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> Les frais propres à l’employeur

Comment établir un remboursement forfaitaire en toute sécurité ?

Constitution d'un dossier

Afin d’éviter que le Fisc et/ou l'ONSS ne requalifie(nt) les indemnités de rémunération déguisée en raison de leur caractère déraisonnable ou non-justifié, il est vivement recommandé à l’employeur de constituer un dossier bien étayé.

Pour ce faire, il doit respecter certaines étapes :

  • Tout d’abord, il doit pouvoir identifier les catégories de travailleurs qui pourront prétendre au remboursement de frais. Il va devoir établir une classification des catégories de travailleur et de leur fonctions au sein de l’entreprise (p. ex. personnel exécutif, cadres inférieurs, cadres moyens, cadres supérieurs, direction) afin de pouvoir déterminer les groupes de travailleurs à prendre en compte
  • Il devra ensuite, pour chaque catégorie, lister les frais qui pourront faire l’objet d’un remboursement. Il devra en effet établir les dépenses engagées pour lesquels un remboursement forfaitaire sera accordé. Il va de soi que seules les dépenses professionnelles pourront faire l’objet d’un remboursement
  • Pour chaque poste de frais, il devra évaluer le montant de l’indemnité. L’objectif n’est bien entendu pas que les employés s’enrichissent suite à ces remboursements. Ce montant doit correspondre aux frais réels qu’ils ont exposés. L’employeur devra pouvoir justifier ce montant. Il n’est pas question ici de calculer un pourcentage du salaire ou du chiffre d’affaire. Il devra se baser sur un échantillon de pièces justificatives de certains travailleurs. En conservant les tickets et factures conservés par ceux-ci pendant une période déterminée, il pourra estimer au mieux et attribuer un montant réaliste par catégorie
  • Enfin, il est conseillé à l’employeur d’effectuer des sondages réguliers afin de vérifier si le forfait ainsi établi reflète toujours la réalité

Pour rappel, sur le plan social, l'ONSS a établi un tableau récapitulatif des frais peu élevés difficiles à prouver. L'employeur pourra se baser sur ces montants pour établir son forfait. Nous attirons encore une fois l’attention au fait que ces frais ne sont pas automatiquement acceptés par le Fisc.

Mention spécifique de ces frais

Il est préférable de dissocier les remboursements forfaitaires des notes de frais justifiant des frais réels, et aussi du montant de la rémunération.

Le remboursement des frais ne fait en effet pas partie de la rémunération et n'est par conséquent ni soumis aux cotisations sociales, ni à l’impôt. Il n’est pas rare de voir certaines entreprises abuser de ce système en déguisant une augmentation de salaire en remboursement de frais afin d’éluder les cotisations sociales et impôts.

L’employeur a donc tout intérêt à monter un dossier solide ou, mieux encore, à conclure un accord préalable (ruling) avec le Fisc. 

Vous trouvez de plus amples explications sur ce qui doit être mentionné sur les documents sociaux délivrés au travailleur sous la question "Faut-il inscrire le montant de l’indemnité de remboursement de frais sur les documents sociaux ?".

 

Secrétariat Social Securex - Legal 05/01/2022