Contracten/Clausules
Telewerkers > 1. Structureel telewerk
Wat is structureel telewerk?
Definitie
Telewerk is een vorm van organisatie en/of van uitvoering van het werk
waarbij, in het kader van een arbeidsovereenkomst en met gebruikmaking van
informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de
werkgever uitgevoerd zouden kunnen worden, op regelmatige basis en niet
incidenteel, buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd. Het
structurele telewerk wordt geregeld door cao nr. 85 van de Nationale
Arbeidsraad.
Wanneer het telewerk incidenteel en dus niet op regelmatige basis uitgevoerd
wordt, is er sprake van occasioneel telewerk. Dit occasionele telewerk wordt in
de fiche
Telewerkers -
2. Occasioneel telewerk besproken.
Meer info over de specifieke bepalingen i.v.m. het omwille van de
coronacrisis door de overheid aanbevolen of verplicht telewerk vindt u dan weer
onder de fiche Telewerkers -
3. Telewerk en coronavirus.
Uitgesloten
De mobiele telewerkers worden niet beoogd door cao nr. 85.
Hun mobiliteit maakt immers integraal deel uit van de wijze van uitvoering van
de arbeidsovereenkomst. Het gaat hier bijvoorbeeld om
handelsvertegenwoordigers, commercieel afgevaardigden, medisch afgevaardigden,
technici die interventies verrichten bij klanten van de werkgever,
thuisverplegers.
Structureel telewerk versus huisarbeid
De reglementering betreffende de huisarbeid zag het daglicht in 1996 met als
doel een betere juridische bescherming te bieden aan de werknemer die van thuis
uit besloot te werken om zo zijn professioneel en privéleven beter op elkaar te
kunnen afstemmen. Sindsdien zijn er, naast de gewone bepalingen die gelden voor
elke arbeider of bediende, ook specifieke bepalingen op de huisarbeiders van
toepassing. Het contract voor huisarbeid bevat al deze bijzonderheden binnen
de limieten van een normale arbeidsovereenkomst.
Door de versnelde technologische ontwikkeling op het vlak van de informatica
werd nadien het structurele telewerk ingevoerd, een nieuwe vorm van huisarbeid
die meer afgestemd is op intellectuele prestaties en dus eerder in een
bediendenovereenkomst kadert. Om deze reden wordt het structurele telewerk
enkel vermeld bij de bepalingen inzake huisarbeid om te zeggen dat deze niet
van toepassing zijn op de werknemers die onder cao nr.85 vallen.
Uiteraard kan het bij telewerk ook om huisarbeid gaan, maar de modaliteiten
zijn totaal verschillend. Het contract voor telewerk is voor alles een gewone
bediendenovereenkomst waarop de bepalingen van cao nr. 85 van toepassing zijn.
Deze cao regelt het statuut van de structurele telewerker voor alles wat niet
door de algemene bepalingen van de arbeidsovereenkomstenwet vastgesteld is.
Daarnaast kunnen meer voordelige bepalingen op sectoraal of ondernemingsniveau
het lijstje aanvullen.
In deze fiche bespreken we dus de
bepalingen van die cao nr. 85 en leggen we bepaalde parallellen met het
contract voor huisarbeid, dat in een aparte fiche besproken
wordt.
Waar kan het telewerk plaatsvinden?
Het telewerk kan worden verricht in de woning van de
telewerker of op elke andere door hem gekozen
plaats.
Het telewerk dat wordt verricht in een satellietkantoor van de werkgever,
met andere woorden in een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een
lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt, valt echter
buiten het toepassingsgebied van deze bepalingen.
Opgelet ! Indien een bureauvergoeding wordt
toegekend aan de telewerker, dient rekening gehouden te worden met het feit dat
dit forfait enkel door de RSZ en fiscus zal aanvaard worden in geval het
telewerk uitgevoerd wordt in de private lokalen van de
werknemer.
Wie beslist over het telewerk?
Het principe is dat telewerk op vrijwillige basis gebeurt,
zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Elk van de partijen moet er dus
akkoord mee gaan.
De partijen kunnen zowel vóór het begin van uitvoering van de
arbeidsovereenkomst als in de loop van de arbeidsovereenkomst beslissen om
telewerk te verrichten. Cao nr. 85 bepaalt dat in deze laatste hypothese, de
beslissing om telewerk te verrichten, ongedaan gemaakt kan worden door een
individuele en/of een collectieve overeenkomst.
Welke overeenkomst moet er opgesteld worden?
Principe
Voor elke telewerker afzonderlijk moet er een schriftelijke
arbeidsovereenkomst opgesteld worden uiterlijk op het moment dat hij zijn
prestaties aanvat. Indien de arbeidsovereenkomst al loopt, moet er voor het
telewerk een schriftelijke bijlage bij de overeenkomst opgemaakt worden.
