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Des amendes corsées si vos documents sociaux ne sont pas en règle !

02/20/2018

Chaque employeur est tenu d’établir, de compléter et de conserver une série documents. Il s’agit de documents sociaux au sens strict ainsi que de documents de nature sociale. Toute infraction à cette obligation constatée par les autorités vous expose à de lourdes sanctions pénales. Ces documents facilitent en effet la lutte contre la fraude sociale.

Documents sociaux

Le groupe des 10

Notre réglementation impose l’établissement de 10 documents sociaux :

  • le registre général du personnel : il s’agit d’un registre constitué de feuilles reliées et dont les pages sont numérotées de façon continue. Il n’est maintenu que pour les travailleurs qui ne doivent pas faire l’objet d’une déclaration Dimona
  • le registre spécial du personnel : il s’agit d’un registre qui doit être tenu sur chaque lieu de travail si votre entreprise occupe des travailleurs en différents lieux. Cette obligation est valable pour tous les travailleurs, qu’ils soient ou non soumis à l’obligation Dimona. Ce registre peut être tenu sur support papier ou électronique ;
  • le compte individuel : il s’agit d’un récapitulatif de toutes les prestations de travail fournies par un travailleur et des rémunérations y afférentes. Il peut être tenu sous quelque forme que ce soit ;
  • le registre des présences (uniquement dans certains secteurs) : il doit être tenu au sein de certaines commissions paritaires et sert à lutter contre le travail au noir (comme, par exemple, dans le secteur du diamant). Signalons que cette obligation a été supprimée pour le secteur horeca (CP 302) ;
  • le contrat d’occupation d’étudiant : l’employeur qui occupe un étudiant est obligé de conclure un contrat de travail pour étudiants et de le conserver sur le lieu d’occupation de l’étudiant ;
  • le contrat de travail à domicile ;
  • la convention d’immersion professionnelle ;
  • le contrat de travail ALE ;
  • le contrat de travail pour l’exécution de travail temporaire ;
  • le registre de mesure du temps de travail (uniquement au sein de la CP n° 302) : pour les travailleurs occasionnels pour lesquels l’employeur est tenu de faire une déclaration Dimona journalière.
Délai de conservation de ces documents

En principe, ces documents sociaux doivent être conservés durant 5 ans.

Sanctions

Le Code pénal social prévoit des sanctions en cas de non-respect de ces obligations.

L’employeur qui n’établit pas de compte individuel sera, par exemple, puni d’une sanction de niveau 3, c'est-à-dire soit d’une amende pénale de 800 à 8.000 euros, soit d’une amende administrative de 400 à 4.000 euros. Ces montants sont chaque fois multipliés par le nombre de travailleurs pour lesquels l’infraction a été commise.

Pour plus de détails concernant les autres sanctions, consultez notre dossier consacré au droit pénal social, rubrique "Fédéral" (fiche Code pénal social - 4. Les infractions).

Documents de nature sociale

Le groupe des 4
  • la fiche de paie : tous les employeurs sont tenus de remettre à leurs travailleurs un décompte lors de chaque paiement définitif. Ce document doit contenir plusieurs mentions obligatoires. Les prestations particulières doivent être reprises dans une annexe jointe à la fiche de paie ;
  • le règlement de travail : chaque employeur doit établir un règlement de travail et en remettre une copie à chaque travailleur. Une copie du règlement de travail doit être conservée sur le lieu d’occupation ;
  • les documents liés au travail à temps partiel ;
  • les documents à remettre à l’issue de la relation de travail, dont le document C4.
Sanctions

Le Code pénal social prévoit également des sanctions en cas de non-respect de ces obligations.

L’employeur qui n’établit pas de règlement de travail sera, par exemple, puni d’une sanction de niveau 2, c’est-à-dire soit d’une amende pénale de 400 à 4.000 euros, soit d’une amende administrative de 200 à 2.000 euros.

Pour plus de détails concernant les autres sanctions, consultez notre dossier consacré au droit pénal social, rubrique "Fédéral" (fiche Code pénal social - 4. Les infractions).

Obligations spécifiques incombant aux employeurs étrangers qui détachent des travailleurs en Belgique

Les obligations

Les travailleurs qui viennent travailler temporairement en Belgique ou qui sont occupés en partie en Belgique et en partie dans un autre pays et engagés par un employeur étranger doivent faire l’objet d’une déclaration Limosa. Les employeurs étrangers qui introduisent une déclaration Limosa sont en principe dispensés de tenir les documents sociaux normaux durant une période de 12 mois maximum. Ils doivent néanmoins tenir un certain nombre de documents équivalents à la disposition des services d’inspection.

L’obligation de conserver ces documents spécifiques reste d’application jusqu’à un an après la fin du détachement.

Sanctions

Le Code pénal social prévoit des sanctions en cas de non-respect de ces obligations.

L’employeur qui n’introduit pas de déclaration Limosa sera, par exemple, puni d’une sanction de niveau 4, c’est-à-dire soit d’une peine d’emprisonnement de 3 mois à 6 ans et/ou d’une amende pénale de 4 800 à 48.000 euros, soit d’une amende administrative de 2.400 à 24.000 euros. Ces montants sont chaque fois multipliés par le nombre de travailleurs pour lesquels l’infraction a été commise.

Pour plus de détails concernant les autres sanctions, consultez notre dossier consacré au droit pénal social, rubrique "Fédéral" (fiche Code pénal social - 4. Les infractions).

Que peut faire Securex pour vous ?

Pour vous assurer d’être parfaitement en règle et vous préparer au mieux en prévision d’un contrôle éventuel, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor qui pourra également vous fournir les documents nécessaires (contrats de travail, règlement de travail, car policy,…). Ou rendez-vous sur notre e-shop, vous pourrez y télécharger divers documents types.

Secrétariat Social Securex - Legal 02/20/2018