Contracten/Clausules
Telewerkers > 4. Algemeen overzicht van de terugbetaling van de kosten - Sociale en fiscale aspecten
Verschillende kosten
Suzanne is bediende en werkt sinds het begin van de coronacrisis zoveel
mogelijk van thuis uit. Ze kreeg een laptop, smartphone en
ergonomische muis van haar werkgever.
Ze gebruikt haar privé-internetabonnement nu ook voor een
stuk voor haar werk, en op koude werkdagen staat de verwarming
de hele dag op.
Suzanne’s werkgever wil graag tussenkomen in die extra kosten, bovenop de
laptop en de muis die ze al ter beschikking kreeg. Maar hoe wordt dit
fiscaal en sociaal behandeld? Het overzicht hierna helpt u
snel op weg.
We maken het onderscheid tussen volgende telewerkkosten:
- Kantoormateriaal en internet
- Andere kosten zoals energie en verwarming
Raadpleeg onze andere fiches “Telewerkers” voor meer informatie:
- Structureel
telewerk
- Occasioneel
telewerk
- Telewerk en
coronavirus
Kantoormateriaal en internet
Vooreerst zijn er de kosten
voor kantoormateriaal en internetverbinding.
Begrip kantoormateriaal
Onder ‘kantoormateriaal’
verstaan we:
- Arbeidsmiddelen zoals een
pc, laptop en randapparatuur die op forfaitaire basis of tegen
de reële prijs kunnen worden vergoed.
- Andere
kantoormeubelen
waarvoor geen forfaitaire vergoeding bestaat: de Fiscus en de RSZ aanvaarden
dat bepaalde ‘meubelen’ zoals een bureaustoel of een bureaulamp tegen de
werkelijke waarde worden terugbetaald als bewijsstukken worden voorgelegd en
als ze noodzakelijk zijn om het werk goed uit te oefenen.
Verplichte vergoeding door de werkgever?
Bij
structureel telewerk bent u verplicht om
daarvoor een tussenkomst te voorzien. Bij occasioneel
telewerk en Covid-19-telewerk kunt u
tussenkomen, maar dit is niet verplicht.
U moet in elk geval
verduidelijken of en volgens welke modaliteiten een terugbetaling is gepland.
Raadpleeg voor meer informatie de andere fiches over ‘Telewerkers’.
Wat is de fiscale en sociale behandeling?
Voorafgaande
opmerking : de voorwaarde
van structureel en regelmatig telewerk is niet van toepassing op de forfaitaire
vergoedingen die in onderstaande tabel worden opgesomd. Enkel een voorwaarde
van regelmatig
telewerk is hier van
toepassing. Occasioneel telewerk kan niet als regelmatig telewerk worden
beschouwd.
Andere kosten zoals energie en verwarming
Begrip ‘andere kantoorkosten’
Onderstaande tabellen
betreffen overige telewerkkosten, ‘kantoorkosten’ genoemd. Die groeperen
uitgaven die een werkgever op kantoor eveneens moet doen voor de goede
uitvoering van het werk. Ze omvatten de volgende elementen:
- gebruik van een kantoorruimte in de woonplaats van de werknemer (inclusief
huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
- informatica- en afdrukbenodigdheden (papier, een USB-stick, een muismatje,
inkt, enz.);
- kantoorbenodigdheden (notaboekje, balpennen, enz.);
- basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
- onderhoudskosten;
- verzekeringskosten;
- koffie, water, frisdrank;
- onroerende voorheffing.
Verplichte vergoeding door de werkgever?
U kunt een vergoeding
voorzien voor de overige kantoorkosten, maar dit is niet
verplicht. Als u een vergoeding voorziet, vindt u hieronder de
mogelijke opties.
Wat is de sociale behandeling voor de vergoeding van deze kosten?
Wat is de fiscale behandeling voor de vergoeding van deze kosten?
Wat doet Securex voor u?
Om u te helpen hebben we verschillende pakketten samengesteld met alle
nodige documenten om telewerk in te voeren. Bestel uw pakket in
onze e-Shop en ga onmiddellijk aan de
slag!
Voor gepersonaliseerd advies, kunt u terecht bij uw Legal Advisor.