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Vous engagez un nouveau travailleur ? Vous devrez payer de lourdes amendes si vous ne rentrez pas les bonnes déclarations

01/15/2018

Dans le cadre de leur lutte contre le travail au noir, les autorités ont mis au point un certain nombre d’outils permettant de suivre le trajet d’occupation d’un travailleur :

  • l’entrée en service et la sortie de service (Dimona) ;
  • les données relatives à la rémunération et au temps de travail (DmfA) ;
  • l’assujettissement à la sécurité sociale (formulaires A1 et Limosa).

Ces données constituent un fil rouge tout au long du trajet de mise au travail d’un travailleur auprès de son/ses employeur(s). Grâce à ce fil rouge, les autorités peuvent voir et suivre l’évolution de l’occupation d’un travailleur : Big Brother vous regarde !

Et il existe naturellement un moyen de pression, puisque les employeurs qui ne rendent pas ce fil rouge visible s’exposent à de lourdes amendes.

Dimona

La Dimona (Déclaration immédiate-Onmiddelijke aangifte) ou déclaration immédiate de l’emploi est une obligation qui impose à l’employeur de communiquer à l’ONSS la date de début et la date de fin de la relation de travail de chaque travailleur. Il s’agit d’une part, d’une simplification administrative par rapport aux procédures antérieures (notamment la tenue du registre du personnel) et d’autre part, d’un outil important dans le cadre de la lutte contre le travail au noir.

Délais à respecter

La déclaration immédiate de l’emploi doit se faire lors de l’entrée en service, au plus tard lorsque le travailleur entame ses prestations.

Lors de la sortie de service, la déclaration doit se faire au plus tard dans le courant du premier jour ouvrable qui suit la fin de la relation de travail.

L’employeur dispose d’un délai de maximum 5 jours pour corriger les erreurs éventuelles. L’annulation d’une déclaration d’entrée en service doit se faire au plus tard à la date erronément indiquée.

Les avis envoyés par l’ONSS doivent être conservés pendant 6 mois à compter de leur réception.

Dimona spécifiques

Pour certaines catégories de travailleurs (par exemple les extras dans l’horeca, les travailleurs occasionnels dans les secteurs agricole et horticole, les étudiants, les travailleurs flexi-job...), l’employeur doit rentrer une déclaration Dimona spécifique.

Sanctions

Les sanctions sont lourdes pour l’employeur qui ne rentre pas de déclaration Dimona :

  • paiement d’une cotisation de solidarité ;
  • perte des avantages ONSS ;
  • amende administrative ou pénale ;
  • éventuellement, interdiction d’exploitation.

Vous trouverez des explications complètes sur ces sanctions sous la question "Quelles sont les conséquences d’une absence de déclaration Dimona au niveau des cotisations de sécurité sociale ?" et sous le mot clé Dimona dans notre fiche sur le Code pénal social.

Plus d’infos ?

Vous trouverez des informations plus détaillées ainsi que les éventuelles exceptions dans notre fiche "Dimona : La déclaration immédiate de l’emploi".

Dmfa

DmfA est l’abréviation de "Déclaration multifonctionnelle/Multifunctionele aangifte". Cette déclaration permet à l’employeur d’introduire les données relatives à la rémunération et au temps de travail de ses travailleurs.

Toutes les institutions de sécurité sociale utilisent ces mêmes données. D’où le terme "multifonctionnelle".

Si l’employeur ne rentre pas de déclaration ou s’il rentre une déclaration incomplète ou erronée, l’ONSS peut établir ou corriger d’office une déclaration. L’ONSS peut en outre infliger des sanctions pécuniaires et le juge peut, le cas échéant, encore infliger des sanctions pénales.

Vous trouverez plus d’informations concernant la DmfA sur le site web de l’ONSS.

L’occupation internationale : le formulaire A1 et la déclaration Limosa

Formulaire A1

Pour les travailleurs qui sont occupés à l’étranger, il est important de savoir dans quel pays ils sont assujettis à la sécurité sociale. Cette information est indiquée dans le document A1. Ce formulaire est délivré par les autorités compétentes du pays d’origine. Le travailleur concerné doit être en possession de ce document pendant toute la durée de son occupation. L’employeur conserve une copie de ce document.

Selon leur durée et leur fréquence, les voyages d’affaires sont considérés comme un détachement ou comme une occupation simultanée et le travailleur doit aussi être en possession d’un document A1.

Pour plus d’informations à ce sujet, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor.

Limosa

Chaque travailleur qui est normalement occupé à l’étranger ou qui y est engagé mais travaillera temporairement ou partiellement en Belgique doit être déclaré à l’ONSS de manière électronique par son employeur. Il s’agit ici de la déclaration Limosa. Cette déclaration doit rendre possible un meilleur contrôle de la main-d’œuvre étrangère et contribuer à la lutte contre la fraude sociale.

La déclaration Limosa est également obligatoire pour les indépendants détachés.

Il s’agit en quelque sorte de la Dimona pour l’occupation internationale.

De lourdes sanctions sont également prévues en cas de non-respect de la déclaration Limosa.

Vous trouverez des informations plus détaillées ainsi que les éventuelles exceptions dans notre fiche "Limosa".

Ce que tout employeur doit savoir

La commission paritaire (CP)

Il est important pour un employeur de savoir quelle commission paritaire ou quelle sous-commission paritaire est compétente pour son entreprise, car les CCT qui sont conclues au sein de cet organe déterminent les conditions de travail qui s’appliqueront dans l’entreprise. Cette information est également importante pour l’ONSS, car elle lui permettra de percevoir le montant exact des cotisations.

En principe, une entreprise appartient à une commission paritaire déterminée en fonction de son activité principale. Lorsqu’une entreprise exerce différentes activités, c’est le principe qui veut que l’activité accessoire suive l’activité principale qui s’applique. Il existe une exception à ce principe pour les entreprises qui exercent différentes activités sans lien entre elles, exécutées dans des lieux d’occupation distincts par du personnel exclusivement affecté à l’une ou l’autre de ces activités. De telles entreprises peuvent relever de plusieurs CP distinctes.

Il peut arriver que l’activité d’un travailleur déterminé soit très différente de celle de l’entreprise. Dans ce cas-ci aussi s’applique le principe qui veut que l’activité principale soit déterminante. Par exemple : le personnel d’entretien d’un pharmacien relève de la compétence de la CP 313 (pharmacie), et donc pas de celle de la CP 121 (nettoyage).

L’importance de la bonne appartenance

On ne soulignera jamais assez l’importance d’appartenir à la bonne CP. Vous devez dès lors, en tant qu’employeur, être particulièrement vigilant lorsque vous remplissez le formulaire de renseignements lors de la demande d’attribution d’une CP. De même, si après un certain temps, les activités de votre entreprise changent, vous devez de nouveau faire vérifier l’appartenance de votre entreprise à la bonne CP en introduisant, le cas échéant, un nouveau formulaire de renseignements.

Chaque commission paritaire a son propre règlement et ses propres conditions de travail et de rémunération. En tant qu’employeur, vous devez savoir quelles conditions s’appliquent à vos travailleurs. Ainsi, suivant le secteur auquel appartient votre entreprise, vous devrez ou non payer une prime de fin d’année ou une prime d’équipe à vos travailleurs, vous pourrez ou non occuper vos travailleurs le dimanche ou la nuit, la flexibilité que vous pouvez appliquer au niveau de la durée du travail variera…

Vous trouverez des informations plus détaillées dans notre fiche "Commissions paritaires".

Plus d’infos ?

Pour tout complément d’information, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor.

Secrétariat Social Securex - Legal 01/15/2018