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Déclaration de télétravail mensuelle obligatoire à partir du 1er avril

27/03/2021

A partir de ce 27 mars 2021, tous les employeurs doivent communiquer mensuellement :

  • Le nombre de personnes régulièrement présentes dans l’entreprise et
  • Le nombre de personnes qui occupent une fonction qui ne se prête pas au télétravail

via l’outil que l’ONSS met à disposition à cette fin.

Cette décision fait suite au Comité de concertation de ce 24 mars 2021. L’objectif de cette mesure est de pouvoir mieux contrôler le respect de l’obligation de télétravail en ce temps de pandémie.  Voici quelques questions-réponses pour y voir plus clair.

 

Qui est concerné ?

Tous les employeurs des secteurs privé et public sont concernées.  Les entreprises qui n’ont pas de personnel en télétravail aussi. Les entreprises qui sont obligatoirement fermées, ne sont en revanche pas concernées.

Attention, les établissements du secteur de l’Horeca qui offrent des plats ‘take-away’ ne sont pas fermés, et doivent donc remplir les données.

 

Quelles données doivent être communiquées ?

  • Le nombre de personnes régulièrement présentes dans l’entreprise (chiffre) au cours de la période d’enregistrement. Les travailleurs intérimaires et les travailleurs de sous-traitants habituellement présents dans l’établissement sont donc aussi concernés.
  • Le nombre de personnes (chiffre) qui occupent une fonction qui ne se prête pas au télétravail.
    • Les personnes qui ne télétravaillent qu’en partie ou les personnes exceptionnellement présentes ne sont pas comptabilisées.
    • Vous devez aussi tenir compte des personnes avec lesquelles vous n’êtes pas lié par un contrat de travail auxquelles vous avez régulièrement recours (intérimaires, …) et dont la fonction ne se prête pas au télétravail.

Ces catégories de personnes ne doivent donc pas être citées de manière nominative.

Exemple : vous occupez 10 ouvriers et 10 employés, et seuls les employés peuvent télétravailler. Par ailleurs, deux personnes externes sont quotidiennement présentes dans votre établissement.  Vous devez communiquer:

-        Le nombre de personnes habituellement présentes au sein de votre entreprise : 22

-        Le nombre de travailleurs dont la fonction ne permet pas le télétravail : 12

 

Que faire s’il y a plusieurs unités d’établissement?

Il faut remplir un formulaire par unité d'établissement. Plusieurs personnes peuvent avoir accès à l’outil et y compléter les données pour l’unité d’établissement dont elles sont responsables.

Cette tâche peut aussi être dévolue à une seule personne. Vous trouverez le numéro de l’unité d’établissement à introduire sur la page « Public Search » de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Votre entreprise a-t-elle plus de 20 unités d’établissement ? Alors, vous pouvez introduire les données demandées relatives à toutes les unités d'établissement via l'application au moyen d'un fichier Excel structuré.

 

Où trouver le formulaire de l’ONSS?

Le formulaire est disponible sur le site de l’ONSS

Un mandataire de l’entreprise doit se connecter avec l’e-ID ou Itsme pour enregistrer les données de votre entreprise. Pour ce faire, votre entreprise doit être connue dans CSAM. Votre entreprise n'est pas encore connue dans CSAM ou une personne sans droits d'accès fera la déclaration? Alors, on peut se connectez comme citoyen et indiquer que l'on intervient en tant que représentant de l'entreprise. L'entreprise recevra toujours une confirmation de la déclaration.

Vous en trouverez une explication sur le site de l’ONSS.

 

Quand faut-il procéder à l’enregistrement ?

Rassurez-vous : pas tous les jours ! Les données demandées doivent être complétées une fois par mois.

L’enregistrement mensuel doit être effectué au plus tard le sixième jour civil du mois :

  • Vous devez enregistrer les données pour le mois d’avril 2021 au plus tard le mardi 6 avril 2021;
  • Vous devez enregistrer les données pour le mois de mai 2021 au plus tard le jeudi 6 mai 2021;
  • Vous devez enregistrer les données pour le mois de juin 2021 au plus tard le dimanche 6 juin 2021.

Les adaptations en cours de mois ne sont en principe pas requises.

 

Faut-il avoir peur de cet outil?

Non.  Cet outil est destiné à faciliter les contrôles relatifs au respect du télétravail. Si les services d’inspection constatent que la situation sur le lieu de travail ne correspond pas aux données communiquées à l’ONSS, vous ne serez pas sanctionné pour ce simple fait.  L’inspection portera sur le respect, par votre entreprise, du télétravail obligatoire. Si vous ne le respectez pas, vous risquez une sanction de niveau 2. Cette sanction peut également s'appliquer si vous ne faites pas la déclaration à temps.

Exemple : vous avez communiqué:

-        Le nombre de personnes de votre entreprise : 20 (10 employés et 10 ouvriers)

-        Le nombre de personnes dont la fonction ne permet pas le télétravail : 10 (ouvriers)

Or, le jour de l’inspection, 2 employés sont dans vos locaux.  Vous devrez pouvoir expliquer les motifs de leur présence, et ces motifs devront être légitimes (par exemple, l’accueil d’un nouveau travailleur, le remplacement d’un ordinateur portable défectueux, …).

Vos avez tout intérêt, cependant, à ce que la situation sur le lieu de travail corresponde le plus possible à ce que vous avez communiqué à l’ONSS.

 

Que fait Securex pour vous?

C’est à vous qu’incombe la tâche de vous enregistrer.  Nos Legal Advisors Securex sont cependant à votre disposition pour répondre aux questions que vous auriez encore, et pour vous conseiller en matière de télétravail obligatoire.

 

Source:

Secrétariat Social Securex - Legal 27-03-2021