To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

Telewerkvergoeding stijgt in 2022 - Even de regels opfrissen

22/12/2021

 

Update van 12 januari 2022 : in een nieuwe Tussentijdse Instructie informeert de RSZ ons dat de telewerkvergoeding van 132,07 euro al van toepassing is vanaf 1 oktober 2021 (in plaats van 1 januari 2022). Dit artikel werd hiernaar aangepast.

Een nieuwe vergoeding van 134,71 euro zal overigens vanaf februari 2022 kunnen worden toegekend.

De RSZ deelt ons mee dat de telewerkvergoeding - ook wel de bureauvergoeding genoemd - vanaf 1 oktober 2021 stijgt tot 132,07 euro. Dit bedrag zal wellicht ook door de fiscus worden aanvaard.

Sinds dit jaar zijn de toekenningsvoorwaarden van de telewerkvergoedingen dezelfde voor de fiscus en de RSZ. Als u deze voorwaarden naleeft, is de telewerkvergoeding dus vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

We frissen de regels even op. Dit is niet overbodig, want velen onder u willen hun telewerkers vergoeden, of het nu is in het kader van het verplicht telewerk dat we momenteel meemaken, of in het kader van de ‘New Way of Working’ die stilaan een nieuwe manier wordt om het werk te organiseren.

 

Wie telewerkvergoeding zegt, denkt aan structureel en regelmatig telewerk

Als uw werknemers structureel en regelmatig telewerken, aanvaarden de fiscus en de RSZ dat u hen een forfaitaire bureauvergoeding van maximaal 132,07 euro per maand toekent. Deze vergoeding is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen.

De forfaitaire vergoeding dekt alle kantoorkosten. Kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken zodat het werk goed kan worden uitgevoerd. Het gaat onder andere om de volgende kosten:

  • Gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief de huur en de eventuele afschrijvingen van de ruimte)
  • Printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismat, inkt, enz.)
  • Kantoorbenodigdheden (notitieboekje, balpennen, enz.)
  • Basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit, verwarming
  • Onderhoudskosten
  • Verzekeringskosten
  • Koffie, water, frisdrank
  • Onroerende voorheffing

 

Minder betalen of meer betalen

U kunt een lager bedrag toekennen dan het bovenvermelde bedrag. Als u uw werknemers maandelijks meer betaalt dan het forfaitaire bedrag moet u kunnen aantonen dat het om werkelijke kosten gaat.

Als u dit niet bewijst, wordt het deel dat het forfaitaire bedrag overschrijdt, als loon beschouwd. Op dit deel moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen worden betaald.

 

Structureel en regelmatig telewerk

Regelmatig telewerk verwijst naar werknemers die regelmatig, veelvuldig, normaal thuis werken. Thuiswerk dat af en toe of occasioneel plaatsvindt, valt hier niet onder en komt niet in aanmerking voor de toekenning van de forfaitaire telewerkvergoeding.

 

Een werkdag van drie uur per week wordt niet beschouwd als structureel en regelmatig telewerk

De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig als uw werknemers op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werken.

Het kan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft uw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.

De interpretatie van dit begrip blijft echter problemen opleveren. Hoe zit het bijvoorbeeld met een werknemer die een dag per week thuis werkt als die dag slechts drie uren telt?

Hoewel dat de normale arbeidsregeling van de werknemer is, zijn de fiscus en de RSZ van mening dat het equivalent van een dag telewerk per week niet is bereikt. Aangezien de werknemer slechts 3 uren per week thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk.

 

Geen telewerk meer wegens jaarlijkse vakantie?

De jaarlijkse vakantie heeft geen invloed op de beoordeling van de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk.

U mag dus de forfaitaire telewerkvergoeding blijven storten tijdens de jaarlijkse vakantie van uw werknemer. Meer informatie hierover vindt u hier.

 

Kantoormateriaal en internet

De voorwaarde van regelmatig en structureel telewerk geldt alleen voor de toekenning van de telewerkvergoeding, die een reeks hierboven genoemde kantoorkosten dekt. Ze is niet van toepassing op:

  • De forfaitaire vergoeding voor het gebruik van de privé-pc en privé-internetaansluiting van de werknemer
  • De forfaitaire vergoeding voor het gebruik van zijn eigen tweede scherm en zijn eigen printer/scanner
  • Het verstrekken door de werkgever van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal

In die gevallen is enkel de voorwaarde van regelmatig telewerk van toepassing.

Voorbeeld: Aan een werknemer die regelmatig telewerkt, maar niet aan de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk voldoet, kan bijgevolg een vrijgestelde vergoeding van 20 euro worden toegekend voor de maanden waarin hij zijn privé-internetabonnement gebruikt.

Uitvoerige uitleg over de vergoeding van kosten voor kantoormateriaal en internetaansluiting is te vinden in ons dossier.

 

En de terbeschikkingstelling van kantoormateriaal voor privégebruik?

De RSZ en de fiscus aanvaarden dat u bepaald bureaumateriaal aan uw werknemer terugbetaalt. Onder bepaalde voorwaarden wordt de terugbetaling niet als loon beschouwd. In dat geval zijn er dan ook geen bedrijfsvoorheffing of RSZ-bijdragen op verschuldigd.

Maar opgelet, de terugbetaling wordt alleen vrijgesteld als ze de kosten dekt die nodig zijn om het werk in normale omstandigheden goed uit te voeren. Materiaal dat voor louter privédoeleinden ter beschikking wordt gesteld van de werknemer leidt automatisch tot een voordeel van alle aard.

 

Wat doet Securex voor u?

Meer informatie over telewerken vindt u in onze informatiefiches op Lex4You (zie het trefwoord ‘Telewerken’ in het dossier Contracten-Clausules). Speciale aandacht gaat ook uit naar de telewerkvergoeding in onze fiscale rubriek.

In onze e-Shop stellen we verschillende modellen van telewerkpolicy’s voor:

  • Een policy voor telewerk in het kader van Corona (cao nr. 149)
  • Een policy voor structureel telewerk

Securex kan u uiteraard begeleiden bij het opstellen van uw telewerkbeleid, inclusief het ‘vergoedingsaspect’. Ons consultingteam kan u adviseren over de meest geschikte oplossing voor uw bedrijf. U kunt contact met hen opnemen via consultinglegal@securex.be.

 

Lees ook 

 

Bronnen:

 

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 22-12-2021