To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

Track and trace: de 5 voorwaarden om uw werknemer volkomen wettelijk te ‘volgen’

16/07/2021

Marc, uw technicus, is de hele dag op de baan. Hij gaat regelmatig een biertje drinken tussen twee interventies. U ontvangt talrijke klachten van uw klanten omdat hij het uur van zijn afspraken niet naleeft.

U zou hem maar al te graag volgen via het GPS-navigatiesysteem (of een andere gelijkaardig systeem) in zijn dienstwagen of een geolokalisatiesysteem invoeren, kwestie van hem beter te kunnen controleren. Is dat toegestaan?

Om privacyredenen moeten 5 voorwaarden vervuld zijn:

 

Gerechtvaardigd doel 

De Gegevensbeschermingsautoriteit die aanbevelingen ter zake verstrekt heeft, beschouwt de volgende doeleinden als gerechtvaardigd:

  • de veiligheid van de werknemer
  • de bescherming van de dienstwagen
  • de optimalisering van het beheer van de beroepsverplaatsingen (verkopers, technici, taxichauffeurs)
  • de controle op de prestaties van de werknemer.

 

Pas op met de controle van de prestaties van uw werknemer

Op dat vlak mag u slechts één specifieke vorm van controle overwegen en enkel als er aanwijzingen zijn die misbruiken van de werknemer doen vermoeden. Controle buiten de werkuren is uitgesloten.

Ons advies: definieer die grenzen in uw geopolicy

Concreet mag u pas controlemaatregelen ten aanzien van Marc treffen als u misbruiken vermoedt. Dat is bijvoorbeeld het geval als u klachten ontvangt omdat hij regelmatig te laat komt bij de klanten. Maar zelfs in dat geval mag u zijn verplaatsingen niet voortdurend opvolgen en moet u, indien mogelijk, alternatieve oplossingen zoeken (zie verder).

 

Toestemming en voorafgaande informatie 

Toestemming van de werknemer

Wettelijk gezien mag u een geolokalisatiesysteem installeren als de doeleinden die u nastreeft gerechtvaardigd zijn. Uw werknemers moeten echter hun toestemming geven. Ze moeten bovendien ondubbelzinnig, vrij, specifiek en persoonlijk geïnformeerd worden.

Deze toestemming vergt dus een actieve handeling van een geïnformeerde werknemer, zoals een handtekening.

Concreet zal Marc zijn toestemming moeten geven via een geopolicy of een bijlage bij zijn arbeidsovereenkomst. 

 

Voorafgaande informatie

De toestemming moet ‘geïnformeerd’ zijn. Hiertoe moet u vooraf de volgende informatie aan uw werknemer overmaken:

  • de identiteit van de werknemer(s) (meer bepaald, het toepassingsgebied van het geolokalisatiesysteem)
  • de omvang van de controle
  • de aard van de misbruiken die aanleiding kunnen geven tot controle
  • de duur van de controles
  • de procedure die gevolgd zal worden na de controle
  • de doeleinden van de controle
  • de wettelijke rechtsgrond voor het verwerken van de gegevens
  • de verwerkte gegevens
  • de eventuele verzending van de gegevens buiten de Europese Unie
  • de rechten van de werknemer: o.a. het recht op inzage, het recht om een klacht in te dienen bij de politie, het recht om de verwerking van de gegevens te beperken…

Concreet heeft u er belang bij om die informatie te vermelden in een geopolicy die u vooraf aan Marc overmaakt.

 

Evenredigheid van de controle 

Het evenredigheidsbeginsel van de controle houdt in dat de geolokalisatie niet overdreven mag zijn ten aanzien van het nagestreefde doel. De inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer moet relevant zijn en tot een minimum beperkt worden.

 

Onderbroken geolokalisatie: genoeg is genoeg!

Een permanente en systematische controle is principieel onevenredig. Bij het beheren van de beroepsverplaatsingen van de werknemers is het eventueel toegestaan om de hele werkdag controles uit te voeren, zonder dat dit continu mag gebeuren.

De ideale oplossing zou erin kunnen bestaan dat de werknemer naargelang de behoeften van zijn lokalisatie het systeem gericht kan activeren en deactiveren (bijvoorbeeld, bij aankomst op en vertrek van elke plaats waar hij naar toe moet). Het systeem moet in ieder geval gedeactiveerd kunnen worden wanneer het voertuig buiten de werkuren gebruikt wordt.

 

Controle op de prestaties

Zoals gezegd is een gerichte controle slechts mogelijk wanneer er aanwijzingen zijn die misbruik van de betrokken werknemer doen vermoeden. Elke controle buiten de werkuren is uiteraard verboden!

 

Zoeken naar alternatieven

U moet nagaan of het nagestreefde doel niet op een andere, minder intrusieve, manier bereikt kan worden.

Concreet zou u, in ons voorbeeld, kunnen overwegen om Marc te vragen gedetailleerde verslagen van zijn activiteiten op te maken vooraleer u overgaat tot een controle via geolokalisatie. U zou ook zijn klanten kunnen contacteren om na te gaan of hij zijn afspraken correct nageleefd heeft. Beide maatregelen zijn minder “drastisch” dan geolokalisatie. Als die maatregelen niet toereikend blijken, neemt dan contact op met uw Legal Advisor Securex om na te gaan welke pistes u nog kunt bewandelen.

 

Transparantie 

Indien de onderneming meer dan 50 werknemers telt en de installatie van het geolokalisatiesysteem aanzienlijke collectieve gevolgen heeft, moet u ook het advies inwinnen van de overlegorganen, namelijk het comité voor preventie en bescherming op het werk (EDPB) of de ondernemingsraad (OR).

  • Als u een EDPB heeft, vraag dan vooraf haar mening. Licht uw keuze zorgvuldig toe. Hou rekening met de suggesties van de personeelsvertegenwoordigers. De eindbeslissing ligt bij u, maar ze moet wel genomen worden mits naleving van de reglementering betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en voldoende gemotiveerd zijn.
  • Heeft u een OR, kan kunt u zich beter tot dat orgaan richten.
  • Als u geen van beide overlegorganen heeft, voorzie dan toch in de nodige informatie en overleg rond uw geolokalisatieproject.

 

Geopolicy 

De regels en modaliteiten van de geolokalisatie moeten in een specifiek reglement (zoals een geopolicy) gegoten worden.

Dat kunt u als bijlage toevoegen aan:

Bovendien moet de werkgever de verwerkingen vastleggen in een dataregister.

Bij Securex kunt u een model van geopolicy verkrijgen. U vindt het terug in onze e-Shop. Het helpt u om de gebruiksvoorwaarden van het geolokalisatiesysteem van uw werknemers op te stellen mits strikte naleving van de wetgeving en de privacy van uw werknemers. Het houdt rekening met de wijzigingen betreffende de bescherming van de persoonsgegevens van uw werknemer (GDPR).

 

Meer info?

U wilt meer weten over geolokalisatie en de naleving van de privacy in het kader van de werkrelatie? Raadpleeg ons dossier “Privacy” op Lex4You.

 

Bron:

 

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 16-07-2021