où le télétravail est effectué ne sont pas spécifiés dans
l'accord écrit, la présomption s'appliquera au lieu de résidence ou aux lieux
où le télétravail est habituellement effectué[1].
Preuve de l'accident du travail
Lorsque la présomption n'est pas d'application, par exemple parce que le
travailleur a un accident en dehors de la période mentionnée dans le contrat de
travail ou à un autre endroit, le travailleur devra prouver qu'il s'agit d'un
accident du travail afin de pouvoir bénéficier d'une intervention de
l'assurance accidents du travail. Dans ce cas, il devra donc pouvoir démontrer
que l'accident a eu lieu pendant et en raison de l'exécution du contrat de
travail.
Accident sur le chemin du travail
Certains trajets sont considérés comme faisant partie du chemin du travail
si le télétravail est exécuté au domicile du travailleur. Il s’agit notamment
du chemin du domicile à la crèche ou l’école (et retour), et du chemin du
domicile vers le lieu où le télétravailleur se rend pour manger ou chercher
quelque chose à manger (et retour)[2].
Protection supplémentaire
L'employeur qui veut offrir à ses télétravailleurs une protection complète
contre les accidents du travail peut aussi envisager de conclure une assurance
qui couvre le travailleur 24 heures par jour contre les accidents qui ont lieu
dans le cadre de l'exécution du contrat de télétravail.
[1] Nouvel article 7 de
la loi du 10 avril 1971 sur les accidents de travail.
[2] Nouvel article 8 de
la loi du 10 avril 1971 sur les accidents de travail.
Quelles informations l'employeur doit-il fournir au télétravailleur?
L'employeur doit fournir au télétravailleur des informations concernant les
conditions de travail et notamment:
- la description du travail à réaliser dans le cadre du télétravail;
- le département de l'entreprise auquel il est rattaché;
- l'identification de son supérieur immédiat ou des autres personnes
auxquelles il peut adresser des questions de nature professionnelle ou
personnelle;
- les modalités pour faire rapport.
L'employeur doit également informer le télétravailleur:
- de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au
travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de
visualisation;
- des modalités spécifiques en cas de panne d'un équipement, comme par
exemple des travaux de remplacement ou un retour temporaire dans les locaux de
l'employeur;
- des législations et des règles de l'entreprise applicables pour la
protection des données;
- des restrictions mises à l'usage des équipements ou outils informatiques et
des sanctions en cas de non-respect de celles-ci par le télétravailleur[1].
[1] A cet effet, la convention
collective de travail n° 81 du 26 avril 2002 relative à la protection de la vie
privée des travailleurs à l'égard du contrôle des données de communication
électronique en réseau s'applique mutatis mutandis.
Quelles sont les mesures à prendre par l'employeur?
L'employeur doit :
- fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail
a>, les installer et les entretenir. Si le télétravailleur dispose
d'équipements propres, les frais liés au télétravail relatifs à l'installation
des programmes informatiques, le fonctionnement et la maintenance des
appareils, ainsi que les frais pour l'amortissement de ceux-ci, restent à
charge de l'employeur ;
- fournir un service approprié d'appui technique ;
- prendre les mesures, notamment en matière de logiciels, assurant la
protection des données utilisées et traitées par le
télétravailleur à des fins professionnelles ;
- dispenser une formation appropriée, ciblée sur les
équipements techniques mis à sa disposition et sur les caractéristiques de
cette forme d'organisation du travail. Le supérieur hiérarchique et les
collègues directs du télétravailleur peuvent également bénéficier d'une
formation à cette forme de travail et à sa gestion ;
- s'assurer que des mesures sont prises pour prévenir
l'isolement du télétravailleur par rapport aux autres travailleurs de
l'entreprise, notamment par la possibilité de rencontrer régulièrement ses
collègues et l'accès aux informations de l'entreprise. A cette fin, l'employeur
peut ponctuellement rappeler le télétravailleur au sein de l'entreprise.
