To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-
> Telewerkers > 1. Structureel telewerk

Wat zijn de kosten voor de werkgever?

Benodigde apparatuur

Verplicht ten laste van de werkgever

De werkgever moet aan de telewerker de voor het telewerk benodigde apparatuur ter beschikking stellen, en deze apparatuur installeren en onderhouden. De werkgever vergoedt echter uitsluitend de kosten voor de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk.

De kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de door de telewerker gebruikte apparatuur en gegevens in het kader van het telewerk, zijn eveneens voor rekening van de werkgever. 

Indien de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten voor installatie van informaticaprogramma’s, werking en onderhoud, alsook de kosten voor afschrijving van de apparatuur, voor rekening van de werkgever. Deze kosten worden berekend vóór de aanvang van het telewerk naar verhouding van de prestaties van telewerk of volgens een door partijen overeengekomen verdeelsleutel.

Notie van benodigde apparatuur en voorwaarden tot terugbetaling

Onder benodigde apparatuur dient het bureaumateriaal en de voor de telewerker nodige internetaansluiting begrepen te worden.  Het ‘bureaumateriaal’ omvat :

  • Werkmateriaal zoals een PC, laptop en randapparatuur die vergoed kunnen worden op forfaitaire basis (zie hieronder) of op basis van de werkelijke prijs.
  • Ander kantoormeubilair waarvoor geen forfaitaire vergoeding voorzien is: de fiscus en RSZ aanvaarden dat bepaalde stukken kantoormeubilair terugbetaald worden op basis van hun werkelijke waarde en op grond van bewijsstukken (bijvoorbeeld een factuur) en voor zover deze noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren (zo kunt u bijvoorbeeld niet overgaan tot terugbetaling aan uw werknemer van een heel erg luxueus bureau).

De terugbetaling wordt enkel voor het volgende materiaal aanvaard:

  • bureaustoel;
  • bureautafel;
  • bureaukast;
  • functionele bureaulamp;
  • tweede computerbeeldscherm;
  • printer/scanner;
  • toetsenbord;
  • muis, voetmuis, trackpad of trackball;
  • hoofdtelefoon;
  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

De terugbetaling van een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball is enkel mogelijk als u die materialen ook op de werkvloer ter beschikking stelt. 

Bovendien aanvaarden de fiscus en de RSZ niet dat u elk jaar een bureaustoel terugbetaald.

De circulaire bevat een tabel met indicatieve gebruikstermijnen. U vindt deze hier

Maandelijkse forfaitaire bedragen aanvaard door fiscus en RSZ voor het gebruik van bepaald eigen materiaal

In geval de werknemer gebruik maakt van zijn privécomputer en/of privé-internetaansluiting, kan hij hiervoor een forfaitaire vergoeding krijgen van de werkgever. De fiscus heeft beslist dat dergelijke kostenvergoeding vrijgesteld is van belastingen indien de som niet hoger ligt dan 20 euro per maand. Dit forfait mag zowel toegepast worden voor het gebruik van de internetaansluiting als voor het gebruik van de eigen computer. In totaal kan de werkgever dus een belastingvrije onkostenvergoeding toekennen van maximum 40 euro per maand.

Sinds 1 maart 2021 is er nog een bijkomende mogelijkheid. Voor werknemers die geen gebruik maken van de eigen PC, maar wel van een eigen tweede computerscherm en/of van een printer/scanner, kunt u een bijkomend forfait van 5 euro per maand per gebruikt toestel geven. En dat met een maximum van 10 euro per maand, voor een periode van maximaal 3 jaar.[1]

Voorbeeld: een werknemer die geen eigen PC gebruikt, maar wel een eigen tweede computerscherm en de eigen scanner en de eigen printer, heeft dus maximaal recht op 10 euro per maand als forfaitaire vergoeding. Ook al gebruikt de werknemer de drie apparaten bij het telewerken.

Het is daarentegen niet mogelijk om het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen PC te combineren met het bijkomende forfait van 5 euro.

De RSZ aanvaardt dat deze forfaitaire bedragen ook van socialezekerheidsbijdragen vrijgesteld kunnen worden[2].

Opgelet, in geval een hogere vergoeding wordt toegekend, dan zal de werkgever moeten bewijzen dat de vergoeding effectief aan kosten eigen aan de werkgever werd besteed. Slaagt hij hier niet in, dan zal het deel van de vergoeding dat deze maandelijkse forfaitaire bedragen overschrijdt, onderworpen zijn aan bedrijfsvoorheffing en aan socialezekerheidsbijdragen en op de fiscale fiches vermeld moeten worden.

Aanverwante kosten

Mogelijkheid, geen verplichting

De zogenaamde “aanverwante” kosten (verwarming, elektriciteit, …) dienen niet verplicht ten laste genomen te worden door de werkgever. Indien hiertoe toch wordt beslist, kan de keuze gemaakt worden tussen :

  • Een vergoeding van ten hoogste 10% van het loon. Zoals u hieronder kunt lezen, is deze vergoeding evenwel niet voorzien op fiscaal vlak
  • Een bureauvergoeding of thuiswerkvergoeding

Het cumuleren van deze beide vergoedingen is verboden.

