Terugbetalen van telewerkkosten: wat denken fiscus en RSZ? (overzicht)

Suzanne is bediende en werkt sinds het begin van de coronacrisis zoveel mogelijk van thuis uit. Ze kreeg een laptop, smartphone en ergonomische muis van haar werkgever.

Ze gebruikt haar privé-internetabonnement nu ook voor een stuk voor haar werk, en op koude werkdagen staat de verwarming de hele dag op.

Suzanne’s werkgever wil graag tussenkomen in die extra kosten, bovenop de laptop en de muis die ze al ter beschikking kreeg. Maar hoe wordt dit fiscaal en sociaal behandeld? Het overzicht hierna helpt u snel op weg.

We maken het onderscheid tussen volgende telewerkkosten:

• Materiaal en internet
• Andere kosten zoals energie en verwarming 
• Bureauvergoeding: fiscale voorwaarden

 

Materiaal en internet

Vooreerst zijn er de kosten voor kantoormateriaal en internet. Bij structureel telewerk bent u verplicht om daarvoor een tussenkomst te voorzien. Bij occasioneel telewerk kunt u tussenkomen, maar dit is niet verplicht.

 

Wanneer vrij van RSZ?

	STRUCTUREEL TELEWERK   Werkgever moet tussenkomen: ofwel materiaal ter beschikking stellen, ofwel terugbetalen	OCCASIONEEL TELEWERK   Werkgever kan tussenkomen: materiaal ter beschikking stellen of terugbetalen mag, maar is niet verplicht
		I.h.k.v. COVID-19	Algemeen
Optie 1 Werknemer gebruikt eigen privé-materiaal	Terugbetaling is vrijgesteld van RSZ binnen volgende grenzen: Privé-computer max. 20€ vrijgesteld Privé-internetabonnement max. 20€ vrijgesteld Ander privé-materiaal (scherm, scanner, …) terugbetaling van werkelijke kosten is vrijgesteld, mits bewijsstukken	Eventuele terugbetaling is vrijgesteld van RSZ binnen volgende grenzen: Privé-computer max. 20€ vrijgesteld Privé-internetabonnement max. 20€ vrijgesteld Ander privé-materiaal (scherm, scanner, …) terugbetaling gebeurt o.b.v. werkelijke kosten, is vrijgesteld van RSZ mits bewijsstukken	Alle privé-materiaal, zonder onderscheid: terugbetaling gebeurt o.b.v. werkelijke kosten, is vrijgesteld van RSZ mits bewijsstukken
Optie 2 Werkgever stelt ter beschikking	Terbeschikkingstelling is vrijgesteld van RSZ	Eventuele terbeschikkingstelling is vrijgesteld van RSZ

 

Wanneer vrij van belasting?

Optie 1 Werknemer gebruikt eigen privé-materiaal	Terugbetaling is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en belasting binnen volgende grenzen: Privé-computer max. 20€ vrijgesteld Privé-internetabonnement max. 20€ vrijgesteld Ander privé-materiaal (scherm, scanner, …) terugbetaling van werkelijke kosten is vrijgesteld, mits bewijsstukken
Optie 2 Werkgever stelt materiaal ter beschikking	Het gebruik van het materiaal van de werkgever door de werknemer is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en belasting

 

Andere kosten zoals energie en verwarming

Onderstaande tabellen betreffen overige telewerkkosten zoals verwarming, elektriciteit, water, …

Hiervoor kunt u een vergoeding voorzien, maar dit is niet verplicht. Als u een vergoeding voorziet, dan kunt u kiezen voor een percentage van het loon of voor een bureauvergoeding.

 

Wanneer vrij van RSZ?