Remarque : l'employeur doit par ailleurs respecter ses
obligations comme pour tout travailleur ordinaire (article 20 de la loi du 3
juillet 1978) alors que celles-ci sont plus restrictives en ce qui concerne le
travailleur à domicile.
Quelles sont les obligations du télétravailleur?
Outre les obligations qui lui incombent comme travailleur, le
télétravailleur doit :
- gérer l'organisation de son travail dans le cadre de la durée du travail
applicable dans l'entreprise ;
- prendre dûment soin des équipements qui lui sont confiés. Il ne peut ni
rassembler ni diffuser de matériel étranger à la description du travail via
Internet ;
- informer immédiatement l'employeur en cas de panne d'un équipement utilisé
par le télétravailleur ou en cas de force majeure l'empêchant d'effectuer son
travail. Dans ce cas, l'employeur est tenu de payer la rémunération convenue au
télétravailleur ;
- appliquer les politiques de sécurité ;
- se conformer aux législations et aux règles en matière de protection des
données.
Les services internes de prévention compétents ont accès au lieu du
télétravail afin de vérifier l'application correcte des législations
applicables en matière de santé et de sécurité. Si le télétravail s'effectue
dans un local habité, cet accès est soumis à une notification préalable et à
l'accord du télétravailleur. Le télétravailleur peut demander une visite
d'inspection de ces mêmes services.
Quels sont les coûts pour l'employeur?
Equipements nécessaires
Prise en charge obligatoire par l’employeur
L'employeur est tenu de fournir au télétravailleur les équipements
nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir. Par
ailleurs, l'employeur doit prendre exclusivement en charge les coûts des
connexions et communications liées au télétravail.
L'employeur est tenu de rembourser les coûts liés à la perte ou à
l'endommagement des équipements et des données utilisées par le télétravailleur
dans le cadre du télétravail.
Si le télétravailleur utilise des équipements propres, les
frais liés au télétravail relatifs à l'installation des programmes
informatiques, le fonctionnement et l'entretien de ces équipements, ainsi que
les frais pour l'amortissement de ceux-ci, sont à charge de l'employeur. Ces
frais sont évalués avant le début du télétravail proportionnellement aux
prestations effectuées dans le cadre du télétravail ou selon une clé de
répartition fixée par les parties.
Notion d’équipements nécessaires et conditions de remboursement
Par équipements nécessaires, il faut entendre le matériel de bureau et la
connexion internet nécessaires au télétravailleur. Le ‘matériel de bureau’ comprend :
- Les équipements de travail tels que le PC, l’ordinateur portable et
les périphériques qui peuvent être indemnisés sur une base
forfaitaire (voyez ci-dessous) ou au prix réel.
- Les autres meubles de bureau pour lesquels il n’existe pas
d’indemnité forfaitaire : le Fisc et l’ONSS acceptent que certains meubles
soient remboursés à leur valeur réelle moyennant la présentation de
pièces justificatives (par exemple, une facture) et pour autant qu’ils soient
nécessaires à la bonne exécution du travail (par exemple, vous ne pouvez pas
rembourser un bureau très luxueux à votre travailleur).
Le remboursement n'est accepté que pour le matériel suivant :
- un siège de bureau ;
- une table de bureau ;
- une armoire de bureau ;
- une lampe de bureau fonctionnelle ;
- un deuxième écran d'ordinateur ;
- une imprimante et/ou un scanner ;
- un clavier ;
- une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de
commande (trackball) ;
- un casque téléphonique ;
- un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin
pour pouvoir travailler aisément avec un pc.
Le remboursement d'une chaise de bureau ergonomique, d'une table de bureau,
d'une souris, d'un pavé tactile (trackpad) ou d'une boule de commande
(trackball) n'est possible que si vous mettez également ce matériel à
disposition sur le lieu de travail.
