To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

Fiscus en RSZ scheppen duidelijkheid in telewerkvergoedingen

09/03/2021

Telewerk is nu sinds bijna één jaar verplicht voor iedereen die kan telewerken. De regels over de telewerkvergoedingen waren echter niet altijd aangepast aan die nieuwe realiteit.

De afgelopen weken heeft de fiscus aan een nieuwe circulaire gewerkt om het telewerk beter te definiëren en te verduidelijken welke vergoedingen of kosten aan werknemers betaald kunnen worden, zonder dat er bedrijfsvoorheffing op verschuldigd is.

De definitieve versie van de circulaire werd op 26 februari 2021 gepubliceerd. Vorige week heeft de RSZ aangegeven dat zij de interpretatie van de fiscus ook zal toepassen voor de RSZ-bijdragen.

Vanaf 1 maart 2021 zijn de regels om vergoedingen voor telewerk toe te kennen dezelfde voor de fiscus en de RSZ. Deze regels blijven ook na de coronacrisis van toepassing.

In dit artikel vindt u de antwoorden op de volgende vragen:

 

Op wie is de circulaire van toepassing? 

De circulaire is van toepassing op werknemers uit zowel de privé- als de publieke sector.

Bedrijfsleiders vallen niet onder het toepassingsgebied van de circulaire. In bepaalde gevallen zullen zij wel gebruik maken kunnen van een forfaitaire vergoeding.

Ook buitenlandse kaderleden, werknemers met een salary split en werknemers in andere bijzondere stelsels vallen niet onder deze circulaire.

Voor bedrijfsleiders en werknemers in bijzondere stelsels, raadt de fiscus aan om een ruling af te sluiten. Zo bent u zeker dat de vergoeding die u wilt toekennen door de fiscus aanvaard zal worden.

 

Wat is telewerk volgens deze circulaire? 

Telewerk wordt gedefinieerd als werk dat in de privélokalen van de werknemer wordt gepresteerd.

Als een werknemer in een satellietkantoor van de werkgever werkt, wordt dat niet als telewerk beschouwd. Ook prestaties geleverd in de gebouwen van klanten van de werkgever zijn geen telewerk.

Bovendien is er enkel sprake van telewerk als de werknemer van thuis werkt op de momenten waarop dat contractueel voorzien is.

Stel dat één van uw werknemers op dinsdagavond een laptop mee naar huis neemt, die avond na de werkuren thuis nog verder werkt en op woensdag terug de hele dag in uw gebouwen komt werken. In dat geval is er geen sprake van telewerk.

Om gebruik te kunnen maken van een forfaitaire telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing, moet het telewerk bovendien ook structureel en regelmatig zijn.

 

Wat is structureel en regelmatig telewerk?

De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig als uw werknemers op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werken.

Het kan dan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft uw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.

Wilt u in dat geval toch een vergoeding toekennen? Dan is die vergoeding enkel vrij van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen als tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor kosten eigen aan de werkgever;
  • de vergoeding wordt ook effectief aan die kosten besteed.

 

Hoe wordt het equivalent van één werkdag per week berekend?

De fiscus geeft in de circulaire enkele voorbeelden van situaties waarin een werknemer aanspraak kan maken op een forfaitaire kostenvergoeding:

Een voltijdse werknemer werkt elke week van maandag tot vrijdag thuis van 8 uur ’s ochtends tot 10 uur ’s ochtends. Zo vermijdt hij de filedrukte.

Aangezien er op weekbasis één volledige werkdag van thuis gewerkt wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

 

Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt.

Aangezien elke voltijdse werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemers hebben dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

Bij dit laatste voorbeeld moet u wel opletten, want de fiscus geeft voor dezelfde situatie ook een voorbeeld van een deeltijdse werknemer:

Een werkgever heeft een rotatiesysteem uitgewerkt waarbij elke week een andere groep werknemers thuis werkt. Een werknemer in dat rotatiesysteem werkt deeltijds. Hij heeft een overeenkomst voor een tewerkstelling van 50%.

In de week waarin de groep waartoe hij behoort, thuiswerkt, moet hij enkel op dinsdag en donderdag werken.

Aangezien de werknemer in die maand maar twee dagen van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

U moet ook opletten indien uw werknemer in een bepaalde maand bijna de hele maand ziek is. Het is mogelijk dat de fiscus en de RSZ niet aanvaarden dat u die maand een forfaitaire telewerkvergoeding betaalt.

