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Visite de l'inspection - Une 'policy', un outil plus que pratique…

10/14/2013

Un inspecteur social vous rend visite et vous pose des questions à propos des remboursements de frais dont bénéficie votre personnel. Il est alors utile de pouvoir démontrer que les montants octroyés correspondent effectivement à des remboursements de frais !

Le principe du remboursement de frais

Lorsque l'employeur rembourse aux travailleurs des frais qu'il a engagés dans le cadre de l'exécution de son contrat, ce remboursement n'est pas considéré comme une rémunération. Cela signifie qu'il n'est pas soumis aux cotisations de sécurité sociale, que ce soit dans le chef du travailleur ou de l'employeur. De même, ce remboursement sera exonéré d'impôt. La prudence reste pourtant de mise.

Comment apporter la preuve ?

Les employeurs qui ne remboursent les frais réellement engagés par le travailleur que sur présentation d'un document justificatif (par exemple des tickets de parking, souches TVA de restaurants) ne risquent pas grand-chose.

En ce qui concerne les menues dépenses pour lesquelles il est difficile d'obtenir un justificatif, on admettra généralement une estimation forfaitaire. Dans ce cas, l'employeur doit toutefois pouvoir justifier le forfait appliqué. Pour ce faire, il demandera au travailleur de conserver ses tickets et autres pendant quelques mois afin de pouvoir déterminer un forfait (la moyenne mensuelle des frais). Signalons par ailleurs que grâce au tableau relatif au remboursement de frais de l'ONSS, l'employeur peut consulter les forfaits acceptés pour les petites dépenses.

Qui doit apporter la preuve ?

Auparavant, il n'était pas rare que l'employeur octroie un remboursement forfaitaire de frais à des travailleurs qui, en réalité, n'engageaient pas (ou peu) de frais. C'est la raison pour laquelle depuis 2010, la charge de la preuve appartient à l'employeur. C'est donc à lui de démontrer que les indemnités de remboursement payées correspondent à des frais réellement engagés.

Or, il n'est pas toujours facile d'apporter cette preuve. Il est dès lors vivement recommandé d'établir un écrit définissant avec précision les frais qui sont couverts par l'indemnité forfaitaire. En cas de contrôle, l'employeur pourra déjà présenter ce document.

N'hésitez pas à contacter votre legal advisor pour établir une convention (ou 'policy') concernant l'indemnisation forfaitaire de frais. Une convention bien rédigé vous épargnera en effet de nombreux problèmes (financiers) !

D'autres conventions disponibles ?

Une convention est donc utile en cas de contrôle par les services d'inspection et permet de démontrer que tout se passe selon les règles. Avoir une convention à portée de main présente bon nombre d'autres avantages. Nous pensons, par exemple, au travailleur ayant un véhicule de société qui est malade de longue durée. La question de savoir s'il peut garder sa voiture pendant sa période de maladie est déjà résolue si des règles précises à ce sujet sont mentionnées dans la car policy…

Dans certains cas, il est même obligatoire d'établir certains documents. Pensons au règlement de travail ou à la convention réglant l'octroi de titres-repas.

Securex peut vous aider à établir vos 'policies'. Nous pouvons vous fournir les modèles suivants :

  • octroi d'un remboursement de frais ;
  • mise à disposition d'un véhicule de société ;
  • utilisation d'un véhicule de service ;
  • mise en place du carpooling au sein de l'entreprise ;
  • mise à disposition d'un vélo de société ;
  • mise à disposition d'un gsm ou d'un smart phone;
  • mise à disposition d'un ordinateur portable ou d'une tablette ;
  • règles en matière d'utilisation de l'e-mail et utilisation de l'internet au sein de l'entreprise ;
  • accès aux informations et messages sur les médias sociaux ;
  • géolocalisation de vos collaborateurs ;
  • installation de caméras sur le lieu de travail ;
  • octroi de titres-repas ;
  • octroi d'éco-chèques ;
  • rédaction ou mise à jour de votre règlement de travail ;

Votre Legal advisor peut bien entendu adapter ces modèles aux besoins de votre entreprise ou vous aider à établir des conventions ne figurant pas dans la liste ci-dessus. N'hésitez donc pas à le/la contacter si vous êtes intéressé.


Secrétariat Social Securex - Legal 10/14/2013