De schriftelijke overeenkomst of de bijlage bij de arbeidsovereenkomst moet
niet in extenso alle arbeidsvoorwaarden en andere informatie vermelden die
gelden voor telewerk. Er kan worden verwezen naar de cao nr. 85 of naar een
collectieve arbeidsovereenkomst met betrekking tot telewerk, gesloten op het
niveau van de sector of de onderneming, of naar een arbeidsreglement wanneer er
ter zake al vermeldingen werden opgenomen.
Verplichte vermeldingen
De overeenkomst (meestal een arbeidsovereenkomst als
bediende in de zin van de wet van 3 juli 1978) of de bijlage moet minstens
de volgende vermeldingen bevatten:
- de frequentie van het telewerk en eventueel de dagen waarop telewerk wordt
verricht en eventueel de dagen en/of uren van aanwezigheid in de
onderneming;
- de ogenblikken waarop of de periodes tijdens welke de telewerker bereikbaar
moet zijn en via welke middelen;
- de ogenblikken waarop de telewerker een beroep kan doen op technische
ondersteuning;
- de verdere regels volgens welke de werkgever de kosten vergoedt of
betaalt;
- de voorwaarden en verdere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie
van de werkgever, en in het geval van een terugkeer naar de bedrijfslocatie van
de werkgever, de termijn voor kennisgeving, en/of de duur van het telewerk en
de wijze van verlenging;
- de plaatsen die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten.
Daarnaast kan de overeenkomst ook nog de periode vermelden die
overeengekomen is als periode waarbinnen telewerk verricht mag worden.
Deze facultatieve vermelding werd, samen met de laatste verplichte
vermelding in cao nr. 85bis opgenomen om de telewerker een betere bescherming
tegen arbeidsongevallen te bieden. Voor meer uitleg hierover verwijzen we naar
de vraag “Is de telewerker
beschermd tegen arbeidsongevallen?”
Opmerking: de overeenkomst voor huisarbeid bevat ook
specifieke vermeldingen, maar deze verschillen van de vermeldingen die door de
cao nr. 85 worden opgelegd voor de overeenkomst inzake telewerk.
Securex heeft een model van overeenkomst uitgewerkt voor structureel
telewerk, beschikbaar in onze e-Shop onder het pakket “Structureel telewerk”. Dit pakket
omvat tevens een « policy » inzake structureel telewerk. Wenst u enkel en
alleen een model van overeenkomst of bijlage te bestellen, neem dan contact op
met uw Legal advisor.
Wat is de sanctie indien er geen schriftelijke overeenkomst bestaat?
Indien er geen schriftelijke overeenkomst is, heeft de telewerker het recht
om zijn werk (opnieuw) in de lokalen van de werkgever te verrichten.
Opmerking: indien er geen schriftelijke overeenkomst
bestaat of de overeenkomst bevat niet de verplichte vermeldingen, geeft dit de
telewerker niet de mogelijkheid om op elk willekeurig ogenblik de overeenkomst
te beëindigen, zoals dat wel het geval is voor de huisarbeider.
De afwezigheid van overeenkomst
impliceert niet dat er sprake is van huisarbeid
Het Hof van Cassatie oordeelde in een arrest van 5 oktober 2020
dat het ontbreken van een schriftelijke
telewerkovereenkomst (of een onvolledige overeenkomst) niet
uitsluit dat er sprake is van telewerk. Hiermee verbreekt het Hof een
arrest van het arbeidshof van Antwerpen dat een werkneemster het recht op
vergoeding voor huisarbeid had toegekend.
In de zaak die aan het Hof van Cassatie werd voorgelegd eiste een
werkneemster een vergoeding van 10% van haar loon voor de kosten die
aan huisarbeid zijn verbonden. Omdat er geen telewerkovereenkomst was
gesloten tussen de partijen vorderde ze de toepassing van de rechten die
gekoppeld zijn aan huisarbeid.
Huisarbeid wordt geregeld door de wet betreffende de
arbeidsovereenkomsten. Huisarbeiders zijn ‘werknemers die tegen loon arbeid
verrichten onder het gezag van een werkgever, in hun woonplaats of op
elke andere door hen gekozen plaats, zonder dat zij onder het toezicht of de
rechtstreekse controle van deze werkgever staan’. De wet bepaalt
daarnaast dat bij huisarbeid een vergoeding van 10% van het loon ten laste valt
van de werkgever.
