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Le fisc et l'ONSS clarifient les indemnités de télétravail

09/03/2021

Depuis près d'un an, le télétravail est obligatoire pour tous ceux qui ont la possibilité d’en faire. Cependant, les règles relatives aux indemnités de télétravail n'ont pas toujours été adaptées à cette nouvelle réalité.

Ces dernières semaines, le fisc a travaillé sur une nouvelle circulaire afin de mieux définir le télétravail et de préciser quelles indemnités ou dépenses peuvent être remboursées aux travailleurs sans être soumises au précompte professionnel.

La version finale de la circulaire a été publiée le 26 février 2021. La semaine dernière, l'ONSS a indiqué qu'il appliquera également l'interprétation du fisc aux cotisations de l'ONSS.

A partir du 1er mars 2021, les règles d'octroi des indemnités pour le télétravail sont les mêmes pour le fisc et l'ONSS. Ces règles continueront à s'appliquer après la crise de corona.

Dans cet article, vous trouverez les réponses aux questions suivantes :

 

A qui s’applique la circulaire ? 

La circulaire s'applique aux travailleurs des secteurs privé et public.

Les dirigeants d'entreprise ne relèvent pas du champ d'application de la circulaire. Dans certains cas, ils pourront toutefois faire usage d'un remboursement forfaitaire.

Les cadres étrangers, les travailleurs bénéficiant d'un salary split et les travailleurs relevant d'autres régimes spéciaux ne sont pas non plus visés par cette circulaire.

Pour les dirigeants d'entreprise et les travailleurs des régimes spéciaux, l'administration fiscale recommande de demander une décision anticipée. Vous pouvez ainsi vous assurer que le remboursement que vous souhaitez accorder sera accepté par les autorités fiscales.

 

Qu'est-ce que le télétravail selon cette circulaire ? 

Le télétravail est défini comme le travail effectué dans les locaux privatifs du travailleur.

Si un travailleur travaille dans un bureau satellite de l'employeur, ce n'est pas considéré comme du télétravail. De même, les services rendus dans les locaux des clients de l'employeur ne sont pas du télétravail.

En outre, le télétravail n'existe que si le travailleur travaille à domicile aux moments stipulés dans le contrat.

Supposons qu'un de vos travailleurs emporte un ordinateur portable chez lui le mardi soir, continue à travailler chez lui ce soir-là après les heures de travail et revienne travailler dans vos locaux le mercredi pour la journée entière. Dans ce cas, il n'est pas question de télétravail.

Pour pouvoir bénéficier d'une indemnité forfaitaire de télétravail exempté de cotisations d’ONSS et de précompte professionnel, le télétravail doit également être structurel et régulier.

 

Qu'est-ce que le télétravail structurel et régulier ? 

Le fisc et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si, sur une base mensuelle, vos travailleurs prestent l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine depuis leur domicile.

Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, votre travailleur n'a pas droit à une indemnité de télétravail exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnel pour ce mois.

Voulez-vous quand même accorder une indemnité dans ce cas ? Cette indemnité n'est alors exempte de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS que si les conditions suivantes sont remplies :

  • l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui sont propres à l’employeur ;
  • cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

 

Comment l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine est-il calculé ?

Dans la circulaire, le fisc donne quelques exemples de situations dans lesquelles un travailleur peut avoir droit à une indemnité forfaitaire de frais :

Un travailleur à temps plein travaille à domicile chaque semaine du lundi au vendredi de 8h à 10h. Il évite ainsi les embouteillages.

Étant donné qu'une journée ouvrable complète par semaine est prestée à domicile, le travailleur a droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.

Un employeur a mis en place un système de rotation selon lequel un groupe différent de travailleurs travaille à domicile chaque semaine.

Étant donné que chaque travailleur à temps plein travaille une semaine complète par mois depuis son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Les travailleurs concernés ont donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.

Soyez prudent avec ce dernier exemple, car le fisc donne également l'exemple d'un travailleur à temps partiel pour la même situation :

Un employeur a mis au point un système de rotation dans lequel chaque semaine un groupe différent de travailleurs travaille à domicile. Dans ce système de rotation, un travailleur preste à temps partiel. Il a un contrat pour travailler 50% du temps.

Pendant la semaine où le groupe auquel il appartient travaille à domicile, il ne doit travailler que le mardi et le jeudi.

Étant donné que le travailleur ne preste que deux jours à domicile au cours de ce mois, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur en question n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.

Vous devez également être prudent si votre travailleur est malade pendant presque tout le mois. Il est possible que le fisc et l'ONSS n'acceptent pas que vous payiez une indemnité fixe de télétravail pour ce mois-là.

