Suzanne est employée et travaille le plus possible à domicile depuis le début de la crise du coronavirus. Elle a reçu un ordinateur portable, un smartphone et une souris ergonomique de son employeur.
Elle utilise à présent aussi son abonnement internet privé en partie pour son travail et, les jours où il fait froid, le chauffage fonctionne toute la journée.
L’employeur de Suzanne souhaite intervenir dans ces frais supplémentaires, en plus de l’ordinateur portable et de la souris qu’il avait déjà mis à sa disposition. Mais quel traitement fiscal et social est donc réservé à cette intervention ? L’aperçu ci-dessous vous aide rapidement à y voir plus clair.
Nous établissons la distinction entre les frais de télétravail suivants :
Matériel et internet
Abordons d’abord les frais de fournitures de bureau et d’internet. En cas de télétravail structurel, vous êtes obligé de prévoir une intervention pour les couvrir. Pour le télétravail occasionnel, vous pouvez prévoir une intervention, mais ce n’est pas obligatoire.
Quand est-ce exempté d’ONSS ?
Quand est-ce exonéré d’impôt ?
Autres frais tels que l’électricité et le chauffage
Les tableaux ci-dessous concernent les autres frais de télétravail, tels que le chauffage, l’électricité, l’eau...
Vous pouvez prévoir une indemnité pour les couvrir, mais ce n’est pas obligatoire. Si vous prévoyez une indemnité, vous pouvez opter pour un pourcentage du salaire ou une indemnité de bureau.
Quand est-ce exempté d’ONSS ?
Quand est-ce exonéré d’impôt ?
Indemnité de bureau : conditions fiscales
Une indemnité de bureau est en tous les cas exonérée d’impôt et de précompte professionnel si les conditions suivantes sont remplies :
- L’indemnité s’élève exactement à 129,48 euros/mois pour chaque télétravailleur, qu’il travaille à temps partiel ou à temps plein et quelle que soit sa catégorie de fonction.
- Le travailleur doit effectuer du travail à domicile régulier et structurel pendant au moins 5 jours ouvrables par mois.
- Cette indemnité de remboursement de frais propres à l’employeur, considérée comme accordée selon des normes sérieuses, doit être mentionnée chaque année sur la fiche 281.10 au cadre 26 « renseignements divers » avec la mention « OUI – normes sérieuses ».
- Une liste nominative des travailleurs bénéficiaires de l’indemnité de télétravail pour un exercice d’imposition spécifique doit être tenue en permanence à disposition.
- Si les travailleurs justifient leurs frais réels dans leur déclaration fiscale, ils doivent déduire cette indemnité forfaitaire dans la mesure où elle se rapporte à ces frais réels.
- Un employeur qui octroie cette indemnité forfaitaire de télétravail ne peut plus prendre en charge les frais réels faisant l’objet de pièces justificatives.
Si vous souhaitez accorder une indemnité de bureau qui déroge aux conditions susmentionnées, par exemple en établissant une distinction entre catégories de fonction, il est recommandé de demander au préalable une dérogation (ruling) auprès du Service des Décisions anticipées.
En savoir plus ? Lisez notre article « Frais de télétravail – Acceptés par le fisc ! ».
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L’aperçu ci-dessus offre un récapitulatif succinct. Pour des informations plus détaillées, consultez notre dossier Télétravail sous la rubrique Social > Dossiers > Contrats-clauses.
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Sources :