Volgens het arbeidshof zijn de regels over huisarbeid van toepassing omdat
er geen schriftelijke telewerkovereenkomst is. Het Hof van Cassatie volgde deze
redenering niet. Het Hof verduidelijkt dat de specifieke sanctie die de cao
over telewerk oplegt als er geen schriftelijke telewerkovereenkomst werd
gesloten de terugkeer van de werknemer naar de lokalen van de onderneming
mogelijk maakt. Het gebrek aan een schriftelijke telewerkovereenkomst
heeft dus niet tot gevolg dat de werkneemster niet langer als een telewerkster
wordt beschouwd. Wie telewerk zegt, sluit de toepassing van de
reglementering over huisarbeid uit.
Welke rechten heeft de telewerker?
De telewerker geniet van dezelfde rechten als vergelijkbare werknemers die
in de onderneming tewerkgesteld zijn voor wat betreft:
- de arbeidsvoorwaarden;
- de werkbelasting en de prestatienormen voor de telewerker;
- de opleiding en carrièremogelijkheden[1];
- de collectieve rechten. De cao vermeldt uitdrukkelijk dat telewerkers het
recht hebben om met de personeelsafgevaardigden te communiceren en omgekeerd[2].
[1] Ze
zijn dus onderworpen aan hetzelfde evaluatiebeleid als de andere
werknemers.
[2] De
werknemersafvaardiging wordt geïnformeerd en geconsulteerd over de invoering
van telewerk in overeenstemming met de collectieve arbeidsovereenkomst nr.
9.
Is de telewerker beschermd tegen arbeidsongevallen?
Probleemstelling
Er is sprake van een arbeidsongeval als de feiten die aanleiding gaven tot
het letsel zich hebben voorgedaan tijdens en wegens de uitvoering van de
arbeidsovereenkomst.
In geval van een arbeidsovereenkomst voor telewerk die door zijn aard
meestal wordt uitgevoerd in de privéwoning van de werknemer en dus buiten elke
controle om, is het meestal niet zo eenvoudig om dit te bepalen.
Vermoeden van arbeidsongeval
Om hieraan te verhelpen, werd voor de telewerkers in de arbeidsongevallenwet
een vermoeden van uitvoering van arbeidsovereenkomst
beperkt in tijd en ruimte ingevoerd.
Dit vermoeden stelt dat wanneer de telewerker een ongeval heeft op de
plaats(en) en tijdens de uren vermeld in de telewerkovereenkomst, dit steeds
vermoed zal worden een arbeidsongeval te zijn. De verzekeraar mag uiteraard
steeds het tegenbewijs leveren.
Vermeldingen in de arbeidsovereenkomst
Om dit vermoeden te kunnen toepassen, moet(en) de
plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn arbeid uit te
oefenen in de arbeidsovereenkomst worden vermeld (verplichte vermelding) en,
indien mogelijk, ook de periode waarbinnen het telewerk wordt
verricht (facultatieve vermelding).
Als de periode waarbinnen het telewerk wordt verricht, niet in de
schriftelijke overeenkomst opgenomen is, zal het vermoeden van toepassing zijn
tijdens de werkuren die de telewerker zou moeten presteren indien hij in de
lokalen van de werkgever zou tewerkgesteld zijn.
Als de plaats(en) waar het telewerk uitgevoerd wordt, niet in de
schriftelijke overeenkomst word(t)(en) vermeld, zal het vermoeden van
toepassing zijn op de woonplaats of de plaats(en) waar het telewerk gewoonlijk
wordt uitgevoerd[1].
Bewijs van arbeidsongeval
Als de vermoedens niet spelen, bijvoorbeeld omdat de werknemer een ongeval
heeft buiten de periode vermeld in de arbeidsovereenkomst of op een andere
plaats, dan zal de werknemer moeten bewijzen dat het om een arbeidsongeval gaat
om een tussenkomst van zijn arbeidsongevallenverzekeraar te kunnen krijgen. In
dat geval zal hij dus moeten kunnen aantonen dat het ongeval zich voorgedaan
heeft tijdens en wegens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
Ongeval op de weg naar het werk
Bepaalde trajecten worden erkend als arbeidsweg indien het telewerk in de
woonplaats van de werknemer wordt uitgevoerd. Het betreft de weg van de
woonplaats naar de crèche of de school (en terug) en de weg van de woonplaats
naar de plaats waar de werknemer zijn eetmaal neemt of het zich aanschaft (en
terug)[2].
Extra bescherming
De werkgever die zijn telewerkers een volledige bescherming tegen
arbeidsongevallen wil bieden, kan ook steeds overwegen om een verzekering af te
sluiten die de werknemer 24 uur per dag dekking verleent tegen ongevallen die
hem overkomen in het kader van de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst voor
telewerk.
[1] Nieuw artikel 7 van
de arbeidsongevallenwet van 10 april 1971.
[2] Nieuw artikel 8 van
de arbeidsongevallenwet van 10 april 1971.
Welke informatie moet de werkgever aan de telewerker bezorgen?
