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> Télétravailleurs> 4. Tableau général relatif au remboursement des frais - Aspects sociaux et fiscaux

Autres frais tels que l’électricité et le chauffage

Notion d’ “autres frais de bureau”

Les tableaux ci-dessous concernent les autres frais de télétravail appelés « frais de bureaux » qui regroupent les dépenses qu’un employeur devrait également engager au bureau pour la bonne exécution du travail. Ils comprennent les éléments suivants :

  • l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
  • les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
  • les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
  • les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
  • les frais d’entretien ;
  • les frais d’assurance ;
  • le café, l’eau, les rafraîchissements ;
  • le précompte immobilier.

 

Prise en charge obligatoire par l’employeur ?

Vous pouvez prévoir une indemnité pour couvrir les autres frais de bureaux, mais ce n’est pas obligatoire. Si vous prévoyez une indemnité, vous trouvez ci-dessous les différentes options possibles.

Quel traitement social est prévu pour la prise en charge de ces frais ? 

 

TÉLÉTRAVAIL STRUCTUREL 

TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL 

Pendant la crise de COVID-19 

En temps normal 

Option 1 

Indemnité = 10 % du salaire de télétravail 

L’indemnité est exonérée d’ONSS pour autant qu’elle ne dépasse pas 10 % du salaire brut pour le télétravail. 

Seuls les employeurs qui remboursaient déjà les frais de leurs télétravailleurs sur la base de 10 % du salaire brut pour le télétravail avant les mesures prises dans le cadre de la Covid-19 peuvent continuer de payer l’indemnité suivant les mêmes principes.

L’indemnité est exonérée d’ONSS pour autant qu’elle ne dépasse pas 10 % du salaire brut pour le télétravail. 

Option 2 

Indemnité de bureau  

Maximum 134,71€/mois (à partir du 1er janvier 2022) exonérés d’ONSS à certaines conditions, identiques à ce qui est prévu au niveau fiscal.

*Si vous octroyez un montant plus élevé, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels. A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire sera considérée comme de la rémunération.

L’indemnité de bureau n’est pas une possibilité (autrement dit, pas exonérée d’ONSS)  

Option 3 

Pas d’indemnité 

Pas d’indemnité, donc traitement ONSS non applicable 

 

Quel traitement fiscal est prévu pour la prise en charge de ces frais ? 

Option 1 

Indemnité = 10 % du salaire de télétravail 

Cette option n’existe pas au niveau fiscal. Seule l’option 2 est possible. Si les conditions pour l’octroi d’une indemnité de bureau ne sont pas remplies (option 2), un ruling doit être demandé. 

Option 2 

Indemnité de bureau  

Maximum 134,71€/mois (à partir du 1er janvier 2022) sont exonérés de précompte professionnel et d’impôt, aux conditions suivantes : 

  • Télétravail structurel et régulier équivalent à minimum 1 jour par semaine (critère évalué sur base mensuelle) 
  • Les autres conditions mentionnées ici (voyez le volet fiscal sous Indemnité de bureau) 

*Si vous octroyez un montant plus élevé, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels. A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire sera considérée comme de la rémunération.

Option 3 

Pas d’indemnité 

Pas d’indemnité, donc traitement fiscal non applicable 

 

Secrétariat Social Securex - Legal 02/01/2022