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Remboursement des frais de télétravail : qu’en pensent le fisc et l’ONSS ? (aperçu)

01/10/2020

Suzanne est employée et travaille le plus possible à domicile depuis le début de la crise du coronavirus. Elle a reçu un ordinateur portable, un smartphone et une souris ergonomique de son employeur.

Elle utilise à présent aussi son abonnement internet privé en partie pour son travail et, les jours où il fait froid, le chauffage fonctionne toute la journée.

L’employeur de Suzanne souhaite intervenir dans ces frais supplémentaires, en plus de l’ordinateur portable et de la souris qu’il avait déjà mis à sa disposition. Mais quel traitement fiscal et social est donc réservé à cette intervention ? L’aperçu ci-dessous vous aide rapidement à y voir plus clair.

Nous établissons la distinction entre les frais de télétravail suivants :

 

Matériel et internet

Abordons d’abord les frais de fournitures de bureau et d’internet. En cas de télétravail structurel, vous êtes obligé de prévoir une intervention pour les couvrir. Pour le télétravail occasionnel, vous pouvez prévoir une intervention, mais ce n’est pas obligatoire.

 

Quand est-ce exempté d’ONSS ?

 

TÉLÉTRAVAIL STRUCTUREL

 

L’employeur doit intervenir : soit en mettant le matériel à disposition, soit en le remboursant.

TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL

 

L’employeur peut intervenir : soit en mettant le matériel à disposition, soit en le remboursant, mais ce n’est pas une obligation.

 

Pendant la crise de COVID-19

En temps normal

Option 1

Le travailleur utilise son propre matériel privé

Le remboursement est exonéré d’ONSS dans les limites suivantes :

  • Ordinateur privé : exonération à concurrence de 20 € max.
  • Abonnement internet privé : exonération à concurrence de 20 € max.
  • Autre matériel privé (écran, scanner, ...) : remboursement des frais réels exonéré, moyennant la présentation des pièces justificatives

Le remboursement éventuel est exonéré d’ONSS dans les limites suivantes :

  • Ordinateur privé : exonération à concurrence de 20 € max.
  • Abonnement internet privé : exonération à concurrence de 20 € max.
  • Autre matériel privé (écran, scanner, ...) : le remboursement effectué sur la base des frais réels est exonéré d’ONSS, moyennant la présentation des pièces justificatives

Tout le matériel privé, sans distinction : le remboursement effectué sur la base des frais réels est exonéré d’ONSS, moyennant la présentation des pièces justificatives

Option 2

L’employeur met à disposition le matériel

La mise à disposition est exonérée par l’ONSS

La mise à disposition éventuelle est exonérée par l’ONSS

 

Quand est-ce exonéré d’impôt ?

Option 1

Le travailleur utilise son propre matériel privé

Le remboursement est exonéré de précompte professionnel et d’impôt dans les limites suivantes :

  • Ordinateur privé : exonération à concurrence de 20 € max.
  • Abonnement internet privé : exonération à concurrence de 20 € max.
  • Autre matériel privé (écran, scanner, ...) : remboursement des frais réels exonéré, moyennant la présentation des pièces justificatives

Option 2

L’employeur met à disposition le matériel

L’utilisation du matériel de l’employeur par le travailleur est exonérée de précompte professionnel et d’impôt

 

Autres frais tels que l’électricité et le chauffage

Les tableaux ci-dessous concernent les autres frais de télétravail, tels que le chauffage, l’électricité, l’eau...

Vous pouvez prévoir une indemnité pour les couvrir, mais ce n’est pas obligatoire. Si vous prévoyez une indemnité, vous pouvez opter pour un pourcentage du salaire ou une indemnité de bureau.

 

Quand est-ce exempté d’ONSS ?

 

TÉLÉTRAVAIL STRUCTUREL

TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL

Pendant la crise de COVID-19

En temps normal

Option 1

Indemnité = 10 % du salaire de télétravail

L’indemnité est exonérée d’ONSS pour autant qu’elle ne dépasse pas 10 % du salaire brut pour le télétravail.