De werkgever moet de telewerker informatie bezorgen over de
arbeidsvoorwaarden en meer bepaald:
- de beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden in het kader van het
telewerk;
- de afdeling van de onderneming waaraan hij verbonden is;
- de identificatie van zijn directe meerdere of andere personen tot wie hij
zich kan wenden met vragen van beroepsmatige of persoonlijke aard;
- de regelingen ten aanzien van rapportering.
Daarnaast moet de werkgever de telewerker informeren over:
- het ondernemingsbeleid ten aanzien van veiligheid en gezondheid op de
werkplek, in het bijzonder de eisen inzake beeldschermapparatuur;
- de specifieke modaliteiten die gelden in geval van een defect van de
apparatuur, zoals eventueel vervangingswerk of een tijdelijke terugkeer naar de
lokalen van de werkgever;
- de wetgeving en de in de onderneming geldende regels inzake de bescherming
van gegevens;
- de beperkingen ten aanzien van het gebruik van informatica-apparatuur of
-faciliteiten en de sancties in geval de telewerker zich niet aan die
beperkingen houdt[1].
[1] Daartoe is de collectieve
arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 2002 met betrekking tot de bescherming
van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle
op de elektronische on-linecommunicatiegegevens mutatis mutandis van
toepassing.
Welke maatregelen moet de werkgever nemen?
De werkgever moet:
- aan de telewerker de voor het
telewerk benodigde apparatuur ter beschikking stellen,
installeren en onderhouden. Indien de telewerker zijn eigen apparatuur
gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten inzake installatie van
informaticaprogramma's, werking en onderhoud alsook de kosten inzake
afschrijving van de apparatuur, voor rekening van de werkgever;
- een adequate technische ondersteuning ter beschikking
stellen;
- maatregelen nemen, in het bijzonder ten aanzien van de software, zodat de
bescherming van de gegevens die door de telewerker voor
professionele doeleinden gebruikt en verwerkt worden, gewaarborgd is;
- een adequate opleiding voorzien die gericht is op de
bediening van de technische apparatuur waarover de telewerker de beschikking
heeft en op het omgaan met de specifieke kenmerken van deze wijze van
organisatie van het werk. De hiërarchische meerdere en de directe collega’s van
de telewerker kunnen ook opgeleid worden voor deze werkvorm en het beheer
daarvan;
- maatregelen nemen om te voorkomen dat de telewerker geïsoleerd
raakt ten aanzien van de rest van de werknemers in de onderneming, met
name door de telewerker in de gelegenheid te stellen regelmatig collega’s te
ontmoeten en toegang te hebben tot informatie over de onderneming. Daartoe kan
de werkgever de telewerker op precieze tijdstippen terugroepen in de
onderneming.
Opmerking: de werkgever moet de werkgeversverplichtingen
naleven die voor elke andere gewone werknemer gelden (artikel 20 van de wet van
3 juli 1978), terwijl de werkgeversverplichtingen voor een huisarbeider veel
strikter zijn.
Wat zijn de verplichtingen van de telewerker?
Naast de verplichtingen die de telewerker heeft als werknemer, moet hij:
- zijn werk organiseren in het kader van de werkduur die van toepassing is in
de onderneming;
- zorgvuldig omgaan met de hem ter beschikking gestelde apparatuur. Hij mag
geen materiaal verzamelen of verspreiden via het internet dat buiten de
beschrijving van de werkzaamheden valt;
- de werkgever onmiddellijk op de hoogte brengen van een defect aan de door
hem gebruikte apparatuur of van een geval van overmacht waardoor hij zijn werk
niet kan verrichten. In dat geval is de werkgever verplicht het overeengekomen
loon te betalen aan de telewerker;
- het veiligheidsbeleid toepassen;
- zich houden aan de wetgeving en de regels met betrekking tot het beschermen
van gegevens.
De bevoegde interne preventiediensten hebben toegang tot de werkplek van de
telewerker om te controleren of de geldende regelingen inzake veiligheid en
gezondheid op correcte wijze worden toegepast. Als het telewerk in een bewoond
lokaal wordt verricht, moet een dergelijk bezoek van tevoren worden
aangekondigd en moet de telewerker daarmee instemmen. De telewerker kan een
inspectiebezoek van diezelfde diensten aanvragen.
Wat zijn de kosten voor de werkgever?
Benodigde apparatuur
Verplicht ten laste van de werkgever
De werkgever moet aan de telewerker de voor het telewerk benodigde
apparatuur ter beschikking stellen, en deze apparatuur installeren en
onderhouden. De werkgever vergoedt echter uitsluitend de kosten voor de
verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk.
De kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de door de
telewerker gebruikte apparatuur en gegevens in het kader van het telewerk, zijn
eveneens voor rekening van de werkgever.
Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn
de aan het telewerk verbonden kosten voor installatie van
informaticaprogramma’s, werking en onderhoud, alsook de kosten voor
afschrijving van de apparatuur, voor rekening van de werkgever. Deze kosten
worden berekend vóór de aanvang van het telewerk naar verhouding van de
prestaties van telewerk of volgens een door partijen overeengekomen
verdeelsleutel.
Notie van benodigde apparatuur en voorwaarden tot terugbetaling
Onder benodigde apparatuur dient het bureaumateriaal en de voor de
telewerker nodige internetaansluiting begrepen te worden. Het
‘bureaumateriaal’ omvat :
- Werkmateriaal zoals een PC, laptop en randapparatuur die
vergoed kunnen worden op forfaitaire basis (zie hieronder) of op basis van
de werkelijke prijs.
- Ander kantoormeubilair waarvoor geen forfaitaire
vergoeding voorzien is: de fiscus en RSZ aanvaarden dat bepaalde stukken
kantoormeubilair terugbetaald worden op basis van hun werkelijke
waarde en op grond van bewijsstukken (bijvoorbeeld een factuur) en voor
zover deze noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze
te kunnen uitvoeren (zo kunt u bijvoorbeeld niet overgaan tot terugbetaling aan
uw werknemer van een heel erg luxueus bureau).
De terugbetaling wordt enkel voor het volgende materiaal aanvaard:
- bureaustoel;
- bureautafel;
- bureaukast;
- functionele bureaulamp;
- tweede computerbeeldscherm;
- printer/scanner;
- toetsenbord;
- muis, voetmuis, trackpad of trackball;
- hoofdtelefoon;
- specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te
kunnen werken met de pc.
De terugbetaling van een ergonomische bureaustoel, bureautafel,
muis, trackpad of trackball is enkel mogelijk als u die materialen ook op de
werkvloer ter beschikking stelt.
Bovendien aanvaarden de fiscus en de RSZ niet dat u elk jaar een bureaustoel
terugbetaald.
De circulaire bevat een tabel
met indicatieve gebruikstermijnen. U vindt deze hier.
Maandelijkse forfaitaire bedragen aanvaard door fiscus en RSZ voor het
gebruik van bepaald eigen materiaal
In geval de werknemer gebruik maakt van zijn privécomputer en/of privé-
internetaansluiting, kan hij hiervoor een forfaitaire vergoeding krijgen van de
werkgever. De fiscus heeft beslist dat dergelijke kostenvergoeding vrijgesteld
is van belastingen indien de som niet hoger ligt dan 20 euro
per maand. Dit forfait mag zowel toegepast worden voor het gebruik van de
internetaansluiting als voor het gebruik van de eigen computer. In totaal kan
de werkgever dus een belastingvrije onkostenvergoeding toekennen van maximum
40 euro
per maand.
Sinds 1 maart 2021 is er nog een bijkomende mogelijkheid. Voor
werknemers die geen gebruik maken van de eigen PC, maar wel van een eigen
tweede computerscherm en/of van een printer/scanner, kunt u een bijkomend
forfait van 5 euro per maand per gebruikt toestel geven. En dat met
een maximum van 10 euro per maand, voor een periode van maximaal 3 jaar.[1]
Voorbeeld: een werknemer die geen eigen PC gebruikt, maar
wel een eigen tweede computerscherm en de eigen scanner en de eigen printer,
heeft dus maximaal recht op 10 euro per maand als forfaitaire vergoeding. Ook
al gebruikt de werknemer de drie apparaten bij het telewerken.
Het is daarentegen niet mogelijk om het forfait van 20 euro voor het gebruik
van de eigen PC te combineren met het bijkomende forfait van 5 euro.
De RSZ aanvaardt dat deze forfaitaire bedragen ook van
socialezekerheidsbijdragen vrijgesteld kunnen worden[2].
Opgelet, in geval een hogere vergoeding wordt toegekend, dan zal de
werkgever moeten bewijzen dat de vergoeding effectief aan kosten eigen aan de
werkgever werd besteed. Slaagt hij hier niet in, dan zal het deel van de
vergoeding dat deze maandelijkse forfaitaire bedragen overschrijdt, onderworpen
zijn aan bedrijfsvoorheffing en aan socialezekerheidsbijdragen en op de fiscale
fiches vermeld moeten worden.
Aanverwante kosten
Mogelijkheid, geen verplichting
De zogenaamde “aanverwante” kosten (verwarming, elektriciteit, …) dienen
niet verplicht ten laste genomen te worden door de werkgever. Indien hiertoe
toch wordt beslist, kan de keuze gemaakt worden tussen :
- Een vergoeding van ten hoogste 10% van het loon. Zoals u
hieronder kunt lezen, is deze vergoeding evenwel niet voorzien op fiscaal
vlak
- Een bureauvergoeding of thuiswerkvergoeding
Het cumuleren van deze beide vergoedingen is verboden.