La circulaire donne également deux exemples :

Un travailleur à temps plein est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille tous les jours depuis chez lui.

Comme ce travailleur preste une semaine entière par mois à partir de son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné a donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.

Un travailleur à temps partiel est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille 5 demi-journées à domicile.

Comme le travailleur ne preste pas de journée complète de chez lui en moyenne par semaine, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.

 

Que se passe-t-il si le télétravail n'est pas structurel et régulier ?

Si un travailleur ne télétravaille pas au moins un jour par semaine de manière structurelle et régulière, vous ne pouvez pas lui accorder une indemnité de télétravail. Vous ne pouvez pas non plus accorder un certain pourcentage de l'indemnité. Si vous le faites, des cotisations d’ONSS et du précompte professionnel sont dus sur cette indemnité.

Lorsque le télétravail n'est pas structurel et régulier, vous pouvez accorder une allocation exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnels à condition que :

  • l’indemnité soit destinée à couvrir des frais qui sont propres à l’employeur ;
  • cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

Vous pouvez également donner une indemnité forfaitaire à un travailleur dans cette situation. Dans ce cas, vous devez être en mesure de démontrer que le montant est fixé selon des normes sérieuses. À cette fin, il doit être déterminé sur base de nombreux recoupements et observations.

Le fisc recommande de demander une décision anticipée. De cette façon, vous pouvez être sûr que le montant sera accepté par les autorités fiscales.

 

Quelle allocation forfaitaire pouvez-vous accorder ? 

Si vos travailleurs télétravaillent de manière structurelle et régulière, le fisc et l'ONSS acceptent que vous leur accordiez une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximum de 129,48 euros par mois. Si vous accordez un tel montant, il est exonéré de retenue à la source et de cotisations de sécurité sociale. Vous pouvez également accorder un montant moins important.

Au deuxième et troisième trimestre 2021 (mois d'avril à septembre), ce montant est temporairement porté à 144,31 euros par mois.

Vous pouvez ajuster ce montant pro rata pour vos travailleurs à temps partiel, mais ce n'est pas obligatoire.

Vous pouvez aussi continuer à verser l'indemnité forfaitaire pendant les vacances annuelles du travailleur.

 

Quels sont les coûts couverts par l’indemnité forfaitaire ?

L’indemnité forfaitaire couvre tous les frais de bureau. Les frais de bureau sont les dépenses  qu'un employeur doit également engager au bureau pour la bonne exécution du travail.

Ces coûts comprennent les éléments suivants :

  • l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
  • les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
  • les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.) ;
  • les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
  • les frais d’entretien ;
  • les frais d’assurance ;
  • le café, l’eau, les rafraîchissements ;
  • le précompte immobilier.

 

Pouvez-vous prévoir un montant différent pour les différentes catégories de travailleurs ?

Cela est en effet possible. Tant le fisc que l'ONSS l'acceptent.

Si vous faites une distinction entre certaines situations ou certaines catégories de travailleurs, vous devez toutefois le faire sur la base de critères objectifs. Si ce n'est pas le cas, l’indemnité des travailleurs concernés sera considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les cotisations d’ONSS seront alors applicables.

 

Que se passe-t-il si vous souhaitez accorder un montant mensuel plus élevé ?

Si vous payez à vos travailleurs un montant mensuel supérieur au montant forfaitaire, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels.

Si vous ne le démontrez pas, la partie qui dépasse le montant forfaitaire est considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les cotisations d’ONSS doivent alors être payés sur cette partie.

 

Pouvez-vous également rembourser le matériel de bureau ?

L'ONSS et Le fisc accepteront que vous puissiez rembourser à votre travailleur certains matériels de bureau. Si vous remplissez les conditions ci-dessous, le remboursement n'est pas considéré comme de la rémunération. Dans ce cas, aucun précompte professionnel ou cotisation d’ONSS ne sont dus.

Le remboursement n'est accepté que pour le matériel suivant :

  • un siège de bureau ;
  • une table de bureau ;
  • une armoire de bureau ;
  • une lampe de bureau fonctionnelle ;
  • un deuxième écran d'ordinateur ;
  • une imprimante et/ou un scanner ;
  • un clavier ;
  • une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball) ;
  • un casque téléphonique ;
  • un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc.

Votre travailleur doit alors fournir la preuve des frais réellement encourus (par exemple, via une facture) et il doit être démontré que ces frais sont nécessaires pour pouvoir effectuer le travail dans des circonstances normales.

