E.E.S.V. Securex Corporate
Maatschappelijke zetel: Tervurenlaan 43, 1040 Brussel
Ondernemingsnummer: BTW BE 0877.510.104 - RPR Brussel

Contracten/Clausules

Telewerkers > 1. Structureel telewerk

Wat is structureel telewerk?

Definitie

Telewerk is een vorm van organisatie en/of van uitvoering van het werk waarbij, in het kader van een arbeidsovereenkomst en met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever uitgevoerd zouden kunnen worden, op regelmatige basis en niet incidenteel, buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.  Het structurele telewerk wordt geregeld door cao nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad.

Wanneer het telewerk incidenteel en dus niet op regelmatige basis uitgevoerd wordt, is er sprake van occasioneel telewerk. Dit occasionele telewerk wordt in de fiche Telewerkers - 2. Occasioneel telewerk besproken.

Meer info over de specifieke bepalingen i.v.m. het omwille van de coronacrisis door de overheid aanbevolen of verplicht telewerk vindt u dan weer onder de fiche Telewerkers - 3. Telewerk en coronavirus.

Uitgesloten

De mobiele telewerkers worden niet beoogd door cao nr. 85. Hun mobiliteit maakt immers integraal deel uit van de wijze van uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Het gaat hier bijvoorbeeld om handelsvertegenwoordigers, commercieel afgevaardigden, medisch afgevaardigden, technici die interventies verrichten bij klanten van de werkgever, thuisverplegers.

Structureel telewerk versus huisarbeid

De reglementering betreffende de huisarbeid zag het daglicht in 1996 met als doel een betere juridische bescherming te bieden aan de werknemer die van thuis uit besloot te werken om zo zijn professioneel en privéleven beter op elkaar te kunnen afstemmen. Sindsdien zijn er, naast de gewone bepalingen die gelden voor elke arbeider of bediende, ook specifieke bepalingen op de huisarbeiders van toepassing.  Het contract voor huisarbeid bevat al deze bijzonderheden binnen de limieten van een normale arbeidsovereenkomst.

Door de versnelde technologische ontwikkeling op het vlak van de informatica werd nadien het structurele telewerk ingevoerd, een nieuwe vorm van huisarbeid die meer afgestemd is op intellectuele prestaties en dus eerder in een bediendenovereenkomst kadert. Om deze reden wordt het structurele telewerk enkel vermeld bij de bepalingen inzake huisarbeid om te zeggen dat deze niet van toepassing zijn op de werknemers die onder cao nr.85 vallen. 

Uiteraard kan het bij telewerk ook om huisarbeid gaan, maar de modaliteiten zijn totaal verschillend.  Het contract voor telewerk is voor alles een gewone bediendenovereenkomst waarop de bepalingen van cao nr. 85 van toepassing zijn. Deze cao regelt het statuut van de structurele telewerker voor alles wat niet door de algemene bepalingen van de arbeidsovereenkomstenwet vastgesteld is. Daarnaast kunnen meer voordelige bepalingen op sectoraal of ondernemingsniveau het lijstje aanvullen.

In deze fiche bespreken we dus de bepalingen van die cao nr. 85 en leggen we bepaalde parallellen met het contract voor huisarbeid, dat in een aparte fiche besproken wordt.

 

Waar kan het telewerk plaatsvinden?

Het telewerk kan worden verricht in de woning van de telewerker of op elke andere door hem gekozen plaats.

Het telewerk dat wordt verricht in een satellietkantoor van de werkgever, met andere woorden in een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt, valt echter buiten het toepassingsgebied van deze bepalingen.

Opgelet ! Indien een bureauvergoeding wordt toegekend aan de telewerker, dient rekening gehouden te worden met het feit dat dit forfait enkel door de RSZ en fiscus zal aanvaard worden in geval het telewerk uitgevoerd wordt in de private lokalen van de werknemer.

 

Wie beslist over het telewerk?

Het principe is dat telewerk op vrijwillige basis gebeurt, zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Elk van de partijen moet er dus akkoord mee gaan.