Onder de toelichting van het begrip “aanverwante kosten”, vindt u een
overzicht van de sociale en fiscale regels die van toepassing zijn op deze
terugbetalingen.
Begrip « aanverwante kosten »
De aanverwante kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor
moet maken om de arbeid te kunnen laten uitvoeren.
Het gaat onder andere om de volgende kosten:
- gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en
eventuele afschrijvingen van de ruimte);
- printer- en computermateriaal (papier, inkt, USB stick, muismat,…);
- kantoorbenodigdheden (balpen, notitieboekje,…);
- water, elektriciteit, verwarming;
- onderhoud;
- verzekering;
- koffie, water, versnaperingen;
- onroerende voorheffing.
Vergoeding van 10% van het loon
De aanverwante kosten van de telewerker (verwarming, elektriciteit, enz.)
moeten niet gedekt worden door de werkgever, terwijl in het geval van
huisarbeid wel duidelijk in de wet een vergoeding van kosten is voorzien à rato
van 10% van het loon indien geen andere duidelijke vermeldingen zijn opgenomen
in de overeenkomst of van meer dan 10% indien hiervoor bewijsstukken voorgelegd
worden.
Onder bepaalde voorwaarden aanvaard door de RSZ
In zijn Administratieve Instructies maakt de RSZ melding van het feit dat de
thuisarbeider en de telewerker op wettelijk vlak niet gelijk behandeld worden
wanneer het over de terugbetaling van de aanverwante kosten gaat[3]. De Rijksdienst aanvaardt echter dat
ook voor de telewerker een vergoeding van ten hoogste
10% van het loon beschouwd wordt als een vergoeding van de werkelijk
gemaakte kosten. Indien de terugbetaling van kosten 10% overschrijdt, dient de
werkgever aan te tonen dat het werkelijk gaat om een terugbetaling van kosten
die ten laste van de werkgever vallen.
Opgelet, de werkgever en de werknemer moeten
duidelijke afspraken hebben gemaakt in verband met het loon
dat op de prestaties geleverd in het kader van het telewerk betrekking heeft.
Wanneer de werkgever en de werknemer dergelijke afspraken hebben gemaakt, zal
de RSZ een forfaitaire vergoeding van 10% van het brutoloon aanvaarden voor de
kosten die de telewerker maakt voor rekening van zijn werkgever, voor
zover die 10 % uitsluitend wordt berekend op het deel van het loon dat op het
telewerk betrekking heeft én dat uitdrukkelijk werd overeengekomen
tussen de partijen.
Wanneer de werknemer een globaal
loon geniet en de partijen dus geen afspraken hebben gemaakt over het
loon m.b.t. tot de prestaties geleverd in het kader van het telewerk, zal de
RSZ de 10%-regeling niet aanvaarden. In dat geval kan de
werkgever eventueel wel een forfaitaire bureauvergoeding betalen.
Fiscus aanvaardt de vergoeding van 10% niet automatisch
De fiscus heeft geen standaardregels opgesteld over de toekenning van de
forfaitaire vergoeding van 10% van het loon. Als de werkgever er zeker van wil
zijn dat deze vergoeding van belasting wordt vrijgesteld, kan hij vooraf een
ruling aanvragen.
De fiscus heeft wel nauwkeurige regels vastgesteld voor de
belastingvrijstelling van de forfaitaire telewerkvergoeding/bureauvergoeding. U
vindt ze hieronder.
Bureauvergoeding (of thuiswerkvergoeding)
De werkgever kan er ook voor opteren aan zijn werknemer die aan thuiswerk
doet een bureauvergoeding toe te kennen, waarvan het RSZ-vrije bedrag momenteel
134,71 euro per maand bedraagt (voor
latere aanpassingen, zie onze Sleutelbedragen/terugbetaling van kosten RSZ).
Zoals hierboven toegelicht, wordt dit bedrag
geacht verwarmingskosten, elektriciteit, telefoon, klein bureaugereedschap… te
dekken. Dit forfaitair bedrag hoeft niet te worden
geproratiseerd (dit blijft evenwel een mogelijkheid).
Sinds 1 maart 2021 verduidelijkt een fiscale circulaire de toepasselijke
regels op vlak van de toekenning van een bureauvergoeding. Het goede nieuws is
dat de RSZ beslist heeft de nieuwe fiscale regels te volgen.
Opgelet, bepaalde specifieke
voorwaarden dienen te worden gerespecteerd vooraleer een bureauvergoeding
vrijgesteld is op fiscaal en sociaal vlak :
- Het telewerk moet gepresteerd worden in
de privélokalen van de werknemer. Als een werknemer in een
satellietkantoor van de werkgever werkt, wordt dat niet als telewerk beschouwd.
