To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

Telewerkvergoeding: de fiscus verheldert de situatie

22/06/2021

De regels voor telewerkvergoedingen zijn sinds 1 maart 2021 identiek voor de fiscus en de RSZ.  In februari had de circulaire 2021/C/20 enkele verduidelijkingen aangebracht over het begrip telewerk en de voorwaarden waarin de vergoedingen of uitgaven aan de werknemers konden worden terugbetaald zonder dat er bedrijfsvoorheffing verschuldigd was. Er bleven echter enkele twijfels bestaan.

In afwachting van een nieuwe circulaire die de circulaire van 26 februari 2021 aanvult, verheldert de fiscus nu de volgende punten:

  

Wat is de telewerkvergoeding?

We frissen even uw geheugen op. Als uw werknemers structureel en regelmatig telewerken, aanvaarden de fiscus en de RSZ dat u hen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekent, die is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen. U kan ook een lager bedrag toekennen.

In het tweede en derde kwartaal 2021 (maanden april tot september) wordt dit bedrag tijdelijk verhoogd tot 144,31 euro per maand.

De forfaitaire vergoeding dekt alle kantoorkosten. Kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken zodat het werk goed kan worden uitgevoerd. Het gaat onder andere om de volgende kosten:

  • Gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief de huur en de eventuele afschrijvingen van de ruimte)
  • Printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismat, inkt, enz.)
  • Kantoorbenodigdheden (notitieboekje, balpennen, enz.)
  • Basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit, verwarming
  • Onderhoudskosten
  • Verzekeringskosten
  • Koffie, water, frisdrank
  • Onroerende voorheffing

U vindt alle informatie over telewerkvergoedingen in ons dossier.

 

De voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk is enkel van toepassing op de toekenning van de vaste kantoorvergoeding 

De voorwaarde van regelmatig en structureel telewerk geldt echter enkel voor de toekenning van de telewerkvergoeding. Anders gezegd, ze is niet van toepassing op:

  • De forfaitaire vergoeding voor het gebruik van de privé-pc en privé-internetaansluiting van de werknemer
  • De forfaitaire vergoeding voor het gebruik van zijn eigen tweede scherm en zijn eigen printer/scanner
  • Het verstrekken door de werkgever van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal

In die gevallen is enkel de voorwaarde van regelmatig telewerk van toepassing.

Aan een werknemer die regelmatig telewerkt, maar niet aan de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk voldoet, zou bijgevolg een vrijgestelde vergoeding van 20 euro kunnen worden toegekend voor de maanden waarin hij zijn privé-internetabonnement gebruikt.

 

De circulaire 2021/C/20 is niet van toepassing op occasioneel of toevallig thuiswerk 

De uitdrukking ‘regelmatig en structureel telewerk’ verwijst naar werknemers die regelmatig, veelvuldig, normaliter thuis werken.

 

Een werkdag van drie uren wordt niet als structureel en regelmatig telewerk beschouwd 

De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig als uw werknemers op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werken.

Het kan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft uw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.

De interpretatie van dit begrip blijft echter problemen opleveren. Hoe zit het bijvoorbeeld met een werknemer die een dag per week thuis werkt als die dag slechts drie uren telt?

Hoewel dat de normale arbeidsregeling van de werknemer is, is de fiscus van mening dat het equivalent van een dag telewerk per week niet is bereikt. Aangezien hij slechts 3 uren per week thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk.

 

Jaarlijkse vakantie heeft geen invloed op de beoordeling van de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk 

Als werkgever mag u de vergoeding doorbetalen tijdens de jaarlijkse vakantie van de werknemer. De normale jaarlijkse vakantie heeft geen invloed op de beoordeling van de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk. Bedoeling is te vermijden dat een werknemer die normaal gesproken voldoet aan de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk niet langer in aanmerking komt, enkel en alleen omdat hij zijn normale jaarlijkse vakantie heeft genomen. Er moet dus worden gekeken naar de normale arbeidsomstandigheden van de werknemer.

In dat verband is het van belang dat de verlofdagen door de werkgever worden toegekend of op zijn initiatief worden georganiseerd. Ook ADV-dagen en collectief verlof hebben op die manier geen invloed op de beoordeling van het structureel en regelmatig thuiswerk.

Verlof dat de werknemer in specifieke omstandigheden aanvraagt (zoals ouderschapsverlof of omstandigheidsverlof) past niet binnen de definitie van normale jaarlijkse vakantie. Dat verlof kan dus tot gevolg hebben dat niet is voldaan aan de vereiste van structureel of regelmatig telewerk.

Voorbeeld

Een werknemer werkt in juli twee weken en neemt twee weken jaarlijkse vakantie. Tijdens zijn twee werkweken werkt hij een dag per week van thuis.

We bekijken even wat de normale omstandigheden zijn.

  • Als hij in normale omstandigheden structureel en regelmatig telewerkt: dit wordt beschouwd als structureel en regelmatig telewerk en de werkgever kan hem voor juli een telewerkvergoeding toekennen. Die vergoeding mag bovendien volledig worden toegekend (ze hoeft niet pro rata worden aangepast).
    Opmerking: dat zou ook zo zijn als de werknemer in juli niet had gewerkt en de hele maand juli jaarlijkse vakantie had opgenomen!
  • Als hij in normale omstandigheden niet structureel en regelmatig telewerkt: de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk is dan niet vervuld.

 

De terbeschikkingstelling van kantoormateriaal voor privégebruik leidt tot een VAA 

De RSZ en de fiscus aanvaarden dat u bepaald bureaumateriaal aan uw werknemer terugbetaalt. Onder bepaalde voorwaarden wordt de terugbetaling niet als loon beschouwd. In dat geval zijn er dan ook geen bedrijfsvoorheffing of RSZ-bijdragen op verschuldigd.

Maar opgelet, de terugbetaling wordt alleen vrijgesteld als ze de kosten dekt die nodig zijn om het werk in normale omstandigheden goed uit te voeren. Materiaal dat voor louter privédoeleinden ter beschikking wordt gesteld van de werknemer leidt automatisch tot een voordeel van alle aard.

 

Vanaf wanneer zijn die nieuwe principes van toepassing? 

De circulaire is op 1 maart 2021 in werking getreden. Vanaf die datum zijn de toekenningsregels voor telewerkvergoedingen identiek voor de fiscus en de RSZ. Deze regels blijven van toepassing na de coronaviruscrisis.

In het kader van de pandemie hadden uw werknemers misschien al in 2020 in apparatuur geïnvesteerd om te kunnen telewerken. Goed nieuws: de belastingadministratie zal er rekening mee houden en de principes uit de nieuwe circulaire toepassen op situaties vanaf 1 januari 2020.

 

Wat met een forfaitaire vergoeding die vóór 1 maart 2021 wordt toegekend aan een bedrijfsleider? 

Bedrijfsleiders vallen niet onder het toepassingsgebied van de circulaire. In bepaalde gevallen zullen ze wel gebruik maken kunnen van een forfaitaire vergoeding.

De fiscus aanvaardt de aan een bedrijfsleider toegekende forfaitaire vergoeding voor het privégebruik van een internetaansluiting, een privé-internetabonnement en/of een privécomputer echter als eigen kosten van de werkgever voor zover deze vergoeding vóór 1 maart 2021 werd toegekend, binnen de door de circulaire Ci.RH.241/616.975 van 16 januari 2014 vastgestelde grenzen.

 

Meer weten?

Raadpleeg voor meer informatie over de terugbetaling van telewerkkosten ons dossier op Lex4You.

 

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 22-06-2021