Contracten/Clausules

Telewerkers > 4. Algemeen overzicht van de terugbetaling van de kosten - Sociale en fiscale aspecten

Verschillende kosten

Suzanne is bediende en werkt sinds het begin van de coronacrisis zoveel mogelijk van thuis uit. Ze kreeg een laptop, smartphone en ergonomische muis van haar werkgever.

Ze gebruikt haar privé-internetabonnement nu ook voor een stuk voor haar werk, en op koude werkdagen staat de verwarming de hele dag op.

Suzanne’s werkgever wil graag tussenkomen in die extra kosten, bovenop de laptop en de muis die ze al ter beschikking kreeg. Maar hoe wordt dit fiscaal en sociaal behandeld? Het overzicht hierna helpt u snel op weg.

We maken het onderscheid tussen volgende telewerkkosten:

Kantoormateriaal en internet
Andere kosten zoals energie en verwarming

Raadpleeg onze andere fiches “Telewerkers” voor meer informatie:

Kantoormateriaal en internet

Vooreerst zijn er de kosten voor kantoormateriaal en internetverbinding.

Begrip kantoormateriaal

Onder ‘kantoormateriaal’ verstaan we:

Arbeidsmiddelen zoals een pc, laptop en randapparatuur die op forfaitaire basis of tegen de reële prijs kunnen worden vergoed.
Andere kantoormeubelen waarvoor geen forfaitaire vergoeding bestaat: de Fiscus en de RSZ aanvaarden dat bepaalde ‘meubelen’ zoals een bureaustoel of een bureaulamp tegen de werkelijke waarde worden terugbetaald als bewijsstukken worden voorgelegd en als ze noodzakelijk zijn om het werk goed uit te oefenen.

Verplichte vergoeding door de werkgever?

Bij structureel telewerk bent u verplicht om daarvoor een tussenkomst te voorzien. Bij occasioneel telewerk en Covid-19-telewerk kunt u tussenkomen, maar dit is niet verplicht.

U moet in elk geval verduidelijken of en volgens welke modaliteiten een terugbetaling is gepland. Raadpleeg voor meer informatie de andere fiches over ‘Telewerkers’.

Wat is de fiscale en sociale behandeling?

Voorafgaande opmerking : de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk is niet van toepassing op de forfaitaire vergoedingen die in onderstaande tabel worden opgesomd. Enkel een voorwaarde van regelmatig telewerk is hier van toepassing. Occasioneel telewerk kan niet als regelmatig telewerk worden beschouwd.

Regelmatig STRUCTUREEL TELEWERK EN COVID-TELEWERK-19 in de privéruimten van de werknemer tijdens de werkuren

GEWOON OCCASIONEEL TELEWERK

Optie 1

De werknemer gebruikt eigen privémateriaal en eigen internetverbinding

De terugbetaling is binnen de volgende grenzen vrijgesteld van sociale bijdragen en van belastingen:

Privécomputer: max. € 20/maand vrijgesteld
Privé-internetabonnement
max. € 20/maand vrijgesteld
Ander privémateriaal (scherm, scanner, …): max. € 5/maand per toestel vrijgesteld met een maximum van € 10 (maar gebruik van pc of laptop van de werkgever)

Opgelet: de vergoeding van € 20 voor de privé-pc mag niet worden gecumuleerd met het forfait van € 5!

OF terugbetaling van de werkelijke kosten vrijgesteld door de Fiscus en de RSZ als bewijsstukken worden voorgelegd

Alle privémateriaal, zonder onderscheid: de gewone regels over de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn hier van toepassing : terugbetaling op basis van de werkelijke kosten is vrijgesteld van RSZ en belasting als bewijsstukken worden voorgelegd.

Optie 2

De werkgever stelt het materiaal ter beschikking

Het gebruik van het materiaal van de werkgever door de werkneer is vrijgesteld door de RSZ en de Fiscus.

Andere kosten zoals energie en verwarming

Begrip ‘andere kantoorkosten’

Onderstaande tabellen betreffen overige telewerkkosten, ‘kantoorkosten’ genoemd. Die groeperen uitgaven die een werkgever op kantoor eveneens moet doen voor de goede uitvoering van het werk. Ze omvatten de volgende elementen:

gebruik van een kantoorruimte in de woonplaats van de werknemer (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
informatica- en afdrukbenodigdheden (papier, een USB-stick, een muismatje, inkt, enz.);
kantoorbenodigdheden (notaboekje, balpennen, enz.);
basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
onderhoudskosten;
verzekeringskosten;
koffie, water, frisdrank;
onroerende voorheffing.

Verplichte vergoeding door de werkgever?

U kunt een vergoeding voorzien voor de overige kantoorkosten, maar dit is niet verplicht. Als u een vergoeding voorziet, vindt u hieronder de mogelijke opties.

Wat is de sociale behandeling voor de vergoeding van deze kosten?

	STRUCTUREEL TELEWERK	OCCASIONEEL TELEWERK
		*I.h.k.v. COVID-19*	*Algemeen*
Optie 1 Vergoeding = 10% van het telewerkloon	Vergoeding is vrijgesteld van RSZ, mits deze max. 10% bedraagt van het brutoloon voor telewerk.	Enkel de werkgevers die vóór de Covid-19-maatregelen de kosten van hun telewerkers reeds vergoedden op basis van 10% van het brutoloon voor telewerk, mogen vergoeding volgens dezelfde principes blijven betalen.	Vergoeding is vrijgesteld van RSZ, mits deze max. 10% bedraagt van het brutoloon voor telewerk.
Optie 2 Bureauvergoeding	Maximaal € 134,71/maand vrijgesteld van RSZ onder bepaalde voorwaarden, die identiek zijn aan de fiscale voorwaarden. *Als u een hoger bedrag toekent, moet u kunnen bewijzen dat het om werkelijke kosten gaat. Zo niet, wordt het deel dat het forfaitair bedrag te boven gaat, als loon beschouwd.		Bureauvergoeding niet mogelijk (m.a.w. geen RSZ-vrijstelling)
Optie 3 Geen vergoeding	Geen vergoeding, dus RSZ-behandeling n.v.t.

Wat is de fiscale behandeling voor de vergoeding van deze kosten?

Optie 1

Vergoeding = 10% van het telewerkloon

Deze optie bestaat niet op fiscaal vlak. Enkel optie 2 is mogelijk. Indien men de voorwaarden voor de bureauvergoeding niet vervult (optie 2), dient een ruling aangevraagd te worden.

Optie 2

Bureauvergoeding

Maximaal € 134,71/maand is vrij van bedrijfsvoorheffing en belasting, onder de volgende voorwaarden:

Regelmatig en structureel telewerk dat overeenstemt met minstens 1 dag per week (criterium wordt op maandbasis beoordeeld)
De andere voorwaarden hier vermeld (zie het fiscale luik onder Bureauvergoeding)

*Als u een hoger bedrag toekent, moet u kunnen bewijzen dat het om werkelijke kosten gaat. Zo niet, wordt het deel dat het forfaitair bedrag te boven gaat, als loon beschouwd.

Optie 3

Geen vergoeding

Geen vergoeding, dus fiscale behandeling n.v.t.

Wat doet Securex voor u?

Om u te helpen hebben we verschillende pakketten samengesteld met alle nodige documenten om telewerk in te voeren. Bestel uw pakket in onze e-Shop en ga onmiddellijk aan de slag!

Voor gepersonaliseerd advies, kunt u terecht bij uw Legal Advisor.