Ook daar geeft de circulaire twee voorbeelden:

Een voltijdse werknemer is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij alle dagen van thuis.

Aangezien deze werknemer een volledige week per maand van thuis werkt, wordt dit beschouwd als structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ.

 

Een deeltijdse werknemers is in een bepaalde maand 3 weken ziek. In de vierde week van die maand werkt hij 5 halve dagen van thuis.

Aangezien de werknemer gemiddeld geen volledige dag per week van thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk. De betrokken werknemer heeft dus geen recht op een vergoeding die vrij is van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen.

 

Wat als het telewerk niet structureel en regelmatig is?

Als een werknemer niet minstens één dag per week structureel en regelmatig telewerkt, mag u geen telewerkvergoeding toekennen. U mag ook geen bepaald percentage van de vergoeding toekennen. Doet u dat toch, dan zijn op die vergoeding RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing verschuldigd.

Als het telewerk niet structureel en regelmatig is, kunt u enkel een vergoeding toekennen die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing als:

  • er wordt aangetoond dat de vergoeding bedoeld is voor kosten eigen aan de werkgever;
  • de vergoeding ook effectief aan die kosten wordt besteed.

U kunt de vergoeding voor een werknemer in deze situatie ook forfaitair vastleggen. Dan moet u wel kunnen aantonen dat het bedrag volgens ernstige normen is vastgelegd. Daarvoor moet het via herhaalde waarnemingen en steekproeven bepaald worden.

De fiscus raadt aan om hiervoor een voorafgaande ruling aan te vragen. Zo bent u zeker dat het bedrag door de fiscus aanvaard wordt.

 

Welke forfaitaire vergoeding kunt u toekennen? 

Als uw werknemers structureel en regelmatig telewerken, aanvaarden de fiscus en de RSZ dat u een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand aan uw werknemers toekent. Als u maximaal dat bedrag toekent, is het vrij van bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen. U kan ook een lager bedrag toekennen.

In het tweede en derde kwartaal van 2021 (de maanden april tot september) wordt dit bedrag tijdelijk verhoogd tot 144,31 euro per maand.

U mag dit bedrag pro rata aanpassen voor uw deeltijdse werknemers, maar dat is niet verplicht.

U mag de forfaitaire vergoeding doorbetalen tijdens de jaarlijkse vakantie van de werknemer.

 

Welke kosten dekt de forfaitaire vergoeding?

De forfaitaire vergoeding dekt alle kantoorkosten. Kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken om de arbeid te kunnen laten uitvoeren.

Het gaat onder andere om de volgende kosten:

  • gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis;
  • printer- en computermateriaal (papier, inkt, USB stick, muismat,…);
  • kantoorbenodigdheden (balpen, notitieboekje,…);
  • water, elektriciteit, verwarming;
  • onderhoud;
  • verzekering;
  • koffie, water, versnaperingen;
  • onroerende voorheffing.

 

Mag u een ander bedrag voorzien voor verschillende werknemerscategorieën?

Dat is inderdaad mogelijk. Zowel de fiscus als de RSZ aanvaarden dat.

Als u een onderscheid maakt tussen bepaalde situaties of bepaalde personeelscategorieën, moet u dat wel op basis van objectieve criteria doen. Is dat niet het geval, dan zal de vergoeding van de betrokken werknemers als loon beschouwd worden. Er zijn dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen op van toepassing.

 

Wat als u maandelijks een hoger bedrag wil toekennen?

Als u uw werknemers elke maand een bedrag betaalt dat hoger ligt dan het forfait, moet u kunnen aantonen dat het om werkelijk gemaakte kosten gaat.

Toont u dat niet, dan wordt het gedeelte boven het forfait als loon beschouwd. Op dat gedeelte moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden.  

 

Kunt u ook nog bureaumateriaal terugbetalen? 

De RSZ en de fiscus aanvaarden dat u bepaald bureaumateriaal aan uw werknemer terugbetaalt. Als u aan de onderstaande voorwaarden voldoet, wordt de terugbetaling niet als loon beschouwd. In dat geval zijn er dan ook geen bedrijfsvoorheffing of RSZ-bijdragen op verschuldigd.

De terugbetaling wordt enkel voor het volgende materiaal aanvaard:

  • bureaustoel;
  • bureautafel;
  • bureaukast;
  • functionele bureaulamp;
  • tweede computerbeeldscherm;
  • printer/scanner;
  • toetsenbord;
  • muis, voetmuis, trackpad of trackball;
  • hoofdtelefoon;
  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

Uw werknemer moet dan de werkelijk gemaakte kosten bewijzen (bv. via een factuur) en er moet worden aangetoond dat die kosten nodig zijn om de functie in normale omstandigheden te kunnen uitvoeren.

