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La mise à disposition de masques est plus avantageuse qu’un remboursement

28/10/2020

Les travailleurs qui se déplacent sur leur lieu de travail doivent porter un masque lorsque la distanciation physique ne peut pas être respectée. Cette règle est aujourd’hui connue de tous.

Ce qui l’est moins, ce sont vos obligations par rapport au port du masque, et les traitements social et fiscal réservés à celles-ci. Quelques questions et réponses devraient vous permettre d’y voir plus clair :

  • Devez-vous obligatoirement mettre des masques à la disposition de vos travailleurs ? Comment cet avantage est-il traité par l’ONSS et le fisc ? 
  • Si votre travailleur achète son masque (ou le confectionne lui-même), pouvez-vous intervenir dans ses frais ? Comment cette intervention sera-t-elle traitée par l’ONSS et le fisc ? 
  • Devez-vous intervenir dans les frais d’entretien des masques en tissu ?

 

Mise à disposition de masques : parfois obligatoire

Vos travailleurs ne peuvent pas faire de télétravail. Un masque est dans ce cas indispensable. Quelles sont vos obligations en la matière ?

 

Devez-vous mettre des masques à la disposition de votre personnel ?

Oui. Dans les entreprises et institutions où le port du masque est obligatoire parce que la règle de distanciation d’un mètre et demi ne peut être respectée, la fourniture (et le nettoyage) des masques doi(ven)t être à charge de l’employeur. Les mesures concernant le bien-être des travailleurs ne peuvent en effet en aucun cas entraîner des charges financières pour les travailleurs.

 

Cet avantage est-il soumis à des cotisations sociales ?

L’ONSS accepte que vous mettiez des masques à disposition de vos travailleurs, sans qu’il soit question d’un avantage salarial en nature :

  • lorsque le nombre de masques est en adéquation avec le nombre de masques que doivent utiliser les travailleurs pendant les heures de travail (sur le lieu de travail chez l’employeur ou chez des clients) et pendant les déplacements domicile-lieu de travail ou les déplacements professionnels effectués en transports en commun ;
  • et lorsque les masques sont octroyés en nature. Une intervention dans les frais d’achat des masques n’est donc pas exonérée (voir ci-dessous pour plus de détails).

 

Cet avantage est-il taxé ?

Non. Le fisc estime lui aussi qu’il n’est pas question d’avantage imposable dans le chef du travailleur lorsque l’employeur met un masque à sa disposition.

Mais attention. Sur le plan fiscal aussi, il est requis que le nombre de masques soit en adéquation avec le nombre de masques dont le travailleur a effectivement besoin pendant les heures de travail (sur le lieu de travail chez l’employeur ou chez des clients) et pendant les déplacements domicile-lieu de travail ou les déplacements professionnels effectués en transports en commun.

 

Remboursement de masques : plutôt en nature

Imaginons qu’un travailleur ait acheté (ou confectionné) lui-même un masque et qu’il vous demande de lui rembourser les frais engagés. Il n’est pas opportun dans ce cas d’accéder à cette demande.

 

Les travailleurs ne doivent pas acheter eux-mêmes les masques qu’ils portent au travail

Comme mentionné plus haut, la législation relative au bien-être exige parfois une mise à disposition de masques, autrement dit un octroi en nature. L’objectif n’est donc pas que le travailleur se procure lui-même des masques pour le travail et que vous interveniez ensuite dans le coût de ces masques. Qu’en est-il si vous le faites malgré tout ?

 

Des cotisations de sécurité sociale sont dues sur le remboursement de masques

L’ONSS considère une intervention dans le coût des masques achetés par votre travailleur comme une rémunération ordinaire et non comme un remboursement de frais. Des cotisations de sécurité sociale sont par conséquent dues sur cette intervention. Cela vaut aussi si vous octroyez un montant forfaitaire permettant à votre travailleur d’acheter ou d’entretenir des masques.

Une exception est toutefois prévue. Un remboursement des frais sur la base de justificatifs peut être accepté lorsque le travailleur ne peut pas se rendre sur son lieu de travail pour réceptionner ses masques. Pensons notamment au cas où votre travailleur est occupé à l’étranger.

 

Le remboursement est-il taxé ?

Le fisc se rallie au point de vue de l’ONSS.

En ce qui concerne la décision de l’ONSS qui estime que l’employeur ne peut octroyer à son travailleur un montant forfaitaire lui permettant d’acheter des masques, il peut encore être précisé sur le plan fiscal qu’il convient d’examiner au cas par cas s’il s’agit de dépenses propres à l’employeur ou d’une dépense à caractère personnel.

C’est pourquoi il n’est pas opportun de fixer un montant forfaitaire à titre de remboursement de frais propres à l’employeur.

 

Entretien de masques en tissu : coût négligeable

Si votre personnel a reçu des masques en tissu, ceux-ci doivent être lavés régulièrement. Pouvez-vous prévoir une indemnité forfaitaire pour couvrir ces frais ?

 

L’ONSS accepte une indemnité exonérée pour autant qu’elle ne soit pas trop élevée

En tant qu’employeur, vous pouvez intervenir dans le coût réel de l’entretien des masques en tissu. L’ONSS déclare toutefois que le coût de l’entretien de masques est négligeable. Si vous voulez octroyer une indemnité exonérée de cotisations sociales, vous avez deux possibilités :

  • payer un forfait de 0,20 euro par semaine (il s'agit là d’un forfait acceptable selon l’ONSS) ;
  • prouver la réalité et le montant du coût.

L’ONSS n’accepte donc pas les forfaits journaliers de 1,74 ou 0,84 euros, applicables pour l’achat, l’entretien et l’usure de vêtements de travail.

 

Et le fisc ?

Ici aussi, le fisc s’aligne sur l’ONSS

 

Sources :

 

Secrétariat Social Securex - Legal 28-10-2020