	STRUCTUREEL TELEWERK	OCCASIONEEL TELEWERK
		I.h.k.v. COVID-19	Algemeen
Optie 1 Vergoeding = 10% van het telewerkloon	Vergoeding is vrijgesteld van RSZ, mits deze max. 10% bedraagt van het brutoloon voor telewerk.	Enkel de werkgevers die vóór de Covid-19-maatregelen de kosten van hun telewerkers reeds vergoedden op basis van 10% van het brutoloon voor telewerk, mogen vergoeding volgens dezelfde principes blijven betalen.	Vergoeding is vrijgesteld van RSZ, mits deze max. 10% bedraagt van het brutoloon voor telewerk.
Optie 2 Bureauvergoeding	Bureauvergoeding vrijgesteld van RSZ tot max. 129,48€/maand		Bureauvergoeding niet mogelijk (m.a.w. geen RSZ-vrijstelling)
Optie 3 Geen vergoeding	Geen vergoeding, dus RSZ-behandeling n.v.t.

 

Wanneer vrij van belastingen?

Optie 1 Vergoeding = 10% van het telewerkloon	Deze optie bestaat niet op fiscaal vlak. Enkel optie 2 is mogelijk. Indien men de voorwaarden voor de bureauvergoeding niet vervult (optie 2), dient een ruling aangevraagd te worden.
Optie 2 Bureauvergoeding	Maximaal 129,48€/maand is vrij van bedrijfsvoorheffing en belasting, onder de volgende voorwaarden: Minstens 5 dagen per maand regelmatig en structureel telewerken (uitzondering aanvragen is mogelijk) De andere hierna vermelde voorwaarden
Optie 3 Geen vergoeding	Geen vergoeding, dus fiscale behandeling n.v.t.

 

Bureauvergoeding: fiscale voorwaarden

Een bureauvergoeding is in elk geval vrijgesteld van belasting en bedrijfsvoorheffing als aan volgende voorwaarden voldaan is:

• De vergoeding bedraagt exact 129,48 euro/maand voor elke telewerker, ongeacht of deze deeltijdse of voltijds werkt en ongeacht de functiecategorie.
• De werknemer moet minstens 5 werkdagen per maand effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk doen.
• Deze vergoeding als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, die wordt beschouwd als zijnde toegekend volgens ernstige normen, moet jaarlijks worden vermeld op de fiche 281.10 in vak 26 'diverse inlichtingen', met de vermelding 'JA – ernstige normen'.
• Er moet permanent een namenlijst van de werknemers die de telewerkvergoeding voor een bepaald aanslagjaar ontvangen ter beschikking worden gehouden.
• Wanneer werknemers in hun belastingaangifte hun werkelijke kosten bewijzen moeten ze deze forfaitaire vergoeding in mindering brengen, voor zover deze vergoeding betrekking heeft op die werkelijke kosten.
• Een werkgever die deze forfaitaire telewerkvergoeding toekent mag geen werkelijke kosten meer ten laste nemen op basis van bewijstukken. 

Wilt u een bureauvergoeding toekennen die afwijkt van bovenstaande voorwaarden, bijvoorbeeld door een onderscheid te maken tussen functiecategorieën? Dan kunt u best vooraf een afwijking (ruling) vragen bij de Dienst Voorafgaande beslissingen. 

Meer weten? Lees ons artikel ‘Telewerkkosten - Aanvaard door de fiscus!’.

 

Win tijd met de Securex thuiswerkpolicy  

Bovenstaand overzicht is een korte samenvatting. Voor meer gedetailleerde info, lees ons dossier Telewerk onder de rubriek Sociaal > Dossiers > Contracten-clausules.

Om u te helpen met alle onmisbare documenten, hebben wij verschillende pakketten rond telewerk voorzien. Bestel uw pakket in onze e-Shop en ga meteen aan de slag!

• Pakket Structureel en occasioneel telewerk (all-in)
• Pakket Structureel Telewerk
• Pakket Occasioneel Telewerk 

Wenst u persoonlijk advies? Dan staat uw Securex Legal Advisor steeds voor u klaar!

  

Bronnen: 

• Administratieve instructies van de RSZ
• Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk