To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

Het coronavirus: kan u arbeidsovereenkomsten elektronisch ondertekenen en bewaren?

04/27/2020

Het coronavirus blijft België teisteren en het aantal tijdelijk werklozen blijft hoog. Maar misschien denkt u toch al aan de periode na het coronavirus?

Wil u nu een werknemer aanwerven die na de coronacrisis bij u aan de slag gaat? Zorg er dan voor dat de arbeidsovereenkomst correct ondertekend wordt. Dat kan ook elektronisch.

U moet de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst ook digitaal bewaren. En dat via een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst. Momenteel bestaat er een dergelijke archiveringsdienst evenwel nog niet.

Hoe kan u een arbeidsovereenkomst elektronisch ondertekenen?

Niet alle types van arbeidsovereenkomsten moeten schriftelijk vastgesteld worden. Zo kan u een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur mondeling afsluiten. Zo’n mondelinge arbeidsovereenkomsten kan natuurlijk niet ondertekend worden.

Andere types van arbeidsovereenkomsten moeten echter wel schriftelijk worden vastgelegd. Denk daarbij onder andere aan arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur, een overeenkomst voor deeltijdse arbeid of een studentenovereenkomst.

Dit type arbeidsovereenkomsten moet dan ook door alle partijen ondertekend worden.

Doet u dat niet? Dan loopt u het risico dat de arbeidsovereenkomst als een voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur wordt beschouwd. Om die sanctie te vermijden moet u die arbeidsovereenkomsten dan ook schriftelijk afsluiten en ondertekenen.

Dankzij de eIDAS verordening van 23 juli 2014[1] is het ook in België mogelijk om arbeidsovereenkomsten elektronisch te ondertekenen. Een Europese verordening is immers onmiddellijk van toepassing in het Belgisch recht. U moet de overeenkomst dan wel ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Dat betekent dat zowel u als uw werknemer de arbeidsovereenkomst met de e-ID en de pincode moet ondertekenen. Op die manier hebt u rechtsgeldig een arbeidsovereenkomst elektronisch ondertekend.

Daarna moet u die arbeidsovereenkomst natuurlijk ook correct bewaren. En daar ontstaan de problemen…

Hoe bewaart u een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst?

U kan de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst niet gewoon uitprinten en bewaren in het papieren dossier van uw werknemer.

U moet de arbeidsovereenkomst in bewaring geven bij een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst. Op dit moment bestaat er echter nog geen erkende archiveringsdienst. U kan dus niet voldoen aan uw wettelijke verplichtingen om een elektronische arbeidsovereenkomst correct op te slaan.

Om een arbeidsovereenkomst correct op te slaan moet een archiveringsdienst immers aan bepaalde voorwaarden uit het Wetboek economisch recht voldoen.

Aan sommige van die voorwaarden, zoals de voorafgaande audit door een geaccrediteerde conformiteitsbeoordelingsinstantie, kan op dit moment wettelijk nog niet voldaan worden. Toch zal u de arbeidsovereenkomst elektronisch moeten bewaren en daarbij moet u rekening houden met de bestaande bewaarmogelijkheden.

Doet u dat niet, dan loopt u het risico dat u een schadevergoeding moet betalen als uw werknemer schade zou lijden door de foutieve opslag van de arbeidsovereenkomst. Uw werknemer zal dan moeten aantonen dat hij schade geleden heeft. Dat kan bijvoorbeeld bewezen worden als uw werknemer sommige bepalingen niet kan inroepen omdat de arbeidsovereenkomst nergens meer opgeslagen is.

Het niet correct opslaan van de arbeidsovereenkomst betekent volgens de rechtsleer evenwel niet dat de elektronisch gesloten arbeidsovereenkomst niet geldig zou zijn[2].

Ook tijdens de huidige coronacrisis kan u dus nog niet zeker zijn dat u een elektronische arbeidsovereenkomst helemaal veilig kan gebruiken. Het correct bewaren van de overeenkomst blijft ook nu nog wettelijk onmogelijk.

 


[1] Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van richtlijn 1999/93/EG, Pb.L. 28 augustus 2014, afl. 257, 73.

[2] C. VANLAERE, “Elektronische arbeidsovereenkomsten: een pas op de plaats of toch niet? Wet van 15 januari 2018 en Digital Act II van 20 september 2018” in Oriëntatie 2019/4, 101.

 

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 04/27/2020