De partijen kunnen zowel vóór het begin van uitvoering van de arbeidsovereenkomst als in de loop van de arbeidsovereenkomst beslissen om telewerk te verrichten. Cao nr. 85 bepaalt dat in deze laatste hypothese, de beslissing om telewerk te verrichten, ongedaan gemaakt kan worden door een individuele en/of een collectieve overeenkomst.

 

Welke overeenkomst moet er opgesteld worden?

Principe

Voor elke telewerker afzonderlijk moet er een schriftelijke arbeidsovereenkomst opgesteld worden uiterlijk op het moment dat hij zijn prestaties aanvat. Indien de arbeidsovereenkomst al loopt, moet er voor het telewerk een schriftelijke bijlage bij de overeenkomst opgemaakt worden.

De schriftelijke overeenkomst of de bijlage bij de arbeidsovereenkomst moet niet in extenso alle arbeidsvoorwaarden en andere informatie vermelden die gelden voor telewerk. Er kan worden verwezen naar de cao nr. 85 of naar een collectieve arbeidsovereenkomst met betrekking tot telewerk, gesloten op het niveau van de sector of de onderneming, of naar een arbeidsreglement wanneer er ter zake al vermeldingen werden opgenomen.

Verplichte vermeldingen

De overeenkomst (meestal een arbeidsovereenkomst als bediende in de zin van de wet van 3 juli 1978) of de bijlage moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:

Daarnaast kan de overeenkomst ook nog de periode vermelden die overeengekomen is als periode waarbinnen telewerk verricht mag worden. 

Deze facultatieve vermelding werd, samen met de laatste verplichte vermelding in cao nr. 85bis opgenomen om de telewerker een betere bescherming tegen arbeidsongevallen te bieden.  Voor meer uitleg hierover verwijzen we naar de vraag “Is de telewerker beschermd tegen arbeidsongevallen?”

Opmerking: de overeenkomst voor huisarbeid bevat ook specifieke vermeldingen, maar deze verschillen van de vermeldingen die door de cao nr. 85 worden opgelegd voor de overeenkomst inzake telewerk.

Securex heeft een model van overeenkomst uitgewerkt voor structureel telewerk, beschikbaar in onze e-Shop onder het pakket “Structureel telewerk”. Dit pakket omvat tevens een « policy » inzake structureel telewerk. Wenst u enkel en alleen een model van overeenkomst of bijlage te bestellen, neem dan contact op met uw Legal advisor.

Wat is de sanctie indien er geen schriftelijke overeenkomst bestaat?

Indien er geen schriftelijke overeenkomst is, heeft de telewerker het recht om zijn werk (opnieuw) in de lokalen van de werkgever te verrichten.

Opmerking: indien er geen schriftelijke overeenkomst bestaat of de overeenkomst bevat niet de verplichte vermeldingen, geeft dit de telewerker niet de mogelijkheid om op elk willekeurig ogenblik de overeenkomst te beëindigen, zoals dat wel het geval is voor de huisarbeider.

De afwezigheid van overeenkomst impliceert niet dat er sprake is van huisarbeid

Het Hof van Cassatie oordeelde in een arrest van 5 oktober 2020 dat het ontbreken van een schriftelijke telewerkovereenkomst (of een onvolledige overeenkomst) niet uitsluit dat er sprake is van telewerk.  Hiermee verbreekt het Hof een arrest van het arbeidshof van Antwerpen dat een werkneemster het recht op vergoeding voor huisarbeid had toegekend.

In de zaak die aan het Hof van Cassatie werd voorgelegd eiste een werkneemster een vergoeding van 10% van haar loon voor de kosten die aan huisarbeid zijn verbonden. Omdat er geen telewerkovereenkomst was gesloten tussen de partijen vorderde ze de toepassing van de rechten die gekoppeld zijn aan huisarbeid.

Huisarbeid wordt geregeld door de wet betreffende de arbeidsovereenkomsten. Huisarbeiders zijn ‘werknemers die tegen loon arbeid verrichten onder het gezag van een werkgever, in hun woonplaats of op elke andere door hen gekozen plaats, zonder dat zij onder het toezicht of de rechtstreekse controle van deze werkgever staan’. De wet bepaalt daarnaast dat bij huisarbeid een vergoeding van 10% van het loon ten laste valt van de werkgever.