Enfin, le Fisc et l'ONSS
n'acceptent pas que vous remboursiez chaque année une chaise de bureau. Des
périodes d'amortissement indicatives sont mentionnées. Vous les trouvez
ici.
Forfaits mensuels acceptés par le Fisc et l’ONSS pour l’utilisation de
certains équipements propres
Lorsque le travailleur utilise son ordinateur privé ou sa
connexion internet privée, il peut recevoir une indemnité
forfaitaire de la part de l'employeur. Le Fisc a décidé que cette indemnité de
frais était exonérée d'impôt si son montant n'était pas supérieur à 20
euros par mois. Ce forfait peut être appliqué pour l'utilisation d'un
ordinateur privé et pour l'utilisation d'une connexion internet privée. Au
total, l'employeur peut donc octroyer une indemnité exonérée d'impôt de maximum
40 euros par mois.
Par ailleurs, depuis le 1er mars 2021, lorsque le travailleur n’utilise
pas d’ordinateur privé mais un deuxième écran d'ordinateur et/ou une imprimante/un
scanner propres, l’employeur peut accorder un montant forfaitaire supplémentaire de
5 euros
par
mois par
appareil utilisé.
Et ce, avec un maximum de 10 euros par mois, pour une durée
maximale de 3 ans[1].
Exemple :
un
travailleur qui n'utilise pas son propre PC, mais qui utilise son propre
deuxième écran d'ordinateur et ses propres scanner et imprimante, a donc droit
à une indemnité fixe de 10 euros par mois au maximum. Même si le travailleur
utilise les trois appareils lorsqu'il télétravaille.
En revanche, il n’est pas possible de combiner le forfait de 20 euros pour
l’utilisation d’un ordinateur privé avec celui de 5 euros.
L’ONSS accepte que ces montants forfaitaires puissent également être
exonérés de cotisations de sécurité sociale.
Attention ! Si l’indemnité octroyée est supérieure, l’employeur devra
apporter la preuve que l'indemnité a été effectivement consacrée à ces frais
propres à l'employeur. S’il échoue, la partie de l’indemnité qui dépasse ces
forfaits mensuels sera soumise au précompte professionnel et aux cotisations de
sécurité sociale et devra être mentionnée sur les fiches fiscales.
Frais annexes
Prise en charge facultative par l’employeur
Les frais dits ‘annexes’ (chauffage, électricité, …) ne doivent pas
obligatoirement être pris en charge par l’employeur. S’il les prend en charge,
il a le choix entre :
- Une indemnité qui s’élève à 10% de la rémunération. Comme vous le lirez
ci-dessous, cette indemnité n’est cependant pas prévu au niveau fiscal.
- Une indemnité de bureau ou de télétravail
Le cumul entre ces deux indemnités est interdit.
Après avoir détaillé la notion de ‘frais annexes’, nous vous donnons un
aperçu des règles sociales et fiscales applicables à ces remboursements.
Notion de frais annexes
Les frais de bureau ‘annexes’ sont les dépenses qu'un employeur doit
également engager au bureau pour la bonne exécution du travail.
Ces coûts comprennent les éléments suivants :
- l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la
location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
- les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un
tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
- les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
- les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
li>
- les frais d’entretien ;
- les frais d’assurance ;
- le café, l’eau, les rafraîchissements ;
- le précompte immobilier.
Indemnité de 10 % de la rémunération
Les frais annexes du télétravailleur (chauffage, électricité, etc...) ne
sont pas couverts par l'employeur, contrairement à ceux du travailleur à
domicile pour lequel la loi prévoit expressément un remboursement des frais
exposés à concurrence de 10 % de la rémunération à défaut d'autres mentions
précisées dans le contrat ou au-delà de 10 % sur la base de pièces
justificatives.
