To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

Terugbetalen van telewerkkosten: wat denken fiscus en RSZ? (overzicht)

01/10/2020

Suzanne is bediende en werkt sinds het begin van de coronacrisis zoveel mogelijk van thuis uit. Ze kreeg een laptop, smartphone en ergonomische muis van haar werkgever.

Ze gebruikt haar privé-internetabonnement nu ook voor een stuk voor haar werk, en op koude werkdagen staat de verwarming de hele dag op.

Suzanne’s werkgever wil graag tussenkomen in die extra kosten, bovenop de laptop en de muis die ze al ter beschikking kreeg. Maar hoe wordt dit fiscaal en sociaal behandeld? Het overzicht hierna helpt u snel op weg.

We maken het onderscheid tussen volgende telewerkkosten:

 

Materiaal en internet

Vooreerst zijn er de kosten voor kantoormateriaal en internet. Bij structureel telewerk bent u verplicht om daarvoor een tussenkomst te voorzien. Bij occasioneel telewerk kunt u tussenkomen, maar dit is niet verplicht.

 

Wanneer vrij van RSZ?

 

STRUCTUREEL TELEWERK

 

Werkgever moet tussenkomen: ofwel materiaal ter beschikking stellen, ofwel terugbetalen

OCCASIONEEL TELEWERK

 

Werkgever kan tussenkomen: materiaal ter beschikking stellen of terugbetalen mag, maar is niet verplicht

 

I.h.k.v. COVID-19

Algemeen

Optie 1

Werknemer gebruikt eigen privé-materiaal

Terugbetaling is vrijgesteld van RSZ binnen volgende grenzen:

  • Privé-computer max. 20€ vrijgesteld
  • Privé-internetabonnement max. 20€ vrijgesteld
  • Ander privé-materiaal (scherm, scanner, …) terugbetaling van werkelijke kosten is vrijgesteld, mits bewijsstukken

Eventuele terugbetaling is vrijgesteld van RSZ binnen volgende grenzen:

  • Privé-computer max. 20€ vrijgesteld
  • Privé-internetabonnement max. 20€ vrijgesteld
  • Ander privé-materiaal (scherm, scanner, …) terugbetaling gebeurt o.b.v. werkelijke kosten, is vrijgesteld van RSZ mits bewijsstukken

Alle privé-materiaal, zonder onderscheid: terugbetaling gebeurt o.b.v. werkelijke kosten, is vrijgesteld van RSZ mits bewijsstukken

Optie 2

Werkgever stelt ter beschikking

Terbeschikkingstelling is vrijgesteld van RSZ

Eventuele terbeschikkingstelling is vrijgesteld van RSZ

 

Wanneer vrij van belasting?

Optie 1

Werknemer gebruikt eigen privé-materiaal

Terugbetaling is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en belasting binnen volgende grenzen:

  • Privé-computer max. 20€ vrijgesteld
  • Privé-internetabonnement max. 20€ vrijgesteld
  • Ander privé-materiaal (scherm, scanner, …) terugbetaling van werkelijke kosten is vrijgesteld, mits bewijsstukken

Optie 2

Werkgever stelt materiaal ter beschikking

Het gebruik van het materiaal van de werkgever door de werknemer is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en belasting

 

Andere kosten zoals energie en verwarming

Onderstaande tabellen betreffen overige telewerkkosten zoals verwarming, elektriciteit, water, …

Hiervoor kunt u een vergoeding voorzien, maar dit is niet verplicht. Als u een vergoeding voorziet, dan kunt u kiezen voor een percentage van het loon of voor een bureauvergoeding.

 

Wanneer vrij van RSZ?

 

STRUCTUREEL TELEWERK

OCCASIONEEL TELEWERK

I.h.k.v. COVID-19

Algemeen

Optie 1

Vergoeding = 10% van het telewerkloon

Vergoeding is vrijgesteld van RSZ, mits deze max. 10% bedraagt van het brutoloon voor telewerk.

Enkel de werkgevers die vóór de Covid-19-maatregelen de kosten van hun telewerkers reeds vergoedden op basis van 10% van het brutoloon voor telewerk, mogen vergoeding volgens dezelfde principes blijven betalen.

 

Vergoeding is vrijgesteld van RSZ, mits deze max. 10% bedraagt van het brutoloon voor telewerk.

Optie 2

Bureauvergoeding

Bureauvergoeding vrijgesteld van RSZ tot max. 129,48€/maand

Bureauvergoeding niet mogelijk (m.a.w. geen RSZ-vrijstelling)

Optie 3

Geen vergoeding

Geen vergoeding, dus RSZ-behandeling n.v.t.

 

Wanneer vrij van belastingen?

Optie 1

Vergoeding = 10% van het telewerkloon

Deze optie bestaat niet op fiscaal vlak. Enkel optie 2 is mogelijk. Indien men de voorwaarden voor de bureauvergoeding niet vervult (optie 2), dient een ruling aangevraagd te worden.

 

Optie 2

Bureauvergoeding

Maximaal 129,48€/maand is vrij van bedrijfsvoorheffing en belasting, onder de volgende voorwaarden:

  • Minstens 5 dagen per maand regelmatig en structureel telewerken (uitzondering aanvragen is mogelijk)
  • De andere hierna vermelde voorwaarden

 

Optie 3

Geen vergoeding

Geen vergoeding, dus fiscale behandeling n.v.t.

 

Bureauvergoeding: fiscale voorwaarden

Een bureauvergoeding is in elk geval vrijgesteld van belasting en bedrijfsvoorheffing als aan volgende voorwaarden voldaan is:

  • De vergoeding bedraagt exact 129,48 euro/maand voor elke telewerker, ongeacht of deze deeltijdse of voltijds werkt en ongeacht de functiecategorie.
  • De werknemer moet minstens 5 werkdagen per maand effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk doen.
  • Deze vergoeding als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, die wordt beschouwd als zijnde toegekend volgens ernstige normen, moet jaarlijks worden vermeld op de fiche 281.10 in vak 26 'diverse inlichtingen', met de vermelding 'JA – ernstige normen'.
  • Er moet permanent een namenlijst van de werknemers die de telewerkvergoeding voor een bepaald aanslagjaar ontvangen ter beschikking worden gehouden.
  • Wanneer werknemers in hun belastingaangifte hun werkelijke kosten bewijzen moeten ze deze forfaitaire vergoeding in mindering brengen, voor zover deze vergoeding betrekking heeft op die werkelijke kosten.
  • Een werkgever die deze forfaitaire telewerkvergoeding toekent mag geen werkelijke kosten meer ten laste nemen op basis van bewijstukken. 

Wilt u een bureauvergoeding toekennen die afwijkt van bovenstaande voorwaarden, bijvoorbeeld door een onderscheid te maken tussen functiecategorieën? Dan kunt u best vooraf een afwijking (ruling) vragen bij de Dienst Voorafgaande beslissingen. 

Meer weten? Lees ons artikel ‘Telewerkkosten - Aanvaard door de fiscus!’.

 

Win tijd met de Securex thuiswerkpolicy  

Bovenstaand overzicht is een korte samenvatting. Voor meer gedetailleerde info, lees ons dossier Telewerk onder de rubriek Sociaal > Dossiers > Contracten-clausules.

Om u te helpen met alle onmisbare documenten, hebben wij verschillende pakketten rond telewerk voorzien. Bestel uw pakket in onze e-Shop en ga meteen aan de slag!

Wenst u persoonlijk advies? Dan staat uw Securex Legal Advisor steeds voor u klaar!

  

Bronnen: 

 

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 01-10-2020