Volgens het arbeidshof zijn de regels over huisarbeid van toepassing omdat er geen schriftelijke telewerkovereenkomst is. Het Hof van Cassatie volgde deze redenering niet. Het Hof verduidelijkt dat de specifieke sanctie die de cao over telewerk oplegt als er geen schriftelijke telewerkovereenkomst werd gesloten de terugkeer van de werknemer naar de lokalen van de onderneming mogelijk maakt. Het gebrek aan een schriftelijke telewerkovereenkomst heeft dus niet tot gevolg dat de werkneemster niet langer als een telewerkster wordt beschouwd. Wie telewerk zegt, sluit de toepassing van de reglementering over huisarbeid uit.

 

Welke rechten heeft de telewerker?

De telewerker geniet van dezelfde rechten als vergelijkbare werknemers die in de onderneming tewerkgesteld zijn voor wat betreft:

 

[1] Ze zijn dus onderworpen aan hetzelfde evaluatiebeleid als de andere werknemers.

[2] De werknemersafvaardiging wordt geïnformeerd en geconsulteerd over de invoering van telewerk in overeenstemming met de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 9.

 

Is de telewerker beschermd tegen arbeidsongevallen?

Probleemstelling

Er is sprake van een arbeidsongeval als de feiten die aanleiding gaven tot het letsel zich hebben voorgedaan tijdens en wegens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

In geval van een arbeidsovereenkomst voor telewerk die door zijn aard meestal wordt uitgevoerd in de privéwoning van de werknemer en dus buiten elke controle om, is het meestal niet zo eenvoudig om dit te bepalen.

Vermoeden van arbeidsongeval

Om hieraan te verhelpen, werd voor de telewerkers in de arbeidsongevallenwet een vermoeden van uitvoering van arbeidsovereenkomst beperkt in tijd en ruimte ingevoerd.

Dit vermoeden stelt dat wanneer de telewerker een ongeval heeft op de plaats(en) en tijdens de uren vermeld in de telewerkovereenkomst, dit steeds vermoed zal worden een arbeidsongeval te zijn. De verzekeraar mag uiteraard steeds het tegenbewijs leveren.

Vermeldingen in de arbeidsovereenkomst

Om dit vermoeden te kunnen toepassen, moet(en) de plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn arbeid uit te oefenen in de arbeidsovereenkomst worden vermeld (verplichte vermelding) en, indien mogelijk, ook de periode waarbinnen het telewerk wordt verricht (facultatieve vermelding).

Als de periode waarbinnen het telewerk wordt verricht, niet in de schriftelijke overeenkomst opgenomen is, zal het vermoeden van toepassing zijn tijdens de werkuren die de telewerker zou moeten presteren indien hij in de lokalen van de werkgever zou tewerkgesteld zijn.

Als de plaats(en) waar het telewerk uitgevoerd wordt, niet in de schriftelijke overeenkomst word(t)(en) vermeld, zal het vermoeden van toepassing zijn op de woonplaats of de plaats(en) waar het telewerk gewoonlijk wordt uitgevoerd[1].

Bewijs van arbeidsongeval

Als de vermoedens niet spelen, bijvoorbeeld omdat de werknemer een ongeval heeft buiten de periode vermeld in de arbeidsovereenkomst of op een andere plaats, dan zal de werknemer moeten bewijzen dat het om een arbeidsongeval gaat om een tussenkomst van zijn arbeidsongevallenverzekeraar te kunnen krijgen. In dat geval zal hij dus moeten kunnen aantonen dat het ongeval zich voorgedaan heeft tijdens en wegens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Ongeval op de weg naar het werk

Bepaalde trajecten worden erkend als arbeidsweg indien het telewerk in de woonplaats van de werknemer wordt uitgevoerd. Het betreft de weg van de woonplaats naar de crèche of de school (en terug) en de weg van de woonplaats naar de plaats waar de werknemer zijn eetmaal neemt of het zich aanschaft (en terug)[2].

