To Delete Document
InEditMode: ("1" if Yes) IsNewDoc: ("1" if Yes) DspNow: UserCN: (username-CN) HistoryFields: (is used in the code for the history subform) -

-

De klokkenluidersrichtlijn in 10 vragen en antwoorden

17/11/2021

Wordt ‘klokkenluidersrichtlijn’ het modewoord van dit najaar? De kans bestaat, want die Europese richtlijn moet binnen exact één maand, tegen 17 december 2021, omgezet worden naar Belgische wetgeving. Aangezien het wetsontwerp nog niet is ingediend in de Kamer, zal die deadline waarschijnlijk niet gehaald worden.

Toch lijkt vandaag ons een ideaal moment om de richtlijn al eens tegen het licht te houden.

Waarover gaat die richtlijn en wat betekent die voor uw onderneming, uw werknemers en uw klanten? Daar geeft dit artikel een antwoord op. Als werkgever investeert u in elk geval best in een goed intern meldingskanaal.

 

1. De klokkenluidersrichtlijn in een notendop

Europa wil het voor klokkenluiders eenvoudiger maken om allerlei mistoestanden in een onderneming te melden. De klokkenluidersrichtlijn voorziet daarom minimumstandaarden, enerzijds rond performante meldkanalen en anderzijds rond bescherming tegen vergelding.

Op die manier wil de Europese wetgever drempels wegnemen voor ‘klokkenluiders’. Dat kunnen niet enkel werknemers zijn, maar alle personen die in een werkcontext weet krijgen van inbreuken en die intern of extern wensen te rapporteren.

Klokkenluiders zijn vaak als eerste, en soms als enige, op de  hoogte van (wan)praktijken die het algemeen belang ernstig kunnen schaden. Maar uit vrees voor represailles beslissen zij vaak om de spreekwoordelijke klok niet te luiden.

Typisch aan een Europese richtlijn is dat die minimumstandaarden oplegt, die de lidstaten verder moeten invullen op nationaal niveau. Concreet moet er tegen 17 december 2021 een Belgische wet goedgekeurd worden om de regels van de richtlijn in te voeren in België.

 

2. Voor welke wantoestanden kan men de klok luiden? 

De klokkenluidersrichtlijn mikt op overtredingen van regels die tot de bevoegdheid van de EU behoren. Dat kan dus op heel wat domeinen zijn: anti-witwaswetgeving, consumentenbescherming, milieuregels, volksgezondheid, mistoestanden bij openbare aanbestedingen, financiële dienstverlening, veiligheid in de transportsector…

Ook het naleven van de alomtegenwoordige GDPR-regels wordt geviseerd. De klokkenluidersrichtlijn is met andere woorden belangrijk voor elke onderneming, aangezien elke onderneming aan verwerking van persoonsgegevens doet.

 

3. Moet ik als werkgever verplicht een intern meldpunt oprichten?

Wat het oprichten van een intern meldpunt betreft, voorziet de klokkenluidersrichtlijn strengere standaarden voor de publieke sector dan voor de private sector. In beide sectoren zou België de verplichtingen ook in beperkte mate kunnen versoepelen.

Sector

Wat zegt de richtlijn?

Welke versoepelingen zijn mogelijk?

Private sector

Alle entiteiten (NV, BV, vzw…) met 50 of meer werknemers zijn verplicht om een intern meldpunt op te richten

België mag twee jaar extra uitstel geven (tot 17 december 2023) aan ondernemingen die tussen 50 en 250 werknemers hebben.

Publieke sector

Alle entiteiten zijn verplicht om een intern meldpunt op te richten, ongeacht het aantal medewerkers

België mag een vrijstelling voorzien voor kleine gemeenten of andere overheidsorganen met minder dan 50 medewerkers.

Ook al bent u momenteel (nog) niet verplicht om een meldpunt op te richten, zijn er toch voordelen om dat nu alvast te doen.

 

4. Hoe richt ik een intern meldpunt op?

Bij het organiseren van een intern meldpunt in uw onderneming moet u rekening houden met specifieke eisen rond onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Onafhankelijkheid

Er mag geen belangenconflict aanwezig zijn in het meldpunt. Het meldpunt moet ook een directe lijn met de CEO of het ondernemingshoofd hebben.

Vertrouwelijkheid

De identiteit van de melder moet vertrouwelijk gehouden worden.

Gegevensbescherming

De ontvangen info moet voldoende beveiligd worden. Onbevoegde personeelsleden mogen er bijvoorbeeld geen toegang tot hebben.

Als onderneming krijgt u verder wel wat speelruimte om uw meldpunt vorm te geven, binnen die drie principes. Denk aan een schriftelijke melding per post, in een klachtenbus of digitaal via een online platform. U kunt zelfs een specifiek telefoonnummer voorzien om mondelinge meldingen te ontvangen.

Tot slot is er de verplichting om binnen een redelijke termijn een vergadering te beleggen, wanneer de melder dat zou vragen.

 

5. Zelf een meldpunt beheren of outsourcen?

U kunt de verantwoordelijkheid voor het ontvangen en opvolgen van meldingen intern toevertrouwen, bijvoorbeeld aan het hoofd van HR, de bedrijfsjurist, de compliance officer of de GDPR-verantwoordelijke.

Maar misschien kiest u ervoor om dat niet allemaal zelf te doen. Weet dat u de hele zaak perfect mag outsourcen naar een gespecialiseerde derde partij. Die zet dan het meldpunt op en zal in uw naam klachten ontvangen en onderzoeken.

