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Indemnité de télétravail : le fisc clarifie la situation

22/06/2021

Depuis le 1er mars 2021, les règles concernant les indemnités pour le télétravail sont les mêmes pour le fisc et l’ONSS.  Au mois de février, la circulaire 2021/C/20 avait apporté quelques précisions quant à la notion de télétravail et des conditions dans lesquelles les indemnités ou dépenses pouvaient être remboursées aux travailleurs sans être soumises au précompte professionnel. Quelques zones d’ombre subsistaient néanmoins.

En attendant la publication d’une nouvelle circulaire qui viendra compléter celle du 26 février 2021, le fisc clarifie aujourd’hui les points suivants :

  

En quoi consiste l’indemnité de télétravail ?

Rappelons tout d’abord brièvement de quoi il s’agit. Si vos travailleurs télétravaillent de manière structurelle et régulière, le fisc et l'ONSS acceptent que vous leur accordiez une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximum de 129,48 euros par mois qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations de sécurité sociale. Vous pouvez également accorder un montant moins important.

Au deuxième et troisième trimestre 2021 (mois d'avril à septembre), ce montant est temporairement porté à 144,31 euros par mois.

Cette indemnité forfaitaire couvre tous les frais de bureau, soit les dépenses  qu'un employeur doit également engager au bureau pour la bonne exécution du travail. Cela comprend les éléments suivants :

  • L’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace)
  • Les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.)
  • Les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.)
  • Les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage
  • Les frais d’entretien
  • Les frais d’assurance
  • Le café, l’eau, les rafraîchissements
  • Le précompte immobilier

Vous trouverez toutes les informations sur les indemnités de télétravail dans notre dossier.

 

La condition relative au travail à domicile structurel et régulier s'applique uniquement à l'attribution de l'indemnité de bureau fixe

La condition de télétravail régulier et structurel ne vaut toutefois que pour l’octroi de l’indemnité de télétravail. Autrement dit, elle ne s’applique pas à :

  • L’indemnité forfaitaire pour l'utilisation du PC et de la connexion internet privés du travailleur
  • L’indemnité forfaitaire pour l'utilisation de son propre deuxième écran et de sa propre imprimante/scanner
  • La fourniture par l’employeur de mobilier de bureau et/ou matériel informatique

Seules la condition de télétravail régulier est applicable dans ces cas-là.

Un travailleur qui effectuerait du télétravail sur base régulière mais ne remplirait pas la condition de télétravail structurel et régulier pourrait dès lors se voir accorder une indemnité de 20 euros exonérée pour les mois durant lesquels il utilise son abonnement internet privé.

 

La circulaire 2021/C/20 ne s'applique pas au travail à domicile qui a lieu de manière occasionnelle ou fortuite 

L’expression « télétravail sur une base régulière » fait référence aux travailleurs qui travaillent régulièrement, assidûment, normalement à domicile.

 

Une journée de travail de trois heures par semaine n’est pas considérée comme du télétravail structurel et régulier

Le fisc et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si, sur une base mensuelle, vos travailleurs prestent l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine depuis leur domicile.

Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, votre travailleur n'a pas droit à une indemnité de télétravail exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnel pour ce mois.

Toutefois, l’interprétation de cette notion continue à poser problème. Qu’en est-il par exemple du travailleur qui télétravaille un jour par semaine si cette journée ne compte que trois heures ?

Bien qu’il s’agisse du régime de travail normal du travailleur, le fisc considère que l’équivalent d’un jour de télétravail par semaine n’est pas atteint. Etant donné qu’il ne travaille que 3 heures par semaine à domicile, il ne s’agit pas de télétravail structurel et régulier.