De terugbetaling van een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball is enkel mogelijk als u die materialen ook op de werkvloer ter beschikking stelt. 

Dit bureaumateriaal kan dus bovenop de forfaitaire vergoeding aan uw werknemer terugbetaald worden, maar de terugbetaling moet wel redelijk zijn. U mag bijvoorbeeld geen zeer luxueuze bureautafel aan uw werknemer terugbetalen.

Bovendien aanvaarden de fiscus en de RSZ niet dat u elk jaar een bureaustoel terugbetaald. De circulaire bevat een tabel met indicatieve gebruikstermijnen:

Bureaumateriaal

Gebruikstermijn

Bureaustoel

10 jaar

Bureautafel

10 jaar

Bureaukast

10 jaar

Bureaulamp

5 jaar

Tweede computerscherm

3 jaar

Printer/scanner

3 jaar

Andere randapparatuur

3 jaar

Betaalt u in 2021 een bureaustoel terug aan uw werknemer? Dan aanvaarden de RSZ en de fiscus in principe pas dat u in 2031 opnieuw een bureaustoel terugbetaalt aan die werknemer.

Verlaat uw werknemer de onderneming vóór de afschrijvingstermijn is afgelopen en vraagt u hem niet om de restwaarde te betalen? Dan moeten er bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen betaald worden op die restwaarde.

 

Wat als u bureaumateriaal van de onderneming ter beschikking stelt?

Geeft u uw werknemers de mogelijkheid om bijvoorbeeld een tweede computerscherm, of een bureaustoel van de onderneming te gebruiken bij het thuiswerk, dan blijft u eigenaar van dat materiaal.

In dat geval moet er geen voordeel van alle aard op het materiaal betaald worden.

 

Kan de forfaitaire telewerkvergoeding met andere forfaits gecombineerd worden? 

Op dit moment aanvaarden zowel de fiscus en de RSZ dat de forfaitaire telewerkvergoeding kan gecombineerd worden met een forfait voor het gebruik van de eigen PC en de eigen internetverbinding. Die forfaits bedragen maximaal 20 euro per maand. Die mogelijkheden blijven bestaan.

Maar daarnaast komt er nog een bijkomende mogelijkheid. Voor werknemers die geen gebruik maken van de eigen PC, maar wel van een eigen tweede computerscherm en/of van een printer/scanner, kunt u een bijkomend forfait van 5 euro per maand per gebruikt toestel geven. En dat met een maximum van 10 euro per maand, voor een periode van maximaal 3 jaar.

Een werknemer die geen eigen PC gebruikt, maar wel een eigen tweede computerscherm en de eigen scanner en de eigen printer, heeft dus maximaal recht op 10 euro per maand als forfaitaire vergoeding. Ook al gebruikt de werknemer de drie apparaten bij het telewerken.

 

Samengevat betekent dit dat u de volgende combinaties mogelijk zijn:

Een forfaitaire telewerkvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand (van april tot juni 2021 maximaal 144,31 euro per maand) EN een forfaitaire vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het gebruik van de eigen internetverbinding EN een forfaitaire vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het gebruik van de eigen PC.

OF

Een forfaitaire telewerkvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand (van april tot juni 2021 maximaal 144,31 euro per maand) EN een forfaitaire vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het gebruik van de eigen internetverbinding EN een forfaitaire vergoeding van maximaal 5 euro per maand voor het gebruik van het eigen tweede scherm EN een forfaitaire vergoeding van maximaal 5 euro per maand voor het gebruik van de eigen printer/scanner.

De forfaits voor het gebruik van het eigen tweede scherm en de printer scanner, bedraagt maximaal 10 euro per maand en kan maximaal 3 jaar toegekend worden.

 

Wat doet Securex voor u?

Securex kan u begeleiden bij het opstellen van een beleid. Ons consulting team kan u met raad en daad bijstaan om de beste oplossing voor uw bedrijf te vinden. U kunt hen contacteren via consultinglegal@securex.be.

In Vlaanderen kunt u eveneens gebruik maken van werkbaarheidscheques. Ook daarvoor kunt u terecht bij dat team.

 

Bronverwijzing:

 

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 09-03-2021