Quel impact le RGPD aura-t-il sur les élections sociales ?

09/20/2019

Le RGPD est d’application depuis le 26 mai 2018. Ce règlement européen régit la gestion et la protection des données personnelles au sein de l’Union européenne.

Durant les élections sociales, qui seront organisées en 2020[1], vous serez amené(e) à traiter les données à caractère personnel de vos travailleurs et vous devrez respecter pour la première fois les dispositions du RGPD.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales règles du RGPD dont doivent tenir compte, durant les élections sociales, l’employeur et le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF ETCS).

Traitement des données à caractère personnel au cours des élections sociales qui se tiendront au sein de votre entreprise

La législation relative au RGPD s’applique à l’ensemble des entreprises européennes. Vous êtes dès lors tenu(e) de mentionner les élections sociales dans votre registre des activités de traitement[2].

La loi relative aux élections sociales impose des délais de conservation minimums impératifs en ce qui concerne les rapports et les données affichés ou mis à disposition durant les élections sociales.

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez un aperçu des délais de conservation minimums applicables aux données traitées tout au long des élections sociales.

Vous avez la possibilité de prévoir des délais de conservation plus longs. Cette décision doit toutefois être motivée. Une fois mentionnés dans votre registre des activités de traitement, ces délais doivent être respectés.

Données à caractère personnel (Document/étape de la procédure)	Délai de conservation minimum
Membres du personnel de direction ou cadre (Communication jour X-60)	25 jours après les élections, à moins qu’un recours ne soit introduit.
Membres du personnel de direction ou cadre (Communication jour X-35)	25 jours après les élections, à moins qu’un recours ne soit introduit.
Membre du personnel de direction (Communication jour X-35)	Jusqu’aux élections sociales suivantes.
Membres du personnel de direction ou cadre / listes électorales / Responsable chargé de distribuer les convocations (Avis jour X : affichage de la date des élections)	Jusqu'au 84e jour suivant les élections.
Listes des candidats/liste des témoins/plaintes et modifications concernant les listes des candidats (entre les jours X+35 et X+76)	Jusqu’au 84e jour suivant les élections.
Composition du bureau électoral et répartition des électeurs (jour X+60)	Jusqu'au 84e jour suivant les élections.
Listes/preuve envoi de la convocation (jour X+80)	25 jours après les élections, à moins qu’un recours ne soit introduit.
Listes des présences au bureau de vote / vote par correspondance (jour Y : jour des élections)	25 jours après les élections, à moins qu’un recours ne soit introduit.
Bulletins de vote, enveloppes contenant les votes par correspondance (jour Y)	25 jours après les élections, à moins qu’un recours ne soit introduit.
Procès-verbaux (jours X+79 et Y)	Toute la législature des organes institués après les élections sociales de 2020.

Traitement des données à caractère personnel par le SPF au cours des élections sociales

L’employeur n’est pas le seul à traiter des données à caractère personnel durant l’organisation des élections sociales. Ces données sont également traitées par le SPF ETCS. Ce dernier doit par conséquent aussi se conformer au RGPD.

Le SPF ETCS a adapté ses procédures compte tenu du RGPD. Il a également inclus les procédures impliquant le traitement de données à caractère personnel dans son registre des activités de traitement.

Pour votre information, vous trouverez dans le tableau ci-dessous un aperçu des délais de conservation minimums applicables aux données traitées par le SPF tout au long des élections sociales.

(Document/étape de la procédure)	Données à caractère personnel	Période de conservation
Communication jour X-60	Liste des membres du personnel de direction (nom et prénom) Liste des cadres (nom et prénom)	Une législature (les données seront détruites après les élections sociales de 2024)
Communication jour X-35	Liste des membres du personnel de direction (nom et prénom) Liste des cadres (nom et prénom)	Deux législatures (les données seront détruites après les élections sociales de 2028)
Avis jour X : affichage de la date des élections	Liste des membres du personnel de direction (nom et prénom) Liste des cadres (nom et prénom) Listes électorales (nom, prénom, date de naissance, date d’entrée en service et service auquel est affecté le travailleur) Responsable chargé de distribuer les convocations (nom, prénom)	Une législature
Listes des candidats / Adaptations des listes et remplacements (entre les jours X+35 et X+76)	Liste des candidats par organisation représentative (nom, prénom, sexe) Mandataire par organisation représentative (nom, prénom, adresse e-mail, adresse)	Une législature
Plaintes concernant les listes des candidats (jour X+48)	Nom et prénom de l’auteur de la plainte	Une législature
Liste des témoins (jour X+70)	Liste des témoins des opérations électorales (nom, prénom) Mandataire par organisation représentative (nom, prénom, adresse e-mail, adresse)	Une législature
Procès-verbaux (jours X+79 et Y)	Candidats et élus par organisation représentative (nom, prénom, sexe) Membres du bureau électoral (nom, prénom) Liste des témoins des opérations électorales (nom, prénom)	Deux législatures
Application web	Personne chargée de l’organisation des élections sociales au sein de l’entreprise (nom, prénom, adresse e-mail)	Une législature

D’autres questions concernant les élections sociales ?

Pour tout complément d’information sur les élections sociales, n’hésitez pas à contacter votre Legal advisor.

Vous pouvez en outre poser vos questions à Electa, notre assistant tout au long des élections sociales, sur notre site web consacré aux élections sociales.

[1] Attention, la procédure pré-électorale commence déjà en décembre 2019.

[2] Vous trouvez de plus amples renseignements à ce sujet dans notre dossier "Vie privée" sous Social/Dossiers.

Secrétariat Social Securex - Legal 09/20/2019

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