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Votre règlement de travail résiste-t-il à une inspection ? 4 vérifications vous aideront

19/03/2021

Vous recevez la visite du Contrôle des lois sociales. L’inspecteur chargé du contrôle vous demande une copie de votre règlement de travail. Quel sera le verdict : une bonne ou une mauvaise note ?

Si vous considérez votre règlement de travail comme un simple document administratif qui vous permet d’être ‘en ordre’ au niveau de la législation sociale, vous risquez un feu rouge de l’inspection. En effet, votre règlement risque de prendre la poussière dans un tiroir… Une inspection pourrait alors révéler que des mentions obligatoires manquent, parce que la législation sociale est en constante évolution.  En fonction de la gravité de l’infraction, vous recevrez un avertissement ou une amende immédiate.

Si, en revanche, vous considérez votre règlement comme une assurance contre les malentendus et un instrument de communication avec vos travailleurs, il aura plus de chances de passer le test !

Quelques vérifications, que nous vous conseillons de faire au moins tous les 2 ans, vous aideront à avoir le feu vert de l’inspection :

 

Vérifiez les mentions obligatoires 

Les modalités de paiement de la rémunération doivent être précisées au règlement de travail. Bien d’autres aspects - délais de préavis, vacances, politique de prévention en matière de risques psychosociaux, … - doivent par ailleurs obligatoirement être détaillés au règlement de travail. En matière de durée du travail, par exemple, le commencement et la fin de la journée de travail régulière, le moment et la durée des intervalles de repos, les jours d'arrêt régulier du travail doivent être mentionnés.

Vous trouvez la liste des mentions obligatoires ici.

 

Exemple

Jean a élaboré son règlement de travail en 2010. Depuis lors, plus de 10 ans ont passé, et il n’a jamais mis à jour son règlement. Celui-ci ne comporte donc pas les nouvelles références légales en matière de délais de préavis, ni la politique de l’entreprise en matière de risques psychosociaux. Il ne précise pas qui est le prestataire d’archivage électronique, or cela fait quelques années déjà que ses travailleurs reçoivent leurs fiches de paie par Doccle. Et ce ne sont que quelques exemples.

Jean devra adapter son règlement de travail, car celui-ci n’est plus correct. Si l’inspection lui donne l’injonction de le faire, il devra respecter un timing strict et risque une amende immédiate. Et il aura eu, pendant trop longtemps, un règlement de travail qui ne sert à rien…

Vous voulez échanger votre règlement de travail ancienne génération par un nouveau ? Nos experts Securex vous proposent un document complet avec toutes les mentions obligatoires. Un guide pratique accompagne ce modèle. Commandez-le sur notre e-Shop ! Vous avez besoin d’aide pour compléter ce document ? Votre Legal Advisor ou Consultant Securex est à votre disposition.

 

Tenez compte des spécificités de votre entreprise 

Votre règlement de travail doit parfois contenir des règles autour de situations spécifiques à votre entreprise. Par exemple, les règles en matière de jours de repos compensatoire. Avez-vous pensé à les intégrer à votre règlement de travail ?

D’autres spécificités, telles que les règles relatives à la surveillance par caméra ne nécessitent pas obligatoirement une adaptation de votre règlement de travail, mais vous pouvez les y intégrer.  Vos travailleurs disposeront ainsi d’un document qui rassemble l’ensemble des droits et obligations qui sont d’application au sein de votre entreprise.  Vous éviterez aussi les malentendus.

Exemple

Jean utilise des horaires de travail dits ‘flottants’. Il a prévu des règles spécifiques à ce sujet dans son règlement de travail. Parfait ! Non seulement il est ‘en ordre’, mais en plus son personnel peut consulter ces règles au règlement de travail.

Securex a prévu des annexes au règlement de travail pour régler les situations spécifiques que vous devez aborder dans votre règlement de travail. Elles sont disponibles sur notre e-Shop également. Vous aurez ainsi un règlement de travail parfaitement adapté à votre entreprise. Vous avez besoin d’un petit mot d’explication ? Contactez votre Legal Advisor ou Consultant Securex !

 

Pensez aux nouvelles technologies 

Que sont les ‘plus’ ? Ce sont des explications qui apportent une réelle plus-value à votre règlement de travail, qui, après tout, est une sorte de ‘Bible’ des droits et obligations de votre entreprise. Ces ajouts ne sont donc pas obligatoires juridiquement, mais contribuent à de bonnes relations avec votre personnel.

Exemple : Jean a eu de nombreux problèmes liés à des atteintes à la réputation de son entreprise causées par l’un des membres de son personnel sur Facebook. Avec l’aide de son secrétariat social, il a mis en place une policy relative à l’utilisation des médias sociaux. Grâce à celle-ci, les règles du jeu sont à présent claires, le personnel sait exactement ce qui est toléré et ce qui ne l’est pas.

Securex réfléchit à la meilleure manière de protéger votre entreprise. La meilleure manière d’y arriver, c’est d’informer votre personnel par écrit grâce au règlement de travail ou à une annexe à celui-ci. Vous trouvez une liste des annexes en fin d’article.

 

La procédure et les règles de publicité 

Un dernier ‘check’ consiste à vérifier si vous avez bien suivi la procédure de mise en place/de modification du règlement de travail. En effet, avoir un document complet ne suffit pas, la loi impose de suivre une procédure bien déterminée. Celle-ci diffère selon que vous avez ou n’avez pas de conseil d’entreprise.

Enfin, last but not least, le règlement doit aussi être communiqué aux travailleurs et au Contrôle des lois sociales.

Exemple

Jean a pensé à une politique pour régler la participation de son personnel aux médias sociaux… mais n’a pas suivi la procédure de modification du règlement de travail pour la mettre en place, et n’a pas donné de copie des modifications à ses travailleurs. Juridiquement, ses travailleurs ne doivent donc pas tenir compte de cette nouvelle politique.

Entendre parler de procédure en effraie plus d’un. Pourtant, Securex est à vos côtés : grâce au guide qui accompagne notre règlement de travail et aux documents de procédure qui font également partie du package sur l’e-Shop, ces démarches n’ont plus de secret pour vous !

Et si vous n’avez pas envie de tracasseries administratives, nos Legal Advisors et Consultants Securex peuvent vous assister.

 

Quelles annexes pouvez-vous choisir ?

Vous trouvez la/les bonne (s) annexe(s) pour vous sur notre e-Shop :

Vous trouvez un règlement de base accompagné d’un guide pratique ici.

 

Secrétariat Social Securex - Legal 19-03-2021