Contrats/clauses

Abordons d’abord les frais de matériel de bureau et de connexion internet.

Notion de matériel de bureau

Par ‘matériel de bureau’ on entend :

• Les équipements de travail tels que le PC, l’ordinateur portable et les périphériques qui peuvent être indemnisés sur une base forfaitaire ou au prix réel.
• Les autres meubles de bureau pour lesquels il n’existe pas d’indemnité forfaitaire : le Fisc et l’ONSS acceptent que certains ‘meubles’, tels qu’une chaise bureau ou une lampe de bureau, par exemple, soient remboursés à leur valeur réelle moyennant la présentation de pièces justificatives et pour autant qu’ils soient nécessaires à la bonne exécution du travail.

Prise en charge obligatoire par l'employeur ?

En cas de télétravail structurel, vous êtes obligé de prévoir une intervention pour les couvrir. Pour le télétravail occasionnel et le télétravail Covid-19, vous pouvez prévoir une intervention, mais ce n’est pas obligatoire.

Dans tous les cas, vous devez cependant préciser si un remboursement est prévu et selon quelles modalités il aura lieu.  Pour de plus amples informations, nous vous invitions à consulter les autres fiches « Télétravailleurs ».

Quels traitements social et fiscal sont prévus ? 

Remarque préalable : la condition de télétravail régulier et structurel ne s’applique pas aux indemnités forfaitaires mentionnées dans le tableau ci-dessous. Seule la condition de télétravail régulier est applicable dans ce cas. Le télétravail occasionnel ne pourra toutefois pas être considéré comme du télétravail régulier.

Notion d’ “autres frais de bureau”

Les tableaux ci-dessous concernent les autres frais de télétravail appelés « frais de bureaux » qui regroupent les dépenses qu’un employeur devrait également engager au bureau pour la bonne exécution du travail. Ils comprennent les éléments suivants :

• l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
• les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
• les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
• les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
• les frais d’entretien ;
• les frais d’assurance ;
• le café, l’eau, les rafraîchissements ;
• le précompte immobilier.

Prise en charge obligatoire par l’employeur ?

Vous pouvez prévoir une indemnité pour couvrir les autres frais de bureaux, mais ce n’est pas obligatoire. Si vous prévoyez une indemnité, vous trouvez ci-dessous les différentes options possibles.

Quel traitement social est prévu pour la prise en charge de ces frais ? 

	TÉLÉTRAVAIL STRUCTUREL	TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL
		Pendant la crise de COVID-19	En temps normal
Option 1  Indemnité = 10 % du salaire de télétravail	L’indemnité est exonérée d’ONSS pour autant qu’elle ne dépasse pas 10 % du salaire brut pour le télétravail.	Seuls les employeurs qui remboursaient déjà les frais de leurs télétravailleurs sur la base de 10 % du salaire brut pour le télétravail avant les mesures prises dans le cadre de la Covid-19 peuvent continuer de payer l’indemnité suivant les mêmes principes.	L’indemnité est exonérée d’ONSS pour autant qu’elle ne dépasse pas 10 % du salaire brut pour le télétravail.
Option 2  Indemnité de bureau	Maximum 134,71€/mois (à partir du 1er janvier 2022) exonérés d’ONSS à certaines conditions, identiques à ce qui est prévu au niveau fiscal. *Si vous octroyez un montant plus élevé, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels. A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire sera considérée comme de la rémunération.		L’indemnité de bureau n’est pas une possibilité (autrement dit, pas exonérée d’ONSS)
Option 3  Pas d’indemnité	Pas d’indemnité, donc traitement ONSS non applicable

 

Quel traitement fiscal est prévu pour la prise en charge de ces frais ? 

Option 1  Indemnité = 10 % du salaire de télétravail	Cette option n’existe pas au niveau fiscal. Seule l’option 2 est possible. Si les conditions pour l’octroi d’une indemnité de bureau ne sont pas remplies (option 2), un ruling doit être demandé.
Option 2  Indemnité de bureau	Maximum 134,71€/mois (à partir du 1er janvier 2022) sont exonérés de précompte professionnel et d’impôt, aux conditions suivantes :  Télétravail structurel et régulier équivalent à minimum 1 jour par semaine (critère évalué sur base mensuelle)  Les autres conditions mentionnées ici (voyez le volet fiscal sous Indemnité de bureau)  *Si vous octroyez un montant plus élevé, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels. A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire sera considérée comme de la rémunération.
Option 3  Pas d’indemnité	Pas d’indemnité, donc traitement fiscal non applicable

 

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• Package Télétravail structurel et occasionnel (all-in)
• Package Télétravail structurel
• Package Télétravail occasionnel
• Policy Télétravail Covid-19 (CCT n° 149 du Conseil National du Travail)

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