Extra bescherming

De werkgever die zijn telewerkers een volledige bescherming tegen arbeidsongevallen wil bieden, kan ook steeds overwegen om een verzekering af te sluiten die de werknemer 24 uur per dag dekking verleent tegen ongevallen die hem overkomen in het kader van de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst voor telewerk.

 

[1] Nieuw artikel 7 van de arbeidsongevallenwet van 10 april 1971.

[2] Nieuw artikel 8 van de arbeidsongevallenwet van 10 april 1971.

 

Welke informatie moet de werkgever aan de telewerker bezorgen?

De werkgever moet de telewerker informatie bezorgen over de arbeidsvoorwaarden en meer bepaald:

Daarnaast moet de werkgever de telewerker informeren over:

 

[1] Daartoe is de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 2002 met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens mutatis mutandis van toepassing.

 

Welke maatregelen moet de werkgever nemen?

De werkgever moet:

Opmerking: de werkgever moet de werkgeversverplichtingen naleven die voor elke andere gewone werknemer gelden (artikel 20 van de wet van 3 juli 1978), terwijl de werkgeversverplichtingen voor een huisarbeider veel strikter zijn.

 

Wat zijn de verplichtingen van de telewerker?

Naast de verplichtingen die de telewerker heeft als werknemer, moet hij:

De bevoegde interne preventiediensten hebben toegang tot de werkplek van de telewerker om te controleren of de geldende regelingen inzake veiligheid en gezondheid op correcte wijze worden toegepast. Als het telewerk in een bewoond lokaal wordt verricht, moet een dergelijk bezoek van tevoren worden aangekondigd en moet de telewerker daarmee instemmen. De telewerker kan een inspectiebezoek van diezelfde diensten aanvragen.

Wat zijn de kosten voor de werkgever?

Benodigde apparatuur

Verplicht ten laste van de werkgever

De werkgever moet aan de telewerker de voor het telewerk benodigde apparatuur ter beschikking stellen, en deze apparatuur installeren en onderhouden. De werkgever vergoedt echter uitsluitend de kosten voor de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk.

De kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de door de telewerker gebruikte apparatuur en gegevens in het kader van het telewerk, zijn eveneens voor rekening van de werkgever. 

Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten voor installatie van informaticaprogramma’s, werking en onderhoud, alsook de kosten voor afschrijving van de apparatuur, voor rekening van de werkgever. Deze kosten worden berekend vóór de aanvang van het telewerk naar verhouding van de prestaties van telewerk of volgens een door partijen overeengekomen verdeelsleutel.

Notie van benodigde apparatuur en voorwaarden tot terugbetaling

Onder benodigde apparatuur dient het bureaumateriaal en de voor de telewerker nodige internetaansluiting begrepen te worden.  Het ‘bureaumateriaal’ omvat :

De terugbetaling wordt enkel voor het volgende materiaal aanvaard:

De terugbetaling van een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball is enkel mogelijk als u die materialen ook op de werkvloer ter beschikking stelt. 

Bovendien aanvaarden de fiscus en de RSZ niet dat u elk jaar een bureaustoel terugbetaald.

De circulaire bevat een tabel met indicatieve gebruikstermijnen. U vindt deze hier. 

Maandelijkse forfaitaire bedragen aanvaard door fiscus en RSZ voor het gebruik van bepaald eigen materiaal

In geval de werknemer gebruik maakt van zijn privécomputer en/of privé- internetaansluiting, kan hij hiervoor een forfaitaire vergoeding krijgen van de werkgever. De fiscus heeft beslist dat dergelijke kostenvergoeding vrijgesteld is van belastingen indien de som niet hoger ligt dan 20 euro per maand. Dit forfait mag zowel toegepast worden voor het gebruik van de internetaansluiting als voor het gebruik van de eigen computer. In totaal kan de werkgever dus een belastingvrije onkostenvergoeding toekennen van maximum 40 euro per maand.

Sinds 1 maart 2021 is er nog een bijkomende mogelijkheid. Voor werknemers die geen gebruik maken van de eigen PC, maar wel van een eigen tweede computerscherm en/of van een printer/scanner, kunt u een bijkomend forfait van 5 euro per maand per gebruikt toestel geven. En dat met een maximum van 10 euro per maand, voor een periode van maximaal 3 jaar.[1]

Voorbeeld: een werknemer die geen eigen PC gebruikt, maar wel een eigen tweede computerscherm en de eigen scanner en de eigen printer, heeft dus maximaal recht op 10 euro per maand als forfaitaire vergoeding. Ook al gebruikt de werknemer de drie apparaten bij het telewerken.