 

Les vacances annuelles n’affectent pas l’évaluation de la condition de télétravail structurel et régulier

En tant qu’employeur, vous pouvez continuer à verser l'indemnité forfaitaire de télétravail pendant les vacances annuelles de votre travailleur. En effet, les vacances annuelles normales n’affectent pas l’évaluation de la condition de télétravail structurel et régulier. L’objectif est d’éviter qu'un travailleur qui satisfait normalement à la condition de travail à domicile structurel et régulier ne soit plus éligible du seul fait d'avoir pris son congé annuel normal​. Il faut donc regarder les circonstances normales de travail du travailleur.

A cet égard, il importe que les jours de congé soient accordés par l'employeur ou organisés à son initiative. Ainsi, les jours de repos compensatoire (jours RTT) et les congés collectifs n'ont également aucune influence sur l'évaluation du travail à domicile structurel et régulier.

Un congé demandé par le travailleur dans des circonstances spécifiques (tel que le congé parental ou le congé circonstanciel) ne rentre pas dans la définition de vacances annuelles normales. Ces congés peuvent dès lors empêcher de répondre à l'exigence d'un travail à domicile structurel ou régulier.

Exemple

Un travailleur travaille deux semaines au mois de juillet et prend deux semaines de vacances annuelles. Pendant ses deux semaines de travail, il télétravaille un jour par semaine.

Qu’en est-il dans des circonstances normales ?

  • S’il télétravaille de manière structurelle et régulière dans des circonstances normales : ce sera considéré comme du télétravail structurel et régulier et l’employeur pourra lui octroyer une indemnité de télétravail pour le mois de juillet. Par ailleurs, celle-ci peut être accordée dans son intégralité (sans proratiser).
    Remarque : il en serait de même si le travailleur n’avait pas travaillé et avait pris ses vacances annuelles pour tout le mois de juillet !
  • S’il ne télétravaille pas de manière structurelle et régulière dans des circonstances normales : la condition de télétravail structurel et régulier n’est alors pas remplie.

 

La mise à disposition de matériel de bureau pour usage privé génère un ATN

L'ONSS et Le fisc acceptent que vous puissiez rembourser à votre travailleur certains matériels de bureau. Sous réserve de certaines conditions, le remboursement n'est pas considéré comme de la rémunération. Dans ce cas, aucun précompte professionnel ou cotisation d’ONSS ne sont dus.

Mais attention, pour être exonéré, le remboursement doit couvrir des frais nécessaires à la bonne exécution du travail dans des circonstances normales. Le matériel qui serait mis à disposition du travailleur pour son usage purement privé génèrerait automatiquement un avantage de tout nature.

 

À partir de quand ces nouveaux principes sont applicables ?

La circulaire est entrée en vigueur au 1er mars 2021. A partir de cette date, les règles d'octroi des indemnités pour le télétravail sont les mêmes pour le fisc et l'ONSS. Ces règles continueront à s'appliquer après la crise du corona.

Dans le cadre de la pandémie, vos travailleurs avaient peut-être déjà investi en 2020 dans du matériel afin de pouvoir télétravailler. Bonne nouvelle : l’administration fiscale en tiendra compte et appliquera les principes énoncés dans la nouvelle circulaire aux situations survenues à partir du 1er janvier 2020.

 

Qu’en est-il de l’indemnité forfaitaire accordée à un dirigeant d’entreprise avant le 1er mars 2021 ?

Les dirigeants d'entreprise ne relèvent pas du champ d'application de la circulaire. Dans certains cas, ils pourront toutefois faire usage d'un remboursement forfaitaire.

Le fisc accepte comme frais propres à l’employeur, l’indemnité forfaitaire octroyée à un dirigeant d’entreprise pour l’usage professionnel d’une connexion internet privée, d’un abonnement internet privé et/ou d’un ordinateur privé pour autant que cette indemnité ait été accordée avant le 1er mars 2021, dans les limites prévues par la circulaire Ci.RH.241/616.975 du 16 janvier 2014.

 

En savoir plus ?

Pour de plus amples informations sur le remboursement des frais de télétravail, consultez notre dossier sur Lex4You.

 

Secrétariat Social Securex - Legal 22-06-2021