 

6. Welke termijnen moet u naleven?

Elke melder moet steeds binnen 7 dagen na de ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging krijgen.

De inhoudelijke opvolging en feedback moeten dan volgen binnen een redelijke termijn van ten hoogste 3 maanden na de ontvangstbevestiging. Gaat het om een bijzonder complexe zaak die meer onderzoek vereist? Dan kunt u die termijn uitzonderlijk tot 6 maanden verlengen.

 

7. Waarom nu al investeren in een intern meldpunt?

Personen die een melding willen doen, kunnen zelf kiezen of ze dat doen via het intern meldpunt van de onderneming, via het extern meldpunt van de overheid of in het openbaar (bijvoorbeeld in de media). Hoewel het logisch is om eerst het interne kanaal uit te putten, is dat dus geen verplichting.

Als onderneming verkiest u wellicht een interne melding boven een externe melding of een openbaarmaking. Zo blijft u zelf aan het stuur van een correcte afhandeling van de melding, waarbij u natuurlijk wel rekening moet houden met de drie principes van de richtlijn (onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming).

Het is dus in uw voordeel om een goed functionerend en goed gekend intern meldpunt te installeren. Zo vergroot u de kans dat uw werknemers en andere professionele contacten hun melding effectief via dat interne kanaal doen.

Onze tip

Ook wanneer uw onderneming geen 50 werknemers telt, kan het toch interessant zijn om een intern meldpunt op te richten. Zo zou u kunnen vermijden dat melders rechtstreeks naar het extern meldpunt van de overheid stappen.

Opmerking: het intern meldpunt gebruiken is ook voordelig voor de melder, vergeleken met een melding in het openbaar. Bij dat laatste geniet de melder enkel bescherming tegen represailles wanneer er minstens een externe melding aan voorafging die de overheid niet correct heeft opgevolgd. Heel uitzonderlijk kan een openbare melding ook meteen recht geven op bescherming, bijvoorbeeld in geval van een acuut gevaar voor het algemeen belang bij een noodsituatie.

 

8. Welke melders genieten bescherming?

De richtlijn beschermt een brede categorie van personen tegen represailles, wanneer zij kennis krijgen van wanpraktijken en die melden. Ten eerste zijn er de werknemers, die bijvoorbeeld zouden kunnen vrezen voor hun job.

Maar ook voor consultants, freelancers, (medewerkers van) onderaannemers of leveranciers kan er heel wat op het spel staan: het niet-verlengen van een contract, reputatieschade… Ook zij genieten daarom bescherming.

Tot slot geeft de richtlijn ook bescherming aan ex-werknemers, sollicitanten, stagiairs, vrijwilligers, aandeelhouders en bestuurders.

 

9. Er komt een melding binnen, wat nu?

Krijgt u een melding binnen? Dan moet u opletten bij elke handeling die u stelt ten opzichte van de melder. Sommige acties zouden immers kunnen gezien worden als een represaillemaatregel, waardoor u een claim tot schadevergoeding riskeert. De richtlijn vat het begrip ‘vergeldingsmaatregelen’ immers ruim op.

Enkele voorbeelden van acties die als een verboden vergelding kunnen tellen, indien de klokkenluider een personeelslid van uw organisatie is:

  • Ontslag
  • Verandering van taken
  • Degradatie
  • Het weigeren van een opleiding
  • Het niet-verlengen van een tijdelijk contract
  • Het opleggen van een tuchtmaatregel

Ten aanzien van leveranciers of derde-contractanten kan de benadeling gaan om het opzeggen van een overeenkomst of vergunning. Ook het dreigen met bepaalde acties kan al volstaan.

Om dat kracht bij te zetten, voorziet de richtlijn in een omkering van de bewijslast. Van zodra de melder eenmaal aannemelijk maakt dat hij of zij nadeel heeft ondervonden na een melding, moet u als werkgever aantonen dat uw handeling op geen enkele manier verband houdt met de melding.

 

10. Wat kunt u vandaag al doen?

Hoe de klokkenluidersrichtlijn precies zal vertaald worden in het Belgische rechtssysteem, dat is nog even wachten. Zodra wij meer nieuws hebben, brengen wij u op de hoogte via Lex4You en uw FlasHR nieuwsbrief.

Toch moet u niet wachten om uw onderneming voor te bereiden. Als u al een intern meldkanaal heeft, dan kunt u nagaan of dat voldoet aan de vereisten van de richtlijn en eventuele verbeteringen doorvoeren.

Heeft u vandaag nog geen meldkanaal? Ook dan is het nuttig om de oprichting ervan voor te bereiden:

  • Welke persoon of functie (bijv. de DPO) binnen uw organisatie zal hier de verantwoordelijkheid voor opnemen?
  • Hoe zal uw klokkenluidersbeleid eruit zien?
  • Hoe zult u het meldpunt praktisch en technisch opzetten?

Ook overleg met de sociale partners binnen uw onderneming is hier meestal aangewezen. Vroeg begonnen is dus half gewonnen.

 

Wat doet Securex voor u ?

Onze juridische experts werken momenteel een klokkenluiderspolicy uit, in de vorm van een handig modeldocument. Van zodra die policy beschikbaar is, verneemt u het zeker via Lex4You en uw FlasHR nieuwsbrief.

 

Bron:

 

Securex Sociaal Secretariaat - Legal 17-11-2021