Acceptée par l’ONSS à certaines conditions
Dans ses Instructions administratives, l'ONSS fait référence au fait que,
pour les remboursements de frais annexes, les travailleurs à domicile et les
télétravailleurs ne sont pas égaux sur le plan légal[2]. Il accepte cependant de considérer que pour le
télétravailleur également un remboursement de frais à
concurrence de 10 % de la rémunération proméritée pour les prestations
en tant que télétravailleur soit considéré comme un remboursement de frais
réellement engagés. Si le remboursement excède 10 % de la rémunération,
l'employeur doit être en mesure d'apporter la preuve que ce remboursement ne
dépasse pas le remboursement de frais dont la charge incombe à l'employeur.
Attention, employeur et travailleur doivent s'être mis d'accord
clairement au sujet de la rémunération relative aux prestations de
travail effectuées dans le cadre du télétravail. Si l'employeur et le
travailleur se sont mis d'accord, l'ONSS acceptera une indemnité forfaitaire de
10 % de la rémunération pour les frais exposés par le télétravailleur pour le
compte de l'employeur, pour autant que ces 10 % soient calculés
uniquement sur la partie de la rémunération relative au télétravail et
qui a été expressément convenue entre les parties.
Lorsque le travailleur bénéficie d'une rémunération globale
et que les parties ne se sont pas mis d'accord en ce qui concerne la
rémunération afférente aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail,
l'ONSS n'acceptera pas l'indemnisation forfaitaire de 10 %.
Dans ce cas, l'employeur peut néanmoins verser une indemnité forfaitaire de
bureau.
Le Fisc n’accepte pas automatiquement l’indemnité de 10%
Le Fisc n’a pas établi de règles ‘standard’ relatives à l’octroi de
l’indemnité forfaitaire de 10% de la rémunération. L’employeur qui souhaite
s’assurer que cette indemnité sera exonérée d’impôt pourra demander un
ruling au préalable.
Le Fisc a en revanche prévu des règles précises pour ce qui concerne
l’exonération fiscale de l’indemnité forfaitaire de télétravail/de bureau. Vous
les trouvez ci-dessous.
Indemnité de bureau (ou de télétravail)
L'employeur peut aussi opter pour le versement d'une indemnité de bureau
dont le montant exonéré d’ONSS s’élève actuellement à 134,71
euros par mois (pour les adaptations ultérieures, voyez nos
Montants clés/Remboursement de frais ONSS). Ce montant est censé couvrir les
frais de chauffage, d'électricité, de téléphone et les petits frais de bureau,
... que nous avons détaillés ci-dessus. Ce montant forfaitaire ne
doit pas être proratisé (il peut l’être
cependant).
Depuis le 1er mars 2021, une circulaire fiscale a clarifié les
règles applicables à l’octroi d’une indemnité de bureau. La bonne nouvelle est
que l’ONSS a décidé de suivre les nouvelles règles fiscales.
Attention, un certain nombre de conditions doivent être respectées
pour que l’indemnité de bureau soit exonérée sur les plans fiscal et social
:
- Le télétravail doit être effectué dans les locaux privatifs du
travailleur. Si un travailleur travaille dans un bureau satellite de
l'employeur, ce n'est pas considéré comme du télétravail. De même, les services
rendus dans les locaux des clients de l'employeur ne sont pas du télétravail.
Par ailleurs, le télétravail n'existe que si le travailleur travaille à
domicile aux moments stipulés dans le contrat. Un travailleur
qui effectue des prestations de travail à son domicile le soir, par exemple,
alors qu’il ne s’agit pas d’un moment auquel il doit normalement
(télé)travailler, n’entre pas en considération pour une indemnité de bureau. Le
Fisc et l’ONSS considèrent qu’il n’y a pas de télétravail dans ce cas.
- Le télétravail doit être structurel et régulier. Le Fisc
et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si,
sur une base mensuelle, le travailleur preste
l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine depuis leur
domicile. Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de
plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est
également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, le travailleur
n'a pas droit à une indemnité de bureau exonérée de cotisations d’ONSS et de
précompte professionnel pour ce mois[3].