Seuls les employeurs qui remboursaient déjà les frais de leurs télétravailleurs sur la base de 10 % du salaire brut pour le télétravail avant les mesures prises dans le cadre de la Covid-19 peuvent continuer de payer l’indemnité suivant les mêmes principes.

 

L’indemnité est exonérée d’ONSS pour autant qu’elle ne dépasse pas 10 % du salaire brut pour le télétravail.

Option 2

Indemnité de bureau

Indemnité de bureau exonérée d’ONSS à concurrence de max. 129,48 €/mois

L’indemnité de bureau n’est pas une possibilité (autrement dit, pas exonérée d’ONSS)

Option 3

Pas d’indemnité

Pas d’indemnité, donc traitement ONSS non applicable

 

Quand est-ce exonéré d’impôt ?

Option 1

Indemnité = 10 % du salaire de télétravail

Cette option n’existe pas au niveau fiscal. Seule l’option 2 est possible. Si les conditions pour l’octroi d’une indemnité de bureau ne sont pas remplies (option 2), un ruling doit être demandé.

 

Option 2

Indemnité de bureau

Maximum 129,48 €/mois sont exonérés de précompte professionnel et d’impôt, aux conditions suivantes :

  • Télétravail structurel et régulier effectué au moins 5 jours par mois (il est possible de demander une exception)
  • Les autres conditions mentionnées ci-après

 

Option 3

Pas d’indemnité

Pas d’indemnité, donc traitement fiscal non applicable

 

Indemnité de bureau : conditions fiscales 

Une indemnité de bureau est en tous les cas exonérée d’impôt et de précompte professionnel si les conditions suivantes sont remplies :

  • L’indemnité s’élève exactement à 129,48 euros/mois pour chaque télétravailleur, qu’il travaille à temps partiel ou à temps plein et quelle que soit sa catégorie de fonction.
  • Le travailleur doit effectuer du travail à domicile régulier et structurel pendant au moins 5 jours ouvrables par mois.
  • Cette indemnité de remboursement de frais propres à l’employeur, considérée comme accordée selon des normes sérieuses, doit être mentionnée chaque année sur la fiche 281.10 au cadre 26 « renseignements divers » avec la mention « OUI – normes sérieuses ».
  • Une liste nominative des travailleurs bénéficiaires de l’indemnité de télétravail pour un exercice d’imposition spécifique doit être tenue en permanence à disposition.
  • Si les travailleurs justifient leurs frais réels dans leur déclaration fiscale, ils doivent déduire cette indemnité forfaitaire dans la mesure où elle se rapporte à ces frais réels.
  • Un employeur qui octroie cette indemnité forfaitaire de télétravail ne peut plus prendre en charge les frais réels faisant l’objet de pièces justificatives. 

Si vous souhaitez accorder une indemnité de bureau qui déroge aux conditions susmentionnées, par exemple en établissant une distinction entre catégories de fonction, il est recommandé de demander au préalable une dérogation (ruling) auprès du Service des Décisions anticipées.

En savoir plus ? Lisez notre article « Frais de télétravail – Acceptés par le fisc  ! ».

 

Gagnez du temps grâce à la politique de travail à domicile de Securex  

L’aperçu ci-dessus offre un récapitulatif succinct. Pour des informations plus détaillées, consultez notre dossier Télétravail sous la rubrique Social > Dossiers > Contrats-clauses.

Pour vous aider, nous avons prévu différents packages contenant tous les documents nécessaires pour instaurer le télétravail. Commandez votre package sur notre e-shop et mettez-vous au travail sans tarder !

Si vous souhaitez des conseils personnalisés, n’hésitez pas à contacter votre Securex Legal Advisor !

  

Sources : 

 

Secrétariat Social Securex - Legal 01-10-2020