To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

Hoge boetes indien uw sociale documenten niet in orde zijn!

05/02/2019

Elke werkgever is verplicht om een aantal documenten op te maken, in te vullen en te bewaren. Het gaat hierbij om sociale documenten in de strikte zin en om documenten van sociale aard. De strafsancties zijn zwaar indien de overheid vaststelt dat u als werkgever deze verplichting niet naleeft. Via deze documenten kan de overheid immers gemakkelijker strijden tegen de sociale fraude.

Sociale documenten

De groep van 10

Volgens onze reglementering zijn er 10 sociale documenten[1]:

  • het algemeen personeelsregister: dit is een register dat bestaat uit ingebonden bladen met bladzijden die ononderbroken genummerd zijn. Het moet enkel nog gebruikt worden voor werknemers voor wie geen Dimona-aangifte moet gebeuren;
  • het bijzonder personeelsregister: dit is een register dat op elke plaats van tewerkstelling bijgehouden moet worden indien uw onderneming werknemers op verschillende plaatsen tewerkstelt. Dit geldt voor alle werknemers, of ze nu aan de Dimona-verplichting onderworpen zijn of niet. Dit register kan op papier of op elektronische drager bijgehouden worden;
  • de individuele rekening: dit is een overzicht van alle arbeidsprestaties van een werknemer en de overeenstemmende lonen voor een volledig jaar. Dit kan in om het even welke vorm bijgehouden worden;
  • het aanwezigheidsregister (alleen in bepaalde sectoren): in bepaalde paritaire comités moet dit bijgehouden worden om zwartwerk tegen te gaan (bijvoorbeeld in de diamantsector). Er valt te noteren dat deze verplichting in de horecasector (PC 302) geschrapt werd;
  • de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten: de werkgever die een student tewerkstelt, is verplicht om een arbeidsovereenkomst voor studenten te sluiten en deze te bewaren op de plaats waar de student tewerkgesteld wordt;
  • de overeenkomst voor tewerkstelling van huisarbeiders;
  • de beroepsinlevingsovereenkomst;
  • de PWA-arbeidsovereenkomst;
  • de arbeidsovereenkomst voor de uitvoering van tijdelijke arbeid;
  • het register van werktijdregeling (uitsluitend in het PC nr. 302): voor gelegenheidswerknemers waarvoor een Dimona in dagen moet gebeuren.
Bewaringstermijn van deze documenten

Deze sociale documenten moeten in principe gedurende 5 jaar bewaard worden.

Sancties

Het sociaal strafwetboek voorziet sancties indien de werkgever zijn verplichtingen niet naleeft.

Zo zal de werkgever die geen individuele rekening opmaakt, gestraft worden met een sanctie van niveau 3; dit is een strafrechtelijke boete van 800 tot 8.000 euro of een administratieve boete van 400 tot 4.000 euro. De bedragen worden telkens vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarvoor de overtreding werd begaan.

Voor de andere sancties verwijzen we u naar ons dossier over het sociaal strafrecht, rubriek 'Federaal' (fiche Sociaal Strafrechtboek - 4. De inbreuken).

Documenten van sociale aard

De groep van 4
  • de loonbrief: alle werkgevers moeten hun werknemers bij elke definitieve betaling een afrekening overhandigen. Dit document moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Bijzondere prestaties moeten op een bijlage bij de loonbrief vermeld worden;
  • het arbeidsreglement: elke werkgever moet een arbeidsreglement opstellen en elke werknemer er een kopie van overhandigen. De werkgever moet een kopie van het arbeidsreglement ter beschikking houden op de plaats van tewerkstelling;
  • de documenten die verband houden met deeltijds werk;
  • de documenten die bij het einde van de arbeidsbetrekking moeten worden overhandigd, zoals het document C4.
Sancties

Het sociaal strafwetboek voorziet sancties indien de werkgever zijn verplichtingen niet naleeft.

Zo zal de werkgever die geen arbeidsreglement opmaakt, bestraft worden met een sanctie van niveau 2; dit is een strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 euro of een administratieve boete van 200 tot 2.000 euro.

Voor de andere sancties verwijzen we u naar ons dossier over het sociaal strafrecht, rubriek 'Federaal' (fiche Sociaal Strafrechtboek - 4. De inbreuken).

Specifieke verplichtingen voor buitenlandse werkgevers die detacheren naar België

De verplichtingen

Voor werknemers die tijdelijk in België komen werken of werknemers die deels in België en deels in een ander land tewerkgesteld zijn voor een buitenlandse werkgever, moet een Limosa-aangifte gedaan worden. Buitenlandse werkgevers die een Limosa-aangifte gedaan hebben, zijn in principe vrijgesteld van het bijhouden van de normale sociale documenten gedurende een termijn van maximum 12 maanden. Ze moeten wel een aantal gelijkaardige documenten ter beschikking houden van de inspectiediensten

De werkgever is er toe gehouden om deze specifieke documenten bij te houden tot 1 jaar na het einde van de detachering.

Sancties

Het sociaal strafwetboek voorziet sancties indien de werkgever zijn verplichtingen niet naleeft.

Zo zal de werkgever die geen Limosa-aangifte doet, gestraft worden met een sanctie van niveau 4; dit is hetzij een gevangenisstraf van 3 maanden tot 6 jaar en/of een strafrechtelijke boete van 4.800 tot 48.000 euro, hetzij een administratieve boete van 2.400 tot 24.000 euro. De bedragen worden telkens vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarvoor de overtreding werd begaan.

Voor de andere sancties verwijzen we u naar ons dossier over het sociaal strafrecht, rubriek 'Federaal' (fiche Sociaal Strafrechtboek - 4. De inbreuken).

Wat kan Securex voor u doen?

Bent u niet zeker of u met alles wel in orde bent en wil u voorbereid zijn op een eventuele controle? Neem dan zeker contact op met uw Legal advisor voor hulp. Hij kan u ook de nodige documenten bezorgen (arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglement, car policy,…). Of kijk even in onze e-shop waar u verschillende modeldocumenten kan downloaden.

 


[1] We merken op dat er sinds 2018 een nieuw sociaal document werd toegevoegd, het akkoord inzake de mobiliteitsvergoeding. Meer informatie hierover vindt u in ons dossier Loon/Bedrijfswagen (4. De mobiliteitsvergoeding).

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 05-02-2019