Exemples :
- Un travailleur à temps plein travaille à domicile chaque semaine du lundi
au vendredi de 8h à 10h. Il évite ainsi les embouteillages. Étant donné que
l’équivalent d'une journée ouvrable complète par semaine est prestée à
domicile, le travailleur a droit à une indemnité qui est exonérée de précompte
professionnel et de cotisations ONSS.
- Un employeur a mis en place un système de rotation selon lequel un groupe
différent de travailleurs travaille à domicile chaque semaine. Étant donné que
chaque travailleur à temps plein travaille une semaine complète par mois depuis
son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier.
Les travailleurs concernés ont donc droit à une indemnité qui est exonérée de
précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.
Soyez prudent avec ce dernier exemple, car le Fisc donne également l'exemple
d'un travailleur à temps partiel pour la même situation :
- Un employeur a mis au point un système de rotation dans lequel chaque
semaine un groupe différent de travailleurs travaille à domicile. Dans ce
système de rotation, un travailleur preste à temps partiel. Il a un contrat
pour travailler 50% du temps. Pendant la semaine où le groupe auquel il
appartient travaille à domicile, il ne doit travailler que le mardi et le
jeudi. Étant donné que le travailleur ne preste que deux jours à domicile au
cours de ce mois, il ne s'agit pas de télétravail structurel
et régulier. Le travailleur en question n'a donc pas droit à une indemnité
exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
Incapacité de travail et vacances
L’employeur doit également être prudent si le travailleur est malade pendant
presque tout le mois. Il est possible que le Fisc et l'ONSS n'acceptent pas
qu’une indemnité fixe de télétravail soit payée pour ce mois-là. La circulaire
fiscale donne deux exemples :
- Un travailleur à temps plein est malade pendant 3 semaines au cours d'un
mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille tous les jours depuis
chez lui. Etant donné que ce travailleur preste une semaine entière par mois à
partir de son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et
régulier. Le travailleur concerné a donc droit à une indemnité qui est exonérée
de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
- Un travailleur à temps partiel est malade pendant 3 semaines au cours d'un
mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille 5 demi-journées à
domicile. Etant donné que le travailleur ne preste pas de journée complète de
chez lui en moyenne par semaine, il ne s'agit pas de
télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné n'a donc pas droit
à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS. En
revanche, l’employeur peut continuer à octroyer l'indemnité
forfaitaire de bureau pendant les vacances annuelles du
travailleur ou tout autre jour « de congé » organisé à son initiative[4], ainsi que pendant les jours de repos
compensatoire (jours RTT).
Montant différent pour différentes catégories de travailleurs
?
Prévoir un montant différent pour différentes catégories de travailleurs est
désormais accepté tant par le Fisc que l'ONSS. Les
éventuelles distinctions doivent cependant se faire sur la base de
critères objectifs. A défaut, l’indemnité octroyée est
considérée comme de la rémunération pure et simple.
Montant mensuel supérieur
Si un montant mensuel supérieur au montant forfaitaire prévu est
payé, l’employeur doit être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais
réels.
A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire de 134,71 euros est
considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les
cotisations d’ONSS doivent alors être payés sur cette partie.
Enfin, l’indemnité forfaitaire de bureau ne peut bien entendu pas
être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau
que le travailleur reçoit déjà.
Cumul avec les forfaits applicables lorsque le télétravailleur utilise des
équipements propres
Ce qu’en pense l’ONSS
L’ONSS accepte que les indemnités forfaitaires de bureau et de 10 % puissent
être cumulées avec les forfaits précités de 20 et de 5 euros moyennant le
respect d'un certain nombre de conditions.