Het is daarentegen niet mogelijk om het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen PC te combineren met het bijkomende forfait van 5 euro.

De RSZ aanvaardt dat deze forfaitaire bedragen ook van socialezekerheidsbijdragen vrijgesteld kunnen worden[2].

Opgelet, in geval een hogere vergoeding wordt toegekend, dan zal de werkgever moeten bewijzen dat de vergoeding effectief aan kosten eigen aan de werkgever werd besteed. Slaagt hij hier niet in, dan zal het deel van de vergoeding dat deze maandelijkse forfaitaire bedragen overschrijdt, onderworpen zijn aan bedrijfsvoorheffing en aan socialezekerheidsbijdragen en op de fiscale fiches vermeld moeten worden.

Aanverwante kosten

Mogelijkheid, geen verplichting

De zogenaamde “aanverwante” kosten (verwarming, elektriciteit, …) dienen niet verplicht ten laste genomen te worden door de werkgever. Indien hiertoe toch wordt beslist, kan de keuze gemaakt worden tussen :

Het cumuleren van deze beide vergoedingen is verboden.

Onder de toelichting van het begrip “aanverwante kosten”, vindt u een overzicht van de sociale en fiscale regels die van toepassing zijn op deze terugbetalingen.

Begrip « aanverwante kosten »

De aanverwante kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken om de arbeid te kunnen laten uitvoeren.

Het gaat onder andere om de volgende kosten:

Vergoeding van 10% van het loon

De aanverwante kosten van de telewerker (verwarming, elektriciteit, enz.) moeten niet gedekt worden door de werkgever, terwijl in het geval van huisarbeid wel duidelijk in de wet een vergoeding van kosten is voorzien à rato van 10% van het loon indien geen andere duidelijke vermeldingen zijn opgenomen in de overeenkomst of van meer dan 10% indien hiervoor bewijsstukken voorgelegd worden.

Onder bepaalde voorwaarden aanvaard door de RSZ

In zijn Administratieve Instructies maakt de RSZ melding van het feit dat de thuisarbeider en de telewerker op wettelijk vlak niet gelijk behandeld worden wanneer het over de terugbetaling van de aanverwante kosten gaat[3]. De Rijksdienst aanvaardt echter dat ook voor de telewerker een vergoeding van ten hoogste 10% van het loon beschouwd wordt als een vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten. Indien de terugbetaling van kosten 10% overschrijdt, dient de werkgever aan te tonen dat het werkelijk gaat om een terugbetaling van kosten die ten laste van de werkgever vallen.

Opgelet, de werkgever en de werknemer moeten duidelijke afspraken hebben gemaakt in verband met het loon dat op de prestaties geleverd in het kader van het telewerk betrekking heeft. Wanneer de werkgever en de werknemer dergelijke afspraken hebben gemaakt, zal de RSZ een forfaitaire vergoeding van 10% van het brutoloon aanvaarden voor de kosten die de telewerker maakt voor rekening van zijn werkgever, voor zover die 10 % uitsluitend wordt berekend op het deel van het loon dat op het telewerk betrekking heeft én dat uitdrukkelijk werd overeengekomen tussen de partijen.  

Wanneer de werknemer een globaal loon geniet en de partijen dus geen afspraken hebben gemaakt over het loon m.b.t. tot de prestaties geleverd in het kader van het telewerk, zal de RSZ de 10%-regeling niet aanvaarden. In dat geval kan de werkgever eventueel wel een forfaitaire bureauvergoeding betalen.

Fiscus aanvaardt de vergoeding van 10% niet automatisch

De fiscus heeft geen standaardregels opgesteld over de toekenning van de forfaitaire vergoeding van 10% van het loon. Als de werkgever er zeker van wil zijn dat deze vergoeding van belasting wordt vrijgesteld, kan hij vooraf een ruling aanvragen.