Onder de toelichting van het begrip “aanverwante kosten”, vindt u een overzicht van de sociale en fiscale regels die van toepassing zijn op deze terugbetalingen.

Begrip « aanverwante kosten »

De aanverwante kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken om de arbeid te kunnen laten uitvoeren.

Het gaat onder andere om de volgende kosten:

  • gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
  • printer- en computermateriaal (papier, inkt, USB stick, muismat,…);
  • kantoorbenodigdheden (balpen, notitieboekje,…);
  • water, elektriciteit, verwarming;
  • onderhoud;
  • verzekering;
  • koffie, water, versnaperingen;
  • onroerende voorheffing.
Vergoeding van 10% van het loon

De aanverwante kosten van de telewerker (verwarming, elektriciteit, enz.) moeten niet gedekt worden door de werkgever, terwijl in het geval van huisarbeid wel duidelijk in de wet een vergoeding van kosten is voorzien à rato van 10% van het loon indien geen andere duidelijke vermeldingen zijn opgenomen in de overeenkomst of van meer dan 10% indien hiervoor bewijsstukken voorgelegd worden.

Onder bepaalde voorwaarden aanvaard door de RSZ

In zijn Administratieve Instructies maakt de RSZ melding van het feit dat de thuisarbeider en de telewerker op wettelijk vlak niet gelijk behandeld worden wanneer het over de terugbetaling van de aanverwante kosten gaat[3]. De Rijksdienst aanvaardt echter dat ook voor de telewerker een vergoeding van ten hoogste 10% van het loon beschouwd wordt als een vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten. Indien de terugbetaling van kosten 10% overschrijdt, dient de werkgever aan te tonen dat het werkelijk gaat om een terugbetaling van kosten die ten laste van de werkgever vallen.

Opgelet, de werkgever en de werknemer moeten duidelijke afspraken hebben gemaakt in verband met het loon dat op de prestaties geleverd in het kader van het telewerk betrekking heeft. Wanneer de werkgever en de werknemer dergelijke afspraken hebben gemaakt, zal de RSZ een forfaitaire vergoeding van 10% van het brutoloon aanvaarden voor de kosten die de telewerker maakt voor rekening van zijn werkgever, voor zover die 10 % uitsluitend wordt berekend op het deel van het loon dat op het telewerk betrekking heeft én dat uitdrukkelijk werd overeengekomen tussen de partijen.  

Wanneer de werknemer een globaal loon geniet en de partijen dus geen afspraken hebben gemaakt over het loon m.b.t. tot de prestaties geleverd in het kader van het telewerk, zal de RSZ de 10%-regeling niet aanvaarden. In dat geval kan de werkgever eventueel wel een forfaitaire bureauvergoeding betalen.

Fiscus aanvaardt de vergoeding van 10% niet automatisch

De fiscus heeft geen standaardregels opgesteld over de toekenning van de forfaitaire vergoeding van 10% van het loon. Als de werkgever er zeker van wil zijn dat deze vergoeding van belasting wordt vrijgesteld, kan hij vooraf een ruling aanvragen.

De fiscus heeft wel nauwkeurige regels vastgesteld voor de belastingvrijstelling van de forfaitaire telewerkvergoeding/bureauvergoeding. U vindt ze hieronder.

Bureauvergoeding (of thuiswerkvergoeding)

De werkgever kan er ook voor opteren aan zijn werknemer die aan thuiswerk doet een bureauvergoeding toe te kennen, waarvan het RSZ-vrije bedrag momenteel 129,48 euro per maand bedraagt (voor latere aanpassingen, zie onze Sleutelbedragen/terugbetaling van kosten RSZ). Opgelet, tijdens het 2de en het 3de kwartaal van 2021 (periode van april tot en met september), wordt een bedrag van 144,31 euro aanvaard. 

Zoals hierboven toegelicht, wordt dit bedrag geacht verwarmingskosten, elektriciteit, telefoon, klein bureaugereedschap… te dekken. Dit forfaitair bedrag hoeft niet te worden geproratiseerd (dit blijft evenwel een mogelijkheid).

Sinds 1 maart 2021 verduidelijkt een fiscale circulaire de toepasselijke regels op vlak van de toekenning van een bureauvergoeding. Het goede nieuws is dat de RSZ beslist heeft de nieuwe fiscale regels te volgen.  

Opgelet, bepaalde specifieke voorwaarden dienen te worden gerespecteerd vooraleer een bureauvergoeding vrijgesteld is op fiscaal en sociaal vlak :

  • Het telewerk moet gepresteerd worden in de privélokalen van de werkneme Als een werknemer in een satellietkantoor van de werkgever werkt, wordt dat niet als telewerk beschouwd. Ook prestaties geleverd in de gebouwen van klanten van de werkgever zijn geen telewerk. Bovendien is er enkel sprake van telewerk als de werknemer van thuis werkt op de momenten waarop dat contractueel voorzien is. Een werknemer die bijvoorbeeld ’s avonds na de werkuren thuis nog wat verder werkt, terwijl het niet gaat om een tijdstip waarop hij of zij normaalgezien verwacht wordt te (tele)werken, komt niet in aanmerking voor een bureauvergoeding. De fiscus en de RSZ nemen deze situatie niet in aanmerking als telewerk.
  • Het telewerk moet structureel en regelmatig De fiscus en RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig wanneer een werknemer op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werkt. Het kan dan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaaldwordt, dan heeft uw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.[4]