L’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10 % de la rémunération brute
peuvent l'une et l'autre être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour
l’utilisation de l’ordinateur personnel ou celui de 5 euros
pour l’utilisation d’un deuxième écran, d’une imprimante ou d’un
scanner personnels, à condition que l’employeur ne rembourse pas ces
frais d’une autre manière (par exemple, en indemnisant le travailleur pour
l’achat de son ordinateur, …).
Elles peuvent être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour
l’utilisation de la connexion internet personnelle si
l’employeur prouve que les frais d’internet :
- sont à sa charge ;
- sont réellement exposés ;
- et ne sont pas déjà compris dans l’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10
%.
Ce qu’en pense le Fisc
La nouvelle circulaire fiscale (2021/C/20) confirme explicitement que
l’indemnité forfaitaire de bureau est cumulable avec les forfaits précités de
20 et de 5 euros.
[1] Il n’y a pas de
nombre d’années maximum pour ce qui concerne les forfaits pour l’utilisation
d’un ordinateur/d’une connexion internet privés.
[2] En effet,
l'article 119.3 à 119.12 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de
travail ne s'applique qu'aux travailleurs à domicile.
[3] L’employeur qui
souhaite néanmoins accorder une indemnité dans ce cas devra respecter les
conditions suivantes afin qu’elle soit exemple de précompte professionnel et de
cotisations sociales : l’indemnité devra être destinée à couvrir des frais qui
sont propres à l’employeur et elle devra effectivement être consacrée à de tels
frais.
[4] Le congé parental
et les jours de petit chômage, par exemple, ne sont donc pas visés. Ces jours
sont en effet pris à l’initiative du travailleur. Il s’agit ici d’une
interprétation de la circulaire donnée par le Fisc.
Quelques différences avec le contrat de travail à domicile
Les questions précédentes mentionnent point par point les dispositions
particulières prévues par la CCT n° 85 concernant le télétravail. Chacun
gardera cependant à l'esprit que le contrat de télétravail est un contrat de
travail ordinaire (le plus souvent d'employé). Il y aura donc lieu de revenir
encore et toujours aux dispositions qui gouvernent celui-ci si d'autres
dispositions plus spécifiques (CCT n° 85, CCT sectorielles ou d'entreprise ou
accords individuels) ne lui sont pas applicables.
Quelques exemples illustreront ce propos et rappelleront la différence entre
un travailleur à domicile et un télétravailleur :
En cas d'incapacité de travail, le travailleur à domicile
doit explicitement remettre à son employeur un certificat médical dans les deux
jours alors qu'il n'est rien prévu pour le télétravailleur. Pour ce dernier,
les dispositions générales de la loi du 3 juillet 1978 s'appliquent, à savoir
que rien n’oblige en principe le travailleur à remettre un certificat médical à
l’employeur. Il n'est tenu de le faire que si cette obligation figure dans le
règlement de travail ou dans une convention collective de travail ou encore si
l’employeur le demande expressément.
Un autre exemple : les dispositions relatives au travailleur à domicile
prévoient explicitement que les dispositions en matière de chômage
temporaire pour accident technique ou intempéries ne lui sont pas
applicables. Pour le télétravailleur, rien de tel n'est prévu. Les dispositions
générales de la loi du 3 juillet 1978 sont donc applicables comme pour tout
travailleur ordinaire, y compris celles du chômage temporaire.
Bien entendu, toutes les dispositions générales en matière de
rupture du contrat de travail sont également applicables au
télétravailleur.
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Pour rappel, vous trouvez des renseignements :
Si vous souhaitez des conseils personnalisés, n’hésitez pas à contacter
votre Legal Advisor.
Quelles sont les principales références légales?
- Accord-cadre européen du 16 juillet 2002 sur le télétravail
- Convention collective du travail n° 85 du 9 novembre 2005, modifiée par la
Convention collective de travail n° 85bis du 27 février 2008
- Loi du 10 avril 1971 sur les accidents du travail (articles 7 et 8)
- Loi du 3 juillet 1978 (dispositions générales + article 119.1 à 119.3)
- Circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021