Ook prestaties geleverd in de gebouwen van klanten van de werkgever zijn geen
telewerk. Bovendien is er enkel sprake van telewerk als de werknemer van thuis
werkt op de momenten waarop dat contractueel voorzien is. Een werknemer die
bijvoorbeeld ’s avonds na de werkuren thuis nog wat verder werkt, terwijl het
niet gaat om een tijdstip waarop hij of zij normaalgezien verwacht wordt te
(tele)werken, komt niet in aanmerking voor een bureauvergoeding. De fiscus en
de RSZ nemen deze situatie niet in aanmerking als telewerk.
- Het telewerk moet structureel en
regelmatig De fiscus en RSZ beschouwen telewerk als structureel en
regelmatig wanneer een werknemer op maandbasis het equivalent van één
werkdag per week van thuis werkt. Het kan dan om één volledige dag per
week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand
telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald
wordt, dan heeft uw werknemer voor die maand geen recht op een
telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en
bedrijfsvoorheffing.[4]
Voorbeelden:
- Een voltijdse werknemer werkt elke week van
maandag tot vrijdag thuis van 8 uur ’s ochtends tot 10 uur ’s ochtends. Zo
vermijdt hij de filedrukte. Aangezien er op weekbasis één volledige werkdag van
thuis gewerkt wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding die vrij is van
bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
- Een werkgever heeft een rotatiesysteem
uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Aangezien
elke voltijdse werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt
dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemers
hebben dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en
RSZ-bijdragen.
Bij dit laatste voorbeeld moet u wel opletten,
want de fiscus geeft voor dezelfde situatie ook een voorbeeld van een
deeltijdse werknemer:
- Een werkgever heeft een rotatiesysteem
uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Een
werknemer in dat rotatiesysteem werkt deeltijds. Hij heeft een overeenkomst
voor een tewerkstelling van 50%. In de week waarin de groep waartoe hij
behoort, thuiswerkt, moet hij enkel op dinsdag en donderdag werken. Aangezien
de werknemer in die maand maar twee dagen van thuis werkt, gaat het niet om
structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht
op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en
RSZ-bijdragen.
Arbeidsongeschiktheid en
vakantie
U moet ook opletten indien uw werknemer in een
bepaalde maand bijna de hele maand ziek is. Het is mogelijk
dat de fiscus en de RSZ niet aanvaarden dat u die maand een forfaitaire
telewerkvergoeding betaalt. Ook daar geeft de circulaire twee
voorbeelden:
- Een voltijdse werknemer is in een bepaalde
maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij alle dagen van
thuis. Aangezien deze werknemer een volledige week per maand van thuis
werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken
werknemer heeft dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing
en RSZ.
- Een deeltijdse werknemers is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de
vierde week van die maand werkt hij 5 halve dagen van thuis. Aangezien de
werknemer gemiddeld geen volledige dag per week van thuis werkt, gaat het niet
om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen
recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
De werkgever mag de forfaitaire vergoeding evenwel blijven doorbetalen tijdens
de jaarlijkse vakantie van de werknemer, of tijdens iedere
andere “verlofdag” die op zijn initiatief wordt genomen[5]. Dit geldt ook voor de compenserende rustdagen
(ADV-dagen).
Mag u een ander bedrag voorzien voor verschillende
werknemerscategorieën?
Een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën wordt
voortaan aanvaard, zowel door de fiscus als de RSZ. Een
onderscheid tussen bepaalde situaties of bepaalde personeelscategorieën,
dient wel te gebeuren op basis van objectieve criteria. Is
dat niet het geval, dan zal de vergoeding van de betrokken werknemers als loon
beschouwd worden.
Een hoger maandbedrag toekennen?
Een werkgever die de werknemers elke maand een bedrag betaalt dat hoger ligt
dan het forfait, moet kunnen aantonen dat het om werkelijk gemaakte
kosten gaat.
Gebeurt dat niet, dan wordt het gedeelte boven het forfait van 134,71 euro als loon beschouwd. Op dat gedeelte
moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden.
Ten slotte mag de forfaitaire bureauvergoeding
uiteraard niet worden gecombineerd met andere eventuele
bureaukostenvergoedingen die de werknemer al ontving.
Cumul met de
forfaits die van toepassing zijn wanneer de telewerker zijn eigen apparatuur
gebruikt
Het standpunt van de RSZ
De RSZ aanvaardt wel dat de bureauvergoeding en de vergoeding van 10%
gecumuleerd kunnen worden met de bovenvermelde forfaits van 20 euro en 5 euro,
voor zover aan een aantal voorwaarden is voldaan.