Voorbeelden:

  1. Een voltijdse werknemer werkt elke week van maandag tot vrijdag thuis van 8 uur ’s ochtends tot 10 uur ’s ochtends. Zo vermijdt hij de filedrukte. Aangezien er op weekbasis één volledige werkdag van thuis gewerkt wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.
  1. Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Aangezien elke voltijdse werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemers hebben dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

Bij dit laatste voorbeeld moet u wel opletten, want de fiscus geeft voor dezelfde situatie ook een voorbeeld van een deeltijdse werknemer:

  1. Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Een werknemer in dat rotatiesysteem werkt deeltijds. Hij heeft een overeenkomst voor een tewerkstelling van 50%. In de week waarin de groep waartoe hij behoort, thuiswerkt, moet hij enkel op dinsdag en donderdag werken. Aangezien de werknemer in die maand maar twee dagen van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

Arbeidsongeschiktheid en vakantie

U moet ook opletten indien uw werknemer in een bepaalde maand bijna de hele maand ziek is. Het is mogelijk dat de fiscus en de RSZ niet aanvaarden dat u die maand een forfaitaire telewerkvergoeding betaalt. Ook daar geeft de circulaire twee voorbeelden:

  1. Een voltijdse werknemer is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij alle dagen van thuis. Aangezien deze werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ.
  2. Een deeltijdse werknemers is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij 5 halve dagen van thuis. Aangezien de werknemer gemiddeld geen volledige dag per week van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

De werkgever mag de forfaitaire vergoeding evenwel blijven doorbetalen tijdens de jaarlijkse vakantie van de werknemer, of tijdens iedere andere “verlofdag” die op zijn initiatief wordt genomen[5]. Dit geldt ook voor de compenserende rustdagen (ADV-dagen).

Mag u een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën?

Een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën wordt voortaan aanvaard, zowel door de fiscus als de RSZ. Een onderscheid tussen bepaalde situaties of bepaalde personeelscategorieën, dient wel te gebeuren op basis van objectieve criteria.  Is dat niet het geval, dan zal de vergoeding van de betrokken werknemers als loon beschouwd worden.

Een hoger maandbedrag toekennen?

Een werkgever die de werknemers elke maand een bedrag betaalt dat hoger ligt dan het forfait, moet kunnen aantonen dat het om werkelijk gemaakte kosten gaat.

Gebeurt dat niet, dan wordt het gedeelte boven het forfait van 129,48 euro (of 144,31 euro) als loon beschouwd. Op dat gedeelte moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden.  

Ten slotte mag de forfaitaire bureauvergoeding uiteraard niet worden gecombineerd met andere eventuele bureaukostenvergoedingen die de werknemer al ontving.

Cumul met de forfaits die van toepassing zijn wanneer de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt

Het standpunt van de RSZ

De RSZ aanvaardt wel dat de bureauvergoeding en de vergoeding van 10% gecumuleerd kunnen worden met de bovenvermelde forfaits van 20 euro en 5 euro, voor zover aan een aantal voorwaarden is voldaan.

De bureauvergoeding of de vergoeding van 10% van het brutoloon kunnen gecumuleerd worden met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen computer, of met het forfait van 5 euro voor het gebruik van een eigen tweede scherm en/of printer/scanner, op voorwaarde dat de werkgever deze kost niet op een andere manier terugbetaalt (bijvoorbeeld door de werknemer te vergoeden voor de aankoop van zijn computer,…).

Ze kunnen met het forfait van 20 euro voor het gebruik van de eigen internetaansluiting gecumuleerd worden indien de werkgever aantoont dat de internetkost:

  • te zijnen laste is;
  • werkelijk wordt gemaakt;
  • en niet reeds in de bureauvergoeding of de 10%-vergoeding begrepen is.

Het standpunt van de fiscus

De nieuwe fiscale circulaire (2021/C/20) bevestigt expliciet dat de forfaitaire bureauvergoeding cumuleerbaar is met voormelde forfaits van 20 euro en 5 euro.

 


[1] Er is geen maximum aantal jaren bepaald voor wat betreft de forfaits m.b.t. het gebruik van een eigen computer/internetaansluiting

[3] De artikelen 119.3 tot en met 119.12 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten zijn immers enkel van toepassing op huisarbeiders.

[4] Wilt u in dat geval toch een vergoeding toekennen? Dan is die vergoeding enkel vrij van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen als tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden is voldaan: er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor kosten eigen aan de werkgever en de vergoeding wordt ook effectief aan die kosten besteed.

[5] Ouderschapsverlof en dagen klein verlet, bijvoorbeeld, worden dus niet beoogd. Deze dagen worden immers op initiatief van de werknemer genomen. Het betreft hier een interpretatie van de circulaire die door de fiscus werd gegeven.

 

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 07/01/2021