De fiscus heeft wel nauwkeurige regels vastgesteld voor de belastingvrijstelling van de forfaitaire telewerkvergoeding/bureauvergoeding. U vindt ze hieronder.

Bureauvergoeding (of thuiswerkvergoeding)

De werkgever kan er ook voor opteren aan zijn werknemer die aan thuiswerk doet een bureauvergoeding toe te kennen, waarvan het RSZ-vrije bedrag momenteel 134,71 euro per maand bedraagt (voor latere aanpassingen, zie onze Sleutelbedragen/terugbetaling van kosten RSZ).  

Zoals hierboven toegelicht, wordt dit bedrag geacht verwarmingskosten, elektriciteit, telefoon, klein bureaugereedschap… te dekken. Dit forfaitair bedrag hoeft niet te worden geproratiseerd (dit blijft evenwel een mogelijkheid).

Sinds 1 maart 2021 verduidelijkt een fiscale circulaire de toepasselijke regels op vlak van de toekenning van een bureauvergoeding. Het goede nieuws is dat de RSZ beslist heeft de nieuwe fiscale regels te volgen.  

Opgelet, bepaalde specifieke voorwaarden dienen te worden gerespecteerd vooraleer een bureauvergoeding vrijgesteld is op fiscaal en sociaal vlak :

Voorbeelden:

  1. Een voltijdse werknemer werkt elke week van maandag tot vrijdag thuis van 8 uur ’s ochtends tot 10 uur ’s ochtends. Zo vermijdt hij de filedrukte. Aangezien er op weekbasis één volledige werkdag van thuis gewerkt wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
  1. Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Aangezien elke voltijdse werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemers hebben dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

Bij dit laatste voorbeeld moet u wel opletten, want de fiscus geeft voor dezelfde situatie ook een voorbeeld van een deeltijdse werknemer:

  1. Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Een werknemer in dat rotatiesysteem werkt deeltijds. Hij heeft een overeenkomst voor een tewerkstelling van 50%. In de week waarin de groep waartoe hij behoort, thuiswerkt, moet hij enkel op dinsdag en donderdag werken. Aangezien de werknemer in die maand maar twee dagen van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

Arbeidsongeschiktheid en vakantie

U moet ook opletten indien uw werknemer in een bepaalde maand bijna de hele maand ziek is. Het is mogelijk dat de fiscus en de RSZ niet aanvaarden dat u die maand een forfaitaire telewerkvergoeding betaalt. Ook daar geeft de circulaire twee voorbeelden:

  1. Een voltijdse werknemer is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij alle dagen van thuis. Aangezien deze werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ.
  2. Een deeltijdse werknemers is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij 5 halve dagen van thuis. Aangezien de werknemer gemiddeld geen volledige dag per week van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen. De werkgever mag de forfaitaire vergoeding evenwel blijven doorbetalen tijdens de jaarlijkse vakantie van de werknemer, of tijdens iedere andere “verlofdag” die op zijn initiatief wordt genomen[5]. Dit geldt ook voor de compenserende rustdagen (ADV-dagen).

Mag u een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën?

Een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën wordt voortaan aanvaard, zowel door de fiscus als de RSZ. Een onderscheid tussen bepaalde situaties of bepaalde personeelscategorieën, dient wel te gebeuren op basis van objectieve criteria.  Is dat niet het geval, dan zal de vergoeding van de betrokken werknemers als loon beschouwd worden.

Een hoger maandbedrag toekennen?

Een werkgever die de werknemers elke maand een bedrag betaalt dat hoger ligt dan het forfait, moet kunnen aantonen dat het om werkelijk gemaakte kosten gaat.

Gebeurt dat niet, dan wordt het gedeelte boven het forfait van 134,71 euro als loon beschouwd. Op dat gedeelte moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden.  

Ten slotte mag de forfaitaire bureauvergoeding uiteraard niet worden gecombineerd met andere eventuele bureaukostenvergoedingen die de werknemer al ontving.

Cumul met de forfaits die van toepassing zijn wanneer de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt

Het standpunt van de RSZ

De RSZ aanvaardt wel dat de bureauvergoeding en de vergoeding van 10% gecumuleerd kunnen worden met de bovenvermelde forfaits van 20 euro en 5 euro, voor zover aan een aantal voorwaarden is voldaan.

