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Dernière ligne droite pour l’organisation des élections sociales

16/09/2020

Le jour des élections sociales (jour Y) approche, puisque les élections doivent se tenir entre le 16 et le 29 novembre 2020, en fonction de la date que vous avez choisie. D'ici là, vous devez encore organiser le(s) bureau(x) de vote et, le cas échéant, le vote par correspondance ainsi que d'autres modalités du vote.

Dans l'article "Jour X+40 – Affichage des listes de candidats", nous avons déjà traité de la clôture des listes de candidats, une étape qui a également lieu au cours de cette période.

 

Organisation des bureaux

Entre X+40 et X+70, il est temps de régler la composition des collèges électoraux et des bureaux de vote. Un bureau de vote doit être constitué par collège électoral[1]. Chaque bureau de vote doit être composé :

  • d’un président ;
  • d’un secrétaire ;
  • de 4 assesseurs.

 

Désignation du président

Le président et son suppléant doivent être désignés, au plus tard à X+40, c’est-à-dire entre le 27 septembre et le 10 octobre 2020 en fonction de la date de vos élections sociales[2].

Attention au 27 septembre et aux 3, 4 et 10 octobre 2020 qui tombent weekend ! Communiquez les informations concernées au plus tard le dernier jour d'activité.

Le président et son suppléant sont désignés, parmi le personnel de l’entreprise, par le CE ou le CPPT[3]. Ils ne peuvent par contre, en aucun cas, figurer au nombre des candidats aux élections sociales au sein de votre entreprise.

 

Désignation du secrétaire, de son suppléant et des 4 assesseurs

Les autres membres du bureau de vote doivent être désignés au plus tard à X+54, c’est-à-dire entre le 11 et le 24 octobre 2020 en fonction de la date de vos élections sociales.

Attention aux 11, 17, 18 et 24 octobre 2020 qui tombent un weekend ! Communiquez les informations concernées au plus tard le dernier jour d'activité.

Le secrétaire et son suppléant sont désignés par le président lui-même. Les assesseurs sont, en revanche, désignés par le CE ou le CPPT. A défaut, la tâche revient au président. En principe, ces personnes doivent être désignées parmi les personnes figurant sur la liste électorale de leur catégorie. Des dérogations sont toutefois possibles. Ils ne peuvent en aucun cas être choisis parmi les candidats aux élections.

La composition des bureaux électoraux doit être affichée à X+60, c’est-à-dire entre le 17 et le 30 octobre 2020 en fonction de la date de vos élections sociales. Cet affichage peut aussi être remplacé par un document électronique, consultable par les travailleurs pendant leurs heures de travail.

Les 17, 18, 24 et 25 octobre 2020 tombent un weekend ! Communiquez les informations concernées au plus tard le dernier jour d'activité.

Attention, cet avis devra rester affiché jusqu'à Y+86 (Y étant le jour des élections).

 

Vote par correspondance

A X+56, l’employeur et les organisations représentatives des travailleurs et des cadres doivent éventuellement se mettre d’accord sur le vote par correspondance. Eventuellement car un tel vote ne peut intervenir que sous certaines conditions :

  • en cas de dispersion considérable du personnel ;
  • en cas de suspension de l'exécution du contrat de travail ;
  • en cas de travail de nuit pour autant que le nombre de travailleurs occupés entre 20 h et 6 h le jour de l'élection ne dépasse pas 5 % du nombre de travailleurs occupés à la même date, avec un maximum de 15 travailleurs ;
  • lorsque des travailleurs ne sont pas occupés au travail pendant les heures d'ouverture des bureaux électoraux.

Une modèle, non-obligatoire, de formulaire permettant de constater un tel accord est disponible sur le site web du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

 

Désignation des témoins

70 jours après l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, c’est-à-dire à X+70, il possible, pour les organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées, de désigner comme témoins des opérations électorales autant de travailleurs qu'il y a de bureaux de vote (et un nombre égal de témoins suppléants).

 

Listes définitives d’électeurs

X+77 sonne la date butoir pour le toilettage des listes électorales. En d’autres termes, les personnes qui ne font plus partie du personnel de l’entreprise sont radiées des listes électorales. Cette décision doit être prise, soit par le CE ou le CPPT et ce, à l’unanimité, soit avec l’accord de tous les membres de la délégation syndicale.

 

Convocation des électeurs

C’est entre X+77 et X+80 que les électeurs doivent être convoqués à l'élection par l'employeur. L'électeur qui n'est pas présent dans l'entreprise les jours de remise des convocations est convoqué par lettre recommandée ou par tout moyen pour autant que l'employeur puisse fournir la preuve de l'envoi de cette convocation et de la réception par le destinataire.

En cas de vote par correspondance, la convocation, accompagnée du ou des bulletins de vote, est remise aux électeurs présents dans l'entreprise au plus tard 10 jours avant la date des élections (X+80), contre accusé de réception. Pour les électeurs qui ne sont pas présents dans l'entreprise les jours de remise de ces convocations et bulletins de vote, le président du bureau électoral envoie à l'électeur le dernier jour de cette remise, la convocation accompagnée du ou des bulletins de vote (par voie recommandée).

 

A votre disposition …

Vous trouverez en annexe un tableau récapitulatif concernant la désignation des membres des bureaux de vote.

 


[1] Des collèges électoraux distincts sont constitués pour les ouvriers et les employés, lorsque le nombre des employés, dans une entreprise occupant principalement du personnel ouvrier, est d'au moins 25. Il en est de même lorsque, dans une entreprise occupant principalement du personnel employé, le nombre des ouvriers est d'au moins 25. Par ailleurs, un collège électoral distinct est également constitué pour les jeunes travailleurs si l'entreprise compte au moins 25 jeunes travailleurs. Dans ce cas, ils sont déduits de la catégorie des ouvriers et de celle des employés. Pour l'élection du CE, un collège électoral distinct est constitué pour les cadres si l'entreprise compte au moins 15 cadres sur la liste figurant dans ou en annexe de l'avis annonçant la date des élections.

[2] Attention ! Il s'agit de dates-butoir : si vous êtes en retard, votre procédure pourra par la suite être annulée. Anticipez donc sur les démarches que vous aurez à effectuer ce jour-là.

[3] A défaut, ils sont désignés par l’employeur en accord avec la délégation syndicale ou avec les organisations représentatives des travailleurs.

 

Secrétariat Social Securex - Legal 16-09-2020