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Contrats/clauses

Télétravailleurs > 4. Tableau général relatif au remboursement des frais - Aspects sociaux et fiscaux

Différents types de frais

Suzanne est employée et travaille le plus possible à domicile depuis le début de la crise du coronavirus. Elle a reçu un ordinateur portable, un smartphone et une souris ergonomique de son employeur. 

Elle utilise à présent son abonnement internet privé en partie pour son travail et, les jours où il fait froid, le chauffage fonctionne toute la journée. 

L’employeur de Suzanne souhaite intervenir dans ces frais supplémentaires, en plus de l’ordinateur portable et de la souris qu’il avait déjà mis à sa disposition. Mais quel traitement fiscal et social est donc réservé à cette intervention ? L’aperçu ci-dessous vous aide rapidement à y voir plus clair. 

Nous établissons la distinction entre les frais de télétravail suivants : 

  • Matériel de bureau et internet 
  • Autres frais, tels que l’électricité et le chauffage

Pour de plus amples informations, nous vous invitons à consulter nos autres fiches « Télétravailleurs » :

  1. Télétravail structurel
  2. Télétravail occasionnel
  3. Télétravail et coronavirus

 

Matériel de bureau et internet

Abordons d’abord les frais de matériel de bureau et de connexion internet.

Notion de matériel de bureau

Par ‘matériel de bureau’ on entend :

  • Les équipements de travail tels que le PC, l’ordinateur portable et les périphériques qui peuvent être indemnisés sur une base forfaitaire ou au prix réel.
  • Les autres meubles de bureau pour lesquels il n’existe pas d’indemnité forfaitaire : le Fisc et l’ONSS acceptent que certains ‘meubles’, tels qu’une chaise bureau ou une lampe de bureau, par exemple, soient remboursés à leur valeur réelle moyennant la présentation de pièces justificatives et pour autant qu’ils soient nécessaires à la bonne exécution du travail.

Prise en charge obligatoire par l'employeur ?

En cas de télétravail structurel, vous êtes obligé de prévoir une intervention pour les couvrir. Pour le télétravail occasionnel et le télétravail Covid-19, vous pouvez prévoir une intervention, mais ce n’est pas obligatoire.

Dans tous les cas, vous devez cependant préciser si un remboursement est prévu et selon quelles modalités il aura lieu.  Pour de plus amples informations, nous vous invitions à consulter les autres fiches « Télétravailleurs ».

Quels traitements social et fiscal sont prévus ? 

Remarque préalable : la condition de télétravail régulier et structurel ne s’applique pas aux indemnités forfaitaires mentionnées dans le tableau ci-dessous. Seule la condition de télétravail régulier est applicable dans ce cas. Le télétravail occasionnel ne pourra toutefois pas être considéré comme du télétravail régulier.

 

 

TÉLÉTRAVAIL STRUCTUREL ET  TELETRAVAIL COVID -19 réguliers effectués dans les locaux privatifs du travailleur pendant les heures de travail

TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL ORDINAIRE

Option 1 

Le travailleur utilise son propre matériel privé et sa propre connexion internet 

Le remboursement est exonéré de cotisations sociales et d’impôt dans les limites suivantes : 

  • Ordinateur privé : exonération à concurrence de 20 €/mois max. 
  • Abonnement internet privé : exonération à concurrence de 20 €/mois max. 
  • Autre matériel privé (écran, scanner, ...) :

exonération à concurrence de 5 €/mois max. par appareil avec un maximum de 10 euros (mais utilisation d’un PC ou un ordinateur portable de son employeur)

 

Attention : l’indemnité de 20 € pour le PC privé ne peut être cumulée avec le forfait de 5 € !

OU remboursement des frais réels exonéré par le Fisc et l’ONSS moyennant la présentation des pièces justificatives 

Tout le matériel privé, sans distinction : 
les règles ordinaires relatives au remboursement des frais propres à l’employeur s’appliquent ici : le remboursement effectué sur la base des frais réels est exonéré d’ONSS et d’impôt moyennant la présentation des pièces justificatives.

Option 2 

L’employeur met à disposition le matériel 

L’utilisation du matériel de l’employeur par le travailleur est exonérée par l’ONSS et le Fisc.

 

Autres frais tels que l’électricité et le chauffage

Notion d’ “autres frais de bureau”

Les tableaux ci-dessous concernent les autres frais de télétravail appelés « frais de bureaux » qui regroupent les dépenses qu’un employeur devrait également engager au bureau pour la bonne exécution du travail. Ils comprennent les éléments suivants :

  • l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
  • les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
  • les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
  • les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
  • les frais d’entretien ;
  • les frais d’assurance ;
  • le café, l’eau, les rafraîchissements ;
  • le précompte immobilier.

 

Prise en charge obligatoire par l’employeur ?

Vous pouvez prévoir une indemnité pour couvrir les autres frais de bureaux, mais ce n’est pas obligatoire. Si vous prévoyez une indemnité, vous trouvez ci-dessous les différentes options possibles.

Quel traitement social est prévu pour la prise en charge de ces frais ? 

 

TÉLÉTRAVAIL STRUCTUREL 

TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL 

Pendant la crise de COVID-19 

En temps normal 

Option 1 

Indemnité = 10 % du salaire de télétravail 

L’indemnité est exonérée d’ONSS pour autant qu’elle ne dépasse pas 10 % du salaire brut pour le télétravail. 

Seuls les employeurs qui remboursaient déjà les frais de leurs télétravailleurs sur la base de 10 % du salaire brut pour le télétravail avant les mesures prises dans le cadre de la Covid-19 peuvent continuer de payer l’indemnité suivant les mêmes principes.

L’indemnité est exonérée d’ONSS pour autant qu’elle ne dépasse pas 10 % du salaire brut pour le télétravail. 

Option 2 

Indemnité de bureau  

Maximum 134,71€/mois (à partir du 1er janvier 2022) exonérés d’ONSS à certaines conditions, identiques à ce qui est prévu au niveau fiscal.

*Si vous octroyez un montant plus élevé, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels. A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire sera considérée comme de la rémunération.

L’indemnité de bureau n’est pas une possibilité (autrement dit, pas exonérée d’ONSS)  

Option 3 

Pas d’indemnité 

Pas d’indemnité, donc traitement ONSS non applicable 

 

Quel traitement fiscal est prévu pour la prise en charge de ces frais ? 

Option 1 

Indemnité = 10 % du salaire de télétravail 

Cette option n’existe pas au niveau fiscal. Seule l’option 2 est possible. Si les conditions pour l’octroi d’une indemnité de bureau ne sont pas remplies (option 2), un ruling doit être demandé. 

Option 2 

Indemnité de bureau  

Maximum 134,71€/mois (à partir du 1er janvier 2022) sont exonérés de précompte professionnel et d’impôt, aux conditions suivantes : 

  • Télétravail structurel et régulier équivalent à minimum 1 jour par semaine (critère évalué sur base mensuelle) 
  • Les autres conditions mentionnées ici (voyez le volet fiscal sous Indemnité de bureau) 

*Si vous octroyez un montant plus élevé, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels. A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire sera considérée comme de la rémunération.

Option 3 

Pas d’indemnité 

Pas d’indemnité, donc traitement fiscal non applicable 

 

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