Le remboursement d'une chaise de bureau ergonomique, d'une table de bureau, d'une souris, d'un pavé tactile (trackpad) ou d'une boule de commande (trackball) n'est possible que si vous mettez également ce matériel à disposition sur le lieu de travail. 

Ce matériel de bureau peut donc être rembourse à votre travailleur en plus de l'indemnité forfaitaire, mais le remboursement doit être raisonnable. Par exemple, vous ne pouvez pas rembourser un bureau très luxueux à votre travailleur.

En outre, le fisc et l'ONSS n'acceptent pas que vous remboursiez chaque année une chaise de bureau. La circulaire contient un tableau avec des périodes d'amortissement indicatives :

Matériel de bureau

Période d’amortissement

Chaise de bureau

10 ans

Table de bureau

10 ans

Armoire de bureau

10 ans

Lampe de bureau

5 ans

Deuxième écran de bureau

3 ans

Imprimante/scanner

3 ans

Autre périphérique

3 ans

Avez-vous remboursé une chaise de bureau à votre travailleur en 2021 ? Alors, en principe, l'ONSS et le fisc n'accepteront pas le remboursement d'une nouvelle chaise de bureau avant 2031.

Votre travailleur quitte-t-il l'entreprise avant la fin de la période d'amortissement et vous ne lui demandez pas de payer la valeur résiduelle ? Alors, le précompte professionnel et les cotisations d’ONSS sont dus sur la valeur résiduelle.

 

Que se passe-t-il si vous mettez à disposition du matériel de bureau de l'entreprise ?

Si vous donnez à vos travailleurs la possibilité d'utiliser, par exemple, un deuxième écran d'ordinateur ou une chaise de bureau de l'entreprise lorsqu'ils travaillent à domicile, vous restez propriétaire de cet équipement.

Dans ce cas, aucun avantage de toute nature ne doit être payé sur l'équipement.

 

L'indemnité forfaitaire de télétravail peut-elle être combinée avec d'autres montants forfaitaires ? 

Actuellement, tant le fisc que l'ONSS acceptent que l'indemnité de télétravail sur équipement puisse être combinée avec un forfait pour l'utilisation du PC et de la connexion internet du travailleur. Ces forfaits s'élèvent chacun à  20 euros maximum par mois. Ces possibilités continuent d'exister.

Mais on y ajoute une possibilité supplémentaire. Pour les travailleurs qui n'utilisent pas leur propre PC, mais un deuxième écran d'ordinateur et/ou une imprimante/un scanner propres, vous pouvez accorder un montant forfaitaire supplémentaire de 5 euros par mois par appareil utilisé. Et ce, avec un maximum de 10 euros par mois, pour une durée maximale de 3 ans.

Un travailleur qui n'utilise pas son propre PC, mais qui utilise son propre deuxième écran d'ordinateur et ses propres scanner et imprimante, a donc droit à une indemnité fixe de 10 euros par mois au maximum. Même si le travailleur utilise les trois appareils lorsqu'il télétravaille.

 

En résumé, les combinaisons suivantes sont possibles :

Une indemnité forfaitaire de télétravail jusqu'à 129,48 euros par mois (d'avril à juin 2021 jusqu'à 144,31 euros par mois) ET une indemnité forfaitaire jusqu'à 20 euros par mois pour l'utilisation de sa propre connexion Internet ET une indemnité forfaitaire jusqu'à 20 euros par mois pour l'utilisation de son propre PC.

OU

Une indemnité forfaitaire de télétravail d'un montant maximum de 129,48 euros par mois (d'avril à juin 2021 un maximum de 144,31 euros par mois) ET une indemnité forfaitaire d'un montant maximum de 20 euros par mois pour l'utilisation de sa propre connexion Internet ET une indemnité forfaitaire d'un montant maximum de 5 euros par mois pour l'utilisation de son propre deuxième écran ET une indemnité forfaitaire d'un montant maximum de 5 euros par mois pour l'utilisation de sa propre imprimante/scanner.

L'indemnité fixe pour l'utilisation du deuxième écran et de l'imprimante/scanner s'élève à un maximum de 10 euros par mois et peut être accordée pour une durée maximale de 3 ans.

 

Que fait Securex pour vous ?

Securex peut vous accompagner pour l’élaboration de votre nouvelle police. Notre équipe consulting peut vous conseiller au sujet de la solution la plus adaptée à votre entreprise. Vous pouvez les contacter via consultinglegal@securex.be.

En Flandre, il y a aussi une possibilité de mettre en place des « werkbaarheidscheques », pour ces chèques aussi vous pouvez faire appel à cette équipe.

 

Sources :

 

Secrétariat Social Securex - Legal 09-03-2021