De bureauvergoeding of de vergoeding van 10% van het brutoloon kunnen gecumuleerd worden met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen computer, of met het forfait van 5 euro voor het gebruik van een eigen tweede scherm en/of printer/scanner, op voorwaarde dat de werkgever deze kost niet op een andere manier terugbetaalt (bijvoorbeeld door de werknemer te vergoeden voor de aankoop van zijn computer,…).

Ze kunnen met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen internetaansluiting gecumuleerd worden indien de werkgever aantoont dat de internetkost:

Het standpunt van de fiscus

De nieuwe fiscale circulaire (2021/C/20) bevestigt expliciet dat de forfaitaire bureauvergoeding cumuleerbaar is met voormelde forfaits van 20 euro en 5 euro.

 

[1] Er is geen maximum aantal jaren bepaald voor wat betreft de forfaits m.b.t. het gebruik van een eigen computer/internetaansluiting

[3] De artikelen 119.3 tot en met 119.12 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten zijn immers enkel van toepassing op huisarbeiders.

[4] Wilt u in dat geval toch een vergoeding toekennen? Dan is die vergoeding enkel vrij van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen als tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden is voldaan: er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor kosten eigen aan de werkgever en de vergoeding wordt ook effectief aan die kosten besteed.

[5] Ouderschapsverlof en dagen klein verlet, bijvoorbeeld, worden dus niet beoogd. Deze dagen worden immers op initiatief van de werknemer genomen. Het betreft hier een interpretatie van de circulaire die door de fiscus werd gegeven.

 

Enkele verschilpunten met het contract voor huisarbeid

In de voorgaande vragen werd punt voor punt ingegaan op de bijzondere bepalingen van cao nr. 85 inzake het telewerk. We moeten evenwel steeds voor ogen houden dat de overeenkomst inzake telewerk een gewone arbeidsovereenkomst is (meestal een contract voor bedienden). We moeten dan ook steeds teruggrijpen naar de bepalingen voor de gewone arbeidsovereenkomsten indien andere specifiekere bepalingen (cao nr. 85, sectorale of ondernemingsakkoorden of individuele akkoorden) er niet op van toepassing zijn.

Wij geven enkele voorbeelden om dit te illustreren en herinneren aan het verschil tussen een thuisarbeider en een telewerker:

In het geval van arbeidsongeschiktheid is voor de huisarbeider uitdrukkelijk voorzien dat hij binnen de twee dagen een medisch attest aan zijn werkgever moet bezorgen, daar waar er voor de telewerker niets bepaald is. Voor deze laatste zijn de algemene bepalingen van de wet van 3 juli 1978 van toepassing, namelijk dat de werknemer niet verplicht is om aan de werkgever een medisch attest te bezorgen, tenzij deze verplichting wordt bepaald in het arbeidsreglement of in de collectieve arbeidsovereenkomst of indien de werkgever dit uitdrukkelijk vraagt.

Een ander voorbeeld: de bepalingen met betrekking tot de huisarbeider voorzien expliciet dat de bepalingen inzake tijdelijke werkloosheid wegens een technische stoornis of slechte weersomstandigheden niet op hem van toepassing zijn. Voor de telewerker is iets dergelijks niet voorzien. De algemene bepalingen van de wet van 3 juli 1978 zijn dus van toepassing net als voor een gewone werknemer, met inbegrip de bepalingen met betrekking tot de tijdelijke werkloosheid.

Natuurlijk zijn ook alle algemene bepalingen met betrekking tot de verbreking van de arbeidsovereenkomst van toepassing op de telewerker.

 

Wat is structureel telewerk?

Om u te helpen hebben we verschillende pakketten samengesteld met alle nodige documenten om telewerk in te voeren. Bestel uw pakket in onze e-Shop onder het trefwoord Telewerk en ga onmiddellijk aan de slag!

U vindt informatie over:

Voor gepersonaliseerd advies, kunt u terecht bij uw Legal Advisor.

 

Wat zijn de belangrijkste wettelijke referenties?