De bureauvergoeding of de vergoeding van 10% van het brutoloon kunnen
gecumuleerd worden met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de
eigen computer, of met het forfait van 5 euro voor het gebruik van een
eigen tweede scherm en/of printer/scanner, op voorwaarde dat de werkgever deze
kost niet op een andere manier terugbetaalt (bijvoorbeeld door de werknemer te
vergoeden voor de aankoop van zijn computer,…).
Ze kunnen met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen
internetaansluiting gecumuleerd worden indien de werkgever aantoont
dat de internetkost:
- te zijnen laste is;
- werkelijk wordt gemaakt;
- en niet reeds in de bureauvergoeding of de 10%-vergoeding begrepen is.
Het standpunt van de fiscus
De nieuwe fiscale circulaire (2021/C/20) bevestigt expliciet dat de
forfaitaire bureauvergoeding cumuleerbaar is met voormelde forfaits van
20 euro en 5 euro.
[1] Er is geen maximum
aantal jaren bepaald voor wat betreft de forfaits m.b.t. het gebruik van een
eigen computer/internetaansluiting
[3] De artikelen 119.3
tot en met 119.12 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de
arbeidsovereenkomsten zijn immers enkel van toepassing op huisarbeiders.
[4] Wilt u in dat
geval toch een vergoeding toekennen? Dan is die vergoeding enkel vrij van
bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen als tegelijkertijd aan de volgende
voorwaarden is voldaan: er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor
kosten eigen aan de werkgever en de vergoeding wordt ook effectief aan die
kosten besteed.
[5] Ouderschapsverlof
en dagen klein verlet, bijvoorbeeld, worden dus niet beoogd. Deze dagen worden
immers op initiatief van de werknemer genomen. Het betreft hier een
interpretatie van de circulaire die door de fiscus werd gegeven.
Enkele verschilpunten met het contract voor huisarbeid
In de voorgaande vragen werd punt voor punt ingegaan op de bijzondere
bepalingen van cao nr. 85 inzake het telewerk. We moeten evenwel steeds voor
ogen houden dat de overeenkomst inzake telewerk een gewone arbeidsovereenkomst
is (meestal een contract voor bedienden). We moeten dan ook steeds teruggrijpen
naar de bepalingen voor de gewone arbeidsovereenkomsten indien andere
specifiekere bepalingen (cao nr. 85, sectorale of ondernemingsakkoorden of
individuele akkoorden) er niet op van toepassing zijn.
Wij geven enkele voorbeelden om dit te illustreren en herinneren aan het
verschil tussen een thuisarbeider en een telewerker:
In het geval van arbeidsongeschiktheid is voor de
huisarbeider uitdrukkelijk voorzien dat hij binnen de twee dagen een medisch
attest aan zijn werkgever moet bezorgen, daar waar er voor de telewerker niets
bepaald is. Voor deze laatste zijn de algemene bepalingen van de wet van 3 juli
1978 van toepassing, namelijk dat de werknemer niet verplicht is om aan de
werkgever een medisch attest te bezorgen, tenzij deze verplichting wordt
bepaald in het arbeidsreglement of in de collectieve arbeidsovereenkomst of
indien de werkgever dit uitdrukkelijk vraagt.
Een ander voorbeeld: de bepalingen met betrekking tot de huisarbeider
voorzien expliciet dat de bepalingen inzake tijdelijke
werkloosheid wegens een technische stoornis of slechte
weersomstandigheden niet op hem van toepassing zijn. Voor de telewerker is iets
dergelijks niet voorzien. De algemene bepalingen van de wet van 3 juli 1978
zijn dus van toepassing net als voor een gewone werknemer, met inbegrip de
bepalingen met betrekking tot de tijdelijke werkloosheid.
Natuurlijk zijn ook alle algemene bepalingen met betrekking tot de
verbreking van de arbeidsovereenkomst van toepassing op de
telewerker.
Wat is structureel telewerk?
Om u te helpen hebben we verschillende pakketten samengesteld met alle
nodige documenten om telewerk in te voeren. Bestel uw pakket in
onze e-Shop onder het trefwoord Telewerk en
ga onmiddellijk aan de slag!
U vindt informatie over:
Voor gepersonaliseerd advies, kunt u terecht bij uw Legal Advisor.
Wat zijn de belangrijkste wettelijke referenties?
- Europese kaderovereenkomst van 16 juli 2002 betreffende het telewerk
- Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 van 9 november 2005 gewijzigd door
de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85bis van 27 februari 2008
- Wet van 10 april 1971 (artikelen 7 en 8)
- Wet van 3 juli 1978 (algemene bepalingen + artikelen 119.1 tot 119.3)
- Circulaire 2021/C/20 dd.
26 februari 2021